יצירת תיבת דואר משותפת

משתתפים: דיאן פייגל נינו ביליק
עדכון אחרון: 19 ביולי, 2017

קל ליצור תיבות דואר משותפות שמאפשרות לקבוצת אנשים לנטר ולשלוח דואר אלקטרוני בקלות מכתובת דואר אלקטרוני משותפת, כגון info@contoso.com. כאשר אדם בקבוצה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, הדואר האלקטרוני יופיע כאילו נשלח מתיבת הדואר המשותפת, ולא מהמשתמש הפרטי.

תיבות דואר משותפות כוללות לוח שנה משותף! עסקים קטנים רבים בוחרים להשתמש בלוח השנה המשותף כמקום שבו כולם יזינו את הפעילויות שלהם. לדוגמה, אם ישנם שלושה עובדים שמבקרים אצל הלקוחות, כולם יכולים להשתמש בלוח השנה המשותף כדי להזין את הפעילויות. זוהי דרך קלה להבטיח שכולם יישארו מעודכנים לגבי מקום הימצאם של אנשים.

יצירת תיבת דואר משותפת והוספת חברים

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.
וידאו: יצירת תיבת דואר משותפת

נסה זאת!

  1. היכנס באמצעות חשבון מנהל המערכת של Office 365 בכתובת https://portal.office.com/adminportal/home.

    היכנס באמצעות חשבון מנהל מערכת של Office 365.

    היכנס ל- Office 365 המופעל על-ידי 21Vianet

  2. במרכז הניהול, עבור אל קבוצות > תיבות דואר משותפות.

    בחר כדי לפתוח את 'תיבות דואר משותפות'
  3. בדף הוסף תיבת דואר, הזן שם עבור תיבת הדואר המשותפת. לאחר מכן, האשף בוחר את כתובת הדואר האלקטרוני, אך ניתן לערוך אותה.

    בחר שם עבור תיבת הדואר המשותפת.

  4. לחץ על הוסף. ייתכן שיחלפו כמה דקות עד שתוכל להוסיף חברים.

  5. תחת השלבים הבאים, בחר הוסף חברים לתיבת דואר זו. חברים הם האנשים שיוכלו לראות את הדואר הנכנס והתשובות היוצאות בתיבת דואר משותפת זו.

    בחר 'הוסף חברים'

  6. בחר את לחצן +הוסף חברים. הוסף סימן ביקורת לצד האנשים שברצונך שישתמשו בתיבת דואר משותפת זו ולאחר מכן לחץ על שמור.

    בחר את החברים שברצונך להקצות לתיבת הדואר המשותפת.

  7. בחר סגור.

‏‏סיימת! כעת עבור לשלב הבא: מתן אפשרות לכולם לראות את הדואר האלקטרוני שנשלח.

מתן אפשרות לכולם לראות את הדואר האלקטרוני שנשלח (התשובות)

כברירת מחדל, הודעות הנשלחות מתיבת הדואר המשותפת אינן נשמרות בתיקיה 'פריטים שנשלחו' של תיבת הדואר המשותפת. במקום זאת, הן נשמרות בתיקיה 'פריטים שנשלחו' של האדם ששלח את ההודעה.

אם ברצונך לאפשר לכולם לראות את הדואר האלקטרוני שנשלח, במרכז הניהול של Office 365, ערוך את הגדרות תיבת הדואר המשותפת ובחר פריטים שנשלחו > ערוך.

בחר 'פריטים שנשלחו' > 'ערוך'.

הוספת תיבת הדואר המשותפת ל- Outlook

אם מיפוי אוטומטי זמין בעסק שלך (כברירת מחדל, אפשרות זו קיימת אצל רוב האנשים), תיבת הדואר המשותפת תופיע באפליקציית Outlook של המשתמש שלך באופן אוטומטי לאחר שהוא יסגור את האפליקציה ויפעיל אותה מחדש.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

  • פתיחת תיבת דואר משותפת ושימוש בה ב- Outlook 2016 וב- Outlook 2013

  • פתח תיבת דואר משותפת והשתמש בה ב- Outlook באינטרנט: מענה בתור הכתובת המשותפת (כגון sales@contoso.com) בפעם הראשונה הוא פעולה מורכבת מאוד! המשתמשים שלך יצטרכו להיעזר בפתרון העוקף הבא (באג זה אינו עומד להיפתר):

    1. פתח את Outlook באינטרנט ועבור אל תיבת הדואר המשותפת שלך.

    2. פתח הודעה שנשלחה לכתובת המשותפת.

    3. לחץ על השב.

    4. בחלק התחתון של ההודעה, לחץ על החץ 'עוד' > הצג 'מאת'.

      לחץ על החץ 'עוד' ולאחר מכן לחץ על הצג 'מאת'

    5. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כתובת 'מאת' - כגון Tali@weewalter.me - ולחץ על הסר.

      הסר את הכינוי של 'מאת'.

    6. לאחר מכן הקלד את הכתובת המשותפת, כגון support@contoso.com, ושלח את ההודעה. בפעם הבאה שתשיב מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת שלה תופיע כאפשרות בתפריט הנפתח 'מאת'.

      הכינוי של תיבת הדואר המשותפת מופיע בתיבה הנפתחת' מאת'.

שימוש בתיבת דואר משותפת במכשיר נייד (טלפון או Tablet)

כדי לגשת לתיבת דואר משותפת במכשיר נייד, פתח את הדפדפן, היכנס ל- Office 365 ולאחר מכן עבור אל Outlook באינטרנט. לקבלת הוראות, עיין בנקודת התבליט לעיל שכותרתה פתח תיבת דואר משותפת והשתמש בה ב- Outlook באינטרנט. ב- Outlook באינטרנט, תוכל לגשת לתיבת הדואר המשותפת.

אין באפשרותך לגשת לתיבת הדואר המשותפת מתוך אפליקציית Outlook המותקנת במכשיר הנייד.

שימוש בלוח השנה המשותף

אנו מעדיפים את לוח השנה של תיבת הדואר המשותפת על פני לוח שנה של SharePoint לצורך מעקב אחר פגישות ומקום הימצאם של אנשים. לוח שנה משותף משולב עם Outlook ויוצר תזכורות, וקל יותר ליצור אותו ולהשתמש בו בהשוואה ללוח שנה של SharePoint.

  1. באפליקציית Outlook, עבור אל תצוגת לוח השנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

    בחר את תצוגת לוח השנה

  2. בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.

העברת הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו אל תיבת דואר משותפת

  1. במרכז הניהול של Office 365, בחר את תיבת הדואר המשותפת שברצונך לערוך.

  2. בחר העברת דואר אלקטרוני > ערוך.

  3. הגדר את הלחצן הדו-מצבי לפעיל והזן כתובת דואר אלקטרוני להעברה. ניתן להזין כתובת דואר אלקטרוני אחת בלבד. היא יכולה להיות כתובת מחוץ לארגון שלך, כגון כתובת Gmail או תיבת דואר משותפת אחרת.

  4. בחר באפשרות שמור.

שליחת תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת

  1. במרכז הניהול של Office 365, בחר את תיבת הדואר המשותפת שברצונך לערוך.

  2. בחר תשובות אוטומטיות > ערוך.

  3. הגדר את הלחצן הדו-מצבי לפעיל ובחר אם לשלוח את התשובה לאנשים בתוך הארגון או מחוצה לו. הזן את ההודעה.

  4. הזן את התשובה שברצונך לשלוח לאנשים בתוך הארגון. לא ניתן להוסיף תמונות, אלא טקסט בלבד.

  5. אם ברצונך לשלוח תשובה גם לאנשים מחוץ לארגון, בחר את תיבת הסימון עבור הנמענים שברצונך שיקבלו את התשובה ולאחר מכן הקלד את הטקסט. לא קיימת דרך לשלוח את התשובה לאנשים מחוץ לארגון בלבד, ולא לאנשים שבתוך הארגון.

  6. בחר באפשרות שמור.

מגבלת תיבת דואר משותפת: 50GB

תיבת הדואר המשותפת שלך יכולה לאחסן היקף נתונים של 50GB לכל היותר ללא צורך בהקצאת רשיון. לאחר מכן, עליך להקצות רשיון לתיבת הדואר כדי לאחסן נתונים נוספים.

כאשר תיבת דואר משותפת מגיעה למגבלת האחסון, תוכל לקבל הודעות דואר אלקטרוני לזמן מה, אך לא תוכל לשלוח הודעת דואר אלקטרוני חדשה. לאחר מכן היא תפסיק לקבל דואר אלקטרוני. המשתמשים השולחים הודעות לתיבת הדואר יקבלו אישור אי-מסירה.

מניעה של מחיקת הודעות בתיבת דואר משותפת מחברים

למרבה הצער, לא ניתן למנוע מאנשים למחוק הודעות בתיבת דואר משותפת. לדוגמה, נניח ש- 5 אנשים משתמשים בתיבת דואר משותפת. אחד מהם מוחק הודעת דואר אלקטרוני לאחר שקרא אותה. כעת הודעת הדואר האלקטרוני נמחקה עבור כולם, גם אם הם לא קראו את ההודעה. הדרך היחידה לעקוף זאת היא ליצור קבוצה של Office 365 במקום תיבת דואר משותפת.

קבוצה ב- Outlook דומה לתיבת דואר משותפת. להשוואה בין שתי האפשרויות, ראה השוואה בין קבוצות. לקבלת מידע נוסף אודות 'קבוצות', ראה מידע נוסף אודות קבוצות, במיוחד בסעיף 'קבוצות ב- Outlook' המתואר בתחתית העמוד.

מידע נוסף שעליך לדעת אודות תיבות דואר משותפות

  • אין צורך להקצות רשיונות לתיבות דואר משותפות שגודלן קטן מ- ‎50GB.

  • עליך להעניק למשתמשים הרשאות (חברות) לשימוש בתיבת הדואר המשותפת. רק אנשים בתוך הארגון שלך יכולים להשתמש בתיבת דואר משותפת.

  • לא ניתן להעניק לאנשים מחוץ לעסק (כגון אנשים בעלי חשבון Gmail) גישה לתיבת הדואר המשותפת. אם ברצונך לעשות זאת, שקול ליצור קבוצה עבור Outlook במקום זאת. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת קבוצה של Office 365 במרכז הניהול.

  • לא ניתן לגשת לתיבת דואר משותפת דרך Outlook עבור iPhone‏, Android או Mac. אם ברצונך לגשת לתיבת דואר משותפת דרך אחד ממכשירים אלה, השתמש ב- Outlook באינטרנט.

  • לא ניתן להצפין דואר אלקטרוני שנשלח מתיבת דואר משותפת.

  • באפשרותך להמיר תיבות דואר של משתמשים לתיבות דואר משותפות. ראה המרת תיבת דואר של משתמש לתיבת דואר משותפת.

פתרון בעיות ביצירת תיבות דואר משותפות

  • הודעת שגיאה: כתובת ה- Proxy ‏"smtp:<שם תיבת הדואר המשותפת>" כבר נמצאת בשימוש על-ידי כתובות ה- Proxy או LegacyExchangeDN של "<שם>". נא בחר כתובת Proxy שונה.

    בעיה זו מתרחשת כאשר אתה מנסה לתת לתיבת הדואר המשותפת שם שכבר נמצא בשימוש. לדוגמה, נניח שברצונך ליצור את תיבות הדואר המשותפות info@domain1 ו- info@domain2. ניתן לעשות זאת בשתי דרכים:

אופן הפעולה של מיפוי אוטומטי עם תיבות דואר משותפות

מיפוי אוטומטי מוגדר בתיבת הדואר של המשתמש, ולא בתיבת הדואר המשותפת.

כלומר, אם תנסה להשתמש בקבוצת אבטחה כדי לקבוע מי יקבל גישה לתיבת הדואר המשותפת, מיפוי אוטומטי לא יפעל. לכן, אם אתה מעוניין במיפוי אוטומטי, עליך להקצות הרשאות באופן מפורש.

כיצד ליצור תיבת דואר משותפת במרכז הניהול של Exchange

לקוחות מסוימים מבצעים את כל פעולות הניהול של תיבות הדואר שלהם במרכז הניהול של Exchange. להלן הוראות כיצד ליצור תיבות דואר משותפות באמצעות ממשק זה.

כדי לראות אילו הרשאות דרושות לך כדי לבצע שלבים אלה, עיין בערך "תיבות דואר של משתמשים" בהרשאות של נמענים.

  1. עבור אל נמענים > משותף > הוספה.

  2. מילוי השדות הדרושים:

    • שם תצוגה

    • כתובת דואר אלקטרוני

  3. כדי להעניק הרשאות 'גישה מלאה' או 'שלח כ', לחץ על הוספה ולאחר מכן בחר את המשתמשים שברצונך להעניק להם הרשאות. באפשרותך להשתמש במקש CTRL כדי לבחור משתמשים מרובים. לא יודע באיזו הרשאה להשתמש? ראה באיזו הרשאה עליך להשתמש?.

    הערה: הרשאת 'גישה מלאה' מאפשרת למשתמש לפתוח את תיבת הדואר, וכן ליצור ולשנות פריטים בתוכה. הרשאת 'שלח כ' מאפשרת לכל אחד שאינו הבעלים של תיבת הדואר לשלוח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת דואר משותפת זו. שתי ההרשאות דרושות לצורך פעולה מוצלחת של תיבת הדואר המשותפת.

  4. לחץ על שמור כדי לשמור את השינויים וליצור את תיבת הדואר המשותפת.

  1. עבור אל נמענים > משותף > עריכה.

  2. לחץ על הקצאת תיבות דואר

  3. כדי להעניק או להסיר הרשאות 'גישה מלאה' או 'שלח כ', לחץ על הוספה או הסרה ולאחר מכן בחר את המשתמשים שברצונך להעניק להם הרשאות.

    הערה: הרשאת 'גישה מלאה' מאפשרת למשתמש לפתוח את תיבת הדואר, וכן ליצור ולשנות פריטים בתוכה. הרשאת 'שלח כ' מאפשרת לכל אחד שאינו הבעלים של תיבת הדואר לשלוח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת דואר משותפת זו. שתי ההרשאות דרושות לצורך פעולה מוצלחת של תיבת הדואר המשותפת.

  4. לחץ על שמור כדי לשמור את השינויים.

  • גישה מלאה הרשאת 'גישה מלאה' מאפשרת למשתמש להיכנס לתיבת הדואר המשותפת ולפעול כבעלים של תיבת הדואר. לאחר ההתחברות, המשתמש יכול ליצור פריטי לוח שנה; לקרוא, להציג, למחוק או לשנות הודעות דואר אלקטרוני; ליצור משימות ואנשי קשר בלוח השנה. עם זאת, משתמש בעל הרשאת 'גישה מלאה' אינו יכול לשלוח דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת אלא אם הוא גם בעל ההרשאה 'שלח כ' או 'שלח בשם'.

  • שלח כ ההרשאה 'שלח כ' מאפשרת למשתמש להתחזות לתיבת הדואר המשותפת בעת שליחת דואר. לדוגמה, אם אברי נכנס לתיבת הדואר המשותפת 'מחלקת שיווק' ושולח הודעת דואר אלקטרוני, זה ייראה כאילו מחלקת השיווק שלחה את ההודעה.

    עם זאת, הוא לא יוכל לראות את הדואר האלקטרוני שנשלח מהכתובת המשותפת או אליה.

  • שלח בשם ההרשאה 'שלח בשם' מאפשרת למשתמש לשלוח הודעת דואר אלקטרוני בשמה של תיבת הדואר המשותפת. לדוגמה, אם דניאל נכנס לתיבת הדואר המשותפת 'בניין קבלה 32' ושולח הודעת דואר אלקטרוני, זה ייראה כאילו הדואר נשלח על-ידי "דניאל בשם בניין קבלה 32". לא ניתן להשתמש ב- EAC כדי להעניק הרשאות 'שלח בשם', עליך להשתמש ברכיב ה- cmdlt ‏Set-Mailbox‏ עם הפרמטר GrantSendonBehalf.

השתמש ברכיב ה- cmdlt של PowerShell‏ New-Mailbox כדי ליצור תיבות דואר משותפות.

הדוגמה הבאה מראה כיצד ליצור את תיבת הדואר המשותפת 'מחלקת מכירות' ולהעניק הרשאות 'גישה מלאה' ו'שלח בשם' עבור קבוצת האבטחה MarketingSG. משתמשים שהנם חברים בקבוצת האבטחה יקבלו את ההרשאות לתיבת הדואר.

הערה: דוגמה זו מניחה שכבר יצרת את קבוצת האבטחה MarketingSG ושקבוצת אבטחה זו מותאמת דואר. ראה ניהול קבוצות אבטחה המותאמות לדואר.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

האם כדאי ליצור תיבת דואר משותפת או קבוצת Office 365 עבור Outlook?

לקבלת הנחיות, ראה השוואה בין קבוצות.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×