יצירת תרשים ארגוני של Visio

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

תרשים ארגוני הוא דיאגרמה של הירארכיית דיווח המשמשת בדרך כלל להצגת קשרי גומלין בין עובדים, תפקידים וקבוצות.

תרשימים ארגוניים יכולים לנוע מדיאגרמות פשוטות כמו באיור הבא ועד דיאגרמות גדולות ומורכבות המבוססות על מידע ממקור נתונים חיצוני. הצורות בתרשים הארגוני שלך יכולות להציג מידע בסיסי כגון שם ותפקיד או פרטים כגון מחלקה ומרכז עלות. באפשרותך גם להוסיף תמונות לצורות התרשים הארגוני.

תרשים ארגוני

יצירת תרשים ארגוני פשוט

שיטה זו היא הטובה ביותר ליצירת תרשים ארגוני קטן באמצעות שדות מידע ברירת מחדל.

  • בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, לחץ על תרשים ארגוני, לחץ על תרשים ארגוני ולאחר מכן לחץ על צור.

  • השתמש התרשים הארגוני הירארכי המאוכלס מראש כדי לזהות חברי הארגון שלך.

  • הערה: לקבלת מידע אודות אופן להוסיף נתונים לצורות, ראה הוספת נתונים לצורות.

  • להשלמת התרשים הארגוני שלך, המשך לגרור צורות כפופות והקלד שם ותפקיד עבור כל אחת מהן.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני מטבלת נתונים חדשה

שיטה זו טובה אם שדות המידע המוגדרים כברירת מחדל אינם מתאימים לצרכיך והנתונים שלך אינם נמצאים כבר בתוכנית שונה.

  1. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, לחץ על תרשים ארגוני, לחץ על תרשים ארגוני ולאחר מכן לחץ על צור.

  2. בדף הראשון של האשף, בחר באפשרות מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר Excel או טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן לחץ על הבא.

    הערה: אם תבחר ב- Excel, ייפתח גליון עבודה של Microsoft Office Excel עם טקסט לדוגמה. אם בחרת בטקסט מופרד, ייפתח דף פנקס רשימות של Microsoft עם טקסט לדוגמה.

  4. כאשר Excel או פנקס הרשימות פתוחים, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה לסוג המידע שיש לכלול והקלד את המידע שלך על-גבי הכתוב.

    חשוב: עליך להשאיר את העמודות שם וכפוף ל, אך באפשרותך לשנות, למחוק או להוסיף עמודות אחרות.

  5. צא מ- Excel או מפנקס הרשימות ולאחר מכן השלם את האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת אל העזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני על-ידי שימוש במקור נתונים קיים

שיטה זו היא הטובה ביותר אם המידע שברצונך לכלול בתרשים הארגוני שלך קיים כבר במסמך כגון גליון עבודה של Microsoft Office Excel או בספריה של Microsoft Exchange Server

  1. ודא שהטבלה או גליון העבודה שלך כוללים עמודות עבור שמות עובדים, מספרי זיהוי ייחודיים ומי כפוף למי.

    הערה: באפשרותך לקרוא לעמודות בכל שם שתרצה. בעת הפעלת אשף התרשימים הארגוניים, תוכל לזהות אילו עמודות (או שמות שדות) מכילות את השם, מספר הזיהוי ואת יחסי הכפיפות.

    • שם עובד    הדרך שבה שמות עובדים מופיעים בשדה זה היא הדרך שבה הם מופיעים בצורות התרשים הארגוני.

    • מזהה ייחודי    אם כל שם אינו ייחודי, כלול עמודה עם מזהה ייחודי, כגון מספר זיהוי של עובד, עבור כל עובד.

    • למי כפוף העובד    שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם מזהה זה הוא שם ובין אם הוא מספר זיהוי. עבור העובד בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.

  2. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, לחץ על תרשים ארגוני, לחץ על תרשים ארגוני ולאחר מכן לחץ על צור.

  3. בעמוד הראשון של האשף, בחר באפשרות מידע שמאוחסן כבר בקובץ או במסד נתונים.

  4. לחץ על הבא ועקוב אחר השלבים הבאים של האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת אל העזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מקווקווים

לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לסדר מחדש שהמידע ישקף את קשרי הגומלין של צוות וירטואלי. הזזת צורות קשורות לצד השני, ולאחר מכן הוסף קו מקווקו מחברים כדי להציג מבני דיווח משני, או להשתמש בצורה מסגרת צוות כדי לסמן צוות וירטואלי. הדוח קו מקווקו מתנהגת כמו מחבר הרגיל. מסגרת צוות הוא למעשה צורת מלבן ששונתה שניתן להשתמש לצוותים קיבוץ ושמות באופן חזותי.

תרשים ארגוני עם מסגרת צוות וקשר גומלין בעל קו מקווקו

עדכון תרשימים ארגוניים שנוצרו

כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, עליך לעדכן את התרשים הארגוני ידנית או ליצור תרשים חדש. אם תיצור תרשים חדש, התאמות אישיות שביצעת בתרשים הקודם לא ייכללו בתרשים החדש. אם נוספו לצורות ערכות נושא או תמונות, יש להוסיפן שוב כדי שהתרשימים ייראו דומים.

אם הצורות מקושרות לנתונים, לעדכן את הנתונים הוא בדרך כלל כשתפעיל רענון נתונים, אך רק בתוך צורות קיימות. רענון הנתונים לא הוספה או הסרה של צורות.

יצירת תרשים ארגוני פשוט

שיטה זו מצוינת עבור יצירת תרשים ארגוני קטן עם שדות מידע המוגדרים כברירת מחדל. שדות ברירת המחדל הם:

  • מחלקה

  • טלפון

  • שם

  • תפקיד

  • דואר אלקטרוני

  • בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על התרשים הארגוני.

  • מהסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור את צורת הרמה העליונה עבור הארגון שלך, כגון מנהל בכיר, אל הדף.

  • כאשר הצורה נבחרת, הקלד שם ותפקיד עבור הצורה. לדוגמה, ייתכן שיש מנהל בכיר בשם משה כהן הנושא בתפקיד הנשיא.

    הערה: לקבלת מידע אודות אופן להוסיף נתונים לצורות, ראה הוספת נתונים לצורות.

  • מתוך הסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור אל הצורה הראשית צורה עבור האדם הכפוף הראשון. פעולה זו קושרת אוטומטית את שתי הצורות בהירארכיה.

    עצה: כדי ליצור את הקישורים, עליך לשחרר את צורת הכפוף במרכז הצורה הראשית.

  • להשלמת התרשים הארגוני שלך, המשך לגרור צורות כפופות והקלד שם ותפקיד עבור כל אחת מהן.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני מטבלת נתונים חדשה

שיטה זו טובה אם שדות המידע המוגדרים כברירת מחדל אינם מתאימים לצרכיך והנתונים שלך אינם נמצאים כבר בתוכנית שונה.

  1. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על אשף התרשימים הארגוניים.

  2. בדף הראשון של האשף, בחר באפשרות מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר Excel או טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן לחץ על הבא.

    הערה: אם תבחר ב- Excel, ייפתח גליון עבודה של Microsoft Office Excel עם טקסט לדוגמה. אם בחרת בטקסט מופרד, ייפתח דף פנקס רשימות של Microsoft עם טקסט לדוגמה.

  4. כאשר Excel או פנקס הרשימות פתוחים, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה לסוג המידע שיש לכלול והקלד את המידע שלך על-גבי הכתוב.

    חשוב: עליך להשאיר את העמודות שם וכפוף ל, אך באפשרותך לשנות, למחוק או להוסיף עמודות אחרות.

  5. צא מ- Excel או מפנקס הרשימות ולאחר מכן השלם את האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת אל העזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני על-ידי שימוש במקור נתונים קיים

שיטה זו היא הטובה ביותר אם המידע שברצונך לכלול בתרשים הארגוני שלך קיים כבר במסמך כגון גליון עבודה של Microsoft Office Excel או בספריה של Microsoft Exchange Server

  1. ודא שהטבלה או גליון העבודה שלך כוללים עמודות עבור שמות עובדים, מספרי זיהוי ייחודיים ומי כפוף למי.

    הערה: באפשרותך לקרוא לעמודות בכל שם שתרצה. בעת הפעלת אשף התרשימים הארגוניים, תוכל לזהות אילו עמודות (או שמות שדות) מכילות את השם, מספר הזיהוי ואת יחסי הכפיפות.

    • שם עובד    הדרך שבה שמות עובדים מופיעים בשדה זה היא הדרך שבה הם מופיעים בצורות התרשים הארגוני.

    • מזהה ייחודי    אם כל שם אינו ייחודי, כלול עמודה עם מזהה ייחודי, כגון מספר זיהוי של עובד, עבור כל עובד.

    • למי כפוף העובד    שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם מזהה זה הוא שם ובין אם הוא מספר זיהוי. עבור העובד בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.

  2. בכרטיסיה ' קובץ ', הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על אשף התרשימים הארגוניים.

  3. בעמוד הראשון של האשף, בחר באפשרות מידע שמאוחסן כבר בקובץ או במסד נתונים.

  4. לחץ על הבא ועקוב אחר השלבים הבאים של האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת אל העזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מקווקווים

לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לסדר מחדש שהמידע ישקף את קשרי הגומלין של צוות וירטואלי. הזזת צורות קשורות לצד השני, ולאחר מכן הוסף קו מקווקו מחברים כדי להציג מבני דיווח משני, או להשתמש בצורה מסגרת צוות כדי לסמן צוות וירטואלי. הדוח קו מקווקו מתנהגת כמו מחבר הרגיל. מסגרת צוות הוא למעשה צורת מלבן ששונתה שניתן להשתמש לצוותים קיבוץ ושמות באופן חזותי.

תרשים ארגוני עם מסגרת צוות וקשר גומלין בעל קו מקווקו

עדכון תרשימים ארגוניים שנוצרו

כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, עליך לעדכן את התרשים הארגוני ידנית או ליצור תרשים חדש. אם תיצור תרשים חדש, התאמות אישיות שביצעת בתרשים הקודם לא ייכללו בתרשים החדש. אם נוספו לצורות ערכות נושא או תמונות, יש להוסיפן שוב כדי שהתרשימים ייראו דומים.

אם הצורות מקושרות לנתונים, לעדכן את הנתונים הוא בדרך כלל כשתפעיל רענון נתונים, אך רק בתוך צורות קיימות. רענון הנתונים לא הוספה או הסרה של צורות.

יצירת תרשים ארגוני פשוט

שיטה זו מצוינת עבור יצירת תרשים ארגוני קטן עם שדות מידע המוגדרים כברירת מחדל. שדות ברירת המחדל הם:

  • מחלקה

  • טלפון

  • שם

  • תפקיד

  • דואר אלקטרוני

  • בתפריט קובץ, הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על תרשים ארגוני.

  • מהסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור את צורת הרמה העליונה עבור הארגון שלך, כגון מנהל בכיר, אל הדף.

  • כאשר הצורה נבחרת, הקלד שם ותפקיד עבור הצורה. לדוגמה, ייתכן שיש מנהל בכיר בשם משה כהן הנושא בתפקיד הנשיא.

    הערה: לקבלת מידע אודות אופן להוסיף נתונים לצורות, ראה הוספת נתונים לצורות.

  • מתוך הסטנסיל צורות של תרשים ארגוני בחלון צורות, גרור אל הצורה הראשית צורה עבור האדם הכפוף הראשון. פעולה זו קושרת אוטומטית את שתי הצורות בהירארכיה.

    עצה: כדי ליצור את הקישורים, עליך לשחרר את צורת הכפוף במרכז הצורה הראשית.

  • להשלמת התרשים הארגוני שלך, המשך לגרור צורות כפופות והקלד שם ותפקיד עבור כל אחת מהן.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני מטבלת נתונים חדשה

שיטה זו טובה אם שדות המידע המוגדרים כברירת מחדל אינם מתאימים לצרכיך והנתונים שלך אינם נמצאים כבר בתוכנית שונה.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על 'אשף התרשימים הארגוניים'.

  2. בדף הראשון של האשף, בחר באפשרות מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר Excel או טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן לחץ על הבא.

    הערה: אם תבחר ב- Excel, ייפתח גליון עבודה של Microsoft Office Excel עם טקסט לדוגמה. אם בחרת בטקסט מופרד, ייפתח דף פנקס רשימות של Microsoft עם טקסט לדוגמה.

  4. כאשר Excel או פנקס הרשימות פתוחים, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה לסוג המידע שיש לכלול והקלד את המידע שלך על-גבי הכתוב.

    חשוב: עליך להשאיר את העמודות שם וכפוף ל, אך באפשרותך לשנות, למחוק או להוסיף עמודות אחרות.

  5. צא מ- Excel או מפנקס הרשימות ולאחר מכן השלם את האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת אל העזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני על-ידי שימוש במקור נתונים קיים

שיטה זו היא הטובה ביותר אם המידע שברצונך לכלול בתרשים הארגוני שלך קיים כבר במסמך כגון גליון עבודה של Microsoft Office Excel או בספריה של Microsoft Exchange Server

  1. ודא שהטבלה או גליון העבודה שלך כוללים עמודות עבור שמות עובדים, מספרי זיהוי ייחודיים ומי כפוף למי.

    הערה: באפשרותך לקרוא לעמודות בכל שם שתרצה. בעת הפעלת אשף התרשימים הארגוניים, תוכל לזהות אילו עמודות (או שמות שדות) מכילות את השם, מספר הזיהוי ואת יחסי הכפיפות.

    • שם עובד    הדרך שבה שמות עובדים מופיעים בשדה זה היא הדרך שבה הם מופיעים בצורות התרשים הארגוני.

    • מזהה ייחודי    אם כל שם אינו ייחודי, כלול עמודה עם מזהה ייחודי, כגון מספר זיהוי של עובד, עבור כל עובד.

    • למי כפוף העובד    שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם מזהה זה הוא שם ובין אם הוא מספר זיהוי. עבור העובד בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.

  2. בתפריט קובץ, הצבע על חדש, הצבע על עסק ולאחר מכן לחץ על 'אשף התרשימים הארגוניים'.

  3. בעמוד הראשון של האשף, בחר באפשרות מידע שמאוחסן כבר בקובץ או במסד נתונים.

  4. לחץ על הבא ועקוב אחר השלבים הבאים של האשף.

    הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת אל העזרה, הקש F1 או לחץ על לחצן עזרה.

לראש הדף

הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מקווקווים

לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לסדר מחדש שהמידע ישקף את קשרי הגומלין של צוות וירטואלי. הזזת צורות קשורות לצד השני, ולאחר מכן הוסף קו מקווקו מחברים כדי להציג מבני דיווח משני, או להשתמש בצורה מסגרת צוות כדי לסמן צוות וירטואלי. הדוח קו מקווקו מתנהגת כמו מחבר הרגיל. מסגרת צוות הוא למעשה צורת מלבן ששונתה שניתן להשתמש לצוותים קיבוץ ושמות באופן חזותי.

תרשים ארגוני עם מסגרת צוות וקשר גומלין בעל קו מקווקו

עדכון תרשימים ארגוניים שנוצרו

כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, עליך לעדכן את התרשים הארגוני ידנית או ליצור תרשים חדש. אם תיצור תרשים חדש, התאמות אישיות שביצעת בתרשים הקודם לא ייכללו בתרשים החדש. אם נוספו לצורות ערכות נושא או תמונות, יש להוסיפן שוב כדי שהתרשימים ייראו דומים.

אם הצורות מקושרות לנתונים, לעדכן את הנתונים הוא בדרך כלל כשתפעיל רענון נתונים, אך רק בתוך צורות קיימות. רענון הנתונים לא הוספה או הסרה של צורות.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×