יצירת דוחות משנה ושימוש בהם

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בעת עבודה עם נתונים יחסיים (שבו מאוחסנת נתונים קשורים בטבלאות נפרדות), לעתים קרובות עליך להציג מידע מטבלה או שאילתה יותר מרשומה אחת בדוח אותו. לדוגמה, אתה מעוניין לראות נתוני לקוחות, אך בנוסף ברצונך לראות מידע אודות הזמנות הלקוח בבת אחת. דוח משנה הוא כלי שימושי לביצוע פעולה זו משום שהיא מאפשרת לך להציג את מידע ההזמנה בדוח עם פרטי הלקוח, באופן לוגי וקריא. Microsoft Office Access 2007 מספק דרכים רבות לסייע לך ליצור דוחות משנה במהירות.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הכרת דוחות משנה

יצירת דוח משנה

לבצע שינויי עיצוב דוח משנה

הכרת דוחות משנה

דוח משנה הוא דוח שנוסף דוח אחר. בעת שילוב דוחות, אחד מהם חייב לשמש כדוח העיקרי המכיל את הדוח האחר. דוח ראשי הוא מאוגד או לא מאוגד. דוח מאוגד הוא ערך שאינו ניתן להציג נתונים וכולל טבלה, שאילתה או משפט SQL שצוין במאפיין מקור רשומה שלו. דוח לא מאוגד הוא ערך שאינו שאינו מבוסס על טבלה, שאילתה או משפט SQL (כלומר, המאפיין מקור רשומה של הדוח הוא ריק).

עצה: ב- Access 2010, דוחות יש פריסות פקדים, לסייע בשמירה על דברים המסודרים ונראות טוב!

דוגמה של דוח ראשי לא מאוגד עם שני דוחות משנה לא קשורים   

דוח ראשי לא מאוגד אינו יכול להציג את כל הנתונים משלו, אך הוא שיכול להוות עדיין דוח ראשי עבור דוחות משנה לא קשורים שברצונך לשלב.

דוח ראשי לא מאוגד עם שני דוחות משנה המציגים נתונים לא קשורים

1. דוח ראשי לא מאוגד מכיל שני דוחות משנה.

2. דוח משנה אחד מסכם מכירות לפי עובד.

3. דוח המשנה השני מסכם מכירות לפי קטגוריה.

דוגמה של דוח ראשי ודוח משנה המאוגדים לאותו מקור רשומה   

באפשרותך להשתמש בדוח הראשי כדי להציג רשומות מפורטות, כגון כל מכירה בשנה, ולאחר מכן השתמש דוח משנה כדי להציג מידע סיכום, כגון סך כל המכירות לכל רבעון.

דוח ראשי ודוח משנה המאוגדים לאותו מקור רשומה

1. המשנה מסכם השנה מכירות לפי רבעון.

2. הדוח הראשי מפרט מכירות יומיות.

דוגמה של דוח ראשי ודוח משנה המאוגדים הקשורים מקורות רשומה   

דוח ראשי יכול להכיל נתונים משותפים דוחות משנה אחד או יותר. במקרה זה, דוח המשנה מכיל נתונים שקשורים לנתונים בדוח הראשי.

דוח ראשי עם שני דוחות משנה המציגים נתונים קשורים

1. הדוח הראשי מפרט את שם העיר של כל תערוכה.

2. המשנה מפרט את הנציגים זכאים בכל תערוכה.

טפסי משנה בדוח

דוח ראשי יכול לכלול טפסי משנה, דוחות משנה, בנוסף ומסמכים יכול לכלול שיותר טפסי משנה ודוחות משנה. בנוסף, דוח ראשי יכולה להכיל עד שבע רמות של טופסי משנה ודוחות. לדוגמה, דוח יכול לכלול דוח משנה, ואת משנה זה יכול לכלול טופס משנה או דוח משנה, וכן הלאה, עד שבע רמות עמוקה.

אם תוסיף טופס משנה על דוח ולאחר מכן פתח את הדוח בתצוגת דוח, באפשרותך להשתמש המשנה כדי לסנן רשומות ולנווט. Visual Basic for Applications (VBA) קוד ופקודות מאקרו מוטבע המצורפים הטופס והפקדים שלו ימשיכו לפעול, למרות אירועים מסוימים אינם זמינים בהקשר זה. ניתן להוסיף, לערוך או למחוק רשומות באמצעות טופס משנה בדוח.

קישור דוח משנה או דוח משנה

בעת הוספת טופס משנה או דוח משנה שמכיל מידע הקשור לנתונים בדוח הראשי, פקד דוח המשנה חייב להיות מקושר לדוח הראשי. הקישור מבטיח הרשומות המוצגות טופס משנה או דוח משנה יתאימו לרשומות ומודפסים בגווני הדוח הראשי.

בעת יצירת טופס משנה או דוח משנה באמצעות אשף או על-ידי גרירת אובייקט מחלונית הניווט לדוח, Access קישורי באופן אוטומטי את טופס המשנה או דוח המשנה לדוח הראשי אם אחד מהתנאים הבאים מתקיימים.

  • עליך להגדיר קשרי גומלין עבור הטבלאות שבחרת, או שהגדרת קשרי גומלין עבור הטבלאות המשמשות כבסיס לשאילתות שבחרת.

    לקבלת מידע נוסף אודות יצירת קשרי גומלין, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

  • הדוח הראשי מבוסס על טבלה עם מפתח ראשי ו- טופס המשנה או דוח המשנה המבוסס על טבלה מכיל שדה עם שם זהה לזה של המפתח הראשי, יש זהים או תואמים של סוג נתונים. לדוגמה, אם המפתח הראשי של הטבלה המשמשת כבסיס הדוח הראשי הוא שדה מספור אוטומטי המאפיין גודל שדה שלו מוגדר כמספר שלם ארוך, השדה המתאים בטבלה המשמשת כבסיס עבור טופס המשנה או דוח המשנה חייב להיות שדה מספר עם מאפיין גודל שדה מוגדר כמספר שלם ארוך. אם אתה בוחר שאילתה או שאילתות כמקור רשומה של טופס משנה או דוח משנה, הטבלאות המשמשות כבסיס השאילתה או בשאילתות חייבת לעמוד בתנאים אותו.

לראש הדף

יצירת דוח משנה

אם דוח המשנה מקושר לדוח הראשי, ודא כי שמקורות הרשומה הבסיסיים קשורים לפני באמצעות הפרוצדורה הבאה. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת קשרי גומלין, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

השתמש באשף דוחות המשנה כדי ליצור דוח משנה

  1. פתח את הדוח שבו ברצונך להשתמש כדוח העיקרי ב- תצוגת עיצוב.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, ודא שהאפשרות השתמש באשפי בקרה תמונת לחצן נבחרה. תמונת לחצן

  3. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על טופס משנה/דוח משנה תמונת לחצן .

  4. בדוח, לחץ במקום שבו ברצונך למקם את דוח המשנה.

  5. בעמוד הראשון באשף דוחות המשנה, אם ברצונך ליצור טופס משנה חדש או דוח משנה ואת לבסס אותו על טבלה או שאילתה, לחץ על השתמש טבלאות ושאילתות קיים. אם קיימת דוח קיים או הטופס שברצונך שישמש המשנה, לחץ על השתמש טופס או דוח קיים, בחר את הטופס או הדוח ברשימה ולאחר מכן לחץ על הבא.

    בחירת מקור נתונים באשף דוחות המשנה

  6. אם בחרת באפשרות השתמש טופס או דוח קיים בעמוד הקודם של האשף, דלג על שלב זה ועבור ישירות אל שלב 7. אחרת, מתוך הרשימה טבלאות/שאילתות, בחר הטבלה או השאילתה המכילה את השדות שברצונך לכלול המשנה, ולאחר מכן לחץ פעמיים על השדות הרצויים ברשימה שדות זמינים רשימה כדי להוסיף אותו להודעה המשנה.

    בחירת שדות באשף דוחות המשנה

    אם בכוונתך ליצור קישור המשנה לדוח הראשי, הקפד לכלול את השדה או השדות שישמש כדי ליצור את הקישור, גם אם אינך מעוניין שיוצגו. בדרך כלל, שהשדה המקשר הוא שדה מזהה. באיור הקודם, הטבלה Orders הוא מקור רשומה עבור דוח המשנה, והוא בטבלה Customers מקור הרשומה של הדוח הראשי. מאחר הטבלה Orders קשורה בטבלה Customers לפי השדה ' מזהה לקוח ', שדה זה נוסף לרשימת שדות נבחרים.

    הערה: באפשרותך לכלול שדות מטבלאות או שאילתות מרובות בטופס שלך. לאחר שתסיים להוסיף שדות מטבלה אחת, בחר את הטבלה או השאילתה הבאה מתוך הרשימה טבלאות/שאילתות ולאחר מכן הוסף את השדות הרצויים.

    לחץ על הבא כדי להמשיך.

  7. בדף זה של האשף, אתה קובע כיצד לקשר המשנה לדוח הראשי. אם Access מוצא ששדות שנראה מתאים עבור קישור המשנה לדוח הראשי, האשף מציג רשימה של הצעות המקשרים אפשריות.

    Access מציע שדות לקישור באשף דוחות המשנה

    באפשרותך לבחור את ההצעה המקשרים שנראית המתאים ביותר למצבך או, אם אינך מעוניין המשנה יש לקשר לדוח הראשי, בחר באפשרות ללא. אם ברצונך לקשר המשנה לדוח הראשי, אך אף אחת מההצעות נראה מתאים, לחץ על הגדרת התמונות שלי.

    הערה: אם האשף מוצא שדות אפשרות זו מתאימה לקישור, אותו אינה מספקת רשימה של הצעות קישור ובוחר באופן אוטומטי את האפשרות הגדר התמונות שלי.

    הגדרת קישורים משלך באשף דוחות המשנה

    כאשר האפשרות ' הגדר התמונות שלי נבחרה, האשף מציג שתי קבוצות של רשימות.

    • תחת שדות טופס/דוח, בחר את השדה או השדות מהדוח הראשי שבו ברצונך להשתמש כדי לקשר את הדוח הראשי טופס המשנה או דוח המשנה. באפשרותך לבחור עד שלושה שדות, ועל כל שדה שתבחר להתאים שדה קשורות במקור הנתונים של טופס המשנה או של דוח משנה.

    • תחת שדות טופס משנה/דוח משנה, בחר את שדה מתאים או שדות טופס משנה או דוח המשנה המקשרים השדות דוח ראשי שבחרת.

    • כדי להשאיר את טופס המשנה או דוח המשנה לא מקושרים לדוח הראשי, ודא כי כל הרשימות ריקים.

      לחץ על הבא כדי להמשיך.

  8. בעמוד האחרון של האשף, הקלד שם עבור טופס המשנה או דוח משנה, או פשוט לחץ על סיום כדי לקבל את ברירת המחדל.

    הוספת שם באשף דוחות המשנה

Access מוסיף פקד דוח המשנה לדוח ומאגד את הפקד (כלומר, שהוא מגדיר מאפיין אובייקט מקור הפקד) באופן הבא:

  • אם בחרת באפשרות השתמש טופס או דוח קיים בעמוד הראשון של האשף, Access מבצעת איגוד פקד דוח המשנה דוח או טופס שציינת.

  • אם בחרת להשתמש בטבלאות ובשאילתות קיימות בעמוד הראשון של האשף, Access יוצר אובייקט דוח חדש בחלונית הניווט ומאגד מכן פקד דוח המשנה אליו. שם האובייקט דוח חדש זהה השם שהקלדת בעמוד האחרון של האשף.

הוספת טבלה, שאילתה, טופס או דוח לדוח כדוח משנה

היא דרך מהירה כדי להוסיף דוח משנה דוח כדי לפתוח את הדוח הראשי בתצוגת עיצוב ולאחר מכן גרור את אובייקט מחלונית הניווט אליו. אם אתה מעוניין את טופס המשנה או דוח המשנה יש לקשר לדוח הראשי, ודא כי שמקורות הרשומה הבסיסיים קשורים מקורות רשומה לכלול את השדות שישמש כדי לקשר את טופס המשנה או דוח המשנה לדוח הראשי. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת קשרי גומלין, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

  1. בחלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שבו ברצונך להשתמש כדוח העיקרי ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

  2. גרור טבלה, שאילתה, טופס או דוח אחר מחלונית הניווט אל המקטע של הדוח הראשי שבו ברצונך שדוח המשנה יופיע.

Access מבצע אחת מהפעולות הבאות:

  • אם Access באפשרותך לקבוע כיצד לקשר את שני האובייקטים, Access מוסיף לפקד דוח משנה הדוח. אם אתה מוסיף לטופס או לדוח, Access מבצעת איגוד פקד דוח המשנה על אובייקט זה. אם אתה מוסיף טבלה או שאילתה, Access יוצר תחילה אובייקט דוח ומאגד מכן פקד דוח המשנה לאובייקט חדש זה.

  • אם Access אינו יכול לקבוע כיצד לקשר את שני האובייקטים, מופיע באשף דוחות המשנה. כדי להמשיך, בצע את ההליך המתואר בסעיף יצירת דוח משנה, החל מ- שלב 7.

    לאחר השלמת האשף, Access מוסיף המשנה לדוח.

השתמש בהליך הבא כדי לבדוק שוב הדבר טופס המשנה או דוח המשנה כראוי מקושר לדוח הראשי.

  1. לחץ על פקד דוח המשנה כדי לבחור אותו.

  2. אם גליון המאפיינים אינו מוצג כבר, הקש F4 כדי להציגו.

  3. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, בדוק את המאפיינים קישור שדות אבוקישור שדות צאצא.

    • לא מקושרים של טופס משנה או דוח משנה, שניהם ממאפיינים אלה צריך להיות ריקה.

    • עבור טופס המשנה מקושרות או דוח משנה, המאפיינים קישור שדות אבוקישור שדות צאצא אמור להציג את השדה או השדות שבהם לשייך את שני האובייקטים יחד. לדוגמה, אם הדוח הראשי מציג מידע מהטבלה Employees ומציג טופס המשנה או דוח המשנה מידע מהטבלה הזמנות, המאפיין קישור שדות אב אמור להציג את השדה ' מזהה ' מהטבלה Employees ולהציג המאפיין קישור שדות צאצא אמור השדה Employee ID מהטבלה הזמנות.

ייתכן שתגלה כי מאפיינים אלה שתצטרך אפשרות לערוך את טופס המשנה או דוח משנה יפעלו כראוי. השתמש בהליך הבא.

  1. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, לחץ על תיבת המאפיין קישור שדות אב ולאחר מכן לחץ על לחצן 'בונה' .

    מופיעה תיבת הדו-שיח מקשר שדות דוח משנה.

    תיבת הדו-שיח 'מקשר שדות דוח משנה'

  2. ברשימות שדות צאצא ו שדות אב, בחר את השדות שברצונך לקשר את הדוחות עם. אם אינך בטוח באילו שדות להשתמש, לחץ על הצע כדי להפוך Access ינסה לקבוע את השדות המקשרים. לאחר שתסיים, לחץ על אישור.

    אם אינך רואה את השדה שבו ברצונך להשתמש כדי לקשר את הדוח, עליך לערוך את מקור הרשומה של הדוח הראשי או של טופס משנה או דוח משנה כדי לוודא שהוא מכיל שהשדה המקשר. לדוגמה, אם הדוח מבוסס על שאילתה, עליך לוודא שהשדה המקשר קיים בתוצאות השאילתה.

  3. שמור את הדוח הראשי ולתצוגת דוח ולאחר מכן ודא כי הדוח פועל כצפוי.

הוספת טבלה או שאילתה לדוח בגליון נתונים

גליון נתונים הוא ייצוג חזותי פשוטה של נתונים, בדומה לגיליון. כל עמודה בגליון נתונים מייצגת שדה מקור בטבלה או בשאילתה ולאחר כל שורה מייצגת רשומה. באפשרותך להשתמש הפקד טופס משנה/דוח משנה כדי להציג גליון נתונים בדוח. זהו טכניקה טובה לשימוש במצבים שבו ברצונך תצוגה קומפקטית נתונים אך אינך צריך את יכולות עיצוב של אובייקט בטופס או בדוח. כדי להוסיף גליון נתונים לדוח:

  1. בחלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שבו ברצונך להשתמש כדוח העיקרי ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, ודא שהאפשרות השתמש באשפי בקרה לא נבחרה. תמונת לחצן

  3. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על הכלי תמונת לחצן של טופס משנה/דוח משנה.

  4. בדוח, לחץ במקום שבו ברצונך למקם את דוח המשנה.

  5. אם הפעלת האשף דוח משנה, לחץ על ביטול כדי לסגור אותה.

  6. אם גליון המאפיינים אינו מוצג כבר, הקש F4 כדי להציגו.

  7. בדוח, לחץ על פקד דוח משנה חדש כדי לבחור אותו.

  8. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, לחץ על החץ בתיבת המאפיין אובייקט מקור ולאחר מכן לחץ על הטבלה או השאילתה שברצונך להציג בפקד דוח משנה. לדוגמה, כדי להציג את הטבלה Orders, לחץ על Table.Orders.

    Access מנסה לקשר גליון הנתונים לדוח הראשי, בהתבסס על קשרי הגומלין שהוגדרו במסד הנתונים.

  9. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, בדוק את המאפיינים קישור שדות אבוקישור שדות צאצא.

    • עבור גליון נתונים לא מקושרים, ודא שתיהן ממאפיינים אלה ריק.

    • עבור גליון נתונים מקושרים, להבטיח המאפיינים קישור שדות אבוקישור שדות צאצא יציגו את השדה או השדות הקשורות הדוח הראשי גליון הנתונים. לדוגמה, אם הדוח הראשי מציג מידע מהטבלה Employees גליון הנתונים מציג מידע מהטבלה הזמנות, המאפיין קישור שדות אב אמור להציג את השדה ' מזהה ' מהטבלה Employees, ולהציג המאפיין קישור שדות צאצא אמור השדה Employee ID מהטבלה הזמנות.

במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך להגדיר הקישור מאפייני שדה בעצמך. באפשרותך לעשות זאת באמצעות ההליך הבא.

  1. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, לחץ על תיבת המאפיין קישור שדות אב ולאחר מכן לחץ על לחצן 'בונה' .

    מופיעה תיבת הדו-שיח מקשר שדות דוח משנה.

    תיבת הדו-שיח 'מקשר שדות דוח משנה'

  2. ברשימות שדות צאצא ו שדות אב, בחר את השדות שבהם ברצונך להשתמש כדי לקשר את הדוח הראשי גליון הנתונים. אם אינך בטוח באילו שדות להשתמש, לחץ על הצע כדי להפוך Access ינסה לקבוע את השדות המקשרים. לאחר שתסיים, לחץ על אישור.

    אם אינך רואה שדה שבו ברצונך להשתמש עבור קישור, עליך לערוך את מקור הרשומה של הדוח הראשי או על גליון הנתונים כדי לוודא שהוא מכיל שהשדה המקשר. לדוגמה, אם גליון הנתונים מבוסס על שאילתה, עליך לוודא שהשדה המקשר קיים בתוצאות השאילתה.

  3. שמור את הדוח הראשי ולתצוגת דוח ולאחר מכן ודא כי הדוח פועל כצפוי.

לראש הדף

לבצע שינויי עיצוב דוח משנה

לאחר הוספת דוח משנה לדוח, ייתכן שתרצה לבצע שינויי עיצוב המשנה, או ייתכן שתרצה להפנות לנתונים דוח משנה בדוח הראשי. הסעיפים הבאים מספקים עצות לביצוע משימות אלה.

פתח טופס משנה או דוח משנה בחלון חדש בתצוגת עיצוב

כדי לבצע שינויי עיצוב טופס משנה או דוח משנה בזמן שאתה עובד בדוח הראשי שלו בתצוגת עיצוב, באפשרותך לפתוח את טופס המשנה או דוח המשנה בחלון משלה.

  1. לחץ על טופס המשנה או דוח המשנה כדי לבחור אותו.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ על דוח משנה בחלון חדש תמונת לחצן .

הערה: פקודה זו אינה זמינה אם הפקד טופס משנה/דוח משנה מאוגדת טבלה או שאילתה.

הצגת סיכום מתוך דוח משנה בדוח הראשי

נניח שאתה משתמש בשם Orders דוח המשנה המכיל של תיבת טקסט הנקראת משלוח סכום עמלת ותיבת טקסט זו מחשבת את הסכום של העמודה דמי משלוח דוח משנה. כדי להציג את הסכום מהמשנה בדוח הראשי, עליך להוסיף תיבת טקסט לדוח הראשי ולאחר מכן להשתמש בביטוי כדי להפנות אל תיבת הטקסט משלוח סכום עמלת המשנה. באפשרותך לעשות זאת באמצעות ההליך הבא.

  1. באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח הראשי בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על תיבת טקסט. תמונת לחצן

  3. בדוח הראשי, לחץ במקום שבו ברצונך למקם את תיבת הטקסט החדשה.

  4. אם גליון המאפיינים אינו מוצג כבר, הקש F4 כדי להציגו.

  5. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, בתיבת המאפיין מקור פקד, הקלד את הביטוי הבא.

    = IIf (IsError ([Orders דוח משנה]. [ דוח]! [משלוח סכום עמלת]), 0, [דוחות המשנה Orders]. [דוח]! [משלוח סכום עמלת])

    הערות: 

    • בדוגמה זו, תוכל להשתמש בביטוי פשוטה יותר = [הזמנות דוח משנה]. [ דוח]! [משלוח סכום עמלת] אך לאחר מכן, אם המשנה אינו מכיל נתונים, הפקד בדוח הראשי מציג #Error. שימוש בפונקציה IsError בתוך הפונקציה IIf , כמוצג בביטוי הראשון, מבטיחה כי תיבת הטקסט בדוח הראשי מציג אפס (0) אם המשנה אינה מחזירה נתונים.

    • באפשרותך להשתמש בבונה הביטויים כדי ליצור את הביטוי על-ידי לחיצה על לחצן 'בונה' בתיבת המאפיין מקור פקד.

  6. בכרטיסיה תבנית של גליון המאפיינים, הגדר את המאפיין תבנית לערך המתאים (במקרה זה, מטבע ).

  7. שמור את הדוח, ולאחר מכן עבור תצוגת דוח כדי לוודא מהחישוב פועל כצפוי.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×