יצירת תיבת דואר משותפת

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

עדכון אחרון: 11 ביולי 2018

קל ליצור תיבות דואר משותפות שמאפשרות לקבוצת אנשים לנטר ולשלוח דואר אלקטרוני בקלות מכתובת דואר אלקטרוני משותפת, כגון info@contoso.com. כאשר אדם בקבוצה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, הדואר האלקטרוני יופיע כאילו נשלח מתיבת הדואר המשותפת, ולא מהמשתמש הפרטי.

תיבות דואר משותפות לכלול לוח שנה משותף! כמות גדולה של עסקים קטנים כגון להשתמש בלוח השנה המשותף כמקום עבור כולם כדי להזין את הפעילויות שלהם. לדוגמה, אם יש לך אנשים 3 התקינו ביקורים הלקוח, כל באפשרותך להשתמש בלוח השנה המשותף כדי להזין את הפעילויות. זהו קלה דרך עדכון של כל וליידע היכן נמצאים אנשים.

יצירת תיבת דואר משותפת והוספת חברים

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.
וידאו: יצירת תיבת דואר משותפת

נסה זאת!

  1. במרכז הניהול של Office 365, מעבר לקבוצות > לחץ כאן כדי לעבור אל תיבות דואר משותפות במרכז הניהול. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    היכנס באמצעות חשבון מנהל מערכת כללי של Office 365 או חשבון הניהול של Exchange. אם אתה מקבל ההודעה "אין לך הרשאה לגשת לדף זה או בצע פעולה זו " מכן שאינם מערכת Office 365. חפש את המנהל בעסק שלך.

  2. בדף הוסף תיבת דואר, הזן שם עבור תיבת הדואר המשותפת. לאחר מכן, האשף בוחר את כתובת הדואר האלקטרוני, אך ניתן לערוך אותה.

    בחר שם עבור תיבת הדואר המשותפת.

  3. לחץ על הוסף. ייתכן שיחלפו כמה דקות עד שתוכל להוסיף חברים.

  4. תחת השלבים הבאים, בחר הוסף חברים לתיבת דואר זו. חברים הם האנשים שיוכלו לראות את הדואר הנכנס והתשובות היוצאות בתיבת דואר משותפת זו.

    בחר 'הוסף חברים'

  5. בחר את לחצן +הוסף חברים. הוסף סימן ביקורת לצד האנשים שברצונך שישתמשו בתיבת דואר משותפת זו ולאחר מכן לחץ על שמור.

    בחר את החברים שברצונך להקצות לתיבת הדואר המשותפת.

  6. בחר סגור.

סיימת! יש לך תיבת דואר משותפת והיא כוללת לוח שנה משותף. כעת עבור השלב הבא: לאפשר לכולם לראות את הודעת הדואר האלקטרוני נשלח.

מתן אפשרות לכולם לראות את הדואר האלקטרוני שנשלח (התשובות)

כברירת מחדל, הודעות הנשלחות מתיבת הדואר המשותפת אינן נשמרות בתיקיה 'פריטים שנשלחו' של תיבת הדואר המשותפת. במקום זאת, הן נשמרות בתיקיה 'פריטים שנשלחו' של האדם ששלח את ההודעה.

אם ברצונך לאפשר לכולם לראות את הדואר האלקטרוני נשלח, במרכז הניהול Office 365, לערוך את הגדרות הדואר המשותפת, ובחר באפשרות פריטים שנשלחו > עריכה.

בחר 'פריטים שנשלחו' > 'ערוך'.

הוספת תיבת הדואר המשותפת ל- Outlook

אם מיפוי אוטומטי זמין בעסק שלך (כברירת מחדל, אפשרות זו קיימת אצל רוב האנשים), תיבת הדואר המשותפת תופיע באפליקציית Outlook של המשתמש שלך באופן אוטומטי לאחר שהוא יסגור את האפליקציה ויפעיל אותה מחדש.

לקבלת מידע נוסף, ראה:

מקבל הודעת שגיאה אודות לא נתקל הרשאות שלח?

נניח ליצור תיבת דואר משותפת ולאחר מכן נסה לשלוח הודעה ממנו. אך אתה מקבל זאת:

"לא היתה אפשרות לשלוח הודעה זו. אין לך הרשאה לשלוח את ההודעה בשם המשתמש שצוין."

הודעה זו מופיעה כאשר Office 365 נתקל בבעיה השהיית שכפול. אותו אמורה להיפתר באופן מיידי בשעה או זאת, כאשר המידע אודות תיבת הדואר המשותפת החדשה שלך (או הוסף משתמש) משוכפלת על-פני כל למרכזי נתונים שלנו. המתן שעה ולאחר מכן נסה שוב לשלוח הודעה.

שימוש בתיבת דואר משותפת במכשיר נייד (טלפון או Tablet)

כדי לגשת לתיבת דואר משותפת במכשיר נייד, פתח את הדפדפן שלך, היכנס ל- Office 365 ולאחר מכן עבור Outlook באינטרנט. לקבלת הוראות, ראה הוספת תיבת דואר משותפת ב- Outlook באינטרנט. מ- Outlook באינטרנט תוכל לגשת לתיבת הדואר המשותפת.

אין אפשרות לגשת לתיבת הדואר המשותפת מתוך האפליקציה Outlook מותקן במכשיר הנייד. האם ברצונך תכונה זו? יידוע הצוות Outlook הנדסת. להצביע כאן!

שימוש בלוח השנה המשותף

בעת יצירת תיבת הדואר המשותפת, שיצרת באופן אוטומטי לוח שנה משותף. אנו כגון לוח התאריכים של תיבת הדואר המשותפת במקום לוח שנה של SharePoint לניהול מעקב אחר הפעילויות והפגישות היכן נמצאים אנשים. לוח שנה משותף המשולב עם Outlook וקל הרבה יותר לוח שנה של SharePoint.

  1. באפליקציית Outlook, עבור אל תצוגת לוח השנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

    בחר את תצוגת לוח השנה

  2. בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.

  3. כל חבר של תיבת הדואר המשותפת באפשרותך ליצור ולהציג נהל פגישות בלוח השנה, ממש כאילו הם הפעילויות האישיות שלהם. כל מי חבר תיבת דואר משותפת יכול לראות את השינויים שלהם בלוח השנה המשותף.

העברת הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו אל תיבת דואר משותפת

אין צורך להקצות רשיון לתיבת הדואר המשותפת כדי להעביר דואר אלקטרוני שנשלח אליו. באפשרותך להעביר את ההודעות כדי כל כתובת דואר אלקטרוני חוקית כתובת או רשימת תפוצה.

  1. בדף לחץ כאן כדי לעבור אל תיבות דואר משותפות במרכז הניהול. , בחר את תיבת הדואר המשותפת שברצונך לערוך.

  2. בחר העברת דואר אלקטרוני > עריכה.

  3. הגדר את הלחצן הדו-מצבי על ולאחר מכן הזן כתובת דואר אלקטרוני 1 כדי להעביר את ההודעות. הוא יכול להיות כל כתובת דואר אלקטרוני חוקית. כדי להעביר לכתובות מרובות, עליך ליצור רשימת תפוצה הכתובות, ולאחר מכן הזן את השם של רשימת התפוצה.

  4. בחר באפשרות שמור.

שליחת תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת

  1. בדף לחץ כאן כדי לעבור אל תיבות דואר משותפות במרכז הניהול. , בחר את תיבת הדואר המשותפת שברצונך לערוך.

  2. בחר תשובות אוטומטיות > עריכה.

  3. הגדר את הלחצן הדו-מצבי על ובחר אם ברצונך לשלוח את התשובה לאנשים בתוך הארגון שלך או מחוץ לארגון שלך.

  4. הזן את התשובה שברצונך לשלוח לאנשים בתוך הארגון. לא ניתן להוסיף תמונות, אלא טקסט בלבד.

  5. אם ברצונך לשלוח תשובה גם לאנשים מחוץ לארגון, בחר את תיבת הסימון עבור הנמענים שברצונך שיקבלו את התשובה ולאחר מכן הקלד את הטקסט. לא קיימת דרך לשלוח את התשובה לאנשים מחוץ לארגון בלבד, ולא לאנשים שבתוך הארגון.

  6. בחר באפשרות שמור.

מגבלת תיבת דואר משותפת: 50GB

תיבת הדואר המשותפת שלך יכולים לאחסן עד 50 ג'יגה-בתים של נתונים מבלי הקצאת רשיון אליו. לאחר מכן, עליך להקצות רשיון לתיבת הדואר של אחסן נתונים רבים יותר. לקבלת פרטים נוספים על תיבת הדואר המשותפת רישוי, ראה מגבלות מקוון של Exchange.

כאשר תיבת דואר משותפת מגיעה למגבלת האחסון, תוכל לקבל הודעות דואר אלקטרוני לזמן מה, אך לא תוכל לשלוח הודעת דואר אלקטרוני חדשה. לאחר מכן היא תפסיק לקבל דואר אלקטרוני. המשתמשים השולחים הודעות לתיבת הדואר יקבלו אישור אי-מסירה.

מניעה של מחיקת הודעות בתיבת דואר משותפת מחברים

למרבה הצער אינך יכול למנוע אנשים מחיקת הודעות בתיבת דואר משותפת. לדוגמה, נניח שיש לך 5 אנשים באמצעות תיבת דואר משותפת. מחיקת אחד מהם הודעת דואר אלקטרוני לאחר הקראת אותו. כעת הודעת הדואר האלקטרוני נמחק עבור כולם, גם אם הם מצטער לקרוא את ההודעה. הדרך היחידה לפתור זאת היא כדי ליצור קבוצה של Office 365 במקום תיבת דואר משותפת.

קבוצה ב- Outlook דומה תיבת דואר משותפת. כדי לראות השוואה של שני, ראה השוואה בין קבוצות. כדי ללמוד עוד אודות קבוצות, ראה למד עוד אודות קבוצות

מידע נוסף שעליך לדעת אודות תיבות דואר משותפות

  • אין צורך להקצות רשיונות לתיבות דואר משותפות שגודלן קטן מ- ‎50GB.

  • עליך להעניק למשתמשים הרשאות (חברות) לשימוש בתיבת הדואר המשותפת. רק אנשים בתוך הארגון שלך יכולים להשתמש בתיבת דואר משותפת.

  • לא ניתן להעניק לאנשים מחוץ לעסק (כגון אנשים בעלי חשבון Gmail) גישה לתיבת הדואר המשותפת. אם ברצונך לעשות זאת, שקול ליצור קבוצה עבור Outlook במקום זאת. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת קבוצה של Office 365 במרכז הניהול.

  • אין אפשרות לגשת לתיבת דואר משותפת מ- Outlook עבור iPhone או Android. Outlook למכשירים ניידים אינה כוללת את התכונה כדי לגשת לתיבות דואר משותפות ולאחר שהוא אינו עומד שיש להוסיף.  אם ברצונך לגשת לתיבת דואר משותפת מאחת התקנים אלה, השתמש בדפדפן כדי לפתוח את Outlook באינטרנט, ולגשת תיבת הדואר המשותפת כך. לחלופין, צור קבוצה של Office 365 במקום זאת עבור תיבת הדואר המשותפת שלך. כדי ללמוד עוד, ראה השוואה בין קבוצות.

  • אין באפשרותך להצפין דואר אלקטרוני שנשלח מהתחום תיבת דואר משותפת.  הסיבה לכך היא תיבת דואר משותפת אינה יכולה לכלול משלו הקשר האבטחה (שם משתמש/סיסמה) כך שאין אפשרות להקצות אותה מפתח.  אם יותר מאדם אחד הוא חבר, הם שליחה/קבלה הודעות דואר אלקטרוני שהם המוצפנים באמצעות מקשי משלהם, חברים אחרים יוכלו לקרוא את הודעת הדואר האלקטרוני ואחרים עשויים לא, בהתאם אילו מפתח ציבורי הדואר האלקטרוני היה המקודדות.

  • באפשרותך להמיר תיבות דואר של משתמשים לתיבות דואר משותפות. ראה המרת של תיבת הדואר של המשתמש לתיבת דואר משותפת.

  • משתמשים בעלי מערכת כללי או מנהל Exchange תפקידי באפשרותך ליצור תיבות דואר משותפות.

  • כדי ליצור תיבת דואר משותפת, עליך להירשם כמנוי של Office 365 עבור תוכנית עסקית הכוללת דואר אלקטרוני (שירות Exchange Online). מנוי Office 365 Business אינה כוללת דואר אלקטרוני; Office 365 Business Premium.

  • תיבת דואר משותפת אינה מיועדת עבור יומן ישיר על. חשבון המשתמש עבור תיבת הדואר המשותפת עצמה אמור להישאר במצב לא זמין.

פתרון בעיות ביצירת תיבות דואר משותפות

  • הודעת שגיאה: כתובת ה- Proxy ‏"smtp:<שם תיבת הדואר המשותפת>" כבר נמצאת בשימוש על-ידי כתובות ה- Proxy או LegacyExchangeDN של "<שם>". נא בחר כתובת Proxy שונה.

    בעיה זו מתרחשת כאשר אתה מנסה לתת לתיבת הדואר המשותפת שם שכבר נמצא בשימוש. לדוגמה, נניח שברצונך ליצור את תיבות הדואר המשותפות info@domain1 ו- info@domain2. ניתן לעשות זאת בשתי דרכים:

אופן הפעולה של מיפוי אוטומטי עם תיבות דואר משותפות

מיפוי אוטומטי מוגדר בתיבת הדואר של המשתמש, ולא בתיבת הדואר המשותפת.

כלומר, אם אתה מנסה להשתמש קבוצת אבטחה כדי לקבוע למי יש גישה לתיבת הדואר המשותפת, automapping לא יפעלו. כן, אם אתה מעוניין automapping, עליך להקצות הרשאות באופן מפורש.

כיצד ליצור תיבת דואר משותפת במרכז הניהול של Exchange

לקוחות מסוימים מבצעים את כל פעולות הניהול של תיבות הדואר שלהם במרכז הניהול של Exchange. להלן הוראות כיצד ליצור תיבות דואר משותפות באמצעות ממשק זה.

כדי לראות אילו הרשאות, עליך לבצע שלבים אלה, עיין בערך "תיבות דואר של משתמשים" בהרשאות של הנמענים.

  1. ב Exchange admin center, עבור אל נמענים > משותף > הוסף.

  2. מילוי השדות הדרושים:

    • שם תצוגה

    • כתובת דואר אלקטרוני

  3. כדי להעניק הרשאות 'גישה מלאה' או 'שלח כ', לחץ על הוספה ולאחר מכן בחר את המשתמשים שברצונך להעניק להם הרשאות. באפשרותך להשתמש במקש CTRL כדי לבחור משתמשים מרובים. לא יודע באיזו הרשאה להשתמש? ראה באיזו הרשאה עליך להשתמש?.

    הערה: הרשאת 'גישה מלאה' מאפשרת למשתמש לפתוח את תיבת הדואר, וכן ליצור ולשנות פריטים בתוכה. הרשאת 'שלח כ' מאפשרת לכל אחד שאינו הבעלים של תיבת הדואר לשלוח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת דואר משותפת זו. שתי ההרשאות דרושות לצורך פעולה מוצלחת של תיבת הדואר המשותפת.

  4. לחץ על שמור כדי לשמור את השינויים וליצור את תיבת הדואר המשותפת.

  1. עבור אל נמענים > משותף > עריכה.

  2. לחץ על הקצאת תיבות דואר

  3. כדי להעניק או הסרה של הרשאות גישה מלאה ושלח כ, לחץ על הוסף או הסר ולאחר מכן בחר את המשתמשים שברצונך להעניק הרשאות.

    הערה: הרשאת 'גישה מלאה' מאפשרת למשתמש לפתוח את תיבת הדואר, וכן ליצור ולשנות פריטים בתוכה. הרשאת 'שלח כ' מאפשרת לכל אחד שאינו הבעלים של תיבת הדואר לשלוח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת דואר משותפת זו. שתי ההרשאות דרושות לצורך פעולה מוצלחת של תיבת הדואר המשותפת.

  4. לחץ על שמור כדי לשמור את השינויים.

  • גישה מלאה הרשאת גישה מלאה מאפשר למשתמש להיכנס לתיבת הדואר המשותפת שתפעל בתור הבעלים של תיבת הדואר. כאשר מחובר, המשתמש יכול ליצור פריטי לוח שנה; לקרוא, להציג, למחוק או לשנות הודעות דואר אלקטרוני; יצירת משימות ואנשי קשר לוח שנה. עם זאת, משתמש בעל הרשאת גישה מלאה אין אפשרות לשלוח דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת אלא אם כן גם הם יש לשלוח כקובץ או שלח בסרגל הרשאה בשמך.

  • האפשרות שלח כ- הרשאת ' שלח כ ' מאפשרת למשתמש התחזות תיבת הדואר המשותפת בעת שליחת דואר. לדוגמה, אם מולי מכניסה אל תיבת הדואר המשותפת של מחלקת השיווק שולח הודעת דואר אלקטרוני, הוא ייראה כמו מחלקת השיווק לשלוח את הדואר האלקטרוני.

    עם זאת, היא לא יוכלו לראות כל של הודעת הדואר האלקטרוני שנשלחת או ממנו את הכתובות המשותף.

  • לשלוח בשם שלח בסרגל הרשאה בשם מאפשר למשתמש לשלוח דואר אלקטרוני בשמו של תיבת הדואר המשותפת. לדוגמה, אם John נכנס לתוך תיבת הדואר המשותפת 32 בניין הקבלה שולח הודעת דואר אלקטרוני, הוא רושם הדואר נשלחה על-ידי "John בשמו של בניין הקבלה 32". לא ניתן להשתמש EAC כדי להעניק הרשאות בשם, שליחה שעליך להשתמש בפריט ה-cmdlet הגדרת תיבת דואר עם הפרמטר GrantSendonBehalf .

השתמש ה-cmdlet PowerShell תיבת דואר חדש כדי ליצור תיבות דואר משותפות. כדי להשתמש cmdlet זה, עליך להתחבר ל- Exchange Online PowerShell.

הדוגמה הבאה מראה כיצד ליצור את תיבת הדואר המשותפת 'מחלקת מכירות' ולהעניק הרשאות 'גישה מלאה' ו'שלח בשם' עבור קבוצת האבטחה MarketingSG. משתמשים שהנם חברים בקבוצת האבטחה יקבלו את ההרשאות לתיבת הדואר.

  1. יצירת קבוצת אבטחה המותאמות לדואר בשם MarketingSG. לקבלת הוראות של PowerShell, ראה קבוצות אבטחה Manage Mail-Enabled.

  2. התחברות ל- Exchange Online PowerShell.

  3. הפעל את הפקודה הבאה:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

האם כדאי ליצור תיבת דואר משותפת או קבוצת Office 365 עבור Outlook?

לקבלת הנחיות, ראה השוואה בין קבוצות.

חשוב: כעת אין אפשרות להעברת תיבת דואר משותפת אל קבוצה של Office 365.  האם זהו משהו שהרצוי?  ידע אותנו. ההצבעה כאן!

אנו משתמשים המשוב שלך כדי לקבוע אילו תכונות אנו לעבוד על סדר עדיפויות.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×