מבוא לאתר 'מרכז הרשומות'

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

תבנית אתר 'מרכז הרשומות' ב- Microsoft Office SharePoint Server 2007 מיועדת לסייע לארגונים ליישם את תוכניות ניהול ושמירת הרשומות שלהם.

בנושא זה

תכונות של תבנית אתר מרכז הרשומות

עיצוב אתר מרכז הרשומות

תכונות של תבנית אתר 'מרכז הרשומות'

'מרכז הרשומות' נועד לשמש כמאגר מרכזי בו יכול ארגון לאחסן ולנהל את כל הרשומות שלו. 'מרכז הרשומות' תומך בכל תהליך ניהול הרשומות, מאיסוף רשומות, דרך ניהול רשומות ועד לחיסול רשומות. בדרך כלל, אתר 'מרכז רשומות' מעוצב ותצורתו נקבעת על-ידי אנשי מקצוע של הארגון בתחום ניהול רשומות ועל-ידי צוות טכנולוגיות מידע (IT) כדי לתמוך בתוכנית תיוק של ארגון.

תבנית אתר 'מרכז הרשומות' משלבת מספר תכונות רגילות הזמינות ב- Office SharePoint Server 2007 עם מספר תכונות נוספות המיוחדות לניהול רשומות כדי לספק את היכולות הבאות:

  • יכולות כספת     ל'מרכז הרשומות' מספר תכונות המסייעות להבטיח את תקינות הרשומות המאוחסנות במסגרתו:

    • המערכת אף פעם לא משנה את הרשומות באופן אוטומטי. תכונה זו מבטיחה כי הרשומות המועלות ל'מרכז רשומות' ומורדות שוב מאוחר יותר תמיד זהות.

    • מנהלי אתרים יכולים לקבוע את תצורת 'מרכז הרשומות' בקלות באמצעות הגדרות המונעות שימוש לא חוקי ישיר ברשומות, על-ידי ניהול גירסאות של כל השינויים שבוצעו בתכני מסמכים ועל-ידי ביצוע בקורת של סוגים ספציפיים של שינויים.

    • 'מרכז הרשומות' מאפשר למנהלי רשומות להוסיף ולשמור מטה-נתונים על פריטים בנפרד ממטה-נתונים של רשומות, כך שהמידע הרלוונטי למשימות ניהול רשומות ניתן לעדכון מבלי לשנות את הרשומה המשמשת כבסיס. שינויים במטה-נתונים מנוהלים גם הם בניהול גירסאות.

  • אכיפת מדיניות ניהול מידע   Office SharePoint Server 2007 כוללת מספר תכונות של מדיניות השימושיות עבור ניהול רשומות: 

    • ביקורת     תכונה זו מנהלת רישום של אירועים ופעולות המבוצעות בקבצים. בהקשר של ניהול רשומות, ביקורת היא שימושית כדי לתעד מי מציג מידע וניגש אליו ב'מרכז הרשומות'.

    • תפוגה     תכונה זו מציינת כמה זמן צריכה רשומה להישמר ואיזו פעולה צריכה להתרחש כאשר מסתיימת תקופת השמירה, כגון מחיקה או אתחול זרימת עבודה של 'אישור חיסול'. בהקשר של ניהול רשומות, תקופת השמירה עבור רשומה מתחילה בדרך כלל כאשר רשומה נשלחת לראשונה ל'מרכז הרשומות'.

    • ברקודים     תכונה זו מספקת לכל רשומה תמונת ברקוד ייחודית וערך מספרי. ערך הברקוד מאוחסן ונכלל באינדקס יחד עם הגירסה האלקטרונית של הרשומה. בהקשר של ניהול רשומות, ברקודים שימושיים עבור שמירה ומעקב אחר רשומות מודפסות. כאשר לרשומות בספריה יש גירסאות מודפסות, ברקודים מספקים דרך לקשר בין הגירסאות המודפסות ובין המקבילות האלקטרוניות שלהן.

  • ממשק איסוף רשומות ניתן לתיכנות     'מרכז הרשומות' תומך בקבוצת שירותים המקלים על איסוף רשומות. ממשק איסוף הרשומות הניתן לתיכנות מאפשר לארגונים לקבוע תצורה של ניהול מסמכים ושל מערכות דואר אלקטרוני לשליחה אוטומטית של קבצים לאתר 'מרכז הרשומות'. תוכן יכול להישלח ל'מרכז הרשומות' דרך שירות אינטרנט באמצעות פרוטוקול ה- SOAP או דרך דואר אלקטרוני באמצעות פרוטוקול ה- SMTP.

  • ניתוב רשומות     'מרכז הרשומות' כולל רשימת 'ניתוב רשומות' המנתבת אוטומטית רשומות נכנסות (בין אם נשלחו אוטומטית ובין אם נשלחו ידנית) למיקומן הנכון, בהתבסס על סוג הרשומה שלהן. כאשר רשומה נשלחת ל'מרכז הרשומות', לעתים קרובות היא מלווה במידע קשור נוסף, כגון היסטוריית ביקורת ומטה-נתונים. היסטוריית הביקורת של רשומה מאוחסנת ב'מרכז הרשומות' כקובץ XML ומטה-נתונים של רשומה מאוחסנים גם בקובץ XML וגם בעמודות מטה-נתונים באתר 'מרכז הרשומות'.

  • המתנה     'מרכז הרשומות' מאפשר לארגונים לקחת רשומות הנמצאות תחת חובת גילוי משפטי כחלק מתביעה משפטית או שהן רלוונטיות לביקורת או לחקירה ולמקם אותן ברשימת 'המתנה'. כאשר רשומות ממוקמות ב'המתנה', הן מושעות מכל מדיניות תפוגה העשויה להיות בתוקף ובכך הן מוגנות מהשמדה. לדוגמה, אם במקרה של תביעה משפטית, ארגון ממקם רשומות רלוונטיות שהוא עשוי להתבקש להפיקן, בהמתנה, רשומות אלו זמינות עד להשלמת התביעה המשפטית. רשומות ניתנות למיקום ביותר מהמתנה אחת בכל פעם. מנהלי רשומות יכולים גם לחפש ב'מרכז הרשומות' אחר רשומות שיש למקמן בהמתנה.

לראש הדף

עיצוב אתר 'מרכז רשומות'

ברמה הגבוהה ביותר, קיימים שני שלבים עיקריים הנדרשים בעיצוב אתר 'מרכז רשומות' כדי ליישם תוכנית ניהול רשומות:

  1. ארגון חייב לפתח אסטרטגיית ניהול רשומות ותוכנית ניהול רשומות רשמית. זהו ומתעדכן המערב תיאום בין מנהלי רשומות, נציגי תאימות, מומחי IT ועובדי מידע.

  2. ארגון חייב לאחר מכן לקבוע תצורה של אתר מרכז הרשומות אחד או יותר כדי ליישם תוכנית ניהול הרשומות שלו.

הסעיפים להלן מתארים את הרכיבים העיקריים המעורבים בכל אחד משלבים אלה.

תכנון ניהול רשומות

לפני שארגון יוכל לקבוע תצורה של אתר 'מרכז רשומות' כפתרון שלו לניהול הרשומות, עליו לפתח תוכנית רשמית עבור אסטרטגיית ניהול הרשומות שלו. סביר כי הרכיבים הספציפיים של תוכנית ניהול רשומות רשמית יהיו ייחודיים לארגונים או לעסקים שונים. עם זאת, למעשה כל תוכניות ניהול הרשומות כוללות את המסמכים והתהליכים הבאים:

  • תוכנית תיוק     תוכנית תיוק מתארת את סוגי המסמכים או הפריטים בהם מכיר ארגון כרשומות עסקיות רשמיות. היא מציינת היכן מאוחסנות רשומות אלו והיא מספקת מידע המבדיל בין סוג אחד של רשומות לאחר. תוכנית התיוק משמשת כאוסף מקיף של פרטי מדיניות, תהליכים והנחיות ליצירה, אחסון וניהול של רשומות. תוכנית תיוק צריכה לכסות את כל הרשומות, ללא קשר למדיה, לרבות נייר, דואר אלקטרוני וקבצים אלקטרוניים. היא צריכה גם לציין כיצד כל רשומה מסווגת, מאובטחת ובסופו של דבר מושמדת. עליה גם לכלול שיקולים עבור קטגוריות מיוחדות של רשומות, כגון רשומות 'סודיות', 'חיוניות', 'סודות מסחריים' או 'חסויות'. לבסוף, תוכנית תיוק חייבת לציין את האנשים האחראים לניהול כל סוג של רשומות.

  • לוח זמנים לשמירה     לוח זמנים לשמירה מציין כמה זמן יש לשמור כל סוג של רשומות בתוכנית התיוק (תקופת השמירה שלו) ואת תהליך חיסולו כאשר הוא מגיע לסוף תקופה זו (תהליך החיסול שלו). ההנחיות בלוח זמנים לשמירה מבוססות בדרך כלל על דרישות חוקיות, סיכונים לארגון וצורך עסקי. בנוסף, לוח זמנים לשמירה מתאר בדרך כלל את אפשרויות ניהול הסיכונים הקובעות את תקופת השמירה עבור כל סוג של רשומות.

  • מסמך דרישות תאימות     מסמך דרישות תאימות מגדיר את הכללים בהם חייבות לדבוק מערכות של טכנולוגיות מידע עבור ניהול רשומות, היכולות שחייבות להיות להן ואת סוגי הפיקוח הרגיל בהם הן חייבות לתמוך כדי להבטיח תאימות.

  • תהליך רשמי עבור השעיה של חיסול הרשומות     תהליך זה, הנקרא לעתים קרובות המתנה, מפרט כיצד ארגון משעה את חיסול הרשומות בעת התרחשות של אירועים כגון תביעה משפטית, ביקורת או חקירות.

  • מערכות לפיקוח ולדיווח על טיפול ברשומות     כדי להבטיח כי עובדים מתייקים, ניגשים ומנהלים רשומות בהתאם למדיניות ולתהליכים מוגדרים, תוכנית ניהול רשומות חייבת לכלול תהליך או מערכת עבור פיקוח ודיווח על הטיפול ברשומות.

לראש הדף

קביעת תצורה של אתר 'מרכז רשומות'

לאחר שארגון מבצע תכנון מפורט של ניהול רשומות ומפתח תוכנית רשמית עבור ניהול רשומות, הוא יכול ליצור ולקבוע תצורה של אתר 'מרכז רשומות' כדי לסייע ביישום תוכנית זו.

עליך לבצע את השלבים הבאים כדי לקבוע תצורה של אתר 'מרכז רשומות':

  1. צור ספריות מסמכים או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג של רשומות המצוין בתוכנית התיוק.

    מומלץ כי תיצור ספריית מסמכים אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הרשומות שלך.

    כאשר רשומות נשלחות אל 'מרכז הרשומות', הן מנותבות אל הרשימה או הספריה הרלוונטית.

  2. צור עמודות עבור ספריות המסמכים, הרשימות או סוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומות המצוין בתוכנית התיוק.

  3. ציין את מדיניות ניהול המידע עבור כל סוג רשומות באתר 'מרכז הרשומות'. על פריטי מדיניות אלה לשקף את תקופות השמירה ודרישות הביקורת המצוינות בתוכנית התיוק ובלוח הזמנים לשמירה של הארגון שלך.

  4. קבע את התצורה של רשימת 'ניתוב הרשומות' לניתוב של כל סוג רשומות למיקום הנכון. בעת שרשומות נשלחות לאתר 'מרכז הרשומות', אם באופן ידני ואם בצורה תכניתית, Office SharePoint Server 2007 משתמש בטבלה זו כדי לקבוע כיצד לסווג את הרשומה במסגרת אתר 'מרכז הרשומות' ולאן לשלוח אותה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×