יצירת טבלה

בעת יצירת מסד נתונים של Access, אתה מאחסן את הנתונים שלך בטבלאות — רשימות מבוססות נושאים המכילים שורות ועמודות. לדוגמה, באפשרותך ליצור טבלת אנשי קשר לאחסון רשימה של שמות, כתובות ומספרי טלפון, או טבלת מוצרים לאחסון מידע אודות מוצרים.

מאמר זה מסביר כיצד ליצור טבלה, כיצד להוסיף שדות לטבלה, וכיצד להגדיר מפתח ראשי של טבלה. בנוסף, המאמר מסביר כיצד להגדיר מאפיינים של טבלה ושדה.

מאחר שאובייקטי מסד נתונים אחרים תלויים בטבלאות במידה כה רבה, עליך להתחיל תמיד את העיצוב של מסד נתונים ביצירת כל הטבלאות שלו ולאחר מכן ליצור אובייקטים אחרים. לפני שתיצור טבלאות, בחן את הדרישות שלך בקפידה וקבע מהן כל הטבלאות הדרושות. לקבלת מבוא לתכנון ועיצוב של מסד נתונים, עיין במאמר יסודות לעיצוב מסדי נתונים.

במאמר זה

מבט כולל

יצירת טבלה חדשה

הוספת שדה לטבלה

שמירת טבלה

מבט כולל

טבלה היא אובייקט מסד נתונים שמשמ לאחסון נתונים לגבי נושא מסוים, כגון עובדים או מוצרים. טבלה מורכבת מרשומות ומשדות.

כל אחת מהרשומות מכילה נתונים לגבי מופע אחד של נושא הטבלה, כגון עובד מסוים. רשומה נקראת גם בדרך כלל שורה או מופע.

כל אחד מהשדות מכיל נתונים אודות היבט אחד של נושא הטבלה, כגון שם פרטי או כתובת דואר אלקטרוני. שדה נקרא גם בדרך כלל עמודה או תכונה.

רשומה מורכבת מערכי שדות, כגון Contoso, Ltd.‎ או someone@example.com. ערך שדה נקרא גם בדרך כלל עובדה.

טבלה 'לקוחות' ב- Access מציגה פריסה של רשומות ושדות

1. רשומה

2. שדה

3. ערך שדה

מסד נתונים של Access יכול להכיל טבלאות רבות, שבכל אחת מהן מאוחסן מידע בנושא אחר. כל טבלה יכולה להכיל שדות רבים מסוגי נתונים שונים, כגון טקסט, מספרים, תאריכים והיפר-קישורים.

מאפייני טבלה ושדה

טבלאות ושדות כוללים גם מאפיינים שניתן להגדיר אותם כדי לקבוע את התכונות או אופן הפעולה שלהם.

גליונות מאפיינים של טבלה ושדה
טבלה פתוחה בתצוגת עיצוב.

1. מאפייני טבלה

2. מאפייני שדה

במסד נתונים של Access, מאפייני טבלה הם תכונות של טבלה המשפיעות על המראה או אופן הפעולה של הטבלה כולה. מאפייני טבלה מוגדרים בגליון המאפיינים של הטבלה, בתצוגת עיצוב. לדוגמה, באפשרותך להגדיר את תצוגת ברירת המחדל של טבלה כדי לציין את אופן ההצגה של הטבלה כברירת מחדל.

מאפיין שדה חל על שדה מסוים בטבלה ומגדיר אחת מתכונות השדה או היבט של אופן הפעולה של השדה. באפשרותך להגדיר מאפייני שדה מסוימים בתצוגת גליון נתונים. באפשרותך גם להגדיר כל מאפיין שדה בתצוגת עיצוב באמצעות החלונית מאפייני שדה.

סוגי נתונים

לכל שדה יש סוג נתונים. סוג הנתונים של שדה מציין אילו נתונים מאוחסנים בשדה, כגון כמויות גדולות של טקסט או קבצים מצורפים.

הגדרת סוג נתונים

סוג נתונים הוא מאפיין שדה, אך הוא שונה ממאפייני שדה אחרים מהבחינות הבאות:

  • יש להגדיר את סוג הנתונים של שדה ברשת העיצוב של הטבלה, ולא בחלונית מאפייני שדה.

  • סוג הנתונים של שדה קובע אילו מאפיינים אחרים יש לשדה.

  • עליך להגדיר את סוג הנתונים של שדה בעת יצירת השדה.

    באפשרותך ליצור שדה חדש ב- Access על-ידי הזנת נתונים בעמודה חדשה בתצוגת גליון נתונים. בעת יצירת שדה על-ידי הזנת נתונים בתצוגת גליון נתונים, Access מקצה באופן אוטומטי סוג נתונים עבור השדה, בהתאם לערך שתזין. אם לא משתמע כל סוג נתונים אחר מהקלט שלך, Access מגדיר את סוג הנתונים ל'טקסט'. אם יש צורך בכך, ניתן לשנות את סוג הנתונים באמצעות רצועת הכלים.

דוגמאות לזיהוי אוטומטי של סוגי נתונים

הטבלה הבאה מראה כיצד זיהוי אוטומטי של סוגי נתונים פועל בתצוגת גליון נתונים.

אם אתה מזין:

Access יוצר שדה בעל סוג נתונים זה:

מיקי

טקסט

http://www.contoso.com

באפשרותך להשתמש בכל קידומת פרוטוקול אינטרנט חוקית. לדוגמה, http://‎,‏ https://‎ ו- mailto:‎ הן קידומות חוקיות.

היפר-קישור

1

מספר, מספר שלם ארוך

50,000

מספר, מספר שלם ארוך

50,000.99

מספר, כפול

50000.389

מספר, כפול

12/67

תבניות התאריך והשעה המזוהות הן התבניות של אזור המשתמש שלך.

תאריך/שעה

31 בדצמבר 2016

תאריך/שעה

10:50:23

תאריך/שעה

10:50

תאריך/שעה

17:50

תאריך/שעה

₪12.50

סמל המטבע המזוהה הוא הסמל של אזור המשתמש שלך.

מטבע

21.75

מספר, כפול

123.00%

מספר, כפול

3.46E+03

מספר, כפול

קשרי גומלין בין טבלאות

למרות שבכל טבלה מאוחסנים נתונים לגבי נושא שונה, בטבלאות במסד נתונים של Access מאוחסנים בדרך כלל נתונים לגבי נושאים הקשורים זה לזה. לדוגמה, מסד נתונים עשוי להכיל:

  • טבלת לקוחות המפרטת את לקוחות החברה וכתובותיהם.

  • טבלת מוצרים המפרטת את המוצרים שאתה מוכר, לרבות מחירים ותמונות של כל אחד מהם.

  • טבלת הזמנות העוקבת אחר הזמנות של לקוחות.

מאחר שאתה מאחסן נתונים אודות נושאים שונים בטבלאות נפרדות, אתה זקוק לדרך לאגד יחד את הנתונים כך שתוכל לשלב בקלות נתונים קשורים מטבלאות נפרדות אלה. כדי לחבר את הנתונים המאוחסנים בטבלאות שונות, עליך ליצור קשרי גומלין. קשר גומלין הוא חיבור לוגי בין שתי טבלאות המציין שדות המשותפים לטבלאות.

מפתחות

שדות המהווים חלק מקשר גומלין של טבלה נקראים מפתחות. מפתח מורכב לרוב משדה אחד, אך הוא עשוי להיות מורכב מיותר משדה אחד. קיימים שני סוגי מפתחות:

  • מפתח ראשי    בטבלה יכול להיות מפתח ראשי אחד בלבד. מפתח ראשי מורכב משדה אחד או יותר המזהים באופן ייחודי כל רשומה שאתה מאחסן בטבלה. לעתים קרובות, קיים מספר זיהוי ייחודי, כגון מספר מזהה, מספר סידורי או קוד, המשמש כמפתח ראשי. לדוגמה, עשויה להיות לך טבלת לקוחות שבה לכל לקוח יש מספר מזהה ייחודי של לקוח. שדה מזהה הלקוח הוא המפתח הראשי של הטבלה 'לקוחות'. כאשר מפתח ראשי מכיל יותר משדה אחד, הוא מורכב בדרך כלל משדות קיימים מראש שמספקים יחדיו ערכים ייחודיים. לדוגמה, תוכל להשתמש בשילוב של שם משפחה, שם פרטי ותאריך לידה כמפתח הראשי של טבלה המתייחסת לאנשים.

  • מפתח זר:    טבלה יכולה להכיל גם מפתח זר אחד או יותר. מפתח זר מכיל ערכים שמקבילים לערכים במפתח הראשי של טבלה אחרת. לדוגמה, באפשרותך להגדיר טבלת 'הזמנות' שבה כל הזמנה כוללת מספר מזהה לקוח התואם לרשומה בטבלה 'לקוחות'. השדה של מזהה הלקוח הוא מפתח זר של הטבלה 'הזמנות'.

התאמת הערכים בין שדות מפתח יוצרת את הבסיס של קשר הגומלין של טבלה. קשר גומלין של טבלה משמש לשילוב נתונים מטבלאות קשורות. לדוגמה, נניח שיש לך טבלת 'לקוחות' וטבלת 'הזמנות'. בטבלה 'לקוחות', כל רשומה מזוהה באמצעות שדה המפתח הראשי, 'מזהה'.

כדי לשייך כל הזמנה ללקוח, עליך להוסיף שדה מפתח זר לטבלה 'הזמנות' שמקביל לשדה 'מזהה' של הטבלה 'לקוחות' ולאחר מכן ליצור קשר גומלין בין שני המפתחות. כאשר אתה מוסיף רשומה לטבלה 'הזמנות', עליך להשתמש בערך עבור מזהה הלקוח המגיע מהטבלה 'לקוחות'. בכל פעם שתרצה להציג מידע אודות לקוח של הזמנה, השתמש בקשר הגומלין כדי לזהות התאמות בין הנתונים בטבלה 'לקוחות' לרשומות בטבלה 'הזמנות'.

קשר גומלין של טבלת Access מוצג בחלון 'קשרי גומלין'
קשר גומלין של טבלה מוצג בחלון 'קשרי גומלין'

1. מפתח ראשי, המזוהה באמצעות סמל המפתח שלצד שם השדה.

2. מפתח זר  - שים לב להיעדרו של סמל המפתח.

יתרונות השימוש בקשרי גומלין

ההפרדה בין נתונים בטבלאות קשורות מספקת את היתרונות הבאים:

  • עקביות    מאחר שכל פריט נתונים נרשם פעם אחת בלבד, בטבלה אחת, קיים סיכוי קטן יותר לאי-בהירות או לחוסר עקביות. לדוגמה, שם לקוח יאוחסן פעם אחת בלבד, בטבלה שמתייחסת ללקוחות, במקום לאחסן אותו שוב ושוב (ייתכן גם שבאופן לא עקבי) בטבלה שמכילה נתוני הזמנות.

  • יעילות    רישום נתונים במקום אחד בלבד פירושו שימוש בשטח דיסק מועט יותר. בנוסף לכך, טבלאות קטנות יותר נוטות לספק נתונים מהר יותר מאשר טבלאות גדולות יותר. אם לא תשתמש בטבלאות נפרדות עבור נושאים נפרדים, תיצור ערכי Null (היעדר נתונים) ומצב של יתירות בטבלאות, אשר עלולים לבזבז שטח ולפגוע בביצועים.

  • יכולת הבנה טובה יותר    קל יותר להבין את עיצוב מסד הנתונים אם הנושאים מופרדים כמו שצריך בטבלאות נפרדות.

עצה: בעת תכנון הטבלאות, קח בחשבון את קשרי הגומלין. באפשרותך להשתמש באשף בדיקת המידע כדי ליצור שדה מפתח זר אם הטבלה המכילה את המפתח הראשי המקביל כבר קיימת. אשף בדיקת המידע יוצר את קשר הגומלין עבורך.

לראש הדף

יצירת טבלה חדשה

מסד נתונים פשוט, כגון רשימת אנשי קשר, עשוי להשתמש בטבלה אחת בלבד. עם זאת, מסדי נתונים רבים משתמשים במספר טבלאות. בעת יצירת מסד נתונים חדש, עליך ליצור במחשב שלך קובץ חדש הפועל כגורם מכיל עבור כל האובייקטים במסד הנתונים, לרבות הטבלאות.

באפשרותך ליצור טבלה על-ידי יצירת מסד נתונים חדש, על-ידי הוספת טבלה למסד נתונים קיים או על-ידי ייבוא או קישור לטבלה ממקור נתונים אחר — כגון חוברת עבודה של Microsoft Excel, מסמך Microsoft Word, קובץ טקסט או מסד נתונים אחר. כאשר אתה יוצר מסד נתונים ריק חדש, נוספת עבורך טבלה ריקה חדשה באופן אוטומטי. לאחר מכן ניתן להזין נתונים בטבלה כדי להתחיל בהגדרת השדות.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

יצירת טבלה חדשה במסד נתונים חדש

יצירת טבלה חדשה במסד נתונים קיים

ייבוא או קישור לצורך יצירת טבלה

שימוש באתר SharePoint ליצירת טבלה

הגדרת מפתח ראשי של טבלה

הגדרת מאפייני טבלה

יצירת טבלה חדשה במסד נתונים חדש

  1. לחץ על קובץ > חדש. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office > חדש.

  2. בתיבה שם קובץ, הקלד שם קובץ עבור מסד הנתונים החדש.

  3. כדי לאתר מיקום אחר לשמירת מסד הנתונים, לחץ על סמל התיקיה.

  4. לחץ על צור.

    מסד הנתונים החדש נפתח, וטבלה חדשה בשם 'טבלה1' נוצרת ונפתחת בתצוגת גליון נתונים.

יצירת טבלה חדשה במסד נתונים קיים

  1. לחץ על קובץ ‏> פתח. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office > פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, בחר את מסד הנתונים שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על פתח.

  3. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה.

    טבלה חדשה נוספת במסד הנתונים והטבלה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

ייבוא או קישור לצורך יצירת טבלה

באפשרותך ליצור טבלה על-ידי ייבוא או קישור לנתונים המאוחסנים במקום אחר. באפשרותך לייבא נתונים או לקשר לנתונים בגליון עבודה של Excel, ברשימת SharePoint, בקובץ XML, במסד נתונים אחר של Access, בתיקיה של Microsoft Outlook ועוד.

כאשר אתה מייבא נתונים, אתה יוצר עותק של הנתונים בטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי. השינויים הבאים שתבצע בנתוני המקור לא ישפיעו על הנתונים שיובאו, ושינויים בנתונים שיובאו לא ישפיעו על נתוני המקור. לאחר שתתחבר למקור נתונים ותייבא ממנו נתונים, תוכל להשתמש בנתונים שיובאו מבלי להתחבר למקור. באפשרותך לשנות עיצוב של טבלה מיובאת.

כאשר אתה מקשר לנתונים, אתה יוצר טבלה מקושרת במסד הנתונים הנוכחי, המייצגת קישור חי למידע הקיים שמאוחסן במקום אחר. כאשר אתה משנה נתונים בטבלה מקושרת, השינויים מתרחשים במקור. בכל פעם שנתונים משתנים במקור, שינוי זה מופיע בטבלה המקושרת. אתה זקוק ליכולת להתחבר למקור הנתונים בכל פעם שאתה משתמש בטבלה מקושרת. אין באפשרותך לשנות עיצוב של טבלה מקושרת.

הערה: לא ניתן לערוך נתונים בגליון עבודה של Excel באמצעות טבלה מקושרת. כדי לעקוף את הבעיה, יבא את נתוני המקור למסד נתונים של Access ולאחר מכן צור קישור למסד הנתונים מתוך Excel.

יצירת טבלה חדשה על-ידי ייבוא או קישור לנתונים חיצוניים

  1. לחץ על קובץ ‏> פתח. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office > פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, בחר ופתח את מסד הנתונים שבו ברצונך ליצור טבלה חדשה.

  3. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על אחד ממקורות הנתונים הזמינים. אם אתה משתמש ב- Access 2007, מקורות הנתונים נמצאים בקבוצה ייבוא.

    תמונה של רצועת הכלים של Access

  4. פעל בהתאם להוראות בתיבות הדו-שיח המופיעות בכל שלב.

    Access יוצר את הטבלה החדשה ומציג אותה בחלוניות הניווט.

באפשרותך גם לייבא רשימת SharePoint או לקשר אליה באמצעות פקודה בכרטיסיה יצירה.

לראש הדף

שימוש באתר SharePoint ליצירת טבלה

באפשרותך ליצור במסד הנתונים שלך טבלה המייבאת מרשימת SharePoint או מקשרת אליה. באפשרותך ליצור גם רשימת SharePoint חדשה באמצעות תבנית מוגדרת מראש. התבניות המוגדרות מראש ב- Access כוללות את 'אנשי קשר', 'משימות', 'בעיות' ו'אירועים'.

  1. לחץ על קובץ ‏> פתח. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office > פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, בחר את מסד הנתונים שבו ברצונך ליצור טבלה חדשה ולאחר מכן לחץ על פתח.

  3. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על רשימות SharePoint.

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • יצירת רשימת SharePoint המבוססת על תבנית

      1. לחץ על אנשי קשר, משימות, בעיות או אירועים.

      2. בתיבת הדו-שיח יצירת רשימה חדשה, הקלד את כתובת ה- URL של אתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את הרשימה.

      3. הזן שם ותיאור עבור הרשימה החדשה בתיבות ציין שם עבור הרשימה החדשה ותיאור.

      4. כדי לפתוח את הטבלה המקושרת לאחר יצירתה, בחר בתיבת הסימון פתח את הרשימה לאחר הסיום (הנבחרת כברירת מחדל).

    • יצירת רשימה חדשה מותאמת אישית

      1. לחץ על התאמה אישית.

      2. בתיבת הדו-שיח יצירת רשימה חדשה, הקלד את כתובת ה- URL של אתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את הרשימה.

      3. הזן שם ותיאור עבור הרשימה החדשה בתיבות ציין שם עבור הרשימה החדשה ותיאור.

      4. כדי לפתוח את הטבלה המקושרת לאחר יצירתה, בחר בתיבת הסימון פתח את הרשימה לאחר הסיום (הנבחרת כברירת מחדל).

    • ייבוא הנתונים מרשימה קיימת

      1. לחץ על רשימת SharePoint קיימת.

      2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, הקלד את כתובת ה- URL של אתר SharePoint המכיל את הנתונים שברצונך לייבא.

      3. לחץ על יבא את נתוני המקור לתוך טבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי ולאחר מכן לחץ על הבא.

      4. בחר את תיבת הסימון הסמוכה לכל רשימת SharePoint שברצונך לייבא.

    • קישור לרשימה קיימת

      1. לחץ על רשימת SharePoint קיימת.

      2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint, הקלד את כתובת ה- URL עבור אתר SharePoint המכיל את הרשימה שאליה ברצונך ליצור קישור.

      3. לחץ על קשר למקור הנתונים על-ידי יצירת טבלה מקושרת ולאחר מכן לחץ על הבא.

      4. בחר את תיבת הסימון הסמוכה לכל רשימת SharePoint שאליה ברצונך ליצור קישור.

לראש הדף

הגדרת מפתח ראשי של טבלה

אלא אם יש סיבה ספציפית שלא לעשות זאת, עליך לציין מפתח ראשי עבור טבלה. Access יוצר באופן אוטומטי אינדקס עבור המפתח הראשי, שיכול לסייע בשיפור ביצועי מסד הנתונים. Access גם מוודא שלכל רשומה יש ערך בשדה המפתח הראשי, ושהערך הוא תמיד ייחודי. ערכים ייחודיים הם חיוניים, מאחר שבלעדיהם אין דרך להבחין בצורה מהימנה בין שורה מסוימת לשורות אחרות.

כאשר אתה יוצר טבלה חדשה בתצוגת גליון נתונים, Access יוצר עבורך באופן אוטומטי מפתח ראשי ומקצה לו שם שדה של מזהה ואת סוג הנתונים 'מספור אוטומטי'.

בתצוגת עיצוב, באפשרותך לשנות או להסיר את המפתח הראשי, או להגדיר את המפתח הראשי עבור טבלה שבה אין עדיין מפתח ראשי.

קביעה באילו שדות להשתמש כמפתח ראשי

לפעמים, ייתכן שכבר יהיו לך הנתונים שבהם תרצה להשתמש כמפתח ראשי. לדוגמה, ייתכן שיהיו לך מספרים מזהים קיימים עבור העובדים שלך. אם אתה יוצר טבלה כדי לעקוב אחר פרטי עובדים, ייתכן שתחליט להשתמש במזהה העובד הקיים כמפתח הראשי עבור הטבלה. לחלופין, ייתכן שמזהה העובד הוא ייחודי רק בשילוב עם מזהה מחלקה, דבר המחייב אותך להשתמש בשני השדות יחד כמפתח הראשי. מועמד מוצלח לשימוש כמפתח הראשי מתאפיין בתכונות הבאות:

  • לכל רשומה יש ערך ייחודי עבור השדה או שילוב השדות.

  • השדה או שילוב השדות אינו ריק או Null — תמיד ישנו ערך.

  • הערכים אינם משתנים.

אם לא קיימים נתונים מתאימים לשימוש כמפתח ראשי, באפשרותך ליצור שדה חדש לשימוש כמפתח ראשי. בעת יצירת שדה חדש לשימוש כמפתח ראשי, הגדר את סוג הנתונים של השדה ל'מספור אוטומטי' כדי לוודא שהוא מתאפיין בשלוש התכונות שברשימה לעיל.

הגדרה או שינוי של המפתח הראשי

  1. בחר את הטבלה שברצונך להגדיר או לשנות את המפתח הראשי שלה.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  3. ברשת העיצוב של הטבלה, בחר את השדה או השדות שבהם ברצונך להשתמש כמפתח הראשי.

    כדי לבחור שדה אחד, לחץ על בורר השורות לבחירת השדה הרצוי.

    כדי לבחור יותר משדה אחד, החזק את מקש CTRL לחוץ ולאחר מכן לחץ על בורר השורות לבחירת כל אחד מהשדות הרצויים.

  4. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ על מפתח ראשי.

    הקבוצה 'כלים' בכרטיסיה 'עיצוב'

    מחוון מפתחות מופיע מימין לשדה או לשדות שאתה מציין כמפתח הראשי.

הסרת המפתח הראשי

  1. בחר את הטבלה שברצונך להסיר את המפתח הראשי שלה.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  3. לחץ על בורר השורות עבור המפתח הראשי הנוכחי. אם המפתח הראשי מורכב משדות מרובים, החזק את מקש CTRL לחוץ ולאחר מכן לחץ על בורר השורות עבור כל אחד מהשדות.

  4. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ על מפתח ראשי.

    הקבוצה 'כלים' בכרטיסיה 'עיצוב'

    מחוון המפתח מוסר מהשדה או מהשדות שציינת קודם לכן כמפתח הראשי.

הערה: כשאתה שומר טבלה חדשה מבלי להגדיר מפתח ראשי, Access מבקש ממך ליצור שדה חדש עבור המפתח הראשי. אם תלחץ על כן, Access ייצור שדה מזהה שמשתמש בסוג הנתונים 'מספור אוטומטי' כדי לספק ערך ייחודי עבור כל רשומה. אם הטבלה שלך כבר כוללת שדה מספור אוטומטי, Access משתמש בו כמפתח הראשי. אם תלחץ על לא, Access לא יוסיף שדה, ולא יוגדר מפתח ראשי.

לראש הדף

הגדרת מאפייני טבלה

בנוסף להגדרת שדות מאפיינים, באפשרותך להגדיר מאפיינים החלים על טבלה שלמה או על רשומות שלמות.

  1. בחר את הטבלה שברצונך להגדיר את המאפיינים שלה.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  3. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הצגה/הסתרה, לחץ על גליון מאפיינים.

    הקבוצה 'הצגה/הסתרה' בכרטיסיה 'עיצוב' ב- Access

    גליון המאפיינים של הטבלה מוצג.

  4. בגליון המאפיינים, לחץ על הכרטיסיה כללי.

  5. לחץ על התיבה מימין המאפיין שברצונך להגדיר ולאחר מכן הזן הגדרה עבור המאפיין.

    מאפייני טבלה זמינים

    השתמש במאפיין טבלה זה

    לשם

    הצג תצוגות באתר SharePoint

    ציין אם ניתן יהיה להציג תצוגות המבוססות על הטבלה באתר SharePoint.

    הערה: ההשפעות של הגדרה זו תלויות בהגדרה של מאפיין מסד הנתונים הצג את כל התצוגות באתר SharePoint.

    גליון נתונים משני מורחב

    הרחב את כל גליונות הנתונים המשניים בעת פתיחת הטבלה.

    גובה גליון נתונים משני

    בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם ברצונך לגרום לכך שחלון גליון הנתונים המשני יתרחב כדי להציג את כל השורות, השאר את הגדרת מאפיין זה כ- ‎0"‎.

    • אם ברצונך לשלוט בגובה גליון הנתונים המשני, הזן את הגובה הרצוי בס"מ.

    כיוון הדפסה

    ציין את כיוון התצוגה, בהתאם לכיוון השפה - משמאל לימין או מימין לשמאל.

    תיאור

    ציין תיאור של הטבלה. תיאור זה יופיע בתיאורי הכלים עבור הטבלה.

    תצוגת ברירת מחדל

    הגדר את תצוגת גליון נתונים, PivotTable או PivotChart כתצוגת ברירת המחדל בעת פתיחת הטבלה. שים לב, האפשרויות PivotTable ו- PivotChart הוסרו מ- Access החל מ- Access 2013.

    כלל אימות

    הזן ביטוי שחייב להיות נכון בכל פעם שאתה מוסיף או משנה רשומה.

    טקסט אימות

    הזן הודעה שתוצג כאשר רשומה מפרה את הביטוי שבמאפיין כלל אימות.

    מסנן

    הגדר קריטריונים להצגת שורות תואמות בלבד בתצוגת גליון נתונים.

    סדר לפי

    בחר שדה אחד או מספר שדות כדי לציין את סדר מיון השורות המוגדר כברירת מחדל בתצוגת גליון נתונים.

    שם גליון נתונים משני

    ציין אם גליון נתונים משני יופיע בתצוגת גליון נתונים, ואם כן, איזו טבלה או שאילתה תספק את השורות בגליון הנתונים המשני.

    קישור שדות צאצא

    ערוך ברשימה את השדות בטבלה או בשאילתה המשמשים עבור גליון הנתונים המשני, אשר מתאימים למאפיין קישור שדות אב שצוין עבור הטבלה.

    קישור שדות אב

    ערוך ברשימה את השדות בטבלה שמתאימים למאפיין קישור שדות צאצא שצוין עבור הטבלה.

    סנן בעת טעינה

    החל אוטומטית את קריטריוני המסנן במאפיין מסנן (על-ידי הגדרת האפשרות לכן) כאשר הטבלה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

    סדר לפי בעת טעינה

    החל אוטומטית את קריטריוני המיון במאפיין סדר לפי (על-ידי הגדרת האפשרות לכן) כאשר הטבלה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

    עצה: כדי ליצור שטח נוסף להזנה או עריכה של הגדרה בתיבת המאפיין, הקש SHIFT+F2 כדי להציג את התיבה שנה מרחק מתצוגה. אם אתה מגדיר את המאפיין כלל אימות בביטוי מסוים וברצונך לקבל סיוע בבנייתו, לחץ על לחצן 'בונה' לצד תיבת המאפיין ValidationRule כדי להציג את 'בונה הביטויים'.

  6. כדי לשמור את השינויים שלך, הקש CTRL+S.

לראש הסעיף

לראש הדף

הוספה או יצירה של שדה חדש בטבלה

באפשרותך לאחסן בשדה כל חלק מהנתונים שברצונך לעקוב אחריו. לדוגמה, בטבלת אנשי קשר תוכל ליצור שדות עבור 'שם משפחה', 'שם פרטי', 'מספר טלפון' ו'כתובת'. בטבלת מוצרים תוכל ליצור שדות עבור 'שם מוצר', 'מזהה מוצר' ו'מחיר'.

לפני שתיצור שדות, נסה להפריד את הנתונים לחלקים השימושיים הקטנים ביותר. קל יותר לשלב נתונים במועד מאוחר יותר מאשר להפריד ביניהם. לדוגמה, במקום שדה 'שם מלא', שקול ליצור שדות נפרדים עבור 'שם משפחה' ו'שם פרטי'. לאחר מכן תוכל לבצע חיפוש או מיון בקלות לפי 'שם פרטי', 'שם משפחה' או שניהם. אם אתה מתכונן לבצע דיווח, מיון, חיפוש או חישוב של פריט מידע, מקם פריט זה בשדה משלו.

לאחר שתיצור שדה, תוכל להגדיר גם מאפייני שדה כדי לשלוט במראה ובאופן הפעולה שלו.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הוספת שדה על-ידי הזנת נתונים

כאשר אתה יוצר טבלה חדשה או פותח טבלה קיימת בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להוסיף שדה לטבלה על-ידי הזנת נתונים בעמודה הוסף שדה חדש של גליון הנתונים.

גליון נתונים ב- Access עם העמודה 'הוסף שדה חדש'

1. הזן נתונים בעמודה הוסף שדה חדש.

  1. צור או פתח טבלה בתצוגה 'גליון נתונים' על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה הרצויה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחיצה על תצוגת גליון נתונים מתפריט הקיצור.

  2. בעמודה הוסף שדה חדש, הזן את השם של השדה שברצונך ליצור.

    השתמש בשם תיאורי כדי שהשדה יהיה קל יותר לזיהוי.

  3. הזן נתונים בשדה החדש.

הוספת שדה באמצעות תבנית שדה

לפעמים קל יותר לבחור מתוך רשימה מוגדרת מראש של שדות העונים על צרכיך מאשר ליצור שדה באופן ידני. באפשרותך להשתמש ברשימה שדות נוספים ב- Access 2010,‏‎ 2013, או 2016 או בחלונית המשימות תבניות שדה ב- Access 2007 כדי לבחור מתוך רשימה של תבניות שדה. תבנית שדה היא ערכה מוגדרת מראש של מאפיינים המתארים שדה. הגדרת תבנית השדה כוללת שם שדה, סוג נתונים, הגדרה עבור המאפיין עיצוב של השדה ומאפייני שדה אחרים.

אם אתה משתמש ב- Access 2010,‏ 2013 או 2016, בצע שלבים אלה.

  1. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים.

  2. בכרטיסיה שדות, בקבוצה הוספה ומחיקה, לחץ על שדות נוספים.

    צילום מסך של הקבוצה 'הוספה ומחיקה' בכרטיסיה 'שדות' ברצועת הכלים.

  3. בחר שדה ברשימה שדות נוספים כדי להוסיף את העמודה החדשה. Access ממקם את השדה לשמאלה של העמודה שבה ממוקם כעת הסמן שלך. אם תבחר אחת מאפשרויות השדה המופיעות תחת הכותרת 'התחלה מהירה', כגון 'כתובת', Access יוצר שדות מרובים בטבלה כדי להכיל את החלקים השונים של כתובת.

אם אתה משתמש ב- Access 2007, בצע שלבים אלה.

  1. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים.

  2. בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה שדות ועמודות, לחץ על שדה חדש.

    תמונה של רצועת הכלים של Access

  3. בחר שדה אחד או יותר בחלונית תבניות שדה ולאחר מכן גרור אותם אל הטבלה שבה ברצונך להוסיף את העמודה החדשה.

הגדרת מאפייני שדה

לאחר שתיצור שדה, תוכל להגדיר מאפייני שדה כדי לשלוט במראה ובאופן הפעולה שלו.

לדוגמה, על-ידי הגדרת מאפייני שדה, באפשרותך:

  • לשלוט במראה הנתונים בשדה

  • לסייע במניעת הזנה לא נכונה של נתונים בשדה

  • לציין ערכי ברירת מחדל עבור שדה

  • לסייע בהאצת החיפוש והמיון בשדה

באפשרותך להגדיר להגדיר את חלק ממאפייני השדה הזמינים בתצוגת גליון נתונים. כדי שתהיה לך גישה לרשימה המלאה של מאפייני השדה וכדי שתוכל להגדירם, עליך להשתמש בתצוגת עיצוב.

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת גליון נתונים

באפשרותך לשנות את שם השדה, את סוג הנתונים שלו, את מאפיין העיצוב שלו ומספר מאפייני שדה נוספים בזמן העבודה בתצוגת גליון נתונים.

פתיחת טבלה בתצוגה 'גליון נתונים'

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שברצונך לפתוח.

  2. בתפריט הקיצור, לחץ על תצוגת גליון נתונים.

שינוי שם שדה

בעת הוספת שדה על-ידי הזנת נתונים בתצוגת גליון נתונים, Access מקצה אוטומטית שם כללי לשדה. Access מקצה את השם 'שדה1' לשדה החדש הראשון, 'שדה2' לשדה החדש השני וכן הלאה. כברירת מחדל, שם השדה משמש בתור התווית שלו בכל מקום בו השדה מוצג, כגון כותרת העמודה בגליון נתונים. שינוי שם של שדות לשמות תיאוריים יותר מסייע בהפיכתם לקלים יותר לשימוש בעת הצגה או עריכה של רשומות.

  1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת השדה שאת שמו ברצונך לשנות (לדוגמה, 'שדה1').

  2. בתפריט הקיצור, לחץ על שינוי שם שדה. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על שינוי שם עמודה בתפריט הקיצור.

  3. הזן את השם החדש בכותרת השדה.

    שמות שדות יכולים לכלול 64 תווים לכל היותר (אותיות או מספרים), כולל רווחים.

שינוי סוג הנתונים של שדה

בעת יצירת שדה על-ידי הזנת נתונים בתצוגת גליון נתונים, Access בודק את הנתונים כדי לקבוע את סוג הנתונים המתאים עבור השדה. לדוגמה, אם תזין 1/1/2017,‏ Access יזהה נתונים אלה כתאריך ויגדיר את סוג הנתונים עבור השדה ל'תאריך/שעה'. אם Access אינו יכול לקבוע בוודאות את סוג הנתונים, סוג הנתונים מוגדר כברירת מחדל כ'טקסט' (טקסט קצר אם אתה משתמש ב- Access 2016).

סוג הנתונים של השדה קובע את יתר מאפייני השדה שניתן להגדיר. לדוגמה, באפשרותך להגדיר רק את המאפיין צרף בלבד עבור שדה שסוג הנתונים שלו הוא 'היפר-קישור' או 'תזכיר' (טקסט ארוך אם אתה משתמש ב- Access 2016).

ייתכנו מקרים שבהם תרצה לשנות את סוג הנתונים של שדה באופן ידני. לדוגמה, נניח שיש לך מספרי חדרים שדומים לתאריכים, כגון 10/2017. אם תקליד 10/2017 בשדה חדש בתצוגת גליון נתונים, תכונת הזיהוי האוטומטי של סוג הנתונים תבחר את סוג הנתונים 'תאריך/שעה' עבור השדה. מכיוון שמספרי חדרים הם תוויות, ולא תאריכים, עליך להשתמש בסוג הנתונים 'טקסט'. השתמש בהליך הבא כדי לשנות את סוג הנתונים של שדה.

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה שדות. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על הכרטיסיה גליון נתונים.

  2. ברשימה סוג נתונים, בקבוצה עיצוב, בחר את סוג הנתונים הרצוי. אם אתה משתמש ב- Access 2007, ברשימה סוג נתונים, בקבוצה סוג נתונים ועיצוב, בחר את סוג הנתונים הרצוי.

    אילו סוגי נתונים זמינים?

    ראה סוגי נתונים עבור מסדי נתונים שולחניים של Access לקבלת רשימה מלאה של סוגי הנתונים הזמינים במסדי נתונים של Access.

    הערה: הגודל המרבי של קובץ מסד נתונים של Access הוא 2 ג'יגה-בתים.

    עצות לגבי סוגי נתונים

    • כדי למטב את הביצועים, עליך להשתמש בגודל השדה המתאים ביותר בעת יצירת שדה טקסט או מספר. לדוגמה, אם אתה מתכנן לאחסן מיקודי דואר באורך ידוע, ציין אורך זה כגודל השדה. באפשרותך לציין את גודל השדה על-ידי הגדרת ערך בתיבת המאפיין גודל שדה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף הגדרת מאפייני שדה אחרים.

    • עבור מספרי טלפון, מספרי חלקים ומספרים אחרים שאין בכוונתך להשתמש בהם לחישובים מתמטיים, עליך לבחור את סוג הנתונים 'טקסט' במקום סוג הנתונים 'מספר'. ניתן למיין ולסנן ערך מספרי המאוחסן כטקסט בצורה לוגית יותר.

שינוי עיצוב שדה

בנוסף לקביעת סוג הנתונים של שדה חדש, Access יכול להגדיר את המאפיין עיצוב עבור השדה בהתאם להזנות שתבצע. לדוגמה, אם תקליד 10:50‎ am‏, Access יגדיר את סוג הנתונים כ'תאריך/שעה' ואת המאפיין עיצוב כ- Medium Time. כדי לשנות את המאפיין עיצוב של שדה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה שדות. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על הכרטיסיה גליון נתונים.

  2. ברשימה עיצוב, בקבוצה עיצוב, הזן את העיצוב הרצוי. אם אתה משתמש ב- Access 2007, ברשימה עיצוב, בקבוצה סוג נתונים ועיצוב, הזן את העיצוב הרצוי.

    הערה: ייתכן שהרשימה עיצוב לא תהיה זמינה עבור שדות מסוימים (לדוגמה, 'טקסט'), בהתאם לסוג הנתונים של השדה.

הגדרת מאפייני שדה אחרים

  1. בתצוגת גליון נתונים, לחץ על השדה שעבורו ברצונך להגדיר את המאפיין.

  2. אם אתה משתמש ב- Access 2010,‏ 2013 או 2016, בכרטיסיה שדות, בקבוצות מאפיינים, עיצוב, או אימות שדה, בחר את המאפיינים הרצויים.

  3. אם אתה משתמש ב- Access 2007, בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה סוג נתונים ועיצוב, בחר את המאפיינים הרצויים.

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת עיצוב

באפשרותך להגדיר כל מאפיין שדה בעת עבודה עם טבלה בתצוגת עיצוב. בתצוגת עיצוב, יש להגדיר את סוג הנתונים של שדה ברשת העיצוב של הטבלה, ולהגדיר מאפיינים אחרים בחלונית מאפייני שדה.

פתיחת טבלה בתצוגת עיצוב

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה.

  2. בתפריט הקיצור, לחץ על תצוגת עיצוב.

שינוי סוג הנתונים של שדה

  1. ברשת העיצוב של הטבלה, אתר את השדה שעבורו ברצונך להגדיר את סוג הנתונים.

  2. בעמודה סוג נתונים, בחר סוג נתונים מהרשימה.

    אילו סוגי נתונים זמינים?

    ראה סוגי נתונים עבור מסדי נתונים שולחניים של Access לקבלת רשימה מלאה של סוגי הנתונים הזמינים במסדי נתונים של Access.

    הערה: הגודל המרבי של קובץ מסד נתונים של Access הוא 2 ג'יגה-בתים.

    עצות לגבי סוגי נתונים

    • עבור מספרי טלפון, מספרי חלקים ומספרים אחרים שאין בכוונתך להשתמש בהם לחישובים מתמטיים, עליך לבחור את סוג הנתונים 'טקסט' במקום סוג הנתונים 'מספר'. ניתן למיין ולסנן ערך מספרי המאוחסן כטקסט בצורה לוגית יותר, אך לא ניתן להשתמש בו בקלות בחישובים.

    • עבור סוגי הנתונים 'טקסט' ו'מספר', באפשרותך לציין את גודל השדה או את סוג הנתונים בצורה מדויקת יותר על-ידי הגדרת ערך בתיבת המאפיין גודל שדה.

הגדרת מאפייני שדה אחרים

  1. ברשת העיצוב של הטבלה, בחר את השדה שעבורו ברצונך להגדיר מאפיינים. Access מציג את המאפיינים עבור שדה זה בחלונית מאפייני שדה.

    סוג הנתונים של השדה קובע אילו מאפיינים ניתן להגדיר.

  2. בחלונית מאפייני שדה, הזן את ההגדרות הרצויות עבור כל מאפיין, או הקש F6 ולאחר מכן השתמש במקשי החצים כדי לבחור מאפיין.

    אילו מאפייני שדה זמינים?

    ראה מבוא לסוגי נתונים ומאפייני שדות לקבלת הרשימה המלאה של מאפייני השדה הזמינים עבור כל סוג נתונים במסדי נתונים של Access.

    הערה: לא כל המאפיינים זמינים עבור כל שדה. סוג הנתונים של שדה קובע אילו מאפיינים יש לו.

  3. כדי לספק שטח נוסף להזנה או עריכה של הגדרת מאפיין בתיבת המאפיין, הקש SHIFT+F2 כדי להציג את התיבה שנה מרחק מתצוגה.

    עצה: אם אתה מזין מסיכת קלט או ביטוי אימות וברצונך לקבל עזרה בבנייתם, לחץ על לחצן 'בונה' לצד תיבת המאפיין כדי להציג את הבונה המתאים.

  4. כדי לשמור את השינויים שלך, הקש CTRL+S.

שמירת טבלה

לאחר יצירה או שינוי של טבלה, עליך לשמור את העיצוב שלה. בעת שמירת טבלה בפעם הראשונה, תן לה שם המתאר את הנתונים שהיא מכילה. באפשרותך להשתמש ב- 64 תווים אלפאנומריים לכל היותר, כולל רווחים. לדוגמה, תוכל לתת לטבלה את השם 'לקוחות', 'מלאי חלפים' או 'מוצרים'.

עצה: עליך להחליט על מוסכמה למתן שמות עבור האובייקטים במסד הנתונים שלך ולהשתמש בה בצורה עקבית.

  1. אם אתה משתמש ב- Access 2010,‏ 2013 או 2016, לחץ על קובץ > שמור, או הקש CTRL+S.

  2. אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על שמור, או הקש CTRL+S.

  3. אם אתה שומר את הטבלה בפעם הראשונה, הקלד שם עבור הטבלה ולאחר מכן לחץ על אישור.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×