יצירת תרשים ארגוני של Visio

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

תרשים ארגוני (תרשים ארגוני) הוא דיאגרמה של הירארכיית דיווח הנמצא בשימוש נפוץ כדי להציג קשרי גומלין בין עובדים, תפקידים וקבוצות.

תרשימים ארגוניים יכולים לנוע בין דיאגרמות פשוטות, כמו באיור הבא, לדיאגרמות גדולות ומורכבות המבוססות על מידע ממקור נתונים חיצוני. הצורות בתרשים הארגוני שלך יכולים להציג מידע בסיסי כגון שם ותפקיד או פרטים כגון מחלקה ומרכז עלות. באפשרותך גם להוסיף תמונות לצורות התרשים הארגוני.

תרשים ארגוני

יצירת תרשים ארגוני פשוט

כאשר ברצונך ליצור תרשים ארגוני קטן עם שדות מידע ברירת מחדל, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, לחץ על תרשים ארגוני, בחר יחידות מטרי ' או ' יחידות אמריקאיות ולאחר מכן לחץ על צור.

  2. לחץ על ' ביטול ', כאשר אתה רואה את תיבת הדו-שיח אשף התרשימים הארגוניים אם ברצונך ליצור תרשים ארגוני פשוט על-ידי בעצמך עם ברירת המחדל שדות פרטים.

  3. האפשרויות בכרטיסיה ' תרשים ארגוני ' הצג סוג שונים של צורות, שבה תוכל להשתמש עבור חברי הארגון שלך בהתבסס על מיקומן.

    הערה: לקבלת מידע אודות אופן להוסיף נתונים לצורות, ראה הוספת נתונים לצורות.

  4. כדי לחבר באופן אוטומטי את הצורות, לגרור צורות כפופות התפקידים בהתאם ההירארכיה של הארגון שלך, או לבחור להתחבר באופן ידני של שימוש בצורות מחבר. הקלד שם ותפקיד עבור כל אחת מהן והוסף תמונה של חברים גם לפי רצונך.

  5. באפשרותך לסדר את הפריסה של התרשים הארגוני, הרווח בין צורות, הגובה והרוחב של צורות, באמצעות פקודות ואפשרויות שונים בכרטיסיה תרשים ארגוני.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני מטבלת נתונים חדשה

באפשרותך להשתמש בשיטה זו אם ברצונך לשנות או להוסיף מידע נוסף ולאחר מכן ברירת מחדל של שדות פרטים, כבר אין לך את הנתונים בקובץ בתוכנית אחרת.

  1. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, לחץ על תרשים ארגוני, בחר יחידות מטרי ' או ' יחידות אמריקאיות ולאחר מכן לחץ על צור.

  2. בעמוד הראשון של אשף התרשימים הארגוניים, בחר באפשרות מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר Excel או טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן לחץ על הבא.

    הערה: אם תבחר ב- Excel, גליון עבודה של Microsoft Office Excel נפתח עם טקסט לדוגמה. אם אתה בוחר טקסט מופרד, ייפתח דף פנקס רשימות של Microsoft עם טקסט לדוגמה.

  4. בעת פתיחת-Excel או מפנקס רשימות, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה איזה סוג מידע כדי לכלול והקלד את המידע שלך גבי הכתוב.

    חשוב: אל תמחק עמודות Name ו- Reports_to, אך באפשרותך לשנות, למחוק, או להוסיף עמודות אחרות שייתכן שתזדקק עבור התרשים הארגוני שלך.

  5. צא מ- Excel או מפנקס רשימות קובץ לאחר הוספת המידע שלך ולאחר מכן לחץ על הבא כדי להמשיך.

  6. כדי לכלול תמונות על התרשים הארגוני שלך, בחר אל תכלול תמונות בתרשים הארגוני שלי, אחרת בחר אתר התיקיה המכילה את התמונות הארגון שלך. בצע את ההוראות הנותרות בדף זה ולאחר מכן לחץ על הבא כדי להמשיך.

  7. בעמוד האחרון של האשף, באפשרותך לציין איזה חלק מהארגון שלך כדי להציג בכל עמוד. באפשרותך לבחור ברצוני לציין איזה חלק מהארגון שלי יוצג בכל עמוד, או לאפשר לאשף להגדיר כל דף באופן אוטומטי על-ידי בחירת שברצוני האשף כדי לנתק את התרשים הארגוני שלי על-פני עמודי באופן אוטומטי.

  8. אם ברצונך היפר-קישור לסנכרן צורה עובדים על-פני העמודים, בחר באפשרויות צורת עובד היפר-קישור על-פני עמודי וצורת עובד סנכרן על-פני העמודים.

  9. לאחר שביצעת את הבחירות שלך, לחץ על סיום.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב דפי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

יצירת תרשים ארגוני באופן אוטומטי על-ידי שימוש במקור נתונים קיים

שיטה זו מתאימה ביותר אם המידע שברצונך לכלול בתרשים הארגוני כבר במסמך כגון גליון עבודה של Microsoft Office Excel, מדריכי כתובות ב- Microsoft Exchange Server, מקור נתונים התואם ל- ODBC או קובץ טקסט פלוס הארגוני.

  1. ודא כי הטבלה שלך או גליון עבודה מכיל עמודות עבור שמות עובדים, המזהים הייחודיים ומי כפוף למי.

    הערה: ניתן לתת שם העמודות כל שם שתבחר. בעת הפעלת אשף התרשימים הארגוניים, באפשרותך לזהות אילו עמודות (או שמות שדות) מכילות את שם, מזהה ואת יחסי הכפיפות.

    • שם עובד     האופן שבו שמות עובדים מופיעים בשדה זה הוא האופן שבו יופיעו בצורות התרשים הארגוני.

    • מזהה ייחודי    אם כל שם אינו ייחודי, כלול עמודה עם מזהה ייחודי, כגון מספר מזהה עובד, עבור כל עובד.

    • למי כפוף העובד    שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם המזהה הוא שם או מספר מזהה. עבור העובד המופיע בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.

  2. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, לחץ על תרשים ארגוני, בחר יחידות מטרי ' או ' יחידות אמריקאיות ולאחר מכן לחץ על צור.

  3. בעמוד הראשון של האשף, בחר מידע המאוחסן כבר קובץ או מסד נתונים ולאחר מכן לחץ על הבא כדי להמשיך.

  4. בחר את סוג הקובץ שבו המידע הארגון שלך מאוחסן בעל-ידי לחיצה על עיון ולאחר מכן עבור אל המיקום של קובץ זה. בחר את השפה שבה ברצונך להשתמש באשף התרשימים ולאחר מכן לחץ על הבא כדי להמשיך.

  5. בעמוד הבא של האשף, בחר את העמודה (שדות) בקובץ הנתונים המכילים את המידע המגדיר את הארגון שלך, כגון שם, דוחות כדי השם הפרטי. לחץ על הבא כדי להמשיך.

  6. בעמוד הבא של האשף, באפשרותך להגדיר אילו שדות ספציפיים שברצונך להציג באמצעות הלחצנים הוספה והסרה של סדר התצוגה של השדות באמצעות הלחצנים למעלה ו למטה. לחץ על הבא כדי להמשיך.

  7. בעמוד הבא של האשף, באפשרותך לבחור את השדות מקובץ הנתונים שברצונך להוסיף לצורות התרשים הארגוני כשדות נתוני צורה. לחץ על הבא כדי להמשיך.

  8. כדי לכלול תמונות על התרשים הארגוני שלך, בחר אל תכלול תמונות בתרשים הארגוני שלי, אחרת בחר אתר התיקיה המכילה את התמונות הארגון שלך. בצע את ההוראות הנותרות בדף זה ולאחר מכן לחץ על הבא כדי להמשיך.

  9. בעמוד האחרון של האשף, באפשרותך לציין איזה חלק מהארגון שלך כדי להציג בכל עמוד. באפשרותך לבחור ברצוני לציין איזה חלק מהארגון שלי יוצג בכל עמוד, או לאפשר לאשף להגדיר כל דף באופן אוטומטי על-ידי בחירת שברצוני האשף כדי לנתק את התרשים הארגוני שלי על-פני עמודי באופן אוטומטי.

  10. אם ברצונך היפר-קישור לסנכרן צורה עובדים על-פני העמודים, בחר באפשרויות צורת עובד היפר-קישור על-פני עמודי וצורת עובד סנכרן על-פני העמודים.

  11. לאחר שביצעת את הבחירות שלך, לחץ על סיום.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב דפי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מנוקדים

לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לסדר מחדש שהמידע ישקף את קשרי הגומלין של צוות וירטואלי. הזזת צורות קשורות לצד השני, ולאחר מכן הוסף קו מקווקו מחברים כדי להציג מבני דיווח משני, או להשתמש בצורה מסגרת צוות כדי לסמן צוות וירטואלי. הדוח קו מקווקו מתנהגת כמו מחבר הרגיל. מסגרת צוות הוא למעשה צורת מלבן ששונתה שניתן להשתמש לצוותים קיבוץ ושמות באופן חזותי.

תרשים ארגוני עם מסגרת צוות וקשר גומלין בעל קו מקווקו

עדכון תרשימים ארגוניים שנוצרו

כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, עליך לעדכן את התרשים הארגוני באופן ידני או ליצור תרשים חדש. אם יצירת תרשים חדש, לא ההתאמות האישיות שבוצעו לתרשים קודמות ייכללו תרשים חדש. אם נוספו ערכות נושא או תמונות לצורות, יש להוסיף אותם שוב כדי להפוך את התרשימים דומות במראה.

אם הצורות מקושרות לנתונים, לעדכן את הנתונים הוא בדרך כלל כשתפעיל רענון נתונים, אך רק בתוך צורות קיימות. רענון הנתונים לא הוספה או הסרה של צורות.

יצירת תרשים ארגוני פשוט

שיטה זו היא הטובה ביותר ליצירת תרשים ארגוני קטן באמצעות שדות מידע ברירת מחדל. שדות ברירת המחדל הם:

  • מחלקה

  • טלפון

  • שם

  • תפקיד

  • דואר אלקטרוני

  • בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על התרשים הארגוני.

  • מהסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור את צורת הרמה העליונה עבור הארגון שלך, כגון מנהל בכיר, אל הדף.

  • כאשר הצורה נבחרת, הקלד שם ותפקיד עבור הצורה. לדוגמה, ייתכן שאתה מנהל עם שם Tosh Meston מי מחזיק את הכותרת של נשיא.

    הערה: לקבלת מידע אודות אופן להוסיף נתונים לצורות, ראה הוספת נתונים לצורות.

  • מהסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור צורה עבור האדם הראשון כפופות אל הצורה הראשית. אפשרות זו מקשרת באופן אוטומטי שתי בהירארכיה.

    עצה: כדי ליצור את הקישורים, עליך לשחרר את הצורה כפופות אל מרכז הצורה הראשית.

  • להשלמת התרשים הארגוני, המשך לגרור צורות כפופות לצורות של התפקידים שמעליהן והקלד שם ותפקיד עבור כל אחת מהן.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני מטבלת נתונים חדשה

שיטה זו היא הטובה ביותר אם שדות ברירת המחדל מידע אינם מתאימים הדרישות ולאחר כבר אין לך את הנתונים שלך בתוכנית אחרת.

  1. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על אשף התרשימים הארגוניים.

  2. בעמוד הראשון של האשף, בחר מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר Excel או טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן לחץ על הבא.

    הערה: אם תבחר ב- Excel, גליון עבודה של Microsoft Office Excel נפתח עם טקסט לדוגמה. אם אתה בוחר טקסט מופרד, ייפתח דף פנקס רשימות של Microsoft עם טקסט לדוגמה.

  4. בעת פתיחת-Excel או מפנקס רשימות, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה איזה סוג מידע כדי לכלול והקלד את המידע שלך גבי הכתוב.

    חשוב: עליך להשאיר את העמודות שם ודוחות כדי, אך באפשרותך לשנות, למחוק או הוסף אחרים עמודות.

  5. צא מ- Excel או מפנקס רשימות ולאחר מכן השלם את האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב דפי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

יצירת תרשים ארגוני באופן אוטומטי על-ידי שימוש במקור נתונים קיים

שיטה זו מתאימה ביותר אם המידע שברצונך לכלול בתרשים הארגוני כבר במסמך כגון גליון עבודה של Microsoft Office Excel או ספריה ב- Microsoft Exchange Server.

  1. ודא כי הטבלה שלך או גליון עבודה מכיל עמודות עבור שמות עובדים, המזהים הייחודיים ומי כפוף למי.

    הערה: ניתן לתת שם העמודות כל שם שתבחר. בעת הפעלת אשף התרשימים הארגוניים, באפשרותך לזהות אילו עמודות (או שמות שדות) מכילות את שם, מזהה ואת יחסי הכפיפות.

    • שם עובד     האופן שבו שמות עובדים מופיעים בשדה זה הוא האופן שבו יופיעו בצורות התרשים הארגוני.

    • מזהה ייחודי    אם כל שם אינו ייחודי, כלול עמודה עם מזהה ייחודי, כגון מספר מזהה עובד, עבור כל עובד.

    • למי כפוף העובד    שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם המזהה הוא שם או מספר מזהה. עבור העובד המופיע בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.

  2. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על אשף התרשימים הארגוניים.

  3. בעמוד הראשון של האשף, בחר מידע המאוחסן כבר קובץ או מסד נתונים.

  4. לחץ על הבא ולאחר מכן בצע את השלבים הנותרים באשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב דפי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מנוקדים

לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לסדר מחדש שהמידע ישקף את קשרי הגומלין של צוות וירטואלי. הזזת צורות קשורות לצד השני, ולאחר מכן הוסף קו מקווקו מחברים כדי להציג מבני דיווח משני, או להשתמש בצורה מסגרת צוות כדי לסמן צוות וירטואלי. הדוח קו מקווקו מתנהגת כמו מחבר הרגיל. מסגרת צוות הוא למעשה צורת מלבן ששונתה שניתן להשתמש לצוותים קיבוץ ושמות באופן חזותי.

תרשים ארגוני עם מסגרת צוות וקשר גומלין בעל קו מקווקו

עדכון תרשימים ארגוניים שנוצרו

כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, עליך לעדכן את התרשים הארגוני באופן ידני או ליצור תרשים חדש. אם יצירת תרשים חדש, לא ההתאמות האישיות שבוצעו לתרשים קודמות ייכללו תרשים חדש. אם נוספו ערכות נושא או תמונות לצורות, יש להוסיף אותם שוב כדי להפוך את התרשימים דומות במראה.

אם הצורות מקושרות לנתונים, לעדכן את הנתונים הוא בדרך כלל כשתפעיל רענון נתונים, אך רק בתוך צורות קיימות. רענון הנתונים לא הוספה או הסרה של צורות.

יצירת תרשים ארגוני פשוט

שיטה זו היא הטובה ביותר ליצירת תרשים ארגוני קטן באמצעות שדות מידע ברירת מחדל. שדות ברירת המחדל הם:

  • מחלקה

  • טלפון

  • שם

  • תפקיד

  • דואר אלקטרוני

  • בתפריט קובץ, הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על התרשים הארגוני.

  • מהסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור את צורת הרמה העליונה עבור הארגון שלך, כגון מנהל בכיר, אל הדף.

  • כאשר הצורה נבחרת, הקלד שם ותפקיד עבור הצורה. לדוגמה, ייתכן שאתה מנהל עם שם Tosh Meston מי מחזיק את הכותרת של נשיא.

    הערה: לקבלת מידע אודות אופן להוסיף נתונים לצורות, ראה הוספת נתונים לצורות.

  • מהסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור צורה עבור האדם הראשון כפופות אל הצורה הראשית. אפשרות זו מקשרת באופן אוטומטי שתי בהירארכיה.

    עצה: כדי ליצור את הקישורים, עליך לשחרר את הצורה כפופות אל מרכז הצורה הראשית.

  • להשלמת התרשים הארגוני, המשך לגרור צורות כפופות לצורות של התפקידים שמעליהן והקלד שם ותפקיד עבור כל אחת מהן.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני מטבלת נתונים חדשה

שיטה זו היא הטובה ביותר אם שדות ברירת המחדל מידע אינם מתאימים הדרישות ולאחר כבר אין לך את הנתונים שלך בתוכנית אחרת.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על אשף התרשימים הארגוניים.

  2. בעמוד הראשון של האשף, בחר מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר Excel או טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן לחץ על הבא.

    הערה: אם תבחר ב- Excel, גליון עבודה של Microsoft Office Excel נפתח עם טקסט לדוגמה. אם אתה בוחר טקסט מופרד, ייפתח דף פנקס רשימות של Microsoft עם טקסט לדוגמה.

  4. בעת פתיחת-Excel או מפנקס רשימות, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה איזה סוג מידע כדי לכלול והקלד את המידע שלך גבי הכתוב.

    חשוב: עליך להשאיר את העמודות שם ודוחות כדי, אך באפשרותך לשנות, למחוק או הוסף אחרים עמודות.

  5. צא מ- Excel או מפנקס רשימות ולאחר מכן השלם את האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב דפי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

יצירת תרשים ארגוני באופן אוטומטי על-ידי שימוש במקור נתונים קיים

שיטה זו מתאימה ביותר אם המידע שברצונך לכלול בתרשים הארגוני כבר במסמך כגון גליון עבודה של Microsoft Office Excel או ספריה ב- Microsoft Exchange Server.

  1. ודא כי הטבלה שלך או גליון עבודה מכיל עמודות עבור שמות עובדים, המזהים הייחודיים ומי כפוף למי.

    הערה: ניתן לתת שם העמודות כל שם שתבחר. בעת הפעלת אשף התרשימים הארגוניים, באפשרותך לזהות אילו עמודות (או שמות שדות) מכילות את שם, מזהה ואת יחסי הכפיפות.

    • שם עובד     האופן שבו שמות עובדים מופיעים בשדה זה הוא האופן שבו יופיעו בצורות התרשים הארגוני.

    • מזהה ייחודי    אם כל שם אינו ייחודי, כלול עמודה עם מזהה ייחודי, כגון מספר מזהה עובד, עבור כל עובד.

    • למי כפוף העובד    שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם המזהה הוא שם או מספר מזהה. עבור העובד המופיע בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.

  2. בתפריט קובץ, הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על אשף התרשימים הארגוניים.

  3. בעמוד הראשון של האשף, בחר מידע המאוחסן כבר קובץ או מסד נתונים.

  4. לחץ על הבא ולאחר מכן בצע את השלבים הנותרים באשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב דפי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

לראש הדף

הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מנוקדים

לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לסדר מחדש שהמידע ישקף את קשרי הגומלין של צוות וירטואלי. הזזת צורות קשורות לצד השני, ולאחר מכן הוסף קו מקווקו מחברים כדי להציג מבני דיווח משני, או להשתמש בצורה מסגרת צוות כדי לסמן צוות וירטואלי. הדוח קו מקווקו מתנהגת כמו מחבר הרגיל. מסגרת צוות הוא למעשה צורת מלבן ששונתה שניתן להשתמש לצוותים קיבוץ ושמות באופן חזותי.

תרשים ארגוני עם מסגרת צוות וקשר גומלין בעל קו מקווקו

עדכון תרשימים ארגוניים שנוצרו

כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, עליך לעדכן את התרשים הארגוני באופן ידני או ליצור תרשים חדש. אם יצירת תרשים חדש, לא ההתאמות האישיות שבוצעו לתרשים קודמות ייכללו תרשים חדש. אם נוספו ערכות נושא או תמונות לצורות, יש להוסיף אותם שוב כדי להפוך את התרשימים דומות במראה.

אם הצורות מקושרות לנתונים, לעדכן את הנתונים הוא בדרך כלל כשתפעיל רענון נתונים, אך רק בתוך צורות קיימות. רענון הנתונים לא הוספה או הסרה של צורות.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×