יצירת תרשים ארגוני באופן אוטומטי מנתוני עובד

יצירת תרשים ארגוני באופן אוטומטי מנתוני עובד

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

תרשים ארגוני הוא דיאגרמה המציגה קשרי גומלין בין עובדים, תפקידים וקבוצות.

אם יש לך את כל פרטי העובדים במסמך כגון גליון עבודה של Excel או במדריך כתובות של Exchange Server,‏ Visio יכול ליצור דיאגרמה שמוסיפה את הצורות והמחברים עבורך. אם אין ברצונך ליצור תרשים באופן אוטומטי, באפשרותך לשרטט תרשים ללא שימוש במקור נתונים חיצוני.

כדי להפעיל את אשף תרשים ארגוני, לחץ על קובץ > חדש לחץ על הקטגוריה תרשים ארגוני ולאחר מכן לחץ על צור.

ב- Visio 2016, לחץ על קובץ > חדש > Business > תרשים ארגוני, ולאחר מכן לחץ על צור.

תרשים ארגוני

יצירה אוטומטית של תרשים ממקור נתונים קיים

בעת לחיצה כדי ליצור תרשים מהתבנית, אשף התרשימים הארגוניים מופעל. בעמוד הראשון של האשף, בחר מידע שמאוחסן כבר בקובץ או במסד נתונים ולאחר מכן בצע את ההוראות שבאשף.

מקורות נתונים שבהם באפשרותך להשתמש

  • גליון עבודה של Microsoft Excel

  • קובץ טקסט

  • מדריך כתובות של Microsoft Exchange Server

  • מקור נתונים התואם ל- ODBC

העמודות הנדרשות במקור הנתונים

מקור הנתונים צריך לכלול עמודות עבור שם העובד, מזהה ייחודי והאדם שאליו כפוף העובד. אין חשיבות לשמות העמודות במקור הנתונים, מאחר שבאשף עליך לזהות באופן ידני את העמודות (או שמות השדות) המכילות את שם העובד ואת שם האדם שאליו כפוף העובד.

  • שם עובד     האופן שבו שמות עובדים מופיעים בשדה זה הוא האופן שבו יופיעו בצורות התרשים הארגוני.

  • מזהה ייחודי     עמודה זו יכולה להיות עמודת שם העובד, אם כל השמות ייחודיים. אחרת, כלול עמודה המכילה ערך שמזהה כל עובד באופן ייחודי.

  • למי כפוף העובד    שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם המזהה הוא שם או מספר מזהה. עבור העובד המופיע בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.

דוגמה של קובץ טקסט כמקור נתונים

הטקסט הבא הוא דוגמה של קובץ טקסט המופרד באמצעות פסיק שבו חמש עמודות וארבע שורות, כאשר השורה הראשונה היא שורת כותרת. Visio ייצור קובץ טקסט לדוגמה זה עבורך - הפעל את אשף התרשימים הארגוניים, בחר מידע שאני מזין באמצעות האשף‎ ולחץ על הבא. בעמוד הבא, בחר טקסט מופרד, הקלד שם קובץ ולחץ על הבא. Visio פותח עורך טקסט עם נתונים לדוגמה אלה כקו מנחה.

שם,כפוף ל,תפקיד,מחלקה,טלפון

Joe Sampleboss, ,CEO,Executive,x5555
Jane Samplemgr,Joe Sampleboss,Development Manager,Product Development,x6666
John Samplepos,Jane Samplemgr,Software Developer,Product Development,x6667

יצירה של תרשים ארגוני מקובץ נתונים חדש

אם אין לך נתונים שכבר קיימים בתוכנית אחרת, אך ברצונך להשתמש באפשרות זו, Visio יפתח את Excel או עורך טקסט עם נתונים לדוגמה בתבנית טובה לדוגמה. החלף את הנתונים לדוגמה בנתונים האמיתיים שלך וסיים את האשף כדי ליצור את התרשים הארגוני.

  1. כדי להפעיל את אשף תרשים ארגוני, לחץ על קובץ > חדש לחץ על הקטגוריה תרשים ארגוני ולאחר מכן לחץ על צור.

    ב- Visio 2016, לחץ על קובץ > חדש > Business > תרשים ארגוני, ולאחר מכן לחץ על צור.

  2. בעמוד הראשון של האשף, בחר באפשרות מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר ‏Excel‏ או טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן לחץ על הבא.
    אם תבחר באפשרות ‏Excel, ייפתח גליון עבודה של Microsoft Excel עם טקסט לדוגמה. אם תבחר באפשרות טקסט מופרד, ייפתח עמוד של פנקס רשימות עם טקסט לדוגמה.

  4. כאשר Excel או פנקס רשימות נפתחים, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה לסוג המידע שיש לכלול והקלד את המידע שלך על-גבי הכתוב. העמודות 'שם העובד' ו'כפוף ל' הן עמודות חובה, אך באפשרותך להוסיף או למחוק עמודות אחרות.

  5. צא מ- Excel או מפנקס רשימות ולאחר מכן השלם את האשף.

שינוי פריסה, שינוי צורות והוספת תמונות

התבניות של התרשים הארגוני מוסיפות כרטיסיה של תרשים ארגוני לרצועת הכלים. השתמש בכלים שבכרטיסיה זו כדי לבצע שינויים גדולים במראה הדיאגרמה.

הקבוצות פריסה וסדר מכילות כלים לשינוי הפריסה וההירארכיה של הצורות.

השתמש בגלריית הצורות כדי לבחור את הסגנון של צורות בתרשים. השתמש בכלים שבקבוצה תמונה כדי להוסיף תמונה לתוך הצורה שנבחרה, למחוק את תמונת מציין המיקום ולשנות את התמונה לאחר הוספתה לתוך צורה. אם לא הוספת תמונות לכל הצורות באמצעות האשף, תוכל להוסיף אותן כעת. בכרטיסיה תרשים ארגוני, לחץ על הוספה ‏> תמונות מרובות. התמונות צריכות להיכלל כולן בתיקיה אחת, עם שם קובץ בתבנית ("‎שם העובד‎.סוג קובץ"‎ ––– לדוגמה, יצחק כהן.jpg (השם צריך להתאים בדיוק לשם המופיע במקור הנתונים).

הקבוצה נתוני ארגון מכילה כלים לייבוא נתונים ממקור חיצוני באמצעות האשף, לייצוא נתוני ארגון ל- Excel או לקובץ טקסט ולהשוואת הנתונים בדיאגרמה למקור נתונים חיצוני.

הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מנוקדים

לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לארגן מחדש את המידע כך שישקף קשרי גומלין וירטואליים בין צוותים. הזז צורות קשורות קרוב זו לצד זו והוסף מחברים עם קווים מנוקדים כדי להציג מבני דיווח משניים. לחלופין, סמן צוות וירטואלי עם מסגרת צוות. גרור את צורת מסגרת הצוות מהחלון 'צורות' לתוך הציור ולאחר מכן השתמש בנקודות האחיזה לשינוי הגודל בצדדים כדי לגרום לו לכלול את האנשים בצוות הווירטואלי.

מסגרת צוות

עדכון תרשים ארגוני המשתמשת במקור נתונים חיצוני

כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, באפשרותך לרענן את הנתונים התרשים או עדכן את התרשים הארגוני באופן ידני:

  • לחץ על נתונים > נתונים חיצוניים > רענן הכל.

אם נתונים חדשים אינם מתאימים בדיוק לנתונים שאיתם נבנה התרשים, ייתכן שעליך להעביר אנשים בודדים באופן ידני.

אם יש לך תרשים חדש, השתמש ב- Visio כדי להשוות אותו לתרשים הישן יותר כדי להבין מה השתנה.

  1. פתח את הגירסה החדשה או הגירסה הישנה של התרשים הארגוני.

  2. לחץ על תרשים ארגוני > נתונים ארגוניים > השווה. בתיבה השוואת נתונים ארגוניים, אתר את הגירסה שברצונך להשוות אליה.

  3. תחת השווה סוג, בחר את המצב, בהתאם לגירסה שפתחת.

  4. תחת סוג דוח, בחר באפשרות הרצויה.

  5. לחץ על אישור.

אם עדיין אינך מצליח לעדכן את התרשים באופן הרצוי, ייתכן שעליך ליצור את התרשים מחדש.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×