יצירת משימות ופריטים לביצוע

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אנשים רבים לשמור רשימה של דברים לביצוע — על נייר, בגיליון אלקטרוני, או על-ידי שימוש בשילוב של נייר ושיטות אלקטרוניות. ב- Outlook, ניתן לשלב את הרשימות שונים לרשימה אחת המשופרת בתזכורות ומעקב.

יצירת משימה

  1. לחץ על משימות ‏> משימה חדשה או הקש CTRL+SHIFT+K.

    הפקודה 'משימה חדשה' ברצועת הכלים

  2. בתיבה נושא, הקלד שם עבור המשימה. אם יש לך פריטים רבים להזין, שמור על נושא קצר ולאחר מכן הוסף את הפרטים בגוף המשימה.

  3. אם נקבע תאריך להתחלה או לסיום, הגדר את תאריך ההתחלה או תאריך היעד.

  4. הגדר את עדיפות המשימה באמצעות עדיפות.

  5. אם ברצונך לקבל תזכורת מוקפצת, סמן את תזכורת והגדר את התאריך והשעה.

  6. לחץ על משימה ‏> שמור וסגור.

יש דרך מהירה ליצירת משימה המבוססת על הודעת דואר אלקטרוני שקיבלת. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת משימה מהודעה.

  1. במשימות, בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על משימה חדשה.

    הפקודה 'משימה חדשה' ברצועת הכלים

קיצור מקשים    כדי ליצור משימה חדשה, הקש Ctrl+Shift+K.

  1. בתיבה נושא, הקלד שם עבור הפעילות. באפשרותך להוסיף ביתר פירוט בגוף פעילות.

  2. בכרטיסיה פעילות, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור.

באפשרותך ליצור משימה מחוץ כל פריט של Outlook, כגון הודעת דואר אלקטרוני, איש קשר, פריט לוח שנה או הערה.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • גרירת הודעת דואר אלקטרוני לשורת המשימות לביצוע

    שורת משימות לביצוע ' צריכה להיות מסודרת לפי תאריך התחלה או תאריך יעד לשימוש הליכים אלה.

    1. גרור את הפריט אל המקטע רשימת המשימות בשורת המשימות לביצוע.

    2. כאשר תראה קו אדום עם חצים בכל אחד מהקצוות ממוקם במקום שבו ברצונך למקם את המשימה, שחרר את לחצן העכבר.

      צילום מסך של מקטע הפעילויות בשורת המשימות לביצוע

  • גרור פריט לפעילויות

    בעת גרירת פריט על משימות בחלונית הניווט, באפשרותך להשתמש בכל התכונות של פריט משימה. התוכן של הפריט, מלבד קבצים מצורפים, מועתק לגוף המשימה. גם אם הפריט המקורי תימחק מאוחר יותר, הפעילות זמין עדיין, כולל התוכן המועתק של הפריט

  • גרור את הפריט אל הכרטיסיה ' משימות ' בחלונית הניווט.

    עצה: כדי להוסיף את הפריט כקובץ מצורף למשימה במקום הדבקת הטקסט לתוך גוף המשימה, באמצעות לחצן העכבר הימני על הפריט וגרור אותו אל רשימת המשימות ולאחר מכן לחץ על העתק לכאן כמשימה עם קובץ מצורף.

אם המשימה שלך כרוך אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור לאיש הקשר.

הערה: יש להפעיל קישורים של אנשי קשר.

כיצד ניתן להפעיל קישורים של אנשי קשר?

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על אפשרויות.

  3. לחץ על אנשי קשר.

  4. תחת קישור, בחר את תיבת הסימון הצג אנשי קשר המקושרים לפריט הנוכחי.

  • במשימה פתוחה, בחלק התחתון של החלון, לחץ על אנשי קשר, לחץ על איש קשר ולאחר מכן לחץ על אישור.

שורת המשימות לביצוע מופיעה בכל התצוגות של Outlook כברירת מחדל.

כדי ליצור משימה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בשורת המשימות לביצוע, לחץ על התיבה הקלד משימה חדשה, ולאחר מכן הזן תיאור המשימה. הקש ENTER כדי לסיים. הפעילות מופיעה ברשימת המשימות לביצוע שלך עם התאריך של היום.

  • בשורת המשימות לביצוע, לחץ פעמיים על התיבה סוג משימה חדשה כדי לפתוח משימה בחלון חדש. באפשרותך להזין פרטים נוספים אודות הפעילות.

עצה: כדי להפעיל או לבטל את שורת המשימות לביצוע, בכרטיסיה תצוגה, בקבוצה ' פריסה ', לחץ על שורת משימות לביצוע ולחץ על רגיל, ממוזער או מבוטל. פעולה זו משנה את שורת המשימות לביצוע רק בתצוגה הנוכחית, שאינם נמצאים בכל התצוגות.

רשימת המשימות היומית מופיע רק תצוגות יום ושבוע לוח השנה של Outlook.

רשימת המשימות היומית בתצוגת השבוע של לוח השנה

  1. הנח את המצביע ברשימת המשימות היומית תחת היום הרצוי.

  2. לחץ על לחץ כדי להוסיף פעילות.

  3. הקלד נושא עבור הפעילות ולאחר מכן הקש ENTER.

    כברירת מחדל, תאריך ההתחלה ותאריך מוגדרים עבור היום תחת איזו שהוספת הפעילות. כדי לשנות את תאריך ההתחלה או תאריך היעד של הפעילות, גרור את הפעילות היום הרצוי. כדי לשנות באופן ידני את נקודת ההתחלה או תאריך יעד, באמצעות לחצן העכבר הימני על הפעילות ולאחר מכן לחץ על פתח.

הערה: כדי להפעיל או לבטל את רשימת המשימות היומית, בלוח שנה, בכרטיסיה תצוגה, בקבוצה ' פריסה ', לחץ על רשימת המשימות היומית, ולאחר מכן בחר רגיל, ממוזער או מבוטל.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

שורת משימות לביצוע פעילות היא פריט שאתה יוצר ב- Outlook כדי לעקוב אחריו עד השלמתה. פריט לביצוע הוא כל פריט Outlook — כגון משימה, הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר — שסומן בדגל להמשך טיפול. כברירת מחדל, כל המשימות מסומנות בדגל להמשך טיפול בעת יצירתם, גם אם יש להם ללא תאריך ההתחלה או תאריך יעד. לכן, בכל פעם שאתה ליצור משימה, או סימון בדגל הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר, פריט לביצוע נוצר באופן אוטומטי.

כאשר עליך לציין במהירות כי פריט דורש את תשומת הלב במועד מאוחר יותר, סימון בדגל הוא האפשרות הטובה ביותר. בעת סימון פריט בדגל, הוא יוצג עם דגל בתצוגה ' דואר ', ב'משימות, בשורת המשימות לביצוע, וברשימת המשימות היומית בלוח השנה. סימון הודעה או איש קשר לא ניתן ליצור משימה חדשה. מאחר שפריט לביצוע עדיין הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר לאחר הסימון בדגל, אינך יש אפשרות להקצות אותו כמשימה למישהו אחר, או לציין את התקדמות או את אחוזי השלמתו.

משימה עשויה להתרחש פעם אחת או כמה פעמים. באפשרותך לחזור על פעילות חוזר במרווחי זמן קבועים, או שהיא יכולה לחזור בהתבסס על התאריך שתסמן הפעילות הושלמה. לדוגמה, באפשרותך ליצור משימה חוזרת כדי לשלוח דוח מצב למנהל שלך ביום שישי האחרון של כל חודש, או ליצור משימה חוזרת להסתפר חודש אחד לאחר אחד האחרון שלך.

משימות ופריטים לביצוע מופיעים ב'משימות to-לביצוע-בסרגל וכן ברשימת המשימות היומית בלוח השנה. אין זה משנה באיזו תצוגה שאתה נמצא בה, שורת המשימות לביצוע מיידע אותך פריטי לוח שנה, משימה ו המשימות לביצוע שלך.

קיימות מספר דרכים ליצירת משימה חדשה ב- Outlook. באפשרותך להשתמש בפקודה משימה (לחץ על חדש בתפריט קובץ ), הזן משימה בתיבת הטקסט הקלד משימה חדשה בשורת המשימות לביצוע מכל תצוגה ב- Outlook, הקלד בכל רווח ריק ברשימת המשימות היומית בלוח שנה, או לחץ על והקלד Cli הערם כאן כדי להוסיף משימה חדשה תיבת טקסט בחלק העליון של תצוגת משימות. אלה, הדרך המהירה ביותר היא להשתמש שורת המשימות לביצוע.

באפשרותך גם ליצור פעילות על-ידי גרירת פריט, כגון הודעת דואר אלקטרוני, משימות ב- חלונית הניווט. עותק של הודעת הדואר האלקטרוני נוצר לאחר מכן כמשימה.

אם יש לך לעקוב אחר משימות שהוקצו לעצמך (כגון תזכורות לענות להודעות דואר אלקטרוני), או עקוב אחר משימות שהוקצו לאנשים אחרים (כגון התקדמות פרוייקט של מישהו), משימות של Outlook הן הפתרון עבורך. באפשרותך במהירות להוסיף ועדכון פעילויות, או לסמן אותן כמשימה שהושלמה. במשימות שישולבו תצוגת לוח השנה, יש לך ממשק עשיר למעקב לא רק הפגישות שלך, אך המשימות שעליך להשלים ביום נתון גם.

  1. בתפריט ' קובץ ', הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על פעילות.

    קיצור מקשים כדי ליצור משימה חדשה, הקש CTRL + SHIFT + K.

  2. בתיבה נושא, הקלד שם עבור המשימה.

    הערה: הזנת כעת די מידע כדי ליצור משימה. השלבים הבאים הם אופציונליים, אך יסייעו לך לנהל בצורה טובה יותר של המשימות שלך ב- Outlook.

  3. בכרטיסיה פעילות, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור או המשך בשלבים הבאים כדי להתאים אישית את המשימה שלך.

  4. אם תרצה, הגדר את תאריך ההתחלה ואת תאריך יעד עבור הפעילות.

    אם תציין תאריך התחלה, השדה תאריך יעד מוגדר באופן אוטומטי לאותו יום. באפשרותך לשנות את השדה תאריך יעד לכל תאריך הרצוי.

  5. אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.

  6. בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית ) בה הפעילות אמור תחזור ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • להפוך את המשימה למשימה חוזרת בהתבסס על מרווח קבוע     במקטע תבנית מופע חוזר, בחר את האפשרויות עבור מרווח התדירות הרצויה. אל תבחר באפשרות צור משימה חדשה, או המשימה לא תתרחש במרווחי זמן קבועים.

    • להפוך את המשימה למשימה חוזרת בהתבסס על תאריך הסיום     בחר צור משימה חדשה ולאחר מכן בתיבה, הקלד את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.

      בכל פעם שתסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, שתיווצר משימה חדשה בהתבסס על מפרטים שלך.

      עצה: זוהי הבחירה הטובה ביותר כאשר אינך מעוניין שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת תסומן כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את הפריט הושלמה, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון השירות שלך ביום ה-15 בכל חודש ולא תסמן את המופע של 15 באפריל כמשימה שהושלמה, במאי עדיין תראה את שלא עדיין מולאו 15 באפריל של פעילות. רק לאחר שתסמן את 15 באפריל כפי מופיעים המופע 15 הפעילות במאי פועלת מלאה של פעילות.

  7. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ' משימה חוזרת.

  8. אם ברצונך להוסיף התראת תזכורת, בחר את תיבת הסימון תזכורת ולאחר מכן הזן את התאריך והשעה עבור התזכורת.

  9. באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיושמע עם התזכורת. לחץ על תמונת לחצן , לחץ על עיון, בחר את קובץ הצליל השמע, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. הליך זה משנה את התזכורת צליל רק עבור משימה זו.

  10. אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, מצב, עדיפות ו % ביצוע, הזן את הערכים הרצויים.

    השדות מצב ו % ביצוע מקושרים. כאשר אתה משנה את הערך בשדה אחד, הערך בשדה השני משתנה בהתאם.

מצב

% ביצוע

לא התחיל

0

מתבצע

1-99

הושלם

100

ממתין למישהו אחר

0-100

שנדחתה

0-100

  1. אם ברצונך להקצות קטגוריית צבע למשימה, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחת מקטגוריות הצבעים בתפריט. לקבלת קטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.

    בפעם הראשונה שתשתמש קטגוריית צבע, תתבקש לספק שם עבור קטגוריית הצבע בעל משמעות רבה יותר עבורך. באפשרותך ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית קטגוריות הצבעים, ולהקצות קיצורי מקשים לקטגוריות הצבעים. לחץ על אישור כדי לחזור לחלון פעילות.

    עצה: שינית את דעתך אודות הקצאת קטגוריית צבע? באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה את שם קטגוריה או נקה את כל הקטגוריות.

  2. אם המשימה שלך כרוך אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר, על-ידי לחיצה על אנשי קשר בחלק התחתון של החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.

    הערה: כברירת מחדל, קישור אנשי קשר אינו מופיע על הודעות, אנשי קשר, משימות windows. כדי להפעיל קישור של אנשי קשר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור. בחלון הראשי של Outlook, בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות. בכרטיסיה ' העדפות ', לחץ על אפשרויות אנשי קשר ולאחר מכן, בתיבת הדו-שיח אפשרויות אנשי קשר תחת קישור אנשי קשר, בחר בתיבת הסימון הצג קישור אנשי קשר בכל הטפסים. פתח את המשימה כדי להמשיך בהליך זה.

  3. אם אינך מעוניין שאחרים יראו ערך פעילות המשותפת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.

  4. אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחקומידע חיוב.

  5. בכרטיסיה פעילות, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור.

קיימות מספר דרכים להפוך הודעת דואר אלקטרוני משימה או פריט לביצוע.

בצע פעולה כלשהי מהפעולות הבאות:

  • סימון בדגל הודעת דואר אלקטרוני בדגל להמשך טיפול

    סימון הודעה בדגל היא האפשרות הטובה ביותר כאשר עליך לסמן פריט לתשומת לבך במועד מאוחר יותר. בעת סימון פריט בדגל, הוא מוצג בתצוגה ' דואר ' עם דגל, בשורת המשימות לביצוע, ב'משימות רשימת המשימות היומית בלוח השנה. סימון הודעה או איש קשר לא ניתן ליצור משימה חדשה. כיוון שפריט לביצוע נותר עדיין הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר לאחר הסימון בדגל, אינך יש אפשרות להקצות אותו כמשימה למישהו אחר, או לציין את התקדמות או את אחוזי השלמתו.

    1. ב- Mail, באמצעות לחצן העכבר הימני על עמודת הדגלים עבור הודעת דואר אלקטרוני.

    2. בחר את תאריך היעד.

      כדי להוסיף במהירות דגל המשך טיפול, לחץ על עמודת הדגל לצד הודעת הדואר האלקטרוני. תאריך התחלה ותאריך היעד של היום מוגדרים באופן אוטומטי.

      כדי לשנות את מועד התזכורת, צליל התזכורת, תאריך ההתחלה, תאריך הסיום או טקסט הדגל המופיע בסרגל המידע או כדי לנקות את דגל התזכורת, באמצעות לחצן העכבר הימני על עמודת הדגלים ליד הודעת הדואר האלקטרוני ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית או על הוספת תזכורת. שתי האפשרויות יפתחו את אותה תיבת דו-שיח, אך בעת שימוש בהוספת תזכורת, תיבת הסימון תזכורת נבחרת באופן אוטומטי.

      תיבת הדו-שיח 'מעקב'

  • גרירת הודעת דואר אלקטרוני לשורת המשימות לביצוע כדי ליצור פריט לביצוע

    שורת משימות לביצוע ' צריכה להיות מסודרת לפי תאריך התחלה או תאריך יעד לשימוש הליכים אלה.

    1. לחץ על הודעת דואר אלקטרוני כדי לבחור אותה ולאחר מכן גרור את ההודעה למקטע רשימת המשימות בשורת המשימות לביצוע.

    2. כאשר תראה קו אדום עם חצים בכל אחד מהקצוות המוצבים שבו ברצונך למקם את המשימה, שחרר את לחצן העכבר.

      צילום מסך של מקטע הפעילויות בשורת המשימות לביצוע

  • גרירת הודעת דואר אלקטרוני אל לחצן משימות כדי ליצור פעילות חדשה

    בעת גרירת הודעת דואר אלקטרוני על משימות בחלונית הניווט, באפשרותך להשתמש בכל התכונות של פריט משימה ולאחר התוכן של הודעת הדואר האלקטרוני, מלבד קבצים מצורפים, מועתק לגוף המשימה. גם אם הודעת הדואר האלקטרוני המקורית תימחק מאוחר יותר, המשימה, כולל התוכן המועתק, מלבד קבצים מצורפים, של הודעת הדואר האלקטרוני, היא עדיין זמינה.

    1. לחץ על הודעת דואר אלקטרוני כדי לבחור אותה ולאחר מכן גרור אותה ללחצן משימה בחלונית הניווט.

      כדי להוסיף את ההודעה כקובץ מצורף למשימה במקום הדבקת הטקסט לתוך גוף המשימה, באמצעות לחצן העכבר הימני על ההודעה וגרור אותה אל רשימת המשימות. בתפריט הקיצור, לחץ על העתק לכאן כמשימה עם קובץ מצורף.

      מופיע חלון חדש של פריט משימה ועותק של תוכן הדואר האלקטרוני יודבק לגוף המשימה. הנושא של הודעת הדואר האלקטרוני הופך הנושא של הפעילות. אם תרצה, באפשרותך לשנות את הנושא.

      הערה: הזנת כעת די מידע כדי ליצור משימה. השלבים הבאים הם אופציונליים, אך יסייעו לך לנהל בצורה טובה יותר של המשימות שלך ב- Outlook.

    2. בכרטיסיה פעילות, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור או המשך בשלבים הבאים כדי להתאים אישית את המשימה שלך.

    3. אם תרצה, הגדר את תאריך ההתחלה ואת תאריך יעד עבור הפעילות.

      אם תציין תאריך התחלה, השדה תאריך יעד באופן אוטומטי מוגדר עבור אותו יום. באפשרותך לשנות את תאריך יעד לתאריך הרצוי.

    4. אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.

    5. בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית ) בה הפעילות אמור תחזור ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • להפוך את המשימה למשימה חוזרת במרווחי זמן קבועים     במקטע תבנית מופע חוזר, בחר את האפשרויות עבור מרווח התדירות הרצויה. אל תבחר באפשרות צור משימה חדשה או שהמשימה תחזור לא במרווחי זמן קבועים.

      • להפוך את המשימה למשימה חוזרת בהתבסס על תאריך הסיום     בחר צור משימה חדשה ולאחר מכן בתיבה, הקלד את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.

        בכל פעם שתסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, פעילות חדשה ייווצר בהתבסס על הבחירות שלך.

        זוהי הבחירה הטובה ביותר כאשר אינך מעוניין שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת מסומנת כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את הפריט הושלמה, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון השירות שלך ביום ה-15 בכל חודש ולא תסמן את המופע של 15 באפריל כמשימה שהושלמה, במאי עדיין תראה את 15 באפריל פעילות. לאחר סימון 15 באפריל כמשימה שהושלמה, יופיע המופע 15 הפעילות במאי.

    6. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ' משימה חוזרת.

    7. אם ברצונך להוסיף תזכורת, בחר את תיבת הסימון תזכורת כדי להפעיל התראת תזכורת. הזן את התאריך והשעה שהרצויים עבור התזכורת.

    8. באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיושמע עם התזכורת. לחץ על תמונת לחצן , לחץ על עיון, בחר את קובץ הצליל השמע, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. הליך זה משנה את התזכורת צליל רק עבור משימה זו.

    9. אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, בתיבות מצב, עדיפות ו % ביצוע תיבות הקלד או בחר את האפשרויות שהרצויות.

      השדות מצב ו % ביצוע תלויים זה לזה. על-ידי שינוי הערך בשדה אחד, הערך בשדה השני משתנה בהתאם.

מצב

% ביצוע

לא התחיל

0

מתבצע

1-99

הושלם

100

ממתין למישהו אחר

0-100

שנדחתה

0-100

  1. אם ברצונך להקצות קטגוריית צבע למשימה, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחד מהערכים מהתפריט. לקבלת קטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.

    בפעם הראשונה שבה תשתמש קטגוריית צבע, תתבקש לספק שם בעל משמעות רבה יותר עבורך. באפשרותך ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית לקטגוריות צבעים ולהקצות מקשי קיצור. לחץ על אישור כדי לחזור לחלון פעילות.

    שינית את דעתך אודות הקצאת קטגוריית צבע? באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה את שם קטגוריה או נקה את כל הקטגוריות.

  2. אם המשימה שלך כרוך אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר, על-ידי לחיצה על אנשי קשר בחלק התחתון של החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.

  3. אם אינך מעוניין שאחרים יראו ערך פעילות המשותפת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.

  4. אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחקומידע חיוב.

  5. בכרטיסיה פעילות, בקבוצה שמור, לחץ על שמור וסגור.

סימון בדגל איש קשר הוא האפשרות הטובה ביותר כאשר עליך לסמן במהירות איש קשר לתשומת לבך במועד מאוחר יותר. סימון בדגל איש קשר יוצר פריט לביצוע, עם הטקסט של דגל בסרגל המידע. איש הקשר המסומן בדגל שיופיע גם ברשימת המשימות, שורת המשימות לביצוע, ובתצוגת את רשימת המשימות היומית לוח שנה. סימון איש קשר בדגל אינו יוצר פריט משימה חדשה. כיוון שפריט לביצוע נותר עדיין איש קשר, אין לך את היכולת להקצות אותו כמשימה למישהו אחר, או כדי לציין אחוז ביצוע או התקדמות שלו.

  1. ב'אנשי קשר ', באמצעות לחצן העכבר הימני על איש הקשר.

  2. הצבע על המשך טיפול בתפריט הקיצור ולאחר מכן לחץ על תאריך היעד.

    כדי לשנות את מועד התזכורת, צליל התזכורת, תאריך ההתחלה, תאריך הסיום או טקסט הדגל המופיע בסרגל המידע או כדי לנקות את דגל התזכורת, לחץ על התאמה אישית או על הוספת תזכורת. (שתי האפשרויות יפתחו את אותה תיבת דו-שיח, אך בעת שימוש בהוספת תזכורת, תיבת הסימון תזכורת נבחרת באופן אוטומטי).

שורת המשימות לביצוע מופיעה בכל התצוגות של Outlook כברירת מחדל. באפשרותך להפעיל או לבטל את שורת המשימות לביצוע. בנוסף, באפשרותך לבחור להציג גירסה ממוזערת של שורת המשימות לביצוע, שימוש בפחות שטח במסך. בעת הפעלה או ביטול של שורת המשימות לביצוע, או למזער אותו בתצוגה מסוימת, ההגדרה חלה רק על תצוגה זו. לדוגמה, אם אתה מבטל את שורת המשימות לביצוע בתצוגה ' דואר ', היא תהיה מבוטלת בכל פעם שאתה נמצא בתצוגת ' דואר ', כולל בפעם הבאה שתפעיל את Outlook. עם זאת, היא תישאר מופעלת בתצוגות אחרות, כגון לוח שנה, הערות ומשימות.

  • כדי לעבור או ביטול של שורת המשימות לביצוע, לחץ על תצוגה, הצבע על שורת משימות לביצוע ולאחר מכן לחץ על רגיל, ממוזער או מבוטל.

  • כדי ליצור משימה חדשה בשורת המשימות לביצוע, לחץ בתיבת הטקסט הקלד משימה חדשה (הנקראת לוח קלט משימות, הקלד נושא עבור הפעילות, ולאחר מכן הקש ENTER.

    לוח קלט משימות

    כברירת מחדל, הפעילות יוקצו תאריך יעד ותאריך התחלה בהתבסס על ההגדרה של הדגל קביעת לחיצה מהירה. בעת התקנה ראשונה של Outlook, הגדרה זו מוגדרת כהיום.

    אם אתה ליצור משימה ומשנה את הדגל לאחר תאריך יעד, כל המשימות העתידיות שתזין ב'שורת ישתמש ההגדרה החדשה. באפשרותך תמיד לעקוף את האפשרות שמוצגת ולבחור באפשרות אחרת. עם זאת, כאשר תפעיל מחדש את Outlook, המשימה הראשונה שהוזנה תקבע כברירת מחדל הדגל קביעת לחיצה מהירה הגדרת.

    כדי לשנות את ברירת המחדל של הדגל, באמצעות לחצן העכבר הימני על עמודת הדגלים בכל תצוגה, לחץ על קביעת לחיצה מהירה ולאחר מכן בחר את הדגל הגדרת שברצונך. האפשרויות כוללות ללא תאריך. בחירת הדגל ללא תאריך תגרום לפריט להופיע בקבוצה ללא תאריך בשורת המשימות לביצוע.

    הערה: הזנת כעת די מידע כדי ליצור משימה. השלבים הבאים הם אופציונליים, אך יסייעו לך לנהל בצורה טובה יותר של המשימות שלך ב- Outlook.

  • המשך לשלבים הבאים כדי להתאים אישית את המשימה שלך על-ידי לחיצה פעמיים על המשימה בשורת המשימות לביצוע.

  • אם תרצה, הגדר את תאריך ההתחלה ואת תאריך יעד עבור הפעילות.

    אם תציין תאריך התחלה, השדה תאריך יעד באופן אוטומטי מוגדר עבור אותו יום. באפשרותך לשנות את תאריך יעד לתאריך הרצוי.

  • אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.

  • בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית ) בה הפעילות אמור תחזור ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • להפוך את המשימה למשימה חוזרת במרווחי זמן קבועים     במקטע תבנית מופע חוזר, בחר את האפשרויות עבור מרווח התדירות הרצויה. אל תבחר באפשרות צור משימה חדשה או שהמשימה תחזור לא במרווחי זמן קבועים.

    • להפוך את המשימה למשימה חוזרת בהתבסס על תאריך הסיום     בחר צור משימה חדשה ולאחר מכן בתיבה, הקלד את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.

      בכל פעם שתסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, פעילות חדשה ייווצר בהתבסס על הבחירות שלך.

      זוהי הבחירה הטובה ביותר כאשר אינך מעוניין שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת מסומנת כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את הפריט הושלמה, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון השירות שלך ביום ה-15 בכל חודש ולא תסמן את המופע של 15 באפריל כמשימה שהושלמה, במאי עדיין תראה את 15 באפריל פעילות. לאחר סימון 15 באפריל כמשימה שהושלמה, יופיע המופע 15 הפעילות במאי.

  • לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ' משימה חוזרת.

  • אם ברצונך להוסיף תזכורת, בחר את תיבת הסימון תזכורת כדי להפעיל התראת תזכורת. הזן את התאריך והשעה שהרצויים עבור התזכורת.

  • באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיושמע עם התזכורת. לחץ על תמונת לחצן , לחץ על עיון, בחר את קובץ הצליל השמע, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. הליך זה משנה את התזכורת צליל רק עבור משימה זו.

  • אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, בתיבות מצב, עדיפות ו % ביצוע תיבות הקלד או בחר את האפשרויות שהרצויות.

    השדות מצב ו % ביצוע תלויים זה לזה. על-ידי שינוי הערך בשדה אחד, הערך בשדה השני משתנה בהתאם.

מצב

% ביצוע

לא התחיל

0

מתבצע

1-99

הושלם

100

ממתין למישהו אחר

0-100

שנדחתה

0-100

  1. אם ברצונך להקצות קטגוריית צבע למשימה, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחד מהערכים מהתפריט. לקבלת קטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.

    בפעם הראשונה שבה תשתמש קטגוריית צבע, תתבקש לספק שם בעל משמעות רבה יותר עבורך. באפשרותך ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית לקטגוריות צבעים ולהקצות מקשי קיצור. לחץ על אישור כדי לחזור לחלון פעילות.

    שינית את דעתך אודות הקצאת קטגוריית צבע? באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה את שם קטגוריה או נקה את כל הקטגוריות.

  2. אם המשימה שלך כרוך אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר, על-ידי לחיצה על אנשי קשר בחלק התחתון של החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.

  3. אם אינך מעוניין שאחרים יראו ערך פעילות המשותפת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.

  4. אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחקומידע חיוב.

  5. בכרטיסיה פעילות, בקבוצה שמור, לחץ על שמור וסגור.

כדי להזיז פעילות למעלה או למטה ברשימה, לחץ וגרור את הפריט למיקום הרצוי. בעת גרירת המשימה, קו אדום עם חצים מציין היכן ימוקם המשימה כאשר תשחרר את לחצן העכבר.

רשימת המשימות היומית מופיע רק תצוגות יום ושבוע לוח השנה של Outlook. כדי להחליף את רשימת המשימות היומית או ביטול, בלוח השנה, לחץ על תצוגה, הצבע על רשימת משימות יומית ולאחר מכן לחץ על רגיל, ממוזער או מבוטל.

רשימת המשימות היומית

כדי להציג רק את המספר הכולל של פעילויות, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בלוח שנה, לחץ על תצוגה, הצבע על רשימת משימות יומית ולאחר מכן לחץ על ממוזער.

  • הצבע על הקצה העליון של רשימת המשימות היומית. כאשר המצביע הופך סמל נקודת אחיזה לשינוי גודל , גרור את הקצה התחתון של החלון.

כדי ליצור פעילויות חדשות ברשימת המשימות היומית, עליך להשתמש בהגדרה של רשימת המשימות היומית רגילה.

  1. רשימת המשימות היומית, כאשר המצביע מרחף, לחץ כדי להוסיף משימה מוצג.

  2. לחץ על כל מקום ריק מתחת לעמודה של יום.

  3. הקלד נושא עבור הפעילות ולאחר מכן הקש ENTER.

    כברירת מחדל, הפעילות יוקצה תאריך התחלה ותאריך סיום היום בעמודה מעל רשימת המשימות היומית. כדי לשנות את תאריך ההתחלה או תאריך הסיום של הפעילות, גרור את המשימה שנוצרה ליום שבו הפעילות היא היעד. במקום לגרור את המשימה, באפשרותך לפתוח את המשימה ולאחר מכן שנה את תאריך ההתחלה ותאריך. כדי לעשות זאת, באפשרותך באמצעות לחצן העכבר הימני על הפעילות, ולאחר מכן לחץ על פתח או בחר את הפריט, הקש ESC ולאחר מכן הקש ENTER.

  4. אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.

  5. בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית ) בה הפעילות אמור תחזור ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • להפוך את המשימה למשימה חוזרת במרווחי זמן קבועים     במקטע תבנית מופע חוזר, בחר את האפשרויות עבור מרווח התדירות הרצויה. אל תבחר באפשרות צור משימה חדשה או שהמשימה תחזור לא במרווחי זמן קבועים.

    • להפוך את המשימה למשימה חוזרת בהתבסס על תאריך הסיום     בחר צור משימה חדשה ולאחר מכן בתיבה, הקלד את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.

      בכל פעם שתסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, פעילות חדשה ייווצר בהתבסס על הבחירות שלך.

      זוהי הבחירה הטובה ביותר כאשר אינך מעוניין שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת מסומנת כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את הפריט הושלמה, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון השירות שלך ביום ה-15 בכל חודש ולא תסמן את המופע של 15 באפריל כמשימה שהושלמה, במאי עדיין תראה את 15 באפריל פעילות. לאחר סימון 15 באפריל כמשימה שהושלמה, יופיע המופע 15 הפעילות במאי.

  6. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ' משימה חוזרת.

  7. אם ברצונך להוסיף תזכורת, בחר את תיבת הסימון תזכורת כדי להפעיל התראת תזכורת. הזן את התאריך והשעה שהרצויים עבור התזכורת.

  8. באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיושמע עם התזכורת. לחץ על תמונת לחצן , לחץ על עיון, בחר את קובץ הצליל השמע, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. הליך זה משנה את התזכורת צליל רק עבור משימה זו.

  9. אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, בתיבות מצב, עדיפות ו % ביצוע תיבות הקלד או בחר את האפשרויות שהרצויות.

    השדות מצב ו % ביצוע תלויים זה לזה. על-ידי שינוי הערך בשדה אחד, הערך בשדה השני משתנה בהתאם.

מצב

% ביצוע

לא התחיל

0

מתבצע

1-99

הושלם

100

ממתין למישהו אחר

0-100

שנדחתה

0-100

  1. אם ברצונך להקצות קטגוריית צבע למשימה, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחד מהערכים מהתפריט. לקבלת קטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.

    בפעם הראשונה שבה תשתמש קטגוריית צבע, תתבקש לספק שם בעל משמעות רבה יותר עבורך. באפשרותך ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית לקטגוריות צבעים ולהקצות מקשי קיצור. לחץ על אישור כדי לחזור לחלון פעילות.

    שינית את דעתך אודות הקצאת קטגוריית צבע? באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה את שם קטגוריה או נקה את כל הקטגוריות.

  2. אם המשימה שלך כרוך אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר, על-ידי לחיצה על אנשי קשר בחלק התחתון של החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.

  3. אם אינך מעוניין שאחרים יראו ערך פעילות המשותפת, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.

  4. אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחקומידע חיוב.

  5. בכרטיסיה פעילות, בקבוצה שמור, לחץ על שמור וסגור.

כדי להזיז פעילות למעלה או למטה ברשימה, לחץ וגרור את הפריט למיקום הרצוי. בעת גרירת המשימה, קו אדום עם חצים מציין היכן ימוקם המשימה כאשר תשחרר את לחצן העכבר.

  1. פתח את המשימה.

  2. בחלק התחתון של חלון המשימה, לחץ על אנשי קשר.

    לחצן אנשי קשר חסר

    אם אינך רואה לחצן אנשי קשר, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות.

    2. בכרטיסיה העדפות, תחת אנשי קשר ופתקים, לחץ על אפשרויות אנשי קשר.

    3. בתיבת הדו-שיח אפשרויות אנשי קשר, תחת קישור אנשי קשר, בחר בתיבת הסימון הצג קישור אנשי קשר בכל הטפסים.

  3. בתיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר, תחת פריטים, בחר את איש הקשר שברצונך לקשר למשימה זו.

    כדי לבחור אנשי קשר מרובים, לחץ על איש קשר אחד, החזק את מקש CTRL ולאחר מכן לחץ על כל איש קשר נוסף.

    כדי להציג פריטים מקושרים מאיש קשר, פתח את איש הקשר ולאחר מכן בכרטיסיה איש קשר, בקבוצה הצג, לחץ על פעילויות. כדי להציג סוג פריט ספציפי, ברשימה הצג, לחץ על סוג הפריט.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×