יצירת קבוצת אנשי קשר או רשימת תפוצה ב- Outlook

השתמש בקבוצת אנשי קשר (לשעבר "רשימת תפוצה") כדי לשלוח דואר אלקטרוני לאנשים מרובים - לצוות פרוייקט, לוועדה או אפילו לקבוצת חברים - מבלי שתצטרך להוסיף כל שם בנפרד בכל פעם שברצונך לכתב אותם. כדי ליצור קבוצת אנשי קשר:

תיבת הדו-שיח 'קבוצת אנשי קשר'

לקבלת מידע אודות קבוצות אנשי קשר ב- Outlook עבור Mac, ראה יצירה של קבוצת אנשי קשר ב- Outlook עבור Mac.

  1. בסרגל הניווט, לחץ על אנשים.

    • עבור Outlook 2013: אנשים

    • עבור Outlook 2016: אנשים

  2. תחת אנשי הקשר שלי, בחר במיקום שבו ברצונך להוסיף את קבוצת אנשי הקשר. עבור דוגמה זו, לחץ על אנשי קשר.

  3. לחץ על בית > קבוצת אנשי קשר חדשה.

  4. בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בתיבה שם, הקלד שם עבור הקבוצה.

  5. לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן הוסף אנשים מפנקס הכתובות שלך או מרשימת אנשי הקשר שלך.

    הוספת חברים לקבוצה חדשה

    הערה:  כדי להוסיף מישהו שאינו מופיע בפנקס הכתובות או באנשי קשר, צור או הוסף אדם כלשהו כאיש קשר.

  6. לחץ על שמור וסגור.

    כדי ללמוד כיצד להשתמש בקבוצת אנשי הקשר החדשה, ראה שליחת הודעת דואר אלקטרוני לקבוצת אנשי קשר.

אם אתה תמיד שולח הודעות דואר אלקטרוני לאותה קבוצה של אנשים, באפשרותך ליצור קבוצת אנשי קשר (שכונתה בעבר 'רשימת תפוצה') הכוללת את כל הנמענים באמצעות דואר אלקטרוני קודם ששלחת אליהם. לאחר מכן, בפעם הבאה שברצונך לפנות אליהם או לתזמן עמם פגישה, באפשרותך להוסיף את קבוצת אנשי הקשר לשורה אל בהודעה, במקום להוסיף כל אדם בנפרד.

  1. פתח הודעת דואר אלקטרוני שנשלחה לאנשים שברצונך לכלול בקבוצת אנשי הקשר.

  2. בתיבה אל או עותק, סמן את כל את השמות באמצעות העכבר.

    בחירת האנשים בהודעת הדואר האלקטרוני

  3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הבחירה, ולאחר מכן לחץ על העתק, או הקש Ctrl+C.

  4. ב- Outlook (לא בהודעת הדואר האלקטרוני הפתוחה), לחץ על אנשים.

    עצה:  אם רשימת אנשי הקשר שלך אינה מופיעה, לחץ על אנשים שוב.

    לחץ על ’אנשים’

  5. לחץ על בית > קבוצת אנשי קשר חדשה.

    לחץ על 'קבוצת אנשי קשר חדשה' בכרטיסיה 'בית'

  6. הקלד שם עבור קבוצת אנשי הקשר, כמו פרוייקטים מיוחדים.

  7. לחץ על הוסף חברים > מתוך אנשי הקשר של Outlook.

    הוסף חברים מתוך אנשי הקשר של Outlook

  8. בחלון שייפתח, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בתוך התיבה חברים ולחץ על הדבק, או הקש Ctrl+V.

  9. לחץ על אישור.

    האנשים של הדואר האלקטרוני יופיעו כרשימת חברים עבור קבוצת אנשי הקשר שלך.

    קבוצת אנשי הקשר החדשה שלך צריכה כעת לכלול אנשים

  10. לחץ על שמור וסגור.

קבוצות אנשי קשר מופיעות ברשימת אנשי הקשר, יחד עם אנשים בודדים. באפשרותך לזהות את ההבדל על-ידי הסמלים המופיעים מימין לשמות בתצוגת רשימה. סמל הכרטיס הוא עבור אנשי קשר בודדים, וסמל האנשים הוא עבור קבוצות אנשי קשר.

סמלי אנשים מיועדים לקבוצות אנשי קשר, וסמלי כרטיסים מיועדים לאנשים בודדים

לבסוף, תוכל תמיד להוסיף אנשים או להסיר אנשים מקבוצת אנשי הקשר מאוחר יותר.

אם יש לך כמות גדולה של אנשי קשר עסקי או אישי שאתה שומר בגיליון אלקטרוני של Excel, באפשרותך לייבא אותם היישר לתוך Outlook.

לאחר מכן, באפשרותך ליצור קבוצת אנשי קשר (נקראה בעבר "רשימת תפוצה") באמצעות פרטי אנשי הקשר המיובאים. עם קבוצת אנשי קשר, תוכל לשלוח לאנשים הודעות דואר אלקטרוני והזמנות לפגישה מבלי להצטרך להוסיף כל אחד מהשמות בכל פעם.

למרבה הצער, ל- Outlook אין אפשרות ליצור באופן אוטומטי קבוצת אנשי קשר מתוך רשימה של אנשי קשר ב- Excel. אולם, באפשרותך לעשות זאת על-ידי ביצוע ארבעת השלבים הבאים:

  1. הכן את נתוני הקשר לייבוא.

  2. ייבא את המידע.

  3. מפה את עמודות הגיליון האלקטרוני של Excel לשדות מתאימים של Outlook.

  4. צור את קבוצת אנשי הקשר שלך.

שלב 1: שמירת פרטי אנשי הקשר שלך מ- Excel בקובץ ש- Outlook יכול לייבא

ל- Outlook אין אפשרות לייבא חוברות עבודה בעלות גיליונות מרובים, אך יש לו אפשרות לייבא קבצים מסוג ערך מופרד באמצעות פסיק ( ‎ .csv). כך תוכל לשמור את חוברת העבודה כקובץ ‎:.csv

  1. בחוברת העבודה, לחץ על גליון העבודה המכיל את פרטי איש הקשר שברצונך לייבא.

  2. לחץ על קובץ‏ > שמור בשם.

  3. בחר היכן לשמור את הקובץ שלך.

  4. בתיבה שמור כסוג, בחר CSV (MS-DOS)‎ ‎(*.csv)‎‏, העניק לו שם קובץ, ולחץ על שמור.

  5. אם Excel מודיע לך כי "סוג הקובץ שנבחר אינו מכיל חוברות עבודה המכילות גליונות מרובים", לחץ על אישור. ההודעה מתייחסת למגבלה של קובץ ה- CSV, שום דבר לא יקרה לחוברת העבודה המקורית שלך (קובץ ה- ‎.xlsx).

  6. כאשר Excel מודיע לך כי "ייתכן שחלק מהתכונות בחוברת העבודה שלך יאבדו", לחץ על כן כדי לשמור את גליון העבודה הנוכחי כקובץ CSV. חוברת העבודה המקורית (קובץ ה- ‎.xlsx) נסגרת, אך לא מבוצעים בה שינויים.

  7. סגור את קובץ ה- CSV.

סיימת עם Excel. כעת, באפשרותך להתחיל את תהליך הייבוא ב- Outlook.

שלב 2: התחלת הייבוא

  1. ב- Outlook, לחץ על קובץ ‏> פתח ויצא ‏> יבא/יצא.

    יבא/יצא

    פעולה זו מפעילה את אשף הייבוא והייצוא.

  2. בחר ייבוא מתוך תוכנית או קובץ אחרים ולחץ על הבא.

    אשף הייבוא והייצוא

  3. בחר ערכים מופרדים באמצעות פסיק ולחץ על הבא.

  4. לחץ על עיון ואתר את קובץ ה- CSV שנשמר.

  5. תחת אפשרויות, בחר אם להחליף כפילויות (אנשי קשר קיימים), ליצור אנשי קשר כפולים, או לא לייבא כפילויות. להלן כמה פרטים שיש לשקול:

    • החלפת כפילויות מוחקת אנשי קשר קיימים, אם Outlook מוצא התאמה לשם של איש הקשר (או שדה אחר כלשהו, כמוסבר בסעיף העוסק במיפוי, להלן). אם כבר יש לך מידע על חלק מאותם אנשי קשר ב- Outlook, בחר ליצור כפילויות במקום זאת.

    • יצירת כפילויות היא האפשרות הבטוחה יותר. באפשרותך לנקות כפילויות מאוחר יותר.

    • אם אתה בטוח שהמידע עבור אנשי קשר קיימים ב- Outlook זהה לזה של אנשי הקשר בקובץ הייבוא שלך, באפשרותך לבחור שלא לייבא כפילויות. Outlook ייבא רק אנשי קשר חדשים.

  6. לחץ על הבא ובחר היכן ברצונך לאחסן את אנשי הקשר החדשים שלך, שיובאו. יש לבחור באנשי קשר כברירת מחדל. אם ברצונך בתיקיה אחרת, גלול כדי למצוא את התיקיה שברצונך להשתמש בה.

  7. לחץ על הבא.

  8. ודא שתיבת הסימון לצד ייבוא “MyContacts.csv”‏‎‎‎‎ (בהנחה שזהו שם הקובץ שלך) נבחרת.

  9. אל תלחץ על סיום עדיין, מאחר שעליך "למפות" כמה מהעמודות בקובץ CSV שלך לשדות אנשי הקשר ב- Outlook.

שלב 3: מיפוי עמודות קובץ ה- CSV לשדות אנשי קשר של Outlook

  1. לחץ על לחצן מיפוי שדות מותאמים אישית. התיבה מיפוי שדות מותאמים אישית מופיעה.

    • תחת מתוך, תיבה מציגה את שמות העמודות מקובץ ייבוא ה- CSV שלך.

    • תחת אל, תראה את השדות הסטנדרטיים שבהם Outlook משתמש עבור אנשי קשר. אם אחד מהם מתאים לעמודה בקובץ ה- CSV, תראה את העמודה שלך תחת ממופה מתוך.

      תיבת הדו-שיח 'מיפוי שדות מותאמים אישית'

  2. ייתכן שיהיה עליך לבצע מיפוי ידני. לדוגמה, בדוגמה הבאה, בקובץ הייבוא שלך מספר הטלפון בבית של איש הקשר הוא עמודה בשם טלפון ב. אין לכך התאמה מדויקת ב- Outlook. במקום זאת, Outlook משתמש בשדה טלפון בבית.

    מיפוי שדות בקובץ הייבוא לשדות ב- Outlook

  3. גרור את טלפון ב מהחלונית מימין ושחרר אותו בטלפון בבית בחלונית השמאלית.

    טלפון ב מופיע כעת בעמודה ממופה מתוך.

    שדות שמופו בהצלחה

  4. בזה אחר זה, גרור את שאר הערכים מהחלונית הימנית לשדות המתאימים ב- Outlook בחלונית השמאלית. לדוגמה, אתה עשוי לגרור את כתובת לרחוב הבית או לרחוב העבודה, בהתאם לסוג הכתובת עבור אנשי הקשר שלך.

  5. לחץ על אישור ועל סיום.

    כעת אנשי הקשר שלך יובאו בהצלחה לתוך Outlook.

    אנשי קשר

כעת, לאחר שייבאת את אנשי הקשר שלך אל Outlook, נותר לך שלב אחד בלבד - יצירה של קבוצת אנשי הקשר.

שלב 4: יצירה של קבוצת אנשי הקשר שלך

  1. לחץ על אנשים.

    לחץ על ’אנשים’

  2. תחת אנשי הקשר שלי, בחר במיקום שבו ברצונך להוסיף את קבוצת אנשי הקשר. עבור דוגמה זו, לחץ על אנשי קשר.

  3. לחץ על בית > קבוצת אנשי קשר חדשה.

    בכרטיסיה 'בית', לחץ על 'קבוצת אנשי קשר חדשה'.

  4. בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בתיבה שם, הקלד שם עבור הקבוצה.

  5. לחץ על הוסף חברים > מתוך אנשי הקשר של Outlook.

  6. החזק את CTRL לחוץ, לחץ על אנשי הקשר שייבאת, ולאחר מכן לחץ על חברים כדי להוסיף אותם לקבוצת אנשי הקשר.

  7. לחץ על אישור.

  8. לחץ על שמור וסגור.

למידע נוסף

הוספת אנשים לקבוצת אנשי קשר

שינוי הפריטים שיופיעו בסרגל הניווט

ב- Outlook 2010, אין מספר מרבי של שמות שניתן לכלול בקבוצת אנשי קשר.

יצירת קבוצה של אנשי קשר

  • יצירת קבוצה של אנשי קשר עם שמות חדשים או שמות בפנקס הכתובות    

    1. ב'אנשי קשר', בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על קבוצת אנשי קשר חדשה.

      הפקודה 'קבוצת אנשי קשר חדשה' ברצועת הכלים

    2. בתיבה שם, הקלד שם עבור קבוצת אנשי הקשר.

    3. בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בקבוצה חברים, לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן לחץ על מתוך אנשי הקשר של Outlook, מפנקס כתובות או איש קשר חדש בדואר אלקטרוני.

    4. אם אתה מוסיף איש קשר חדש בדואר אלקטרוני, הזן את המידע עבור המשתמש בתיבת הדו-שיח הוספת חבר חדש.

      אם אתה מוסיף חבר מתוך אנשי הקשר של Outlook או מפנקס כתובות, בצע את הפעולות הבאות:

      1. ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות אשר מכיל את כתובות הדואר האלקטרוני שברצונך לכלול בקבוצת אנשי הקשר שלך.

      2. ברשימת השמות, לחץ על השמות הרצויים ולאחר מכן לחץ על חברים. באפשרותך להוסיף שמות מפנקסי כתובות שונים לאותה קבוצת אנשי קשר.

    5. בצע פעולה זו עבור כל אדם שברצונך להוסיף לקבוצת אנשי הקשר ולאחר מכן לחץ על אישור.

      קבוצת אנשי הקשר נשמרת בתיקיה אנשי קשר תחת השם שניתן לה.

  • יצירה של קבוצת אנשי קשר על-ידי העתקת שמות מהודעת דואר אלקטרוני    

    1. בהודעה שברצונך להעתיק ממנה את השמות, לחץ על השמות בתיבה אל או עותק.

    2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הבחירה ולאחר מכן לחץ על העתק.

    3. ב'דואר', בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על פריטים חדשים, לחץ על פריטים נוספים ולאחר מכן לחץ על קבוצת אנשי קשר.

    4. בתיבה שם, הקלד שם עבור קבוצת אנשי הקשר.

    5. בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בקבוצה חברים, לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן לחץ על מתוך אנשי הקשר של Outlook או מפנקס כתובות.

    6. בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח בחירת חברים, בתיבה חברים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על הדבק.

הערה:  חבר אינו חייב להופיע בפנקס הכתובות שלך כדי שיתווסף לקבוצת אנשי הקשר. השם וכתובת הדואר האלקטרוני של החבר נכללים בעת העתקה והדבקה מהודעת הדואר האלקטרוני המקורית.

בעת קבלת הודעה הכוללת קבוצת אנשי קשר שבה ברצונך להשתמש, ניתן לשמור אותה ברשימת אנשי הקשר שלך.

  1. פתח את ההודעה המכילה את קבוצת אנשי הקשר.

  2. בתיבה אל או עותק, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קבוצת אנשי הקשר ולאחר מכן לחץ על הוספה לאנשי הקשר של Outlook.

הראה לי את השמות בקבוצת אנשי קשר

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • הצגת השמות בפנקס הכתובות

    1. בהודעה חדשה, לחץ על אל.

    2. ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות המכיל את קבוצת אנשי הקשר שאתה מעוניין לקבל לגביה מידע.

      עצה: אינך רואה את קבוצת אנשי הקשר הנכונה? ייתכן שיהיה עליך להוסיף פנקס כתובות תחילה.

    3. נווט אל השם של קבוצת אנשי הקשר, או הקלד אותו בתיבה חיפוש.

    4. ברשימה שם, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קבוצת אנשי הקשר הרצויה ולאחר מכן לחץ על מאפיינים.

  • הצגת השמות בכותרת הודעה או בבקשה לפגישה

    1. בתיבה אל, לחץ על סימן החיבור (+) לצד השם של קבוצת אנשי הקשר.

      הערה:  לאחר הרחבת הרשימה, לא ניתן לכווץ שוב את הרשימה באותה הודעה.

  1. באנשי קשר, פתח את קבוצת אנשי הקשר.

    הערה:  בתצוגות רשימה, קבוצות אנשי קשר מסומנות בסמל קבוצת אנשי הקשר תמונת לחצן .

  2. בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

    • הוספת כתובת מתוך פנקס כתובות או תיקיית אנשי קשר    

      1. בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בקבוצה חברים, לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן לחץ על מתוך אנשי הקשר של Outlook או מפנקס כתובות.

      2. ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות המכיל את כתובות הדואר האלקטרוני שברצונך לכלול בקבוצת אנשי הקשר שלך.

      3. נווט אל השם הרצוי, או הקלד אותו בתיבה חיפוש.

      4. ברשימה שם, לחץ על השם ולאחר מכן לחץ על חברים. בצע פעולה זו עבור כל אדם שברצונך להוסיף לקבוצת אנשי הקשר ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הוספת כתובת שאינה בתיקיית אנשי קשר או פנקס כתובות    

      1. בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בקבוצה חברים, לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן לחץ על איש קשר חדש בדואר אלקטרוני.

      2. הקלד את המידע עבור כתובת הדואר האלקטרוני ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הסרת שם    

      1. ברשימת השמות, לחץ על השם שברצונך להסיר ולאחר מכן, בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בקבוצה חברים, לחץ על הסר חבר.

למידע נוסף

שיתוף תיקיית אנשי קשר עם אנשים אחרים

יצירת רשימת תפוצה

רשימות תפוצה מאוחסנות כברירת מחדל בתיקיה אנשי קשר. אם אתה משתמש בחשבון Microsoft Exchange, רשימת כתובות כללית יכולה להכיל רשימות תפוצה כלליות, הזמינות לכל מי שמשתמש ברשת. רשימות התפוצה האישיות שאתה יוצר בתיקיית אנשי הקשר שלך זמינות רק עבורך, אך ניתן לשתף אותן על-ידי שליחתן לאחרים.

כמה שמות ניתן לכלול ברשימת תפוצה?

מספר השמות המרבי שניתן לכלול ברשימת תפוצה תלוי בגודל הקבצים של אנשי הקשר (עבור כל איש קשר) עצמם. אין כללים קפדניים ומיידיים בנוגע לכך, אולם באופן כללי, רשימת תפוצה יכולה להכיל בין 50 ל- 70 שמות וכתובות דואר אלקטרוני. מספר מרבי של כתובות דואר אלקטרוני, עם גודל קובץ מינימלי של אנשי קשר, הוא 125 בקירוב. נתון זה יכול לכלול רשימות תפוצה אחרות.

לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר Knowledge Base בנושא הגודל המרבי של רשימות תפוצה.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • יצירת רשימת תפוצה באמצעות שמות בפנקס הכתובות    

    1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על רשימת תפוצה.

    2. בתיבה שם, הקלד את השם של רשימת התפוצה שלך. (לדוגמה, "חברים פוליטיים".)

    3. בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על בחירת חברים.

    4. ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות אשר מכיל את כתובות הדואר האלקטרוני שברצונך לכלול ברשימת התפוצה שלך.

      רשימת פנקסי כתובות

    5. בתיבה חיפוש, הקלד שם שברצונך לכלול. כאשר השם שאתה מחפש מופיע ברשימה להלן, לחץ עליו ולאחר מכן לחץ על חברים.

    6. בצע פעולה זו עבור כל אדם שברצונך להוסיף לרשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ על אישור.

      אם ברצונך להוסיף תיאור ארוך יותר של רשימת התפוצה, בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על הערות ולאחר מכן הקלד את הטקסט.

      רשימת התפוצה נשמרת בתיקיה אנשי קשר תחת השם שניתן לה.

  • יצירת רשימת תפוצה על-ידי העתקת שמות מהודעת דואר אלקטרוני    

    1. בהודעה שברצונך להעתיק ממנה את השמות, בחר את השמות בתיבה אל או עותק.

    2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על בחירתך ולאחר מכן לחץ על העתק בתפריט הקיצור.

    3. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ותחת יצירת פריט Outlook חדש, לחץ על רשימת תפוצה.

    4. בכרטיסיה רשימת תפוצה, בקבוצה חברים, לחץ על בחירת חברים.

    5. בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח בחירת חברים, בתיבה חברים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על הדבק בתפריט הקיצור.

      הערה: חבר אינו חייב להופיע בפנקס הכתובות שלך כדי להתווסף לרשימת התפוצה. השם וכתובת הדואר האלקטרוני של החבר ייכללו בעת העתקה והדבקה מהודעת הדואר האלקטרוני המקורית.

    6. לחץ על אישור.

    7. בתיבה שם, הקלד שם עבור רשימת התפוצה.

    8. בכרטיסיה רשימת תפוצה, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור.

רשימות תפוצה מאוחסנות כברירת מחדל בתיקיה אנשי קשר. בעת קבלת רשימת תפוצה מאדם אחר, ניתן לשמור אותה ברשימת אנשי הקשר שלך.

  1. פתח את ההודעה המכילה את רשימת התפוצה.

  2. בכותרת ההודעה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על רשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ על הוספה לאנשי הקשר של Outlook בתפריט הקיצור.

עליך לערוך רשימת תפוצה על-ידי הוספה או מחיקה של שמות.

הצגת השמות בקבוצת אנשי קשר

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • הצגת השמות בפנקס הכתובות

  • בהודעה חדשה, לחץ על אל.

  • ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות המכיל את רשימת התפוצה שאתה מעוניין לקבל לגביה מידע.

  • בתיבה חיפוש, הקלד את השם של רשימת התפוצה.

  • ברשימת השמות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על רשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

    מדוע איני רואה את רשימת השמות בפנקס הכתובות?

    ייתכן שהשתמשת באפשרות החיפוש עמודות נוספות בפעם האחרונה שבה השתמשת בפנקס הכתובות. כדי לשחזר את תצוגת רשימת השמות, לחץ על שם בלבד לצד חיפוש.

  • הצגת השמות בכותרת הודעה או בבקשה לפגישה

    • בתיבה אל, לחץ על סימן החיבור (+) לצד השם של רשימת התפוצה.

      הערה:  לאחר הרחבת הרשימה, לא ניתן לכווץ שוב את הרשימה. לא ניתן להרחיב רשימות תפוצה בשדה דואר אלקטרוני של איש קשר

  1. באנשי קשר, פתח את רשימת התפוצה.

    הערה: בתצוגות רשימה, רשימות תפוצה מסומנות ב- תמונת לחצן .

  2. בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

    • הוספת כתובת מתוך פנקס כתובות או תיקיית אנשי קשר    

      1. בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על בחירת חברים.

      2. ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות המכיל את כתובות הדואר האלקטרוני שברצונך לכלול ברשימת התפוצה שלך.

      3. בתיבה חיפוש, הקלד שם שברצונך לכלול.

      4. ברשימה שם, לחץ על השם ולאחר מכן לחץ על חברים. בצע פעולה זו עבור כל אדם שברצונך להוסיף לרשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ על אישור.

        מדוע איני רואה את רשימת השמות בפנקס הכתובות?

        ייתכן שהשתמשת באפשרות החיפוש עמודות נוספות בפעם האחרונה שבה השתמשת בפנקס הכתובות. כדי לשחזר את תצוגת רשימת השמות, לחץ על שם בלבד לצד חיפוש.

    • הוספת כתובת שאינה בתיקיית אנשי קשר או פנקס כתובות    

      1. בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על הוסף חדש.

      2. הקלד את המידע עבור כתובת הדואר האלקטרוני ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • מחיקת שם    

      1. לחץ על השם ולאחר מכן לחץ על הסר.

רשימת תפוצה היא קבוצה של כתובות דואר אלקטרוני שאתה יוצר ומוסיף לפנקס הכתובות של Outlook ככתובת דואר אלקטרוני יחידה. כאשר אתה שולח הודעה לרשימת תפוצה, היא מופצת לכל אחת מכתובות הדואר האלקטרוני ברשימה.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • יצירת רשימת תפוצה באמצעות שמות מפנקס הכתובות    

    1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על רשימת תפוצה.

    2. בתיבה שם, הקלד שם.

    3. בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על בחירת חברים.

    4. ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות המכיל את כתובות הדואר האלקטרוני שברצונך לכלול ברשימת התפוצה שלך.

    5. בתיבה חיפוש, הקלד שם שברצונך לכלול. ברשימה מתחת, לחץ על השם ולאחר מכן לחץ על חברים. בצע פעולה זו עבור כל אדם שברצונך להוסיף לרשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ על אישור.

      אם ברצונך לכלול תיאור ארוך יותר של רשימת התפוצה, בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על הערות ולאחר מכן הוסף אותו.

      רשימת התפוצה נשמרת בתיקיה אנשי קשר בשם שניתן לה.

  • יצירת רשימת תפוצה על-ידי העתקת שמות מהודעת דואר אלקטרוני    

    1. בהודעת הדואר האלקטרוני שברצונך להעתיק ממנה את השמות, בחר את השמות בתיבה אל או עותק.

    2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על בחירתך ולאחר מכן לחץ על העתק בתפריט הקיצור.

    3. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ותחת יצירת פריט Outlook חדש, לחץ על רשימת תפוצה.

    4. בכרטיסיה רשימת תפוצה, בקבוצה חברים, לחץ על בחירת חברים.

    5. בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח בחירת חברים, בתיבה חברים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על הדבק בתפריט הקיצור.

      הערה: חבר אינו חייב להופיע בפנקס הכתובות שלך כדי להתווסף לרשימת התפוצה. השם וכתובת הדואר האלקטרוני של החבר ייכללו בעת העתקה והדבקה מהודעת הדואר האלקטרוני המקורית.

    6. לחץ על אישור.

    7. בתיבה שם, הקלד שם עבור רשימת התפוצה.

    8. בכרטיסיה רשימת תפוצה, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור.

לקבלת מידע נוסף אודות רשימות תפוצה, כגון הוספת שמות או שליחת הודעה רק לחלק מהרשימה, ראה יצירה ועריכה של קבוצת אנשי קשר או רשימת תפוצה.

יצירת קבוצת אנשי קשר של Outlook

לאחר שתסדר אנשי קשר בודדים בתיקיות, תוכל לסדר את התיקיות של אנשי קשר קשורים בקבוצות בחלונית הניווט כדי שיהיו גלויות לעין וקלות לגישה.

עצה: הקפד שתיקיות אנשי הקשר יישארו גלויות על-ידי השארת הקבוצה שלהן פתוחה או "מורחבת"; לחלופין, כווץ את הקבוצה כדי לפנות מקום. לחץ על החצים בכותרת של הקבוצה כדי להרחיב או לכווץ את הקבוצה.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×