יצירת דוח מקובץ או דוח סיכום

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ומידע לעתים קרובות קל יותר להבין כאשר הוא מחולק קבוצות. לדוגמה, דוח המקבץ מכירות לפי אזור באפשרותך לסמן מגמות אחרת ייתכן תפספס. בנוסף, הצבת סכומים כוללים בסוף כל קבוצה בדוח באפשרותך להחליף הרבה אינטראקציה ידנית עם מחשבון.

Microsoft Office Access 2007 מקל על העבודה עם דוחות מקובצים. באפשרותך ליצור דוח מקובץ בסיסי באמצעות אשף הדוחות, באפשרותך להוסיף קיבוץ ומיון לדוח קיים, או באפשרותך לתקן קיבוץ ומיון של אפשרויות שהוגדרו כבר.

במאמר זה

הבנת קיבוץ, מקטעי דוח ופקדים

בניית דוח מקובץ חדש באמצעות אשף הדוחות

כוונון הדוח

הוספת שדות או פקדים אחרים לדוח קיים

הוספה או שינוי של קיבוץ ומיון בדוח קיים

שמירה, הדפסה או שליחת הדוח

הערות

הבנת קיבוץ, מקטעי דוח ופקדים

אם אתה משתמש חדש עם דוחות מקובצים, יעזור לך לקבל קצת רקע על קיבוץ ומיון, וכן סוגי הפקדים והמקטעים דוח שונים. אם אתה חש בנוח מושגים אלה כבר, באפשרותך לדלג על סעיף זה ועבור אל המקטע בניית דוח מקובץ חדש באמצעות אשף הדוחות.

אודות קיבוץ ומיון

בעת הדפסת דוח, בדרך כלל תרצה לארגן את הרשומות לפי סדר מסוים. לדוגמה, אם אתה מדפיס רשימה של ספקים, כדאי לך למיין את הרשומות לפי סדר אלפביתי לפי שם חברה.

עבור דוחות רבים, מיון הרשומות לא מספיק. ייתכן שתרצה גם לחלק אותן לקבוצות. קבוצה היא אוסף של רשומות, יחד עם מידע מקדים ומידע סיכום המוצג עם הרשומות, כגון כותרת עליונה. קבוצה כוללת כותרת עליונה של קבוצה, מקוננים קבוצות (אם קיימת), רשומות פירוט וכותרת תחתונה קבוצתית.

קיבוץ מאפשר לך כדי להפריד בין קבוצות של רשומות באופן חזותי וכדי להציג נתונים מקדימים ונתוני סיכום עבור כל קבוצה. לדוגמה, דוח הבא מקבץ מכירות לפי תאריך משלוח ומחשב את הסכום הכולל של המכירות עבור כל יום.

דוח מקובץ עם סיכומים

1. הנתונים מציגים את הקבוצה.

2. הכולל מסכמת את הקבוצה.

באפשרותך לראות כיצד קיבוץ פועל על-ידי השוואת רשימת מוצרים לפי קטגוריה דוח (שמוצג באיור הבא) לגליון הנתונים עבור שאילתת הבסיס שלו, רשימת מוצרים. הדוח והן המכפלות מיון השאילתה לפי קטגוריה, אך הדוח גם מדפיס את שמה של כל קטגוריה בשורה נפרדת בחלק בתחילת כל קבוצה (בכותרת של הקבוצה) ואת מספר מוצרים עבור כל קטגוריה בשורה נפרדת בסופה של כל קבוצה (בכותרת התחתונה של הקבוצה).

דוח מוצרים לפי קטגוריות

1. שם הקטגוריה מופיע בכל שורה בגליון הנתונים.

2. שם הקטגוריה מופיע פעם אחת עבור כל קבוצה בדוח, בכותרת של הקבוצה.

3. הכולל עבור הקטגוריה מופיע בסוף כל קבוצה, בכותרת התחתונה של הקבוצה.

4. הרשומות מופיעות כקבוצה אחת גדולה בגליון הנתונים.

5. הרשומות עבור כל קטגוריה מופיעות כתמונות מקטע נפרד בדוח, שלפניו כותרת עליונה של קבוצה ואחריהן כותרת תחתונה של קבוצה.

באפשרותך לקבץ לפי כל השדות וביטויים שתמיין (עד 10). באפשרותך לקבץ לפי אותו שדה או ביטוי יותר מפעם אחת. כאשר אתה מקבץ יותר מרשומה אחת של שדה או ביטוי, Office Access 2007 מקונן את הקבוצות בהתאם לרמת הקיבוץ שלהן. השדה הראשון שאתה מקבץ הוא רמת הקבוצה הראשונה וכותרת משמעותי ביותר; השדה השני שאתה מקבץ הוא רמת הקבוצה הבאה; וכן הלאה. האיור הבא מציג כיצד Office Access 2007 מקונן את הקבוצות.

הירארכיה של כותרות תחתונות

1. כל כותרת עליונה של קבוצה שייכת כותרת תחתונה של קבוצה.

בדרך כלל תשתמש בכותרת עליונה של קבוצה להצגת נתונים המזהים את הקבוצה במקטע נפרד בתחילת הקבוצה. בדרך כלל תשתמש בכותרת תחתונה של קבוצה כדי לסכם את הנתונים בקבוצה במקטע נפרד בקצה של הקבוצה.

לראש הדף

אודות מקטעי הדוח

ב- Access, העיצוב של דוח מחולק למקטעים. כדי ליצור דוחות יעילים, עליך להבין כיצד פועל כל מקטע. לדוגמה, המקטע שבו אתה בוחר למקום פקד מחושב קובעת כיצד Access יחשב את התוצאות. הרשימה הבאה מציגה סיכום של סוגי המקטעים ושל השימושים שלהם.

  • כותרת עליונה של דוח    מודפס פעם אחת בתחילת הדוח. השתמש בכותרת העליונה של הדוח עבור מידע המופיע לרוב בעמוד שער, כגון סמל, או כותרת ותאריך. בכותרת העליונה של הדוח מודפסת לפני הכותרת העליונה של העמוד. כאשר אתה ממקם פקד מחושב בכותרת העליונה של הדוח, הערך מחושב עבור הדוח כולו. לדוגמה, בעת הצבת פקד המשתמשת בפונקציה Sum צבירה בכותרת העליונה של הדוח מחשבת את הסכום עבור הדוח כולו.

  • כותרת עליונה של עמוד    מודפס בראש כל עמוד. השתמש כותרת עליונה של עמוד, לדוגמה, כדי לחזור על כותרת הדוח בכל עמוד.

  • כותרת עליונה של קבוצה    מודפס בתחילת כל קבוצת רשומות חדשה. השתמש בכותרת העליונה של הקבוצה כדי להדפיס את שם הקבוצה. לדוגמה, בדוח המקובץ לפי מוצר, השתמש בכותרת העליונה של הקבוצה כדי להדפיס את שם המוצר. כאשר אתה ממקם פקד מחושב המשתמש בפונקציית הצבירה Sum בכותרת של הקבוצה, הסכום הוא עבור הקבוצה הנוכחית.

  • פירוט    מודפס פעם אחת עבור כל שורה במקור הרשומות. מקטע פירוט הוא אתה ממקם את הפקדים המהווים את החלק העיקרי של הדוח.

  • כותרת תחתונה של קבוצה    מודפסת בסופה של כל קבוצת רשומות. השתמש כותרת תחתונה של קבוצה כדי להדפיס מידע הסיכום עבור קבוצה.

  • כותרת תחתונה של עמוד    מודפס בסוף כל עמוד. השתמש כותרת תחתונה של עמוד כדי להדפיס מספרי עמודים או מידע ספציפי לעמוד.

  • כותרת תחתונה של דוח    מודפסת פעם אחת בסוף הדוח. השתמש בכותרת התחתונה של הדוח להדפסת סיכומי דוח או מידע סיכום אחר עבור הדוח כולו.

    הערה: בתצוגת עיצוב, הכותרת התחתונה בדוח מופיעה מתחת לכותרת התחתונה של העמוד. עם זאת, כאשר הדוח מודפס או בתצוגה מקדימה, הכותרת התחתונה של הדוח מופיע מעל כותרת תחתונה, מיד לאחר קבוצה כותרת תחתונה או פירוט השורה האחרונה בעמוד האחרון.

לראש הדף

אודות פקדים

פקדים הם אובייקטים המציגים נתונים, לבצע פעולות ומאפשרים לך להציג ולעבוד עם המידע משפר את ממשק המשתמש, כגון תוויות ותמונות. Access תומך שלושה סוגים של פקדים: מאוגדים, לא מאוגדים והחישוב. הרשימה הבאה מציגה סיכום של פקדים אלה ושל השימושים שלהם.

  • פקד מאוגד    פקד שמקור הנתונים שלו הוא שדה בטבלה או בשאילתה. עליך להשתמש פקדים מאוגדים כדי להציג ערכים משדות במסד הנתונים שלך. הערכים יכולים להיות טקסט, תאריכים, מספרים, ערכי כן/לא, תמונות או תרשימים. תיבת טקסט הוא הסוג הנפוץ ביותר של פקד מאוגד. לדוגמה, תיבת טקסט בטופס המציגה את שם המשפחה של עובד יכולה לקבל מידע זה מהשדה שם משפחה בטבלת Employees.

  • פקד לא מאוגד    פקד אין מקור נתונים. השתמש בפקדים לא מאוגד כדי להציג מידע, קווים, מלבנים ותמונות. לדוגמה, תווית המציגה את הכותרת של דוח היא פקד לא מאוגד.

  • פקד מחושב    פקד שמקור הנתונים שלו הוא ביטוי ולא שדה. ציין את הערך הרצוי בפקד על-ידי הגדרה של ביטוי כמקור הנתונים עבור הפקד. ביטוי הוא שילוב של אופרטורים (כגון = ו- + ), שמות פקדים, שמות שדות, פונקציות שמחזירות ערך יחיד וערכים קבועים. לדוגמה, הביטוי הבא מחשב את המחיר של פריט עם 25 אחוזי הנחה על-ידי הכפלת הערך בשדה Unit Price בערך קבוע (. 75).

= [Unit Price] * .75

ביטוי יכול להשתמש בנתונים משדה בטבלה או בשאילתה המשמשת כבסיס של הדוח, או מפקד בדוח.

בעת יצירת דוח, הוא היעילה ביותר היא להוסיף ולארגן את כל הפקדים המאוגדים תחילה, במיוחד אם הם מהווים את רוב הפקדים בדוח. באפשרותך להוסיף את הפקדים לא מאוגד ומחושב להשלים את העיצוב על-ידי שימוש בכלים בקבוצה פקדים בכרטיסיה עיצוב.

תמונת רצועת הכלים של Access

תאגד פקד לשדה על-ידי זיהוי השדה ממנו הפקד מקבל את הנתונים שלה. באפשרותך ליצור פקד המאוגד לשדה הנבחר על-ידי גרירת השדה מהחלונית רשימת שדות לדוח. (החלונית רשימת שדות מציגה את השדות של הטבלה או השאילתה המשמשת כבסיס של הדוח. כדי להציג את החלונית רשימת שדות, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ על הוסף שדות קיימים. תמונת לחצן

  • הקש ALT+F8.

כאשר אתה פעמיים על שדה או גרור אותו מתוך החלונית רשימת שדות לדוח, אתה יוצר פקד מאוגד.

לחלופין, באפשרותך לאגד שדה לפקד על-ידי הקלדת שם השדה בפקד עצמו או בתיבה עבור הערך מקור פקד בגליון המאפיינים של הפקד. גליון המאפיינים מגדיר את מאפייני הפקד, כגון שמו, מקור הנתונים שלו והתבנית שלו. כדי להציג את גליון המאפיינים, הקש F4.

שימוש בחלונית רשימת שדות היא הדרך הטובה ביותר ליצור פקד מאוגד משתי סיבות:

  • פקד מאוגד יש תווית מוצמדת, ומעביר התווית שם השדה (או את הכיתוב המוגדר עבור שדה זה בטבלה או בשאילתה המשמשת כבסיס) בתור לכיתוב שלה כברירת מחדל, כך שאין צורך להקליד את הכיתוב בעצמך.

  • פקד מאוגד יורשת רבות מההגדרות הזהות של השדה בטבלה או בשאילתה (כגון המאפיינים עיצוב, מקומות עשרונייםומסכת קלט ) המשמש כבסיס. לכן, תוכל להבטיח מאפיינים אלה עבור השדה נשארים זהים בכל פעם שתיצור פקד המאוגד לשדה זה.

אם אתה כבר פקד לא מאוגד וברצונך לאגד אותו לשדה, הגדר את המאפיין ControlSource של הפקד לשם השדה.

לראש הדף

בניית דוח מקובץ חדש באמצעות אשף הדוחות

אשף הדוחות מציג בפניך סידרת שאלות, ולאחר מכן יוצר דוח בהתבסס על התשובות שלך. אחת מהשאלות שואלת באיזה שדה או באילו שדות להשתמש כדי לקבץ את הדוח שלך. לאחר שהדוח נוצר, ניתן להשתמש בו כפי שהוא או לשנות אותו כך שיתאים יותר לצרכיך. לפני שתתחיל את השימוש באשף הדוחות, עליך להחליט על מקור נתונים.

בחירת מקור רשומות

דוח מורכב נמשך מתוך טבלה או שאילתה, ומידע אודות המאוחסן עם עיצוב הדוח, כגון תוויות, כותרות וגרפיקה. הטבלה או השאילתה המספקת את הנתונים המשמשים כבסיס מכונה גם מקור הרשומה של הדוח. לפני שתתחיל ליצור את הדוח, עליך לחשוב תחילה המידע שברצונך לכלול. בין השדות שאתה בוחר חייבים להיות אלה ברצונך לקבץ או לסכם. אם ברצונך לכלול את כל השדות קיימים בטבלה אחת, השתמש בטבלה זו כמקור רשומה. אם השדות נמשכים יותר מטבלה אחת, כדאי לך להשתמש לשימוש בשאילתה כמקור רשומה. ייתכן שאילתה זו כבר קיים במסד הנתונים שלך, או ייתכן שיהיה עליך ליצור שאילתה ספציפית כך שיתאים לצרכים של הדוח.

לקבלת מידע נוסף אודות שאילתות, הפעל את הקישורים בסעיף למידע נוסף במאמר זה.

הפעלת אשף הדוחות

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה דוחות, לחץ על אשף הדוחות. תמונת לחצן

    Access מפעיל את אשף הדוחות.

    בחירת שדות באשף הדוחות

  2. לחץ על הרשימה הנפתחת טבלאות/שאילתות ובחר את הטבלה או השאילתה המכילה את השדות הרצויים עבור הדוח שלך.

  3. לחץ פעמיים על השדות ברשימה שדות זמינים כדי לבחור אותם.

    Access מעביר אותם לרשימה שדות שנבחרו. לחלופין, באפשרותך ללחוץ על הלחצנים הממוקמים בין התיבה שדות זמינים והתיבה שדות שנבחרו כדי להוסיף או להסיר את השדה שנבחר או כדי להוסיף או להסיר את כל השדות.

  4. אם קיימים שדות בטבלה או בשאילתה אחרת שתרצה גם למקם בדוח, לחץ על הרשימה הנפתחת טבלאות/שאילתות שוב, בחר את הטבלה או השאילתה האחרת, והמשך להוסיף שדות.

  5. לאחר שתסיים להוסיף שדות, לחץ על הבא.

קיבוץ רשומות באשף הדוחות

קיבוץ מאפשר לך לארגן ולסדר רשומות לפי קבוצה, כגון 'לפי אזור' או 'איש מכירות'. קבוצות יכולות להיות מקוננות כך שתוכל לזהות בקלות את קשרי הגומלין בין קבוצות ולמצוא במהירות את המידע הרצוי. באפשרותך גם להשתמש בקיבוץ כדי לחשב מידע סיכום, כגון סכומים ואחוזים.

בעת הכללת יותר מטבלה אחת בדוח, האשף בוחן את קשרי הגומלין בין הטבלאות וקובע כיצד אתה עשוי לרצות להציג את המידע.

  1. בעמוד של אשף הדוחות השואל האם ברצונך להוסיף רמות קיבוץ?, לחץ על אחד משמות השדות ברשימה, ולאחר מכן לחץ על הבא.

  2. כדי להוסיף רמות קיבוץ, לחץ פעמיים על כל אחד משמות השדות ברשימה כדי להוסיף אותם לדוח.

    כמו כן, באפשרותך להסיר רמת קיבוץ באמצעות לחיצה כפולה עליה בתצוגת העמוד בצד השמאלי של תיבת הדו-שיח. השתמש בלחצני החצים כדי להוסיף ולהסיר רמות קיבוץ, וכוונן את העדיפות של רמת הקיבוץ על-ידי בחירה ברמה ולחיצה על לחצני העדיפות כלפי מעלה או מטה. Access מוסיף כל רמת קיבוץ ומציג אותה מקוננת בתוך רמת קיבוץ האב שלה.

    הוספת רמות קיבוץ באשף הדוחות

  3. לחץ על אפשרויות קיבוץ כדי להציג את תיבת הדו-שיח מרווחי קיבוץ.

    מרווחי קיבוץ באשף הדוחות

  4. באופן אופציונלי, עבור כל שדה של רמת קיבוץ, בחר מרווח קיבוץ.

    מרווח הקיבוץ מאפשר לך להתאים אישית את אופן קיבוץ רשומות. באיור הקודם, הרשומות מקובצות בשדה תאריך משלוח, שהוא נתוני תאריך/שעה סוג. אשף הדוחות מציע אפשרויות המתאים לסוג השדה ברשימה מרווחי קיבוץ. לכן, מאחר ShippedDate הוא מסוג תאריך/שעה, באפשרותך לבחור לקבץ לפי ערך ממשי (רגיל), שנה, רבעון, חודש, שבוע, יום, שעה ו דקה. אם השדה היה נתונים מסוג טקסט, אתה יכול לבחור לקבץ לפי כל השדה (רגיל), או אולי לפי הראשונה עד חמשת התווים. עבור סוג נתונים מספריים, באפשרותך לבחור לקבץ לפי ערך (רגיל), או לפי טווח ברווחים שנבחרה.

    לאחר בחירה של מרווח קיבוץ, לחץ על אישור.

  5. לחץ על הבא כדי לנווט לעמוד הבא של האשף.

מיון וסיכום רשומות

באפשרותך למיין רשומות לפי עד ארבע שדות, בסדר עולה או יורד.

  1. לחץ על הרשימה הנפתחת הראשונה ובחר שדה שבו יבוצע המיון.

    באפשרותך ללחוץ על הלחצן משמאל לרשימה כדי לעבור בין סדר עולה וסדר יורד (סדר עולה מוגדר כברירת המחדל). אופציונלית, לחץ על הרשימות הנפתחות השנייה, השלישית והרביעית, כדי לבחור שדות מיון נוספים.

    סדרי מיון באשף הדוחות

  2. לחץ על אפשרויות סיכום אם ברצונך לסכם אחד מהשדות המספריים.

    שים לב שלחצן אפשרויות סיכום יהיה גלוי רק אם יש לך שדה מספרי אחד או יותר במקטע 'פרטים' בדוח. האשף מציג את השדות המספריים הזמינים.

    אפשרויות סיכום באשף הדוחות

  3. בחר את תיבת הסימון מתחת לבחירה Sum, Avg, Min או Max כדי לכלול חישובים אלה בכותרת התחתונה של הקבוצה.

    באפשרותך גם לבחור להציג את הפרטים והסיכום או את הסיכום בלבד. במקרה האחרון, הסכומים הכוללים עבור כל ערך ShippedDate מוצגים (אם בחרת בתיבת הסימון עבור Sum, לדוגמה), אך פרט הסדר הושמט. באפשרותך גם לבחור להציג אחוזים מכלל החישובים עבור הסכומים.

  4. לחץ על אישור.

  5. בצע את ההנחיות המופיעות בעמודים האחרים של אשף הדוחות. בעמוד האחרון, באפשרותך לערוך את הכותרת של הדוח. כותרת זה תוצג בעמוד הראשון של הדוח, ו- Access ישמור את הדוח, וישתמש בכותרת כשם המסמך. באפשרותך לערוך הן את הכותרת והן את שם המסמך מאוחר יותר.

  6. לחץ על סיום. Access שומר באופן אוטומטי את הדוח ומציג אותו ב'הצגה לפני הדפסה', המציג את הדוח כפי שהוא ייראה בעת ההדפסה.

באפשרותך להשתמש בלחצני הניווט בתחתית חלונית התצוגה המקדימה כדי להציג את עמודי הדוח ברצף או לדלג לכל עמוד בדוח. לחץ על אחד מלחצני הניווט או הקלד את מספר העמוד שברצונך לראות בתיבה של מספר העמוד, ולאחר מכן הקש ENTER.

ב'הצגה לפני הדפסה', באפשרותך לבצע הגדלה או הקטנה כדי לראות כיצד הנתונים ממוקמים בעמוד. עם מצביע העכבר מוצב מעל לדוח, לחץ לחיצה אחת. כדי לבטל את השפעת שינוי גודל התצוגה, לחץ שוב. באפשרותך גם להשתמש בבקרת מרחק מתצוגה בשורת המצב.

לראש הדף

כוונון הדוח

סביר להניח באשף הדוחות לא יפיק בדיוק את התוצאה שאתה מחפש בדוח שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף טקסט, התאמת רוחב עמודות, להוסיף לוגו וכדומה. Access מספק שתי תצוגות שבהן באפשרותך לבצע שינויים בדוח: תצוגת פריסה ותצוגת עיצוב. להלן סקירה בקצרה בסעיף זה.

אודות תצוגת פריסה

תצוגת פריסה היא התצוגה ביותר קלים לשימוש להגשת שינויים בדוח, והיא מספקת מרבית הכלים שהדרושים לך כדי לכוונן את הדוח שלך. באפשרותך להתאים רוחב עמודות, סידור מחדש של עמודות, ולהוסיף או לשנות רמות קיבוץ וסכומים. באפשרותך למקם שדות חדשים בעיצוב הדוח ולהגדיר את המאפיינים עבור הדוח והפקדים שלו. היתרון של תצוגת פריסה הוא שבאפשרותך לראות את הנתונים שלך בעת ביצוע שינויים בתבנית הדוח, כך שתוכל לראות מיד כיצד משפיעים השינויים התצוגה של הנתונים.

כדי לפתוח דוח בתצוגת פריסה, באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה תמונת לחצן .

באפשרותך להשתמש בגליון המאפיינים כדי לשנות את המאפיינים עבור הדוח ואת הפקדים והמקטעים שלו. כדי להציג את גליון המאפיינים, הקש F4.

באפשרותך להשתמש בחלונית רשימת שדות כדי להוסיף שדות מטבלה או שאילתה המשמש כבסיס עיצוב הדוח שלך. כדי להציג את החלונית רשימת שדות:

  1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על הוסף שדות קיימים תמונת לחצן .

    עצה: Access 2010 כולל תכונות עיצוב מותנה חדשים במידה ניכרת באפשרותך לשפר את מידת הקריאות של דוח.

אודות תצוגת עיצוב

אם אינך מצליח לבצע שינויים ספציפיים לדוח בתצוגת פריסה, נסה את תצוגת עיצוב. תצוגת עיצוב מראה לך את המבנה הבסיסי של הדוח, והיא מספקת שכמה יותר יכולות וכלי עיצוב מאשר תצוגת פריסה. לדוגמה, באפשרותך להציב מגוון רחב יותר של פקדים בדוח, באפשרותך להתאים את היישור של פקדים באופן מדויק יותר, ויש לך יכולת להגדיר מאפיינים נוספים מזו המופיעה בתצוגת פריסה.

כדי לפתוח דוח בתצוגת עיצוב, באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב תמונת לחצן .

לראש הדף

הוספת שדות או פקדים אחרים לדוח קיים

כל שדה, התווית, הקו או תמונה שאתה רואה בדוח שלך נוצר באמצעות פקד מסוג כלשהו. הפקד הנפוצות ביותר בדוח הוא תיבת הטקסט. זהו למה משמשת בדרך כלל כדי להציג נתונים ממקור הרשומות המשמש כבסיס של הדוח. באפשרותך ליצור תיבות טקסט המאוגדים כבר לשדות במקור הרשומות על-ידי הוספת שדות מתוך החלונית רשימת שדות, או להוסיף אותם לדוח כשאתה עובד בתצוגת עיצוב (אך לאחר מכן אתה חייב "לאגד" אותם לשדות במקור הרשומות בעצמך). היתרון בתצוגת עיצוב הוא יכול להוסיף סוגים רבים אחרים של פקדים מלבד תיבות טקסט מאוגדות, כגון מלבנים, מעברי עמוד ותרשימים. סעיף זה מתאר את שתי השיטות להוספת פקדים לדוח.

הוספת שדות לדוח קיים

תצוגת פריסה היא התצוגה המומלצת לשם הוספת שדות לדוח, אך הוא יכול להתבצע גם בתצוגת עיצוב. כדי להוסיף שדה, תחילה ודא כי החלונית רשימת שדות מוצגת. החלונית רשימת שדות מכיל רשימה של כל השדות הזמינים למקם בדוח. כדי להציג את החלונית רשימת שדות, הקש ALT + F8.

הוספת שדות מתוך החלונית רשימת שדות

  • כדי להוסיף שדה בודד, גרור את השדה מתוך החלונית רשימת שדות אל המקטע בדוח שבו ברצונך שלהציג אותו.

  • כדי להוסיף מספר שדות בבת אחת, לחץ על השדה הראשון הרצויה, ולאחר מכן החזק את מקש ctrl לחוץ ולחץ על כל שדה נוסף הרצוי. לאחר מכן, גרור את השדות הנבחרים אל הדוח.

כאשר תשחרר את השדות, Access יוצר פקד תיבת טקסט מאוגדת עבור כל שדה וממקם באופן אוטומטי פקד תווית לצד כל שדה.

הערה: 

  • אם אתה מוסיף שדה מטבלה קשורה, Access יוסיף את רמת הקיבוץ המתאימה לך.

  • אם אתה מוסיף שדה מטבלה אחרת (לא קשורה), Access יציג תיבת דו-שיח שבה באפשרותך לציין כיצד לקשר את הטבלה למקור הנתונים הקיים עבור הדוח.

כדי לראות אילו קשרי גומלין בין טבלאות כבר צוינו עבור מסד הנתונים שלך, או כדי להוסיף תכונות חדשות:

  1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על קשרי גומלין. תמונת לחצן

לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירה, עריכה או מחיקה של קשר גומלין.

הוספת פקדים אחרים לדוח קיים

בעת הוספת שדה מהחלונית רשימת שדות לדוח, פקד תיבת טקסט מאוגדת עבורו נוצר באופן אוטומטי. ניתן להוסיף פקדים אחרים כגון תוויות, שורות ותמונות על-ידי מעבר לתצוגת עיצוב ושימוש בכלים בקבוצה פקדים בכרטיסיה עיצוב.

תמונת רצועת הכלים של Access

לקבוע את שם הכלי

  • מקם את מצביע העכבר מעל הכלי.

    Access מציג את שם הכלי.

יצירת פקד על-ידי שימוש בכלים בקבוצה פקדים

  • לחץ על הכלי עבור סוג הפקד שברצונך להוסיף. לדוגמה, כדי ליצור תיבת סימון, לחץ על הכלי תיבת הסימון תמונת לחצן .

  • לחץ על עיצוב דוח שבו ברצונך למקם את הפינה הימנית העליונה של הפקד. לחץ פעם אחת כדי ליצור פקד בגודל ברירת מחדל, או לחץ וגרור על הדוח כדי ליצור פקד בגודל הרצוי.

  • אם אינך ממקם את הפקד בניסיון הראשון, באפשרותך להזיז אותה באמצעות ההליך הבא:

    • לחץ על הפקד כדי לבחור אותו.

    • מקם את המצביע מעל הפקד עד שהוא מפעיל לתוך ארבעה ראשים מצביע הזזה ולאחר מכן גרור את הפקד למיקום הרצוי.

תהליך זה יוצר פקד "לא מאוגד". אם הפקד הוא מהסוג שיכול להציג נתונים (תיבת טקסט או תיבת סימון, למשל), תצטרך להזין שם שדה או ביטוי במאפיין מקור פקד עבור הפקד לפני שהוא יוכל להציג נתונים.

להציג את גליון המאפיינים

  • הקש F4.

הערה: לאחר השלמת הדוח החדש שלך, הקפד לשמור את עבודתך.

לראש הדף

הוספה או שינוי של קיבוץ ומיון בדוח קיים

אם ברשותך דוח קיים וברצונך להוסיף אליו מיון או קיבוץ, או אם ברצונך לשנות את המיון או הקיבוץ הקיימים בדוח, סעיף זה מסייע לך להתחיל בעבודה.

הוספת קיבוץ, מיון וסיכומים בתצוגת פריסה

באפשרותך לבצע מיון, קיבוץ ופשוטים סיכום פעולות על-ידי לחיצה ימנית של שדות בתצוגת פריסה ולאחר מכן בחר את הפעולה שברצונך מתפריט הקיצור. עבור לתצוגת פריסה, באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה תמונת לחצן .

הערה: על-אף שההוראות בסעיף זה אינן משתמשות בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום ישירות, מומלץ לפתוח את החלונית ולראות כיצד היא משתנה במהלך העבודה. תקבל מושג טוב יותר לגבי הפעולות של Access, וברגע שתרגיש נוח יותר לעבוד עם החלונית קיבוץ, מיון וסיכום, תוכל להשתמש בה כדי לבצע התאמות נוספות לדוח. כדי להציג את החלונית קיבוץ, מיון וסיכום:

  1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על קבץ ומיין. תמונת לחצן

מיון בשדה יחיד

  • לחץ לחיצה ימנית ערך כלשהו בשדה שברצונך למיין.

  • בתפריט הקיצור, לחץ על אפשרות המיון שהרצויה לך. לדוגמה, כדי למיין שדה טקסט בסדר עולה, לחץ על מיין א' עד ת' תמונת לחצן . כדי למיין שדה מספרי בסדר יורד, לחץ על מיין מהגדול ביותר לקטן ביותר תמונת לחצן .

Access ממיין את הדוח כפי שציינת. אם החלונית קיבוץ, מיון וסיכום פתוחה, תוכל לראות שנוספה שורת מיון לפי חדשה עבור השדה.

מיון בשדות מרובים

הערה: כאשר אתה מחיל מיון על-ידי לחיצה ימנית שדה בתצוגת פריסה, באפשרותך למיין רק שדה אחד בכל פעם. החלת מיון על שדה אחר מסירה את המיון מהשדה הראשון. פעולה זו שונה התנהגות המיון בטפסים, שבו ניתן ליצור סדרי מיון מרובים על-ידי לחיצה ימנית כל שדה בתורו ובחירת סדר המיון שהרצוי. כדי ליצור מיון בעל רמות מרובות, עיין בסעיף הוספת קיבוץ, מיון וסיכומים באמצעות את קיבוץ, מיון וסיכום.

קיבוץ בשדה

  • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על ערך כלשהו בשדה שברצונך לקבץ.

  • בתפריט הקיצור, לחץ על קבץ לפי תמונת לחצן .

Access מוסיף את רמת הקיבוץ ויוצר כותרת עליונה של קבוצה עבורה. אם החלונית קיבוץ, מיון וסיכום פתוחה, תוכל לראות שנוספה שורת קיבוץ לפי חדשה עבור השדה.

הוספת סכום לשדה

אפשרות זו מאפשרת לך לחשב סכום, ממוצע, ספירה או צבירה אחרת עבור שדה. סכום כולל מתווסף לסוף הדוח, וסכומי קיבוץ מתווספים לכל הקבוצות הקיימות בדוח.

  • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על ערך כלשהו בשדה שברצונך לסכם.

  • לחץ על סכום כולל.

  • לחץ על הפעולה שברצונך לבצע: סכום, ממוצע, ספור רשומות (כדי לספור את כל הרשומות), ספור ערכים (כדי לספור רק את הרשומות המכילות ערך בשדה זה), מקס', מינ', סטיית תקן, או שונות.

Access מוסיף פקד תיבת טקסט מחושבת לכותרת התחתונה של הדוח, דבר שיוצר סכום כולל. כמו כן, אם הדוח שלך כולל רמות קיבוץ כלשהן, Access מוסיף כותרות תחתונות לקבוצה (אם הן עדיין לא קיימות) וממקם את הסכום בכל כותרת תחתונה.

באפשרותך גם להוסיף סכומים על-ידי לחיצה על השדה שברצונך לסכם ולאחר מכן, בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על סכומים תמונת לחצן .

הוספת קיבוץ, מיון וסיכומים באמצעות החלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום'

העבודה בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום מעניקה לך גמישות מרבית כאשר ברצונך להוסיף או לשנות אפשרויות של קבוצות, סדרי מיון או סיכומים בדוח. שוב, תצוגת פריסה היא התצוגה המועדפת שבה מומלץ לעבוד משום שקל הרבה יותר לראות כיצד השינויים משפיעים על הצגת הנתונים.

הצגת החלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום'

  • בתצוגת פריסה:

    בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על קבץ ומיין. תמונת לחצן

  • בתצוגת עיצוב:

    בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על קבץ ומיין. תמונת לחצן

Access מציג את החלונית קיבוץ, מיון וסיכום.

החלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום'

כדי להוסיף רמת מיון או קיבוץ חדשה, לחץ על הוסף קבוצה או הוסף מיון.

שורה חדשה נוספת לחלונית קיבוץ, מיון וסיכום, ומוצגת רשימה של שדות זמינים.

רשימת שדות בחלונית 'קיבוץ, מיון וסיכום'

באפשרותך ללחוץ על אחד משמות השדות הללו או באפשרותך ללחוץ על ביטוי מתחת לרשימת השדות כדי להזין ביטוי. לאחר בחירת שדה או הזן ביטוי, Access מוסיף את רמת קיבוץ לדוח. אם אתה בתצוגת פריסה, התצוגה משתנה מיד כדי להציג את הקיבוץ או סדר מיון.

הערות: 

  • אם כבר מוגדרות כמה רמות מיון או קיבוץ, ייתכן שיהיה עליך לגלול למטה בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום לפני שתוכל לראות את הלחצנים הוסף קבוצה והוסף מיון.

  • באפשרותך להגדיר עד 10 רמות קיבוץ ומיון בדוח.

שינוי אפשרויות קיבוץ

כל רמת מיון או קיבוץ כוללת כמה אפשרויות שניתן להגדיר כדי להשיג את התוצאות הרצויות.

אפשרויות קיבוץ

  • כדי להציג את כל האפשרויות עבור רמת קיבוץ או מיון, לחץ על עוד ברמה שברצונך לשנות.

    אפשרויות קיבוץ (מורחבות)

  • כדי להסתיר את האפשרויות, לחץ על פחות.

סדר מיון    באפשרותך לשנות את סדר המיון על-ידי לחיצה על הרשימה הנפתחת של סדר המיון, ולאחר מכן לחיצה על האפשרות הרצויה.

מרווח בין קבוצות    הגדרה זו קובעת את האופן שבו רשומות מקובצות יחדיו. לדוגמה, באפשרותך לקבץ בתו הראשון של שדה טקסט כך שכל מה שמתחיל באות "A" מקובץ יחד, כל מה שמתחיל באות "B" מקובץ יחד, וכן הלאה. עבור שדה תאריך, באפשרותך לקבץ לפי יום, שבוע, חודש, רבעון, או להזין מרווח מותאם אישית.

סכומים    כדי להוסיף סכומים, לחץ על אפשרות זו. באפשרותך להוסיף סכומים בשדות מרובים, ולחשב סוגים מרובים של סכומים באותו שדה.

חלון מוקפץ 'סכומים'

  • לחץ על החץ הנפתח סכום ב- ובחר בשדה שברצונך לסכם.

  • לחץ על החץ הנפתח סוג ובחר את סוג החישוב לביצוע.

  • בחר הצג סכום כולל כדי להוסיף סכום כולל לסוף הדוח (בכותרת התחתונה בדוח).

  • בחר הצג סכומי קבוצה כ- % מתוך הסכום הכולל כדי להוסיף פקד לכותרת התחתונה בקבוצה שמחשבת את אחוזי הסכום הכולל עבור כל קבוצה.

  • בחר הצג בכותרת עליונה בקבוצה או הצג בכותרת תחתונה בקבוצה כדי להציג את הסכום במיקום הרצוי.

לאחר שנבחר כל האפשרויות עבור שדה, תוכל לחזור על התהליך ולסכם שדה אחר על-ידי בחירת השדה השני מתוך הרשימה הנפתחת סכום ב-. אחרת, לחץ מחוץ לחלון המוקפץ סכומים כדי לסגור אותו.

כותרת    מאפשרת לך לשנות את הכותרת של השדה המסוכם. אפשרות זו נמצאת בשימוש עבור כותרת העמודה ולצורך הוספת תוויות לשדות סיכום בכותרות עליונות ותחתונות.

כדי להוסיף או לשנות את הכותרת:

  • לחץ על הטקסט הכחול אחרי עם כותרת.

    תיבת הדו-שיח גודל תצוגה מופיעה.

  • הקלד את הכותרת החדשה בתיבת הדו-שיח, ולאחר מכן לחץ על אישור.

עם/ללא מקטע כותרת עליונה    השתמש בהגדרה זו כדי להוסיף או להסיר מקטע כותרת עליונה המופיע לפני כל קבוצה. בעת הוספה של מקטע כותרת עליונה, Access מעביר את שדה הקיבוץ לכותרת העליונה עבורך. בעת הסרה של מקטע כותרת עליונה המכיל פקדים השונים משדה הקיבוץ, Access מבקש אישור למחוק את הפקדים.

עם/ללא מקטע כותרת תחתונה    השתמש בהגדרה זו כדי להוסיף או להסיר מקטע כותרת תחתונה המופיע אחרי כל קבוצה. בעת הסרת מקטע כותרת תחתונה המכיל פקדים, Access מבקש אישור למחוק את הפקדים.

תשאיר את הקבוצה יחד    הגדרה זו קובעת כיצד קבוצות נפרסות בעמוד כאשר הדוח מודפס. מומלץ להשאיר את הקבוצות יחד ככל האפשר כדי להפחית את מידת הפיכת העמודים הדרושה כדי לראות את הקבוצה כולה. עם זאת, הדבר בדרך כלל מגדיל את כמות הנייר הנדרשת כדי להדפיס את הדוח, מאחר ורוב העמודים יכילו שטח ריק כלשהו בתחתית העמוד.

  • אל תשאיר את הקבוצה בעמוד אחד    השתמש באפשרות זו אם אינך מודאג שמא הקבוצות יתחלקו לפי מעברי עמוד. לדוגמה, קבוצה של 30 פריטים עשויה להכיל 10 פריטים בתחתית עמוד אחד ואת 20 הפריטים הנותרים בחלק העליון של העמוד הבא.

  • להשאיר את הקבוצה בעמוד אחד    אפשרות זו מסייעת לצמצם את מספר מעברי העמוד בקבוצה. אם קבוצה אינה מתאימה לשטח הנותר בעמוד, Access משאיר שטח זה ריק ומתחיל את הקבוצה בעמוד הבא במקום זאת. קבוצות גדולות עדיין עשויות להתפרס על פני עמודים מרובים, אך אפשרות זו מצמצת את מספר מעברי העמוד בתוך הקבוצה ככל האפשר.

  • השאר את הכותרת העליונה ואת הרשומה הראשונה ביחד בעמוד אחד    עבור קבוצות עם כותרות עליונות בקבוצה, אפשרות זו מבטיחה שהכותרת העליונה בקבוצה לא תודפס בעצמה בתחתית עמוד. אם Access קובע שאין מספיק מקום לשורה אחת לפחות של נתונים שיודפסו אחרי הכותרת העליונה, הקבוצה מתחילה בעמוד הבא.

שינוי העדיפות של רמות הקיבוץ והמיון

כדי לשנות את העדיפות של רמת קיבוץ או מיון, לחץ על השורה בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום, ולאחר מכן לחץ על החץ למעלה או על החץ למטה בצד השמאלי של השורה.

מחיקת רמות הקיבוץ והמיון

כדי למחוק רמת קיבוץ או מיון, לחץ על השורה שברצונך למחוק בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום, ולאחר מכן הקש DELETE או לחץ על לחצן מחק בצד השמאלי של השורה. בעת מחיקה של רמת קיבוץ, אם שדה הקיבוץ היה בכותרת העליונה או בכותרת התחתונה בקבוצה, Access מעביר אותו למקטע 'פרטים' של הדוח. כל הפקדים האחרים שהופיעו בכותרת העליונה או בכותרת התחתונה בקבוצה נמחקים.

לראש הדף

יצירת דוח סיכום (ללא פרטי רשומה)

אם אתה מעוניין להציג סכומים כוללים בלבד (כלומר, רק המידע שבשורות כותרת עליונה וכותרת תחתונה), בכרטיסיה עיצוב אובייקט (או בכרטיסיה עיצוב בתצוגת עיצוב), בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על הסתר פרטים. פעולה זו מסתירה את הרשומות ברמה נמוכה יותר הבא של קיבוץ, המביא ליצירת מצגת קומפקטי הרבה יותר של נתוני הסיכום. למרות שהרשומות מוסתרות, הפקדים במקטע המוסתר אינם נמחקים. לחץ על הסתר פרטים שוב כדי לשחזר את שורות הפירוט בדוח.

יצירת אפקט קיבוץ בלי שימוש בכותרות עליונות

באפשרותך להשיג אפקט של קיבוץ בדוח שלך ללא שימוש בכותרות עליונות. הסרת כותרות יצירת דוח דחוס יותר מאחר פחות שטח אנכי משמשת הקווים כותרת עליונה.

ההליך הכללי כולל הסרה של הכותרת העליונה עבור כל קבוצה, מה שמעביר כל שדה הקיבוץ אל מקטע הפירוט של הדוח. כדי לשחזר את האפקט הקיבוץ חזותית, תגדיר את המאפיין הסתר כפולים של כל שדה קיבוץ ככן.

דוגמה

שקול זה דוח מקובץ טיפוסי המשתמשת כותרות קבוצה:

דוח מקובץ עם כותרות עליונות של קבוצות

כפי שניתן לראות, כל שם חברה תופסת שורה שלמה, כמו גם כל מספר הזמנה.

בדוגמה זו, תערוך את הדוח כך שייראה כמו באיור הבא:

דוח מקובץ כאשר כותרות הקבוצות הוסרו

  1. פתח את הדוח בתצוגת פריסה על-ידי לחיצה עליו בחלונית הניווט ולאחר מכן לחיצה על תצוגת פריסה תמונת לחצן .

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על קבץ ומיין. תמונת לחצן

    הערה: מומלץ להתחיל עם הקבוצה ברמת הנמוך ביותר ולעבוד שילוו מעלה; אחרת, התצוגה של הדוח עשוי להוות מבלבל בזמן שאתה עובד.

  3. לחץ על רמת הקיבוץ הנמוכה ביותר ברשימה ולאחר מכן לחץ על עוד.

  4. מתוך הרשימה הנפתחת מקטע כותרת עליונה, בחר ללא מקטע כותרת עליונה.

    בעת הסרת כותרת עליונה, Access משמר את תיבת הטקסט עבור שדה הקיבוץ על-ידי העברתה למקטע הפירוט. עם זאת, ייתכן אפשרות למחוק פקדים אחרים בכותרת של הקבוצה. Access יזהיר אותך אם פקדים כלשהם עומדים להימחק כתוצאה פעולה זו. אם צוינו פקדים בכותרת של הקבוצה שברצונך לשמור, הקפד להעביר אותם למקטע אחר של הדוח לפני ביצוע שלב זה. יהיה עליך לעבור לתצוגת עיצוב לשם העברת הפקדים למקטעים אחרים.

    דוח שנוצר מוצגים באיור הבא. שים לב שהמספר הסידורי הראשון הוא באותה שורה של רשומת הפירוט הראשונה, במקום בשורה משלה.

    דוח מקובץ עם כותרת עליונה שהוסרה של מספר הזמנה

    למרבה הצער, מזהה הזמנה חוזרת בכל שורה הפירוט ולאחר כך תתקשה לראות בדיוק כמה הזמנות קיימות. בשלב זה, הגדרת המאפיין של פקד תיבת הטקסט הסתר כפולים שימושי. בצע שלבים אלה כדי להגדיר מאפיין זה:

    • בחר אחד מהערכים החוזרים.

    • אם גליון המאפיינים אינו מוצג כעת, הקש F4 כדי להציגו.

    • בכרטיסיה תבנית של גליון המאפיינים, לחץ על הרשימה הנפתחת על הסתר כפולים ולאחר מכן לחץ על כן.

      מספרי ההזמנות הכפולות מוסתרים. שים לב שבאפשרותך לראות כמה הזמנות קיימות, והם וכמה מוצרים יש בכל הזמנה.

      דוח מקובץ עם מספרי הזמנות כפולים מוסתרים

  5. בדוגמה זו, אנו חזור על שלב 4 עבור רמת קיבוץ שם חברה. הדוח הסופי נראה כמו באיור הבא:

    דוח מקובץ כאשר כותרות הקבוצות הוסרו

    הערך של שם החברה הוא כעת באותה השורה של רשומת הפירוט הראשונה ולאחר מכן המאפיין הסתר כפולים מונע מהערך של שם החברה להופיע בכל שורה. עבור דוח ארוך המשתמשת כמה רמות קיבוץ, באפשרותך התוצאה חיסכון נייר משמעותי.

לראש הדף

שמירה, הדפסה או שליחת הדוח

לאחר שתשמור את עיצוב הדוח שלך, באפשרותך להשתמש בו כמה פעמים. עיצוב הדוח נשאר זהה, אך תוכל לראות את הנתונים הנוכחיים בכל פעם שאתה מדפיס את הדוח. אם צרכי הדיווח שלך ישתנו, באפשרותך לשנות את עיצוב הדוח או ליצור דוח דומה חדש המבוסס על המקור.

שמירת הדוח

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על שמור או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

    לחלופין, באפשרותך ללחוץ על שמור תמונת לחצן בסרגל הכלים לגישה מהירה.

  2. אם הדוח ללא שם, הקלד שם בתיבה שם דוח ולאחר מכן לחץ על אישור.

שמירת עיצוב הדוח תחת שם חדש

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על שמירה בשם תמונת לחצן .

  2. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הקלד שם בתיבה שמור דוח אל, לחץ על דוח בתיבת בשם ולאחר מכן לחץ על אישור.

הדפסת הדוח

באפשרותך להדפיס דוח מתוך הצגה לפני הדפסה, תצוגת פריסה, תצוגת עיצוב, תצוגת דוח, או מחלונית הניווט. לפני ההדפסה, עליך לבצע בדיקה חוזרת הגדרות העמוד, כגון השוליים וכיוון העמוד. Access שומר את הגדרות העמוד עם הדוח, כך שעליך להגדיר אותן פעם אחת בלבד. באפשרותך לשמור את ההגדרות מאוחר יותר, אם צרכיך ישתנו.

שינוי הגדרות העמוד

  1. פתח את הדוח בכל תצוגה.

  2. בכרטיסיה פריסת עמוד, בקבוצה עמודים, לחץ על אחת מהאפשרויות:

    • גודל תמונת לחצן מאפשרת לך לבחור מתוך מספר גדלי נייר, או להזין גודל עמוד מותאם אישית.

    • כיוון לאורך תמונת לחצן קובע כיוון העמוד אנכי.

    • לרוחב תמונת לחצן מכוון את העמוד באופן אופקי.

    • שוליים תמונת לחצן מאפשר לך לבחור בין כמה רוחבי שוליים מוגדרים מראש, או באפשרותך ללחוץ על מתקדם כדי להזין רוחבי שוליים מותאמים אישית באמצעות תיבת הדו-שיח הגדרת עמוד.

    • הצג שוליים הפעלה וביטול של התצוגה של שוליים וביטול (תצוגת פריסה בלבד).

    • עמודות מציג את תיבת הדו-שיח הגדרת עמוד. הזן את מספר העמודות הרצוי, הגדר את גודל העמודה הרצויה ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הדפס נתונים בלבד, מכבה את ההדפסה של תוויות כלשהן שהצבת הדוח. רק הפקדים המאוגדים לנתונים ב- הטבלה או השאילתה המשמשת כבסיס יודפסו. תכונה זו עשויה להועיל בדוחות שאתה מדפיס מדי פעם על טפסים מודפסים מראש. באפשרותך לכבות את הדפסת התוויות במצבים אלו, ולאחר מכן לאפשר את הדפסת התוויות כאשר אתה מדפיס את הדוח על עמוד ריק.

הערה: כדי להשתמש בהגדרות עמוד מפורטות יותר, לחץ על לחצן הגדרת עמוד בפינה השמאלית התחתונה של הקבוצה פריסת עמוד כדי להציג את תיבת הדו-שיח הגדרת עמוד. באפשרותך להשתמש בתיבת הדו-שיח הגדרת עמוד כדי להתאים את כל ההגדרות הזמינות בכרטיסיה פריסת עמוד, וכן כדי לבחור מדפסת ספציפית עבור הדוח.

שליחת הדוח למדפסת

  1. פתח את הדוח בכל תצוגה, או פשוט בחר את הדוח בחלונית הניווט.

  2. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על הדפס. לחצן 'הדפס'

  3. בתיבת הדו-שיח הדפסה, הזן את הבחירות שלך לקבלת אפשרויות כגון מדפסת, טווח הדפסה ומספר העותקים.

  4. לחץ על אישור.

לראש הדף

שליחת הדוח כהודעת דואר אלקטרוני

באפשרותך לשלוח את הדוח שלך למשתמשים כהודעת דואר אלקטרוני במקום להדפיס עותק.

  1. בחלונית הניווט, לחץ על הדוח כדי לבחור אותו, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על דואר אלקטרוני תמונת לחצן .

  2. בתיבת הדו-שיח שליחת אובייקט בתור, לחץ על תבנית הקובץ שבה ברצונך להשתמש.

    תיבת הדו-שיח 'שליחת אובייקט בתור'

  3. השלם את כל תיבות הדו-שיח שנותרו.

  4. כאשר תוכנית הדואר האלקטרוני שלך מופיעה, הקלד את פרטי ההודעה ושלח את ההודעה.

לראש הדף

הערות

בעיה שעשויות להתרחש אם יש לך דוח קובץ. accdb ממיין או בקבוצות על שדה בדיקת מידע, וברצונך לייבא קובץ. mdb דוח זה ולאחר מכן פתח אותו עם גירסה קודמת של Access.

השיטה הפנימית שלפיו שדות בדיקת מידע ממוינות ומקובצות בקבצי. accdb אינה תואמת קבצי. mdb. אם אתה יוצר דוח בקובץ. accdb שמשתמש בקיבוץ או מיון בסרגל בדיקת מידע שדה ולאחר מכן לייצא אותו לקובץ. mdb (או השתמש בפקודה שמירה בשם כדי לשמור את מסד הנתונים כקובץ. mdb) ולאחר מכן נסה לפתוח את הדוח עם גירסה קודמת של Access, הדוח טעינת תיכשל.

כדי לשנות את הדוח כך באפשרותך לייבא אותו לקובץ. mdb ולפתוח אותו בגירסה קודמת של Access, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בקובץ. accdb, צור עותק של הדוח.

  2. פתח את העותק של הדוח בתצוגת פריסה.

  3. אם חלונית קיבוץ, מיון וסיכום אינה מוצגת:

    1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על קבץ ומיין. תמונת לחצן

  4. מחק את כל השורות בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום על-ידי לחיצה על לחצן מחק מימין לכל שורה.

  5. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על שמור או הקש CTRL + S תמונת לחצן .

  6. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על סגור מסד נתונים. תמונת לחצן

  7. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן לחץ על פתח. תמונת לחצן

  8. אתר את הקובץ. mdb שלתוכו ברצונך לייבא את הדוח ולאחר מכן לחץ על פתח.

  9. ייבא את עותק הדוח לתוך הקובץ. mdb.

    כיצד?

    1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על Access. תמונת לחצן

    2. לחץ על עיון.

    3. אתר את הקובץ. accdb שמכיל את הדוח, ולחץ על פתח.

    4. אינך מייבא טבלאות נכון לעכשיו, ולכן לא משנה אם תבחר לייבא או לקשר אל נתוני המקור. לחץ על אישור כדי להמשיך.

    5. בתיבת הדו-שיח ייבוא אובייקטים, לחץ על הכרטיסיה דוחות.

    6. לחץ על הדוח שברצונך לייבא ולאחר מכן לחץ על אישור.

    7. אם פעולת הייבוא הושלמה בהצלחה, Access שואל אם ברצונך לשמור את שלבי הייבוא לשימוש עתידי. אם ברצונך לשמור את השלבים, בחר בתיבת הסימון שמור שלבי ייבוא, הזן את המידע המבוקש ולאחר מכן לחץ על שמור ייבוא. אם אין ברצונך לשמור את השלבים, לחץ על סגור.

      Access מייבא את הדוח ומציג אותו בחלונית הניווט.

  10. פתח את הדוח בתצוגת פריסה.

  11. אם החלונית רשימת שדות אינה מוצגת:

    1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על הוסף שדות קיימים תמונת לחצן .

  12. בחלונית שדות זמינים בטבלאות קשורות, חפש את הטבלה המכילה את השדה שברצונך להציג בדוח. שדה זה יכיל את אותם ערכים שאתה רואה כעת שמציג שדה בדיקת המידע בדוח.

  13. גרור את השדה לדוח.

    כעת יש לך שתי עמודות המציגות אותו מידע.

  14. באמצעות לחצן העכבר הימני על שדה התצוגה שהוספת זה עתה, ולחץ על אפשרות המיון שהרצויה.

  15. מחק את שדה התצוגה שהוספת והתאמת ממוינת פשוט.

  16. אם חלונית קיבוץ, מיון וסיכום אינה מוצגת:

    1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קיבוץ וסכומים, לחץ על קבץ ומיין. תמונת לחצן

  17. לחץ על הוסף קבוצה.

  18. בחלון המוקפץ שדה/ביטוי, לחץ על השם של שדה בדיקת המידע בדוח.

הדוח הוא כעת ממוינות ומקובצות כפי שהיה בקובץ. accdb. שמור וסגור את הדוח.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×