יצירת כללים של סדרן התוכן לניתוב מסמכים

יצירת כללים של סדרן התוכן לניתוב מסמכים

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

כדי לקבוע כיצד לנתב מסמך, סדרן התוכן משתמש בכללים שאתה יוצר. כללים מבוססים על שילוב של סוגי תוכן ומטה-נתונים.

מאמר זה מתאר כיצד ליצור כללים לארגון וניתוב של מסמכים או רשומות. ניתן להפוך כל אתר SharePoint ארגוני לזמין עבור ניתוב מסמכים.

חשוב: תחילה עליך להפוך את התכונה 'סדרן התוכן' לזמינה ולקבוע את תצורת הסדרן לניתוב רשומות. קבל מידע נוסף אודות קביעת התצורה של סדרן התוכן בסעיף למידע נוסף.

במאמר זה

לפני שאתה יוצר כללים: השלבים הראשונים

הבנת אופן הניתוב של מסמכים

יצירת כללים לניתוב מסמכים

לפני שאתה יוצר כללים: השלבים הראשונים

ישנם כמה שלבים חשובים שעליך לפעול לפיהם לפני שאתה יוצר כללים לניתוב מסמכים.

  1. הפעלת התכונה 'סדרן התוכן'.

  2. יצירת ספריות ותיקיות שאליהן ברצונך לנתב מסמכים. ייתכן שתרצה ליצור תיקיות עבור כל סוג מסמך שאתה מנתב. לדוגמה, צור ספריה עבור רשומות דואר אלקטרוני או עבור גליונות אלקטרוניים של Excel בלבד. כדי ללמוד אודות יצירת ספריות, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

  3. יש לשייך סוגי תוכן למסמכים לניתוב. באופן זה, סוג התוכן יכול להיות חלק המקריטריונים שקובעים את המיקום הסופי שבו יאוחסן כל מסמך.

לראש הדף

כיצד מסמכים מנותבים

ניתן לנתב מסמכים לספריה או לתיקיה באתר של 'מרכז רשומות' או לכל סוג אחר של אתר SharePoint. ספריית ה'שחרור', שנוצרת אוטומטית כאשר אתה מפעיל את התכונה 'סדרן התוכן', משמשת כמיקום ברירת המחדל. תהליך ניתוב המסמכים מורכב מכמה רכיבים:

  • ספריות ותיקיות יעד    באופן ידני, תוכן מנהלי או מנהלי רשומות יוצרים ספריות ותיקיות שבו ניתן לנתב, ומסמכים לייעד ספריות אלה כספריות היעד.

  • סוגי תוכן של אתר    לכל מסמך חייב להיות סוג תוכן ולאחר משתמשים יכולים להוסיף סוגי תוכן אתר מתאימים באופן ידני אחת לספריות היעד.

  • ספריית שחרור    מסמכים שאינן תואמות כלל, או שלא חסרים המטה-נתונים הדרושים נשלחות ספריית שחרור כך שמשתמשים יכולים להזין את המטה-נתונים הדרושים. לחלופין, באפשרותך להגדיר סדרן התוכן כך מסמכים שהועלו כל מנותבות באופן זמני ספריית שחרור.

  • רשימת כללי מסמך    זהו אוסף של כל כללי הניתוב. מארגני תוכן או מנהלי רשומות מבקרים ברשימה זו כדי ליצור, לנהל ולהציג כללי ניתוב.

הדיאגרמה הבאה מציגה כיצד מסמכים והודעות דואר אלקטרוני מנותבים בהתבסס על עמידה בקריטריונים ספציפיים וכיצד מסמכים שחסר בהם מידע מוחזרים לספריית השחרור.

ניתוב מסמכים באמצעות סדרן התוכן. מציג כמה מקורות, ומציג מסמכים עם מטה-נתונים חסרים המוחזרים לספריית השחרור.

לראש הדף

יצירת כללים לניתוב מסמכים

עבור כל סוג רשומה שהוספת לרשימה 'ניתוב רשומות', ציין את כותרת ותיאור הרשומה. כמו כן, ציין את המיקום באתר שבו הרשומה מאוחסנת. כדי להבטיח שכל הרשומות הרלוונטיות ינותבו למיקום המתאים, באפשרותך לציין שמות חלופיים עבור סוג הרשומה.

הערה: דרושות לך הרשאות של בעלי אתר לפחות כדי ליצור כללים לניתוב מסמכים.

  1. נווט אל האתר שעבורו ברצונך ליצור כללי סדרן תוכן.

  2. בלוח ההפעלה המהירה, לחץ על עוד... כדי לראות את אפשרויות תוכן האתר.

  3. מתוך שורת התפריט 'יישומים', לחץ על הגדרות.

  4. בדף 'הגדרות האתר', במקטע ניהול אתר, לחץ על כללי סדרן התוכן.

  5. בדף 'כללי סדרן התוכן', לחץ על הוסף בלחץ כדי להוסיף פריט חדש.

  6. בסעיף שם כלל, הקלד שם שמתאר את התנאים והפעולות של הכלל.

  7. במקטע מצב ועדיפות של כלל, בחר פעיל כדי להחיל את הכלל על תוכן נכנס. לאחר מכן, בחר עדיפות שתקבע את אופן הניתוב של התוכן ואם עליו להתאים ליותר מכלל אחד של סדרן התוכן.
    אם אינך מעוניין שכלל זה יחול על תוכן נכנס, בחר לא פעיל.

  8. במקטע סוג התוכן של השליחה, שייך את הכלל לסוג תוכן. כתוצאה מכך, מסמכים שנשלחים לסדרן מסומנים בסוג התוכן שנבחר ומאפיינים שבשימוש בתנאי הכלל מזוהים.

    • בחר את קבוצת התוכן המתאימה. הקבוצה שאתה בוחר קובעת את סוגי התוכן שמהם ניתן לבחור בשלב הבא.

    • בחר את סוג התוכן המתאים.

    • אם סוג התוכן שבחרת מכיל שם אחר באתר SharePoint אחר, בחר בתיבת הסימון תחת שמות חלופיים. לאחר מכן הקלד את השם שבו נעשה שימוש באתר האחר בשדה שסופק, ולחץ עלהוספה. שמות עבור סוגי תוכן חלופי מופיעים ברשימה מתחת.

  9. במקטע תנאים, בחר את התנאים שמאפייני המסמך שנשלח חייבים לעמוד בהם כדי להתאים לכלל. לדוגמה, ייתכן שתרצה שהכלל יחול על כל המסמכים שהמילה "תקציב" מופיעה בכותרת שלהם. באפשרותך להוסיף תנאים נוספים על-ידי לחיצה על הקישור הוסף תנאי אחר.

    הערה: המאפיינים הזמינים מהרשימה הנפתחת מאפיין משתנים בהתאם לסוג התוכן שבחרת בשלב 6.

  10. במקטע מיקום היעד, הקלד או אתר מיקום למיקום תוכן שמתאים לכלל. בחר בתיבת הסימון צור תיקיה באופן אוטומטי כדי לקבץ יחד מסמכים דומים בתיקיות. לדוגמה, אם ישנו מאפיין שמפרט את כל מסמכי הפרוייקטים בארגון, תוכל לכפות על הסדרן ליצור תיקיה נפרדת לכל פרוייקט.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×