יצירת מקור נתונים עבור מיזוג דואר

Word יכול למשוך נתונים ממגוון מקורות נתונים כדי לבצע מיזוג דואר. מכיוון ש- Word הוא חלק מחבילת Microsoft Office, הוא מקבל בקלות נתונים מתוך Outlook‏, Excel ו- Access. הוא יכול לקבל נתונים ממקורות אחרים, כולל עמודי אינטרנט, קבצי טקסט מסוג Open Document וקבצי נתונים מופרדים המאוחסנים כטקסט רגיל. גם אם אין לך מקור נתונים קיים, באפשרותך ליצור בקלות מקור נתונים חדש מתוך Word.

מקורות נתונים עבור מיזוג דואר

להלן כמה דוגמאות למקורות נתונים שבהם ניתן להשתמש עבור מיזוג דואר ב- Word.

  • גיליון אלקטרוני של Excel

    גיליון אלקטרוני של Excel פועל היטב כמקור נתונים עבור מיזוג דואר אם כל הנתונים נמצאים בגיליון אחד ומעוצבים היטב, כך ש- Word יכול לקרוא אותם כראוי. לקבלת מידע נוסף, ראה הכנת מקור הנתונים ב- Excel למיזוג דואר.

  • רשימת אנשי קשר של Outlook

    ניתן לאחזר ל- Word פרטי אנשי קשר ישירות מתוך רשימת אנשי הקשר של Outlook. ראה ייצוא פריטי Outlook.

  • רשימת אנשי קשר של Apple

    ניתן לייצא אנשי קשר של Apple לקובץ גיליון אלקטרוני של Excel ולהשתמש בו כרשימת דיוור עבור מיזוג דואר.

  • קבצי טקסט

    באפשרותך להשתמש בכל קובץ טקסט שכולל שדות נתונים מופרדים באמצעות תווי Tab או פסיקים, כשרשומות הנתונים מופרדות באמצעות סימוני פיסקה.

ניתן ליצור רשימת דיוור ב- Word כדי לשלוח דואר מסחרי במסגרת תהליך מיזוג דואר.

  1. בתפריט תצוגה, בחר פריסת הדפסה.

  2. בסרגל הכלים הרגיל, בחר חדש  הכפתור 'מסמך חדש' .

    השתמש במסמך ריק זה כדי ליצור מקור נתונים.

  3. בתפריט כלים, בחר מנהל מיזוג דואר.

  4. תחת 1. בחר סוג מסמך, בחר צור חדש ולאחר מכן בחר מכתבים אחידים.

  5. תחת 2. בחר רשימת נמענים, בחר קבל רשימה ולאחר מכן בחר מקור נתונים חדש.

  6. בתיבה שמות שדות בשורת הכותרת, לחץ על שמות שדות שאינך מעוניין לכלול במקור הנתונים שלך, בחר הסר שם שדה ולאחר מכן בחר אישור.

  7. הקלד שם ובחר מיקום עבור מקור הנתונים ולאחר מכן בחר שמור.

    זכור היכן שמרת את מקור הנתונים. תצטרך לדעת את המיקום מאוחר יותר.

  8. בתיבת הדו-שיח טופס נתונים, הקלד את הנתונים עבור רשומת נתונים אחת (לדוגמה, שם פרטי של נמען בשדה שם פרטי, שם משפחה בשדה שם משפחה, כתובת בשדה כתובת1 וכן הלאה).

    הערה: אין להזין רווחים בתיבות שברצונך להשאיר ריקות.

  9. לאחר סיום מילוי התיבות עבור רשומה אחת, בחר הוסף חדש.

  10. חזור על שלבים 8 ו- 9 עבור כל רשומה שברצונך להזין.

  11. לאחר שתוסיף את כל הרשומות הרצויות,בחר אישור.

    עצה: כדי לחזור לתיבת הדו-שיח טופס נתונים בהמשך, במנהל מיזוג הדואר, תחת 2. בחר רשימת נמענים, בחר עריכת מקור נתונים  הכפתור 'עריכת מקור נתונים' .

  12. בתפריט קובץ, בחר סגור.

  13. כדי לשמור את מקור הנתונים, בחר שמור.

  14. כדי למחוק את המסמך הפתוח הריק, בחר אל תשמור.

כל עמודה בגליון Excel מכילה קטגוריית מידע, או שדה נתונים – לדוגמה, שם, רחוב, עיר, מדינה ומיקוד. שורת התאים הראשונה, שנקראת רשומת הכותרת, מכילה את שמות שדות הנתונים. כל שורה עוקבת מכילה רשומה אחת, כגון השם והכתובת של אדם מסוים.

הערה: בהמשך, כאשר תיצור את התוויות, עליך להשתמש ברשומת הכותרת כדי לציין אילו נתונים מתאימים לה.

  1. פתח את Excel.

  2. בשורה הראשונה של הגיליון, הקלד רשומת כותרת עבור הכתובות.

    לדוגמה, בעמודה הראשונה של השורה הראשונה, הקלד שם; בעמודה השניה, הקלד כתובת; בעמודה השלישית, הקלד עיר; בעמודה הרביעית, הקלד מדינה; ובעמודה החמישית, הקלד מיקוד, כך שגליון Excel ייראה בערך כך:

    גיליון של Excel המכיל רשומות כותרת

  3. בשורה השניה, הקלד את פרטי השם והכתובת עבור נמען אחד.

    הוסף מספר רב ככל שתרצה של שורות כתובות. גליון Excel אמור להיראות כך:

    גיליון של Excel המכיל כתובות משלוח

  4. בחר שמור  הכפתור 'שמור' .

  5. הקלד שם עבור חוברת העבודה – לדוגמה, כתובות.

    הקפד לזכור היכן אתה שומר את הגיליון. תצטרך לדעת את המיקום מאוחר יותר.

  6. סגור את חוברת העבודה של Excel המכילה את רשימת הנמענים.

    אם לא תסגור את חוברת העבודה של Excel המכילה את הרשימה, או אם תפתח אותה מחדש לפני שתסיים את מיזוג הדואר, לא תוכל להשלים את המיזוג.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×