יצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

כאשר מספר אנשים בארגון עובדים יחד על קבצים, לעיתים הגירסאות, ההערות והודעות הדואר האלקטרוני מפוזרים במקומות שונים. באפשרותך לעזור לאנשים לעבוד יחד ביעילות רבה יותר באמצעות אתר סביבת עבודה של מסמכים.

הערה: כדי ליצור אתר סביבת עבודה של מסמכים, אתה חייב להיות בעל הרשאה ליצירת אתרי סביבת עבודה באתר של Microsoft Windows SharePoint Services שבו אתר סביבת העבודה של מסמכים ממוקם. לקבלת מידע נוסף, פנה למנהל המערכת.

בנושא זה

מבט כולל על אתר סביבת עבודה של מסמך

עדכון קבצים

דרכים ליצירת אתר סביבת עבודה של מסמך

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמך מקובץ של Office

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמך על-ידי שליחת דואר אלקטרוני

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמך מתוך קובץ בספריה

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמך מתוך דפדפן אינטרנט

הוספת חברים באתר סביבת עבודה של מסמך

מבט כולל על אתר סביבת עבודה של מסמכים

אתר סביבת עבודה של מסמכים הוא אתר SharePoint שעוזר לך לתאם את ההתפתחות של מסמך קשור אחד או יותר עם אנשים אחרים. האתר מספק כלים לשיתוף ועדכון קבצים וליידע אנשים לגבי מצבם של קבצים אלה.

ביצירת אתר שמבוסס על קבצים מכל אחת מהתוכניות הבאות של Microsoft Office system 2007 — Word‏, Excel‏, PowerPoint או Visio — באפשרותך לעבוד ישירות בקובץ באתר סביבת העבודה של מסמכים או לעבוד על עותק שלך. באפשרותך לעדכן מדי פעם את העותק שלך בשינויים מהשרת או לעדכן את השרת בשינויים מהעותק שלך.

ביצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים, הקובץ שלך מאוחסן בספריית מסמכים באתר, שבה יכולים חברים לעבוד עם הקובץ באמצעות תוכנית של Microsoft Office או להציג את הקובץ בדפדפן אינטרנט. באפשרות חברים להוסיף קבצים קשורים לספריה. ספריה היא מיקום באתר SharePoint שבו באפשרותך ליצור, לאסוף, לעדכן ולנהל קבצים יחד עם חברי צוות. ספריות יכולות לעקוב אחר גירסאות קבצים, כך שאנשים רואים את היסטוריית השינויים ויכולים לשחזר גירסה קודמת במידת הצורך. ספריות עשויות גם לדרוש אישור קבצים והוצאת מסמכים כדי למנוע מאנשים לבצע שינויים מתנגשים באותו זמן.

אתר סביבת עבודה של מסמכים מספק גם רשימות שמסייעות לחברי צוות להתקשר ביניהם ולעקוב אחר משימות, כמו הודעות וקישורים. לדוגמה, ייתכן שברצונך להציג חבר צוות חדש שעובד בפרוייקט או לשתף קישור אל אתר אינטרנט קשור. באפשרותך גם להירשם לקבלת התראות עבור המסמך או סביבת העבודה, כך שתקבל הודעת דואר אלקטרוני כאשר מישהו משנה מסמך או מוסיף תוכן חדש.

לראש הדף

עדכון קבצים

באפשרותך להשתמש בכלי ניהול המסמכים, כמו אלה להוספת חברים לאתר או עדכון משימות, מתוך אתר סביבת העבודה של מסמכים בדפדפן אינטרנט או מתוך חלונית המשימות ניהול מסמכים עבור הקובץ.

חלונית המשימות ניהול מסמכים

בשימוש ב- Word‏, Excel‏, PowerPoint או Visio לפתיחת עותק מקומי של המסמך שעליו מבוסס אתר סביבת העבודה של מסמכים, התוכנית של Microsoft Office מקבלת מדי פעם עדכונים מאתר סביבת העבודה של מסמכים ומודיעה לך שעליך לעדכן את העותק שלך עם השינויים. לדוגמה, אם העותק באתר סביבת העבודה של מסמכים השתנה, ייתכן שברצונך לראות ולעבוד עם עדכונים אלה בעותק שלך.

כשאתה משנה את העותק שלך, באפשרותך לעדכן מדי פעם את העותק באתר סביבת העבודה של מסמכים, כך שהשינויים יהיו זמינים לחברים אחרים של האתר. אם השינויים בעותק באתר סביבת העבודה של מסמכים מתנגשים עם השינויים שעשית בעותק שלך, באפשרותך לבחור איזה עותק לשמור. באפשרותך גם לשנות את הגדרות העדכון, כמו מתי מופיעה ההודעה שעליך לעדכן את הקובץ.

עדכון מסמכים זמין עבור סוגי הקבצים הבאים בלבד:

  • מסמכי Word

  • קבצי XML של Word

  • דפי אינטרנט של קובץ יחיד (MHTML) ב- word

  • חוברות עבודה של Excel

  • Single File Web Pages (MHTML)‎ של Excel

  • קבצי XML של Excel

  • מצגות PowerPoint

  • שרטוטי Visio

לראש הדף

דרכים ליצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים

ביצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים, באפשרותך להתחיל להשתמש בו מיד, להוסיף אליו רשימות או ספריות אחרות, או להתאים אישית את האתר כך שיענה על הצרכים המסוימים שלך.

אם אתה מגדיר אתר סביבת עבודה של מסמכים על-ידי שליחת דואר אלקטרוני מתוך Microsoft Office Outlook 2007, האנשים שאתה כולל בתיבות אל ועותק של ההודעה נוספים אוטומטית כחברים באתר. אם אתה משתמש בפרוצדורה אחרת ליצירת סביבת עבודה, באפשרותך להוסיף חברים אחרים לאחר יצירת האתר.

באפשרותך ליצור אתר סביבת עבודה של מסמכים בדרכים הבאות:

  • מחלונית המשימות ניהול מסמכים    יצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים היא אחת הדרכים שבאפשרותך לשתף קובץ כשאתה עובד בכל אחת מתוכניות מהדורה 2007 של Office הבאות: Word, Excel, PowerPoint, או Visio. שיטה זו עשויה להיות הטובה ביותר אם אתה כבר עובד על קובץ וברצונך ליצור סביבת עבודה מבלי לצאת מהתוכנית.

  • על-ידי שליחת דואר אלקטרוני    באפשרותך ליצור אתר סביבת עבודה של מסמכים כשאתה שולח קובץ כקובץ מצורף משותף בהודעת דואר אלקטרוני. בתור השולח של קובץ מצורף משותף, אתה הופך למנהל של סביבת העבודה. כל הנמענים של ההודעה הופכים לחברים באתר סביבת עבודה של מסמכים, שבו הם מקבלים הרשאה לתרום לאתר. השתמש בשיטה זו אם ברצונך לשלב את יצירת סביבת העבודה עם הזמנת חברים לאתר.

  • ממסמך שכבר נמצא בספריית SharePoint    השתמש בשיטה זו אם הקובץ שלך כבר מאוחסן בספריה באתר SharePoint. כשאתה מעדכן את הקובץ באתר סביבת העבודה של מסמכים, באפשרותך לעדכן את העותק המקורי בספריה בשינויים שלך.

  • מאתר של SharePoint    שיטה זו יוצרת אתר סביבת עבודה של מסמכים כשאתה עובד באתר SharePoint בדפדפן אינטרנט. שיטה זו מאפשרת לבחור פרטים נוספים בעת יצירת האתר, כמו התיאור, הרשאות משתמשים והחלק האחרון של כתובת האינטרנט של האתר.

לראש הדף

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים מקובץ של Office

  1. בצע את הפעולות הבאות בתוכניות מהדורה 2007 של Office אלה:

    Word,‏ Excel או PowerPoint

    • לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , לחץ על פרסום ולאחר מכן לחץ על יצירת סביבת עבודה של מסמך.

      Visio

    • בתפריט כלים, לחץ על ניהול מסמכים.

  2. בחלונית המשימות ניהול מסך , תחת סביבת עבודה של מסמך, הקלד שם עבור סביבת העבודה.

    אם כבר שמרת את הקובץ, שם ברירת המחדל הוא שם המסמך, אך באפשרותך לשנותו.

  3. ברשימה מיקום עבור סביבת עבודה חדשה, הזן את המיקום של אתר ה- SharePoint שבו ברצונך ליצור את סביבת העבודה.

    אם ביקרת באתר SharePoint שלך בעבר, שמו יופיע ברשימה. אם אינך רואה את שם האתר שלך, לחץ על הקלד כתובת URL חדשה ולאחר מכן הקלד את כתובת האינטרנט של האתר שלך.

  4. לחץ על יצירה.

  5. אם עדיין לא שמרת את הקובץ, לחץ על כן כשמופיעה הודעה שעליך לשמור את הקובץ.

לראש הדף

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים על-ידי שליחת דואר אלקטרוני

באפשרותך ליצור אתר סביבת עבודה של מסמכים מתוך Office Outlook 2007 על-ידי שליחת קובץ כקובץ מצורף משותף. האנשים שאתה כולל בתיבות אל ועותק של הודעת הדואר האלקטרוני הופכים לחברים באתר. נמענים מקבלים עותק של הקובץ שעליו אתה מבסס את אתר סביבת העבודה של מסמכים, והזמנה לבקר בסביבת העבודה.

  1. ב- Office Outlook 2007, בתפריט קובץ, לחץ על חדש, ולאחר מכן לחץ על הודעת דואר.

  2. בתיבה אל או עותק של הודעת הדואר האלקטרוני, הזן את שמות האנשים להוספה כחברים לאתר סביבת העבודה של מסמכים.

  3. בכרטיסיה הודעה, בקבוצה הכללה, לחץ על צירוף קובץ ולאחר מכן לחץ על קובץ.

  4. דפדף אל ובחר את הקובץ שברצונך לצרף ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  5. בכרטיסיה הודעה, בקבוצה הכללה, לחץ על צירוף קובץ ולאחר מכן לחץ על אפשרויות קובץ מצורף.

  6. בחלונית המשימות אפשרויות קובץ מצורף לחץ על קבצים מצורפים משותפים.

    הזמנה וקישור אל אתר סביבת העבודה של מסמכים מתווספים אל גוף הודעת הדואר האלקטרוני.

  7. ברשימה צור סביבת עבודה של מסמך ב, הזן את המיקום של אתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את סביבת העבודה.

    אם ביקרת באתר SharePoint שלך בעבר, שמו יופיע ברשימה. אם אינך רואה את שם האתר שלך, לחץ על הקלד כתובת URL חדשה ולאחר מכן הקלד את כתובת האינטרנט של האתר שלך.

  8. אם ברצונך להתאים אישית את ההודעה, שנה או הוסף את הטקסט או הגרפיקה הרצויים.

  9. לחץ על שלח.

לראש הדף

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים מקובץ בספריה

השתמש בפרוצדורה זו ליצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים מקובץ שכבר נמצא בספריה באתר SharePoint.

  1. בדפדפן אינטרנט, פתח את הספריה באתר SharePoint שמכילה את הקובץ.

    אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

  2. הצבע על הקובץ, לחץ על החץ שמופיע, הצבע על שלח אל ולאחר מכן לחץ על יצירת סביבת עבודה של מסמך.

  3. לחץ על אישור.

הערה: לאחר ביצוע השינויים בקובץ באתר סביבת העבודה של מסמכים, באפשרותך לפרסם את השינויים שלך חזרה אל העותק המקורי של הקובץ בספריה. בדפדפן אינטרנט, פתח את אתר סביבת העבודה של מסמכים באתר SharePoint. בספריית סביבת העבודה שמכילה את המסמך שלך, הצבע על הקובץ, לחץ על החץ שמופיע, הצבע על שלח אל ולאחר מכן לחץ על פרסום למיקום המקור.

לראש הדף

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים מדפדפן אינטרנט

באפשרותך להשתמש בפרוצדורה זו ליצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים בלי לבסס אותה על קובץ מסוים, ולאחר מכן באפשרותך להוסיף אליה קבצים מאוחר יותר. עליך להיות בעל הרשאות באתר SharePoint ליצירת אתרי סביבת עבודה של מסמכים.

  1. בדפדפן אינטרנט, פתח את אתר ה- SharePoint שבו ברצונך ליצור אתר סביבת עבודה של מסמכים.

  2. בדף תפריט פעולות אתר תמונת לחצן , לחץ על צור.

  3. ברשימה דפי אינטרנט, לחץ על אתרים וסביבות עבודה.

  4. במקטע כותרת ותיאור, הזן את הכותרת והתיאור עבור אתר סביבת העבודה של מסמכים.

    הכותרת מופיעה בניווט בכל דף באתר, כמו שורת הקישורים העליונה, והתיאור מופיע בחלקו העליון של כל דף.

  5. במקטע בחירת תבנית, לחץ על הכרטיסיה שיתוף פעולה ולאחר מכן לחץ על סביבת עבודה של מסמך.

  6. במקטע כתובת אתר, הזן את החלק האחרון של כתובת האינטרנט עבור אתר סביבת העבודה של מסמכים.

  7. במקטע הרשאות, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם ברצונך שכל החברים באתר האב יהיו חברים בסביבת עבודה זו, לחץ על השתמש באותן הרשאות של אתר האב.

    • אם ברצונך שרק קבוצה מסוימת של אנשים תהיה חברה בסביבת עבודה זו, לחץ על השתמש בהרשאות ייחודיות.

      אם אתה לוחץ על השתמש בהרשאות ייחודיות, תהיה לך הזדמנות להגדיר הרשאות לאחר סיום הזנת ההגדרות בדף הנוכחי.

  8. כדי להוסיף קישור לסביבת עבודה זו בהפעלה המהירה של אתר האב, ודא שהאפשרות כן נבחרה במקטע ניווט.

  9. אם ברצונך שסרגל הקישורים העליון מאתר האב יופיע בדפים באתר חדש זה, ודא שהאפשרות האם להשתמש בסרגל הקישורים העליון מאתר האב נבחרה במקטע העברת ניווט בירושה.

  10. לחץ על יצירה.

  11. אם מופיע הדף 'הגדרת קבוצות עבור אתר זה', הגדר את המבקרים, החברים ובעלי האתר.

  12. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת חברים לאתר סביבת עבודה של מסמכים

אם יש לך הרשאה להוסיף משתמשים לאתר סביבת העבודה של מסמכים שלך והאתר שלך מוגדר עם הרשאות ייחודיות, באפשרותך להוסיף חברים לסביבת העבודה מחלונית המשימות ניהול מסמכים בקובץ של Microsoft Office או מאתר סביבת העבודה של מסמכים בדפדפן אינטרנט.

חשוב: אם אתר סביבת העבודה של מסמכים יורש הרשאות מאתר האב שלו, אין באפשרותך לבחור חברים להוספה לאתר. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות עבור האתר, פנה אל בעלי האתר או מנהל המערכת.

  • בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • מקובץ של Microsoft Office    בצע את הפעולות הבאות כדי להוסיף חברים מחלונית המשימות ניהול מסמכים. חלונית המשימות ניהול מסמכים מופיעה בדרך כלל בצד אחד של הקובץ. עיין בהערה שלאחר פרוצדורה זו אם אינך רואה את חלונית המשימות.

      1. חלונית המשימות ניהול מסמכים, לחץ על חברים חברים .

      2. בתחתית של חלונית המשימות, לחץ על הוספת חברים חדשים ולאחר מכן בצע את ההנחיות.

    • מתוך אתר סביבת עבודה של מסמכים בדפדפן    תחת חברים, לחץ על הוסף משתמש חדש.

הערה: כדי לפתוח את חלונית המשימות ניהול מסמכים ב- Word, Excel או PowerPoint, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , לחץ על משימות שרת ולאחר מכן לחץ על מידע אודות ניהול מסמכים. כדי לפתוח את חלונית המשימות ניהול מסמכים ב- Visio, בתפריט כלים, לחץ על ניהול מסמכים.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×