מבוא למרכז הרשומות

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

המידע במאמר זה מציג בפניך הרעיון של באמצעות מרכז הרשומות כדי לנהל ולאחסן הרשומות שלך. תוכל למצוא מידע ההדרכה הכללית המפורטים במאמר זה כדי לסייע לך להבין את היתרונות הטמונים בשימוש תבנית אתר מרכז הרשומות. לקבלת מידע מפורט יותר אודות יצירה ושימוש של מרכז הרשומות, עיין בקישורים תחת למידע נוסף.

במאמר זה

מבט כולל

תכונות של תבנית אתר מרכז הרשומות

עיצוב אתר מרכז הרשומות

סקירה

מרכז הרשומות נועד לשמש כמאגר מרכזי שבו יכול הארגון לאחסן ולנהל את כל הרשומות שלו, כגון מסמכים משפטיים או פיננסיים. מרכז הרשומות תומך בכל תהליך ניהול הרשומות, החל מאיסוף רשומות, דרך ניהול רשומות ועד מחיקת רשומות. בדרך כלל, אתר מרכז הרשומות מעוצב ומוגדר על-ידי אנשי מקצוע בארגון בתחום ניהול רשומות ועל-ידי צוות טכנולוגיות מידע (IT) כדי לתמוך בתוכנית התיוק של הארגון.

הערה: SharePoint מספק את היכולת לנהל רשומות "במקום". באמצעות ניהול רשומות במקום, באפשרותך להשתמש כל תכונה הזמינה במרכז הרשומות, כגון אכיפת מדיניות ניהול מידע, ניתוב וביטול חסימה, לנהל רשומות בכל אתר. לקבלת מידע נוסף אודות ניהול רשומות במקום, עיין בקישורים תחת למידע נוסף.

תבנית אתר מרכז הרשומות דומה לאתרי SharePoint אחרים בכך כנקודת מאגר כלליות עבור מסמכים ומאפשרת שיתוף פעולה בין משתמשי האתר. תבנית אתר מרכז הרשומות, עם זאת, הוא אתר שתצורתו נקבעה מראש שעוצב במיוחד כדי לסייע לארגונים ליישם את תוכניות ניהול ושמירת של רשומות שלהם. ניהול גירסאות, ביקורת, ניהול מטה-נתונים, גילוי אלקטרוני, וניתוב רשומות הניתן להתאמה אישית הם תכונות מוכללות שיכולות לעזור לך לנהל רשומות בצורה יעילה יותר.

אתר מרכז הרשומות

לראש הדף

תכונות של תבנית אתר 'מרכז הרשומות'

תבנית אתר מרכז הרשומות ' משלבת מספר תכונות רגילות הזמינות ב- Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution עם תכונות מסוימות של ניהול רשומות ייחודיות נוספות כדי לספק את היכולות הבאות:

יכולות מאגר האישורים      מרכז הרשומות מכיל מספר תכונות המסייעות להבטיח את תקינות הרשומות המאוחסנות בתוך אותו:

  • המערכת אף פעם לא משנה את הרשומות באופן אוטומטי. תכונה זו מבטיחה כי הרשומות נשארות זהות בעת העלתן לאתר מרכז הרשומות והורדתן מאוחר יותר.

  • מנהלי אתר יכולים לקבוע את התצורה של מרכז הרשומות כדי למנוע טיפול שלא כדין ברשומות. הדבר נעשה על-ידי ניהול גירסאות של כל שינוי שנעשה במסמכים ועל-ידי ביקורת על סוגים ספציפיים של שינויים.

  • מרכז הרשומות מאפשר למנהלי רשומות להוסיף ולשמור מטה-נתונים של פריטים בנפרד ממטה-נתונים של רשומות, כך שהמידע הרלוונטי למשימות ניהול רשומות ניתן לעדכון ללא שינוי הרשומה המשמשת כבסיס. שינויים במטה-נתונים מנוהלים גם הם בניהול גירסאות.

אכיפת מדיניות ניהול מידע    תכונות מסוימות של מדיניות זמין השימושיות עבור ניהול רשומות:

  • דוחות ביקורת    תכונה זו יומני רישום אירועים ופעולות המבוצעות בו קבצים. ביקורת היא שימושית כדי לתעד whm הצגת לבין גישה למידע ב מרכז הרשומות.

  • תפוגה    תכונה זו מציינת את משך הזמן רשומה אמור להיות נשמרות ואיזו פעולה שאמורה להתרחש כאשר מסתיימת תקופת השמירה, כגון מחיקה או האתחול של זרימת עבודה של אישור מחיקה. תקופת השמירה עבור רשומה בדרך כלל מתחילה כאשר רשומה נשלחת לראשונה מרכז הרשומות.

  • ברקודים    תכונה זו מספקת לכל רשומה תמונת ברקוד ייחודית וערך מספרי. הערך הברקוד האחסון, באינדקס יחד עם הגירסה אלקטרונית של הרשומה. ברקודים שימושיים עבור שמירה ומעקב אחר רשומות מודפסות. כאשר הרשומות בספריה יש גירסאות מודפסות, ברקודים מספקים דרך כדי לתאם הגירסאות עם הקבצים המקבילים אלקטרונית.

ממשק הניתן לתיכנות אוסף של רשומה      מרכז הרשומות תומך בקבוצת שירותים כדי להקל אוסף רשומות. ממשק הניתן לתיכנות של מרכז הרשומות מאפשר לארגונים לקבוע תצורה בשתי מערכות ניהול ודואר אלקטרוני של מסמך לשליחה אוטומטית של קבצים אל אתר מרכז הרשומות. אפשר לשלוח תוכן אל מרכז הרשומות דרך שירות אינטרנט באמצעות ה-SOAP (Simple Object Access Protocol) או באמצעות דואר אלקטרוני באמצעות SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). באפשרותך גם להשתמש זרימות עבודה שעוצבה Microsoft Office SharePoint Designer 2010 לשליחה רשומות למרכז הרשומות. לקבלת מידע נוסף אודות שליחת רשומות למרכז הרשומות, עיין בקישורים תחת למידע נוסף.

ניתוב רשומות      מרכז הרשומות כוללת של סדרן התוכן יוכל לנתב באופן אוטומטי רשומות נכנסות (בין אם שנשלחו באופן אוטומטי או ידני) למיקומן הנכון, בהתבסס על סוג הרשומה שלהן. כאשר רשומה נשלחת אל מרכז הרשומות, הוא לעתים קרובות מלווה במידע קשור נוסף, כגון היסטוריית ביקורת ומטה. היסטוריית הביקורת של רשומה מאוחסנת ב'מרכז הרשומות כקובץ XML, ומאוחסן מטה-נתונים של רשומה בקובץ XML וגם בעמודות מטה-נתונים באתר מרכז הרשומות. כדי ללמוד אודות קביעת התצורה של וניתוב רשומות באמצעות סדרן התוכן, עיין בקישורים תחת למידע נוסף.

העבר להמתנה    כחלק מה שמכונה גילוי אלקטרוני, מרכז הרשומות מאפשר לארגונים לקחת רשומות הנמצאות תחת חובת גילוי משפטי כחלק משפטית, או הרלוונטיות ביקורת או חקירה ומקם אותן על רשימת חסימות. כאשר רשומות ממוקמות בחסימה, הם מושהים מכל מדיניות תפוגה העשויות לפעול ולאחר הן מוגנות מהשמדה. לדוגמה, אם במקרה של תביעה משפטית, ארגון ממקם רשומות רלוונטיות אולי הגיע הדרושים להפקת על להשהות, רשומות אלה יהיו זמינות עד להשלמת המשפטית. ניתן למקם רשומות להמתנה יותר מרשומה אחת בכל פעם. מנהלי רשומות באפשרותך גם לחפש מרכז הרשומות עבור הרשומות שיש למקם להמתנה. לקבלת מידע נוסף אודות גילוי אלקטרוני, עיין בקישורים תחת למידע נוסף.

לראש הדף

דוגמה לשימוש במרכז הרשומות לניהול רשומות

חברות נדרשות לעתים קרובות כדי להפיק ולספק דוחות כספיים באופן קבוע למטרות מס. בכל נקודה, חברה עשוי להתבקש לפרסם מידע פיננסי כחלק מתהליך ביקורת ', לדוגמה, ואת מידע פיננסי חייבת להתפרסם עם הדרישה כי הנתונים אינה משתנה באופן כלשהו. כדי להכיל בקשה זו, מחלקה פיננסי של החברה מחפשת ולאחר מנתבת את דוחות כספיים ספריה חסימה ספציפית בתוך אתר מרכז הרשומות. על-ידי שליחת דוחות בספריית חסימה, הם מושהים מכל מדיניות מוגדרת מראש שעשויים להיות בתוקף וחסום גישה דוחות אלה עד ספציפי תאריך ושעה או עד שמתרחש ההרשאות המתאימות. דוחות כספיים נשמרות אתר מרכז הרשומות יחד עם היסטוריית הביקורת המשויך ומטה -נתונים אחרים.

דוגמה לזרימת העבודה להעברת רשומות להמתנה

לראש הדף

עיצוב אתר 'מרכז רשומות'

ברמה הגבוהה ביותר, קיימים שני שלבים עיקריים הנדרשים בעיצוב אתר 'מרכז רשומות' כדי ליישם תוכנית ניהול רשומות:

  1. ארגון חייב לפתח אסטרטגיית ניהול רשומות ותוכנית ניהול רשומות רשמית. זהו ומתעדכן המערב תיאום בין מנהלי רשומות, נציגי תאימות, מומחי IT ועובדי מידע.

  2. ארגון חייב לאחר מכן לקבוע תצורה של אתר מרכז הרשומות אחד או יותר כדי ליישם תוכנית ניהול הרשומות שלו.

הסעיפים להלן מתארים את הרכיבים העיקריים המעורבים בכל אחד משלבים אלה.

תכנון ניהול רשומות

לפני שארגון יוכל לקבוע תצורה של אתר 'מרכז רשומות' כפתרון שלו לניהול הרשומות, עליו לפתח תוכנית רשמית עבור אסטרטגיית ניהול הרשומות שלו. סביר כי הרכיבים הספציפיים של תוכנית ניהול רשומות רשמית יהיו ייחודיים לארגונים או לעסקים שונים. עם זאת, למעשה כל תוכניות ניהול הרשומות כוללות את המסמכים והתהליכים הבאים:

תוכנית הקבצים      תוכנית תיוק מתארת את סוגי מסמכים או פריטים מאשר ארגון כרשומות עסקיות רשמיות. הוא מציין היכן מאוחסנות רשומות אלה, והיא מספקת מידע המבדיל סוג רשומה אחד מהשני. תוכנית הקבצים כנקודת אוסף מקיף של מדיניות, תהליכים והנחיות ליצירה, אחסון וניהול של רשומות. תוכנית תיוק צריכה לכסות את כל הרשומות, ללא קשר מדיה, לרבות נייר, בלוגים, דפי wiki, דואר אלקטרוני וקבצים אלקטרוניים. היא צריכה גם לציין כיצד כל רשומה מסווגת, מאובטחת ולאחר נהרס בסופו של דבר. עליה גם לכלול שיקולים עבור קטגוריות מיוחדות של רשומות, כגון רשומות סודית, חיוניים, סוד מסחרי או הרשאות. לבסוף, תוכנית תיוק עליך לציין את האנשים האחראים לניהול כל סוג רשומה.

ספריות רשומה    ספריות רשומה הן למעשה ספריות מסמכים שאתה יוצר כדי לסווג ולאחסן ורשומות חשובות. יצירת ספריית רשומה עבור כל סוג רשומה שברצונך לשמור. רשומות מנותבות באופן אוטומטי אל הספריה המתאים בהתבסס על הגדרות לקבוע תצורה של סדרן התוכן.

סוגי תוכן    אתה יוצר סוגי תוכן כדי להגדיר את סוגי הרשומות שהארגון שלך צריך לאחסן ולזהות כל המאפיינים ייחודי עבור כל סוג רשומה. על-ידי הגדרת סוגי תוכן עבור סוגים מסוימים של רשומות, הארגון שלך יכול להבטיח שכל אחת מקבוצות תוכן אלה מנוהל באופן עקבי. מסמכי office, קבצי Pdf, TIFFs (תמונות סרוקות), דואר אלקטרוני, שיחות ההודעות המיידיות, סרטי וידאו רשומות פיזי יכול כל אפשרות לסווג ומאוחסנים עם סוגי תוכן שאתה יוצר. כל רשומת בשם "חוזה", לדוגמה, תטופל זהה הדרך ובאופן עקבי בתוך של SharePoint רשומות מערכת ניהול. שימוש בסוגי תוכן כדי לסווג ולאחסן רשומות היא שיטה חלופית לשימוש ספריות רשומה.

תזמון שמירה    תזמון שמירה מציין את משך הזמן כל סוג רשומה בתוכנית הקבצים חייבים להיות נשמרות (תקופת השמירה שלו) ואת תהליך חיסולו כאשר הוא מגיע לסוף תקופה זו (תהליך פריסה שלה). ההנחיות בלוח זמנים לשמירה מבוססות בדרך כלל על דרישות חוקיות, סיכונים לארגון ולאחר צורך עסקי. בנוסף, תזמון לשמירה מתאר בדרך כלל את הסיכון ניהול הקובעות את תקופת השמירה עבור כל סוג רשומה.

מסמך דרישות תאימות    מסמך דרישות תאימות מגדיר את הכללים לציית אילו מערכות IT עבור ניהול רשומות, את יכולות שלהיות להן ואת סוגי הפיקוח הרגיל שהן חייבות לתמוך כדי להבטיח תאימות.

  • תהליך רשמי עבור להשעות את הפריסה של רשומות      תהליך זה, הנקרא לעתים קרובות חסימה, מפרט כיצד ארגון משהה את הפריסה של רשומות מתרחשים אירועים כגון תביעה משפטית, ביקורת או חקירות.

  • מערכת עבור פיקוח ודיווח על הטיפול ברשומות      כדי להבטיח כי עובדים תיוק, גישה וניהול רשומות בהתאם ולתהליכים מוגדרים, תוכנית ניהול רשומות חייבת תהליך או מערכת עבור פיקוח ודיווח על הטיפול ברשומות.

הערה: כמו בכל אתר אחר, באפשרותך לנסות באופן ידני העלה קבצים בגודל למרכז הרשומות עד 2 GB. אם אתה משתמש סדרן התוכן לצורך ניתוב רשומות למרכז הרשומות, מגבלת גודל הקובץ עבור כל רשומה היא 50MB.

לקבלת מידע מפורט יותר אודות תכנון פתרון ניהול הרשומות, עיין בקישורים במקטע למידע נוסף.

לראש הדף

מבט כולל על קביעת תצורה של אתר מרכז רשומות

לאחר שארגון מבצע תכנון מפורט של ניהול רשומות ומפתח תוכנית רשמית עבור ניהול רשומות, הוא יכול ליצור ולקבוע תצורה של אתר 'מרכז רשומות' כדי לסייע ביישום תוכנית זו.

עליך לבצע את השלבים הבאים כדי לקבוע תצורה של אתר 'מרכז רשומות':

  1. צור ספריות או רשימות של רשומות כדי לנהל ולאחסן כל סוג רשומה המצוין בתוכנית התיוק.

    • מומלץ ליצור ספריית רשומות אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הרשומות שלך.

    • כאשר רשומות נשלחות אל 'מרכז הרשומות', הן מנותבות אל הרשימה או הספריה הרלוונטית.

  2. צור עמודות עבור ספריות המסמכים, הרשימות או סוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומות המצוין בתוכנית התיוק.

  3. ציין את מדיניות ניהול המידע עבור כל סוג רשומות באתר 'מרכז הרשומות'. על פריטי מדיניות אלה לשקף את תקופות השמירה ודרישות הביקורת המצוינות בתוכנית התיוק ובלוח הזמנים לשמירה של הארגון שלך.

  4. קביעת התצורה של סדרן התוכן לניתוב של כל סוג רשומה למיקום הנכון. בעת שרשומות נשלחות לאתר ' מרכז הרשומות, באופן ידני או באופן תיכנותי, היישום משתמש בתכונה זו כדי לקבוע כיצד לסווג את הרשומה במסגרת אתר מרכז הרשומות והיכן לשלוח אותה.

לקבלת מידע מפורט יותר על קביעת תצורה והתאמה אישית של פתרון ניהול הרשומות, עיין בקישורים במקטע למידע נוסף.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×