כיצד פועל ניהול גירסאות ברשימה או בספריה של SharePoint

כיצד פועל ניהול גירסאות ברשימה או בספריה של SharePoint

בעת הפיכת ניהול גירסאות לזמין ברשימת הSharePoint או בספריה, באפשרותך לאחסן, לעקוב ולשחזר פריטים ברשימה ובקבצים בספריה בכל פעם שהם משתנים. ניהול גירסאות, בשילוב עם הגדרות אחרות, כגון הוצאה, מעניק לך שליטה רבה בתוכן שפורסם באתר שלך ויכול לספק ערך ממשי אם יש לך צורך לבדוק או לשחזר גירסה ישנה של פריט או קובץ.

הערה: ניהול גירסאות מופעל כברירת מחדל בספריות SharePoint וכבוי כברירת מחדל ברשימות SharePoint. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת ניהול גירסאות, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת התצורה שלו עבור רשימה או ספריה.

מבט כולל על ניהול גירסאות

כל אדם בעל הרשאה לניהול רשימות יכול להפעיל או לבטל ניהול של גירסאות עבור ספריה. ניהול גירסאות זמין עבור פריטי רשימה בכל סוגי הרשימות המשמשים כברירת מחדל – כולל לוחות שנה, רשימות מעקב אחר נושאים ורשימות מותאמות אישית. אפשרות זו זמינה גם עבור כל סוגי הקבצים שניתן לאחסן בספריות, כולל דפי Web part. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרה ושימוש בניהול גירסאות, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת התצורה שלו עבור רשימה או ספריה.

הערה: אם אתה לקוח של Office 365, ניהול גירסאות מופעל כעת כברירת מחדל בעת יצירת ספריות OneDrive for Business חדשות, והוא שומר באופן אוטומטי את הגירסאות האחרונות של 500 של מסמך. פעולה זו תסייע לך למנוע אובדן מסמכים חשובים או נתונים. אם יש לך ספריות קיימות באתר הOneDrive for Business שלך או באתר הצוות שלך שאינו מופעל עבור ניהול גירסאות, באפשרותך להפעיל אותן בגירסאות בכל עת.

באפשרותך להשתמש בניהול גירסאות כדי לבצע את הפעולות הבאות:

  • מעקב אחר היסטוריה של גירסה    כאשר ניהול גירסאות זמין, באפשרותך לראות מתי פריט או קובץ השתנה ומי שינה אותו. באפשרותך גם לראות מתי השתנו המאפיינים (מידע אודות הקובץ). לדוגמה, אם מישהו משנה את תאריך היעד של פריט רשימה, מידע זה מופיע בהיסטוריית הגירסאות. באפשרותך גם לראות את ההערות שאנשים מבצע כאשר הם בודקים קבצים בספריות.

  • שחזור גירסה קודמת    אם טעית בגירסה הנוכחית, אם הגירסה הנוכחית פגומה, או אם אתה מעדיף גירסה קודמת בצורה טובה יותר, באפשרותך להחליף את הגירסה הנוכחית בגירסה קודמת. הגירסה המשוחזרת הופכת לגירסה הנוכחית החדשה.

  • הצגת גירסה קודמת    באפשרותך להציג גירסה קודמת מבלי להחליף את הגירסה הנוכחית. אם אתה מציג היסטוריית גירסאות בתוך מסמך Microsoft Office, כגון קובץ Word או Excel, באפשרותך להשוות בין שתי הגירסאות כדי לקבוע מהן ההבדלים.

כאשר ניהול גירסאות זמין, הגירסאות נוצרות במצבים הבאים:

  • כאשר פריט רשימה או קובץ נוצר לראשונה או בעת העלאת קובץ.

    הערה: אם נדרשת הוצאת קבצים, עליך לבדוק את הקובץ כדי ליצור את הגירסה הראשונה שלו.

  • כאשר קובץ מועלה בעל שם זהה לזה של קובץ קיים.

  • כאשר המאפיינים של פריט רשימה או קובץ משתנים.

  • בעת פתיחת מסמך Office ושמירתו. לאחר פתיחת מסמך שוב, גירסה חדשה תיווצר לאחר שמירת עריכה.

  • מעת לעת, בעת עריכה ושמירה של מסמכי Office. לא את כל העריכות והשמירה יוצרת גירסאות חדשות. בעת שמירת עריכות לעתים קרובות, לדוגמה, כל גירסה חדשה לוכדת נקודה בזמן במקום כל עריכה בודדת. פעולה זו נפוצה כאשר האפשרות ' שמירה אוטומטית ' זמינה.

  • במהלך עריכה משותפת של מסמך, כאשר משתמש אחר מתחיל לעבוד על המסמך או כאשר משתמש לוחץ על שמור כדי להעלות שינויים בספריה. 

ייתכן שיהיו עד שלוש גירסאות נוכחיות של קובץ בכל זמן נתון: הגירסה שהוצאה, הגירסה הקטנה או הטיוטה העדכנית ביותר, והגירסה העדכנית ביותר שפורסמה או ראשית. כל הגירסאות האחרות נחשבות לגירסאות היסטוריות. גירסאות נוכחיות מסוימות גלויות רק למשתמשים בעלי הרשאות להציג אותן.

חלק מהארגונים עוקבים גם אחר גירסאות ראשיות וגם אחר גירסאות משניות של קבצים בספריות שלהם. אנשים אחרים מאתרים רק את הגירסאות הראשיות. גירסאות ראשיות מזוהות על-ידי מספרים שלמים, כגון 5.0; גירסאות משניות מזוהות על-ידי מספרים עשרוניים, כגון 5.1.

רוב הארגונים משתמשים בגירסאות משניות כאשר הקבצים נמצאים תחת פיתוח, וגירסאות ראשיות כאשר אבני דרך מסוימות מגיעים או כאשר הקבצים מוכנים לסקירה על-ידי קהל רחב. בארגונים רבים, אבטחת טיוטה מוגדרת לאפשר רק לבעלים של קובץ ואנשים שיש להם הרשאות לאשר קבצים. משמעות הדבר היא שלא ניתן לראות גירסאות משניות על-ידי משתמש אחר עד לפרסום גירסה ראשית.

גירסאות ראשיות זמינות עבור רשימות, אך גירסאות משניות אינן זמינות. כל גירסה של פריט רשימה ממוספרת עם מספר שלם. אם הארגון שלך דורש אישור של פריטים ברשימה, הפריטים נשארים במצב המתנה עד לאישורם על-ידי אדם בעל הרשאות לאשר אותם. כאשר אתה נמצא במצב ממתין, הם ממוספרים עם מספרים עשרוניים ומכונים כטיוטות.

לקבלת מידע נוסף אודות הפעלה והגדרה של ניהול גירסאות, כולל גירסאות ראשיות ומשניות, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת התצורה שלו עבור רשימה או ספריה.

מספרי גירסאות נוספים באופן אוטומטי בכל פעם שאתה יוצר גירסה חדשה. ברשימה או בספריה שבה מופעל ניהול גירסאות ראשי, הגירסאות כוללות מספרים שלמים, כגון 1.0, 2.0, 3.0 וכן הלאה. בספריות, מנהל המערכת שלך עשוי להפוך ניהול גירסאות לזמין הן עבור גירסאות ראשיות והן עבור גירסאות משניות. כאשר מתבצע מעקב אחר גירסאות משניות, יש להן מספרים עשרוניים כגון 1.1, 1.2, 1.3 וכן הלאה. כאשר אחת מגירסאות אלה מתפרסמת כגירסה ראשית, המספר שלה הופך ל-2.0. גירסאות משניות עוקבות ממוספרות ב-2.1, 2.2, 2.3 וכן הלאה.

בעת ביטול הוצאה, מספר הגירסה אינו משתנה. אם הגירסה העדכנית ביותר היא גירסה 3.0, היא תישאר ב-3.0 לאחר שתבטל את ההוצאה.

בעת מחיקת גירסה, הגירסה מגיעה לסל המיחזור והמספר שלה מועבר אליה. היסטוריית הגירסאות תציג את מספרי הגירסאות הנותרים. מספרי הגירסאות האחרים אינם משתנים. לדוגמה, אם יש לך מסמך הכולל גירסאות משניות של 4.1 ו-4.2, ואתה מחליט למחוק את גירסה 4.1, היסטוריית הגירסאות המתקבלת מציגה רק גירסאות 4.0 ו-4.2. התמונה הבאה מציגה זאת.

לקבלת מידע נוסף אודות הפעלה והגדרה של ניהול גירסאות, כולל גירסאות ראשיות ומשניות, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת התצורה שלו עבור רשימה או ספריה.

היסטוריית גירסאות עם גירסה משנית אחת נמחקת

ארגונים מסוימים מאפשרים גירסאות בלתי מוגבלות של קבצים ואחרים מחילים מגבלות. ייתכן שתגלה, לאחר שתבדוק את הגירסה העדכנית ביותר של קובץ, שגירסה ישנה חסרה. אם הגירסה העדכנית ביותר שלך היא 101.0 ואתה מבחין שאין עוד גירסה 1.0, משמעות הדבר היא שמנהל המערכת קבע את תצורת הספריה כדי לאפשר רק 100 גירסאות ראשיות של קובץ. הוספת הגירסה ה-101 גורמת למחיקת הגירסה הראשונה. רק גירסאות 2.0 עד 101.0 נשארות. באופן דומה, אם מתווספת גירסה של 102nd, רק גירסאות 3.0 עד 102.0 נשארות.

מנהל המערכת עשוי גם להחליט להגביל את מספר הגירסאות המשניות רק עבור מספר מוגדר של הגירסאות העדכניות ביותר. לדוגמה, אם הגירסאות הראשיות של 100 מותרות, מנהל המערכת עשוי להחליט לשמור טיוטות משניות רק עבור חמש הגירסאות הראשיות האחרונות בלבד. מספר ברירת המחדל של גירסאות משניות בין גירסאות ראשיות הוא 511. אם תנסה לשמור גירסה משנית אחרת, תראה הודעת שגיאה המציינת שעליך לפרסם תחילה את המסמך. מנהל האתר שלך יכול לשנות את ברירת המחדל כדי לאפשר פחות גירסאות משניות.

אם רשימה או ספריה מגבילות את מספר הגירסאות הראשיות, הגירסאות המוקדמות ביותר נמחקות כאשר המגבלה מגיעה. לדוגמה, אם רק גירסאות 100 נשמרות, והצוות שלך יוצר גירסאות 105, רק גירסאות 6 עד 105 נשמרות. אם נוצרת גירסה אחרת, נשמרות רק גירסאות 7 עד 106. אם הרשימה או הספריה מגבילה גירסאות, עליך לוודא שהתורמים מודעים לכך שגירסאות קודמות יימחקו כאשר תגיע למגבלת הגירסאות.

בספריה המגבילה את מספר הגירסאות הראשיות שבהן הוא שומר גירסאות משניות, הגירסאות המשניות נמחקות עבור הגירסאות הראשיות הקודמות כאשר מגבלת הגירסאות מגיעה. לדוגמה, אם אתה שומר טיוטות עבור גירסאות ראשיות בלבד של 100, והצוות שלך יוצר 105 גירסאות ראשיות, רק הגירסאות הראשיות יישמרו עבור הגירסאות המוקדמות ביותר. הגירסאות המשניות המשויכות לחמש הגירסאות הראשיות המוקדמות ביותר — כגון 1.2 או 2.3 – נמחקות, אך הגירסאות הראשיות-1, 2 וכן הלאה – נשמרות, אלא אם כן הספריה מגבילה את הגירסאות הראשיות.

הגבלת מספר הגירסאות היא בדרך כלל שיטה טובה. משמעות הדבר היא שתוכל לחסוך מקום בשרת ולהקטין את העומס עבור משתמשים. עם זאת, אם הארגון שלך נדרש לשמור את כל הגירסאות עבור סיבות משפטיות או אחרות, אל תחיל מגבלות כלשהן.

הערות: 

  • SharePoint Online דורש ניהול גירסאות עבור ספריות; SharePoint Server מאפשר לך לבחור ללא ניהול גירסאות כאפשרות.

  • SharePoint Online הגדרות ספריה מאפשרות טווח של גירסאות ראשיות של 100-50000; SharePoint Server הגדרות ספריה מאפשרות טווח של גירסאות ראשיות של 1-50000.

  • הן SharePoint Online והן את הגדרות הספריה SharePoint Server מאפשרות טווח של גירסאות משניות של 1-50000.

  • הן SharePoint Online והן את הגדרות הרשימה של SharePoint Server מאפשרות ניהול גירסאות (כולל טיוטות) כאפשרות, עם טווח של גירסאות 1-50000.

חשוב: אם הארגון שלך מגביל את מספר הגירסאות שהוא מאחסן, הגירסאות הישנות ביותר נמחקות לצמיתות כאשר המגבלה מגיעה. הם אינם נשלחים לסל המיחזור.

לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת ניהול גירסאות, כולל מגבלות, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת התצורה שלו עבור רשימה או ספריה.

באפשרותך לקבוע מי יוכל להציג טיוטות של פריטי רשימה וקבצים. טיוטות נוצרות בשני מצבים:

  • כאשר גירסה משנית של קובץ נוצרת או מתעדכנת בספריה שעוקבת אחר גירסאות ראשיות ומשניות.

  • כאשר פריט רשימה או קובץ נוצר או מעודכן, אך עדיין לא אושר ברשימה או בספריה שבה נדרש אישור תוכן.

בעת מעקב אחר גירסאות ראשיות ומשניות, באפשרותך לציין אם לאנשים דרושה הרשאה לערוך קבצים לפני שיוכלו להציג ולקרוא גירסה משנית. כאשר הגדרה זו מוחלת, אנשים שיש להם הרשאה לערוך את הקובץ יכולים לעבוד על הקובץ, אך אלה שיש להם הרשאה לקרוא את הקובץ בלבד אינם יכולים לראות את הגירסה המשנית. לדוגמה, ייתכן שאינך מעוניין שכל מי שיש לו גישה לספריה שלך כדי לראות הערות או תיקונים בעת עריכת קובץ. אם מתבצע מעקב אחר גירסאות ראשיות ומשניות ואף אחד לא פרסם גירסה ראשית, הקובץ אינו גלוי לאנשים שאין להם הרשאה לראות פריטי טיוטה.

כאשר נדרש אישור תוכן, באפשרותך לציין אם אנשים הממתינים לאישור ניתנים להצגה על-ידי אנשים בעלי הרשאה לקרוא, אנשים בעלי הרשאה לערוך, או רק את המחבר והאנשים בעלי הרשאה לאשר פריטים. אם מתבצע מעקב אחר גירסאות ראשיות וגירסאות משניות, המחבר חייב לפרסם גירסה ראשית לפני שניתן יהיה לשלוח את הקובץ לאישור. כאשר נדרש אישור תוכן, אנשים שיש להם הרשאה לקרוא תוכן, אך אין להם הרשאה לראות פריטי טיוטה יראו את הגירסה העדכנית או הראשית המאושרת של הקובץ.

ללא קשר לשאלה אם לאנשים יש הרשאה לערוך קובץ או לא, אם אנשים מחפשים קובץ בגירסה משנית, הם לא מקבלים תוצאות עבורו.

באפשרותך להגביל את מספר הגירסאות של פריטי רשימה או קבצים שנשמרו ברשימה או בספריה, אשר יכולות לסייע בשמירה על שטח השרת. אם הצוות שלך יוצר מספר גדול של גירסאות, הגבלת מספר הגירסאות עשויה לסייע לצוות שלך לנהל ולאתר בצורה טובה יותר גירסאות קודמות. לדוגמה, אם הצוות שלך שומר גירסאות רבות במשך כמה חודשים או שנה.

ב, ייתכן שיהיה קשה לחברים לעיין בהיסטוריית הגירסאות כדי למצוא את הגירסאות הדרושות להן. אם הצוות שלך צריך להציג או לשמור את הגירסאות הקודמות שלו, אל תגביל את מספר הגירסאות כדי לשמור או להגדיר את מספר הגירסאות שאתה שומר למספר גבוה.

אם הספריה שלך מבצעת מעקב אחר גירסאות ראשיות ומשניות, באפשרותך לבחור את מספר הגירסאות העיקריות של קבצים לשמירה ואת מספר הגירסאות המשניות של כל גירסה ראשית כדי לשמור אותה. כברירת מחדל, כל גירסה ראשית יכולה לכלול עד 511 טיוטות (גירסאות משניות).

בהתאם לאופן שבו הצוות שלך עובד, ייתכן שהצוות שלך זקוק לגירסאות המשניות האחרונות שלו, כגון גירסה שנערכה לאחרונה. במהלך הזמן, ייתכן שהצוות שלך פחות זקוק לגירסה משנית גדולה יותר. בדרך כלל, גירסה ראשית מייצגת אבן דרך, כגון קובץ שנשלח לסקירה או פרסום, בעוד שגירסה משנית היא עבודה שאינה מוכנה לכל המשתתפים באתר לקרוא.

אם רשימה או ספריה מגבילות את מספר הגירסאות הראשיות, הגירסאות המוקדמות ביותר נמחקות כאשר המגבלה מגיעה. לדוגמה, אם רק גירסאות 100 נשמרות, והצוות שלך יוצר גירסאות 105, רק גירסאות 6 עד 105 נשמרות. אם נוצרת גירסה אחרת, נשמרות רק גירסאות 7 עד 1066. אם הרשימה או הספריה מגבילה גירסאות, עליך לוודא שהתורמים מודעים לכך שגירסאות קודמות יימחקו כאשר תגיע למגבלת הגירסאות.

בספריה המגבילה את מספר הגירסאות הראשיות שבהן הוא שומר גירסאות משניות, הגירסאות המשניות נמחקות עבור הגירסאות הראשיות הקודמות כאשר מגבלת הגירסאות מגיעה. לדוגמה, אם אתה שומר טיוטות עבור גירסאות ראשיות בלבד של 100, והצוות שלך יוצר 105 גירסאות ראשיות, רק הגירסאות הראשיות יישמרו עבור הגירסאות המוקדמות ביותר. הגירסאות המשניות המשויכות לחמש הגירסאות הראשיות המוקדמות ביותר — כגון 1.2 או 2.3 – נמחקות, אך הגירסאות הראשיות-1, 2 וכן הלאה – נשמרות, אלא אם כן הספריה מגבילה את הגירסאות הראשיות.

הערות: 

  • SharePoint Online דורש ניהול גירסאות עבור ספריות; SharePoint Server מאפשר לך לבחור ללא ניהול גירסאות כאפשרות.

  • SharePoint Online הגדרות ספריה מאפשרות טווח של גירסאות ראשיות של 100-50000; SharePoint Server הגדרות ספריה מאפשרות טווח של גירסאות ראשיות של 1-50000.

  • הן SharePoint Online והן את הגדרות הספריה SharePoint Server מאפשרות טווח של גירסאות משניות של 1-50000.

  • הן SharePoint Online והן את הגדרות הרשימה של SharePoint Server מאפשרות ניהול גירסאות (כולל טיוטות) כאפשרות, עם טווח של גירסאות 1-50000.

ניהול גירסאות מופעל באופן אוטומטי כאשר ספריה נוצרת, ולא בעת יצירת רשימה. כל אדם בעל הרשאה לניהול רשימות יכול להפעיל או לבטל ניהול גירסאות. באתרים רבים שהוא אותו אדם שמנהל את האתר, מכיוון שהרשימות והספריות יורשות הרשאות מהאתר. בנוסף להפיכת ניהול גירסאות לזמין, בעלי האתר (או אדם אחר המנהל את הרשימה או הספריה) מחליט אם לדרוש אישור תוכן, מי יכול להציג פריטי טיוטה, ואם נדרשת הוצאת קבצים. כל אחת מהחלטות אלה משפיעה על אופן הפעולה של ניהול גירסאות. לדוגמה, אם האדם שמנהל ספריה מחליט לדרוש הוצאה, מספרי גירסאות נוצרות רק בעת הכנסת קובץ. אם נדרש אישור תוכן, מספרי הגירסאות העיקריים לא יוחלו עד לאישור הקבצים על-ידי אדם בעל הרשאה לעשות זאת.

חשוב: אם האנשים העובדים בספריה שלך מתכננים לבצע עריכה משותפת של מסמכים, אל תקבע את תצורת הספריה לדרישת הוצאה. אנשים אינם יכולים לעבוד כעורכים משותפים כאשר המסמכים הדרושים להם הוצאה.

כדי ללמוד כיצד להפעיל ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת התצורה שלו עבור רשימה או ספריה.

אם ניהול גירסאות זמין בספריה, האדם שמגדיר אותו קובע אם לעקוב אחר גירסאות ראשיות וגירסאות משניות וגם קובע מי יכול לראות את הגירסאות המשניות. ברוב המקרים, כאשר נדרש אישור תוכן, רק הבעלים של הקובץ ואנשים שיש להם הרשאה לאשר פריטים, יכולים לראות את הגירסאות המשניות. בספריות אחרות, כל מי שיכול לערוך קבצים בספריה, או כל מי שיש לו הרשאת קריאה לספריה, יכול לראות את כל הגירסאות. לאחר שגירסה מאושרת, כל מי שיש לו הרשאת קריאה לרשימה או לספריה יכול לראות את הגירסה.

למרות שרשימות אינן כוללות גירסאות ראשיות ומשניות, כל פריט שנמצא במצב ממתין נחשב לטיוטה. ברוב המקרים, רק יוצר הפריט והאנשים שיש להם הרשאות שליטה מלאה או עיצוב יכולים לראות טיוטות. טיוטה מופיעה במצב המתנה עבור האנשים האלה, אך אחרים רואים רק את הגירסה המאושרת העדכנית ביותר בהיסטוריית הגירסאות. אם הקובץ נדחה, הוא נשאר במצב ממתין עד שמישהו בעל ההרשאות הדרושות מוחק אותו.

כברירת מחדל, פריט או קובץ ממתינים גלויים רק ליוצרו ולאנשים בעלי הרשאה לניהול רשימות, אך באפשרותך לציין אם קבוצות אחרות של משתמשים יוכלו להציג את הפריט או הקובץ. אם הספריה שלך מוגדרת למעקב אחר גירסאות ראשיות וגירסאות משניות, האדם שעורך את הקובץ חייב לפרסם תחילה גירסה ראשית של הקובץ.

לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת אישור עבור מסמכים, ראה דרישת אישור של פריטים ברשימה או בספריה של אתר.

הערה: אבטחת טיוטה, ברשימות ובספריות מסוימות, מוגדרת לאפשר לכל משתמשי האתר לראות את הגירסאות הממתינותוהמאושרות .

בעת הוצאת קובץ מספריה שאליה מופעל ניהול גירסאות, גירסה חדשה נוצרת בכל פעם שאתה מכניס אותה. אם גירסאות ראשיות ומשניות מופעלות, באפשרותך להחליט במהלך הצ-אין, בסוג הגירסה שאתה מכניס. בספריות שבהן נדרשת הוצאה, גירסאות נוצרות רק בעת הצ-אין.

בספריות שבהן ההוצאה אינה נדרשת, גירסה חדשה נוצרת בפעם הראשונה שאתה שומר לאחר פתיחת הקובץ. כל שמירה עוקבת מחליפה את הגירסה שיצרת באמצעות השמירה הראשונה. אם תסגור את היישום ולאחר מכן תפתח מחדש את המסמך, השמירה הראשונה תהפוך לגירסה מחדש. פעולה זו עלולה לגרום למספר הגירסאות להיווצר במהירות רבה.

לקבלת מידע נוסף על הכניסה והיציאה, ראה הוצאת קבצים, הכנסת קבצים או ביטול שינויים בקבצים בספריה.

חשוב: אם אתה מבצע עריכה משותפת של מסמך, אל תבדוק אותו אלא אם יש לך סיבה טובה למנוע מאחרים לעבוד על המסמך.

דרישת הוצאה יכולה לעזור לצוות שלך להפיק את המרב מניהול גירסאות, מכיוון שאנשים מייעדים באופן ספציפי מתי ליצור גירסה. גירסה נוצרת רק כאשר מישהו מחפש קובץ, משנה אותו ולאחר מכן מחזיר אותו בחזרה. כאשר ההוצאה אינה נדרשת, גירסה נוצרת כאשר מישהו שומר לראשונה קובץ וגירסה זו מתעדכנת כאשר האדם סוגר אותו. אם אדם זה או מישהו אחר פותח ושומר את הקובץ שוב, גירסה אחרת נוצרת. בהתאם למצב, ייתכן שאינך מתכוון ליצור גירסאות מרובות, לדוגמה, אם עליך לסגור קובץ כדי להשתתף בפגישה לפני שתסיים לבצע שינויים בקובץ.

כאשר נדרשת הוצאת קבצים, אין באפשרותו של אנשים להוסיף קבצים, לשנות קבצים או לשנות את מאפייני הקובץ מבלי לבדוק תחילה את הקובץ. כאשר אנשים מכניסים קבצים, הם מתבקשים לספק הערות לגבי השינויים שביצעת, אשר מסייעת ליצור היסטוריית גירסאות משמעותית יותר.

הערה: אם הספריה מאחסנת קבצי Microsoft Project (. mpp) המסונכרנים עם רשימות משימות באתר שלך, יש לנקות את התיבה דרוש הוצאה .

לקבלת מידע נוסף אודות דרישת הוצאה, ראה הגדרת ספריה כדי לדרוש הוצאה של קבצים.

רשימות וספריות כוללות הרשאות הקשורות לניהול גירסאות והוצאה, המשתנות בהתאם לרמת ההרשאה המוחלת על משתמש או קבוצה ספציפית. אדם שיכול לערוך רמות הרשאה יכול לקבוע את התצורה של הרשאות אלה באופן שונה, או ליצור קבוצה חדשה עם רמות הרשאה מותאמות אישית.

הרשאות אלה מאפשרות גמישות באופן שבו אתה מנהל את הספריה. לדוגמה, ייתכן שתרצה שמישהו יוכל למחוק גירסאות של קובץ מבלי לקבל הרשאה למחיקת הקובץ עצמו. ההרשאה למחיקת גירסאות אינה זהה להרשאה למחיקת פריטים, כך שתוכל לספק רמה מותאמת אישית של שליטה.

הטבלה הבאה מציגה את ההרשאות הקשורות לניהול גירסאות והוצאה ובהתאם לרמות ההרשאה המוגדרות כברירת מחדל.

הרשאה

רמת הרשאה המוגדרת כברירת מחדל

הצגת גירסאות

שליטה מלאה, עיצוב, השתתפות וקריאה

מחיקת גירסאות

שליטה מלאה, עיצוב והשתתפות

עקוף הוצאת קבצים

שליטה מלאה ועיצוב

אישור פריטים

שליטה מלאה ועיצוב

לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה הכרת רמות הרשאה ב-SharePoint.

ספק לנו משוב

האם מאמר זה היה שימושי? אם כן, ספר לנו על כך בחלק התחתון של דף זה. אם הוא לא היה שימושי, ספר לנו מה היה מבלבל או חסר. ציין את גירסת ה- SharePoint, מערכת ההפעלה והדפדפן שברשותך. אנו נשתמש במשוב שלך כדי לבדוק שוב את העובדות, להוסיף מידע ולעדכן מאמר זה.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider