יצירת מסד נתונים חדש

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

מאמר זה דן בתהליך הבסיסי של הפעלת Access ויצירת מסד הנתונים שבו ייעשה שימוש במחשבים שולחן העבודה, לא באינטרנט. אותו מסביר כיצד ליצור מסד נתונים של שולחן העבודה באמצעות תבנית, וכיצד לבנות מסד נתונים מאפס על-ידי יצירת הטבלאות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד נתונים. כמו כן, מוסבר בשיטות שניתן לבצע כדי לקבל נתונים קיימים למסד הנתונים החדש.

במאמר זה

מבט כולל

יצירת מסד נתונים באמצעות תבנית

יצירת מסד נתונים ללא שימוש בתבנית

העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access

ייבוא, צירוף או קישור לנתונים ממקור אחר

הוספת חלק יישום

פתיחת מסד נתונים קיים של Access

מבט כולל

בעת ההפעלה הראשונה של Access, או אם תסגור מסד נתונים מבלי לסגור את Access, מוצגת שלבים מהירים.

תצוגת backstage היא נקודת התחלה שממנו באפשרותך ליצור מסד נתונים חדש, לפתוח מסד נתונים קיים, להציג תוכן המוצג ב- Office.com — באפשרותך להשתמש Access לעשות כדי קובץ מסד נתונים או מחוץ של מסד נתונים, בניגוד כל דבר בתוך מסד נתונים.

יצירת מסד נתונים

בעת פתיחת Access, תצוגת Backstage מציג את הכרטיסיה חדש. הכרטיסיה חדש מספקת מספר דרכים שבהן באפשרותך ליצור מסד נתונים חדש:

  • מסד נתונים ריק    באפשרותך להתחיל מן ההתחלה לפי רצונך. זוהי אפשרות טובה אם יש דרישות עיצוב ספציפי מאוד או נתקלת נתונים קיימים שתצטרך להתאים או לשלב.

  • תבנית שבו מותקנת ב- Access    שקילת השימוש בתבנית אם אתה מתחילות פרוייקט חדש וברצונך יתרון. Access מגיע עם כמה תבניות מותקן כברירת מחדל.

  • תבנית מ- Office.com    בנוסף לתבניות הכלולים ב- Access, באפשרותך למצוא תבניות רבות יותר על Office.com. אף שאין צורך לפתוח דפדפן, התבניות זמינות מתוך הכרטיסיה חדש.

הוספת מסד נתונים

כאשר אתה עובד במסד נתונים, באפשרותך להוסיף שדות, טבלאות או חלקי יישום.

חלקי יישום הם תכונה המאפשרים לך להשתמש כמה אובייקטי מסד נתונים קשורים יחד, כאילו ערכם אחת. לדוגמה, כחלק יישום עשוי להיות מורכב טבלה לבין טופס המבוסס על הטבלה. באפשרותך להוסיף את הטבלה וטופס בבת אחת באמצעות החלק יישום.

באפשרותך גם ליצור שאילתות, טפסים, דוחות, פקודות מאקרו - כל אובייקטי מסד הנתונים המשמשים לעבודה עם.

יצירת מסד נתונים באמצעות תבנית

Access מגיע עם מגוון של תבניות שבהן באפשרותך להשתמש כאו פתיחה הצבע. תבנית היא מסד נתונים מוכן לשימוש המכיל כל על טבלאות, שאילתות, טפסים, פקודות מאקרו ודוחות לצורך כדי לבצע משימה ספציפית. לדוגמה, קיימות תבניות שבהן באפשרותך להשתמש כדי לעקוב אחר נושאים, ניהול אנשי קשר או לשמור רשומה של הוצאות. תבניות מסוימות מכילות מספר רשומות לדוגמה כדי להמחיש את השימוש בהם.

אם אחת מתבניות אלה מתאימה לצרכיך, השימוש בה הוא לרוב הדרך המהירה ביותר לקבל לעבוד על מסד נתונים. עם זאת, אם יש לך נתונים בתוכנית אחרת שברצונך לייבא ל- Access, ייתכן שתחליט שעדיף ליצור מסד נתונים ללא שימוש בתבנית. תבניות כוללות מבנה נתונים כבר מוגדר ולאחר שיהיה צורך כמות גדולה של עבודה להתאים את הנתונים הקיימים שלך למבנה של התבנית.

  1. אם יש לך מסד נתונים פתוח, בכרטיסיה ' קובץ ', לחץ על סגור. תצוגת backstage מציג את הכרטיסיה חדש.

  2. כמה קבוצות של תבניות זמינות בכרטיסיה חדש, חלקם המוכללים ב- Access. באפשרותך להוריד תבניות נוספות מ- Office.com. עיין בסעיף הבא במאמר זה לקבלת פרטים.

  3. בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש.

  4. Access מציע שם קובץ עבור מסד הנתונים שלך בתיבה שם קובץ — באפשרותך לשנות את שם הקובץ, אם תרצה. כדי לשמור את מסד הנתונים בתיקיה שונה מזו המוצגת מתחת לתיבה שם קובץ, לחץ על תמונת לחצן , אתר את התיקיה שבה ברצונך לשמור אותו ולאחר מכן לחץ על אישור. באופן אופציונלי, באפשרותך ליצור ולקשר את מסד הנתונים באתר SharePoint.

    הערה: למרות שתיהן משתמשות ב- SharePoint, מסד נתונים שולחני מקושר לאתר SharePoint אינה זהה לזו של מסד נתונים של אינטרנט משתמש ב- Access Services. כדי להשתמש במסד נתונים של שולחן עבודה, דרושה לך גישה מותקן. ניתן להשתמש במסד נתונים של אינטרנט באמצעות דפדפן אינטרנט.

  5. לחץ על צור.

    Access יוצר מסד נתונים מתבנית שאתה בוחר ולאחר מכן פותח את מסד הנתונים. עבור תבניות רבות, מוצג טופס שבו ניתן להתחיל להזין נתונים. אם התבנית שלך מכילה נתונים לדוגמה, באפשרותך למחוק כל רשומה על-ידי לחיצה על בורר הרשומות (התיבה מוצלל או סרגל לצד הרשומה) ולאחר מכן לבצע את הפעולות הבאות:

    בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על מחק. תמונת לחצן

  6. כדי להתחיל להזין נתונים, לחץ על התא הריק הראשון בטופס והתחל להקליד. השתמש את חלונית הניווט כדי לחפש טפסים או דוחות שבהן באפשרותך להשתמש אחרים. תבניות מסוימות כוללות טופס ניווט המאפשרת לך לעבור בין אובייקטי מסד נתונים אחר.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם תבניות, עיין במאמר שימוש בתבנית ליצירת מסד נתונים שולחני של Access.

לראש הדף

יצירת מסד נתונים ללא שימוש בתבנית

אם אינך מעוניין להשתמש בתבנית, באפשרותך ליצור מסד נתונים על-ידי בניית הטבלאות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד נתונים. ברוב המקרים, פעולה זו כוללת אחת או יותר מהפעולות הבאות:

  • הזנה, הדבקה או ייבוא נתונים לתוך הטבלה שנוצרת בעת יצירת מסד נתונים חדש ולאחר מכן חזרה על התהליך בטבלאות חדשות שאתה יוצר באמצעות הפקודה ' טבלה ' בכרטיסיה ' יצירה '.

  • ייבוא נתונים ממקורות אחרים ויצירה של טבלאות חדשות בתהליך.

יצירת מסד נתונים ריק

  1. בכרטיסיה ' קובץ ', לחץ על חדש ולאחר מכן לחץ על מסד נתונים ריק.

  2. הקלד שם קובץ בתיבה שם הקובץ. כדי לשנות את המיקום של הקובץ מהגדרת ברירת המחדל, לחץ על אתר מיקום לאחסון מסד הנתונים שלך תמונת לחצן (לצד התיבה שם קובץ ), עבור אל המיקום החדש ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. לחץ על צור.

    Access יוצר את מסד הנתונים עם טבלה ריקה בשם טבלה1 ולאחר מכן פותח את טבלה1 בתצוגת גליון נתונים. הסמן ממוקם בתא הריק הראשון בעמודה לחץ על הוסף.

  4. התחל להקליד כדי להוסיף נתונים, או שבאפשרותך להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access.

הזנת נתונים בתצוגת גליון נתונים תוכננה להיות דומה מאוד לעבודה בגליון עבודה של Excel. מבנה הטבלה נוצר במהלך הזנת הנתונים. בעת הוספת עמודה חדשה לגליון נתונים, מוגדר שדה חדש בטבלה. Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

אם אין ברצונך להזין נתונים ב- Table1 נכון לעכשיו, לחץ על סגור תמונת לחצן . אם ביצעת שינויים בטבלה, Access מבקש ממך לשמור את השינויים. לחץ על כן כדי לשמור את השינויים, לחץ על ללא כדי לבטל אותם או לחץ על ביטול כדי להשאיר את הטבלה פתוחה.

עצה: Access מחפש קובץ בשם blank. accdb בתיקיה הממוקמת [התקן כונן]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. אם קיימת, blank. accdb היא התבנית עבור כל מסד נתונים ריק חדש, לא כולל מסדי נתונים באינטרנט. עובר בירושה שהיא מכילה תוכן כלשהו על-ידי כל מסד נתונים ריק חדש. זוהי דרך טובה הפץ תוכן ברירת מחדל, כגון מספרי חלקים או כתבי ויתור של החברה ומדיניות. זכור, blank. accdb אינה משפיעה על היצירה של מסדי נתונים באינטרנט חדש ריק.

חשוב: אם תסגור את טבלה1 מבלי לשמור אותו לפחות פעם אחת, Access מוחק את הטבלה כולה, גם אם הזנת נתונים בתוכה.

הוספת טבלה

באפשרותך להוסיף טבלאות חדשות למסד נתונים קיים באמצעות הפקודות בקבוצה טבלאות בכרטיסיה ' יצירה '.

תמונת רצועת הכלים של Access

יצירת טבלה, החל בתצוגת גליון נתונים    בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להזין נתונים באופן מיידי ולאפשר גישה לבנות את מבנה הטבלה מאחורי הקלעים. שמות שדות מוקצים באופן מספרי (Field1, Field2 וכן הלאה), ו- Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה, בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה. תמונת לחצן

    Access יוצר את הטבלה ובוחר התא הריק הראשון בעמודה לחץ על הוסף.

  2. בכרטיסיה שדות, בקבוצה הוספת ומחק, לחץ על סוג השדה שברצונך להוסיף. אם אינך רואה את סוג הרצוי, לחץ על שדות נוספים תמונת לחצן .

  3. Access מציג רשימה של סוגי השדות הנמצאים בשימוש נפוץ. לחץ על סוג השדה הרצוי, ו- Access מוסיף את השדה החדש גליון הנתונים בנקודת הכניסה.

    באפשרותך להעביר את השדה על-ידי גרירתה. בעת גרירת שדה בגליון נתונים, מופיעה שורת הוספה אנכית היכן ימוקם השדה.

  4. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון, או להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access.

  5. כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.

    עליך לתת שם משמעותי לכל שדה, כך ניתן לדעת מה הוא מכיל כאשר תראה אותה בחלונית רשימת שדות.

  6. כדי להעביר עמודה, לחץ על הכותרת שלה כדי לבחור את העמודה ולאחר מכן גרור את העמודה למיקום הרצוי. אתה יכול גם לבחור עמודות רציפות מרובות ולאחר מכן גרור אותם למיקום חדש בבת אחת. כדי לבחור עמודות רציפות מרובות, לחץ על כותרת העמודה של העמודה הראשונה, ולאחר מכן, תוך החזקת מקש shift לחוץ, לחץ על כותרת העמודה של העמודה האחרונה.

יצירת טבלה, החל בתצוגת עיצוב    בתצוגת עיצוב, עליך ליצור תחילה את מבנה הטבלה. אתה ולאחר מכן מעבר לתצוגת גליון נתונים כדי להזין נתונים, או להזין נתונים באמצעות כל שיטה אחרת, כגון הדבקה או ייבוא.

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על עיצוב טבלה. תמונת לחצן

  2. עבור כל שדה בטבלה, הקלד שם בעמודה שם שדה, ולאחר מכן בחר סוג נתונים מהרשימה סוג נתונים.

  3. אם תרצה, באפשרותך להקליד תיאור עבור כל שדה בעמודה תיאור. התיאור מוצג לאחר מכן בשורת המצב כאשר הסמן ממוקם בשדה זה בתצוגת גליון נתונים. התיאור משמש גם כטקסט של שורת המצב עבור פקדים בטופס או דוח שאתה יוצר על-ידי גרירת השדה מהחלונית רשימת שדות, ועבור כל הפקדים הנוצרים עבור שדה זה בעת שימוש באשף הטפסים או אשף הדוחות.

  4. לאחר שהוספת את כל השדות שלך, שמור את הטבלה:

    • בכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור.

  5. באפשרותך להתחיל להקליד נתונים בטבלה בכל עת על-ידי מעבר לתצוגת גליון נתונים ולחיצה על התא הריק הראשון. כמו כן, באפשרותך להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access.

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת עיצוב    ללא קשר באופן שבו יצרת את הטבלה שלך, מומלץ לבדוק ולקבוע את מאפייני שדה. בעוד מאפיינים מסוימים זמינים בתצוגת גליון נתונים, ניתן להגדיר כמה מאפיינים רק בתצוגת עיצוב. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב. כדי להציג את המאפיינים של שדה, לחץ על השדה ברשת העיצוב. המאפיינים מוצגים מתחת לרשת העיצוב, תחת מאפייני שדה.

כדי לראות תיאור של כל מאפיין שדה, לחץ על המאפיין וקרא את התיאור בתיבה לצד רשימת המאפיינים תחת מאפייני שדה. באפשרותך לקבל מידע מפורט יותר על-ידי לחיצה על לחצן עזרה.

הטבלה הבאה מתארת חלק ממאפייני השדה אותם משנים לעתים קרובות.

מאפיין

תיאור

גודל שדה

עבור שדות טקסט, מאפיין זה מגדיר את המספר המרבי של תווים שניתן לאחסן בשדה. הערך המקסימלי הוא 255. עבור שדות מספרים, מאפיין זה מגדיר את סוג המספר שבו יאוחסן (מספר שלם ארוך, כפול, וכן הלאה). לאחסון היעיל ביותר של נתונים, מומלץ להקצות את כמות השטח שלדעתך שיהיה עליך עבור הנתונים לכל הפחות. באפשרותך להתאים את הערך לאחר מכן, אם צרכיך ישתנו.

תבנית

מאפיין זה מגדיר את אופן הצגת הנתונים. הוא אינו משפיע על נתונים בפועל כפי שהם מאוחסנים בשדה. באפשרותך לבחור תבנית מוגדרת מראש או להזין תבנית מותאמת אישית.

מסיכת קלט

השתמש במאפיין זה כדי לציין תבנית עבור כל הנתונים שיוכנס באופן בשדה זה. פעולה זו מסייעת ודא כי כל הנתונים הוזן כראוי, הוא מכיל את המספר הנדרש של תווים. לקבלת עזרה בנוגע לבניית מסיכת קלט, לחץ על לחצן 'בונה' בצדו הימני של תיבת המאפיין.

ערך ברירת מחדל

השתמש במאפיין זה כדי לציין את ערך ברירת המחדל שיופיע בשדה זה בכל פעם נוספת רשומה חדשה. לדוגמה, אם יש לך שדה תאריך/שעה שבהן ברצונך תמיד להקליט את התאריך שבו נוספה הרשומה, באפשרותך להזין "date ()" (ללא המרכאות) כערך ברירת המחדל.

נדרש

מאפיין זה קובע אם נדרש ערך בשדה זה. אם תגדיר מאפיין זה כ כן, Access אינו מאפשר לך להוסיף רשומה חדשה אם לא הוזן ערך עבור שדה זה.

לראש הדף

העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access

אם הנתונים שלך מאוחסנים כעת בתוכנית אחרת, כגון Excel, באפשרותך להעתיק ולהדביק אותו לטבלה של Access. באופן כללי, אפשרות זו פועלת בצורה הטובה ביותר אם הנתונים שלך מופרדים כבר לעמודות, כפי שהן נוצרות בגליון עבודה של Excel. אם הנתונים שלך word בתוכנית עיבוד, מומלץ להפריד את עמודות הנתונים באמצעות טאבים, או להמיר את הנתונים לטבלה בתוכנית עיבוד word לפני שאתה מעתיק את הנתונים. אם הנתונים שלך צריכה עריכה או טיפול (לדוגמה, הפרדת שמות מלאים לשמות פרטיים ושמות משפחה), מומלץ לעשות זאת לפני שאתה מעתיק את הנתונים, בייחוד אם אינך מכיר את Access.

בעת הדבקת נתונים לתוך טבלה ריקה, Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתאם לסוג הנתונים שנמצאים שם. לדוגמה, אם שדה מודבק מכיל ערכי תאריכים בלבד, Access מחיל את נתוני תאריך/שעה סוג לאותו שדה. אם השדה המודבק מכיל רק את המילים "כן" ו- "לא", Access מחיל על כן/לא ייחודי לשדה.

גישה שמות השדות בהתאם למה שהוא מאתר בשורה הראשונה של הנתונים המודבקים. אם השורה הראשונה של הנתונים המודבקים דומה בסוג לשורות הבאות אחריה, Access קובע כי השורה הראשונה היא חלק מהנתונים ומקצה השדות שמות כלליים (F1, F2, וכן הלאה). אם השורה הראשונה של הנתונים המודבקים אינה דומה לשורות הבאות אחריה, Access קובע כי השורה הראשונה מכילה שמות שדות. גישה לשדות שמות בהתאם והצגת אינו כולל השורה הראשונה של הנתונים.

אם Access מקצה שמות שדות כלליים, עליך לשנות את השדות בהקדם האפשרי כדי להימנע מבלבול שם. השתמש בהליך הבא:

  1. הקש CTRL + S כדי לשמור את הטבלה.

  2. בתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה ולאחר מכן הקלד שם תיאורי שדה עבור כל עמודה.

  3. שמור את הטבלה שוב.

הערה: באפשרותך גם לשנות את השדות על-ידי מעבר לתצוגת עיצוב ועריכה של שמות השדות בתצוגה. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולחץ על תצוגת עיצוב. כדי לעבור בחזרה לתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט.

לראש הדף

ייבוא, צירוף או קישור לנתונים ממקור אחר

ייתכן שיהיה לנתונים המאוחסנים בתוכנית אחרת, וברצונך לייבא את הנתונים לתוך טבלה חדשה או לצרף אותם לטבלה קיימת ב- Access. או, ייתכן שאתה עובד עם אנשים שיש להשאיר את הנתונים שלהם בתוכניות אחרות, וברצונך לעבוד עמם ב- Access על-ידי קישור אליו. בכל מקרה, Access מקל עליך לעבוד עם נתונים ממקורות אחרים. באפשרותך לייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, מטבלה במסד נתונים אחר של Access, מרשימת SharePoint או ממגוון מקורות אחרים. ההליך שבו שאתה משתמש משתנה במקצת, בהתאם למקור שלך, אך הפרוצדורה הבאה יאפשרו לך להתחיל.

  1. ב- Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שאתה מייבא.

    הקבוצה 'ייבוא וקישור' בכרטיסיה 'נתונים חיצוניים'

    לדוגמה, אם אתה מייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, לחץ על Excel. אם אינך רואה את סוג התוכנית הדרוש לך, לחץ על עוד.

    הערה: אם אינך מצליח למצוא את סוג התבנית המתאימה בקבוצה ייבוא וקישור, ייתכן שיהיה עליך להפעיל את התוכנית שבה יצרת את הנתונים במקור ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור הנתונים בתבנית נפוצות קובץ (כגון קובץ טקסט מופרד ) לפני שתוכל ייבוא וייצוא t נתונים אלה ב- Access.

  2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, לחץ על עיון כדי לאתר את קובץ מקור הנתונים, או הקלד את הנתיב המלא של קובץ מקור הנתונים בתיבה שם הקובץ.

  3. לחץ על האפשרות הרצויה (כל התוכניות מאפשרות לך לייבא וחלק מאפשרים לך לצרף או לקשר) תחת ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי. באפשרותך ליצור טבלה חדשה המשתמשת בנתונים המיובאים או (עם תוכניות מסוימות) באפשרותך לצרף את הנתונים לטבלה קיימת או ליצור טבלה מקושרת המכילה קישור לנתונים בתוכנית המקור.

  4. אם מופעל אשף, בצע את ההוראות המופיעות בעמודי האשף כמה הבא. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

    אם אתה מייבא אובייקטים או קישור טבלאות ממסד נתונים של Access, מופיעה תיבת הדו-שיח ייבוא אובייקטים או קישור טבלאות. בחר את הפריטים הרצויה ולאחר מכן לחץ על אישור.

    התהליך המדויק תלוי אם תבחר לייבא, צרף או קישור של נתונים.

  5. Access מבקש ממך אודות אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שהשלמת זה עתה. אם אתה חושב כי תבצע את פעולת הייבוא באותו זו שוב בעתיד, לחץ על שמור שלבי ייבוא ולאחר מכן הזן את הפרטים. באפשרותך לחזור בקלות בעתיד את הפעולה על-ידי לחיצה על פעולות ייבוא שנשמרו תמונת לחצן בקבוצה ייבוא וקישור בכרטיסיה נתונים חיצוניים. אם אינך מעוניין לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

אם תבחר לייבא טבלה, Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג את הטבלה תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט. אם בחרת להוסיף נתונים לטבלה קיימת, הנתונים מתווספים לטבלה זו. אם בחרת לקשר לנתונים, Access יוצר טבלה מקושרת תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט.

לראש הדף

הוספת חלק יישום

באפשרותך להשתמש כחלק יישום כדי להוסיף פונקציונליות למסד נתונים קיים. כחלק יישום יכול להיות פשוט על-ידי לטבלה אחת, או שהוא יכולות לכלול מספר אובייקטים קשורים, כגון טבלה וטופס מאוגד.

לדוגמה, החלק יישום הערות מורכב טבלה עם שדה מזהה מספור אוטומטי, שדה תאריך שדה תזכיר. באפשרותך להוסיף אותה לכל מסד נתונים ולהשתמש אותו כ-, או עם מינימליות התאמה אישית.

  1. פתח את מסד הנתונים שאליו ברצונך להוסיף כחלק יישום.

  2. לחץ על הכרטיסיה ' יצירה '.

  3. בקבוצה ' תבניות ', לחץ על חלקי יישום. פתיחת רשימה של חלקים זמינים.

  4. לחץ על החלק של היישום שברצונך להוסיף.

לראש הדף

פתיחת מסד נתונים קיים של Access

  1. בכרטיסיה קובץ, לחץ על פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, אתר מסד הנתונים שברצונך לפתוח.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לחץ פעמיים על מסד הנתונים כדי לפתוח אותו במצב ברירת המחדל שצוינו בתיבת הדו-שיח אפשרויות Access או במצב שהוגדר באמצעות מדיניות ניהולית.

    • לחץ על פתח כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה משותפת בסביבה רבת משתמשים כך לך ולמשתמשים אחרים לקרוא ולכתוב למסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה לקריאה בלבד כך באפשרותך להציג אך לא לערוך אותו. משתמשים אחרים יכולים עדיין קריאה וכתיבה אל מסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית כדי לפתוח את מסד הנתונים באמצעות גישה בלעדית. כאשר יש לך מסד נתונים פתוח עם גישה בלעדית, אדם אחר מנסה לפתוח את מסד הנתונים מקבל הודעה "הקובץ נמצא כבר בשימוש".

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה לקריאה בלבד. משתמשים אחרים עדיין ניתן לפתוח את מסד הנתונים, אך הם יהיו מוגבלים למצב קריאה בלבד.

הערה: באפשרותך לפתוח קובץ נתונים ישירות בתבנית קובץ חיצוני, כגון dBASE, Microsoft Exchange או Excel. באפשרותך גם ישירות לפתוח כל מקור נתונים של ODBC, כגון Microsoft SQL Server. גישה באופן אוטומטי יוצר מסד נתונים חדש של Access באותה תיקיה בה נמצא קובץ הנתונים, ומוסיף קישורים לכל טבלה במסד הנתונים החיצוני.

עצות

  • כדי לפתוח את אחד ממסדי הנתונים האחרונים שפתחת, בכרטיסיה ' קובץ ', לחץ על אחרונים ולאחר מכן לחץ על שם הקובץ של מסד נתונים זה. Access פותח את מסד הנתונים באמצעות אותן הגדרות האפשרויות שאיתן הפעם האחרונה שפתחת אותו. אם רשימת הקבצים שהיו בשימוש לאחרונה אינה מוצגת, בכרטיסיה ' קובץ ', לחץ על אפשרויות. בתיבת הדו-שיח אפשרויות Access, לחץ על הגדרות לקוח. תחת הצג, הזן את מספר המסמכים להצגה ברשימה מסמכים אחרונים, עד היותר 50.

    באפשרותך גם להציג מסדי נתונים אחרונים בתצוגת Backstage של סרגל הניווט, לצורך גישה בלחיצה שני: 1) על הכרטיסיה קובץ, 2) מסדי נתונים אחרונים שברצונך לפתוח. בסמוך לחלק התחתון של הכרטיסיה ' אחרונים ', בחר את תיבת הסימון גישה מהירה למספר זה של מסדי נתונים אחרונים, ולאחר מכן התאם את מספר מסדי נתונים כדי להציג.

  • אם אתה פותח מסד נתונים על-ידי לחיצה על הפקודה ' פתח ' בכרטיסיה ' קובץ ', באפשרותך להציג רשימה של קיצורי דרך למסדי נתונים שפתחת בעבר על-ידי לחיצה על המסמכים האחרונים שלי בתיבת הדו-שיח פתיחה.

לראש הדף

איזו פעולה ברצונך לבצע?

היכרות עם תחילת העבודה עם Microsoft Office Access

יצירת מסד נתונים באמצעות תבנית

יצירת מסד נתונים ללא שימוש בתבנית

העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access

ייבוא, צירוף או קישור לנתונים ממקור אחר

פתיחת מסד נתונים קיים של Access

יצירת תבנית ריקה מותאמת אישית

היכרות עם תחילת העבודה עם Microsoft Office Access

בעת ההפעלה הראשונה של Access, או אם תסגור מסד נתונים מבלי לסגור את Access, הדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access מוצג.

הדף 'תחילת העבודה עם Microsoft Office Access'

דף זה הוא נקודת התחלה שממנו באפשרותך ליצור מסד נתונים חדש, לפתוח מסד נתונים קיים, או להציג תוכן המוצג ב- Microsoft Office Online.

יצירת מסד נתונים באמצעות תבנית

Access מספק לך מגוון רחב של תבניות שבהן באפשרותך להשתמש כדי להאיץ את תהליך היצירה של מסד נתונים. תבנית היא מסד נתונים מוכן לשימוש המכיל כל על טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות לצורך כדי לבצע משימה ספציפית. לדוגמה, קיימות תבניות שבהן באפשרותך להשתמש כדי לעקוב אחר נושאים, ניהול אנשי קשר או לשמור רשומה של הוצאות. תבניות מסוימות מכילות מספר רשומות לדוגמה כדי להמחיש את השימוש בהם. ניתן להשתמש במסדי נתונים של תבניות כפי שהם, או להתאים אותן כך שיתאים טוב יותר לצרכיך.

אם אחת מתבניות אלה מתאימה לצרכיך, השימוש בה הוא לרוב הדרך המהירה ביותר לקבל לעבוד על מסד נתונים. עם זאת, אם יש לך נתונים בתוכנית אחרת שברצונך לייבא ל- Access, ייתכן שתחליט שעדיף ליצור מסד נתונים ללא שימוש בתבנית. תבניות כוללות מבנה נתונים כבר מוגדר ולאחר שיהיה צורך כמות גדולה של עבודה להתאים את הנתונים הקיימים שלך למבנה של התבנית.

  1. אם יש לך מסד נתונים פתוח, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על סגור מסד נתונים תמונת לחצן כדי להציג את הדף ' תחילת העבודה עם Microsoft Office Access.

  2. מספר תבניות מוצגות באמצע הדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access, ותבניות נוספות הופכות לזמינות בעת לחיצה על הקישורים בחלונית קטגוריות תבניות. באפשרותך להוריד תבניות נוספות מאתר האינטרנט של Office Online. עיין בסעיף הבא במאמר זה לקבלת פרטים.

  3. לחץ על התבנית שבה ברצונך להשתמש.

  4. Access מציע שם קובץ עבור מסד הנתונים שלך בתיבה שם קובץ — באפשרותך לשנות את שם הקובץ, אם תרצה. כדי לשמור את מסד הנתונים בתיקיה שונה מזו המוצגת מתחת לתיבה שם קובץ, לחץ על תמונת לחצן , אתר את התיקיה שבה ברצונך לשמור אותו ולאחר מכן לחץ על אישור. באופן אופציונלי, באפשרותך ליצור ולקשר את מסד הנתונים באתר SharePoint.

  5. לחץ על צור (או להוריד, עבור תבנית Office Online).

    Access יוצר או מוריד מסד נתונים ולאחר מכן פותח אותו. מוצג טופס שבו ניתן להתחיל להזין נתונים. אם התבנית שלך מכילה נתונים לדוגמה, באפשרותך למחוק כל רשומה על-ידי לחיצה על בורר הרשומות (התיבה מוצלל או סרגל לצד הרשומה) ולאחר מכן לבצע את הפעולות הבאות:

    בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על מחק. תמונת לחצן

  6. כדי להתחיל להזין נתונים, לחץ על התא הריק הראשון בטופס והתחל להקליד. השתמש בחלונית הניווט כדי לאתר טפסים או דוחות שבהן באפשרותך להשתמש אחרים.

הורדת תבנית מ- Office Online

אם אינך מצליח למצוא תבנית התואמת לצרכיך בדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access, אתה מחובר לאינטרנט, באפשרותך לסייר באתר האינטרנט של Office Online עבור מגוון גדול יותר.

  1. בדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access, תחת עוד ב- Office Online, לחץ על תבניות.

    דף הבית של תבניות ב- Office Online מוצג בחלון הדפדפן שלך.

  2. השתמש הניווט Office Online כלי חיפוש כדי למצוא את התבנית Access שבה ברצונך להשתמש ולאחר מכן בצע את ההוראות כדי להוריד אותו. בעת הורדת תבנית, קובץ מסד נתונים שהורדת למחשב שלך ופתחת במופע חדש של Access. ברוב המקרים, התבנית מיועדת כדי לפתוח טופס הזנת נתונים כך שתוכל להתחיל להזין נתונים באופן מיידי.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם תבניות, עיין במאמר מדריך לתבניות Access 2007.

לראש הדף

יצירת מסד נתונים ללא שימוש בתבנית

אם אינך מעוניין להשתמש בתבנית, באפשרותך ליצור מסד נתונים על-ידי בניית הטבלאות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד נתונים. ברוב המקרים, פעולה זו כרוכה אחת או יותר מהפעולות הבאות:

  • הזנה, הדבקה או ייבוא נתונים לתוך הטבלה שנוצרת בעת יצירת מסד נתונים חדש ולאחר מכן חזרה על התהליך בטבלאות חדשות שאתה יוצר באמצעות הפקודה ' טבלה ' בכרטיסיה ' יצירה '.

  • ייבוא נתונים ממקורות אחרים ויצירה של טבלאות חדשות בתהליך.

יצירת מסד נתונים ריק
  1. בדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access, תחת מסד נתונים ריק חדש, לחץ על מסד נתונים ריק.

    לחצן מסד נתונים ריק

  2. בחלונית מסד נתונים ריק, הקלד שם קובץ בתיבה שם הקובץ. אם לא תציין סיומת שם קובץ, Access יוסיף אותה עבורך. כדי לשנות את המיקום של הקובץ מהגדרת ברירת המחדל, לחץ על אתר מיקום לאחסון מסד הנתונים שלך תמונת לחצן (לצד התיבה שם קובץ ), עבור אל המיקום החדש ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. לחץ על צור.

    Access יוצר את מסד הנתונים עם טבלה ריקה בשם טבלה1 ולאחר מכן פותח את טבלה1 בתצוגת גליון נתונים. הסמן ממוקם בתא הריק הראשון בעמודה הוסף שדה חדש.

  4. התחל להקליד כדי להוסיף נתונים, או שבאפשרותך להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access.

הזנת מידע בתצוגת גליון נתונים תוכננה להיות דומה מאוד לעבודה בגליון עבודה Microsoft Office Excel 2007. מבנה הטבלה נוצר במהלך הזנת הנתונים — בכל פעם שאתה מוסיף עמודה חדשה לטבלה, מוגדר שדה חדש. Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה, בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

אם אין ברצונך להזין מידע ב- Table1 בשלב זה, לחץ על סגור תמונת לחצן . אם ביצעת שינויים בטבלה, Access מבקש ממך לשמור את השינויים על הטבלה. לחץ על כן כדי לשמור את השינויים, לחץ על ללא כדי לבטל אותם או לחץ על ביטול כדי להשאיר את הטבלה פתוחה.

חשוב: אם תסגור את טבלה1 מבלי לשמור אותו לפחות פעם אחת, Access מוחק את הטבלה כולה, גם אם הזנת נתונים בתוכה.

הוספת טבלה

באפשרותך להוסיף טבלאות חדשות למסד נתונים קיים באמצעות הפקודות בקבוצה טבלאות בכרטיסיה ' יצירה '.

תמונה של רצועת הכלים של Access

יצירת טבלה, החל בתצוגת גליון נתונים    בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להזין נתונים באופן מיידי ולאפשר גישה לבנות את מבנה הטבלה מאחורי הקלעים. שמות שדות מוקצים באופן מספרי (Field1, Field2 וכן הלאה), ו- Access מגדיר באופן אוטומטי את סוג הנתונים של כל שדה, בהתבסס על הנתונים שאתה מזין.

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה. תמונת לחצן

    Access יוצר את הטבלה ובוחר התא הריק הראשון בעמודה הוסף שדה חדש.

    הערה: אם אינך רואה עמודת הוספת שדה חדש, ייתכן שאתה נמצא בתצוגת עיצוב במקום בתצוגת גליון נתונים. כדי לעבור לתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט. Access מבקש ממך לשמור את הטבלה החדשה ולאחר מכן עובר לתצוגת גליון נתונים.

  2. בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה שדות ועמודות, לחץ על שדה חדש. תמונת לחצן

    Access מציג את החלונית ' תבניות שדה ', אשר מכיל רשימה של סוגי השדות הנמצאים בשימוש נפוץ. אם תלחץ פעמיים או גרור אחד משדות אלה לתוך גליון הנתונים, Access יוסיף שדה בשם זה ומגדיר את המאפיינים שלו לערכים המתאימים עבור סוג שדה. באפשרותך לשנות את המאפיינים מאוחר יותר, אם תרצה. אם אתה גורר את השדה, עליך לגרור אותו אל אזור בגליון הנתונים המכיל נתונים. שורת הוספה אנכית מופיע ומציג לך היכן ימוקם השדה.

  3. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון, או להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access.

  4. כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.

    הגיע עבודה מומלצת כדי לתת שם משמעותי לכל שדה, כך ניתן לדעת מה הוא מכיל כאשר תראה אותה בחלונית רשימת שדות.

  5. כדי להעביר עמודה, לחץ על הכותרת שלה כדי לבחור את העמודה ולאחר מכן גרור את העמודה למיקום שהרצוי.

    אתה יכול גם לבחור עמודות רציפות מרובות ולאחר מכן גרור אותם למיקום חדש בבת אחת. כדי לבחור עמודות רציפות מרובות, לחץ על כותרת העמודה של העמודה הראשונה, ולאחר מכן, תוך החזקת מקש shift לחוץ, לחץ על כותרת העמודה של העמודה האחרונה.

יצירת טבלה, החל בתצוגת עיצוב    בתצוגת עיצוב, עליך ליצור תחילה מבנה הטבלה החדשה. אתה ולאחר מכן מעבר לתצוגת גליון נתונים כדי להזין נתונים, או להזין נתונים באמצעות כל שיטה אחרת, כגון הדבקה או ייבוא.

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על עיצוב טבלה. תמונת לחצן

  2. עבור כל שדה בטבלה, הקלד שם בעמודה שם שדה, ולאחר מכן בחר סוג נתונים מהרשימה סוג נתונים.

    הערה: אם אינך רואה את העמודות שם שדה וסוג נתונים, ייתכן שאתה נמצא בתצוגת גליון נתונים במקום בתצוגת עיצוב. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב תמונת לחצן . Access יבקש ממך לבחור שם עבור הטבלה החדשה ולאחר מכן עובר לתצוגת עיצוב.

  3. אם תרצה, באפשרותך להקליד תיאור עבור כל שדה בעמודה תיאור. התיאור מוצג לאחר מכן בשורת המצב כאשר הסמן ממוקם בשדה זה בתצוגת גליון נתונים. התיאור משמש גם כטקסט של שורת המצב עבור פקדים בטופס או דוח שאתה יוצר על-ידי גרירת השדה מהחלונית רשימת שדות, ועבור כל הפקדים הנוצרים עבור שדה זה בעת שימוש באשף הטפסים או אשף הדוחות.

  4. לאחר שהוספת את כל השדות שלך, שמור את הטבלה:

    • לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על שמור או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

  5. באפשרותך להתחיל להקליד נתונים בטבלה בכל עת על-ידי מעבר לתצוגת גליון נתונים ולחיצה על התא הריק הראשון. כמו כן, באפשרותך להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access.

יצירת טבלה באמצעות תבנית    Access מספק תבניות עבור סוגי הנפוצות של טבלאות. באמצעות לחיצת עכבר אחת, באפשרותך ליצור מבנה שלם של טבלה בעלת שדות מוגדרים ולאחר מוכנות לשימוש. אם יש צורך, לאחר מכן באפשרותך להוסיף או להסיר שדות כך שהטבלה בהתאם לצרכים שלך.

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על תבניות טבלה ולאחר מכן בחר אחת מהתבניות הזמינות מתוך הרשימה.

  2. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון או להדביק נתונים ממקור אחר, כמתואר בסעיף העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access.

    • כדי למחוק עמודה   

      1. באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת העמודה ולאחר מכן לחץ על מחק עמודה תמונת לחצן .

    • כדי להוסיף עמודה חדשה   

      1. בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה שדות ועמודות, לחץ על שדה חדש. תמונת לחצן

      2. Access מציג את החלונית ' תבניות שדה ', אשר מכיל רשימה של סוגי השדות הנמצאים בשימוש נפוץ. אם תלחץ פעמיים או גרור אחד משדות אלה לתוך גליון הנתונים, Access יוסיף שדה בשם זה ומגדיר את המאפיינים שלו לערכים המתאימים עבור סוג שדה. באפשרותך לשנות את המאפיינים מאוחר יותר, אם תרצה. אם אתה גורר את השדה, עליך לגרור אותו אל אזור בגליון הנתונים המכיל נתונים. שורת הוספה אנכית מופיע ומציג לך היכן ימוקם השדה.

  3. שמור את הטבלה:

    • לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על שמור או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת עיצוב    ללא קשר באופן שבו יצרת את הטבלה שלך, מומלץ לבדוק ולקבוע את מאפייני שדה. ניתן לבצע זאת רק בתצוגת עיצוב. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב. כדי להציג את המאפיינים של שדה, לחץ על השדה ברשת העיצוב. המאפיינים מוצגים מתחת לרשת העיצוב, תחת מאפייני שדה.

כדי לראות תיאור של כל מאפיין שדה, לחץ על המאפיין וקרא את התיאור בתיבה לצד רשימת המאפיינים תחת מאפייני שדה. באפשרותך לקבל מידע מפורט יותר על-ידי הקשה על F1.

הטבלה הבאה מתארת חלק ממאפייני השדה אותם משנים לעתים קרובות.

מאפיין

תיאור

גודל שדה

עבור שדות טקסט, מאפיין זה מגדיר את המספר המרבי של תווים שניתן לאחסן בשדה. הערך המקסימלי הוא 255. עבור שדות מספרים, מאפיין זה מגדיר את סוג המספר שבו יאוחסן (מספר שלם ארוך, כפול, וכן הלאה). לאחסון היעיל ביותר של נתונים, מומלץ להקצות את כמות השטח שלדעתך שיהיה עליך עבור הנתונים לכל הפחות. באפשרותך להתאים את הערך לאחר מכן, אם צרכיך ישתנו.

תבנית

מאפיין זה מגדיר את אופן הצגת הנתונים. הוא אינו משפיע על נתונים בפועל כפי שהם מאוחסנים בשדה. באפשרותך לבחור תבנית מוגדרת מראש או להזין תבנית מותאמת אישית.

מסיכת קלט

השתמש במאפיין זה כדי לציין תבנית עבור כל הנתונים שיוכנס באופן בשדה זה. פעולה זו מסייעת ודא כי כל הנתונים הוזן כראוי, הוא מכיל את המספר הנדרש של תווים. לקבלת עזרה בנוגע לבניית מסיכת קלט, לחץ על לחצן 'בונה' בצדו הימני של תיבת המאפיין.

ערך ברירת מחדל

השתמש במאפיין זה כדי לציין את ערך ברירת המחדל שיופיע בשדה זה בכל פעם נוספת רשומה חדשה. לדוגמה, אם יש לך שדה תאריך/שעה שבהן ברצונך תמיד להקליט את התאריך שבו נוספה הרשומה, באפשרותך להזין "date ()" (ללא המרכאות) כערך ברירת המחדל.

נדרש

מאפיין זה קובע אם נדרש ערך בשדה זה. אם תגדיר מאפיין זה כ כן, Access אינו מאפשר לך להוסיף רשומה חדשה אם לא הוזן ערך עבור שדה זה.

לראש הדף

העתקת נתונים ממקור אחר לטבלה של Access

אם הנתונים שלך מאוחסנים כעת בתוכנית אחרת, כגון Office Excel 2007, באפשרותך להעתיק ולהדביק אותו לטבלה של Access. באופן כללי, אפשרות זו פועלת בצורה הטובה ביותר אם הנתונים שלך מופרדים כבר לעמודות, כפי שהן נוצרות בגליון עבודה של Excel. אם הנתונים שלך word בתוכנית עיבוד, מומלץ להפריד את עמודות הנתונים באמצעות טאבים, או להמיר את הנתונים לטבלה בתוכנית עיבוד word לפני שאתה מעתיק את הנתונים. אם הנתונים שלך צריכה עריכה או טיפול (לדוגמה, הפרדת שמות מלאים לשמות פרטיים ושמות משפחה), מומלץ לעשות זאת לפני ההעתקה הנתונים, בייחוד אם אינך מכיר את Access.

בעת הדבקת נתונים לתוך טבלה ריקה, Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתאם לסוג הנתונים שנמצאים שם. לדוגמה, אם שדה מודבק מכיל ערכי תאריכים בלבד, Access מחיל את נתוני תאריך/שעה סוג לאותו שדה. אם השדה המודבק מכיל רק את המילים "כן" ו- "לא", Access מחיל על כן/לא ייחודי לשדה.

גישה שמות השדות בהתאם למה שהוא מאתר בשורה הראשונה של הנתונים המודבקים. אם השורה הראשונה של הנתונים המודבקים דומה בסוג לשורות הבאות אחריה, Access קובע כי השורה הראשונה היא חלק מהנתונים ומקצה השדות שמות כלליים (F1, F2 וכן הלאה). אם השורה הראשונה של הנתונים המודבקים אינה דומה לשורות הבאות אחריה, Access קובע כי השורה הראשונה מכילה שמות שדות. גישה לשדות שמות בהתאם והצגת אינו כולל השורה הראשונה של הנתונים.

אם Access מקצה שמות שדות כלליים, עליך לשנות את השדות בהקדם האפשרי כדי להימנע מבלבול שם. השתמש בהליך הבא:

  1. שמור את הטבלה.

    • לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על שמור או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

  2. בתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה ולאחר מכן הקלד שם שדה חוקי עבור כל עמודה. היא עשויה להיראות כאילו שאתה מקליד על נתונים, אך שורת כותרות העמודה מכילה שמות שדות, ולא נתונים.

  3. שמור את הטבלה שוב.

הערה: באפשרותך גם לשנות את השדות על-ידי מעבר לתצוגת עיצוב ועריכה של שמות השדות בתצוגה. כדי לעבור לתצוגת עיצוב, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט ולחץ על תצוגת עיצוב. כדי לעבור בחזרה לתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט.

לראש הדף

ייבוא, צירוף או קישור לנתונים ממקור אחר

ייתכן שיהיה לנתונים המאוחסנים בתוכנית אחרת ולאחר שאליה ברצונך לייבא את הנתונים לתוך טבלה חדשה או לצרף אותם לטבלה קיימת ב- Access. או, ייתכן שאתה עובד עם אנשים שיש להשאיר את הנתונים שלהם בתוכניות אחרות, וברצונך לעבוד עמם ב- Access על-ידי קישור אליו. בכל מקרה, Access מקל עליך לעבוד עם נתונים ממקורות אחרים. באפשרותך לייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, מטבלה במסד נתונים אחר של Access, מרשימת SharePoint או ממגוון מקורות אחרים. ההליך שבו שאתה משתמש משתנה במקצת, בהתאם למקור שלך, אך הפרוצדורה הבאה יאפשרו לך להתחיל.

  1. ב- Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שאתה מייבא.

    תמונה של רצועת הכלים של Access

    לדוגמה, אם אתה מייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, לחץ על Excel. אם אינך רואה את סוג התוכנית הדרוש לך, לחץ על עוד.

    הערה: אם אינך מצליח למצוא את סוג התבנית המתאימה בקבוצה ייבוא, ייתכן שיהיה עליך להפעיל את התוכנית שבה יצרת את הנתונים במקור ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור את הנתונים קובץ נפוצה עיצוב (כגון קובץ טקסט מופרד ) כדי שתוכל לייבא נתונים אלה ב- Access.

  2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, לחץ על עיון כדי לאתר את קובץ מקור הנתונים, או הקלד את הנתיב המלא של קובץ מקור הנתונים בתיבה שם הקובץ.

  3. לחץ על האפשרות הרצויה (כל התוכניות מאפשרות לך לייבא וחלק מאפשר לך לצרף או לקשר) תחת ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי. באפשרותך ליצור טבלה חדשה המשתמשת בנתונים המיובאים או (עם תוכניות מסוימות) באפשרותך לצרף את הנתונים לטבלה קיימת או ליצור טבלה מקושרת המכילה קישור לנתונים בתוכנית המקור.

  4. אם מופעל אשף, בצע את ההוראות המופיעות בעמודי האשף כמה הבא. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

    אם אתה מייבא אובייקטים או קישור טבלאות ממסד נתונים של Access, מופיעה תיבת הדו-שיח ייבוא אובייקטים או קישור טבלאות. בחר את הפריטים הרצויים ולחץ על אישור.

    התהליך המדויק תלוי אם תבחר לייבא, צרף או קישור של נתונים.

  5. Access מבקש ממך אודות אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שהשלמת זה עתה. אם אתה חושב כי תבצע את פעולת הייבוא באותו זו שוב בעתיד, לחץ על שמור שלבי ייבוא ולאחר מכן הזן את הפרטים. לאחר מכן, באפשרותך לחזור בקלות על הפעולה במועד מאוחר יותר על-ידי לחיצה על פעולות ייבוא שנשמרו תמונת לחצן בקבוצה ייבוא בכרטיסיה נתונים חיצוניים. אם אינך מעוניין לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

אם תבחר לייבא טבלה, Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג את הטבלה תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט. אם בחרת להוסיף נתונים לטבלה קיימת, הנתונים מתווספים לטבלה זו. אם בחרת לקשר לנתונים, Access יוצר טבלה מקושרת תחת הקבוצה טבלאות בחלונית הניווט.

לראש הדף

פתיחת מסד נתונים קיים של Access
  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, אתר מסד הנתונים שברצונך לפתוח.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לחץ פעמיים על מסד הנתונים כדי לפתוח אותו במצב ברירת המחדל שצוינו בתיבת הדו-שיח אפשרויות Access או במצב שהוגדר באמצעות מדיניות ניהולית.

    • לחץ על פתח כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה משותפת בסביבת ריבוי משתמשים כך לך ולמשתמשים אחרים לקרוא ולכתוב למסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה לקריאה בלבד כך באפשרותך להציג אך לא לערוך אותו. משתמשים אחרים יכולים עדיין קריאה וכתיבה אל מסד הנתונים.

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית כדי לפתוח את מסד הנתונים עם גישה בלעדית. כאשר יש לך מסד נתונים פתוח עם גישה בלעדית, אדם אחר מנסה לפתוח את מסד הנתונים מקבל הודעה "הקובץ נמצא כבר בשימוש".

    • לחץ על החץ לצד לחצן פתח ולאחר מכן לחץ על פתח בלעדית לקריאה בלבד כדי לפתוח את מסד הנתונים לגישה לקריאה בלבד. משתמשים אחרים עדיין ניתן לפתוח את מסד הנתונים, אך הם יהיו מוגבלים למצב קריאה בלבד.

אם אינך מצליח למצוא את מסד הנתונים שברצונך לפתוח   

  1. בתיבת הדו-שיח פתיחה, לחץ על המחשב שלי, או לחץ על המחשב שלי ברשימה הנפתחת חפש.

  2. ברשימת כוננים, באמצעות לחצן העכבר הימני הכונן שבו לדעתך להכיל את מסד הנתונים ולאחר מכן לחץ על חיפוש.

  3. הקלד את קריטריוני החיפוש בתיבת הדו-שיח תוצאות החיפוש ולאחר מכן לחץ על חיפוש כדי לחפש את מסד הנתונים.

  4. אם מסד הנתונים נמצא, לחץ פעמיים כדי לפתוח אותו.

  5. עליך ללחוץ על בטל בתיבת הדו-שיח פתיחה לפתוח את מסד הנתונים. לאחר מכן, סגור את תיבת הדו-שיח תוצאות חיפוש.

הערה: באפשרותך לפתוח קובץ נתונים ישירות בתבנית קובץ חיצוני, כגון dBASE, Paradox, Microsoft Exchange או Excel. באפשרותך גם ישירות לפתוח כל מקור נתונים של ODBC, כגון Microsoft SQL Server או Microsoft FoxPro. גישה באופן אוטומטי יוצר מסד נתונים חדש של Access באותה תיקיה בה נמצא קובץ הנתונים, ומוסיף קישורים לכל טבלה במסד הנתונים החיצוני.

עצות
  • כדי לפתוח את אחד ממסדי הנתונים האחרונים שפתחת, לחץ על שם הקובץ של מסד נתונים זה ברשימה פתיחת מסדי נתונים אחרונים בדף תחילת העבודה עם Microsoft Office Access. Access פותח את מסד הנתונים עם אותן הגדרות האפשרויות שאיתן הפעם האחרונה שפתחת אותה. אם רשימת הקבצים שהיו בשימוש לאחרונה אינה מוצגת, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Access. בתיבת הדו-שיח אפשרויות Access, לחץ על מתקדם. תחת הצג, הזן את מספר המסמכים להצגה ברשימה מסמכים אחרונים, עד מספר מרבי של תשעה.

  • אם אתה פותח מסד נתונים על-ידי לחיצה על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן שימוש בפקודה פתח, באפשרותך להציג רשימה של קיצורי דרך למסדי נתונים שפתחת בעבר על-ידי לחיצה על המסמכים האחרונים שלי ב- בתיבת הדו-שיח פתיחה.

לראש הדף

יצירת תבנית ריקה מותאמת אישית

בעת יצירת מסד נתונים ריק חדש, Access פותח טבלה חדשה שבה באפשרותך להזין נתונים, אך שהוא יוצר אובייקטים אחרים במסד הנתונים. אם אתה מעוניין אובייקטים אחרים, כגון טפסים, דוחות, פקודות מאקרו או טבלאות נוספות, יציגו כל מסדי הנתונים החדשים שאתה יוצר, באפשרותך ליצור תבנית ריקה מותאמת אישית המכילה אובייקטים אלה. לאחר מכן, בפעם הבאה שתיצור מסד נתונים חדש, הוא כבר יכיל אובייקטים אלה בתבנית שלך. בנוסף לאובייקטים אלה, התבנית יכולה להכיל טבלאות שאוכלסו הנתונים, וכן כל הגדרות תצורה מיוחדות, מאפייני מסד נתונים, הפניות או קוד שברצונך לכלול בכל מסדי הנתונים החדשים.

לדוגמה, נניח שיש לך אוסף של פקודות מאקרו שבו ברצונך להשתמש בכל הפרוייקטים שלך. אם אתה יוצר תבנית ריקה המכילה פקודות מאקרו אלה, Access יכלול אותם בכל מסד נתונים חדש שתיצור.

באפשרותך ליצור תבניות ריקות שתבנית הקובץ Office Access 2007, בתבנית הקובץ של Access 2002-2003 או את תבנית הקובץ של Access 2000. התבנית השם blank. accdb עבור תבנית הקובץ Office Access 2007 ו- blank. mdb עבור תבניות קובץ קודמת.

  • אם תבנית הקובץ המהווה ברירת מחדל מוגדרת ל- Access 2000 או Access 2002 - 2003, Access משתמש blank. mdb בתור שם הקובץ התבנית הריקה. מסד הנתונים החדש נוצר באותה תבנית קובץ כ- blank. mdb. לדוגמה, גם אם תבנית קובץ ברירת המחדל היא Access 2000, אם התבנית המכונה blank. mdb בתבנית קובץ של Access 2002-2003, כל מסדי הנתונים החדשים שאתה יוצר יהיה בתבנית Access 2002-2003.

  • אם תבנית קובץ ברירת המחדל מוגדר ל- Access 2007, Access משתמש blank. accdb בתור שם הקובץ עבור התבנית הריקה.

כיצד ניתן לשנות את תבנית הקובץ המהווה ברירת מחדל?

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Access.

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות Access, לחץ על נפוץ.

  3. תחת יצירת מסדי נתונים, בחר את התבנית שהרצויה מהרשימה הנפתחת תבנית קובץ ברירת מחדל.

כדי ליצור תבנית ריקה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • יצירת מסד נתונים חדש (באפשרותך תן לו שם ריק או לתת לו שם זמניים), ולאחר מכן לייבא או ליצור את האובייקטים שברצונך לכלול בתבנית.

  • עותק של מסד נתונים קיים המכיל כבר את האובייקטים שהרצויים בתבנית ולאחר מכן מחק את האובייקטים שאינך מעוניין.

לאחר שהוספת את האובייקטים שהרצויים בתבנית, עליך לשמור אותה למיקום מסוים.

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן הצבע על שמירה בשם.

  2. תחת שמור את מסד הנתונים בתבנית אחרת, לחץ על תבנית הקובץ שהרצויה עבור התבנית.

  3. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, עבור אל אחת משתי תיקיות התבנית:

    • תיקיית תבניות של המערכת    לדוגמה, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • תיקיית תבניות של המשתמש    לדוגמה:

      • ב- Windows Vista    name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates c:\Users\user

      • ב- Microsoft Windows Server 2003 או Microsoft Windows XP    Name\Application C:\Documents and Settings\user Data\Microsoft\Templates

        הערה: תבנית ריקה בתיקיית תבנית המערכת מחליפה תבניות ריקות בכל תיקיית תבניות של המשתמש.

  4. בתיבה שם הקובץ, הקלד blank. accdb (או blank. mdb, אם אתה יוצר תבנית של גירסה קודמת) ולאחר מכן לחץ על שמור.

כעת, לאחר התבנית החדשה נמצאת במקומה, בעת יצירת מסד נתונים ריק חדש, האובייקטים בתבנית כלולות בכל מסד נתונים חדש שתיצור כברירת מחדל. Access פותח טבלה חדשה בתצוגת גליון נתונים, כפי שהיא עושה בעת יצירת מסד נתונים ריק חדש ללא שימוש בתבנית.

כדי להפסיק להשתמש בתבנית הריקה, למחוק או לשנות את שם הקובץ בשם blank. accdb (או blank. mdb, עבור גירסאות קודמות של Access).

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×