יצירת זרימת עבודה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באמצעות Microsoft Office SharePoint Designer 2007, באפשרותך לעצב זרימות עבודה המוסיפות לוגיקת יישום לאתר או ליישום שלך, ללא צורך לכתוב קוד מותאם אישית. באמצעות מעצב זרימת העבודה, ניתן ליצור כללים המשייכים תנאים ופעולות לפריטים ברשימות וספריות של Microsoft SharePoint, כך ששינויים בפריטים בתוך רשימות או ספריות יפעילו פעולות בזרימת העבודה.

לדוגמה, באפשרותך לעצב זרימות עבודה כדי לאטמט תהליכים עסקיים בארגון שלך — כגון סקירה ואישור של מסמכים ואחסונם בארכיון, בין היתר. לחלופין, באפשרותך ליצור במהירות זרימות עבודה רק כדי לטפל בתהליכים שגרתיים באתר הצוות שלך, כגון שליחת הודעות או יצירת משימות.

מאמר זה יסייע לך להתחיל על-ידי מתן הסבר לשיקולי עיצוב מרכזיים והצגת הליך בסיסי. בסעיף האחרון, תוכל למצוא קישורים לדוגמאות של זרימות עבודה מלאות.

כדי ללמוד עוד אודות זרימות עבודה, ראה מבוא לזרימת עבודה של SharePoint.

חשוב: כדי ליצור זרימת עבודה, על האתר להיות ממוקם בשרת שבו פועל Windows SharePoint Services 3.0 או Microsoft Office SharePoint Server 2007.

בנושא זה

כיצד זרימת עבודה מעריכה שלבים?

לפני שתתחיל

עיצוב זרימת העבודה

לשלבים הבאים

כיצד זרימת עבודה מעריכה שלבים?

באפשרותך להתייחס לשלב בזרימת עבודה פשוט כדף במעצב זרימת העבודה המקבץ ערכה של פעולות ותנאים קשורים. כל התנאים והפעולות בדף זה מוערכים ומעובדים בו-זמנית, כך שזרימת עבודה מופעלת (באופן ידני או אוטומטי), מעריכה עבור כל שלב תנאים שנוצרו ולאחר מכן מבצעת את הפעולות בהן בחרת במעצב זרימת העבודה. שלב אחד בזרימת עבודה יכול לבצע מספר כלשהו של פעולות, החל משליחת הודעת דואר אלקטרוני וכלה ביצירה, העתקה, העברה או מחיקה של פריט רשימה.

בעת יצירת זרימת עבודה בת שלבים רבים, אחד מהשיקולים המרכזיים הוא כיצד לקבץ את הפעולות והתנאים בכל שלב של זרימת העבודה. הכללים בשלב אחד מעובדים עד סופם לפני המעבר לשלב הבא, לכן תרצה לקבץ באותו השלב את כל הכללים הנחוצים לביצוע הפעולה או הפעולות הספציפיות הרצויות.

כמו כן, עליך לעצב את זרימת העבודה כך שכל שלב ינבע באופן לוגי מהשלב הקודם. לדוגמה, אם זרימת העבודה תלויה בתגובה ממשתתף בזרימת עבודה, זרימת העבודה צריכה להכיל את הפעולות והתנאים הנחוצים כדי לטפל בכל התגובות האפשריות.

בעת עיצוב זרימת עבודה, חשוב להבין כיצד זרימת העבודה מבצעת הערכה של כל שלב. כל המשפטים הבאים נכונים:

  • אם שלב מכיל רק פעולות ללא תנאים, זרימת העבודה תמיד תבצע פעולות אלה.

  • אם שלב מכיל ענפי תנאי וכל ענף מכיל תנאי, זרימת העבודה תבצע פעולה רק לאחר שהתקיים התנאי באחד הענפים. אם לא קוים אף תנאי בענף כלשהו, זרימת העבודה תעבור לשלב הבא כברירת מחדל.

  • אם שלב מכיל ענפי תנאי וכל ענף מכיל תנאי מלבד הענף האחרון, זרימת העבודה תבצע פעולה רק לאחר שהתנאי באחד הענפים קוים. אחרת, אם לא התקיים כל תנאי, זרימת העבודה תבצע את הפעולה בענף האחרון, שאינו מכיל כל תנאי.

לראש הדף

לפני שתתחיל

לפני שתתחיל לעצב את זרימת העבודה, עליך לבצע שינויים הכרחיים או התאמות אישיות באתר, ברשימה או בספריה — לדוגמה:

  • זרימת עבודה מצורפת תמיד לרשימה או ספריה אחת של SharePoint. על האתר להיות בעל רשימה או ספריה אחת לפחות לפני שתיצור זרימת עבודה. אם לא מופיעות רשימות באתר שלך, תתבקש ליצור רשימה כאשר תיצור זרימת עבודה.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בעמודות או הגדרות מותאמות אישית, עליך לבצע שינויים אלה לפני יצירת זרימת העבודה כדי שעמודות והגדרות אלה יהיו זמינות עבורך ב'מעצב זרימת העבודה'.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בתכונות של רשימה או ספריה שאינן זמינות כברירת מחדל, כגון 'אישור תוכן', עליך להפוך תכונות אלה לזמינות לפני שתעצב את זרימת העבודה.

הערה: תכונת זרימת העבודה מבוססת על Microsoft Windows Workflow Foundation, רכיב של Microsoft Windows. על אותה גירסה של Workflow Foundation להיות מותקנת במחשב ובשרת. ייתכן שבפעם הראשונה שתיצור זרימת עבודה תתבקש להתקין את Workflow Foundation.

לראש הדף

עיצוב זרימת העבודה

השלבים הבסיסיים ליצירת זרימת עבודה הם תמיד זהים: ראשית, הגדר את זרימת העבודה ולאחר מכן, צור את הכללים על-ידי בחירת התנאים והפעולות.

  1. בתפריט קובץ, לחץ על פתיחת אתר.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחת אתר, אתר ובחר את אתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את זרימת העבודה ולאחר מכן לחץ על פתח.

  3. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

    מעצב זרימת העבודה נפתח.

    הדף הראשון ב'מעצב זרימת עבודה'

  4. בתיבה תן שם לזרימת עבודה זו, הקלד שם עבור זרימת עבודה זו.

    מבקרים באתר יראו שם זה כאשר יציגו את הדפים 'מצב זרימת עבודה' ו'זרימות עבודה' בדפדפן. כברירת מחדל, זרימות עבודה חדשות נקראות באופן אוטומטי זרימת עבודה 1, זרימת עבודה 2 וכן הלאה.

  5. לחץ על אפשרות ברשימה לאיזו רשימת SharePoint יש לצרף זרימת עבודה זו?.

    מעצב זרימת העבודה מציג רשימות זמינות אליהן ניתן לצרף את זרימת העבודה

    עליך לצרף את זרימת העבודה שלך לרשימת SharePoint או לספריית מסמכים. הרשימה אליה צירפת את זרימת העבודה קובעת היכן משתתפי זרימת העבודה מפעילים את זרימת העבודה. לדוגמה, אם ברצונך שזרימת עבודה תופעל כאשר פריט נוצר או שונה ב'מסמכים משותפים', בחר בספריה זו. הרשימה המצורפת היא המקום שאליו תעבור כדי לבדוק את המצב וההיסטוריה של זרימת העבודה או לחלופין, המקום בו תפעיל זרימת עבודה באופן ידני.

    הערה: זרימות עבודה המופעלות באופן אוטומטי כאשר פריט נוצר או שונה יכולות לפעול בלולאות אינסופיות, מצב ממנו כדאי להימנע. לדוגמה, זרימת עבודה המופעלת בעת עריכת שינויים בפריט לעולם אינה אמורה לשנות פריט ברשימה שאליה הוא מצורף. זרימת עבודה המופעלת כאשר פריט נוצר לעולם אינה אמורה ליצור פריט ברשימה אליה היא מצורפת. זוהי גם בעיה עם זרימות עבודה מרובות. לדוגמה, זרימת עבודה א' מצורפת לרשימה א' וזרימת עבודה ב' מצורפת לרשימה ב'. שתי זרימות העבודה מופעלות באופן אוטומטי כאשר נוצר פריט חדש. זרימת עבודה א' יוצרת פריט ברשימה ב' וזרימת עבודה ב' יוצרת פריט ברשימה א'. בתרחיש כזה נוצרת לולאה אינסופית. השיטה המומצלת היא לדעת אילו זרימות עבודה מופעלות כבר ברשימות או בספריות כלשהן בהן זרימת העבודה שלך יוצרת או משנה פריטים.

  6. תחת בחר אפשרויות הפעלה של זרימת עבודה עבור פריטים ברשימה זו, בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

    • בחר את תיבת הסימון אפשר זרימת עבודה זו ניתנת להפעלה באופן ידני מפריט.
      אפשרות זו מוסיפה את הפקודה זרימות עבודה לפריט רשימה כך שמשתמשים יוכלו ללחוץ על הפקודה כדי להפעיל את זרימת העבודה עבור פריט זה.

    • בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בעת יצירת פריט חדש.

    • בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בכל פעם שפריט משתנה.

      הערה: באפשרותך לבחור שתיים או שלוש אפשרויות, אך עליך לבחור לפחות באפשרות אחת אם ברצונך להפעיל את זרימת העבודה. אם לא תבחר באפשרות, תוכל לעצב את זרימת העבודה ולאחר מכן ללחוץ על סיום, אך לא ניתן יהיה לאתחל את זרימת העבודה. מאוחר יותר, תוכל לפתוח את זרימת העבודה (תפריט קובץ, הפקודה פתיחת זרימת עבודה), לבחור באפשרות אתחול ולאחר מכן ללחוץ על סיום. פעולה זו שימושית עבור שמירת זרימת עבודה הנמצאת בתהליך עיצוב.

  7. לחץ על הבא.

  8. בתיבה שם שלב, הקלד שם עבור השלב הראשון של זרימת העבודה.

    הדף השני של מעצב זרימת העבודה

    כעת צור את הכללים עבור זרימת העבודה שלך על-ידי בחירה בפעולות שברצונך לבצע ובתנאים כלשהם החייבים להתקיים כדי שפעולות אלה יתרחשו.

    הערה: לא כל שלב חייב להכיל תנאי; לדוגמה, באפשרותך ליצור שלבים שפשוט מהווים רשימה של פעולות שאותן יש לבצע. עם זאת, כל שלב יכול להכיל לכל היותר ענף תנאי אחד המכיל פעולה ללא תנאי משויך. הסיבה לכך היא שענף תנאי שאינו מכיל תנאי פועל כענף מסוג 'אחרת' בתוך ענף תנאי מסוג 'אחרת אם'. אם תנאי א' נכון, בצע פעולה ב'; אחרת, בצע פעולה ג'. בתור שכזה, אין טעם שיהיה יותר מענף 'אחרת' אחד, כיוון שלעולם לא ניתן יהיה להגיע לענף האחרון.

  9. עבור כל תנאי שברצונך לציין, לחץ על תנאים ולאחר מכן לחץ על התנאי ברשימה. חזור על הפעולה עד שתציין את כל התנאים שברצונך לכלול.

    הערה: באפשרותך לבחור ביותר מתנאי אחד. אם תעשה זאת, התנאים יצורפו על-ידי האופרטור וגם ומשמעות הדבר היא שיש לקיים את כל התנאים לפני שזרימת העבודה תבצע את הפעולות המשויכות. תנאים מרובים יוצרים מסנן מתקדם בו חשוב הסדר, כיוון שהתנאי הראשון מוערך תחילה. כדי להזיז תנאי מעלה או מטה ברשימת התנאים, לחץ על התנאי, לחץ על החץ למטה המופיע ולאחר מכן לחץ ברשימה על הזז תנאי למעלה או על הזז תנאי למטה.

    Office SharePoint Designer 2007 מספק מספר תנאים מוגדרים מראש. בנוסף, באפשרותך ליצור תנאים מתקדמים ומותאמים אישית. באמצעות תנאים מותאמים אישית, באפשרותך להשוות שדה ברשימה הנוכחית לערך. באמצעות תנאים מתקדמים, באפשרותך להשוות ערך אחד לערך אחר. פעולה זו מאפשרת לך ליצור השוואה בין שדה ברשימה כלשהי לערך מטווח רחב של מקורות.

    רשימת תנאים

  10. לאחר הוספת תנאי, לחץ על כל אחד מההיפר-קישורים ולאחר מכן בחר בערך עבור הפרמטרים הדרושים.

    לדוגמה, ייתכן שתנאי יכלול קישורים לבחירה בשדה ברשימה, להשוואה ולערך.

    שלב 1 במעצב זרימת העבודה, המציג תנאי מותאם אישית

  11. עבור כל תנאי שברצונך לכלול, לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על אותה פעולה ברשימה. חזור על פעולה זו עד שתציין את כל התנאים שברצונך לכלול.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות, לחץ על הפעולה הרצויה ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    רשימת פעולות

    הערה: באפשרותך ליצור יותר מפעולה אחת עבור תנאי. אם תעשה זאת, הפעולות יוכלו לפעול אחת אחרי השניה (ואליהן יצורף "ואז"), או באותו זמן (ואליהן יצורף "וגם"). כדי לעבור בין הפעלה ברצף לבין הפעלה במקביל, לחץ על החץ בפינה הימנית העליונה של הכלל ולאחר מכן לחץ על הפעל את כל הפעולות ברצף או על הפעל את כל הפעולות במקביל.

  12. לאחר הוספת פעולה, לחץ על כל אחד מההיפר-קישורים ולאחר מכן בחר ערך עבור הפרמטרים הדרושים.

    לדוגמה, ייתכן שפעולה תכלול קישור ליצירת הודעת דואר אלקטרוני.

    שלב 1 במעצב זרימת העבודה, המציג תנאי ופעולה

  13. אם ברצונך להוסיף ענף תנאי, לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם' ולאחר מכן חזור על שלבים 9–12 כדי ליצור כלל אחר.

    כלל הוא קבוצה של תנאים ופעולות קשורים, כפי שהוצג באיור הקודם. כאשר התנאי מתקיים, זרימת העבודה מבצעת את הפעולות המשויכות. אך מה קורה אם התנאי אינו מתקיים? על-ידי הוספת ענפי תנאי, באפשרותך לציין תנאים נוספים. לדוגמה, באפשרותך ליצור שלושה תנאים שונים למועד שינוי מצב מסמך למאושר, דחוי או ממתין. באפשרותך גם ליצור תנאי 'אחרת', בו זרימת העבודה תבצע את הפעולה רק כאשר אף אחד מן התנאים הקודמים לא התקיים. כדי ליצור תנאי 'אחרת', הכלל האחרון בשלב חייב להיות פעולה ללא תנאים. זרימת העבודה מעריכה את כל התנאים; אם אף אחד מהם אינו מתקיים, זרימת העבודה מבצעת פעולות כלשהן בענף הסופי, שאינו מכיל כל תנאי.

  14. לאחר ששלב זה של זרימת העבודה הושלם, לחץ על הבא.

  15. עבור כל שלב בזרימת העבודה, חזור על שלבים 8–14 כדי ליצור ערכות נוספות של תנאים ופעולות.

    בעת הוספת שלבים, זכור שכל שלב יכול להכיל ערכה אחת בלבד של ענפי תנאי 'אחרת אם', כשהפעולות בכל ענף מתבצעות רק כאשר התנאי המשויך מתקיים. במקרה זה, עליך להוסיף שלבים נוספים כאשר:

    • יש להעריך ערכות מרובות של ענפי תנאי 'אחרת אם'.

    • עליך להפריד משפט בענף ממשפט שאינו בענף.

  16. כדי לבדוק אם קיימות שגיאות בזרימת העבודה לפני היציאה ממעצב זרימת העבודה, לחץ על בדוק זרימת עבודה.

    אם קיימת שגיאת זרימת עבודה, צבע ההיפר-קישור משתנה ומופיעות כוכביות לפני ואחרי הפרמטר הלא חוקי. בנוסף, תחת שלבי זרימת עבודה, מופיע סימן שגיאה ליד כל שלב המכיל שגיאה. עבור כל שגיאה, בדוק כדי לוודא כי הפרמטרים שהוזנו הם חוקיים.

  17. לחץ על סיום. זרימת העבודה נשמרת ומצורפת לרשימה שציינת.

    הערה: אין באפשרותך לשנות את הרשימה אליה תצורף זרימת עבודה לאחר שמירתה. במקום זאת, עליך ליצור זרימת עבודה חדשה ולצרפה לרשימה הרצויה.

לראש הדף

המלצות לשלבים הבאים

כעת, משהבנת את המושגים ושיקולי העיצוב המרכזיים, ייתכן שתרצה לעצב זרימת עבודה בעלת יישום ספציפי. תוכל למצוא קישורים למאמרים המציגים דוגמאות של זרימות עבודה מלאות בסעיף למידע נוסף.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×