מבוא לניהול מסמכים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ניהול מסמכים מתמקד באחסון ובארגון של מסמכים כדי לתמוך הפעיל עבודה מתבצעת, כולל יצירת תוכן ושיתוף בארגון. כאשר אין ארגונים כל סוג של מערכת ניהול מסמכים רשמית במקום, תוכן הוא לעתים קרובות יצרת ושמרת בדרך לא מנוהל ו- decentralized משותפים של קבצים מפוזרים והן כוננים בודדים. כך הקשיח לעובדים שבו יוכלו למצוא, שיתוף ושיתוף פעולה באופן יעיל על התוכן. גם כך קשה עבור ארגונים לשימוש את מידע עסקי בעל ערך והנתונים את התוכן.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 תומך צרכי ניהול מסמכים בארגון שלך על-ידי מתן ערכה רחב של המסמך יכולות ניהול המאפשרות לך לבצע את הפעולות הבאות:

  • לאחסן, לארגן ולשתף מסמכים לאתר.

  • ודא העקביות של מסמכים.

  • ניהול מטה-נתונים עבור מסמכים.

  • לעזור להגן על מסמכים מפני גישה בלתי מורשית או להשתמש.

  • ודא תהליכים עסקיים עקביים (זרימות עבודה) עבור אופן הטיפול מסמכים.

הערה: מאמר זה מתייחס לאתר SharePoint דוגמה שנוצר על-ידי Adventure Works, חברה בדויה מייצרת אופניים, רכיבי אופניים ועזרים bicycling.

לדוגמה, צוות התיעוד טכנית ב- Adventure Works, המייצר פרסומים לקוחות אינטרנט כגון מדריכים למשתמש וגליונות מפרט המוצר, משתמש בתכונות ניהול מסמכים רבות Office SharePoint Server 2007. הצוות מאחסן את כל התוכן שהוא יוצר באתר, אשר נוצר מתבנית האתר מרכז המסמכים. באתר מרכז המסמכים שלהם, חברי צוות השתמש ניהול גירסאות ראשיות ומשניות כדי לעקוב אחר הפיתוח של מסמכים בין גירסאות. הם גם להשתמש דרוש הוצאה כדי להבטיח חברי צוות לא בטעות תחליף העבודה של לזה.

לאחסן ולסדר מסמכים באתר מרכז המסמכים

תבנית האתר מרכז המסמכים הכלול Office SharePoint Server 2007 ניתן להשתמש ליצירת אתרים הממוטבים עבור יצירת, שימוש ולחיצה מאחסון מספר גדול של מסמכים. אתרים שנוצרו מתבנית האתר מרכז המסמכים ייחודיות בתכונות ניהול מסמכים, כגון דרוש הוצאה ושאליו ניהול גירסאות של מסמכים ראשיים-משניים, מופעלות כברירת מחדל. דרוש הוצאה עוזרת למנוע התנגשויות ובלבול מעל שינויים, מכיוון אחד בלבד המשתמש יכול לשנות קובץ בזמן נתון. ניהול גירסאות מאפשר לך לעקוב אחר שינויים למסמכים ולאחר יעזור לך לנהל תוכן כפי תתקן אותה. ניהול גירסאות שימושי במיוחד כאשר מספר אנשים עובדים יחד על פרוייקט או כאשר מידע עובר כמה שלבים של פיתוח וסקירה.

שימוש בסוגי תוכן לניהול מסמכים באופן עקבי

סוג תוכן הוא קבוצה של הגדרות הניתן לשימוש חוזר המתארות את אופני הפעולה המשותפים עבור סוג מסוים של תוכן. סוגי תוכן מאפשרים לארגונים לארגן, לנהל ולטפל תוכן באופן עקבי על-פני אוסף אתרים. באפשרותך להגדיר סוג תוכן עבור כל סוג של מסמך או מידע מוצר שיוצר הארגון שלך כדי לוודא כי אלה סוגים שונים של מסמכים מטופלות באופן עקבי.

לדוגמה, תיעוד טכני למחלקת Adventure Works שנוצרו שני סוגי תוכן בשם במדריך למשתמש וניהול מפרט המוצר. כאשר חברי הצוות, עבור אל מרכז המסמכים כדי ליצור מסמך חדש, כל סוגי תוכן אלה מופיע כאפשרות בלחצן חדש בספריית המסמכים. כל סוג תוכן מציין תבנית משלו, כך מדריכים למשתמש ומכל מפרטי מוצר לשתף תבנית נפוצה. כל סוג תוכן גם מציינת עמודות מותאמות אישית משלו, כך, לדוגמה, כל מדריכים למשתמש להכיל אודותיו להחיל מודלי מוצרים מדריכים המטה-נתונים. כל סוג תוכן מכיל גם זרימות עבודה משלו, כך תוכל להיות בטוח כי כל במדריך למשתמש אחרי התהליכים משוב ואישור באותו הצוות. ומאחר מפרטי מוצר כלולים בסוג תוכן אחר, מסמכים אלה ניתן לעקוב אחר תהליכי שונים ולגרום עמודות הדורשות מטה-נתונים שונים.

ניהול מאפייני מסמך

אחת הדרכים ראשי לאנשים למצוא מידע ששמור באתר האינטרנט או במערכת ניהול מסמכים היא על-ידי עיון או חיפוש המטה-נתונים (מאפייני מסמך) ששמור יחד עם הקבצים. עם זאת, עובדים בארגונים לעתים קרובות לא ייכנסו הזמן כדי להוסיף או לעדכן את מאפייני המסמך עבור קבצים כאשר הם לשמור אותם.

תוכניות ושרתי זמינה ב- Microsoft Office system 2007 לסייע לאנשים ליצור ולעדכן את המטה-נתונים עבור מסמכים. בעת פתיחה או עריכה משותפת של מסמך ששמור לאתר Office SharePoint Server 2007 בתוכנית שולחן העבודה מהדורה 2007 של Office, כגון Word, Excel או PowerPoint, באפשרותך לערוך את מאפייני שרת עבור מסמך זה בלוח פרטי המסמך המופיע בחלק העליון של הקובץ. אם עמודות מותאמות אישית נוספות לסוג התוכן עבור מסמך זה או אל הספריה שבה נשמר מסמך זה, ערכי עמודות אלה מוצגים כשדות המאפיין בלוח פרטי המסמך. על-ידי שילוב החוויה העריכה מאפיין מסמך לתוך התוכן עריכה מחוויית, התוכניות ב- מהדורה 2007 של Office ולהקל ארגונים לשפר את איכות המטה-נתונים עבור התוכן שלהם.

לוח פרטי מסמך

בנוסף, ארגונים יכולים להשתמש Microsoft Office InfoPath 2007 כדי ליצור לוחות פרטי מסמך מותאם אישית שבו הם לאחר מכן תוכל להוסיף סוגי תוכן ספציפי.

להגן על מסמכים

Office SharePoint Server 2007 גם מציע מספר דרכים עבור ארגונים שיעזרו לך להגן על מסמכים נשמרים לאתר SharePoint מפני גישה לא מורשית או להשתמש. ארגונים באפשרותך להחיל ניהול זכויות מידע (IRM) ספריית המסמכים כולה כדי להגן על קבוצה שלמה של מסמכים. IRM מאפשר לך להגביל את הפעולות אשר משתמשים יכולים לבצע על קבצים שהורדו מרשימות או מספריות SharePoint. IRM מצפין את הקבצים שהורדו ומגביל את ערכת המשתמשים והתוכניות המורשים לפענח קבצים אלה. IRM יכול גם להגביל את זכויות המשתמשים המורשים לקרוא קבצים, כך שהם אין אפשרות לבצע פעולות כגון הדפסת עותקים של הקבצים או העתקת טקסט מהם. כך יכול IRM לסייע לארגון שלך לאכוף מדיניות החברה אשר שולטת על שליטה ועל ההפצה של מידע סודי או קנייניים.

Office SharePoint Server 2007 גם מאפשרת לך להגן על הקבצים בדרכים אחרות. אם ברצונך למנוע מאנשים קריאת טיוטות של מסמכים מתבצעת, באפשרותך להגדיר ספריית מסמכים עם ניהול גירסאות ראשיות ומשניות ולאחר מכן ציין אילו קבוצות האנשים מותר לקרוא גירסאות משניות (טיוטות). טיוטות הן גירסאות משניות של קבצים או פריטי רשימה אושרו עדיין בתור העיקריים. אם הגדרת ספריה זו כדי לדרוש אישור תוכן, לאחר מכן טיוטות שלא פורסמו בתור גירסאות ראשיות עד אדם בעל הרשאות מתאימות מאשר את המסמך עבור פרסום כטיוטה העיקריים.

דרך נוספת תסייע לך להגן על מסמכים היא על-ידי הגדרת הרשאות עבור תיקיות בודדות, פריטי רשימה או מסמכים. אם קיימות רק קובץ אחד או שניים בספריית מסמכים שאליה ברצונך להגביל את הגישה, באפשרותך לערוך את ההרשאות עבור פריטים בודדים אלה לשנות למי יש את ההרשאה כדי להציג או לערוך אותם.

ניהול של תהליכים הקשורות למסמכים עם זרימות עבודה

כדי לתמוך תהליכים עסקיים הקשורות למסמכים משותפים, Office SharePoint Server 2007 מציע זרימות עבודה מוכללות ארגונים יכולים להשתמש בו כדי לנהל משימות כגון אוסף סקירה, אישור וחתימה של המסמך. זרימת עבודה מוגדרת כתנועה אוטומטית של מסמכים או פריטים דרך רצף של פעולות או משימות הקשורות לתהליך עסקי. זרימות עבודה מסייעות לארגונים לנהל תהליכים עסקיים הקשורות למסמכים בצורה יעילה יותר, מכיוון שהם לעקוב אחר באופן אוטומטי ולנהל את המשימות אנוש הכרוכים שתהליכים אלה.

לדוגמה, צוות התיעוד טכנית ב- Adventure Works עושה שימוש נרחב של זרימת העבודה של איסוף משוב. במקום לשלוח דואר אלקטרוני לבודקים, כותב באפשרותך להפעיל זרימת עבודה בצד שמאל המסמך הנוכחי מ- Office Word 2007. זרימת העבודה מטפל ניהול התהליך, לרבות שליחת הודעות דיווח על בודקים, יצירת משימות עבורם ומעקב אחר מצב פעילויות אלה. בודקים יכולים לבצע את המשימות שלהם ב- Word 2007 או Microsoft Office Outlook 2007.

בנוסף, באמצעות Microsoft Office SharePoint Designer 2007 או Microsoft Visual Studio 2005 סיומות עבור Windows בסיס זרימת העבודה, ארגונים יכולים לפתח ולפרוס זרימות עבודה מותאמות אישית אשר לנהל תהליכים עסקיים הייחודיות לארגונים שלהם.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×