יצירת זרימת עבודה משנית

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

כאשר זרימת עבודה שפועלת ברשימה אחת מוסיפה או משנה פריט ברשימה משנית, באפשרותך ליצור זרימת עבודה שנייה המופעלת על-ידי ההוספה או השינוי. זרימת עבודה משנית זו יכולה לנהל את הפריט שנוסף או שונה, או לבצע כל פעולה אחרת של זרימת עבודה — לרבות הוספה, שינוי ומחיקה של פריטים אחרים בכל רשימה.

היחס בין זרימת העבודה הראשית לזרימת העבודה המשנית

1. הוספה או שינוי של פריט ברשימה או בספריה הראשונה מפעילים את זרימת העבודה הראשית (ניתן גם להפעיל את זרימת העבודה הראשית באופן ידני)

2. זרימת העבודה הראשית מוסיפה או משנה פריט ברשימה או בספריה השנייה

3. ההוספה או השינוי של הפריט ברשימה או בספריה השנייה מפעילים את זרימת העבודה המשנית

לדוגמה, נניח שבכל הוספה של מסמך חדש לספריה Documents for Review, זרימת עבודה הפועלת באותה ספריה יוצרת משימה לסקירת המסמך ברשימה 'משימות'. באפשרותך ליצור זרימת עבודה משנית ברשימה 'משימות' אשר מגדירה ערך בשדה 'תאריך יעד' של כל אחת ממשימות חדשות אלה. לאחר הגדרת הערך 'תאריך יעד', זרימת העבודה המשנית יכולה להשהות את עצמה עד לתאריך היעד. בתאריך היעד, זרימת העבודה יכולה לבדוק אם המשימה הושלמה ולאחר מכן לבצע את הפעולות המתאימות.

תרשים זרימה של זרימות עבודה ראשיות ומשניות

ארגון יעיל של זרימות עבודה משניות מרובות מאפשר לך ליצור תהליכים תלויים שמתפרשים על-פני מספר רשימות. כל זרימת עבודה משנית ממשיכה להיות מופעלת על-ידי שינויים ברשימה בודדת; אך על-ידי היצירה או השינוי של פריטים ברשימות אחרות, יש לה אפשרות להפעיל זרימת עבודה או זרימות עבודה נוספות ולהרחיב את ההשפעה המצטברת בכל האתר שלך.

אזהרה: זרימות עבודה שמופעלות באופן אוטומטי בעת יצירה או שינוי של פריט יכולות לפעול בלולאות אינסופיות, שעדיף להימנע מהן. לדוגמה, זרימת עבודה המופעלת בעת שינוי פריט אינה אמורה לשנות פריט ברשימה שאליה היא מצורפת. זרימת עבודה המופעלת בעת יצירת פריט אינה אמורה ליצור פריט ברשימה שאליה היא מצורפת. הדבר נכון גם לגבי זרימות עבודה משניות. לדוגמה, זרימת עבודה א' מצורפת לרשימה א', וזרימת עבודה ב' מצורפת לרשימה ב'. שתי זרימות העבודה מופעלות באופן אוטומטי בעת יצירת פריט חדש. זרימת עבודה א' יוצרת פריט ברשימה ב' וזרימת עבודה ב' יוצרת פריט ברשימה א'. תרחיש זה יוצרת לולאה אינסופית. שיטת העבודה המומלצת היא לדעת אילו זרימות עבודה כבר פועלות בכל רשימה או ספריה שבהן זרימת העבודה יוצרת או משנה פריטים. כמו כן, באפשרותך למנוע לולאות באמצעות תנאי שעוצר את הלולאה. לדוגמה, אם תגדיר זרימת עבודה משנית ברשימה 'משימות' כדי לעדכן את השדה 'תאריך יעד' של פריט המשימה הנוכחי בכל שינוי של הפריט, תוכל לעצור את התפתחות הלולאה באמצעות תנאי שבודק אם תאריך היעד כבר הוגדר לערך המתאים. אם כן, פעולה עוצרת את זרימת העבודה מבלי לבצע שינויים בפריט.

מאמר זה מציג את הרעיון של זרימות עבודה משניות ומספק הוראות ליצירתן. זרימת העבודה לדוגמה במאמר זה, שנוצרת ברשימה 'משימות', מגדירה את ערך תאריך היעד עבור כל משימה חדשה שמופקת על-ידי זרימת עבודה ספציפית שמופעלת בספריה Shared Documents, ולאחר מכן שולחת הודעת תזכורת אם המשימה לא הושלמה עד לתאריך היעד.

בנושא זה

כיצד ניתן להשתמש זרימת עבודה משנית?

מהו מיוחד לקשרי הגומלין שבין זרימות עבודה משני רשימת המשימות?

אודות זרימת העבודה לדוגמה

שלב 1: להחליט אם להמשיך הפועל בשרת הפעילות הנוכחית

שלב 2: הגדרת ערך תאריך היעד ולאחר מכן לחץ על השהה

שלב 3: בדיקת מצב פעילות והמשך בהתאם

עיון מהיר: סיכום מהשלבים

דוגמה נוספת: שישמש את המסמך כותרת המשימה כותרת

כיצד ניתן להשתמש בזרימת עבודה משנית?

אין הבדל פונקציונלי בין זרימת עבודה ראשית לזרימת עבודה משנית. כל זרימת עבודה יכולה להיחשב ל"משנית" אם היא מופעלת על-ידי פעולה של זרימת עבודה אחרת.

באפשרותך להשתמש בזרימות עבודה משניות למגוון מטרות, לרבות:

  • הגדרת ערכים של שדות בפריטים שנוצרו על-ידי זרימת העבודה הראשית

  • יצירה, שינוי או מחיקה של פריטים ברשימה הנוכחית או ברשימה אחרת

  • שליחת הודעות דואר אלקטרוני לתזכורת

    הערות: 

    • זרימת עבודה משנית שתוכננה ב- Office SharePoint Designer 2007 תופעל רק על-ידי הפעולות של זרימת עבודה אחרת שתוכננה ב- Office SharePoint Designer 2007 — ולא באמצעות אחת מזרימות העבודה המוגדרות מראש הכלולות ב- Microsoft Office SharePoint Server 2007, או באמצעות זרימת עבודה מותאמת אישית שנוצרה ב- Visual Studio. כמו כן, שים לב שגם אם זרימת עבודה תוכננה ב- Office SharePoint Designer 2007, פעולותיה עדיין לא יפעילו זרימת עבודה משנית אם המשתמש שהפעיל את זרימת העבודה נכנס באמצעות חשבון המערכת. זרימת עבודה הפועלת תחת חשבון המערכת אינה יכולה להפעיל זרימת עבודה משנית.

    • מופע אחד בלבד של זרימת עבודה יכול לפעול בפריט רשימה בודד בכל עת. אם תגדיר את זרימת העבודה המשנית לפעול בפריטים בכל פעם שהם משתנים, ואם מופע אחד של זרימת העבודה כבר פועל בפריט והוא מושהה כרגע, שינויים אחרים בפריט לא יפעילו את אותה זרימת עבודה. לדוגמה, אם המופע הראשון של זרימת העבודה הושהה לשלושים יום, כל המופעים של אותה זרימת עבודה לא יצליחו לפעול באותו פריט רשימה במהלך אותה תקופה. זוהי בעיה בזרימות עבודה לטווח ארוך אשר מופעלות כתוצאה משינוי פריט, אך אין זו בעיה כאשר זרימת העבודה המשנית מופעלת רק בעת יצירת פריט, כפי שמוגדרת זרימת העבודה לדוגמה במאמר זה.

    • לפני השימוש בפעולת השהיה כלשהי בזרימת עבודה, אנו ממליצים על הורדת עדכון ‎.NET 3.0 והתקנתו בשרת. חפש קישור למקום שממנו תוכל להוריד עדכון זה בסעיף למידע נוסף.

לראש הדף

מהי מערכת היחסים המיוחדת בין זרימות עבודה משניות לרשימה 'משימות'?

פריט שנוצר ברשימה 'משימות' על-ידי אחת משלוש פעולות המשימה של זרימת העבודה שומר שלושה שדות שימושיים של מידע אודות המקור שלו, מידע שאינו נשמר "בזיכרון" של פריטים שנוצרו על-ידי זרימות עבודה בכל רשימה אחרת:

  • מזהה פריט של זרימת עבודה    זהו המזהה הייחודי של הפריט המקורי שביחס אליו יצרה זרימת העבודה הראשית את הפריט הנוכחי ברשימה 'משימות'.

  • מזהה רשימה של זרימת עבודה    זהו המזהה הייחודי של הרשימה שבה ממוקם הפריט המקורי.

  • שם זרימת עבודה    זהו המזהה הייחודי של זרימת העבודה הראשית שיצרה את הפריט הנוכחי ברשימה 'משימות'.

שלושת המזהים הייחודיים

ניתן לראות שלושה שדות אלה בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה בכל ביצוע של בדיקת מידע עבור פריט ברשימה 'משימות'. עם זאת, שלושת שדות אלה מכילים ערכים עבור פריטי משימה שנוצרו על-ידי אחת משלוש פעולות המשימה של זרימת העבודה בלבד.

תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה' עם שלושה שדות מזהים

באפשרותך להשתמש בשלושה מזהים אלה במגוון דרכים, לרבות:

  • קבלת החלטה לגבי הפריטים לפעולה    זרימת העבודה המשנית יכולה להתחיל על-ידי בדיקת שדה אחד או יותר מבין שדות אלה עבור כל פריט משימה חדש, ושימוש במידע זה לקבלת החלטה אם להסתיים באופן מיידי או להמשיך לפעול. לדוגמה, זרימת העבודה המשנית יכולה לנקוט בפעולות נוספות רק במשימות שנוצרו על-ידי זרימת עבודה ראשית אחת או יותר שצוינה.

  • הוספת מידע להודעת דואר אלקטרוני    באמצעות שדות אלה, זרימת העבודה המשנית יכולה לשלוח הודעת דואר אלקטרוני הכוללת את זהות הפריט המקורי, הרשימה שבה שוכן הפריט המקורי או זרימת העבודה שיצרה את פריט המשימה הנוכחי.

זרימות עבודה משניות הפועלות ברשימות וספריות אחרות (לדוגמה, 'הכרזות' ו'לוח שנה') אינן כוללות יכולות אלה כיוון שאין להן גישה לשלושה שדות אלה.

הטבלה הבאה מציגה את התבניות של שלושה ערכים אלה.

שדה

ערך לדוגמה

מזהה פריט של זרימת עבודה

8

שם זרימת עבודה

סקירת מסמך

מזהה רשימה של זרימת עבודה

{4FC00DC3-1880-4872-AC31-AA2389B201CA}

זיהוי ערכים עבור שלושת השדות המיוחדים

כדי לאתר את הערך המתאים עבור אחד משדות אלה:

  • מזהה פריט של זרימת עבודה    בדפדפן, הצג את הרשימה שבה ממוקם הפריט. במידת הצורך, שנה את התצוגה כדי לכלול את עמודת המזהה. שים לב שלאחר הקצאת מזהה פריט, הוא נותר כפי שהוא ואינו משתנה, ללא קשר לכמות הפריטים האחרים שנוספים, משתנים ונמחקים באותה רשימה.

  • שם זרימת עבודה    עבור כל זרימת עבודה, ערך זה זהה לשם שצוין עבור זרימת העבודה ב'מעצב זרימת העבודה'. שים לב שהואיל ולא ניתן להעניק את אותו השם לשתי זרימות עבודה באותו אתר, ערך זה תמיד יהיה ייחודי במסגרת האתר הנוכחי.

  • מזהה רשימה של זרימת עבודה    כדי לחפש ערך זה עבור רשימה כלשהי, הצג את הרשימה בדפדפן ולאחר מכן, בתפריט הגדרות, לחץ על הגדרות רשימה או הגדרות ספריית מסמכים. מזהה הרשימה של זרימת העבודה יופיע במחרוזת השאילתה של כתובת ה- URL לאחר הטקסט "List=‎".

הסיבה לצורך בזרימת עבודה משנית לניהול תאריכי יעד של משימות

זרימת העבודה הראשית שיוצרת פריט משימה מושהית מיד לאחר יצירת הפריט והקצאתו.

בזמן שזרימת העבודה הראשית מושהית, אין לה אפשרות להגדיר את הערך 'תאריך יעד' של פריטי המשימה, לבדוק את מצב ההשלמה של המשימה עם הגעת תאריך היעד או לנקוט בפעולות המתאימות בפריטי משימה שלא הושלמו עד לתאריכי היעד שלהם.

זרימת עבודה משנית אשר פועלת ברשימה 'משימות', עם זאת, יכולה לבצע את כל שלוש הפעולות בזמן שזרימת העבודה הראשית עדיין מושהית.

לראש הדף

אודות זרימת העבודה לדוגמה

זרימת העבודה המשנית לדוגמה שתיצור בהליכים הבאים, המוגדרת לפעול ברשימה 'משימות':

  1. בודקת כל פריט משימה חדש כדי לראות איזו זרימת עבודה ראשית יצרה אותו וממשיכה רק אם מדובר בזרימת העבודה הראשית שצוינה.

    עצה: מומלץ להפוך זאת לשלב הראשון של זרימת העבודה שלך כדי למנוע ביצוע שינויים לפריטי משימה שנוצרו על-ידי זרימות עבודה אחרות, וכדי להשפיע על הביצועים באופן המינימלי ביותר האפשרי.

  2. אם זרימת העבודה הראשית היא זו שצוינה, זרימת העבודה המשנית מגדירה את הערך 'תאריך יעד' עבור פריט המשימה ולאחר מכן מושהית עד להגעת תאריך היעד.

    הערה: לאחר השהיית זרימת העבודה, היא אינה מתחדשת עד לתאריך היעד שהוגדר בתחילת ההשהיה. אם תאריך היעד השתנה בזמן ההשהיה של זרימת העבודה, לשינוי אין כל השפעה על זרימת העבודה.

  3. בתאריך היעד, זרימת העבודה בודקת את הערך Completed עבור פריט המשימה ולאחר מכן נוקטת באחת משתי פעולות:

    • אם הערך הוא 'כן'    זרימת העבודה מוסיפה הודעה מתאימה להיסטוריית זרימת העבודה ומסתיימת.

    • אם הערך הוא 'לא'    זרימת העבודה שולחת הודעת דואר אלקטרוני לאדם שלו מוקצה פריט המשימה, אשר מזכירה לו שתאריך היעד של המשימה הגיע.

זרימת העבודה לדוגמה כוללת הצעות לשימוש בכל שלושת השדות המיוחדים של פריט המשימה.

ההליכים הדוגמה במאמר זה בהנחה שישנם כבר זרימת עבודה ראשי בשם סקירת מסמכים המופעל בכל פעם נוספת מסמך בספריית מסמכים משותפים, כי ראשי זרימת עבודה זו יוצרת פריט לביצוע פשוטה בשם סקירת מסמך ברשימה משימות ומקצה פעילות זו משתתף אחד או יותר. כדי ליצור זרימת עבודה זו הראשי, ראה את השלבים המפורטים במאמר הקצה פריט לביצוע בזרימת עבודה.

לראש הדף

שלב 1: החלטה אם להמשיך לפעול במשימה הנוכחית

אם אתה מפעיל זרימות עבודה מרובות באתר, שכל אחת מהן יוצרת פריטים ברשימה 'משימות', מומלץ לחשב את תאריכי היעד באופן שונה, בהתאם לזרימת העבודה שיצרה כל משימה. לחלופין, באפשרותך לבחור להפעיל זרימת עבודה משנית בכל פריטי המשימה שבהם הפריט המקורי והמפעיל ממוקם ברשימה או ספריה שצוינה.

זרימת העבודה המשנית בדוגמה זו מופעלת בכל פריט חדש ברשימה 'משימות', אך הדבר הראשון שהיא עושה הוא לבדוק את הערך 'שם זרימת עבודה' של פריט המשימה החדש. לאחר מכן, היא משתמשת במידע זה כדי להחליט אם להפסיק באופן מיידי או להמשיך. בסעיף זה, תגדיר שלב ראשון זה.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

  2. בדף הראשון של 'מעצב זרימת עבודה', הענק שם לזרימת העבודה המשנית ולאחר מכן ציין שהיא אמורה להיות מצורפת לרשימה 'משימות' ומופעלת רק לאחר יצירת פריט חדש ברשימה זו.

    הדף הראשון ב'מעצב זרימת עבודה'

  3. לחץ על הבא.

  4. בדף הבא, הענק שם לשלב הראשון של זרימת העבודה — בדוגמה זו, בדיקת זרימת עבודה ראשית.

  5. לחץ על תנאים ולאחר מכן לחץ על השווה שדה משימות.

  6. בתנאי זה, לחץ על שדה ולאחר מכן, ברשימה, גלול כלפי מטה ולחץ על שם זרימת עבודה.

    הדף השני ב'מעצב זרימת עבודה' עם פרטי תנאי

  7. בתנאי, לחץ על שווה ל ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על לא שווה ל.

  8. בתנאי, לחץ על ערך ולאחר מכן, בתיבה, הקלד את שם זרימת העבודה הראשית (סקירת מסמך בדוגמה זו) ולאחר מכן הקש ENTER.

  9. לחץ על פעולות ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על עצירת זרימת עבודה.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  10. בפעולה, לחץ על הודעה זו.

  11. בתיבה, הקלד הודעה שתתועד ברשימה 'היסטוריית זרימת עבודה' ולאחר מכן הקש ENTER.

    השלב הראשון בזרימת העבודה אמור להיראות כמו השלב באיור הבא.

    הדף השני שהושלם ב'מעצב זרימת עבודה'

כעת זרימת העבודה המשנית תמשיך לשלב השני רק אם פריט המשימה נוצר על-ידי זרימת העבודה 'סקירת מסמך'.

כמו כן, ניתן להשתמש בשדה 'מזהה רשימה של זרימת עבודה' כדי להגדיר את זרימת העבודה להמשיך לשלב השני רק בפריטי משימה שנוצרו על-ידי כל זרימות העבודה הפועלות בפריט שצוין; אך אם מישהו אחר יכול ליצור זרימות עבודה באותה רשימה, ייתכן שיהיה זה קשה לעקוב אחר זרימות העבודה שכל משתמש רוצה להפעיל בפריטי המשימות שלו. מומלץ בדרך כלל לשייך זרימת עבודה משנית ברשימה 'משימות' רק לפריטי המשימה שנוצרו על-ידי זרימת עבודה ראשית אחת או יותר שצוינה.

בשלב השני, תגדיר תאריך יעד עבור פריט המשימה ולאחר מכן תשהה את זרימת העבודה המשנית עד להגעת אותו תאריך יעד.

לראש הדף

שלב 2: הגדרת ערך 'תאריך יעד' והשהיה

לאחר שזרימת העבודה המשנית מאפשרת שפריט המשימה נוצר על-ידי זרימת העבודה 'סקירת מסמך', ברצונך שזרימת העבודה תחשב ערך עבור השדה 'תאריך יעד' של הפריט ולאחר מכן תושהה עד להגעת תאריך היעד. תגדיר פעולות אלה כאן, בשלב השני של זרימת העבודה.

  1. במעצב זרימת העבודה, תחת שלבי זרימת עבודה, לחץ על הוסף שלב זרימת עבודה.

  2. בדף הבא, הענק שם לשלב השני של זרימת העבודה — בדוגמה זו, הגדרת תאריך יעד והשהיה.

  3. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על הוספת שעה לתאריך.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  4. כדי להגדיר את תאריך היעד עבור כל פריט משימה לשבוע לאחר תאריך היצירה של הפריט, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בפעולה, לחץ על 0 ולאחר מכן, בתיבה, החלף את 0 ב- 7, ולאחר לבסוף הקש ENTER.

    2. לחץ על דקות ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על ימים.

    3. לחץ על תאריך ולאחר מכן לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

    4. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

      • מקור: פריט נוכחי

      • שדה: נוצר

    5. לחץ על אישור.

    6. לחץ על משתנה ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על יצירת משתנה חדש.

    7. בתיבת הדו-שיח עריכת משתנה, הקלד שם עבור המשתנה החדש (תאריך יעד בדוגמה זו), ודא שהסוג הוא תאריך/שעה ולאחר מכן לחץ על אישור.

      השלב השני שלך אמור להיראות כעת כמו באיור שלהלן.

      הדף השלישי ב'מעצב זרימת עבודה' עם הפעולה 'הוספת שעה לתאריך'

      כעת קיים משתנה בשם תאריך יעד המחושב על-ידי הוספת שבעה ימים לתאריך שבו המשימה נוצרה והוקצאה.

  5. לחץ על פעולות שוב כדי להוסיף פעולה שנייה ולאחר מכן לחץ על הגדרת שדה בפריט הנוכחי.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  6. בפעולה, לחץ על שדה ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על תאריך יעד.

  7. לחץ על ערך ולאחר מכן לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

  8. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    1. מקור: נתוני זרימת עבודה

    2. שדה: משתנה: תאריך יעד

  9. לחץ על אישור.

    השלב השני שלך אמור להיראות כעת כמו באיור שלהלן.

    הדף השלישי ב'מעצב זרימת עבודה' עם הפעולה 'הגדרת שדה בפריט הנוכחי'

    כעת תאריך היעד של הפריט מוגדר לשבעה ימים לאחר שהפריט נוצר והוקצה.

  10. לחץ על פעולות כדי להוסיף פעולה שלישית ולאחר מכן לחץ על השהיה עד לתאריך.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  11. הפעולה, לחץ על פרק זמן זה, ולאחר מכן לחץ על התצוגה איגוד נתונים תמונת לחצן

  12. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    1. מקור: פריט נוכחי

    2. שדה: תאריך יעד

  13. לחץ על אישור.

    השלב השני שלך אמור להיראות כעת כמו באיור שלהלן.

    הדף השלישי ב'מעצב זרימת עבודה' עם הפעולה 'השהיה עד לתאריך'

    כעת זרימת העבודה תושהה עד לתאריך היעד של הפריט.

    עם הגעת התאריך, זרימת העבודה תבדוק אם פריט המשימה מסומן כפריט שהושלם ואם לא, תשלח תזכורת לאדם שהמשימה מוקצה לו. תגדיר פעולות אלה בשלב הבא.

לראש הדף

שלב 3: בדיקת מצב המשימה והמשכה בהתאם

בשלב השלישי והאחרון של זרימת העבודה לדוגמה, תאריך היעד הגיע וזרימת העבודה ממשיכה, קודם כל בבדיקת הערך בשדה Completed של פריט המשימה ולאחר מכן בביצוע הפעולה המתאימה בהתבסס על השאלה אם הפריט כבר סומן כפריט שהושלם.

  1. במעצב זרימת העבודה, תחת שלבי זרימת עבודה, לחץ על הוסף שלב זרימת עבודה.

  2. בדף הבא, הענק שם לשלב השלישי של זרימת העבודה — בדוגמה זו, בדיקת מצב ושליחת תזכורת.

  3. לחץ על תנאים ולאחר מכן לחץ על השווה שדה משימות.

  4. בתנאי, לחץ על שדה ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על Completed.

  5. בתנאי, לחץ על ערך ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על כן.

  6. לחץ על פעולות ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על רישום ברשימת ההיסטוריה.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

    בפעולה, לחץ על הודעה זו.

  7. בתיבה, הקלד הודעה שתירשם בהיסטוריית זרימת העבודה ולאחר מכן הקש ENTER.

    השלב השלישי בזרימת העבודה אמור להיראות כמו השלב באיור הבא.

    הדף הרביעי ב'מעצב זרימת עבודה' עם ענף תנאי אחד

    כעת זרימת העבודה תסתיים אם המשימה כבר הושלמה.

  8. לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם'.

  9. בענף שנוסף, לחץ על פעולות ולאחר מכן, ברשימה, לחץ על שליחת דואר אלקטרוני.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  10. בפעולה, לחץ על הודעה זו.

  11. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, לחץ על לחצן פנקס הכתובות בקצה התיבה אל.

  12. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, כדי למען את הודעת הדואר האלקטרוני לאדם שלו הוקצתה המשימה, לחץ פעמיים על בדיקת מידע של זרימת עבודה ברשימה או בחר מתוך קבוצות ומשתמשים קיימים.

  13. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    • מקור: פריט נוכחי

    • שדה: הוקצה ל:

  14. לחץ על אישור ולאחר מכן לחץ שוב על אישור.

  15. הקלד שורת נושא עבור ההודעה, ולאחר מכן טקסט גוף ההודעה, שימוש את התצוגה איגוד נתונים תמונת לחצן והלחצנים להוסיף בדיקת מידע לגוף להוספת משתנה מידע בדיקת מידע של זרימת עבודה לפי רצונך.

    תיבת הדו-שיח 'הגדרת הודעת דואר אלקטרוני' עם תוכן הודעה

    בטקסט של גוף ההודעה לדוגמה, כללנו את כותרת המסמך לסקירה באמצעות בדיקת המידע של זרימת העבודה המוצגת באיור הבא.

    תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

    בדיקת מידע זו אומרת "עבור לשדה (או לעמודה) 'כותרת' בספריה Shared Documents. לאחר מכן, עבור לפריט (או לשורה) שהמזהה שלה תואם למזהה של הפריט המקורי שביחס אליו זרימת העבודה הראשית יצרה את הפריט הנוכחי ברשימה 'משימות'".

    במילים אחרות, בדיקת מידע זו אומרת "השג את הכותרת של הפריט שזרימת העבודה הראשית שלו יצרה את פריט המשימה הנוכחי שבו פועלת זרימת עבודה משנית זו".

  16. כאשר הודעת הדואר האלקטרוני נראית לך, לחץ על אישור.

    השלב השלישי אמור להיראות כמו השלב באיור הבא.

    הדף הרביעי ב'מעצב זרימת עבודה' עם שני ענפי תנאי

לאחר שליחת התזכורת בדואר אלקטרוני, זרימת העבודה המשנית יכולה לעצור כעת. לחלופין, באפשרותך להוסיף שלבים כדי להגדיר מחדש את הערך 'תאריך יעד' של פריט המשימה על-ידי הוספה של מספר הימים שתציין, להשהות עד לתאריך היעד החדש ולבדוק שוב אם המשימה הושלמה. אם לא, תזכורת שנייה יכולה להישלח בדואר אלקטרוני, או פעולה אחרת, לרבות שליחת הודעות דואר אלקטרוני למשתתפים אחרים.

לראש הדף

לעיון מהיר: סיכום השלבים

לעיון מהיר, להלן סיכום השלבים שהוצגו בשלושת המקטעים הקודמים:

  1. צור זרימת עבודה המצורפת לרשימה 'משימות' אשר מופעלת באופן אוטומטי בעת יצירת פריט חדש.

  2. הוסף את התנאי השווה שדה משימות:

    • בקישור הראשון, לחץ על שם זרימת עבודה.

    • בקישור השני, לחץ על לא שווה ל.

    • בקישור השלישי, הזן את שמה של זרימת העבודה הראשית שבמשימות שלה ברצונך שזרימת העבודה המשנית תפעל.

  3. הוסף את הפעולה עצירת זרימת עבודה. לחץ על הקישור; לאחר מכן הקלד הודעה שתירשם בהיסטוריית זרימת העבודה.

  4. הוסף שלב חדש לזרימת העבודה.

  5. הוסף את הפעולה הוספת שעה לתאריך:

    • בקישור הראשון, הזן את מספר הימים שזרימת העבודה תמתין לפני שליחת תזכורת המשימה.

    • בקישור השני, לחץ על ימים.

    • עבור הקישור השלישי, לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן . תיבת הדו-שיח ' הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה ', בחר את האפשרויות הבאות:

    מקור: נתוני זרימת עבודה

    שדה: משתנה: תאריך יעד

    • בקישור הרביעי, לחץ על יצירת משתנה חדש ולאחר מכן צור משתנה בשם תאריך יעד מסוג תאריך/שעה.

  6. הוסף את הפעולה הגדרת שדה בפריט הנוכחי:

    • בקישור הראשון, לחץ על תאריך יעד.

    • עבור הקישור השני, לחץ על תצוגה איגוד נתונים תמונת לחצן . תיבת הדו-שיח ' הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה ', בחר את האפשרויות הבאות:

    מקור: נתוני זרימת עבודה

    שדה: משתנה: תאריך יעד

  7. הוסף את הפעולה השהיה עד לתאריך:

    • עבור הקישור, לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן . תיבת הדו-שיח ' הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה ', בחר את האפשרויות הבאות:

    מקור: פריט נוכחי

    שדה: תאריך יעד

  8. הוסף שלב חדש לזרימת העבודה.

  9. הוסף את תנאי השווה שדה משימות:

    • בקישור הראשון, לחץ על Completed.

    • בקישור השני, השאר את שווה ל.

    • בקישור השלישי, לחץ על כן.

  10. הוסף את הפעולה רישום ברשימת ההיסטוריה. לחץ על הקישור; לאחר מכן הקלד הודעה שתירשם בהיסטוריית זרימת העבודה.

  11. לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם'.

  12. הוסף את הפעולה שליחת דואר אלקטרוני. בפעולה, לחץ על הודעה זו.

  13. בתיבת הדו-שיח הגדרת הודעת דואר אלקטרוני, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לחץ על לחצן פנקס כתובות בקצה התיבה אל.

    • ברשימה או בחר מתוך קבוצות ומשתמשים קיימים, לחץ פעמיים על בדיקת מידע של זרימת עבודה.

    • בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    מקור: פריט נוכחי

    שדה: הוקצה ל:

  • הוסף שורת נושא וגוף הודעה באמצעות בדיקות מידע, אם תרצה.

    לדוגמה, השתמש בבדיקת המידע הבאה כדי לכלול את כותרת המסמך לסקירה.

    תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

לראש הדף

דוגמה נוספת: שימוש בכותרת המסמך בתור כותרת המשימה

לפעמים ברצונך להשתמש במידע משתנה כדי לתת שם למשימות חדשות שנוצרו על-ידי זרימות העבודה שלך. לדוגמה, באפשרותך לקבוע שזרימת העבודה המשנית תחליף את כותרת המסמך המקורי בשם המשימה שהוקצה על-ידי זרימת העבודה הראשית.

בדוגמה זו, אתה מתחיל בציון כותרת משימה שתזכור בקלות בזרימת העבודה הראשית (לדוגמה, ABC123). לאחר מכן, עליך להוסיף תנאי לזרימת עבודה משנית שפועלת ברשימה 'משימות'.

השלב באיור הבא משתמש בתנאי השווה שדה משימות כדי להעריך את כותרת המשימה. אם כותרת המשימה שווה לשם המשימה שהענקת למשימה בזרימת העבודה הראשית, זרימת העבודה המשנית תשתמש בפעולה עדכון פריט רשימה כדי להגדיר מחדש את ערך הכותרת של המשימה על-ידי בדיקת ערך הכותרת של המסמך המקורי ב- Shared Documents.

הגדרות תיבת דו-שיח לשימוש בכותרת מסמך ככותרת משימה

בדיקת מידע זו מורה לזרימת העבודה להשיג את הכותרת מתוך Shared Documents עבור הפריט שהפעיל את זרימת העבודה המשנית בפריט משימה זה. זרימת העבודה המשנית מחפשת פריט זה באמצעות מזהה הפריט של זרימת העבודה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×