יצירת מסד נתונים חדש

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

מאמר זה מכסה את התהליך הבסיסי של הפעלת Access ויצירת מסד נתונים שיהיה בשימוש במחשבים שולחניים, ולא באינטרנט. מסביר כיצד ליצור מסד נתונים של שולחן עבודה באמצעות תבנית וכיצד לבנות מסד נתונים מאפס על-ידי יצירת טבלאות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד נתונים. כמו כן, הוא מסביר כמה טכניקות שבהן ניתן להשתמש כדי לקבל נתונים קיימים למסד הנתונים החדש שלך.

במאמר זה

מבט כולל

יצירת מסד נתונים באמצעות תבנית

יצירת מסד נתונים מבלי להשתמש בתבנית

העתקת נתונים ממקור אחר לטבלת Access

ייבוא, הוספה או קישור לנתונים ממקור אחר

הוספת חלק יישום

פתיחת מסד נתונים קיים של Access

משתמש ב-Access 2007?

מבט כולל

כאשר אתה מפעיל תחילה את access, או אם אתה סוגר מסד נתונים מבלי לסגור את access, התצוגה של Microsoft Office מאחורי הקלעים מוצגת.

התצוגה מאחורי הקלעים היא נקודת התחלה שממנה באפשרותך ליצור מסד נתונים חדש, לפתוח מסד נתונים קיים, להציג תוכן מוצג מ - Office.com-כל מה שניתן להשתמש בו כדי לבצע את השימוש ב-Access לקובץ מסד נתונים או מחוץ למסד נתונים, בניגוד ל בתוך מסד נתונים.

יצירת מסד נתונים

בעת פתיחת Access, תצוגת מאחורי הקלעים מציגה את הכרטיסיה חדש . הכרטיסיה החדשה מספקת כמה דרכים שבהן באפשרותך ליצור מסד נתונים חדש:

  • מסד נתונים ריק    באפשרותך להתחיל מאפס אם תרצה. אפשרות זו טובה אם יש לך דרישות עיצוב ספציפיות מאוד או שיש לך נתונים קיימים שעליך להתאים או לשלב.

  • תבנית המותקנת עם Access    שקול להשתמש בתבנית אם אתה מתחיל פרוייקט חדש וברצונך להתחיל בעבודה. Access מגיע עם כמה תבניות מותקנות כברירת מחדל.

  • תבנית מ- Office.com    בנוסף לתבניות הכלולות ב-Access, באפשרותך למצוא תבניות רבות נוספות ב- Office.com. אין לך אפילו אפשרות לפתוח דפדפן, התבניות זמינות בכרטיסיה חדש .

הוספה למסד נתונים

לאחר שאתה עובד במסד נתונים, באפשרותך להוסיף שדות, טבלאות או חלקי יישום.

רכיבי יישומים הם תכונה המאפשרים לך להשתמש בכמה אובייקטי מסד נתונים קשורים יחד כאילו הם היו אחד מהם. לדוגמה, חלק יישום עשוי להיות מורכב מטבלה וטופס המבוסס על הטבלה. באפשרותך להוסיף את הטבלה ואת הטופס בבת אחת באמצעות החלק של היישום.

באפשרותך גם ליצור שאילתות, טפסים, דוחות, פקודות מאקרו-כל אובייקטי מסד הנתונים שבהם אתה משתמש לעבודה.

יצירת מסד נתונים באמצעות תבנית

Access מגיע עם מגוון של תבניות שניתן להשתמש בהן כפי שהוא או כנקודת התחלה. תבנית היא מסד נתונים מוכן לשימוש המכיל את כל הטבלאות, השאילתות, הטפסים, פקודות המאקרו והדוחות הדרושים כדי לבצע משימה ספציפית. לדוגמה, קיימות תבניות שבהן באפשרותך להשתמש כדי לעקוב אחר בעיות, לנהל אנשי קשר או לשמור תיעוד של הוצאות. תבניות מסוימות מכילות כמה רשומות לדוגמה שיסייעו לך להדגים את השימוש בהן.

אם אחת מתבניות אלה מתאימה לצרכיך, השימוש בה הוא בדרך כלל הדרך המהירה ביותר להפעלת מסד נתונים. עם זאת, אם יש לך נתונים בתוכנית אחרת שברצונך לייבא ל-Access, ייתכן שתחליט שמוטב ליצור מסד נתונים מבלי להשתמש בתבנית. לתבניות יש מבנה נתונים שכבר מוגדר, והוא עשוי לדרוש עבודה רבה כדי להתאים את הנתונים הקיימים למבנה התבנית.

  1. אם יש לך מסד נתונים פתוח, בכרטיסיה קובץ , לחץ על סגור. תצוגת מאחורי הקלעים מציגה את הכרטיסיה חדש .

  2. כמה ערכות של תבניות זמינות בכרטיסיה ' חדש ', שחלק מהן מוכללות ב-Access. באפשרותך להוריד תבניות נוספות מ- Office.com. עיין בסעיף הבא במאמר זה לקבלת פרטים.

  3. בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש.

  4. Access מציע שם קובץ עבור מסד הנתונים שלך בתיבה שם הקובץ — באפשרותך לשנות את שם הקובץ, אם תרצה. כדי לשמור את מסד הנתונים בתיקיה אחרת מהרשימה המוצגת מתחת לתיבה שם הקובץ, לחץ על תמונת לחצן , אתר את התיקיה שבה ברצונך לשמור אותה ולאחר מכן לחץ על אישור. באופן אופציונלי, באפשרותך ליצור ולקשר את מסד הנתונים שלך לאתר SharePoint.

    הערה: למרות ששניהם משתמשים ב-sharepoint, מסד נתונים של שולחן עבודה המקושר לאתר SharePoint אינו זהה למסד נתונים של אינטרנט באמצעות Access Services. כדי להשתמש במסד נתונים של שולחן עבודה, דרוש לך Access מותקן. ניתן להשתמש במסד נתונים באינטרנט באמצעות דפדפן אינטרנט.

  5. לחץ על צור.

    Access יוצר מסד נתונים מהתבנית שבחרת ולאחר מכן פותח את מסד הנתונים. עבור תבניות רבות, מוצג טופס שבו באפשרותך להתחיל להזין נתונים. אם התבנית שלך מכילה נתונים לדוגמה, באפשרותך למחוק כל רשומה על-ידי לחיצה על בורר הרשומות (התיבה המוצללת או הסרגל מימין לרשומה) ולאחר מכן ביצוע הפעולות הבאות:

    בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על מחק. תמונת לחצן

  6. כדי להתחיל להזין נתונים, לחץ על התא הריק הראשון בטופס והתחל להקליד. השתמש ב- חלונית הניווט כדי לאתר טפסים או דוחות אחרים שייתכן שתרצה להשתמש בהם. תבניות מסוימות כוללות טופס ניווט המאפשר לך לעבור בין אובייקטי מסד הנתונים השונים.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם תבניות, עיין במאמר שימוש בתבנית ליצירת מסד נתונים של שולחן עבודה של Access.

לראש הדף

יצירת מסד נתונים מבלי להשתמש בתבנית

אם אינך מעוניין להשתמש בתבנית, באפשרותך ליצור מסד נתונים על-ידי בניית טבלאות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד נתונים. ברוב המקרים, פעולה זו מערבת אחת מהפעולות הבאות או את שתיהן:

  • הזנה, הדבקה או ייבוא של נתונים לטבלה שנוצרת בעת יצירת מסד נתונים חדש ולאחר מכן חזרה על התהליך עם טבלאות חדשות שאתה יוצר באמצעות הפקודה ' טבלה ' בכרטיסיה ' יצירה '.

  • ייבוא נתונים ממקורות אחרים ויצירת טבלאות חדשות בתהליך.

יצירת מסד נתונים ריק

  1. בכרטיסיה קובץ , לחץ על חדשולאחר מכן לחץ על מסד נתונים ריק.

  2. הקלד שם קובץ בתיבה שם הקובץ . כדי לשנות את מיקום הקובץ מברירת המחדל, לחץ על עיון עבור מיקום כדי למקם את מסד הנתונים שלך תמונת לחצן (ליד התיבה שם הקובץ ), עבור אל המיקום החדש ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. לחץ על צור.

    Access יוצר את מסד הנתונים עם טבלה ריקה בשם Table1 ולאחר מכן פותח את Table1 בתצוגת גליון נתונים. הסמן ממוקם בתא הריק הראשון בעמודה לחץ כדי להוסיף עמודה.

  4. התחל להקליד כדי להוסיף נתונים, או להדביק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access.

הזנת נתונים בתצוגת גליון נתונים מיועדת להיות דומה מאוד לעבודה בגליון עבודה של Excel. מבנה הטבלה נוצר בעת הזנת נתונים. בעת הוספת עמודה חדשה לגליון הנתונים, מוגדר שדה חדש בטבלה. Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה, בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

אם אינך מעוניין להזין נתונים ב-Table1 בשלב זה, לחץ על סגור תמונת לחצן . אם ביצעת שינויים בטבלה, Access מבקש ממך לשמור את השינויים. לחץ על כן כדי לשמור את השינויים, לחץ על לא כדי למחוק אותם, או לחץ על ביטול כדי להשאיר את הטבלה פתוחה.

עצה:  Access מחפש קובץ בשם Blank. accdb בתיקיה הממוקמת ב [התקנת drive]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. אם היא קיימת, Blank. accdb היא התבנית עבור כל מסדי הנתונים הריקים החדשים, למעט מסדי נתונים באינטרנט. כל תוכן שהוא מכיל יירשם על-ידי כל מסדי הנתונים הריקים החדשים. זוהי דרך טובה להפיץ תוכן ברירת מחדל, כגון מספרי חלקים או כתבי ויתור ומדיניות של חברה. זכור, Blank. accdb אינו משפיע על יצירת מסדי נתונים חדשים ריקים באינטרנט.

חשוב: אם תסגור את Table1 מבלי לשמור אותו לפחות פעם אחת, Access ימחק את הטבלה כולה, גם אם הזנת נתונים בתוכה.

הוספת טבלה

באפשרותך להוסיף טבלאות חדשות למסד נתונים קיים באמצעות הפקודות בקבוצה ' טבלאות ' בכרטיסיה ' יצירה '.

תמונת רצועת הכלים של Access

יצירת טבלה, החל מתצוגת גליון נתונים    בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להזין נתונים באופן מיידי ולאפשר ל-Access לבנות את מבנה הטבלה מאחורי הקלעים. שמות שדות מוקצים באופן מספרי (Field1, Field2 וכדומה), ו-Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה, בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה. תמונת לחצן

    Access יוצר את הטבלה ובוחר את התא הריק הראשון בעמודה לחץ כדי להוסיף עמודה.

  2. בכרטיסיה שדות , בקבוצה הוסף & Delete , לחץ על סוג השדה שברצונך להוסיף. אם אינך רואה את הסוג הרצוי, לחץ על שדות נוספים תמונת לחצן .

  3. Access מציג רשימה של סוגי שדות שנמצאים בשימוש תכוף. לחץ על סוג השדה הרצוי ו-Access מוסיף את השדה החדש לגליון הנתונים בנקודת הכניסה.

    באפשרותך להזיז את השדה על-ידי גרירתו. בעת גרירת שדה בגליון נתונים, מופיעה פס הוספה אנכי שבו השדה ימוקם.

  4. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון, או הדבק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access.

  5. כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.

    עליך להעניק שם בעל משמעות לכל שדה, כדי שתוכל לדעת מה הוא מכיל כאשר תראה אותו בחלונית רשימת שדות .

  6. כדי להזיז עמודה, לחץ על הכותרת שלה כדי לבחור את העמודה ולאחר מכן גרור את העמודה למיקום הרצוי. באפשרותך גם לבחור טורים רציפים מרובים ולאחר מכן לגרור אותם למיקום חדש כולו בבת אחת. כדי לבחור עמודות רציפות מרובות, לחץ על כותרת העמודה של העמודה הראשונה ולאחר מכן, תוך החזקת מקש SHIFT לחוץ, לחץ על כותרת העמודה של העמודה האחרונה.

יצירת טבלה, החל מתצוגת עיצוב    בתצוגת עיצוב, עליך ליצור תחילה את מבנה הטבלה. לאחר מכן, עבור לתצוגת גליון נתונים כדי להזין נתונים, או הזן נתונים באמצעות שיטה אחרת, כגון הדבקה או ייבוא.

  1. בכרטיסיה יצירה , בקבוצה טבלאות , לחץ על עיצוב טבלה. תמונת לחצן

  2. עבור כל שדה בטבלה, הקלד שם בעמודה שם שדה ולאחר מכן בחר סוג נתונים מהרשימה סוג נתונים .

  3. אם תרצה, תוכל להקליד תיאור עבור כל שדה בעמודה תיאור . התיאור מוצג לאחר מכן בשורת המצב כאשר הסמן ממוקם בשדה זה בתצוגת גליון נתונים. התיאור משמש גם כטקסט בשורת המצב עבור כל הפקדים בטופס או בדוח שאתה יוצר על-ידי גרירת השדה מהחלונית רשימת שדות ועבור כל הפקדים שנוצרו עבור שדה זה בעת שימוש באשף הטפסים או באשף הדוחות.

  4. לאחר שהוספת את כל השדות, שמור את הטבלה:

    • בכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור.

  5. באפשרותך להתחיל להקליד נתונים בטבלה בכל עת על-ידי מעבר לתצוגת גליון נתונים ולחיצה על התא הריק הראשון. באפשרותך גם להדביק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access.

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת עיצוב    ללא קשר לאופן שבו יצרת את הטבלה, מומלץ לבחון ולהגדיר מאפייני שדה. בעוד שכמה מאפיינים זמינים בתצוגת גליון נתונים, ניתן להגדיר מאפיינים מסוימים רק בתצוגת עיצוב. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב. כדי לראות מאפיינים של שדה, לחץ על השדה ברשת העיצוב. המאפיינים מוצגים מתחת לרשת העיצוב, תחת מאפייני שדה.

כדי לראות תיאור של כל מאפיין שדה, לחץ על המאפיין וקרא את התיאור בתיבה לצד רשימת המאפיינים תחת מאפייני שדה. באפשרותך לקבל מידע מפורט יותר על-ידי לחיצה על לחצן עזרה.

הטבלה הבאה מתארת כמה ממאפייני השדה המותאמים בדרך כלל.

מאפיין

תיאור

גודל שדה

עבור שדות טקסט, מאפיין זה מגדיר את מספר התווים המרבי שניתן לאחסן בשדה. המקסימום הוא 255. עבור שדות מספר, מאפיין זה מגדיר את סוג המספר שיאוחסן (מספר שלם ארוך, כפול וכן הלאה). לאחסון הנתונים היעילים ביותר, מומלץ להקצות את כמות השטח הקטנה ביותר שלדעתך תזדקק לה עבור הנתונים. באפשרותך להתאים את הערך כלפי מעלה במועד מאוחר יותר, אם הדרישות שלך משתנות.

עיצוב

מאפיין זה מגדיר כיצד הנתונים מוצגים. היא אינה משפיעה על הנתונים הממשיים כפי שהוא מאוחסן בשדה. באפשרותך לבחור תבנית מוגדרת מראש או להזין תבנית מותאמת אישית.

מסיכת קלט

השתמש במאפיין זה כדי לציין תבנית עבור כל הנתונים שהוזנו בשדה זה. פעולה זו עוזרת להבטיח שכל הנתונים מוזנים כראוי, ושהוא מכיל את מספר התווים הדרוש. לקבלת עזרה בנושא בניית מסיכת קלט, לחץ על לחצן 'בונה' בצדו השמאלי של תיבת המאפיין.

ערך ברירת מחדל

השתמש במאפיין זה כדי לציין את ערך ברירת המחדל שיופיע בשדה זה בכל פעם שתוסיף רשומה חדשה. לדוגמה, אם יש לך שדה ' תאריך/שעה ' שבו אתה מעוניין תמיד להקליט את התאריך שבו נוספה הרשומה, באפשרותך להזין "Date ()" (ללא המירכאות) כערך ברירת המחדל.

נדרש

מאפיין זה מגדיר אם נדרש ערך בשדה זה. אם אתה מגדיר מאפיין זה ככן, Access אינו מאפשר לך להוסיף רשומה חדשה אלא אם הוזן ערך עבור שדה זה.

לראש הדף

העתקת נתונים ממקור אחר לטבלת Access

אם הנתונים שלך מאוחסנים כעת בתוכנית אחרת, כגון Excel, באפשרותך להעתיק ולהדביק אותו בטבלה של Access. באופן כללי, פעולה זו מתאימה ביותר אם הנתונים שלך מופרדים כבר בעמודות, כפי שהם ממוקמים בגליון עבודה של Excel. אם הנתונים שלך נמצאים בתוכנית עיבוד תמלילים, מומלץ להפריד בין עמודות הנתונים באמצעות טאבים, או כדי להמיר את הנתונים לטבלה בתוכנית עיבוד תמלילים לפני שתעתיק את הנתונים. אם הנתונים שלך זקוקים לעריכה או לטפלול (לדוגמה, הפרדת שמות מלאים בשמות פרטיים ושם משפחה), מומלץ לעשות זאת לפני שתעתיק את הנתונים, במיוחד אם אינך מכיר את Access.

בעת הדבקת נתונים בטבלה ריקה, Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתאם לסוג הנתונים שהוא מוצא שם. לדוגמה, אם שדה שהודבק מכיל רק ערכי תאריך, Access מחיל את סוג הנתונים תאריך/שעה בשדה זה. אם השדה שהודבק מכיל רק את המילים "כן" ו-"no", Access מחיל את סוג הנתונים ' כן/לא ' על השדה.

Access מבצע שמות לשדות בהתאם לתוכן שהוא מוצא בשורה הראשונה של הנתונים שהודבקו. אם השורה הראשונה של הנתונים שהודבקו דומה בסוג לשורות הבאות, Access קובע שהשורה הראשונה היא חלק מהנתונים ומקצה את השדות שמות כלליים (F1, F2 וכן הלאה). אם השורה הראשונה של הנתונים שהודבקו אינה דומה לשורות הבאות, Access קובע שהשורה הראשונה מורכבת משמות שדות. Access מבצע שמות לשדות בהתאם ואינו כולל את השורה הראשונה בנתונים.

אם Access מקצה שמות שדות כלליים, עליך לשנות את שם השדות בהקדם האפשרי כדי למנוע בלבול. השתמש בהליך הבא:

  1. הקש CTRL + S כדי לשמור את הטבלה.

  2. בתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה ולאחר מכן הקלד שם שדה תיאורי עבור כל עמודה.

  3. שמור שוב את הטבלה.

הערה: באפשרותך גם לשנות את שם השדות על-ידי מעבר לתצוגת עיצוב ועריכת שמות השדות שם. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולחץ על תצוגת עיצוב. כדי לחזור לתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט.

לראש הדף

ייבוא, הוספה או קישור לנתונים ממקור אחר

ייתכן שקיימים נתונים המאוחסנים בתוכנית אחרת וברצונך לייבא נתונים אלה לטבלה חדשה או לצרף אותם לטבלה קיימת ב-Access. לחלופין, ייתכן שתעבוד עם אנשים ששומרים את הנתונים שלהם בתוכניות אחרות, וברצונך לעבוד איתו ב-Access על-ידי קישור אליו. בכל מקרה, Access מאפשר לך לעבוד בקלות עם נתונים ממקורות אחרים. באפשרותך לייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, מטבלה במסד נתונים אחר של Access, מרשימת SharePoint או ממגוון מקורות אחרים. התהליך שבו אתה משתמש משתנה מעט, בהתאם למקור שלך, אך ההליך הבא יגרום לך להתחיל בעבודה.

  1. ב-Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & Link , לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שאתה מייבא.

    הקבוצה 'ייבוא וקישור' בכרטיסיה 'נתונים חיצוניים'

    לדוגמה, אם אתה מייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, לחץ על Excel. אם אינך רואה את סוג התוכנית הדרוש לך, לחץ על עוד.

    הערה: אם אינך מצליח למצוא את סוג העיצוב הנכון בקבוצה ייבוא & Link , ייתכן שתצטרך להפעיל את התוכנית שבה יצרת במקור את הנתונים ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור את הנתונים בתבנית קובץ נפוצה (כגון קובץ טקסט מופרד ) לפני שתוכל לimpor t נתונים אלה ב-Access.

  2. בתיבת הדו קבלת נתונים חיצוניים , לחץ על עיון כדי לאתר את קובץ נתוני המקור, או הקלד את הנתיב המלא של קובץ נתוני המקור בתיבה שם הקובץ .

  3. לחץ על האפשרות הרצויה (כל התוכניות מאפשרות לך לייבא וחלק מאפשרים לך לצרף או לקשר) תחת ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי. באפשרותך ליצור טבלה חדשה המשתמשת בנתונים המיובאים או (עם תוכניות מסוימות) באפשרותך לצרף את הנתונים לטבלה קיימת או ליצור טבלה מקושרת השומרת קישור לנתונים בתוכנית המקור.

  4. אם מופעל אשף, בצע את ההוראות המופיעות בעמודים הבאים של האשף. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

    אם אתה מייבא אובייקטים או מקשר טבלאות ממסד נתונים של Access, מופיעה תיבת הדו ייבוא אובייקטים או קישור טבלאות . בחר את הפריטים הרצויים ולאחר מכן לחץ על אישור.

    התהליך המדויק תלוי בשאלה אם בחרת לייבא, לצרף או לקשר נתונים.

  5. Access מבקש ממך לקבוע אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שזה עתה השלמת. אם אתה חושב שתבצע שוב את אותה פעולת ייבוא בעתיד, לחץ על שמור שלבי ייבואולאחר מכן הזן את הפרטים. לאחר מכן תוכל לחזור בקלות על הפעולה בעתיד על-ידי לחיצה על שמור ייבוא תמונת לחצן בקבוצה יבא & Link בכרטיסיה נתונים חיצוניים . אם אינך מעוניין לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

אם בחרת לייבא טבלה, Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג את הטבלה תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט. אם בחרת להוסיף נתונים לטבלה קיימת, הנתונים מתווספים לטבלה זו. אם בחרת לקשר לנתונים, Access יוצר טבלה מקושרת תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט.

לראש הדף

הוספת חלק יישום

באפשרותך להשתמש בחלק יישום כדי להוסיף פונקציונליות למסד נתונים קיים. חלק יישום יכול להיות פשוט כמו טבלה אחת, או לכלול מספר אובייקטים קשורים, כגון טבלה וטופס מאוגד.

לדוגמה, חלק היישום ' הערות ' מורכב מטבלה עם שדה מזהה מספור אוטומטי, שדה תאריך ושדה תזכיר. באפשרותך להוסיף אותו לכל מסד נתונים ולהשתמש בו כפי שהוא, או עם התאמה אישית מינימלית.

  1. פתח את מסד הנתונים שאליו ברצונך להוסיף חלק יישום.

  2. לחץ על הכרטיסיה יצירה .

  3. בקבוצה תבניות , לחץ על חלקי יישום. נפתחת רשימה של חלקים זמינים.

  4. לחץ על חלק היישום שברצונך להוסיף.

לראש הדף

פתיחת מסד נתונים קיים של Access

  1. בכרטיסיה קובץ, לחץ על פתח.

  2. בתיבת הדו פתיחה , אתר את מסד הנתונים שברצונך לפתוח.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לחץ פעמיים על מסד הנתונים כדי לפתוח אותו במצב ברירת המחדל שצוין בתיבת הדו אפשרויות Access או במצב שהוגדר על-ידי מדיניות ניהול.

    • לחץ על פתח כדי לפתוח את מסד הנתונים לקבלת גישה משותפת בסביבה מרובת משתמשים, כך שאתה ומשתמשים אחרים יוכלו לקרוא ולכתוב למסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה לקריאה בלבד כדי שתוכל להציג אך לא לערוך אותו. משתמשים אחרים יכולים עדיין לקרוא ולכתוב למסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית כדי לפתוח את מסד הנתונים באמצעות גישה בלעדית. כאשר יש לך מסד נתונים פתוח עם גישה בלעדית, כל אדם אחר שמנסה לפתוח את מסד הנתונים מקבל את ההודעה ' קובץ כבר נמצא בשימוש '.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לקבלת גישה לקריאה בלבד. משתמשים אחרים עדיין יכולים לפתוח את מסד הנתונים, אך הם מוגבלים למצב קריאה בלבד.

הערה: באפשרותך לפתוח באופן ישיר קובץ נתונים בתבנית קובץ חיצונית, כגון dBASE, Microsoft Exchange או Excel. באפשרותך גם לפתוח ישירות כל מקור נתונים של ODBC, כגון Microsoft SQL Server. access יוצר באופן אוטומטי מסד נתונים חדש של access באותה תיקיה שבה נמצא קובץ הנתונים, ומוסיף קישורים לכל טבלה במסד הנתונים החיצוני.

עצות

  • כדי לפתוח אחד ממסדי הנתונים שנפתחו לאחרונה, בכרטיסיה קובץ , לחץ על אחרוניםולאחר מכן לחץ על שם הקובץ עבור מסד נתונים זה. Access פותח את מסד הנתונים על-ידי שימוש באותן הגדרות של אותה אפשרות שהיתה בפעם האחרונה שפתחת אותה. אם הרשימה של הקבצים שהיו בשימוש לאחרונה אינה מוצגת, בכרטיסיה קובץ , לחץ על אפשרויות. בתיבת הדו אפשרויות Access , לחץ על הגדרות לקוח. תחת תצוגה, הזן את מספר המסמכים שיוצגו ברשימה ' מסמכים אחרונים ', עד לכל היותר של 50.

    באפשרותך גם להציג מסדי נתונים אחרונים בסרגל הניווט של תצוגת מאחורי הקלעים, עבור שתי לחיצה על access: 1) את הכרטיסיה ' קובץ ', 2) את מסד הנתונים האחרון שברצונך לפתוח. ליד החלק התחתון של הכרטיסיה האחרונה, בחר את תיבת הסימון גש במהירות למספר זה של מסדי נתונים אחרונים ולאחר מכן התאם את מספר מסדי הנתונים שיוצגו.

  • אם אתה פותח מסד נתונים על-ידי לחיצה על הפקודה פתח בכרטיסיה קובץ , באפשרותך להציג רשימה של קיצורי דרך למסדי נתונים שפתחת בעבר על-ידי לחיצה על המסמכים האחרונים שלי בתיבת הדו פתיחה .

לראש הדף

משתמש ב-Access 2007?

כאשר אתה מפעיל את access לראשונה, או אם אתה סוגר מסד נתונים מבלי לסגור את הגישה, מוצג הדף תחילת העבודה עם Microsoft Office access .

הדף 'תחילת העבודה עם Microsoft Office Access'

דף זה מהווה נקודת התחלה שממנה באפשרותך ליצור מסד נתונים חדש, לפתוח מסד נתונים קיים או להציג תוכן מוצג מ-Microsoft Office Online.

Access מספק לך מגוון רחב של תבניות שניתן להשתמש בהן כדי להאיץ את תהליך יצירת מסד הנתונים. תבנית היא מסד נתונים מוכן לשימוש המכיל את כל הטבלאות, השאילתות, הטפסים והדוחות הדרושים כדי לבצע משימה ספציפית. לדוגמה, קיימות תבניות שבהן באפשרותך להשתמש כדי לעקוב אחר בעיות, לנהל אנשי קשר או לשמור תיעוד של הוצאות. תבניות מסוימות מכילות כמה רשומות לדוגמה שיסייעו לך להדגים את השימוש בהן. ניתן להשתמש במסדי נתונים של תבניות כפי שהם, או להתאים אותם אישית כדי להתאים את צרכיך בצורה טובה יותר.

אם אחת מתבניות אלה מתאימה לצרכיך, השימוש בה הוא בדרך כלל הדרך המהירה ביותר להפעלת מסד נתונים. עם זאת, אם יש לך נתונים בתוכנית אחרת שברצונך לייבא ל-Access, ייתכן שתחליט שמוטב ליצור מסד נתונים מבלי להשתמש בתבנית. לתבניות יש מבנה נתונים שכבר מוגדר, והוא עשוי לדרוש עבודה רבה כדי להתאים את הנתונים הקיימים למבנה התבנית.

  1. אם יש לך מסד נתונים פתוח, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על סגור מסד נתונים תמונת לחצן כדי להציג את הדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access .

  2. מספר תבניות מוצגות מוצגות באמצע הדף ' תחילת העבודה עם Microsoft Office Access ', והופכות לזמינות יותר בעת לחיצה על הקישורים בחלונית קטגוריות התבניות . באפשרותך להוריד תבניות נוספות מאתר האינטרנט של Office Online. עיין בסעיף הבא במאמר זה לקבלת פרטים.

  3. לחץ על התבנית שבה ברצונך להשתמש.

  4. Access מציע שם קובץ עבור מסד הנתונים שלך בתיבה שם הקובץ — באפשרותך לשנות את שם הקובץ, אם תרצה. כדי לשמור את מסד הנתונים בתיקיה אחרת מהרשימה המוצגת מתחת לתיבה שם הקובץ, לחץ על תמונת לחצן , אתר את התיקיה שבה ברצונך לשמור אותה ולאחר מכן לחץ על אישור. באופן אופציונלי, באפשרותך ליצור ולקשר את מסד הנתונים שלך לאתר SharePoint.

  5. לחץ על צור ( או הורד, עבור תבנית Office Online).

    Access יוצר או מוריד את מסד הנתונים ולאחר מכן פותח אותו. טופס מוצג שבו באפשרותך להתחיל להזין נתונים. אם התבנית שלך מכילה נתונים לדוגמה, באפשרותך למחוק כל רשומה על-ידי לחיצה על בורר הרשומות (התיבה המוצללת או הסרגל מימין לרשומה) ולאחר מכן ביצוע הפעולות הבאות:

    בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על מחק. תמונת לחצן

  6. כדי להתחיל להזין נתונים, לחץ על התא הריק הראשון בטופס והתחל להקליד. השתמש בחלונית הניווט כדי לאתר טפסים או דוחות אחרים שייתכן שתרצה להשתמש בהם.

אם אינך מצליח למצוא תבנית המתאימה לצרכים שלך בדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access , ואתה מחובר לאינטרנט, באפשרותך לסייר באתר האינטרנט של Office Online לקבלת בחירה גדולה יותר.

  1. בדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access , תחת עוד ב-Office Online, לחץ על תבניות.

    דף הבית של התבניות ב-Office Online מוצג בחלון הדפדפן שלך.

  2. השתמש בכלי הניווט והחיפוש של Office Online כדי למצוא את תבנית הגישה שבה ברצונך להשתמש, ובצע את ההוראות כדי להוריד אותה. בעת הורדת תבנית, מתבצעת הורדה של קובץ מסד נתונים למחשב ופתיחת מופע חדש של Access. ברוב המקרים, התבנית מיועדת לפתוח טופס הזנת נתונים כדי שתוכל להתחיל להזין נתונים באופן מיידי.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם תבניות, עיין במאמר שימוש בתבנית ליצירת מסד נתונים של שולחן עבודה של Access.

לראש הדף

אם אינך מעוניין להשתמש בתבנית, באפשרותך ליצור מסד נתונים על-ידי בניית טבלאות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד נתונים. ברוב המקרים, פעולה זו מערבת בדרך כלל אחת מהפעולות הבאות או את שתיהן:

  • הזנה, הדבקה או ייבוא של נתונים לטבלה שנוצרת בעת יצירת מסד נתונים חדש ולאחר מכן חזרה על התהליך עם טבלאות חדשות שאתה יוצר באמצעות הפקודה ' טבלה ' בכרטיסיה ' יצירה '.

  • ייבוא נתונים ממקורות אחרים ויצירת טבלאות חדשות בתהליך.

  1. בדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access , תחת מסד נתונים חדש ריק, לחץ על מסד נתונים ריק.

    לחצן מסד נתונים ריק

  2. בחלונית מסד נתונים ריק , הקלד שם קובץ בתיבה שם הקובץ . אם אינך מספק סיומת שם קובץ, Access מוסיף אותו עבורך. כדי לשנות את מיקום הקובץ מברירת המחדל, לחץ על עיון עבור מיקום כדי למקם את מסד הנתונים שלך תמונת לחצן (ליד התיבה שם הקובץ ), עבור אל המיקום החדש ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. לחץ על צור.

    Access יוצר את מסד הנתונים עם טבלה ריקה בשם Table1 ולאחר מכן פותח את Table1 בתצוגת גליון נתונים. הסמן ממוקם בתא הריק הראשון בעמודה הוסף שדה חדש .

  4. התחל להקליד כדי להוסיף נתונים, או להדביק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access.

הזנת מידע בתצוגת גליון נתונים מיועדת להיות דומה מאוד לעבודה בגליון עבודה של Microsoft Office Excel 2007. מבנה הטבלה נוצר בעת הזנת נתונים-בכל פעם שאתה מוסיף עמודה חדשה לטבלה, מוגדר שדה חדש. Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה, בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

אם אינך מעוניין להזין מידע ב-Table1 בשלב זה, לחץ על סגור תמונת לחצן . אם ביצעת שינויים בטבלה, Access מבקש ממך לשמור שינויים בטבלה. לחץ על כן כדי לשמור את השינויים, לחץ על לא כדי למחוק אותם, או לחץ על ביטול כדי להשאיר את הטבלה פתוחה.

חשוב: אם תסגור את Table1 מבלי לשמור אותו לפחות פעם אחת, Access ימחק את הטבלה כולה, גם אם הזנת נתונים בתוכה.

באפשרותך להוסיף טבלאות חדשות למסד נתונים קיים באמצעות הפקודות בקבוצה ' טבלאות ' בכרטיסיה ' יצירה '.

תמונה של רצועת הכלים של Access

יצירת טבלה, החל מתצוגת גליון נתונים    בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להזין נתונים באופן מיידי ולאפשר ל-Access לבנות את מבנה הטבלה מאחורי הקלעים. שמות שדות מוקצים באופן מספרי (Field1, Field2 וכדומה), ו-Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה, בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה. תמונת לחצן

    Access יוצר את הטבלה ובוחר את התא הריק הראשון בעמודה הוסף שדה חדש .

    הערה: אם אינך רואה את העמודה הוסף שדה חדש , ייתכן שאתה נמצא בתצוגת עיצוב במקום בתצוגת גליון נתונים. כדי לעבור לתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט. Access מבקש ממך לשמור את הטבלה החדשה ולאחר מכן עובר לתצוגת גליון נתונים.

  2. בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה שדות ועמודות, לחץ על שדה חדש. תמונת לחצן

    Access מציג את החלונית תבניות שדה , המכילה רשימה של סוגי שדות נפוצים. אם תלחץ פעמיים או גרור אחד מהשדות האלה לתוך גליון הנתונים, Access יוסיף שדה בשם זה ויגדיר את המאפיינים שלו לערכים המתאימים עבור סוג שדה זה. באפשרותך לשנות את המאפיינים מאוחר יותר, אם תרצה. אם תגרור את השדה, עליך לגרור אותו אל אזור בגליון הנתונים המכיל נתונים. מופיע פס הוספה אנכי, המציג את המיקום שבו השדה ימוקם.

  3. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון, או הדבק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access.

  4. כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.

    מומלץ להעניק שם בעל משמעות לכל שדה, כדי שתוכל לדעת מה הוא מכיל כאשר תראה אותו בחלונית רשימת שדות .

  5. כדי להזיז עמודה, לחץ על הכותרת שלה כדי לבחור את העמודה ולאחר מכן גרור את העמודה למיקום הרצוי.

    באפשרותך גם לבחור טורים רציפים מרובים ולאחר מכן לגרור אותם למיקום חדש כולו בבת אחת. כדי לבחור עמודות רציפות מרובות, לחץ על כותרת העמודה של העמודה הראשונה ולאחר מכן, תוך החזקת מקש SHIFT לחוץ, לחץ על כותרת העמודה של העמודה האחרונה.

יצירת טבלה, החל מתצוגת עיצוב    בתצוגת עיצוב, עליך ליצור תחילה את מבנה הטבלה החדשה. לאחר מכן, עבור לתצוגת גליון נתונים כדי להזין נתונים, או הזן נתונים באמצעות שיטה אחרת, כגון הדבקה או ייבוא.

  1. בכרטיסיה יצירה , בקבוצה טבלאות , לחץ על עיצוב טבלה. תמונת לחצן

  2. עבור כל שדה בטבלה, הקלד שם בעמודה שם שדה ולאחר מכן בחר סוג נתונים מהרשימה סוג נתונים .

    הערה: אם אינך רואה את העמודות שם שדהוסוג נתונים , ייתכן שאתה נמצא בתצוגת גליון נתונים במקום בתצוגת עיצוב. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב תמונת לחצן . Access מבקש ממך שם עבור הטבלה החדשה ולאחר מכן עובר לתצוגת עיצוב.

  3. אם תרצה, תוכל להקליד תיאור עבור כל שדה בעמודה תיאור . התיאור מוצג לאחר מכן בשורת המצב כאשר הסמן ממוקם בשדה זה בתצוגת גליון נתונים. התיאור משמש גם כטקסט בשורת המצב עבור כל הפקדים בטופס או בדוח שאתה יוצר על-ידי גרירת השדה מהחלונית רשימת שדות ועבור כל הפקדים שנוצרו עבור שדה זה בעת שימוש באשף הטפסים או באשף הדוחות.

  4. לאחר שהוספת את כל השדות, שמור את הטבלה:

    • לחץ על לחצן Microsoft Officeולאחר מכן לחץ על שמור, או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

  5. באפשרותך להתחיל להקליד נתונים בטבלה בכל עת על-ידי מעבר לתצוגת גליון נתונים ולחיצה על התא הריק הראשון. באפשרותך גם להדביק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access.

יצירת טבלה באמצעות תבנית    Access מספק תבניות עבור סוגי טבלאות הנמצאות בשימוש תכוף. בלחיצה אחת, באפשרותך ליצור מבנה טבלה מלא עם שדות שכבר מוגדרים כמוגדרים ומוכנים לשימוש. במידת הצורך, באפשרותך להוסיף או להסיר שדות כך שהטבלה תתאים לצרכיך.

  1. בכרטיסיה יצירה , בקבוצה טבלאות , לחץ על תבניות טבלה ולאחר מכן בחר אחת מהתבניות הזמינות מהרשימה.

  2. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון או להדביק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access.

    • כדי למחוק עמודה    

      1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת העמודה ולאחר מכן לחץ על מחק עמודה תמונת לחצן .

    • כדי להוסיף עמודה חדשה    

      1. בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה שדות ועמודות, לחץ על שדה חדש. תמונת לחצן

      2. Access מציג את החלונית תבניות שדה , המכילה רשימה של סוגי שדות נפוצים. אם תלחץ פעמיים או גרור אחד מהשדות האלה לתוך גליון הנתונים, Access יוסיף שדה בשם זה ויגדיר את המאפיינים שלו לערכים המתאימים עבור סוג שדה זה. באפשרותך לשנות את המאפיינים מאוחר יותר, אם תרצה. אם תגרור את השדה, עליך לגרור אותו אל אזור בגליון הנתונים המכיל נתונים. מופיע פס הוספה אנכי, המציג את המיקום שבו השדה ימוקם.

  3. שמור את הטבלה:

    • לחץ על לחצן Microsoft Officeולאחר מכן לחץ על שמור, או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת עיצוב    ללא קשר לאופן שבו יצרת את הטבלה, מומלץ לבחון ולהגדיר מאפייני שדה. ניתן לבצע פעולה זו רק בתצוגת עיצוב. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב. כדי לראות מאפיינים של שדה, לחץ על השדה ברשת העיצוב. המאפיינים מוצגים מתחת לרשת העיצוב, תחת מאפייני שדה.

כדי לראות תיאור של כל מאפיין שדה, לחץ על המאפיין וקרא את התיאור בתיבה לצד רשימת המאפיינים תחת מאפייני שדה. באפשרותך לקבל מידע מפורט יותר על-ידי הקשה על F1.

הטבלה הבאה מתארת כמה ממאפייני השדה המותאמים בדרך כלל.

מאפיין

תיאור

גודל שדה

עבור שדות טקסט, מאפיין זה מגדיר את מספר התווים המרבי שניתן לאחסן בשדה. המקסימום הוא 255. עבור שדות מספר, מאפיין זה מגדיר את סוג המספר שיאוחסן (מספר שלם ארוך, כפול וכן הלאה). לאחסון הנתונים היעילים ביותר, מומלץ להקצות את כמות השטח הקטנה ביותר שלדעתך תזדקק לה עבור הנתונים. באפשרותך להתאים את הערך כלפי מעלה במועד מאוחר יותר, אם הדרישות שלך משתנות.

עיצוב

מאפיין זה מגדיר כיצד הנתונים מוצגים. היא אינה משפיעה על הנתונים הממשיים כפי שהוא מאוחסן בשדה. באפשרותך לבחור תבנית מוגדרת מראש או להזין תבנית מותאמת אישית.

מסיכת קלט

השתמש במאפיין זה כדי לציין תבנית עבור כל הנתונים שהוזנו בשדה זה. פעולה זו עוזרת להבטיח שכל הנתונים מוזנים כראוי, ושהוא מכיל את מספר התווים הדרוש. לקבלת עזרה בנושא בניית מסיכת קלט, לחץ על לחצן 'בונה' בצדו השמאלי של תיבת המאפיין.

ערך ברירת מחדל

השתמש במאפיין זה כדי לציין את ערך ברירת המחדל שיופיע בשדה זה בכל פעם שתוסיף רשומה חדשה. לדוגמה, אם יש לך שדה ' תאריך/שעה ' שבו אתה מעוניין תמיד להקליט את התאריך שבו נוספה הרשומה, באפשרותך להזין "Date ()" (ללא המירכאות) כערך ברירת המחדל.

נדרש

מאפיין זה מגדיר אם נדרש ערך בשדה זה. אם אתה מגדיר מאפיין זה ככן, Access אינו מאפשר לך להוסיף רשומה חדשה אלא אם הוזן ערך עבור שדה זה.

לראש הדף

אם הנתונים שלך מאוחסנים כעת בתוכנית אחרת, כגון Office Excel 2007, באפשרותך להעתיק ולהדביק אותו בטבלה של Access. באופן כללי, פעולה זו מתאימה ביותר אם הנתונים שלך מופרדים כבר בעמודות, כפי שהם ממוקמים בגליון עבודה של Excel. אם הנתונים שלך נמצאים בתוכנית עיבוד תמלילים, מומלץ להפריד בין עמודות הנתונים באמצעות טאבים, או כדי להמיר את הנתונים לטבלה בתוכנית עיבוד תמלילים לפני שתעתיק את הנתונים. אם הנתונים שלך זקוקים לעריכה או לטפלול (לדוגמה, הפרדת שמות מלאים בשמות פרטיים ושם משפחה), מומלץ לעשות זאת לפני העתקת הנתונים, במיוחד אם אינך מכיר את Access.

בעת הדבקת נתונים בטבלה ריקה, Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתאם לסוג הנתונים שהוא מוצא שם. לדוגמה, אם שדה שהודבק מכיל רק ערכי תאריך, Access מחיל את סוג הנתונים תאריך/שעה בשדה זה. אם השדה שהודבק מכיל רק את המילים "כן" ו-"no", Access מחיל את סוג הנתונים ' כן/לא ' על השדה.

Access מבצע שמות לשדות בהתאם לתוכן שהוא מוצא בשורה הראשונה של הנתונים שהודבקו. אם השורה הראשונה של הנתונים שהודבקו דומה בסוג לשורות הבאות, Access קובע שהשורה הראשונה היא חלק מהנתונים ומקצה את השדות שמות כלליים (F1, F2 וכן הלאה). אם השורה הראשונה של הנתונים שהודבקו אינה דומה לשורות הבאות, Access קובע שהשורה הראשונה מורכבת משמות שדות. Access מבצע שמות לשדות בהתאם ואינו כולל את השורה הראשונה בנתונים.

אם Access מקצה שמות שדות כלליים, עליך לשנות את שם השדות בהקדם האפשרי כדי למנוע בלבול. השתמש בהליך הבא:

  1. שמור את הטבלה.

    • לחץ על לחצן Microsoft Officeולאחר מכן לחץ על שמור, או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

  2. בתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה ולאחר מכן הקלד שם שדה חוקי עבור כל עמודה. ייתכן שייראה כאילו אתה מקליד נתונים, אך שורת כותרת העמודה מכילה שמות שדות, ולא נתונים.

  3. שמור שוב את הטבלה.

הערה: באפשרותך גם לשנות את שם השדות על-ידי מעבר לתצוגת עיצוב ועריכת שמות השדות שם. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולחץ על תצוגת עיצוב. כדי לחזור לתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט.

לראש הדף

ייתכן שקיימים נתונים המאוחסנים בתוכנית אחרת, וברצונך לייבא נתונים אלה לטבלה חדשה או להוסיף אותו לטבלה קיימת ב-Access. לחלופין, ייתכן שתעבוד עם אנשים ששומרים את הנתונים שלהם בתוכניות אחרות, וברצונך לעבוד איתו ב-Access על-ידי קישור אליו. בכל מקרה, Access מאפשר לך לעבוד בקלות עם נתונים ממקורות אחרים. באפשרותך לייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, מטבלה במסד נתונים אחר של Access, מרשימת SharePoint או ממגוון מקורות אחרים. התהליך שבו אתה משתמש משתנה מעט, בהתאם למקור שלך, אך ההליך הבא יגרום לך להתחיל בעבודה.

  1. ב-Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא , לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שאתה מייבא.

    תמונה של רצועת הכלים של Access

    לדוגמה, אם אתה מייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, לחץ על Excel. אם אינך רואה את סוג התוכנית הדרוש לך, לחץ על עוד.

    הערה: אם אינך מצליח למצוא את סוג העיצוב הנכון בקבוצה ייבוא , ייתכן שיהיה עליך להפעיל את התוכנית שבה יצרת במקור את הנתונים ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור את הנתונים בתבנית קובץ נפוצה (כגון קובץ טקסט מופרד ) לפני שתוכל לייבא נתונים אלה ל-Access.

  2. בתיבת הדו קבלת נתונים חיצוניים , לחץ על עיון כדי לאתר את קובץ נתוני המקור, או הקלד את הנתיב המלא של קובץ נתוני המקור בתיבה שם הקובץ .

  3. לחץ על האפשרות הרצויה (כל התוכניות מאפשרות לך לייבא וחלק מאפשרים לך לצרף או לקשר) תחת ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי. באפשרותך ליצור טבלה חדשה המשתמשת בנתונים המיובאים או (עם תוכניות מסוימות) באפשרותך לצרף את הנתונים לטבלה קיימת או ליצור טבלה מקושרת השומרת קישור לנתונים בתוכנית המקור.

  4. אם מופעל אשף, בצע את ההוראות המופיעות בעמודים הבאים של האשף. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

    אם אתה מייבא אובייקטים או מקשר טבלאות ממסד נתונים של Access, מופיעה תיבת הדו ייבוא אובייקטים או קישור טבלאות . בחר את הפריטים הרצויים ולחץ על אישור.

    התהליך המדויק תלוי בשאלה אם בחרת לייבא, לצרף או לקשר נתונים.

  5. Access מבקש ממך לקבוע אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שזה עתה השלמת. אם אתה חושב שתבצע שוב את אותה פעולת ייבוא בעתיד, לחץ על שמור שלבי ייבואולאחר מכן הזן את הפרטים. לאחר מכן תוכל לחזור על הפעולה בקלות במועד מאוחר יותר על-ידי לחיצה על שמור ייבוא תמונת לחצן בקבוצה ייבוא בכרטיסיה נתונים חיצוניים . אם אינך מעוניין לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

אם בחרת לייבא טבלה, Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג את הטבלה תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט. אם בחרת להוסיף נתונים לטבלה קיימת, הנתונים מתווספים לטבלה זו. אם בחרת לקשר לנתונים, Access יוצר טבלה מקושרת תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט.

לראש הדף

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על פתח.

  2. בתיבת הדו פתיחה , אתר את מסד הנתונים שברצונך לפתוח.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לחץ פעמיים על מסד הנתונים כדי לפתוח אותו במצב ברירת המחדל שצוין בתיבת הדו אפשרויות Access או במצב שהוגדר על-ידי מדיניות ניהול.

    • לחץ על פתח כדי לפתוח את מסד הנתונים לקבלת גישה משותפת בסביבה מרובת משתמשים כך שאתה ומשתמשים אחרים יוכלו לקרוא ולכתוב למסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה לקריאה בלבד כדי שתוכל להציג אך לא לערוך אותו. משתמשים אחרים יכולים עדיין לקרוא ולכתוב למסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית כדי לפתוח את מסד הנתונים באמצעות גישה בלעדית. כאשר יש לך מסד נתונים פתוח עם גישה בלעדית, כל אדם אחר שמנסה לפתוח את מסד הנתונים מקבל את ההודעה ' קובץ כבר נמצא בשימוש '.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לקבלת גישה לקריאה בלבד. משתמשים אחרים עדיין יכולים לפתוח את מסד הנתונים, אך הם מוגבלים למצב קריאה בלבד.

אם אינך מצליח למצוא את מסד הנתונים שברצונך לפתוח    

  1. בתיבת הדו פתיחה , לחץ על המחשב שלי או, לחץ על המחשב שלי ברשימה הנפתחת חפש ב .

  2. ברשימת הכוננים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הכונן שלדעתך עשוי להכיל את מסד הנתונים ולאחר מכן לחץ על חיפוש.

  3. הקלד את קריטריוני החיפוש בתיבת הדו תוצאות חיפוש ולאחר מכן לחץ על חיפוש כדי לחפש את מסד הנתונים.

  4. אם נמצא מסד הנתונים, לחץ עליו פעמיים כדי לפתוח אותו.

  5. עליך ללחוץ על ביטול בתיבת הדו פתיחה כדי שמסד הנתונים ייפתח. לאחר מכן, סגור את תיבת הדו תוצאות חיפוש .

הערה: באפשרותך לפתוח באופן ישיר קובץ נתונים בתבנית קובץ חיצונית, כגון dBASE, Paradox, Microsoft Exchange או Excel. באפשרותך גם לפתוח ישירות כל מקור נתונים של ODBC, כגון microsoft SQL Server או microsoft FoxPro. access יוצר באופן אוטומטי מסד נתונים חדש של access באותה תיקיה שבה נמצא קובץ הנתונים, ומוסיף קישורים לכל טבלה במסד הנתונים החיצוני.

  • כדי לפתוח אחד ממסדי הנתונים שנפתחו לאחרונה, לחץ על שם הקובץ של מסד נתונים זה ברשימה פתח את מסד הנתונים האחרון בדף ' תחילת העבודה עם Microsoft Office Access '. Access פותח את מסד הנתונים עם אותה הגדרות האפשרות שהיתה לו הפעם האחרונה שפתחת אותו. אם הרשימה של הקבצים שהיו בשימוש לאחרונה אינה מוצגת, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות גישה. בתיבת הדו אפשרויות Access , לחץ על מתקדם. תחת תצוגה, הזן את מספר המסמכים שיוצגו ברשימה ' מסמכים אחרונים ', עד מקסימום 9.

  • אם אתה פותח מסד נתונים על-ידי לחיצה על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן שימוש בפקודה פתח , באפשרותך להציג רשימה של קיצורי דרך למסדי נתונים שפתחת בעבר על-ידי לחיצה על המסמכים האחרונים שליבפתח תיבת דו-שיח.

לראש הדף

בעת יצירת מסד נתונים ריק חדש, Access פותח טבלה חדשה שבה באפשרותך להזין נתונים, אך היא אינה יוצרת אובייקטים אחרים במסד הנתונים. אם אתה מעוניין באובייקטים אחרים, כגון טפסים, דוחות, פקודות מאקרו או טבלאות נוספות, הקיים בכל מסדי הנתונים החדשים שאתה יוצר, באפשרותך ליצור תבנית ריקה מותאמת אישית המכילה אובייקטים אלה. לאחר מכן, בפעם הבאה שתיצור מסד נתונים חדש, הוא יכיל כבר אובייקטים אלה בתבנית שלך. בנוסף לאובייקטים אלה, התבנית יכולה לכלול טבלאות מוגדרות מראש עם נתונים, וכן הגדרות תצורה מיוחדות, מאפייני מסד נתונים, הפניות או קוד שברצונך לכלול בכל מסדי הנתונים החדשים.

לדוגמה, נניח שיש לך אוסף של פקודות מאקרו שבהן ברצונך להשתמש בכל הפרוייקטים שלך. אם אתה יוצר תבנית ריקה המכילה פקודות מאקרו אלה, Access כולל אותם בכל מסדי נתונים חדשים שאתה יוצר.

באפשרותך ליצור תבניות ריקות בתבנית הקובץ של Office Access 2007, בתבנית הקובץ של access 2002-2003 או בתבנית הקובץ של access 2000. יש להעניק לתבנית את השם blank. accdb עבור תבנית הקובץ Office Access 2007 ו-blank. mdb עבור תבניות הקובץ הקודמות.

  • אם תבנית הקובץ המוגדרת כברירת מחדל מוגדרת ל-access 2000 או ל-access 2002-2003, access משתמש ב-blank. mdb כשם הקובץ של התבנית הריקה. מסד הנתונים החדש נוצר בתבנית קובץ זהה ל-Blank. mdb. לדוגמה, גם אם תבנית הקובץ המוגדרת כברירת מחדל היא Access 2000, אם התבנית בשם Blank. mdb היא בתבנית הקובץ access 2002-2003, כל מסדי הנתונים החדשים שתיצור יופיעו בתבנית access 2002-2003.

  • אם תבנית הקובץ המוגדרת כברירת מחדל מוגדרת ל-access 2007, access משתמש ב-blank. accdb כשם הקובץ עבור התבנית הריקה.

כיצד ניתן לשנות את תבנית הקובץ המוגדרת כברירת מחדל?

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Access.

  2. בתיבת הדו אפשרויות Access , לחץ על נפוץ.

  3. תחת יצירת מסדי נתונים, בחר את התבנית הרצויה מהרשימה הנפתחת תבנית קובץ המוגדרת כברירת מחדל.

כדי ליצור תבנית ריקה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • צור מסד נתונים חדש (באפשרותך לתת לו שם ריק או להעניק לו שם זמני) ולאחר מכן לייבא או ליצור את האובייקטים שברצונך לכלול בתבנית.

  • צור עותק של מסד נתונים קיים שכבר מכיל את האובייקטים הרצויים בתבנית ולאחר מכן מחק את האובייקטים שאינך מעוניין בהם.

לאחר שאתה מקבל את האובייקטים הרצויים בתבנית, עליך לשמור אותו במיקום ספציפי.

  1. לחץ על לחצן Microsoft Officeולאחר מכן הצבע על שמירה בשם.

  2. תחת שמור את מסד הנתונים בתבנית אחרת, לחץ על תבנית הקובץ הרצויה עבור התבנית.

  3. בתיבת הדו שמירה בשם , אתר אחת משתי תיקיות התבניות הבאות:

    • התיקיה ' תבנית מערכת '    לדוגמה, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • התיקיה ' תבנית משתמש '    לדוגמה:

      • ב- Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • ב-microsoft windows Server 2003 או ב-microsoft windows XP    c:\documents and ו-Settings\user name\Application Data\Microsoft\Templates

        הערה: תבנית ריקה בתיקיה ' תבנית מערכת ' עוקפת תבניות ריקות בתיקיות של תבניות משתמשים.

  4. בתיבה שם הקובץ , הקלד blank. accdb (או blank. mdb, אם אתה יוצר תבנית של גירסה קודמת) ולאחר מכן לחץ על שמור.

כעת, כאשר התבנית החדשה ממוקמת, כאשר אתה יוצר מסד נתונים ריק חדש, האובייקטים בתבנית כלולים בכל מסד נתונים חדש שאתה יוצר כברירת מחדל. Access פותח טבלה חדשה בתצוגת גליון נתונים, כפי שהיא עושה בעת יצירת מסדי נתונים ריקים חדשים מבלי להשתמש בתבנית.

כדי להפסיק להשתמש בתבנית הריקה, מחק או שנה את שם הקובץ בשם blank. accdb (או blank. mdb, עבור גירסאות קודמות של Access).

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×