מבוא לדוחות ב- Access

מבוא לדוחות ב- Access

דוחות מציעים דרך להצגה, עיצוב וסיכום של המידע במסד נתונים של Microsoft Access. לדוגמה, באפשרותך ליצור דוח פשוט של מספרי הטלפון של כל אנשי הקשר שלך, או דוח סיכום על סך כל המכירות בתקופות זמן ואזורים שונים.

מאמר זה יספק לך מבט כולל על דוחות ב- Access. כמו כן, תוכל ללמוד את היסודות ליצירת דוח, לשימוש באפשרויות כגון מיון, קיבוץ וסיכום נתונים, להצגת דוח בתצוגה מקדימה ולהדפסתו.

הערה: המידע במאמר זה מיועד לשימוש עם מסדי נתונים שולחניים של Access בלבד. אפליקציית אינטרנט של Access תומכות דוחות.

במאמר זה

מבט כולל על דוחות ב- Access

יצירת דוח ב- Access

שינוי צבע של צורה

הדגשת נתונים באמצעות עיצוב מותנה

התאמה אישית של צבעים וגופנים

הוספת סמל או תמונת רקע

הוספת סמל או תמונת רקע

מבט כולל על דוחות ב- Access

מה ניתן לעשות באמצעות דוח?

דוח הוא אובייקט מסד נתונים שבו נוח להשתמש כאשר ברצונך להציג את המידע במסד הנתונים שלך עבור כל אחת מהפעולות הבאות:

  • הצגה או הפצה של סיכום נתונים.

  • שליחת תמונות של הנתונים לארכיון.

  • מתן פרטים אודות רשומות בודדות.

  • יצירת תוויות.

חלקי הדוח

ניתן ליצור דוחות "לא מאוגדים" שאינם מציגים נתונים, אך למטרת מאמר זה, נניח שהדוחות מאוגדים למקור נתונים כגון טבלה או שאילתה. עיצוב הדוח מחולק למקטעים שבאפשרותך להציג בתצוגת עיצוב. הכרת אופן הפעולה של כל מקטע יכול לסייע לך ליצור דוחות טובים יותר. לדוגמה, המקטע שבו אתה בוחר למקום פקד מחושב יקבע איך Access יחשב את התוצאות. הרשימה הבאה מהווה סיכום של סוגי המקטעים והשימושים שלהם:

מקטע‏

האופן שבו מוצג מקטע בעת הדפסה

היכן ניתן להשתמש במקטע

כותרת עליונה של דוח

בתחילת הדוח.

השתמש בכותרת העליונה של הדוח עבור מידע המופיע לרוב בעמוד שער, כגון סמל, כותרת או תאריך. כאשר אתה ממקם פקד מחושב המשתמש בפונקציית הצבירה Sum בכותרת העליונה של הדוח, הסכום המחושב הוא עבור הדוח כולו. הכותרת העליונה של הדוח מודפסת לפני הכותרת העליונה של העמוד.

כותרת עליונה של עמוד

בראש כל עמוד.

תוכל להשתמש בכותרת עליונה של עמוד כדי לחזור על כותרת הדוח בכל עמוד ועמוד.

כותרת עליונה של קבוצה

בתחילת כל קבוצת רשומות חדשה.

ניתן להשתמש בכותרת עליונה של קבוצה כדי להדפיס את שם הקבוצה. לדוגמה, בדוח המקובץ לפי מוצר, השתמש בכותרת עליונה של קבוצה כדי להדפיס את שם המוצר. כאשר אתה ממקם פקד מחושב המשתמש בפונקציית הצבירה Sum בכותרת העליונה של הקבוצה, הסכום הוא עבור הקבוצה הנוכחית. הדוח יכול לכלול מקטעים מרובים של כותרת עליונה של קבוצה, בהתאם למספר רמות הקיבוץ שהוספת. לקבלת מידע נוסף אודות יצירה של כותרות עליונות ותחתונות של קבוצה, עיין בסעיף הוספת קיבוץ, מיון או סיכומים.

פירוט

מופיע פעם אחת עבור כל שורה במקור הרשומות.

במקטע זה אתה ממקם את הפקדים המהווים את החלק העיקרי של הדוח.

כותרת תחתונה של קבוצה

בסופה של כל קבוצת רשומות.

ניתן להשתמש בכותרת תחתונה של קבוצה כדי להדפיס מידע סיכום עבור קבוצה. הדוח יכול לכלול מקטעים מרובים של כותרת תחתונה של קבוצה, בהתאם למספר רמות הקיבוץ שהוספת.

כותרת תחתונה של עמוד

בסופו של כל עמוד.

ניתן להשתמש בכותרת תחתונה של עמוד כדי להדפיס מספרי עמודים או מידע ספציפי לעמוד.

כותרת תחתונה של דוח

בסוף הדוח.

הערה: בתצוגה 'עיצוב', הכותרת התחתונה של הדוח מופיעה מתחת לכותרת התחתונה של העמוד. עם זאת, בכל שאר התצוגות (תצוגת פריסה, לדוגמה, או כאשר הדוח מודפס או מוצג בתצוגה מקדימה), הכותרת התחתונה של הדוח מופיעה מעל הכותרת התחתונה של העמוד, מיד אחרי הכותרת התחתונה של הקבוצה האחרונה או שורת הפירוט של העמוד האחרון.

ניתן להשתמש בכותרת התחתונה של הדוח להדפסת סיכומי דוח או מידע סיכום אחר עבור הדוח כולו.

קל הרבה יותר ליצור דוחות שימושיים כאשר מסד הנתונים שלך כולל מבנה טבלאי ויחסי גומלין בין טבלאות המעוצבים היטב. לעיון במבוא לתכנון ועיצוב של מסד נתונים, עיין במאמר יסודות עיצוב מסדי נתונים.

לראש הדף

יצירת דוח ב- Access

באפשרותך ליצור דוחות עבור מסד הנתונים של שולחן עבודה של Access‏ שלך על-ידי ביצוע השלבים הבאים:

שלב 1: בחירת מקור רשומות

מקור הרשומות של הדוח יכול להיות טבלה, שאילתה בעלת שם או שאילתה מוטבעת. מקור הרשומות חייב להכיל את כל שורות ועמודות הנתונים שברצונך להציג בדוח.

  • עבור נתונים מטבלה או שאילתה קיימת, בחר בטבלה או בשאילתה מחלונית הניווט ולאחר מכן המשך לשלב 2.

  • אם מקור הרשומות עדיין לא קיים, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • המשך לשלב 2 והשתמש בכלי דוח ריק,

      לחלופין

    • צור טבלה או שאילתה המכילות את הנתונים הדרושים. בחר את השאילתה או הטבלה בחלונית הניווט ולאחר מכן המשך לשלב 2‎.

שלב 2: בחירת כלי דוח

כלי הדוחות ממוקמים בכרטיסיה יצירה של רצועת הכלים, בקבוצה דוחות. הטבלה הבאה מתארת את האפשרויות:

כלי

תיאור

דוח

יצירת דוח טבלאי פשוט המכיל את כל השדות במקור הרשומות שבחרת בחלונית הניווט.

עיצוב דוח

פתיחת דוח ריק בתצוגת 'עיצוב, שאליו באפשרותך להוסיף את השדות ואת הפקדים הנדרשים.

דוח ריק

פתיחת דוח ריק בתצוגת פריסה והצגת 'רשימת שדות' שממנה באפשרותך להוסיף שדות לדוח.

אשף הדוחות

הצגת אשף מרובה שלבים המאפשר לך לציין שדות, רמות קיבוץ/מיון ואפשרויות פריסה.

תוויות

הצגת אשף המאפשר לך לבחור גודל תוויות רגיל או מותאם אישית, וכן אילו שדות ברצונך להציג וכיצד ברצונך למיין אותם.

שלב 3: יצירת הדוח

  1. לחץ על הלחצן עבור הכלי שבו ברצונך להשתמש. אם מופיע אשף, בצע את שלבי האשף ולחץ על סיום בעמוד האחרון.
    Access מציג את הדוח בתצוגת פריסה.

  2. עצב את הדוח כדי להשיג את המראה הרצוי:

    • שנה את גודל השדות על-ידי בחירתם ולאחר מכן גרירת הקצוות עד לגודל המבוקש.

    • הזז שדה על-ידי בחירתו (ובחירת התווית שלו, אם קיימת) ולאחר מכן גרירתו למיקום החדש.

    • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שדה והשתמש בפקודות שבתפריט הקיצור כדי למזג או לפצל תאים, למחוק או לבחור שדות ולבצע משימות עיצוב נוספות.

      בנוסף, באפשרותך להשתמש בתכונות המתוארות במקטעים הבאים כדי להפוך את הדוח שלך לאטרקטיבי וקריא יותר.

לראש הדף

הוספת קיבוץ, מיון או סיכומים

הדרך המהירה ביותר להוסיף קיבוץ, מיון או סיכומים לדוח מסד נתונים של שולחן עבודה היא ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה שבו ברצונך להחיל את הקיבוץ, המיון או הסיכום ולאחר מכן ללחוץ על הפקודה המבוקשת בתפריט הקיצור.

באפשרותך גם להוסיף קיבוץ, מיון או סיכום באמצעות החלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום' בזמן שהדוח פתוח בתצוגת פריסה או עיצוב:

  1. אם החלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום' אינה פתוחה כבר, בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסיכומים, לחץ על קבץ ומיין.

  2. לחץ על הוסף קבוצה או הוסף מיון ולאחר מכן בחר בשדה שבו ברצונך לקבץ או למיין.

  3. לחץ על עוד בשורת קיבוץ או מיון כדי להגדיר אפשרויות נוספות וכדי להוסיף סיכומים.

לקבלת מידע מפורט יותר על קיבוץ, מיון וסכומים כוללים, עיין במאמר יצירת דוח מקובץ או דוח סיכום.

לראש הדף

הדגשת נתונים באמצעות עיצוב מותנה

Access כולל כלים להדגשת נתונים בדוח. באפשרותך להוסיף כללי עיצוב מותנה לכל פקד או קבוצה של פקדים, ובדוחות לקוח, באפשרותך גם להוסיף סרגלי נתונים כדי להשוות נתונים.

כדי להוסיף עיצוב מותנה על פקדים:

  1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. בחר את הפקדים הדרושים ובכרטיסיה עיצוב, בקבוצה עיצוב פקד, לחץ על עיצוב מותנה.

    עצה: לבחירת פקדים מרובים, החזק את מקש CTRL לחוץ ולחץ על הפקדים.

  3. בתיבת הדו-שיח מנהל כללי עיצוב מותנה, לחץ על כלל חדש.

  4. בתיבת הדו-שיח כלל עיצוב חדש, בחר ערך תחת בחר סוג כלל:

    • כדי ליצור כלל המוערך עבור כל רשומה בנפרד, בחר בדוק ערכים ברשומה הנוכחית או השתמש בביטוי.

    • כדי ליצור כלל המשווה רשומות אחת לשניה באמצעות עמודות נתונים, לחץ על השווה לרשומות אחרות.

  1. תחת ערוך את תיאור הכלל, ציין את הכלל עבור החלת העיצוב וכן את העיצוב שאותו יש להחיל, ולאחר מכן לחץ על אישור.

  2. כדי ליצור כלל נוסף עבור פקד זה או ערכת פקדים זו, חזור על הליך זה, החל משלב 4.

לראש הדף

התאמה אישית של צבעים וגופנים

נסה אפשרויות ערכת נושא של יישום כדי להתאים אישית את הצבע ואת הגופנים.

  1. פתח דוח בתצוגת פריסה על-ידי לחיצה עליו באמצעות לחצן העכבר הימני בחלונית הניווט ולאחר מכן לחיצה על תצוגתפריסה.

  2. מתוך כלי פריסת דוח, בכרטיסיה עיצוב, לחץ על ערכות נושא והצבע עם הסמן מעל ערכות הנושא השונות בגלריה כדי להציג את האפקטים בתצוגה מקדימה. לחץ על ערכת נושא כדי לבחור אותה ולאחר מכן שמור את הדוח.

  3. השתמש בגלריות צבעים או גופנים כדי להגדיר צבעים או גופנים בנפרד.


לראש הדף

הוספת סמל או תמונת רקע

באפשרותך להוסיף סמל או תמונת רקע לדוח. אם תעדכן את התמונה, העדכון יוחל באופן אוטומטי בכל מקום שבו נעשה שימוש בתמונה בתוך מסד הנתונים.

כדי להוסיף או להסיר תמונה:

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח ולחץ על תצוגת פריסה.

  2. בדוח, לחץ על המיקום שבו ברצונך להוסיף את התמונה ובכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כותרת עליונה/ וכותרת תחתונה, לחץ על סמל.

  3. נווט אל התמונה ולחץ על פתח. Access מוסיף את התמונה לדוח.

  4. כדי להסיר את התמונה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התמונה ולחץ על 'מחק' מתפריט הקיצור.

כדי להוסיף תמונת רקע:

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח ולחץ על תצוגת פריסה.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה רקע, לחץ על תמונת רקע.

  3. בחר בתמונה מתוך גלריית התמונות או לחץ על עיון, בחר תמונה ולאחר מכן לחץ על אישור.

לראש הדף

תצוגה מקדימה והדפסה של דוח

תצוגה מקדימה של דוח

  1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על הצג לפני הדפסה. באפשרותך להשתמש בפקודות שבכרטיסיה הצג לפני הדפסה כדי לבצע כל אחת מהפעולות הבאות:

    • הדפסת הדוח

    • התאמת גודל או פריסת העמוד

    • הגדלה או הקטנה של תצוגה, או הצגת מספר עמודים במקביל

    • רענון הנתונים בדוח

    • ייצוא של הדוח לתבנית קובץ אחרת.

  2. לחץ על סגור הצגה לפני הדפסה

הדפסת דוח

כדי להדפיס דוח מבלי להציגו בתצוגה מקדימה:

  • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על הדפס. הדוח יישלח למדפסת ברירת המחדל שלך.

    הערה:  אם תבחר את הדוח בחלונית הניווט ותבחר באפשרות הדפס מתוך הכרטיסיה קובץ, תוכל לבחור באפשרויות הדפסה נוספות כגון מספר עמודים ועותקים וציין מדפסת.

    • כדי לפתוח תיבת דו-שיח שבה באפשרותך לבחור מדפסת, לציין את מספר העותקים וכדומה, לחץ על הדפס.

לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×