מבוא למדיניות ניהול מידע

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ארגונים יכולים להגדיר ולהשתמש במדיניות ניהול מידע באתרי Microsoft Office SharePoint Server 2007 כדי לאכוף תאימות לתהליכים עסקיים או לתקנות משפטיות או ממשלתיות עבור ניהול מידע. מדיניות ניהול מידע מאפשרת למנהלי אתרים או למנהלי רשימות לפקח על אופן ניהול של תוכן.

בנושא זה

מהי מדיניות ניהול מידע?

כיצד ניתן להשתמש במדיניות ניהול מידע באתר

מהי מדיניות ניהול מידע?

מדיניות ניהול מידע היא קבוצת כללים עבור סוג של תוכן. מדיניות ניהול מידע מאפשרת לארגונים לשלוט ולעקוב אחר דברים כמו כמה זמן יישמר תוכן או אילו פעולות יוכלו משתמשים לבצע בתוכן זה. מדיניות ניהול מידע יכולה לסייע לארגונים בציות לתקנות משפטיות או ממשלתיות או שהיא יכולה פשוט לאכוף תהליכים עסקיים פנימיים. לדוגמה, ארגונים החייבים לבצע תקנות ממשלתיות הדורשות כי הם יציגו "בקרה נאותה" על ההצהרות הפיננסיות שלהם עשויים ליצור מדיניות ניהול מידע אחת או יותר המבקרות פעולות ספציפיות בתהליכי החיבור והאישור של מסמכים הקשורים להגשות בקשות פיננסיות.

תכונות של מדיניות הכלולות ב- Office SharePoint Server 2007

כל כלל בודד במסגרת מדיניות ניהול מידע הוא תכונה של מדיניות. Office SharePoint Server 2007 כולל מספר תכונות מוגדרות מראש של מדיניות בהם יכולים ארגונים להשתמש בנפרד או במשולב כדי להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור האתרים שלהם. תכונות המדיניות הכלולות ב- Office SharePoint Server 2007 הן:

  • ביקורת    תכונת המדיניות 'ביקורת' מסייעת לארגונים לנתח כיצד מערכות ניהול התוכן שלהם משמשות על-ידי רישום של אירועים ופעולות המתבצעות במסמכים ובפריטי רשימה. ארגונים יכולים לקבוע את התצורה של תכונת המדיניות 'ביקורת' לרישום של אירועים כגון מתי מסמך או פריט נערך, הוצג, הוכנס, הוצא, נמחק או שהרשאתו שונתה. כל מידע הביקורת מאוחסן ביומן ביקורת אחד בשרת ומנהלי אתר יכולים להפעיל עליו דוח. ארגונים יכולים להשתמש גם ב'מודל האובייקט' של Office SharePoint Server 2007 כדי לכתוב ולהוסיף אירועים מותאימים אישית ליומן הביקורת.

  • תפוגה    תכונת המדיניות 'תפוגה' מסייעת לארגונים למחוק או להעביר תוכן שעבר זמנו מאתריהם באופן עקבי שניתן לעקוב אחריו. תכונת מדיניות זו מסייעת לארגונים לנהל הן את העלות והן את הסיכון המשויכים לשמירת תוכן שעבר זמנו. ארגונים יכולים לקבוע תצורה של תכונת 'תפוגה' כדי לציין שתוקפם של סוגי תוכן מסוימים פג בתאריך מסוים או תוך פרק זמן מחושב לאחר פעילות מסמך כלשהי (כגון יצירה או עריכה).

  • ברקודים    תכונת המדיניות 'ברקודים' מאפשרים לארגונים לעקוב אחר עותקים מודפסים של מסמכים או פריטי רשימה שהודפסו מאתר. תכונת המדיניות 'ברקודים' יוצרת ערך מזהה ייחודי עבור מסמך. משתמשים יכולים לאחר מכן להוסיף תמונת ברקוד של ערך זה לתוך מסמכי ה- Microsoft Office שהם יוצרים. באפשרותם גם להשתמש בברקוד בעותק מודפס של מסמך כדי לחפש את העותק המקורי של המסמך בשרת. כברירת מחדל, ברקודים תואמים את תקן Code 39 הנפוץ (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). ארגונים יכולים להשתמש ב'מודל האובייקט' של Office SharePoint Server 2007 כדי להתקין ספקים נוספים של ברקודים.

  • תוויות    תכונת המדיניות 'תוויות' מאפשרת גם היא לארגונים לעקוב אחר עותקים מודפסים של מסמכים או פריטי רשימה שהודפסו מאתר. תכונת המדיניות 'תוויות' יוצרת באופן אוטומטי תוויות טקסט המבוססות על מאפייני מסמכים ועיצוב שמציין מנהל אתר או מנהל רשימות. כאשר משתמשים מוסיפים תוויות לתוך מסמכי Microsoft Office, התוויות מתעדכנות אוטומטית במידע ממאפייני המסמך.

לראש הדף

תכונות מדיניות מותאמות אישית

ארגונים יכולים גם ליצור ולפרוס תכונות מותאמות אישית של מדיניות כדי לענות על צרכים ספציפיים. לדוגמה, ייתכן שארגון ייצור ירצה להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור כל מסמכי הטיוטה של מפרט תכנון מוצר, האוסרת על משתמשים להדפיס עותקים של מסמכים אלה במדפסות לא מאובטחות. כדי להגדיר סוג זה של מדיניות ניהול מידע, הארגון יכול ליצור ולפרוס תכונת מדיניות 'הגבלת הדפסה' הניתנת להוספה למדיניות ניהול המידע הרלוונטית עבור סוג התוכן של מפרט תכנון המוצר.

לראש הדף

שילוב של מדיניות ניהול מידע עם תוכניות של Microsoft Office system 2007

קיימות שתי דרכים לחשיפת מדיניות ניהול מידע של Office SharePoint Server 2007 בפני משתמשים במסגרת תוכניות הלקוח של מהדורה 2007 של Office. בעת קביעת תצורה של מדיניות ניהול מידע בשרת עבור סוג תוכן ספציפי, רשימה או ספריה, באפשרותך לכתוב הצהרת מדיניות המוצגת למשתמשים העובדים עם התוכן הכפוף למדיניות זו. הצהרת המדיניות יכולה ליידע את המשתמשים לגבי אכיפת מדיניות ניהול המידע עבור המסמך או שהיא יכולה לספק מידע מפורט, כגון העובדה שתוקפו של מסמך פג לאחר פרק זמן מסוים. כאשר משתמשים פותחים מסמכים הכפופים למדיניות ניהול מידע באחת מתוכניות הלקוח של מהדורה 2007 של Office, מוצגת הצהרת מדיניות זו. בנוסף, אם מדיניות ניהול מידע כוללת את תכונת המדיניות 'ברקודים' או 'תוויות', תצורת המדיניות ניתנת לקביעה כך שמשתמשים יידרשו להוסיף ברקודים או תוויות לתוך מסמכי Microsoft Office בעת שהם ינסו לשמור או להדפיס אותם מתוכנית לקוח של מהדורה 2007 של Office.

לראש הדף

כיצד אפשר להשתמש במדיניות ניהול מידע באתר

כדי ליישם מדיניות ניהול מידע, עליך להוסיפה לרשימה, ספריה או סוג תוכן באתר. המיקומים בהם תיצור או תוסיף מדיניות ניהול מידע ישפיעו על היקפה של תחולת המדיניות או על כמה נרחב יוכל להיות השימוש בה. באפשרותך:

  • ליצור מדיניות של אוסף אתרים ולאחר מכן להוסיף מדיניות זו לסוג תוכן, רשימה או ספריה     תוכל ליצור מדיניות של אוסף אתרים ברשימה 'מדיניות של אוסף אתרים' עבור האתר הראשי באוסף אתרים. לאחר יצירת מדיניות של אוסף אתרים, תוכל לייצא אותה כך שמנהלי אתרים של אוספי אתרים נוספים יוכלו לייבא אותה לתוך רשימת ה'מדיניות של אוסף אתרים' שלהם. יצירת מדיניות של אוסף אתרים הניתנת לייצוא מאפשרת לך לתקנן את מדיניות ניהול המידע לרוחב האתרים בארגון שלך.

    בעת הוספת מדיניות של אוסף אתרים לסוג תוכן אתר וכאשר נוסף מופע של סוג תוכן אתר זה לרשימה או לספריה, אין באפשרות הבעלים של הרשימה או הספריה לשנות את המדיניות של אוסף האתרים עבור הרשימה או הספריה. הוספת מדיניות של אוסף אתרים לסוג תוכן אתר היא דרך טובה להבטיח שמדיניות של אוסף אתרים נאכפת בכל רמה של הירארכיית האתרים שלך.

    לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת מדיניות ניהול מידע עבור אוסף אתרים.

  • יצירת מדיניות ניהול מידע עבור סוג תוכן אתר ב'גלריית סוגי תוכן אתר' של האתר הראשי והוספת סוג תוכן זה לאחר מכן לרשימה או לספריה אחת או יותר     באפשרותך גם ליצור מדיניות ניהול מידע ישירות עבור סוג תוכן אתר ולשייך לאחר מכן מופע של סוג תוכן אתר זה לרשימות או לספריות מרובות. אם תיצור מדיניות ניהול מידע באמצעות שיטה זו, כל פריט באוסף האתרים מסוג תוכן זה או סוג תוכן היורש מסוג תוכן זה יכלול את המדיניות. אם תיצור מדיניות ניהול מידע ישירות עבור סוג תוכן אתר, יהיה קשה יותר לעשות שימוש חוזר במדיניות ניהול מידע זו באוספי אתרים נוספים, מכיוון שמדיניות הנוצרת בדרך זו אינה ניתנת לייצוא.

    הערה: כדי לשלוט בסוגי המדיניות המשמשים באוסף אתרים, יכולים מנהלים של אוספי אתרים לבטל את היכולת להגדיר תכונות מדיניות ישירות בסוג תוכן. כאשר הגבלה זו בתוקף, מוגבלים משתמשים היוצרים סוגי תוכן לבחירת מדיניות מהרשימה 'מדיניות של אוסף אתרים'.

    לקבלת מידע אודות יצירת מדיניות ניהול מידע עבור סוג תוכן אתר, ראה שינוי סוג תוכן אתר.

  • יצירת מדיניות ניהול מידע עבור רשימה או ספריה     אם הארגון שלך צריך להחיל מדיניות ניהול מידע ספציפית על קבוצה מוגבלת ביותר של תוכן, באפשרותך ליצור מדיניות ניהול מידע החלה על רשימה או ספריה בודדת בלבד. שיטה זו של יצירת מדיניות ניהול מידע היא הכי פחות גמישה, מכיוון שהמדיניות חלה על מיקום אחד בלבד ואינה ניתנת לייצוא או לשימוש חוזר עבור מיקומים נוספים. עם זאת, ייתכן שבארגונים מסוימים יהיה צורך ליצור מדיניות ניהול מידע ייחודית עם תחולה מוגבלת כדי לטפל במצבים ספציפיים.

    הערות: 

    • באפשרותך ליצור מדיניות ניהול מידע עבור רשימה או ספריה רק אם רשימה או ספריה זו אינה תומכת בסוגי תוכן מרובים. אם רשימה או ספריה תומכת בסוגי תוכן מרובים, עליך להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור כל סוג תוכן רשימה בודד המשויך לרשימה או לספריה זו. (מופעים של סוג תוכן אתר המשויכים לרשימה או לספריה ספציפית ידועים כסוגי תוכן רשימה.)

    • כדי לשלוט בסוגי המדיניות המשמשים באוסף אתרים, יכולים מנהלים של אוספי אתרים לבטל את היכולת להגדיר תכונות מדיניות ישירות ברשימה או בספריה. כאשר הגבלה זו בתוקף, מוגבלים משתמשים המנהלים רשימות או ספריות לבחירת מדיניות מהרשימה 'מדיניות של אוסף אתרים'.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×