למד את מבנה מסד הנתונים של Access

למד את מבנה מסד הנתונים של Access

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

היכרות עם טבלאות, טפסים, שאילתות ואובייקטים אחרים במסד נתונים עשויה להקל עליך לבצע מגוון רחב של משימות, כגון הזנת נתונים בטופס, הוספה או הסרה של טבלאות, איתור והחלפה של נתונים והפעלת שאילתות.

מאמר זה מציג מבט כולל בסיסי על המבנה של מסד נתונים של Access. Access מספק כמה כלים שבהם תוכל להשתמש כדי להכיר את המבנה של מסד נתונים מסוים. מאמר זה מסביר גם כיצד, מתי ומדוע עליך להשתמש בכל כלי.

הערה: מאמר זה עוסק במסדי נתונים מסורתיים של Access המורכבים מקובץ או מסדרה של קבצים שמכילים את כל הנתונים ותכונות היישומים, כגון טפסים להזנת נתונים. חלקו אינו חל על מסדי נתונים באינטרנט, סוג חדש של מסד נתונים של Access שאותו ניתן לפרסם באינטרנט על-ידי שימוש ב- SharePoint Server עם Access Services. לקבלת מידע נוסף על מסדי נתונים באינטרנט, עיין במאמר בניית מסד נתונים לשיתוף באינטרנט.

במאמר זה

מבט כולל

הצגת פרטים על האובייקטים במסד נתונים

חקירת טבלה בתצוגת עיצוב

הצגת קשרי גומלין בין טבלאות

הצגת האופן שבו אובייקטים משתמשים באובייקטים אחרים

מבט כולל

מסד נתונים הוא אוסף של פרטים הקשורים לנושא מסוים או למטרה מסוימת, כגון מעקב אחר הזמנות של לקוחות או ניהול אוסף מוסיקה. אם מסד הנתונים לא מאוחסן במחשב, או שרק חלקים שלו מאוחסנים במחשב, ייתכן שתעקוב אחר מידע ממגוון מקורות שאותו תצטרך לתאם ולארגן.

לדוגמה, נניח שמספרי הטלפון של הספקים שלך מאוחסנים במיקומים שונים: בקובץ ספר טלפונים שמכיל את מספרי הטלפון של הספקים, בקבצים של פרטי מוצרים בתיקיית קבצים ובגיליון אלקטרוני שמכיל את פרטי ההזמנה. אם מספר הטלפון של הספק משתנה, ייתכן שתצטרך לעדכן מידע זה בכל שלושת המקומות. במסד נתונים מעוצב היטב של Access, מספר הטלפון מאוחסן פעם אחת בלבד, כך שעליך לעדכן מידע זה במקום אחד. כתוצאה מכך, כאשר תעדכן מספר טלפון של ספק, הוא יעודכן באופן אוטומטי בכל מקום שבו אתה משתמש בו במסד הנתונים.

קבצי מסד נתונים של Access

באפשרותך להשתמש ב- Access כדי לנהל את כל המידע שלך בקובץ אחד. בקובץ מסד נתונים של Access, באפשרותך להשתמש:

  • בטבלאות לאחסון הנתונים.

  • בשאילתות לאיתור ואחזור הנתונים הרצויים.

  • בטפסים להצגה, הוספה ועדכון של נתונים בטבלאות.

  • בדוחות לניתוח או הדפסה של נתונים בפריסה ספציפית.

נתונים מטבלאות המשמשות בשאילתה, בטופס ובדוח

1. אחסן נתונים פעם אחת בטבלה אחת, אך הצג אותם ממיקומים מרובים. כאשר אתה מעדכן את הנתונים, הם מתעדכנים באופן אוטומטי בכל מקום שבו הם מופיעים.

2. אחזר נתונים באמצעות שאילתה.

3. הצג או הזן נתונים באמצעות טופס.

4. הצג או הדפס נתונים באמצעות דוח.

כל הפריטים האלה — טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות — הם אובייקטי מסד נתונים.

הערה: חלק ממסדי הנתונים של Access מכילים קישורים לטבלאות שמאוחסנות במסדי נתונים אחרים. לדוגמה, ייתכן שיש לך מסד נתונים אחד של Access שמכיל טבלאות בלבד, ומסד נתונים אחר של Access שמכיל קישורים לטבלאות אלה, וכן שאילתות, טפסים ודוחות המבוססים על הטבלאות המקושרות. ברוב המקרים, אין זה חשוב אם טבלה היא טבלה מקושרת או טבלה שמאוחסנת בפועל במסד הנתונים.

טבלאות וקשרי גומלין

כדי לאחסן את הנתונים שלך, צור טבלה אחת לכל סוג של מידע שאחריו אתה עוקב. סוגי המידע עשויים לכלול את פרטי הלקוחות, מוצרים ופרטי הזמנות. כדי להשתמש בנתונים מטבלאות מרובות יחד בשאילתה, בטופס או בדוח, הגדר את קשרי הגומלין בין הטבלאות.

הערה: במסד נתונים של אינטרנט, לא ניתן להשתמש בכרטיסיית האובייקטים 'קשרי גומלין' כדי ליצור קשרי גומלין. באפשרותך להשתמש בשדות בדיקת מידע כדי ליצור קשרי גומלין במסד נתונים של אינטרנט.

נתונים המאוחסנים בטבלאות מאוחדים בשדות קשורים

1. פרטי לקוח שהופיעו פעם ברשימת דיוור נמצאים כעת בטבלה 'לקוחות'.

2. פרטי הזמנות שהופיעו פעם בגיליון אלקטרוני נמצאים כעת בטבלה 'הזמנות'.

3. מזהה ייחודי, כגון מזהה לקוח, מבחין בין רשומה אחת לאחרת בטבלה. על-ידי הוספת שדה מזהה ייחודי של טבלה אחת לטבלה אחרת והגדרת קשר גומלין בין שני השדות, Access יכול להתאים רשומות קשורות משתי הטבלאות כך שתוכל להשתמש בהן יחד בטופס, בדוח או בשאילתה.

שאילתות

שאילתת יכולה לסייע לך לאתר ולאחזר את הנתונים שעומדים בתנאים שתציין — כולל נתונים מטבלאות מרובות. באפשרותך גם להשתמש בשאילתה כדי לעדכן או למחוק רשומות מרובות בו-זמנית, וכדי לבצע חישובים מוגדרים מראש או מותאמים אישית על הנתונים שלך.

הערה: לא ניתן להשתמש בשאילתה כדי לעדכן או למחוק רשומות במסד נתונים של אינטרנט.

שאילתה שמחזירה תוצאות מטבלאות שונות

1. הטבלה 'לקוחות' מכילה מידע על לקוחות.

2. הטבלה 'הזמנות' מכילה מידע על הזמנות.

3. שאילתה זו מאחזרת הנתונים 'מזהה הזמנה' ו'תאריך נדרש' מהטבלה 'הזמנות', ואת הנתונים 'שם החברה' ו'עיר' מהטבלה 'לקוחות'. השאילתה מחזירה רק את הזמנות שנדרשו באפריל, ורק עבור לקוחות שנמצאים בחיפה.

טפסים

באפשרותך להשתמש בטופס כדי להציג, להזין או לשנות בקלות נתונים בשורה אחת בכל פעם. באפשרותך גם להשתמש בטופס כדי לבצע פעולות אחרות, כגון שליחת נתונים ליישום אחר. טפסים מכילים בדרך כלל פקדים שמקושרים לשדות המשמשים כבסיס בטבלאות. בעת פתיחת טופס, Access מאחזר את הנתונים מטבלה אחת או יותר מתוך טבלאות אלה, ולאחר מכן מציג את הנתונים בפריסה שבחרת כאשר יצרת את הטופס. באפשרותך ליצור טופס באמצעות אחת מפקודות הטופס ברצועת הכלים, באמצעות אשף הטפסים או על-ידי יצירת טופס בעצמך בתצוגת עיצוב.

הערה: השתמש בתצוגת פריסה, לא בתצוגת עיצוב, כדי ליצור טפסים ודוחות במסדי נתונים באינטרנט.

טפסים יכולים לסייע לך להציג ולהזין נתונים

1. טבלה מציגה רשומות רבות בו-זמנית, אך ייתכן שתצטרך לגלול אופקית כדי לראות את כל הנתונים ברשומה אחת. בנוסף, כאשר תציג טבלה, לא תוכל לעדכן נתונים מיותר מטבלה אחת בו-זמנית.

2. טופס מתמקד ברשומה אחת בכל פעם, והוא יכול להציג שדות מיותר מטבלה אחת. בנוסף, הוא יכול להציג תמונות ואובייקטים אחרים.

3. טופס יכול להכיל לחצן שעליו תלחץ כדי להדפיס דוח, לפתוח אובייקטים אחרים או לבצע משימות אחרות באופן אוטומטי.

דוחות

באפשרותך להשתמש בדוח כדי לנתח במהירות את הנתונים שלך או כדי להציג אותם בצורה מסוימת בדפוס או בתבניות אחרות. לדוגמה, תוכל לשלוח לעמית דוח שמקבץ נתונים ומחשב סכומים. לחלופין, תוכל ליצור דוח עם נתוני כתובות שמעוצבים להדפסת תוויות מען.

דוחות המציגים נתונים מעוצבים או מחושבים

1. השתמש בדוח כדי ליצור תוויות מען.

2. השתמש בדוח כדי להציג סכומים בתרשים.

3. השתמש בדוח כדי להציג סכומים מחושבים.

כעת, לאחר שאתה מכיר את המבנה הבסיסי של מסדי נתונים של Access, המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד להשתמש בכלים המובנים כדי לחקור מסד נתונים מסוים של Access.

לראש הדף

הצגת פרטים על האובייקטים במסד נתונים

אחת הדרכים הטובות ביותר כדי ללמוד על מסד נתונים מסוים היא באמצעות מתעד מסד הנתונים. השתמש במתעד מסד הנתונים כדי לבנות דוח שמכיל מידע מפורט על האובייקטים במסד נתונים. תחילה בחר אילו אובייקטים יפורטו בדוח. כאשר תפעיל את מתעד מסד הנתונים, הדוח שלו יכיל את כל הנתונים אודות אובייקטי מסד הנתונים שבחרת.

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך לתעד.

  2. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה נתח, לחץ על מתעד מסדי הנתונים.

  3. בתיבת הדו-שיח מתעד, לחץ על הכרטיסיה המייצגת את סוג אובייקט מסד הנתונים שברצונך לתעד. כדי ליצור דוח בכל האובייקטים במסד נתונים, לחץ על הכרטיסיה כל סוגי האובייקטים.

  4. בחר אחד או יותר מהאובייקטים המפורטים בכרטיסיה. כדי לבחור את כל האובייקטים בכרטיסיה, לחץ על בחר הכל.

  5. לחץ על אישור.

    מתעד מסדי הנתונים יוצר דוח שמכיל נתונים מפורטים עבור כל אובייקט שנבחר ולאחר מכן פותח את הדוח ב'הצגה לפני הדפסה'. לדוגמה, אם תפעיל את מתעד מסדי הנתונים מול טופס הזנת נתונים, הדוח שנוצר על-ידי המתעד מפרט את מאפייני הטופס כולו, את המאפיינים של כל אחד מהמקטעים בטופס ואת המאפיינים של לחצנים, תוויות, תיבות טקסט ופקדים אחרים בטופס, וכן מודולי קוד והרשאות משתמש המשויכים לטופס.

  6. כדי להדפיס את הדוח, בכרטיסיה הצג לפני הדפסה, בקבוצה הדפס, לחץ על הדפס.

לראש הדף

חקירת טבלה בתצוגת עיצוב

הערה: תצוגת עיצוב אינה זמינה עבור טבלאות במסדי נתונים באינטרנט.

פתיחת טבלה בתצוגת עיצוב מעניקה לך מבט מפורט על מבנה הטבלה. לדוגמה, תוכל למצוא את הגדרת סוג הנתונים עבור כל שדה, לאתר מסיכות קלט או לראות אם הטבלה משתמשת בשדות בדיקת מידע — שדות שמשתמשים בשאילתות כדי לחלץ נתונים מטבלאות אחרות. מידע זה שימושי מכיוון שסוגי הנתונים ומסיכות הקלט יכולים להשפיע על יכולתך לחפש נתונים ולהפעיל שאילתות עדכון. לדוגמה, נניח שברצונך להשתמש בשאילתת עדכון כדי לעדכן שדות מסוימים בטבלה אחת על-ידי העתקת נתונים בשדות דומים מטבלה אחרת. השאילתה לא תפעל אם סוגי הנתונים של כל שדה בטבלאות המקור והיעד אינם תואמים.

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך לנתח.

  2. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שברצונך לחקור, ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

  3. בהתאם לצורך, שים לב לשם של כל שדה טבלה וסוג הנתונים שהוקצה לכל שדה.

    סוג הנתונים שהוקצה לשדה עשוי להגביל את הגודל ואת סוג נתונים שהמשתמשים יכולים להזין בשדה. לדוגמה, ייתכן שהמשתמשים יוגבלו ל- 20 תווים בשדה טקסט, והם לא יוכלו להזין נתוני טקסט בשדה שהוגדר לסוג הנתונים 'מספר'.

  4. כדי לקבוע אם שדה הוא שדה בדיקת המידע, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע במקטע התחתון של רשת עיצוב הטבלה, תחת מאפייני שדה.

    שדה בדיקת מידע מציג סדרה אחת של ערכים (שדה אחד או יותר, למשל, שם פרטי ושם משפחה), אך בדרך כלל מאחסן סדרת ערכים אחרת (שדה אחד, כגון מזהה מספרי). לדוגמה, שדה בדיקת מידע עשוי לאחסן את המספר המזהה של עובד (הערך המאוחסן), אך הוא מציג שם העובד (הערך המוצג). כאשר להשתמש בשדה בדיקת מידע בביטויים או בפעולות של חיפוש והחלפה, עליך להשתמש בערך המאוחסן, לא בערך המוצג. היכרות עם הערכים המאוחסנים והמוצגים של שדה בדיקת מידע היא הדרך הטובה ביותר לוודא שביטוי או פעולת חיפוש והחלפה שמשתמשים בשדה בדיקת המידע פועלים בהתאם לציפיות.

    האיור הבא מציג שדה בדיקת מידע אופייני. זכור כי ההגדרות שאתה רואה במאפיין מקור שורה של השדה ישתנו.

    שימוש בטבלה או בשאילתה כמקור הנתונים של שדה בדיקת מידע

    שדה בדיקת המידע שמוצג כאן משתמש בשאילתה כדי לאחזר נתונים מטבלה אחרת. ייתכן שתראה גם סוג אחר של שדה בדיקת המידע, שנקרא רשימת ערכים, ומשתמש ברשימת אפשרויות המקודדת באופן קשיח. איור זה מציג רשימת ערכים אופיינית.

    שימוש ברשימת ערכים כמקור הנתונים עבור שדה בדיקת מידע

    כברירת מחדל, רשימות ערכים משתמשות בסוג הנתונים 'טקסט'.

    הדרך הטובה ביותר למצוא רשימות בדיקת מידע וערכים היא על-ידי הצגת הכרטיסיה בדיקת מידע ולאחר מכן לחיצה על הערכים בעמודה סוג נתונים עבור כל שדה בטבלה. לקבלת מידע נוסף על יצירת שדות בדיקת מידע ורשימות ערכים, ראה קישורים במקטע ראה גם.

לראש הדף

הצגת קשרי גומלין בין טבלאות

הערה: לא ניתן להשתמש בכרטיסיית האובייקטים 'קשרי גומלין' במסד נתונים באינטרנט.

כדי לראות ייצוג גרפי של הטבלאות במסד נתונים, של השדות בכל טבלה ושל קשרי הגומלין בין טבלאות אלה, השתמש בכרטיסיית האובייקטים קשרי גומלין. כרטיסיית האובייקטים קשרי גומלין מציגה תמונה כללית של הטבלה ומבנה קשרי הגומלין של מסד נתונים - מידע חיוני כאשר עליך ליצור או לשנות את קשרי הגומלין בין הטבלאות.

הערה: באפשרותך גם להשתמש בכרטיסיית האובייקטים קשרי גומלין כדי להוסיף, לשנות או למחוק קשרי גומלין.

  • פתח את מסד הנתונים שברצונך לנתח.

  • בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על קשרי גומלין.

כרטיסיית האובייקטים קשרי גומלין מופיעה ומציגה את קשרי הגומלין בין כל הטבלאות במסד הנתונים הפתוח.

קשרי גומלין בין שתי טבלאות

לראש הדף

הצגת האופן שבו אובייקטים משתמשים באובייקטים אחרים

החלונית יחסי תלות של אובייקטים מדגימה כיצד אובייקטי מסד נתונים, כגון טבלאות, טפסים, שאילתות ודוחות יוצרים אינטראקציה עם אובייקטים אחרים או תלויים באובייקטים אחרים.

באפשרותך להשתמש בחלונית יחסי תלות של אובייקטים שתסייע לך להימנע ממחיקה בטעות של מקורות רשומות. לדוגמה, נניח לך שיש לך שאילתה 'הזמנות רבעוניות' במסד הנתונים 'מכירות', ואינך זקוק עוד לשאילתה. לפני מחיקת השאילתה, עליך לברר אם אחד מהאובייקטים האחרים במסד הנתונים, כגון טופס או דוח, מהשתמש בשאילתה כמקור נתונים. לאחר מכן תוכל לשנות את האובייקטים התלויים כדי להסיר הפניות לשאילתה, או למחוק את האובייקטים התלויים יחד עם השאילתה. הצגת רשימה מלאה של אובייקטים תלויים יכולה לסייע לך לחסוך זמן על-ידי הסרת הצורך לבדוק באופן ידני את מאפייני האובייקט ולמזער שגיאות על-ידי איתור הפרטים שביקורת ידנית עלול להחמיץ.

כאשר ברצונך לשנות את העיצוב של אובייקט מסד נתונים, החלונית יחסי תלות של אובייקטים עשויה להיות שימושית מאחר שהיא מציגה כיצד אובייקטים אחרים יושפעו משינוי העיצוב. עליך להשתמש בחלונית יחסי תלות של אובייקטים כדי לסייע לך לתכנן את שינויי העיצוב המשמעותיים.

שימוש בחלונית 'יחסי תלות של אובייקטים'

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך לחקור.

  2. בחלונית הניווט, בחר או פתח טבלה, טופס, דוח או שאילתה.

  3. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על יחסי תלות של אובייקטים.

  4. אם תוצג לך הנחיה, לחץ על אישור כדי לעדכן את פרטי יחסי התלות.

    הערה: עדכון פרטי יחסי התלות עשוי להימשך זמן מה.

    החלונית יחסי תלות של אובייקטים תופיע.

    החלונית 'יחסי תלות של אובייקט'

  5. כדי לראות רשימה של האובייקטים שמשתמשים באובייקט שבחרת בשלב 2, לחץ על אובייקטים התלויים בי בחלק העליון של החלונית. כדי לראות רשימה של האובייקטים שנמצאים בשימוש על-ידי האובייקט שנבחר, לחץ על אובייקטים שאני תלוי בהם.

  6. כדי לראות מידע על יחסי תלות של אובייקט, לחץ על סמל ההרחבה (+) לצד האובייקט. Access מציג עד ארבע רמות של יחסי תלות של אובייקט.

זכור את העובדות הבאות כאשר אתה משתמש בחלונית יחסי תלות של אובייקטים:

  • מידע על יחסי תלות זמין רק אם יש לך הרשאות לפתוח אובייקט בתצוגת עיצוב.

  • החלונית לא מציג מידע עבור פקודות מאקרו ומודולי קוד.

  • החלונית פועלת רק עבור טבלאות, טפסים, דוחות ושאילתות, למעט סוגי השאילתות הבאים:

    • שאילתות הפעולה - שאילתות שמוסיפות, מעדכנות או מוחקות נתונים

    • שאילתות ספציפיות ל- SQL, כולל שאילתות איחוד, שאילתות הגדרת נתונים ושאילתות מעבר

    • שאילתות משנה

      כאשר Access נתקל בשאילתות מקוננות, מידע על יחסי התלות נוצר עבור השאילתה החיצונית ביותר בלבד. כלל זה חל גם על טבלאות המקור והשאילתות של גליון נתונים משני של שאילתה, ועל שדות בדיקת מידע.

  • Access יוצר מידע על יחסי תלות על-ידי חיפוש במפות השמות המנוהלות על-ידי התכונה 'תיקון אוטומטי של שמות' - תכונה המאפשרת לתקן באופן אוטומטי תופעות לוואי נפוצות שמתרחשות בעת שינוי שם של טפסים, דוחות, טבלאות, שאילתות, שדות או פקדים בטפסים ובדוחות. אם מעקב אחר פרטי 'תיקון אוטומטי של שמות' אינו זמין, תתבקש להפעיל אותו כדי שתוכל להציג את המידע על יחסי התלות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×