למד את מבנה מסד הנתונים של Access

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

היכרות עם הטבלאות, הטפסים, השאילתות ואובייקטים אחרים במסד נתונים יכולה להקל על ביצוע מגוון רחב של משימות, כגון הזנת נתונים לטופס, הוספה או הסרה של טבלאות, חיפוש והחלפת נתונים והפעלת שאילתות.

מאמר זה מספק סקירה בסיסיות של מבנה מסד נתונים של Microsoft Office Access. Access מספק כמה כלים שבהם באפשרותך להשתמש כדי להכיר המבנה של מסד נתונים מסוים. מאמר זה מסביר גם כיצד לעשות זאת, כאשר, ומדוע תשתמש כל כלי.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הבנת היסודות של מסד נתונים של Access

לקבלת פרטים אודות האובייקטים במסד נתונים

סיור טבלה בתצוגת עיצוב

ראה את קשרי הגומלין בין טבלאות

ראה כיצד להשתמש של אובייקטים לאובייקטים אחרים

הבנת היסודות של מסד נתונים של Access

מסד נתונים הוא אוסף מידע הקשור לנושא או למטרה מסוימים, כגון מעקב אחר הזמנות של לקוחות או תחזוקה של אוסף מוסיקה. אם מסד הנתונים אינו מאוחסן במחשב או שרק חלקים ממנו מאוחסנים במחשב, ייתכן שתבצע מעקב אחר מידע ממגוון מקורות שיהיה עליך לתאם ולארגן.

לדוגמה, נניח שמספרי הטלפון של הספקים שלך מאוחסנים במיקומים שונים: בקובץ כרטיס הכולל מספרי טלפון של ספקים, בקבצי מידע אודות מוצרים בקובץ cabinet ובגיליון אלקטרוני הכולל מידע אודות הזמנות. אם מספר טלפון של ספק משתנה, ייתכן שיהיה עליך לעדכן מידע זה בכל שלושת המקומות. במסד נתונים של Access המתוכנן כהלכה, מספר הטלפון מאוחסן פעם אחת בלבד, כך שעליך לעדכן מידע זה במקום אחד בלבד. כתוצאה מכך, בעת עדכון מספר טלפון של ספק, הוא מתעדכן באופן אוטומטי בכל מקום שבו תשתמש בו במסד הנתונים.

קבצי מסד נתונים של Access

באפשרותך להשתמש ב- Access לניהול כל המידע בקובץ אחד. בקובץ מסד נתונים של Access באפשרותך להשתמש ב:

  • טבלאות לאחסון הנתונים.

  • שאילתות לחיפוש ולאחזור של הנתונים הרצויים.

  • טפסים להצגה, להוספה ולעדכון של נתונים בטבלאות.

  • דוחות לניתוח או להדפסה של נתונים בפריסה ספציפית.

נתונים מטבלאות המשמשות בשאילתה, בטופס ובדוח

1. אחסן נתונים פעם אחת בטבלה אחת, אך הצג אותם ממיקומים מרובים. בעת עדכון הנתונים, הם יעודכנו באופן אוטומטי בכל מקום שבו הם מופיעים.

2. אחזר נתונים באמצעות שאילתה.

3. הצג או הזן נתונים באמצעות טופס.

4. הצג או הדפס נתונים באמצעות דוח.

כל הפריטים האלה — טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות — הם אובייקטי מסד נתונים.

הערה: מסדי נתונים מסוימים של Access כוללים קישורים לטבלאות המאוחסנות במסדי נתונים אחרים. לדוגמה, ייתכן שברשותך מסד נתונים אחד של Access שאינו כולל דבר מלבד טבלאות, ומסד נתונים נוסף של Access הכולל קישורים לטבלאות אלה, כמו גם שאילתות, טפסים ודוחות המבוססים על הטבלאות המקושרות. במרבית המקרים, אין זה משנה אם טבלה היא טבלה מקושרת או שהיא מאוחסנת בפועל במסד הנתונים.

טבלאות וקשרי גומלין

לאחסון הנתונים, אתה יוצר טבלה אחת עבור כל סוג מידע שאחריו אתה מבצע מעקב. סוגי מידע עשויים לכלול מידע אודות לקוחות, מוצרים ופרטי הזמנות. כדי לאחד את הנתונים מטבלאות מרובות בשאילתה, בטופס או בדוח, אתה מגדיר את קשרי הגומלין בין הטבלאות.

נתונים המאוחסנים בטבלאות מאוחדים בשדות קשורים

1. מידע אודות לקוחות, שבעבר התקיים ברשימת דיוור, נמצא כעת בטבלה 'לקוחות'.

2. מידע אודות הזמנות, שבעבר התקיים בגיליון אלקטרוני, נמצא כעת בטבלה 'הזמנות'.

3. מזהה ייחודי, כגון מזהה לקוח, מבחין בין רשומה אחת לאחרת בתוך טבלה. על-ידי הוספה של מזהה ייחודי של טבלה אחת לטבלה אחרת והגדרה של קשר גומלין בין שני השדות, באפשרותו של Access להתאים בין רשומות קשורות משתי הטבלאות כך שתוכל לאחד אותן בטופס, בדוח או בשאילתה.

שאילתות

באמצעות שאילתה באפשרותך לחפש ולאחזר את הנתונים העונים על תנאים שציינת  - כולל נתונים מטבלאות מרובות. באפשרותך להשתמש בשאילתה גם כדי לעדכן או למחוק רשומות מרובות בו זמנית ולבצע חישובים מוגדרים מראש או מותאמים אישית בנתונים שלך.

שאילתה שמחזירה תוצאות מטבלאות שונות

1. הטבלה 'לקוחות' כוללת מידע אודות לקוחות.

2. הטבלה 'הזמנות' כוללת מידע אודות הזמנות של לקוחות.

3. שאילתה זו מאחזרת את הנתונים של 'מזהה הזמנה' ו'תאריך נדרש' מהטבלה 'הזמנות', ואת הנתונים 'שם חברה' ו'עיר' מהטבלה 'לקוחות'. השאילתה מחזירה רק הזמנות שהוזמנו לאפריל, ורק עבור לקוחות שנמצאים בלונדון.

טפסים

באפשרותך להשתמש בטופס כדי להציג, להזין ולשנות בקלות נתונים, שורה אחת בכל פעם. באפשרותך להשתמש בטופס גם כדי לבצע פעולות אחרות, כגון שליחת נתונים ליישום אחר. טפסים כוללים בדרך כלל פקדים המקושרים לשדות המשמשים כבסיס בטבלאות. בעת פתיחה של טופס, Access מאחזר את הנתונים מאחת או יותר מטבלאות אלה ולאחר מכן מציג את הנתונים בפריסה שבחרת כאשר יצרת את הטופס. באפשרותך ליצור טופס באמצעות אחת מפקודות הטופס ברצועת הכלים, באשף הטפסים, או שבאפשרותך ליצור טופס משלך בתצוגת עיצוב.

טפסים יכולים לסייע לך להציג ולהזין נתונים

1. טבלה מציגה רשומות רבות בו זמנית, אך ייתכן שיהיה עליך לגלול באופן אופקי כדי להציג את כל הנתונים ברשומה אחת. בנוסף, בעת הצגה של טבלה, אין באפשרותך לעדכן נתונים מיותר מטבלה אחת בו זמנית.

2. טופס מתמקד ברשומה אחת בכל פעם, ובאפשרותו להציג שדות מיותר מטבלה אחת. באפשרותו להציג גם תמונות ואובייקטים אחרים.

3. טופס יכול לכלול לחצן שעליו באפשרותך ללחוץ כדי להדפיס דוח, לפתוח אובייקטים אחרים או להפוך משימות לאוטומטיות באופן אחר.

דוחות

באפשרותך להשתמש בדוח כדי לנתח במהירות את הנתונים או כדי להציג אותם מודפסים באופן מסוים או בתבניות אחרות. לדוגמה, ייתכן שתשלח לעמית לעבודה דוח המקבץ נתונים ומחשב סכומים. לחלופין, ייתכן שתיצור דוח עם נתוני כתובת המעוצבים להדפסה של תוויות מען.

דוחות המציגים נתונים מעוצבים או מחושבים

1. השתמש בדוח כדי ליצור תוויות מען.

2. השתמש בדוח כדי להציג סכומים בתרשים.

3. השתמש בדוח כדי להציג סכומים כוללים מחושבים.

כעת, כשאתה מכיר את המבנה הבסיסי של מסדי הנתונים של Access, המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד להשתמש בכלים המוכללים לסיור במסד נתונים מסוים של Access.

לראש הדף

הצגת פרטים אודות האובייקטים במסד נתונים

אחת הדרכים הטובות ביותר ללמוד אודות מסד נתונים מסוים היא על-ידי שימוש ב'מתעד מסדי הנתונים'. השתמש ב'מתעד מסדי הנתונים' כדי לבנות דוח הכולל מידע מפורט אודות האובייקטים במסד נתונים. תחילה בחר אילו אובייקטים יפורטו בדוח. כאשר תפעיל את 'מתעד מסדי הנתונים', הדוח שלו יכלול את כל הנתונים אודות אובייקטי מסד הנתונים שבחרת.

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך לתעד.

  2. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה נתח, לחץ על מתעד מסדי הנתונים.

  3. בתיבת הדו-שיח מתעד, לחץ על הכרטיסיה המייצגת את סוג אובייקט מסד הנתונים שברצונך לתעד. כדי ליצור דוח בכל האובייקטים במסד נתונים, לחץ על הכרטיסיה כל סוגי אובייקטים.

  4. בחר אחד או יותר מהאובייקטים המפורטים בכרטיסיה. כדי לבחור את כל האובייקטים בכרטיסיה, לחץ על בחר הכל.

  5. לחץ על אישור.

    'מתעד מסדי הנתונים' יוצר דוח הכולל נתונים מפורטים עבור כל אובייקט שנבחר ולאחר מכן פותח את הדוח ב'הצגה לפני הדפסה'. לדוגמה, אם תפעיל את 'מתעד מסדי הנתונים' מול טופס הזנת נתונים, הדוח שנוצר על-ידי המתעד מפרט את מאפייני הטופס כולו, את המאפיינים של כל אחד מהמקטעים בטופס ואת המאפיינים של לחצנים, תוויות, תיבות טקסט ופקדים אחרים בטופס, וכן מודולי קוד והרשאות משתמש המשויכים לטופס.

  6. כדי להדפיס את הדוח, בכרטיסיה הצג לפני הדפסה, בקבוצה הדפס, לחץ על הדפס.

לראש הדף

סיור בטבלה בתצוגת עיצוב

פתיחת טבלה בתצוגת עיצוב מעניקה לך מבט מפורט על מבנה הטבלה. לדוגמה, תוכל למצוא את הגדרת סוג הנתונים עבור כל שדה, לאתר מסיכות קלט או לראות אם הטבלה משתמשת בשדות בדיקת מידע — שדות שמשתמשים בשאילתות כדי לחלץ נתונים מטבלאות אחרות. מידע זה שימושי מכיוון שסוגי הנתונים ומסיכות הקלט יכולים להשפיע על יכולתך לחפש נתונים ולהפעיל שאילתות עדכון. לדוגמה, נניח שברצונך להשתמש בשאילתת עדכון כדי לעדכן שדות מסוימים בטבלה אחת על-ידי העתקת נתונים בשדות דומים מטבלה אחרת. השאילתה לא תפעל אם סוגי הנתונים של כל שדה בטבלאות המקור והיעד אינם תואמים.

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך לנתח.

  2. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שברצונך לסייר בה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

  3. לפי הצורך, שים לב לשם של כל שדה בטבלה ולסוג הנתונים המוקצה לכל שדה.

    סוג הנתונים המוקצה לשדה יכול להגביל את גודל וסוג הנתונים שהמשתמשים יכולים להזין בשדה. לדוגמה, ייתכן שהמשתמשים יוגבלו ל- ‏20 תווים בשדה טקסט, ולא יוכלו להזין נתוני טקסט לשדה שהוגדר כסוג הנתונים 'מספר'.

  4. כדי לקבוע אם שדה הוא שדה בדיקת מידע, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע במקטע התחתון של רשת עיצוב הטבלה, תחת מאפייני שדה.

    שדה בדיקת מידע מציג קבוצת ערכים אחת (שדה אחד או יותר, כגון שם פרטי ושם משפחה), אך בדרך כלל מאחסן קבוצת ערכים שונה (שדה אחד, כגון מזהה מספרי). לדוגמה, ייתכן ששדה בדיקת מידע יאחסן מספר מזהה של עובד (הערך המאוחסן), אך הוא מציג את שם העובד (הערך המוצג). בעת שימוש בשדה בדיקת מידע בביטויים או בפעולות של חיפוש והחלפה, השתמש בערך המאוחסן, ולא בערך המוצג. הכרת הערכים המאוחסנים והמוצגים של שדה בדיקת מידע היא הדרך הטובה ביותר לוודא שביטוי או פעולה של חיפוש והחלפה המשתמשים בשדה בדיקת המידע עובדים כצפוי.

    האיור שלהלן מציג שדה בדיקת מידע טיפוסי. זכור שההגדרות המוצגות במאפיין מקור שורה של השדה ישתנו.

    שימוש בטבלה או בשאילתה כמקור הנתונים של שדה בדיקת מידע

    שדה בדיקת המידע המוצג כאן משתמש בשאילתה כדי לאחזר נתונים מטבלה אחרת. ייתכן גם שיוצג סוג אחר של שדה בדיקת מידע, שנקרא רשימת ערכים, המשתמש ברשימת אפשרויות שקודדו באופן קשיח. באיור זה מוצגת רשימת ערכים טיפוסית.

    שימוש ברשימת ערכים כמקור הנתונים עבור שדה בדיקת מידע

    כברירת מחדל, רשימות ערכים משתמשות בסוג הנתונים 'טקסט'.

    הדרך הטובה ביותר לאיתור רשימות בדיקת מידע וערך היא על-ידי הצגת הכרטיסיה בדיקת מידע ולאחר מכן לחיצה על הערכים בעמודה סוג נתונים עבור כל שדה בטבלה. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שדות בדיקת מידע ורשימות ערכים, ראה יצירת שדה בדיקת מידע.

לראש הדף

הצגת קשרי הגומלין בין טבלאות

כדי להציג ייצוג גרפי של הטבלאות במסד נתונים, את השדות בכל טבלה ואת קשרי הגומלין בין טבלאות אלה, השתמש בכרטיסיית האובייקט קשרי גומלין. כרטיסיית האובייקט קשרי גומלין מספקת תמונה כוללת של מבנה הטבלה וקשרי הגומלין של מסד נתונים  - מידע חיוני כאשר עליך ליצור או לשנות את קשרי הגומלין בין טבלאות.

הערה: באפשרותך להשתמש בכרטיסיית האובייקט קשרי גומלין גם כדי להוסיף, לשנות או למחוק קשרי גומלין.

  • פתח את מסד הנתונים שברצונך לנתח.

  • בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על קשרי גומלין..

כרטיסיית האובייקט קשרי גומלין מופיעה ומציגה עבורך את קשרי הגומלין שבין כל הטבלאות במסד הנתונים הפתוח.

קשרי גומלין בין שתי טבלאות

לקבלת מידע נוסף אודות קשרי גומלין בין טבלאות, ראה מדריך לקשרי גומלין בין טבלאות.

לראש הדף

למד כיצד אובייקטים משתמשים באובייקטים אחרים

החלונית יחסי תלות של אובייקט מתארת כיצד אובייקטי מסד נתונים, כגון טבלאות, טפסים, שאילתות ודוחות, מקיימים אינטראקציה עם אובייקטים אחרים או תלויים בהם.

באפשרותך להשתמש בחלונית יחסי תלות של אובייקט כדי לסייע במניעת מחיקה בשוגג של מקורות רשומה. לדוגמה, נניח שברשותך שאילתה של 'הזמנות לרבעון' במסד נתונים של 'מכירות', ואינך זקוק עוד לשאילתה. לפני מחיקת השאילתה, עליך לגלות אם אובייקטים אחרים במסד הנתונים, כגון טופס או דוח, עושים שימוש בשאילתה כמקור נתונים. לאחר מכן, באפשרותך לשנות את האובייקטים התלויים כדי להסיר הפניות לשאילתה, או שבאפשרותך למחוק את האובייקטים התלויים יחד עם השאילתה. הצגת רשימה מלאה של אובייקטים תלויים יכולה לסייע לך לחסוך בזמן על-ידי ביטול הצורך לבדיקה ידנית של מאפייני אובייקטים ולהפחית שגיאות על-ידי איתור הפרטים שייתכן שבדיקה ידנית לא תאתר.

כאשר ברצונך לשנות את העיצוב של אובייקט מסד נתונים, החלונית יחסי תלות של אובייקט יכולה להיות שימושית גם בכך שתציג כיצד יושפעו אובייקטים אחרים משינוי העיצוב. מומלץ שתשתמש בחלונית יחסי תלות של אובייקט כדי לסייע לך לתכנן שינויי עיצוב עיקריים.

שימוש בחלונית 'יחסי תלות של אובייקטים'

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך לבדוק.

  2. בחלונית הניווט, בחר או פתח טבלה, טופס, דוח או שאילתה.

  3. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על יחסי תלות של אובייקט.

  4. אם תתבקש, לחץ על אישור כדי לעדכן את מידע התלות.

    החלונית יחסי תלות של אובייקט מופיעה.

    החלונית 'יחסי תלות של אובייקט'

  5. כדי להציג רשימה של האובייקטים המשתמשים באובייקט שבחרת בשלב 2, לחץ על אובייקטים התלויים בי בחלק העליון של החלונית. כדי להציג רשימה של האובייקטים שבהם האובייקט הנבחר משתמש, לחץ על אובייקטים שאני תלוי בהם.

  6. כדי להציג מידע תלות עבור אובייקט, לחץ על סמל ההרחבה (+) שלצד האובייקט. Access מציג עד ארבע רמות תלות עבור אובייקט.

זכור עובדות אלה כאשר אתה משתמש בחלונית יחסי תלות של אובייקט:

  • מידע אודות תלות זמין רק אם ברשותך הרשאות לפתיחת אובייקט בתצוגת 'עיצוב'.

  • החלונית אינה מציגה מידע עבור פקודות מאקרו ומודולי קוד.

  • החלונית מתאימה רק לטבלאות, לטפסים, לדוחות ולשאילתות, מלבד סוגי השאילתות הבאים:

    • שאילתות פעולה — שאילתות שמוסיפות, מעדכנות או מוחקות נתונים

    • שאילתות ספציפיות ל- SQL, כולל שאילתות איחוד, שאילתות הגדרת נתונים ושאילתות מעבר

    • שאילתות משנה

      כאשר Access נתקל בשאילתות מקוננות, מידע של יחסי תלות נוצר רק עבור השאילתה הקיצונית ביותר. כלל זה חל גם על טבלאות ושאילתות המקור של גליון נתונים משני של שאילתה, ועל שדות בדיקת מידע.

  • Access יוצר מידע של יחסי תלות על-ידי חיפוש במפות השמות המתוחזקות באמצעות תכונת התיקון האוטומטי של שמות  - תכונה המתקנת באופן אוטומטי תופעות לוואי נפוצות המתרחשות בעת שינוי שמות של טפסים, דוחות, טבלאות, שאילתות, שדות או פקדים בטפסים ובדוחות. אם מעקב אחר מידע אודות תיקון אוטומטי של שמות מבוטל, תתבקש להפעילו כדי שיהיה באפשרותך להציג את מידע יחסי התלות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×