יצירת מדריך שמות, כתובות ופרטים אחרים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ניתן למזג נתונים למסמך יחיד, כגון מדריך עם שמות חברים, קטלוג או רשימת חלקים, באמצעות התכונה ' ספריה ' ב- Word.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על מיזוג דואר התחל ולאחר מכן לחץ על אשף מיזוג הדואר שלב אחר שלב.

    הפעלת אשף מיזוג הדואר

  2. בחלונית המשימות מיזוג דואר בצד השמאלי של המסך, תחת בחר סוג מסמך, לחץ על ספריה.

  3. בחלק התחתון של חלונית מיזוג דואר, לחץ על הבא: התחלת המסמך.

    לחיצה על תהליך מיזוג הדואר בן 6

  4. תחת בחר התחלת מסמך, תראה את האפשרויות הבאות:

    • להשתמש במסמך הנוכחי: השתמש במסמך הנוכחי במסך המסמך הראשי.

    • להתחיל מתבנית: בחר אחת מתבניות מוכנות לשימוש מיזוג דואר.

    • התחל ממסמך קיים: פתח מסמך קיים שישמש המסמך הראשי של מיזוג דואר.

      בחר את האפשרות הרצוי ולאחר מכן לחץ על הבא: בחר נמענים.

  5. בעת פתיחה או יצירת מקור נתונים באמצעות אשף מיזוג הדואר, הם המציינת Word לשימוש קבוצה ספציפית של מידע משתנה עבור המיזוג. השתמש באחת מהשיטות הבאות כדי לצרף המסמך הראשי למקור הנתונים.

    1. בחלונית המשימות מיזוג דואר, תחת בחירת נמענים, לחץ על השתמש ברשימה קיימת.

    2. תחת השתמש ברשימה קיימת, לחץ על עיון.

    3. בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים, בחר את הקובץ המכיל את המידע משתנה שבה ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על פתח.

    4. בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, בחר את השמות שברצונך לכלול.

      כיצד?

      1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

        השתמש בתיבות הסימון לציון שמות

        שיטה זו שימושית במיוחד אם הרשימה שלך קצרה. בחר את תיבות הסימון לצד שמות שברצונך לכלול ונקה את התיבות לצד שמות שאינך מעוניין לכלול.

        עצה: אם ידוע לך שאתה רוצה לכלול את רוב הרשימה במדריך הכתובות שלך, לחיצה על בחר הכל תחילה מקל עליך לנקות רשומות ספציפיות. באופן דומה, אם ברצונך לכלול רק רשומות בודדות ברשימה, לחץ על נקה הכל ולאחר מכן בחר את הרשומות שהרצויות.

        מיון פריטים ברשימה

        אפשרות זו שימושית אם ברצונך לראות את הפריטים בסדר אלפביתי או מספרי. לחץ על כותרת העמודה של הפריט שברצונך למיין. לדוגמה, אם ברצונך להציג את הרשימה בסדר אלפביתי לפי שם משפחה, לחץ על כותרת העמודה שם משפחה.

        סינון פריטים ברשימה

        אפשרות זו שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שידוע לך שאינך מעוניין לראות או לכלול במדריך הכתובות. כאשר סיננת את הרשימה, באפשרותך להשתמש בתיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות כמתואר בסעיף הקודם.

        לחץ על החץ ליד כותרת העמודה של הפריט שברצונך לסנן לפי ולאחר מכן לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:

        • (ריקים) להצגת כל הרשומות שבהן השדה המתאים ריק.

        • (לא ריקים) להצגת כל הרשומות שבהן השדה המתאים מכיל מידע.

        • אם מקור הנתונים מכיל רשומות בעלות אותו מידע וישנם עשרה ערכים ייחודיים או פחות בעמודה, באפשרותך לסנן לפי מידע ספציפי. לדוגמה, אם קיימות מספר כתובות בהן המדינה היא אוסטרליה, ניתן לסנן לפי אוסטרליה.

          תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר מציגה רק את הרשומות שצוינו. כדי להציג את כל הרשומות שוב, לחץ על (הכל).

          עצות: 

          • מיון וסינון מתקדמים, לחץ על החץ לצד שם עמודה כלשהו ולאחר מכן לחץ על (מתקדם). השתמש בכרטיסיות סנן רשומותומיין רשומות ' כדי להגדיר את שאילתת המיון או הסינון שהרצויות.

          • אם התקנת תוכנה לאימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על אימות כתובות בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את הכתובות המפורטות.

      2. לחץ על אישור כדי לחזור לחלונית המשימות מיזוג דואר. Word משתמש שמות המיועדות עבור הספריה.

    1. בחלונית המשימות מיזוג דואר, תחת בחירת נמענים, לחץ על בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook.

    2. תחת בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook, לחץ על בחירת תיקיית אנשי קשר.

    3. בחר את תיקיית אנשי הקשר של Outlook כי הרצוי בתיבת הדו-שיח ולחץ על אישור.

    4. בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, בחר את השמות שברצונך לכלול.

      כיצד?

      1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

        השתמש בתיבות הסימון לציון שמות

        שיטה זו שימושית במיוחד אם הרשימה שלך קצרה. בחר את תיבות הסימון לצד שמות שברצונך לכלול ונקה את התיבות לצד שמות שאינך מעוניין לכלול.

        עצה: אם ידוע לך שאתה רוצה לכלול את רוב הרשימה במדריך הכתובות שלך, לחיצה על בחר הכל תחילה מקל עליך לנקות רשומות ספציפיות. באופן דומה, אם ברצונך לכלול רק רשומות בודדות ברשימה, לחץ על נקה הכל ולאחר מכן בחר את הרשומות שהרצויות.

        מיון פריטים ברשימה

        אפשרות זו שימושית אם ברצונך לראות את הפריטים בסדר אלפביתי או מספרי. לחץ על כותרת העמודה של הפריט שברצונך למיין. לדוגמה, אם ברצונך להציג את הרשימה בסדר אלפביתי לפי שם משפחה, לחץ על כותרת העמודה שם משפחה.

        סינון פריטים ברשימה

        אפשרות זו שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שידוע לך שאינך מעוניין לראות או לכלול במדריך הכתובות. כאשר סיננת את הרשימה, באפשרותך להשתמש בתיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות כמתואר בסעיף הקודם.

        לחץ על החץ ליד כותרת העמודה של הפריט שברצונך לסנן לפי ולאחר מכן לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:

        • (ריקים) להצגת כל הרשומות שבהן השדה המתאים ריק.

        • (לא ריקים) להצגת כל הרשומות שבהן השדה המתאים מכיל מידע.

        • אם מקור הנתונים מכיל רשומות בעלות אותו מידע וישנם עשרה ערכים ייחודיים או פחות בעמודה, באפשרותך לסנן לפי מידע ספציפי. לדוגמה, אם קיימות מספר כתובות בהן המדינה היא אוסטרליה, ניתן לסנן לפי אוסטרליה.

          תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר מציגה רק את הרשומות שצוינו. כדי להציג את כל הרשומות שוב, לחץ על (הכל).

          עצות: 

          • מיון וסינון מתקדמים, לחץ על החץ לצד שם עמודה כלשהו ולאחר מכן לחץ על (מתקדם). השתמש בכרטיסיות סנן רשומותומיין רשומות ' כדי להגדיר את שאילתת המיון או הסינון שהרצויות.

          • אם התקנת תוכנה לאימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על אמת בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את הכתובות המפורטות.

      2. לחץ על אישור כדי לחזור לחלונית המשימות מיזוג דואר. Word משתמש שמות המיועדות עבור הספריה.

    1. בחלונית המשימות מיזוג דואר, תחת בחירת נמענים, לחץ על הקלד רשימה חדשה.

    2. תחת סוג רשימה חדשה, לחץ על צור.

    3. בתיבת הדו-שיח רשימת כתובות חדשה, הקלד את המידע שברצונך לכלול עבור הערך הראשון. אין לך צורך למלא את כל השדות.

    4. כדי להשלים את הערך הראשון ולעבור לערך חדש, לחץ על ערך חדש.

    5. לשמור על הוספת הערכים עד סיום ולאחר מכן לחץ על סגור.

    6. בתיבת הדו-שיח שמירת רשימת כתובות, הקלד שם עבור רשימת הכתובות בתיבה שם הקובץ ובחר תיקיה שבה יישמר ברשימה.

      כברירת מחדל, רשימת הכתובות נשמרת בתיקיה מקורות הנתונים שלי. מומלץ להשאיר את רשימת הכתובות כאן מכיוון שזוהי גם תיקיית ברירת המחדל שבו Word מחפש מקורות נתונים. כדי אם ברצונך להשתמש ברשימת כתובות זו במיזוג דואר מאוחר יותר, לא תצטרך לנווט בין קבצים ותיקיות כדי לאתר אותה.

    7. לחץ על שמור.

    8. בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, בחר את השמות שברצונך לכלול.

      כיצד?

      1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

        השתמש בתיבות הסימון לציון שמות

        שיטה זו שימושית במיוחד אם הרשימה שלך קצרה. בחר את תיבות הסימון לצד שמות שברצונך לכלול ונקה את התיבות לצד שמות שאינך מעוניין לכלול.

        עצה: אם ידוע לך שאתה רוצה לכלול את רוב הרשימה במדריך הכתובות שלך, לחיצה על בחר הכל תחילה מקל עליך לנקות רשומות ספציפיות. באופן דומה, אם ברצונך לכלול רק רשומות בודדות ברשימה, לחץ על נקה הכל ולאחר מכן בחר את הרשומות שהרצויות.

        מיון פריטים ברשימה

        אפשרות זו שימושית אם ברצונך לראות את הפריטים בסדר אלפביתי או מספרי. לחץ על כותרת העמודה של הפריט שברצונך למיין. לדוגמה, אם ברצונך להציג את הרשימה בסדר אלפביתי לפי שם משפחה, לחץ על כותרת העמודה שם משפחה.

        סינון פריטים ברשימה

        אפשרות זו שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שידוע לך שאינך מעוניין לראות או לכלול במדריך הכתובות. כאשר סיננת את הרשימה, באפשרותך להשתמש בתיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות כמתואר בסעיף הקודם.

        לחץ על החץ ליד כותרת העמודה של הפריט שברצונך לסנן לפי ולאחר מכן לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:

        • (ריקים) להצגת כל הרשומות שבהן השדה המתאים ריק.

        • (לא ריקים) להצגת כל הרשומות שבהן השדה המתאים מכיל מידע.

        • אם מקור הנתונים מכיל רשומות בעלות אותו מידע וישנם עשרה ערכים ייחודיים או פחות בעמודה, באפשרותך לסנן לפי מידע ספציפי. לדוגמה, אם קיימות מספר כתובות בהן המדינה היא אוסטרליה, ניתן לסנן לפי אוסטרליה.

          תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר מציגה רק את הרשומות שצוינו. כדי להציג את כל הרשומות שוב, לחץ על (הכל).

          עצות: 

          • מיון וסינון מתקדמים, לחץ על החץ לצד שם עמודה כלשהו ולאחר מכן לחץ על (מתקדם). השתמש בכרטיסיות סנן רשומותומיין רשומות ' כדי להגדיר את שאילתת המיון או הסינון שהרצויות.

          • אם התקנת תוכנה לאימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על אמת בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את הכתובות המפורטות.

      2. לחץ על אישור כדי לחזור לחלונית המשימות מיזוג דואר. Word משתמש שמות המיועדות עבור הספריה.

  6. לחץ על הבא: סדר את מדריך הכתובות.

  7. אם טרם עשית זאת, בחלון המסמך, הקלד את הטקסט שעליו ברצונך לחזור עבור כל פריט במדריך הכתובות. לדוגמה, כלול תוויות כגון שם: ו- כתובת:.

    הערה: בשלב זה, אל תכלול טקסט שברצונך להדפיס פעם אחת בלבד במסמך מדריך הכתובות הסופי.

  8. הוסף שדות מיזוג שבו ברצונך למזג שמות, כתובות ונתונים אחרים ממקור הנתונים. לדוגמה, הוסף שדה מיזוג אחרי תווית פריט, כגון חברה: «Company».

    כיצד?

    1. במסמך הראשי, לחץ במקום בו ברצונך להוסיף את השדה.

    2. הוסף את אחת מהפעולות הבאות:

      בלוק כתובת עם שם, כתובת ומידע אחר

      1. לחץ על בלוק הכתובת.

      2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר את רכיבי הכתובת שברצונך לכלול ואת התבניות שהרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.

        אם מופיעה תיבת הדו-שיח התאמת שדות, ייתכן של-Word לא היתה אפשרות למצוא חלק מהמידע שהנדרש עבור בלוק הכתובת. לחץ על החץ לצד (לא זמין) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים שלך המתאים לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

      שדות מידע אחרים

      1. לחץ על פריטים נוספים, ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

        • כדי לבחור שדות כתובת שיתאימו אוטומטית לשדות במקור הנתונים שלך, גם אם השדות של מקור הנתונים אינם זהים לשמות באותו השם השדות שלך, לחץ על שדות כתובת.

        • כדי לבחור שדות שמקבלים תמיד נתונים ישירות מעמודה במסד נתונים, לחץ על שדות מסד נתונים.

      2. בתיבה שדות, לחץ על השדה הרצוי.

      3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.

        אם מופיעה תיבת הדו-שיח התאמת שדות, ייתכן של-Word לא היתה אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש להוסיף את השדה. לחץ על החץ לצד (לא זמין) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים שלך המתאים לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

        הערה: אם תוסיף שדה מתוך הרשימה שדות מסד נתונים ולאחר מכן תעבור למקור נתונים שאינו מכיל עמודה בעלת אותו שם, ל- Word לא תהיה אפשרות להוסיף את המידע משדה זה אל המסמך הממוזג.

    3. חזור על שלבים ו- b עבור כל השדות שברצונך להוסיף.

      הערות: 

      • אין באפשרותך להקליד תווי שדות מיזוג («») באופן ידני או להשתמש בפקודה סימן בתפריט הוספה. עליך להשתמש בחלונית המשימות מיזוג דואר.

      • אם שדות המיזוג מופיעים בתוך סוגריים מסולסלים, כגון {MERGEFIELD עיר}, Word מציג קודי שדה במקום תוצאות השדה. אין לכך השפעה על המיזוג, אך אם ברצונך להציג את התוצאות במקום זאת, באמצעות לחצן העכבר הימני על קוד השדה ולאחר מכן לחץ על החלף מצב קודי שדה בתפריט הקיצור.

    4. אם תרצה, באפשרותך לשנות את עיצוב הנתונים הממוזגים.

      כיצד?

      כדי לעצב את הנתונים הממוזגים, עליך לעצב את שדות המיזוג במסמך הראשי. אין לעצב את הנתונים במקור הנתונים, מכיוון שהעיצוב לא יישמר כאשר למזג את הנתונים לתוך המסמך.

      1. במסמך הראשי, בחר את השדה המכיל את המידע שברצונך לעצב, כולל תווי שדה המיזוג המקיפים («»).

      2. שנה את הגופן או עיצוב אחר שתרצה.

  9. לאחר השלמת המסמך הראשי והוספת כל שדות המיזוג, לחץ על שמירה בשם בתפריט קובץ. תן שם למסמך ולאחר מכן לחץ על שמור.

  10. לחץ על הבא: סקור את מדריך הכתובות.

  11. כדי להציג בתצוגה מקדימה את הפריטים לפי סדר, לחץ על לחצני החצים אחורה ו קדימה. לחלופין, כדי לאתר ולהציג בתצוגה מקדימה פריט ספציפי, לחץ על חיפוש נמען ולאחר מכן הזן את קריטריוני החיפוש בתיבת הדו-שיח חיפוש ערך.

  12. במידת הצורך, לכוונן את רשימת הנמענים. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לא לכלול במיזוג נמען מסוים, לחץ על אל תכלול נמען זה.

    • כדי לשנות את רשימת הנמענים, לחץ על עריכת רשימת נמענים ולאחר מכן בצע את השינויים הרצויים בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר.

  13. לחץ על הבא: השלמת המיזוג.

  14. תחת מיזוג, לחץ על מסמך חדש.

  15. בתיבת הדו-שיח מזג למסמך חדש, בצע אחת מהפעולות הבאות ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • כדי למזג את כל הרשומות, לחץ על הכל.

    • כדי למזג רק את הרשומה שאתה רואה בחלון המסמך, לחץ על רשומה נוכחית.

    • כדי למזג טווח של רשומות, לחץ על מאת, ולאחר מכן הקלד את מספרי הרשומות בתיבות מ ועד.

      Word פותח מסמך חדש יחיד המכיל את כל הרשומות בודדים.

  16. הוספת כותרות עליונות, כותרות תחתונות וסימני הטקסט הרצוי.

    לדוגמה, אם הנתונים הממוזגים מעוצבים כטבלה, הוסף כותרות עמודות הטבלה לאחר מיזוג הנתונים.

  17. שמור או הדפס את מדריך הכתובות בדיוק כפי שאתה עושה זאת בכל מסמך רגיל.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×