מבוא לדוחות

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

כאשר אתה משתמש במסד נתונים, לרוב אתה משתמש בדוחות כדי להציג, לעצב ולסכם נתונים. לדוגמה, ייתכן שתיצור דוח מסוג רשימה כדי להציג מספרי טלפון של כל אנשי הקשר שלך, או דוח סיכום שיסכם את מכירות החברה שלך בתקופות זמן ואזורים שונים.

מאמר זה מספק מבט כולל על דוחות ב- Microsoft Access 2010, ומציג תכונות חדשות או כאלו שהשתנו ליצירת דוחות. מאמר זה גם מסביר כיצד ליצור דוח, כיצד למיין, לקבץ ולסכם נתונים וכיצד להציג דוח בתצוגה מקדימה ולהדפיס אותו.

תוכל למצוא שקל הרבה ליצירת דוחות משמעותיים אם מסד הנתונים כולל במבנה טבלה מעוצבים וקשרי גומלין. לקבלת מבוא תכנון ועיצוב של מסד נתונים, עיין במאמר יסודות עיצוב מסדי נתונים.

בנושא זה

סקירה

מה חדש

צור דוח חדש

הוספת קיבוץ, מיון או סיכומים

הדגשת ערכים באמצעות עיצוב מותנה

קבלת מראה מקצועי עם ערכות נושא

הוספת תמונות

הצגה לפני הדפסה והדפסה של דוח

סקירה

דוח הוא אובייקט מסד נתונים שבו אתה משתמש כדי להציג ולסכם נתונים. דוחות מאפשרים הפצה או העברה לארכיון של תמונות הנתונים שלך, בין אם על-ידי הדפסת הדוח, המרתו לקבצי PDF או XPS או ייצוא דוח לתבניות קובץ אחרות.

דוח עובד בהצגה לפני הדפסה

דוחות יכולים לספק פרטים אודות רשומות בודדות, סיכומים של רשומות רבות או שניהם יחד. באפשרותך גם להשתמש בדוחות Access כדי ליצור תוויות עבור דברי דואר או מטרות אחרות.

ניתן ליצור דוחות "לא מאוגדים" שאינם מציגים נתונים, אך למטרת מאמר זה, נניח שהדוחות מאוגדים למקור נתונים כגון טבלה או שאילתה.

דוחות לקוח מול דוחות אינטרנט

Access 2010 כולל כעת תכונה חדשה המאפשרת לך ליצור "מסד נתונים באינטרנט" על-ידי פרסום מסד נתונים של Access לשרת SharePoint שפועל בו Access Services. כאשר אתה יוצר מסד נתונים באינטרנט, דוחות Access מעובדים בדפדפן באמצעות SQL Server Reporting Services. המרה זו יוצרת מספר מגבלות החלות על התכונות שבהן באפשרותך להשתמש בדוחות שברצונך לעבד בדפדפן. עם זאת, אם אינך מודאג לגבי עיבוד הדוח בדפדפן, תוכל להשתמש בערכת התכונות המלאה שמספק מעצב הדוחות של Access.

רכיבים של דוח

ב- Access, העיצוב של דוח מחולק למקטעים. במסד נתונים לקוח, באפשרותך להציג את הדוח בתצוגת עיצוב כדי לראות את המקטעים. בפריסה תצוגה, הסעיפים אינן באופן ברור, אך הן עדיין קיימות, שניתן לבחור באמצעות הרשימה הנפתחת בקבוצה הקטע הנבחר ' בכרטיסיה ' עיצוב '. כדי ליצור דוחות יעילים, עליך להבין כיצד פועל כל מקטע. לדוגמה, המקטע שבו אתה בוחר למקום פקד מחושב קובע כיצד Access יחשב את התוצאות. הרשימה הבאה היא סיכום של סוגי המקטעים ושל השימושים שלהם:

  • כותרת עליונה של דוח    מקטע זה מודפס פעם אחת בלבד, בתחילת הדוח. השתמש בכותרת העליונה של הדוח עבור מידע המופיע לרוב בעמוד שער, כגון סמל, כותרת או תאריך. כאשר אתה ממקם פקד מחושב המשתמש בפונקציית הצבירה Sum בכותרת העליונה של הדוח, הסכום המחושב הוא עבור הדוח כולו. בכותרת העליונה של הדוח מודפסת לפני הכותרת העליונה של העמוד.

  • כותרת עליונה של עמוד    מקטע זה מודפס בראש כל עמוד. לדוגמה, השתמש בכותרת עליונה של עמוד כדי לחזור על כותרת הדוח בכל עמוד.

  • כותרת עליונה של קבוצה    מקטע זה מודפס בתחילת כל קבוצת רשומות חדשה. השתמש בכותרת העליונה של הקבוצה כדי להדפיס את שם הקבוצה. לדוגמה, בדוח המקובץ לפי מוצר, השתמש בכותרת העליונה של הקבוצה כדי להדפיס את שם המוצר. כאשר אתה ממקם פקד מחושב המשתמשת בפונקציה Sum צבירה בכותרת של הקבוצה, הסכום הוא עבור הקבוצה הנוכחית. באפשרותך לגרום מקטעים מרובים של כותרת קבוצה בדוח, בהתאם כמה רמות קיבוץ שהוספת. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת קבוצה כותרות עליונות וכותרות תחתונות, עיין בסעיף הוספת קיבוץ, מיון או סיכומים.

  • פירוט    מקטע זה מודפס פעם אחת עבור כל שורה במקור הרשומות. זהו אתה ממקם את הפקדים המהווים את החלק העיקרי של הדוח.

  • כותרת תחתונה של קבוצה    מקטע זה מודפס בסוף כל קבוצת רשומות. השתמש כותרת תחתונה של קבוצה כדי להדפיס מידע הסיכום עבור קבוצה. יש לך מקטעים מרובים של כותרת תחתונה של קבוצה בדוח, בהתאם כמה רמות קיבוץ שהוספת.

  • כותרת תחתונה של עמוד    מקטע זה מודפס בסוף כל עמוד. השתמש כותרת תחתונה של עמוד כדי להדפיס מספרי עמודים או מידע ספציפי לעמוד.

  • כותרת תחתונה של דוח    מקטע זה מודפס פעם אחת בלבד, בסוף הדוח. השתמש בכותרת התחתונה של הדוח להדפסת סיכומי דוח או מידע סיכום אחר עבור הדוח כולו.

הערה: בתצוגת עיצוב, הכותרת התחתונה בדוח מופיעה מתחת לכותרת התחתונה של העמוד. עם זאת, כל שאר התצוגות (תצוגת פריסה, לדוגמה, או כאשר יודפס או בתצוגה מקדימה של הדוח), הכותרת התחתונה של הדוח מופיע מעל כותרת תחתונה, מיד לאחר קבוצה כותרת תחתונה או פירוט השורה האחרונה בעמוד האחרון.

בראש המסמך

מה חדש

יצירת דוח ב- Access 2010 הוא תהליך דומה מאוד ליצירת דוח ב- Access 2007. עם זאת, Access 2010 כולל מספר תכונות חדשות שקשורות לדוחות:

  • גלריית תמונות משותפות    ב- Access 2010, באפשרותך כעת לצרף תמונה מסד נתונים ולאחר מכן השתמש התמונה על-פני אובייקטים מרובים. עדכון התמונה יחיד מעדכן את אותו בכל מקום שבו הוא נמצא בשימוש על-פני במסד הנתונים כולו.

  • ערכות נושא של office    ב- Access 2010, כעת באפשרותך להשתמש ערכות נושא של Office Microsoft רגיל כדי להחיל ערכות בעלות העיצוב המקצועי של צבעים וגופנים לכל Access הטפסים והדוחות בבת אחת.

  • עיצוב מותנה חזקה יותר    Access 2010 כולל כלי חזק יותר עבור סימון נתונים בדוח. באפשרותך להוסיף עד 50 כללי עיצוב מותנה עבור כל פקד או קבוצה של פקדים ולאחר בדוחות לקוח, באפשרותך להוסיף סרגלי נתונים כדי להשוות את הנתונים על-פני הרשומות.

  • פריסות גמישות יותר    ב- Access 2010, שיטת עיצוב המוגדרת כברירת מחדל עבור דוחות היא למקם פקדים בפריסות. אלה רשתות העזרה ליישר ולשנות בקלות גודל הפקדים ולאחר נדרשות עבור כל דוחות הרצוי לעיבוד בדפדפן. למרות הפריסות עצמן אינן חדש ב- Access 2010, קיימים מספר שינויים על השיטות שבהם תוכל להשתמש בהם כדי להזיז, יישור ושינוי גודל של פקדים. לקבלת מידע נוסף, ראה וידאו מבוא לפריסות טפסים ודוחות.

בראש המסמך

יצירת דוח חדש

שלב 1: בחירת מקור רשומות

מקור הרשומות של הדוח יכול להיות טבלה, שאילתה בעלת שם או שאילתה מוטבעת. מקור הרשומות חייב להכיל את כל שורות ועמודות הנתונים שברצונך להציג בדוח.

  • אם הנתונים המבוקשים לך כלולים בטבלה או בשאילתה קיימות, בחר בטבלה או בשאילתה מחלונית הניווט ולאחר מכן המשך לשלב 2: בחירת כלי דוח.

  • אם מקור הרשומות עדיין לא קיים, בצע אחת מהפעולות הבאות:

לקבלת מידע נוסף אודות יצירת טבלאות או שאילתות, עיין במאמרים מבוא לטבלאות או מבוא לשאילתות.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירת ובחירה של מקורות רשומה, עיין במאמר הגדרת מקור רשומה עבור דוח.

שלב 2: בחירת כלי דוח

כלי הדוחות ממוקמים בכרטיסיה יצירה של רצועת הכלים, בקבוצה דוחות. הטבלה הבאה מתארת בקצרה את תפקודו של כל כלי:

דוחות התואמים לאינטרנט

דוחות הנוצרים באמצעות כלים אלו תואמים לתכונה 'פרסם ל- Access Services" והם יעובדו בדפדפן. שים לב שאובייקטים התואמים לאינטרנט מצוינים על-ידי סמל כדור-הארץ על האובייקט.

תמונת לחצן

כלי

תיאור

תמונת לחצן

דוח

יוצר דוח טבלאי פשוט המכיל את כל השדות במקור הרשומות שבחרת בחלונית הניווט.

תמונת לחצן

דוח ריק

פותח טופס ריק בתצוגת פריסה, ומציג את חלונית המשימות 'רשימת שדות'. Access יוצר שאילתת מקור רשומות כאשר אתה גורר שדות מ'רשימת שדות' לדוח.

לקבלת מידע נוסף אודות פרסום תכונה Access Services, עיין במאמר בניית מסד נתונים של Access לשיתוף באינטרנט.

דוחות לקוח

דוחות שנוצרים באמצעות כלים אלו אינם תואמים לתכונה 'פרסם ל- Access Services'. הוספת דוחות של לקוח למסד נתונים באינטרנט לא ימנע פרסום של מסד הנתונים, אך דוחות הלקוח לא יהיו זמינים בדפדפן. עם זאת, באפשרותך להשתמש בדוח לקוח כאשר מסד הנתונים פתוח ב- Access.

תמונת לחצן

כלי

תיאור

תמונת לחצן

דוח

יוצר דוח טבלאי פשוט המכיל את כל השדות במקור הרשומות שבחרת בחלונית הניווט.

תמונת לחצן

עיצוב דוח

פותח דוח ריק בתצוגת 'עיצוב', שאליו באפשרותך להוסיף רק את השדות ואת הפקדים המבוקשים.

תמונת לחצן

דוח ריק

פותח טופס ריק בתצוגת פריסה, ומציג את חלונית המשימות 'רשימת שדות'. כאשר אתה גורר שדות מ'רשימת שדות' לדוח, Access יוצר שאילתה מוטבעת ומאחסן אותה במאפיין 'מקור רשומות' של הדוח.

תמונת לחצן

אשף הדוחות

מציג אשף מרובה שלבים המאפשר לך לציין שדות, רמות קיבוץ/מיון ואפשרויות פריסה. האשף יוצר דוח בהתאם לבחירות שתבצע.

תמונת לחצן

תוויות

מציג אשף המאפשר לך לבחור גודל תוויות רגיל או מותאם אישית, וכן אילו שדות ברצונך להציג וכיצד ברצונך למיין אותם. האשף יוצר את דוח התוויות בהתאם לבחירות שתבצע.


שלב 3: יצירת הדוח

  1. לחץ על הלחצן עבור הכלי שבו ברצונך להשתמש. אם מופיע אשף, בצע את שלבי האשף ולחץ על סיום בעמוד האחרון.

    Access מציג את הדוח בתצוגת פריסה.

  2. עצב את הדוח כדי להתאימו לדרישותיך:

    • שנה את גודל השדות על-ידי בחירתם ולאחר מכן על-ידי גרירת הקצוות עד שיגיעו לגודל המבוקש.

    • הזז שדה על-ידי בחירתו (ובחירת התווית שלו, אם קיימת) ולאחר מכן על-ידי גרירתו למיקום החדש.

    • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שדה והשתמש בפקודות שבתפריט הקיצור כדי למזג או לפצל תאים, למחוק או לבחור שדות ולבצע משימות עיצוב נוספות.

      בנוסף, באפשרותך להשתמש בתכונות המתוארות במקטעים הבאים כדי להפוך את הדוח שלך לאטרקטיבי וקריא יותר.

בראש המסמך

הוספת קיבוץ, מיון או סיכומים

הדרך המהירה ביותר להוסיף קיבוץ, מיון או סיכומים לדוח היא ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה שבו ברצונך להחיל את הקיבוץ, המיון או הסיכום ולאחר מכן ללחוץ על הפקודה המבוקשת בתפריט הקיצור.

באפשרותך גם להוסיף קיבוץ, מיון או סיכום באמצעות החלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום' בזמן שהדוח פתוח בתצוגה 'פריסה' או 'עיצוב':

  1. אם החלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום' אינה פתוחה כבר, בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסיכומים, לחץ על קבץ ומיין.

  2. לחץ על הוסף קבוצה או הוסף מיון ולאחר מכן בחר בשדה שבו ברצונך לקבץ או למיין.

  3. לחץ על עוד בשורת קיבוץ או מיון כדי להגדיר אפשרויות נוספות וכדי להוסיף סיכומים.

לקבלת מידע מפורט יותר אודות קיבוץ, מיון וסיכומים, עיין במאמר יצירת דוח מקובץ או דוח סיכום.

בראש המסמך

הדגשת ערכים באמצעות עיצוב מותנה

Access 2010 כולל כלים יעילים יותר עבור הדגשת נתונים בדוח. באפשרותך להוסיף עד 50 כללי עיצוב מותנה עבור כל פקד או קבוצת פקדים; ובדוחות לקוח, באפשרותך להוסיף עמודות נתונים להשוואת נתונים בין רשומות.

כדי להוסיף עיצוב מותנה :

  1. פתח את הטופס בתצוגת פריסה על-ידי לחיצה עליו באמצעות לחצן העכבר הימני בחלונית הניווט ולאחר מכן לחיצה על תצוגת פריסה.

  2. בחר את כל הפקדים שעליו ברצונך להחיל את העיצוב המותנה. כדי לבחור פקדים מרובים, החזק את מקש SHIFT או CTRL לחוץ ולחץ על הפקדים שהרצויים.

  3. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה עיצוב פקד, לחץ על עיצוב מותנה.

    Access פותח את תיבת הדו-שיח מנהל כללי עיצוב מותנה.

  4. בתיבת הדו-שיח מנהל כללי עיצוב מותנה, לחץ על כלל חדש.

  5. בתיבת הדו-שיח כלל עיצוב חדש, בחר ערך תחת בחר סוג כלל:

    • כדי ליצור כלל המוערך עבור כל רשומה בנפרד, בחר בדוק ערכים ברשומה הנוכחית או השתמש בביטוי.

    • כדי ליצור כלל המשווה רשומות אחת לשניה באמצעות עמודות נתונים, לחץ על השווה לרשומות אחרות.

הערה:  האפשרות השווה לרשומות אחרות אינה זמינה במסדי נתונים באינטרנט.


  1. תחת ערוך את תיאור הכלל, ציין את הכלל שיקבע מתי יחול העיצוב וכן את העיצוב שיוחל כאשר קריטריוני הכלל יתמלאו.

  2. לחץ על אישור כדי לחזור לתיבת הדו-שיח מנהל כללי עיצוב מותנה.

  3. כדי ליצור כלל נוסף עבור פקד זה או ערכת פקדים זו, חזור על הליך זה, החל משלב 4. אחרת, לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.

לקבלת מידע נוסף אודות הוספת עיצוב מותנה לדוח, ראה וידאו השתמש בעיצוב בדוחות מותנה.

בראש המסמך

קבלת מראה מקצועי עם ערכות נושא

כעת באפשרותך להחיל ערכות נושא של Office 2010 במסד נתונים של Access, דבר המסייע לך ליצור סגנון עקבי בכל מסמכי Office שלך.

חשוב: אם תבחר בערכת נושא, גופן או צבע של Office, הם יחולו בכל הטפסים והדוחות שבמסד הנתונים שלך (ולא רק בזה שבו אתה עובד כעת).

  1. פתיחת דוח בתצוגת פריסה על-ידי לחיצה עליו בחלונית הניווט ולאחר מכן לחיצה על פריסת Vלפני הדפסה.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה ערכות נושא, בחר ערכת נושא, הצבע או הגופן הרצוי:

    תמונת רצועת הכלים

    • השתמש בגלריה ערכת נושא כדי להגדיר במקביל ערכת צבעים וגופנים עבור ערכה מעוצבת מראש.

    • השתמש בגלריות צבעים או גופנים כדי להגדיר צבעים או גופנים בנפרד.


לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בערכות נושא של Office, ראה הווידאו הופכות את Access הטפסים והדוחות עקבי יותר וקלים למושך באמצעות ערכות נושא של Office.

בראש המסמך

הוספת תמונות

עד כה, תמונות אוגדו לפקדי תמונה בודדים בטפסים או בדוחות של Access. כדי לשנות תמונה שנעשה בה שימוש תכוף בדוחות וטפסים מרובים, היית צריך לערוך כל פקד תמונה באופן ידני. עם זאת, ב- Access 2010, באפשרותך לצרף כעת תמונה למסד נתונים באופן חד פעמי ולאחר מכן להשתמש בתמונה באובייקטים מרובים. עדכון התמונה הבודדת מוביל לעדכון התמונה בכל מקום שבו היא משמשת במסד הנתונים כולו. תכונה זו יעילה במיוחד עבור שימושים כגון סמלי לוגו של חברות או תמונות רקע המשמשים במסד הנתונים כולו.

הוספת תמונה

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שבו ברצונך להוסיף את התמונה ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. לחץ על הדוח שבו ברצונך להוסיף את התמונה.

  3. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על הוסף תמונה.

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • השתמש תמונה קיימת    אם התמונה שהרצויה כבר בגלריה, לחץ עליו כדי להוסיף אותו על הדוח.

    • העלאת תמונה חדשה    בחלק התחתון של הגלריה, לחץ על עיון. בתיבת הדו-שיח הוספת תמונה, נווט אל התמונה שבה ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על פתח.

      Access מוסיף את התמונה שנבחרה לדוח.

הוספת תמונת רקע

הערה:  לא ניתן להוסיף תמונות רקע לדוחות התואמים לאינטרנט.

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שאליו ברצונך להוסיף את תמונת הרקע ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה רקע, לחץ על תמונת רקע .

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • השתמש תמונה קיימת    אם התמונה שהרצויה כבר בגלריה, לחץ עליו כדי להוסיף אותו על הדוח.

    • העלאת תמונה חדשה    בחלק התחתון של הגלריה, לחץ על עיון. בתיבת הדו-שיח הוספת תמונה, נווט אל התמונה שבה ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על פתח.

      Access מוסיף את התמונה שנבחרה לדוח.

בראש המסמך

הצגה לפני הדפסה והדפסה של דוח

תצוגה מקדימה של דוח

  1. פתח את הדוח שברצונך להציג בתצוגה מקדימה, או פשוט בחר בו בחלונית הניווט.

  2. בכרטיסיה קובץ, לחץ על הדפס ולאחר מכן לחץ על הצגה לפני הדפסה.

    Access פותח את הדוח בהצגה לפני הדפסה. באפשרותך להשתמש בפקודות שבכרטיסיה הצגה לפני הדפסה כדי לבצע כל אחת מהפעולות הבאות:

    • הדפסת הדוח;

    • התאמת גודל או פריסת העמוד;

    • הגדלה או הקטנה של תצוגה, או הצגת מספר עמודים במקביל;

    • רענון הנתונים בדוח;

    • ייצוא של הדוח לתבנית קובץ אחרת.

  3. כדי לחזור לסביבת העבודה של מסד הנתונים, בכרטיסיה הצגה לפני הדפסה, בקבוצה סגירת תצוגה מקדימה, לחץ על סגור הצגה לפני הדפסה.

הדפסת דוח

בנוסף להדפסה מההצגה לפני הדפסה, באפשרותך גם להדפיס דוח בלי להציגו בתצוגה מקדימה:

  1. פתח את הדוח שברצונך להציג בתצוגה מקדימה, או פשוט בחר בו בחלונית הניווט.

  2. בכרטיסיה קובץ, לחץ על הדפס.

    • כדי לשלוח את הדוח ישירות למדפסת ברירת המחדל בלי להגדיר את אפשרויות ההדפסה, לחץ על הדפסה מהירה.

    • כדי לפתוח תיבת דו-שיח שבה באפשרותך לבחור מדפסת, לציין את מספר העותקים וכדומה, לחץ על הדפס.

בראש המסמך

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×