כיצד להעריך בקשות לשינוי פרוייקט

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

על-ידי Jane Suchan, PMP

שינוי לא מבוקרת הוא אחד foes הגדולים ביותר של מנהל פרוייקט.     לכן תהליך ניהול שינוי מלא יכול להיות חבר הטובה ביותר של מנהל פרוייקט. הפעלת תהליך מסוג זה במקום מאפשר לך להגיש מה שהלקוח ביקש, בציר הזמן הנדרש, ובתוך התקציב מוסכמת. ללא שינוי פקד, היקף הפרוייקט הופך יעד נע ואתה בסכנה של חסרה אחת או יותר מהפעולות שלך גורמים הצלחה של project. יכולתך לנהל ואת הפקד משתנים, שההודעות של היקף הפרוייקט, הוא מפתח להשגת מטרות ומחוון ביצועים טיפוסיים של מנהל הפרוייקט. שינוי פרוייקט הוא נמנע ועליך להיות מוכן להתמודד עם אותו בעת — לא אם — לבעיה.

איזון ולהטמעה bureaucracy

האתגר אחד עבור מנהלי פרוייקטים הוא איזון הצורך לשלוט שינוי פרוייקט תוך הימנעות bureaucracy מופרז. השאלה היא: כאשר הוא נקודת tipping? מאחר כל פרוייקט הוא ייחודי, הנקודה בחלק איזה שינוי פקד מפסיק הוספת ערך ובין הופך לחץ הקלטת אדום משתנות מתוך הפרוייקט ב- project.

חלק בעלי העניין שלך, או אפילו פרוייקט חברי הצוות שלך, ייתכן מרגיש הצבת פקד שינוי במקום הוא הימנעות החריגה טווח dreaded את אופן שלך, ושאתה אין אפשרות להיות גמישים ויעשו הטוב ביותר עבור הלקוח והעסק. חשוב dispel זה התפיסה החיצונית. ליידע אותם לגבי מה שאתה מבצע בדיוק הפוכה: מציעים תהליך יעיל עבור הערכת באופן עקבי המבוקש שינויים. אם את שינוי שתבצע כאן מוגדר כדאי, יהיה עליך תהליכים במקום יגיב בעת הצורך.

לראש הדף

תוכנית ניהול שינוי של הפרוייקט

כדי לעזור לך להגיב במהירות, תוכנית ניהול פרוייקט שינוי מתאר מה קורה כאשר מתרחשים סטיות. כדי למנוע שינוי; אינו מכיל הוא מיועד במקום זאת, מטרתו היא תהליך שהופך נקה האופן שבו מועברים שינוי, כיצד יבוצעו החלטות וכיצד הפרוייקט תתאים את עצמה בהתאם חלוקה לרמות.

לראש הדף

העברת הפקד שינוי במקום

עליך למקם את תהליך בקרת שינויים לתוקף ברגע שאתה יוצר תוכנית בסיסית עבור תוצרים מפתח, כגון דרישות עסקיות ומתזמן. צוות הפרוייקט ובעלי עניין — ואת כל אדם אחר המושפעות שינויים בפרוייקט — עליך לסקור ולהתקין תומכת את תוכנית ניהול שינוי לפני העברת אותו למצב הפעלה.

שינויים קטנים בעלי השפעה מועטה להצלחת הפרוייקט הכולל לא אמור תהיה כרוכה על הדרישות הגבוהות באותו הזהים לאלה שבוצעו דרישות או אבני דרך של לוח הזמנים של נתיב קריטי. תוכנית ניהול שינוי הפרוייקט חייב מדינה כאשר נדרשת בקשת שינוי פרוייקט רשמית (PCR). לדוגמה:

  • מהן הסף עבור שינויים תזמון וניהול של תקציב?

  • האם ישנם שינויים שדורשים תמיד בקשת שינוי?

  • אילו השינויים תהליך ניהול שינוי לדלג?

שים לב אחד כאן: לעתים קרובות אותו של שינויים בהיקף קטן לבצע הנזק, במקום אלה הגדולה, ברור רבים. שקול נקודה זו בעת הגדרת הקריטריונים PCR שלך. לדוגמה, תוכנית ניהול השינוי שלך יש להגדיר קטגוריות בקשת שינוי, כגון מה ראשית או משנית:

  • שינויים מהותיים    אלה צריך להיות מתועדות בתור PCR. שינויים עיקריים פרוייקט:

    • להשפיע על דרישות או פריטי עבודה בנתיב הקריטי, לעכב אבני דרך משמעותי או תאריך הסיום של הפרוייקט הכולל לפי אחוז זמן מסוימת או משך זמן. יש להגדיר קריטריון השינוי העיקריים עבור כל פרוייקט.

    • דרוש מימון נוספים (בחלונית בדולרים או אחוז תקציב). שוב, יש להגדיר את הכמות עבור כל פרוייקט.

  • שינויים משניים    שינויים אלה אינם דורשים PCR. שינויים משניים:

    • אינך להשפיע באופן משמעותי על התוכנית. הם לא להרחיב את תאריך הסיום של אבני דרך או פעילויות עם יחסי תלות בין פרוייקטים.

    • יש אין השפעה פיננסית שלילי. ללא סטיית תקציב הפרוייקט תתרחש כתוצאה מכך.

לראש הדף

עצות עבור הערכת בקשות לשינוי

תוכנית ניהול שינוי הפרוייקט צריכה גם לכלול מידע אודות האופן שבו מתבצעת הערכה של בקשות לשינוי. הגיע חיונית הקריטריונים עבור הערכה זו תיקבע לפני בה צורך כך זמן לא מבוזבז כדי שלא יגיעו בהסכמה כללית. הגדרת פרמטרים אלה יסייעו היתרה שינוי עם מטרות העסקי הכולל והיתרונות.

להלן כמה שאלות טיפוסי שיש לשקול בעת הערכת בקשת שינוי:

  • האם שינוי זה להוסיף או לשנות את דרישות business?

  • האם קיימת עבודה-מסביב או חיוני להצלחת הפרוייקט הכולל עבור שינוי זה?

  • שינוי זה נדרש הגדלה מימון?

  • עיכוב זה הפרוייקט יסתיים תאריך?

  • למרות שינוי זה עשויה להיות השפעה שלילית בפרוייקט זה, אותו יגרמו upsides business משמעותי שהופכות שייבחר?

  • האם enacting שינוי זה כעת לבצע הגיוני יותר לעכב אותו? האם ההשהיה יגיעו תמחיר החברה יותר כסף בסופו של דבר?

  • יש כל בעלי העניין הרלוונטית שהמשימה נחשב והם תומכת השינוי?

  • האם ישנם ההשלכות חוזי לשקול? לדוגמה, התחייבויות עם ספקים חיצוניים יהיה unfulfilled עקב שינוי זה?

לראש הדף

בקשות לשינוי המאשר של פרוייקט

חשוב גם להגדיר שיכולים לאשר — או אין אפשרות לאשר — המבוקש שינויים. פעולה זו נפוצה להגדרת רמות שונות של רשות כך שינויים באפשרותך ניתן לטפל בצורה יעילה, בעוד שינויים משמעותיים מקבלים רמת תשומת לב מנהל הדרושים.

בעת שינוי מוצע משפיע על היקף הפרוייקט, עליך לשקול אותו כהחלטה עסקית הדורשת אישור מ- גורם המימון של הפרוייקט. כאשר טווח לא יושפעו, צוות הפרוייקט ואת גורם המימון ייתכן שתחליט כי למנהל הפרוייקט מכיל את העוצמה כדי לאשר את השינוי במסגרת מגבלות מסוימות. עבור פרוייקטים מסוימים, לוחות שנה של פקד שיצרת והוא convened באופן קבוע כדי לשקול ואישור של בקשות לשינוי. ייתכן שיהיו לוחות הבקרה של שינוי אחר בארגון, אשר לטפל סוגים שונים של בקשות לשינוי. לדוגמה, לוח הבקרה שינוי טכני ייתכן הבט בעיות טכנולוגיה.

היא דרך קלה אחת כדי לסכם את הקווים המנחים לאישור בקשות לשינוי בטבלה בדומה לכלל שלהלן, המבוסס על פרוייקט לדוגמה:

סוג השינוי

תיאור כללי

קריטריונים

המאשר

PCR נדרש?

ראשית

מייצג שינוי משמעותי היקף הפרוייקט, לוח הזמנים או תקציב

הוספת כותרת הדרישה החדשה או הרחבה של דרישה עסקית קיימת

תזמון עיכוב של יותר מ- 14 יום או לעכב את תאריך הסיום של הפרוייקט

דורש מימון נוספים של 100,000 או יותר

לוח הבקרה של שינוי פרוייקט

כן

ראשית

שינוי מייצג היקף הפרוייקט, לוח הזמנים או תקציב

הבהרה של דרישה עסקית

קביעת מועד השהיה של פחות מ- 14 יום לא משפיע על תאריך הסיום של הפרוייקט

דורש מימון נוספים של פחות מ- 100,000

מנהל הפרוייקט

כן

משנית

שינוי שגרתיות עם מועט או ללא השפעה על פרוייקט

אינו משתנה תאריכי סיום של אבן דרך

ההשפעה על תקציב הפרוייקט קטן $X או X %

מנהל הפרוייקט

לא

לראש הדף

תשואה הגדולה

הם תמיד anxious להגיע אל ביצוע פרוייקט, לעתים על חשבון תכנון יעילות לצוותי הפרוייקטים. הגיע tempting כדי לבצע קיצורי דרך וכן מבוססים על ההנחה שברור דברים לך תוך כדי העבודה. נתקל תהליך בקרת שינויים בפיתוח היטב במקום, לפני מתרחשים שינויים, יהיה עליך payoffs הגדולה ותוצאות טובה יותר הכולל פרוייקט. רישום את subjectivity מחוץ פקד שינוי תאפשר צוות הפרוייקט לטפל fluctuations ביעילות. מאגר מחשבה, תוכנית ניהול שינוי מפורט התקבלה על-ידי חברי צוות פרוייקט ושמור בעלי העניין כסף, משהו מנהלי פרוייקטים נדרש אף פעם לשמור מספיק וזמן.

לראש הדף

אודות המחבר     Jane Suchan היא מנהלת תוכנית עם להיתקל פיקוח יוזמות ברמת הארגון business וועם פיתוח של ניהול פרוייקט. Jane שוכנים בחיפה.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×