יצירת מדיניות מחיקת מסמך ב- SharePoint Server 2016

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ארגונים נדרשות לעתים קרובות כדי לשמור מסמכים במשך זמן מסוים זמן עקב תאימות משפטיות, או תקנות אחרים. עם זאת, שמירת מסמכים למשך יותר נדרש יכולים לחשוף לארגון הסיכון משפטיים.

מדיניות המחיקה מסמך, באפשרותך להקטין בעצמם הסיכון על-ידי מחיקת מסמכים באתר, לאחר פרק זמן מסוים — לדוגמה, באפשרותך באופן אוטומטי למחוק מסמכים ב- OneDrive המשתמשים עבור Business באתרי חמש שנים לאחר נוצרו המסמכים.

לאחר יצירת מדיניות המחיקה מסמך, באפשרותך להקצות אותה לתבנית אוסף אתרים, כך המדיניות יהיה זמין עבור כל אוספי האתרים הנוצרים מתבנית זו. באפשרותך גם להקצות מדיניות ספציפי של אוסף אתרים, עוקף פריטי מדיניות כלשהם שהוקצו עשויים לתבנית עבור אוסף אתרים זה.

מרכז מדיניות תאימות

תבניות של מדיניות

באפשרותך ליצור מדיניות המחיקה המסמך מאפס, או באפשרותך להשתמש באחת למדיניות לדוגמה. מרכז מדיניות תאימות כולל פריטי מדיניות לדוגמה שבהם באפשרותך להשתמש כפי שהיא, או באפשרותך להשתמש בהם כנקודת התחלה ולאחר מכן שינוי שם או לשנות אותם.

תבניות של מדיניות

דוגמאות לאופן להשתמש במדיניות המחיקה של מסמך

אוסף אתרים או תבנית אוסף אתרים יכולים להיות המוקצים לה מדיניות נוסף אחד, ולכל אחת של פריטי מדיניות אלה עשויה להיות כלל אחד או יותר. עם זאת, ייתכנו מדיניות אחת בלבד לכל אתר הפעיל ולאחר יכולה להיות אחת בלבד כלל המחיקה שאינה פעילה בכל עת עבור הספריות בתוך האתר.

דיאגרמה המציגה ומדיניות כללים

בנוסף, באפשרותך לבחור את מדיניות הכרחי או ברירת המחדל של ולאחר באפשרותך לבחור כלל המחיקה בדרך כלל ברירת המחדל:

  • מדיניות הכרחי — כאשר מדיניות מסומן הכרחי כתוצאה, ניתן להקצות מדיניות אחת בלבד אל אוסף אתרים או התבנית. המדיניות יש לסמן כברירת מחדל ואת יוחל על כל האתרים. בעלי אתרים אין אפשרות לבטל הצטרפות המדיניות.

  • מדיניות ברירת המחדל — בעת הגדרת מדיניות כברירת מחדל, המדיניות פעילה באופן אוטומטי בכל האתרים המוקצה אותו עם שום פעולה נדרשת על-ידי בעל האתר.

  • כלל ברירת המחדל — כאשר כלל המחיקה מוגדר כברירת מחדל, הוא מוחל באופן אוטומטי לכל ספריות באתרים המשתמשות המדיניות.

הדוגמאות הבאות מסבירות שבהם ייתכן שתרצה להשתמש מדיניות הכרחי או פריטי מדיניות ברירת מחדל וכללים.

דוגמה 1: החלת מדיניות יחיד עם כלל יחיד לתבנית אוסף אתרים

ייתכן שתרצה לאכוף מדיניות המחיקה מסמך על-פני מגוון רחב של תוכן מובנים, כגון כל OneDrive for Business אתרים או כל אתרי צוות. אם ברצונך להבטיח מדיניות המחיקה מסמך יחיד יהיה פעיל בכל האתרים שנוצרו מתבנית אוסף אתרים, באפשרותך:

  1. יצירת מדיניות בודדת באמצעות כלל המחיקה בודד המהווה ברירת מחדל.

  2. הגדר את מדיניות בשם הכרחי ואת ברירת המחדל.

  3. הקצאת המדיניות לתבנית אוסף אתרים.

בדוגמה זו, כלל המחיקה ברירת המחדל יחולו על כל הספריות בכל אוספי האתרים שנוצרו מהתבנית ולאחר אין לבעלי אתרים ביטול הצטרפות המדיניות. זוהי הדרך הפשוטה ביותר באופן רחב וכלל לאכוף מדיניות המחיקה המסמך.

דיאגרמה של מדיניות הכרחי יחיד וכלל

דוגמה 2: החלת מדיניות יחיד עם מספר כללים לתבנית אוסף אתרים

בעלי אתרים לעתים קרובות לדעת בצורה הטובה ביותר מכיל איזה סוג תוכן האתר שלהם, כך ניתן לבחור לאפשר לבעלי אתרים לבחור את הכלל המחיקה המתאים ביותר האתר שלהם. מומלץ גם לאפשר לבעלי אתרים כדי לבטל הצטרפות אל מדיניות לחלוטין.

בבת אחת, באפשרותך עדיין באופן מרכזי ליצור ולנהל את המדיניות. באפשרותך גם לבחור אחת מדיניות וכלל כברירת המחדל, כך מדיניות תהיה תמיד בתוקף עד בעל האתר בוחר תבנית אחרת או מסכים להצטרפות. אם ברצונך לספק גמישות כאלה לבעלי אתרים, באפשרותך:

  1. יצירת מדיניות יחיד עם מספר כללים המחיקה וכיצד להגדיר כלל אחד כברירת המחדל.

  2. הגדר את המדיניות מדיניות המהווה ברירת מחדל.

  3. הקצאת המדיניות לתבנית אוסף אתרים.

בעלי אתרים אחד הכללים המחיקה חלופי, ביטול הצטרפות המדיניות, או אל תעשה דבר הפותחת להיות כפופים מדיניות ברירת המחדל ואת כלל.

דיאגרמה של מדיניות אחת עם כללים רבים

דוגמה 3: החלת מדיניות מספר עם כללים אחד או יותר לאוסף אתרים

דוגמה זו מספקת את מרב הגמישות לבעלי אתרים מכיוון שהם באפשרותך לבחור מבין כמה פריטי מדיניות, לאחר בחירת מדיניות הם יכולים לעתים קרובות לבחור מתוך מספר כללים. מדיניות וכלל אחד מוגדרים כברירת מחדל, כך מדיניות תהיה תמיד בתוקף עד בעל האתר בוחר תבנית אחרת או מסכים להצטרפות. שים לב אם לא תגדיר אתר מדיניות לבין כלל כברירת המחדל, לאחר מכן ללא מדיניות או כללים תהיה פעיל עבור ספריות המסמכים באתר עד בעל האתר מבצע כל פעולה כדי לבחור ולהחיל אותם.

שלא כמו בדוגמאות שני הקודם, פריטי מדיניות אלה מוקצות לאוסף אתרים ספציפיים — לא התבנית אוסף אתרים. פירוש הדבר שאפשר להתאים את המדיניות באופן ספציפי יותר עבור התוכן באוסף אתרים ספציפיים.

פריטי מדיניות וכללי מתקבלות בירושה. בעלי אתרים יכולים בחר מדיניות וכלל עבור האתר שלהם ולאחר כל אתרי המשנה מקבלים בירושה את המדיניות מהאב. עם זאת, בעלים של אתר משנה באפשרותך לנתק העברה בירושה על-ידי בחירת אתר מדיניות אחרת לבין כלל, אשר בתורו חל על כל אתרי המשנה עד ירושה מנותק שוב.

כדי להגדיר בתרחיש זה, באפשרותך:

  1. צור פריטי מדיניות מספר כל מכיל כלל אחד או יותר.

  2. הגדרת מדיניות ותואר כלל כברירת המחדל.

  3. הקצה את המדיניות לאוסף אתרים ספציפיים.

בנוסף, מדיניות והכללים הם המותאם לאוסף אתרים ספציפיים, שבו באפשרותך לבעלי אתרים לנתק העברה בירושה על-ידי בחירת מדיניות וכלל כי מתאימה האתר שלהם.

דיאגרמה של מדיניות רבים עם כללים רבים

יצירת מדיניות המחיקה מסמך

  1. מדיניות במרכז התאימות > בסרגל הניווט הימני, בחר את מדיניות המחיקה.

    קישור פריטי מדיניות מחיקה

  2. בחר פריט חדש.

  3. הזן שם המדיניות ותיאור. בעלי אתרים עשוי להיות בחירת מדיניות עבור האתר שלהם בהתבסס על שם ותיאור, לכן כוללת די מידע עבורם לבחור את המדיניות הנכון.

  4. כדי ליצור כלל, בחר חדש.

  5. הזן שם ובחר את האפשרויות הבאות:

    • בחר אם הכלל לצמיתות מחיקת מסמכים או מחק אותם אל סל המיחזור. סל המיחזור מספק רשת ביטחון השלב השני לפני מחיקת פריט מאתר לצמיתות. לקבלת מידע נוסף אודות סל המיחזור, ראה לרוקן את סל המיחזור או שחזור הקבצים.

    • בחר אם התאריך המחיקה מחושב לפי תאריך כאשר מסמך שנוצר או שונה לאחרונה.

    • הזן את מספר הימים, החודשים או השנים לפי פרק הזמן שלאחריו יימחקו מסמך.

    • בחר אם הכלל הוא כלל ברירת המחדל. הכלל הראשון שאתה יוצר באופן אוטומטי מוגדר ככלל ברירת המחדל. כלל ברירת המחדל מוחל באופן אוטומטי לכל ספריות באתרים המשתמשות המדיניות.

    דף כלל חדש

  6. בחר Save.

  7. צור כללים נוספים לפי רצונך לבעלי אתרים כדי שתוכל לבחור כללי שונים כדי להחיל לאתר שלהם. כלל ברירת המחדל, אם בכלל, יוחל אם הבעלים של האתר ללא פעולה.

  8. כדי להסיר כלל מדיניות, בחר את הכלל > מחק.

    הערה: שים לב אם אתה מוחק כלל המדיניות אינה מכילה כלל ברירת המחדל, לאחר מכן כלל לא תהיה בתוקף עבור מדיניות זו — במילים אחרות, המסמכים לא יימחקו.

הקצאת מדיניות המחיקה המסמכים לתבנית אוסף אתרים

חשוב להבין כי פרק הזמן שצוין עבור מסמך המדיניות מחיקת ממוצעי הזמן מאז המסמך נוצר או שונה, ולא את הזמן מאז הוקצתה המדיניות. כאשר אתה מקצה את המדיניות בפעם הראשונה, מתבצעת הערכה של כל המסמכים באתר בנוסף, אם הם לא עומד בקריטריונים, הם יימחקו. אפשרות זו חלה על כל המסמכים הקיימים, המסמכים לא רק החדשים שייווצרו מאז הוקצתה המדיניות.

  1. מדיניות במרכז התאימות > בסרגל הניווט הימני, בחר באפשרות משימות מדיניות עבור תבניות.

    קישור הקצאות מדיניות עבור תבניות

  2. בחר פריט חדש.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להקצות את המדיניות תבנית אוסף אתרים כגון בתבנית אתר הצוות, בחר הקצאת לתבנית אוסף אתרים, ולאחר מכן בחר את התבנית של אוסף אתרים.

    • כדי להקצות את המדיניות One Drive של המשתמשים עבור אתרים עסקיים, בחר הקצה ל- OneDrive for Business תבנית, המסומנים להלן.

      כאשר אתה מקצה מדיניות לתבנית אוסף האתרים, שבו מדיניות יהיה זמין הן לאוספי אתרים קיים שנוצר מתבנית זו והן לאוספי אתרים שנוצרו בעתיד.

      הקצאת ב- OneDrive עבור אפשרות תבנית עסקיים

  4. בחר Save.

    הערה: כל תבנית עשויות להכיל ערכה אחת בלבד של מדיניות המוקצים לה. אם אתה רואה שגיאה לפיה תבנית זו כבר כולל מדיניות המוקצים לה, בחר בטל > הקצאות מדיניות עבור תבניות בסרגל הניווט הימני > בחר תבנית כדי להציג ולנהל את ערכת פריטי המדיניות שכבר הוקצו.

  5. בחר ניהול מדיניות שהוקצו, בחר את המדיניות שברצונך להקצות ולאחר מכן בחר אם מדיניות אחת הוא מדיניות ברירת המחדל. בעת הגדרת מדיניות ברירת המחדל, כל האתרים שהוקצו באופן אוטומטי המדיניות יש המדיניות הפעיל עם שום פעולה נדרשת על-ידי בעל האתר.

    הוספה וניהול של דף מדיניות

  6. בחר Save.

  7. אם ברצונך לאכוף את המדיניות בכל האתרים מבלי לאפשר לבעלי אתרים לבטל את ההצטרפות, בחר סמן את מדיניות חובה. כאשר אתה הופך את מדיניות הכרחי, ניתן להקצות רק מדיניות אחת לתבנית אוסף אתרים. יש גם לסמן את המדיניות ברירת המחדל.

    אם אפשרות זו מופיעה באפור מעומעם, בחר ניהול מדיניות שהוקצו וודא כי מדיניות אחד לפחות הוא שהוקצו קבע כברירת מחדל.

  8. בחר Save.

הקצאת מדיניות המחיקה המסמכים לאוסף אתרים

חשוב להבין כי פרק הזמן שצוין עבור מסמך המדיניות מחיקת ממוצעי הזמן מאז המסמך נוצר או שונה, ולא את הזמן מאז הוקצתה המדיניות. כאשר אתה מקצה את המדיניות בפעם הראשונה, מתבצעת הערכה של כל המסמכים באתר בנוסף, אם הם לא עומד בקריטריונים, הם יימחקו. אפשרות זו חלה על כל המסמכים הקיימים, המסמכים לא רק החדשים שייווצרו מאז הוקצתה המדיניות.

  1. מדיניות במרכז התאימות > בסרגל הניווט הימני, בחר באפשרות משימות מדיניות עבור אוספי אתרים.

    קישור הקצאות מדיניות עבור אוספי אתרים

  2. בחר פריט חדש.

  3. בחר אוסף אתרים > חיפוש עבור אוסף האתרים לפי שם או כתובת URL > בחר באוסף האתרים > שמור.

    עצה: בעת חיפוש עבור אוספי אתרים, באפשרותך להשתמש בתו הכללי כוכבית (*) בעת חיפוש הכותרת של אוסף החיפוש. לדוגמה, מחפש * אתר * מחזירה "תוכן האתר" והן אוספי אתרים "ברירת מחדל אתר פרסום". כמו כן, הזנת מופיעה כוכבית יחיד בתיבת החיפוש ולאחר מכן חיפוש היא דרך מהירה כדי לראות רבים (אך לא כולם) של אוספי האתרים.

    בחר תיבת דו-שיח של אוסף אתרים

    הערה: לכל אוסף אתרים יכול לקבל ערכת אחד בלבד של מדיניות המוקצים לה. אם אתה רואה שגיאה המציינת כי אוסף אתרים זה כבר כולל מדיניות המוקצים לה, בחר בטל > הקצאות מדיניות עבור אוספי אתרים בסרגל הניווט הימני > בחר אוסף אתרים כדי להציג ולנהל את ערכת פריטי המדיניות שכבר הוקצו.

  4. בחר ניהול מדיניות שהוקצו, בחר את המדיניות שברצונך להקצות ולאחר מכן בחר אם מדיניות אחת הוא מדיניות ברירת המחדל. בעת הגדרת מדיניות ברירת המחדל, כל האתרים שהוקצו באופן אוטומטי המדיניות יש המדיניות הפעיל עם שום פעולה נדרשת על-ידי בעל האתר.

    הוספה וניהול של דף מדיניות

  5. בחר Save.

  6. אם ברצונך לאכוף את המדיניות בכל האתרים מבלי לאפשר לבעלי אתרים לבטל את ההצטרפות, בחר סמן את מדיניות חובה. כאשר אתה הופך את מדיניות הכרחי, ניתן להקצות רק מדיניות אחת לתבנית אוסף אתרים. יש גם לסמן את המדיניות ברירת המחדל.

    אם אפשרות זו מופיעה באפור מעומעם, בחר ניהול מדיניות שהוקצו וודא כי מדיניות אחד לפחות הוא שהוקצו קבע כברירת מחדל.

  7. בחר Save.

מחיקה של הקצאת מדיניות

בעת מחיקת הקצאה, פריטי המדיניות המוקצים יחולו עוד על כל האתרים הכלולים באוסף האתרים, או אם יצרת מהתבנית אוסף אתרים.

  1. מדיניות במרכז התאימות > בסרגל הניווט הימני, בחר הקצאות מדיניות עבור תבניות או הקצאות מדיניות עבור אוספי אתרים.

  2. בחר את הפריט הקצאה > > מחק פריט.

מחיקה של מדיניות

אין באפשרותך למחוק מדיניות שנמצא בשימוש. לפני שתוכל למחוק מדיניות, תחילה עליך למחוק את כל הקצאות אוספי אתרים ותבניות הכוללים מדיניות זו.

  1. מדיניות במרכז התאימות > בסרגל הניווט הימני, בחר את מדיניות המחיקה.

  2. בחר את המדיניות.

  3. ברצועת הכלים > הכרטיסיה פריטים > הסרת מדיניות.

    לחצן ' הסר ' מדיניות ' ברצועת הכלים

  4. אם המדיניות נמצא בשימוש, תישאל אם ברצונך להסיר את המדיניות מכל אוספי האתרים שבו נעשה שימוש אותו. אם אתה בטוח, בחר אישור.

מידע נוסף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×