מבוא למדיניות ניהול מידע

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

מדיניות ניהול מידע היא קבוצה של כללים עבור סוג של תוכן. מידע אודות מדיניות ניהול מאפשרת לארגונים לשלוט ולעקוב אחר דברים כמו כמה זמן יישמר תוכן או אילו משתמשים פעולות ניתן לבצע באמצעות תוכן זה. מדיניות ניהול מידע יכולה לסייע לארגונים לציית לתקנות משפטיות או ממשלתיות או שהיא יכולה פשוט לאכוף תהליכים עסקיים פנימיים.

לדוגמה, ארגון חייב לבצע תקנות ממשלתיות הדורשות כי הם יציגו "פקדים מתאימות" על ההצהרות הפיננסיות שלהם עשויים ליצור אחד או יותר מדיניות ניהול מידע אשר ביקורת פעולות ספציפיות בתהליכי ו- תהליך האישור עבור כל המסמכים הקשורים filings פיננסי.

לקבלת מידע אודות השימוש, ראה יצירה והחלה של מדיניות ניהול מידע.

תכונות של מדיניות ניהול מידע

קיימות ארבע קטגוריות בסיסיות של מדיניות מוגדרת מראש תכונות שבהן ארגונים יכולים להשתמש בנפרד או במשולב לניהול תוכן ותהליכים.

סוגי מדיניות תוכן

תכונת מדיניות של ביקורת מסייעת לארגונים לנתח כיצד מערכות ניהול התוכן שלהם משמשות על-ידי רישום אירועים ופעולות המבוצעות בו פריטי רשימה ומסמכים. באפשרותך להגדיר את תכונת מדיניות של ביקורת לרשום אירועים כגון מתי מסמך או פריט נערך, להציג, הוכנס, הוצא, נמחק, או יש לשנות את ההרשאות שלו. כל מידע הביקורת מאוחסן ביומן ביקורת אחד בשרת ולאחר מנהלי אתרים יכולים להפעיל דוחות בו.

תכונת מדיניות התפוגה מסייעת לארגונים למחוק או הסרה של תוכן מיושן האתרים שלהם באופן עקבי, הניתן למעקב. פעולה זו מסייעת לך לנהל הן את העלות והן את הסיכון המשויכים לשמירת תוכן מיושן. באפשרותך להגדיר מדיניות תפוגה כדי לציין את סוגי תוכן מסוימים יפוג בתאריך מסוים או בתוך פרק זמן לאחר נוצר או האחרון ששינה המסמך.

ארגונים יכולים גם ליצור ולפרוס תכונות מדיניות מותאמות אישית כדי לענות על צרכי ספציפיים. לדוגמה, כדאי הארגון ייצור להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור כל המסמכים מפרט תכנון המוצר טיוטה אשר מונע משתמשים להדפיס עותקים של מסמכים אלה מדפסות לא מאובטחים. כדי להגדיר מדיניות ניהול מידע מסוג זה, באפשרותך ליצור ולפרוס תכונת מדיניות הגבלת הדפסה שניתן להוסיף למדיניות ניהול מידע רלוונטי עבור סוג התוכן של מפרט עיצוב של המוצר.

מיקומים לשימוש למדיניות ניהול מידע

כדי ליישם מדיניות ניהול מידע, עליך להוסיף אותה אל רשימה, ספריה או סוג תוכן אתר. המיקום שבו ליצור או להוסיף למדיניות ניהול מידע משפיע על כמה נרחב חלה המדיניות או כמה נרחב וניתן להשתמש בה. אתה יכול:

יצירת מדיניות של אוסף אתרים ולאחר מכן להוסיף מדיניות זו לסוג תוכן, רשימה, או לספריה באפשרותך ליצור מדיניות של אוסף אתרים ברשימה מדיניות באתר ברמה העליונה של אוסף אתרים. לאחר יצירת מדיניות של אוסף אתרים, באפשרותך לייצא אותם כך מנהלים של אוספי אתרים אחרים אפשרות לייבא אותו לרשימת מדיניות שלהם. יצירת מדיניות אוסף אתרים לייצוא מאפשרת לך standardize את מדיניות ניהול המידע לרוחב האתרים בארגון שלך.

בעת הוספת מדיניות של אוסף אתרים לסוג תוכן אתר, וכאשר נוסף מופע של סוג תוכן אתר זה לרשימה או לספריה, הבעלים של הרשימה או הספריה אינו יכול לשנות את המדיניות של אוסף האתרים עבור הרשימה או הספריה. הוספת מדיניות של אוסף אתרים לסוג תוכן אתר היא דרך טובה להבטיח שמדיניות של אוסף אתרים נאכפת בכל רמה של הירארכיית האתרים שלך.

הקישור 'תבניות מדיניות של סוג תוכן' בדף 'הגדרות האתר'

יצירת מדיניות ניהול מידע עבור סוג תוכן של אתר בגלריית סוגי תוכן של אתר ברמה העליונה של האתר, ולאחר מכן הוסף אותו סוג תוכן אחד או יותר רשימות או ספריות באפשרותך גם ליצור מדיניות ניהול מידע ישירות עבור סוג תוכן אתר ולאחר מכן לשייך מופע של סוג תוכן אתר זה ברשימות או בספריות מרובות. אם אתה יוצר מדיניות ניהול מידע בדרך זו, כל פריט באוסף האתרים של סוג תוכן זה או סוג תוכן היורשים מסוג תוכן זה יכלול את המדיניות. עם זאת, אם אתה יוצר מדיניות ניהול מידע ישירות עבור סוג תוכן אתר, קשה יותר לעשות שימוש חוזר במדיניות ניהול מידע זו באוספי אתרים אחרים, מאחר לא ניתן לייצא את מדיניות שנוצרות בדרך זו.

הקישור 'סוגי תוכן של אתר' בדף 'הגדרות האתר'

קישור 'מדיניות ניהול מידע' בדף 'הגדרות' עבור סוג תוכן אתר

הערה כדי לשלוט בסוגי המדיניות המשמשים באוסף אתרים, מנהלי אוסף אתרים יכולים לבטל את היכולת להגדיר תכונות מדיניות ישירות בסוג תוכן. כאשר הגבלה זו בתוקף, מוגבלים משתמשים היוצרים סוגי תוכן לבחירת מדיניות מהרשימה פריטי מדיניות של אוסף אתרים '.

יצירת מדיניות ניהול מידע עבור רשימה או ספריה אם הארגון שלך צריך להחיל מדיניות ניהול מידע ספציפי על קבוצה מוגבלת ביותר של תוכן, באפשרותך ליצור מדיניות ניהול מידע החלה רשימה או ספריה בודדת בלבד. שיטה זו ליצירת מדיניות ניהול מידע היא הכי פחות גמישה, מכיוון המדיניות חלה רק על מיקום אחד, היא ניתנת לייצוא או לשימוש חוזר עבור מיקומים אחרים. עם זאת, לעתים עשוי תצטרך ליצור מדיניות ניהול מידע ייחודי עם הישימות מוגבלת כדי לטפל במצבים ספציפיים.

קישור 'מדיניות ניהול מידע' בדף 'הגדרות' עבור ספריית מסמכים

הערות

באפשרותך ליצור מדיניות ניהול מידע עבור רשימה או ספריה רק אם רשימה או ספריה זו אינה תומכת בסוגי תוכן מרובים. אם רשימה או ספריה תומכת בסוגי תוכן מרובים, עליך להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור כל סוג תוכן רשימה בודד המשויך לרשימה או לספריה זו. (מופעים של סוג תוכן אתר המשויכים לרשימה או לספריה ספציפית ידועים כסוגי תוכן של רשימה.)

כדי לשלוט בסוגי המדיניות המשמשים באוסף אתרים, מנהלי אוסף אתרים יכולים לבטל את היכולת להגדיר תכונות מדיניות ישירות על רשימה או ספריה. כאשר הגבלה זו בתוקף, מוגבלים משתמשים המנהלים רשימות או ספריות לבחירת מדיניות מהרשימה פריטי מדיניות של אוסף אתרים '.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×