יצירת דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים

יצירת דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים

היית רוצה ליצור באופן אוטומטי תרשים זרימה מפורט ומלוטש של Visio מתוך נתוני חוברת עבודה של Excel? תוכל לעשות זאת באמצעות התבניות של רכיב המחשה של נתונים. לכל תבנית משויכת חוברת עבודה של Excel המשמשת להמרת נתוני תהליכים לתרשים זרימה ב- Visio. תוכל גם לקבל תבנית מותאמת אישית של Excel, לציין מיפויים באשף התבניות וליצור באופן אוטומטי את הדיאגרמה. לאחר יצירת תרשים הזרימה, ניתן להוסיף, לערוך או למחוק שורות ב- Excel ולאחר מכן לרענן את הדיאגרמה מתוך Visio. ניתן אפילו להוסיף עוד עמודות של נתונים ב- Excel המומרות לנתוני צורה ב- Visio. רכיב ההמחשה של נתונים נתמך ב- Visio Pro for Office 365.

מבט כולל על רכיב המחשה של נתונים

היכולת להשתמש בתבניות של רכיב המחשה של נתונים זמינה רק ב-Visio Pro for Office 365 בערוץ השוטף. אם אינך בטוח באיזו גירסה של Visio אתה משתמש, בחר קובץ > חשבון > אודות Visio. ראה Visio Pro for Office 365 לקבלת מידע נוסף על גירסת המנוי של Visio.

אם אינך רואה את התבניות של רכיב המחשה של נתונים או אם יש לך שאלות אחרות לגבי תחילת העבודה, בקר בדף שאלות נפוצות בנושא רכיב המחשה של נתונים.

הערה: כדי להשתמש בתכונה זו, דרוש לך מנוי ל- Office 365. אם אתה מנוי ל-Office 365, ודא שברשותך הגירסה העדכנית ביותר של Office. אם אתה מומחה IT המנהל את תהליך העדכון של Office 365, עיין בדף מהדורות הערוץ כדי ללמוד אילו עדכונים כלולים בכל ערוץ.

במאמר זה

יצירת דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים

לפני שתתחיל

אסוף את הרעיונות שלך וארגן אותם על נייר טיוטה או באמצעות תכונת הסימון בדיו. טיוטה כללית זו תעזור לך להתניע את העבודה ותאפשר לך לבצע את השלבים הבאים בצורה חלקה יותר.

כדי ליצור דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים, באפשרותך לעבוד במקביל ב- Excel וב- Visio. ייתכן שיהיה לך קל יותר לעבוד בשני חלונות בהתקן Windows שברשותך או בסביבה של ריבוי צגים. השוואת באופן חזותי את עבודתך בין Excel ו- Visio עוזר לאשר שאתה מבצע בכוונתך לעשות.

שלב 1: בחירת תבנית של רכיב המחשה של נתונים

  1. פתח את Visio, או בחר קובץ > חדש אם אתה עורך דיאגרמה.

  2. בחר תבניות.

    הפקודה 'תבניות'
  3. בחר תרשים זרימה.

    הפקודה 'תרשים זרימה'
  4. בחר תרשים זרימה בסיסי - רכיב המחשה של נתונים או תרשים זרימה חוצה ארגון - רכיב המחשה של נתונים.

    תבניות של רכיב המחשה של נתונים

    תבנית רכיב המחשה של נתונים כוללת סמל של Excel בפינה הימנית העליונה.

לקבלת מידע נוסף על תרשימי זרימה והצורות שלהם, ראה יצירת תרשים זרימה בסיסי ויצירת תרשים זרימה חוצה ארגון.

שלב 2: יצירת חוברת עבודה של Excel

  1. בתצוגה המקדימה של התבנית, בחר תבנית נתונים של Excel.

    בחירת הקישור 'תבנית נתונים של Excel'

    שים לב, אם ברצונך להשתמש באותן תבניות לדוגמה של Excel הנמצאות בשימוש במאמר זה למטרות עיון, באפשרותך להוריד אותן מהקישורים הבאים:

  2. בחר קובץ > שמור, ציין מיקום במחשב שלך, בשרת רשת או בספריית מסמכים של SharePoint, הזן שם קובץ ולאחר מכן בחר שמור.

  3. כדי להוסיף גליון עבודה חדש, בחלק התחתון של חוברת העבודה, בחר גיליון חדש לחצן גיליון חדש .

  4. צור טבלת Excel. לקבלת מידע נוסף על השימוש בטבלאות Excel, ראה מבט כולל על טבלאות Excel, יצירה או מחיקה של טבלת Excel ושינוי גודל של טבלה על-ידי הוספה או הסרה של שורות ועמודות.

  5. הוסף עמודות ושורות לטבלה שמשמשת ליצירת הדיאגרמה של Visio. קיימות דרישות ספציפיות עבור כותרות העמודות והערכים של טבלת Excel. השתמש בסעיף כיצד עמודות Excel מקיימות אינטראקציה עם רכיבי תרשים זרימה של Visio כמדריך חזותי.

שלב 3: הוספת נתוני צורה נוספים לטבלת Excel (אופציונלי)

  1. בדוק את הכרטיסיה מפת תהליך בתבנית של Excel. העמודות בטבלת Excel צבועות בכחול ובירוק. הצבע מספק רמז חזותי לגבי ההבדל בין העמודות.

    העמודות הכחולות משמשות ליצירת תרשים זרימה בדיאגרמה של Visio. כל העמודות נוספות אף הן כנתוני צורה.

  2. כדי להוסיף נתוני צורה נוספים, הוסף עמודה אחת או יותר לטבלת Excel שלך.

    העמודות הירוקות מציינות נתוני צורה נוספים שניתן להוסיף לכל צורה. באפשרותך להוסיף מספר בלתי מוגבל של עמודות נוספות. כברירת מחדל, נתונים אלה לא יהיו גלויים בדיאגרמה, אלא אם תוסיף גרפיקת נתונים. כדי לראות את נתוני הצורה בדיאגרמה של Visio, בחר נתונים > חלון נתוני צורה. לקבלת מידע נוסף על נתוני צורה וגרפיקת נתונים, ראה הוספת נתונים לצורות וגרפיקת נתונים, מבט כולל.

שלב 4: יצירת דיאגרמה של Visio באמצעות האשף

  1. חזור אל Visio, בתצוגה המקדימה של התבנית בחר את יחידת המידה, ולאחר מכן בחר צור.

  2. בעמוד הראשון של אשף יצירת דיאגרמה מנתונים, בצע את הפעולות הבאות:

    1. תחת איזו דיאגרמה ברצונך ליצור מנתונים, בחר תבנית: תרשים זרימה בסיסי, תרשים זרימה חוצה ארגון (אופקי) או תרשים זרימה חוצה ארגון (אנכי).

    2. תחת בחר את חוברת העבודה של Excel, בחר חוברת עבודה מתוך רשימה חוברות העבודה שהיו בשימוש לאחרונה, או בחר עיון כדי לאתר את חוברת העבודה שיצרת בשלב 2.

    3. תחת בחר טבלה או טווח מותאם אישית בחוברת העבודה, בחר את הטבלה שמכילה את נתוני התהליך של Excel.

    4. בחר סיום. פעולה זו תקבל את כל ערכי ברירת המחדל ש- Visio ממלא עבור העמודים האחרים של האשף.

הדיאגרמה תיווצר באופן אוטומטי בתוך גורם מכיל. עמודים נוספים של Visio נוספים, בהתאם לגודל של תרשים הזרימה.

שלב 5: שמירת הדיאגרמה של Visio

  • בחר קובץ > שמור, חפש מיקום, הזן שם קובץ ולאחר מכן בחר שמור.

מומלץ לשמור את הקבצים של Excel ושל Visio באותו מיקום מכיוון שהם פועלים באופן משולב.

שלב 6: עדכון ורענון של הדיאגרמה

לאחר שיצרת דיאגרמה עם רכיב המחשה של נתונים, ייתכן שתרצה לבצע בה שינויים. מאחר שרכיב ההמחשה של הנתונים כולל שני מרכיבים, חוברת עבודה של Excel ודיאגרמה של Visio, עליך להקפיד שהשינויים המתבצעים בנתונים בטבלת Excel יסונכרנו עם הדיאגרמה על-ידי רענון הדיאגרמה מתוך Visio. חשוב להבין שתהליך הסינכרון הוא פעולה חד-כיוונית. תחילה עליך לעדכן את הנתונים ב- Excel ולאחר מכן לרענן את הדיאגרמה ב- Visio. אם יש הבדלים בין הנתונים ב- Excel לנתונים ב- Visio כאשר תבצע רענון, הנתונים ב- Excel הם אלה שקובעים.

  1. בצע את השינויים בנתונים בטבלת ה- Excel. תוכל להוסיף, לעדכן, או למחוק שורות.

  2. שמור את חוברת העבודה של Excel.

  3. ב- Visio, בחר את הגורם המכיל של הדיאגרמה, ולאחר מכן בחר נתונים > רענן.

כתוצאה מפעולה זו, השינויים שביצעת בחוברת העבודה של Excel יוצגו בדיאגרמה של Visio. הרענון מבצע שינויים בצורות ובחיבורים שנמצאים בתוך הגורם המכיל בלבד. השאר את כל הצורות והקווים המחברים של הדיאגרמה בתוך הגורם המכיל. אם תוסיף צורה באופן ידני בתוך הגורם המכיל, ולאחר מכן תרענן את הדיאגרמה, צורה זו תוסר. כל האובייקטים האחרים שנמצאים בעמוד, מחוץ לגורם המכיל, לא יושפעו. כל השינויים בעיצוב שתבצע בצורות או במחברים שנמצאים בתוך הגורם המכיל יישמרו. לקבלת מידע נוסף על גורמים מכילים, ראה הבהרת המבנה של דיאגרמות באמצעות גורמים מכילים ורשימות.

שלב 7: התאמה אישית של האינטראקציה בין טבלת Excel לבין דיאגרמה של Visio (אופציונלי)

במקרים מסוימים ייתכן שתרצה להתאים אישית את היצירה של דיאגרמות מסוג רכיב המחשה של נתונים. לדוגמה, ייתכן שתרצה להשתמש בצורות שונות כדי לשמור על תאימות לסטנדרטים של הארגון, או למפות לשמות עמודות אחרים בטבלת Excel.

  1. כאשר תבחר באפשרות צור כדי להיכנס לאשף יצירת דיאגרמה מנתונים, ולאחר שתזין ערכים בעמוד הראשון (ראה שלב 4), בחר הבא או הקודם כדי להציג את כל אחד מעמודי האשף.

  2. בחר עזרה (?) כדי לקבל מידע נוסף על האופן שבו תוכל לבצע התאמה אישית של כל אפשרות בעמוד. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש באשף 'יצירת דיאגרמה מנתונים'.

לראש הדף

כיצד עמודות Excel מקיימות אינטראקציה עם רכיבי תרשים זרימה של Visio

השתמש בהדרכה מבוססת תמונות זו כדי להבין כיצד נעשה שימוש בכל עמודה של Excel ליצירת תרשים זרימה של Visio.

מזהה שלב תהליך   מספר שמזהה כל צורה בתרשים הזרימה. עמודה זו נדרשת, וכל ערך בטבלה של Excel חייב להיות ייחודי ואינו יכול להיות ריק. ערך זה לא מופיע בתרשים הזרימה.

אינטראקציה של מפת תהליך של Excel עם תרשים זרימה של Visio: מזהה שלב בתהליך

תיאור שלב בתהליך   הטקסט שנוסף לכל צורה בתרשים הזרימה.

אינטראקציה של מפת תהליך של Excel עם תרשים זרימה של Visio: תיאור שלב בתהליך

מזהה השלב הבא   מזהה השלב בתהליך של הצורה הבאה ברצף. לצורה בעלת הסתעפות שני שלבים באים, המיוצגים על-ידי מספרים המופרדים באמצעות פסיק, כגון 4,5. באפשרותך להוסיף יותר משני שלבים באים.

אינטראקציה של מפת תהליך של Excel עם תרשים זרימה של Visio: מזהה השלב הבא

תווית מחבר   עבור צורות בעלות הסתעפות, תוויות מחבר מיוצגות כטקסט מופרד באמצעות פסיק, כגון 'כן, לא'. 'כן' תואם ל-4 ו'לא' תואם ל-5 בדוגמה.

אינטראקציה של מפת תהליך של Excel עם תרשים זרימה של Visio: תווית מחבר

סוג צורה   סוג הצורה שברצונך לייצג בדיאגרמה של Visio, כגון תהליך או החלטה. Microsoft ממליצה להשתמש ברשימות הנפתחות כדי לאמת את הבחירות שלך.

אינטראקציה של מפת תהליך של Excel עם תרשים זרימה של Visio: סוג צורה

פונקציה ופאזה   הפונקציה (או מסלול השחייה) והפאזה (או ציר הזמן) שאליהן שייכת כל צורה. עמודה זו חלה רק על דיאגרמה מסוג 'תרשים זרימה חוצה ארגון' ואינה נלקחת בחשבון בדיאגרמה מסוג 'תרשים זרימה בסיסי'.

אינטראקציה של מפת תהליך של Excel עם תרשים זרימה של Visio: פונקציה ופאזה

לראש הדף

שימוש בסטנסילים אחרים כדי ליצור דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים

פרט לשימוש בתבניות של תרשימי זרימה בסיסיים ותרשימי זרימה חוצי ארגון, תוכל להשתמש בסטנסילים מתבניות אחרות כאשר תיצור דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים. לדוגמה, ישנם סטנסילים אחרים מוכווני תהליכים, כגון דיאגרמת ביקורת, BPMN בסיסי או תרשים זרימה של Six Sigma. אך באפשרותך להוסיף צורות מכל סטנסיל, כגון הצורות שלי.

  1. פתח דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים שכבר יצרת.

  2. הוסף סטנסיל אחד או יותר לחלונית צורות.

    לדוגמה, בחר צורות נוספות, ולאחר מכן בחר עסקים > תהליכים עסקיים > צורות של דיאגרמות ביקורת.

    תבניות נוספות בחלונית 'צורות'
  3. בכרטיסיה נתונים, בחר צור כדי להפעיל את אשף יצירת דיאגרמה מנתונים.

  4. בחר הבא עד להצגת העמוד בחר צורה מתאימה לכל ערך שמופיע בעמודה 'סוג צורה'.

  5. בצד השמאלי של העמוד, בחר את הסטנסיל הרצוי מהרשימה, כגון צורות של דיאגרמות ביקורת.

    תבניות נוספות שנוספו לדף האשף

החלת גרפיקת נתונים על הדיאגרמה שלך

באפשרותך לשפר את הדיאגרמה על-ידי הוספת גרפיקת נתונים, שעוזרת להמחיש נתוני צורות בדיאגרמה. למעשה, תוכל להפוך את הדיאגרמה שלך ללוח מחוונים של תהליך, שבו גרפיקת הנתונים מציגה פרטים של מחוון ביצועי מפתח (KPI) באמצעות סמלי גרפיקת נתונים המבוססים על נתוני הצורות שלך.

  1. פתח את הדיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים.

    בחר את הגורם המכיל שעבורו ברצונך להחיל גרפיקת נתונים.

  2. בחר נתונים > שדות גרפיקת נתונים.

  3. בחר את שדות גרפיקת הנתונים שברצונך להוסיף לדיאגרמה.

    גרפיקת הנתונים מוחלת על הדיאגרמה כולה. כדי להסתיר גרפיקת נתונים עבור צורות מסוימות, השאר את ערכי עמודות הנתונים ריקים בחוברת העבודה של Excel עבור שורות אלה.

  4. אם תרצה, תוכל להגדיר אפשרויות נוספות בכרטיסיה 'נתונים'.

החלת גרפיקת נתונים עבור דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים של Visio

לראש הדף

השלבים הבאים

הנה כמה משימות שייתכן שתרצה לבצע לאחר שתיצור דיאגרמה מסוג רכיב ההמחשה של נתונים.

  • ערכות נושא    ערכת נושא ב- Visio היא ערכה של צבעים ואפקטים שבאפשרותך להחיל על ציור בלחיצה בודדת. ערכות נושא הן דרך מהירה להעניק לציורים שלך מראה מעוצב באופן מקצועי. לקבלת מידע נוסף, ראה הענקת מראה מקצועי לציורים שלך באמצעות ערכות נושא.

  • פריסה    Visio כולל קווים מנחים ידניים וכלים אוטומטיים כדי להבטיח שהצורות בדיאגרמה שלך יהיו מיושרות ומרווחות כראוי. כתוצאה מכך, הציור שלך הופך לברור יותר ובעל מראה מקצועי. לקבלת מידע נוסף, ראה יישור ומיקום של צורות בדיאגרמה.

  • ייצוא    יצא דיאגרמה מסוג רכיב המחשה של נתונים יחד עם חוברת העבודה המשויכת של Excel לחבילת תבניות של Visio‏ (‎.vtpx). חבילת תבניות של Visio שומרת הגדרות דיאגרמה, סטנסילים ונתונים כדי שאחרים יוכלו להשתמש בהם כנקודת התחלה מהירה ליצירת דיאגרמה משלהם מסוג רכיב המחשה של נתונים. משתמשים אחרים יכולים להתקין את חבילת התבניות במחשבים שלהם. לקבלת מידע נוסף, ראה ייצוא והתקנה של חבילת תבניות של רכיב המחשה של נתונים.

לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×