יצירה ושיתוף של תיקיה ציבורית ב- Outlook

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

תיקיות ציבוריות ב- Outlook מעניקות לך מקום נהדר לאסוף, לארגן ולשתף בו מידע אודות נושאים או פרוייקטים מסוימים בתוך ארגון. "ציבורי" במקרה זה פירושו ניתן להצגה בפני כולם בארגון, לא העולם כולו. כאשר אתה מציב הודעה בתיקיה ציבורית, אינך שולח אותה בדואר אלקטרוני לאף אחד, כדי לא להעמיס על תיבת הדואר הנכנס של אף משתמש. במקום זאת, אנשים יכולים לבדוק את התיקיה בכל פעם שהם רוצים לחפש הצבות מעניינות.

חשוב: דרושים לך Microsoft Exchange Server וחשבון דואר אלקטרוני של Exchange כדי להשתמש בתיקיות ציבוריות עם Outlook. רוב חשבונות הדואר האלקטרוני הביתיים והאישיים אינם משתמשים ב- Exchange.

שלב 1: בדיקה עם מנהל Exchange שלך

ייתכן שהארגון שלך אינו מתיר שימוש בתיקיות ציבוריות או שיש לו מדיניות לגבי אופן השימוש בהן. בדוק זאת עם המנהל שלך כדי להיות על המסלול הנכון. אם הארגון שלך מתיר שימוש בתיקיות ציבוריות ותומך בו, אך עדיין לא קיימת תיקיה ציבורית ברמה העליונה, בקש ממנהל Exchange ליצור תיקיה כזו.

כאשר התיקיה ברמה העליונה זמינה, פשוט הקש Ctrl + 6 כדי להציג אותה ואת התוכן שלה בחלונית התיקיות של Outlook.

שלב 2: יצירה ומתן שם לתיקיה שלך

  1. הקש Ctrl+6 כדי לראות תיקיות ציבוריות בחלונית התיקיות.

    חשוב: אם אינך רואה מקטע תיקיות ציבוריות בחלונית התיקיות, ראה מנהל דואר אלקטרוני של Exchange המקומי. הם להגדיר אותה באמצעות.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיות ציבוריות ולחץ על תיקיה חדשה.

    תיקיות ציבוריות

  3. תן שם לתיקיה ולחץ על אישור.

עצות: 

  • באפשרותך להוסיף תיקיה ציבורית לתיקיות המועדפים שלך. לאחר מכן ב- Outlook Web App, באפשרותך לביצוע פעולות מסוימות בתוך תיקיות ציבוריות באותו אלה, כגון ליצור, לעדכן או למחוק פריטים. ניתן לבצע פעולות אלה בתיקיות ציבוריות לוח שנה, אנשי קשר, דואר וקבוצות דיון.

  • כדי להוסיף תיקיה ציבורית מועדפים, באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן בחר הוסף למועדפים....

  • לקבלת מידע אודות אופן השימוש בתיקיות מועדפות ב- Outlook Web App, ראה עבודה עם תיקיות הודעות ב- Outlook Web App.

שלב 3: הגדרת הרשאות תיקיה עבור משתמשים וקבוצות

כברירת מחדל, Outlook הענקת הרשאות אליך בלבד, כיוצר של התיקיה הציבורית, לכן עליך מכן במיוחד הענקת הרשאות לאנשים כך שהם יכולים לקרוא להציב תוכן תיקיה. למד כיצד שינוי הרשאות עבור תיקיה ציבורית.

תחילת העבודה עם תיקיות ציבוריות

להלן כמה דרכים אופייניות לשימוש בתיקיות ציבוריות בארגון:

דיונים מקוונים

אחסן כל נושא דיון בתיקיית משנה משלו. לפי הצורך, הגדר הרשאות עבור כל תיקיית משנה (מומלץ להגביל את הגישה לתיקיות המכילות מידע סודי או רגיש). לנושא יכול להיות מנחה דיון משלו כדי לקבוע אם פריט יוצב, וכדי למחוק הצבות שאינן עונות על התקנים הארגוניים או אשר מפרות מדיניות.

שיתוף לוחות שנה, רשימות אנשי קשר ורשימות משימות

צרף לוחות שנה, אנשי קשר ומשימות או רשימות של משימות להצבות כדי לשתף מידע עם אנשים בעלי גישה לתיקיה. סוג זה של מיקום מרכזי מקל את התקשורת ושיתוף הפעולה בפרוייקטי צוות.

הבדלים בין תיקיות דואר ותיקיות ציבוריות

  • בעת מעבר מתיקיית דואר אלקטרוני לתיקיה ציבורית, לחצן הצבה חדשה מעל לחלונית התיקיות משתנה לדואר אלקטרוני חדש - מכיוון שלרוב אתה מציב פריטים במקום לשלוח הודעות דואר אלקטרוני בתיקיה ציבורית.

  • כשאתה משיב להצבה בתיקיה ציבורית, אין לחצן השב לכולם. כל מי שמציג את התוכן של התיקיה יכול לראות את ההצבה שלך.

מידע נוסף אודות תיקיות Outlook

מעבר בין תיקיות של Outlook

שינוי הרשאות עבור תיקיה ציבורית

יצירת תיקיה ציבורית וציין הרשאות, תצוגות, טפסים וכללים

כדי ליצור תיקיה ציבורית, דרושה לך הרשאה ליצירת תיקיות בתיקיה ציבורית קיימת. לקבלת מידע אודות האופן שבו ניתן להשיג הרשאה, פנה למנהל שלך.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על תיקיה.

  2. בתיבה שם, הזן שם עבור התיקיה.

  3. בתיבה התיקיה מכילה, לחץ על סוג התיקיה שברצונך ליצור.

  4. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיה, לחץ על המיקום עבור התיקיה.

    כדי להתחיל במהירות תיקיה ציבורית עם פריטים קיימים:

    1. ברשימת התיקיות, בחלונית הניווט, לחץ על התיקיה שברצונך להעתיק.

    2. בתפריט קובץ, הצבע על תיקיה ולאחר מכן לחץ על שם התיקיה עותק.

    3. ברשימה, לחץ על המיקום שהרצוי תועתק התיקיה.

  1. ב- רשימת תיקיות, ב- חלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית שברצונך לשתף ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

    דרושה לך הרשאת בעלים עבור תיקיה ציבורית כדי להגדיר הרשאות שיתוף עבור התיקיה. באפשרותך להגדיר הרשאות עבור תיקיה אחת בלבד בכל פעם.

  2. לחץ על הכרטיסיה הרשאות.

  3. לחץ על הוסף.

  4. בתיבת החיפוש, הזן את שם האדם שברצונך להעניק לו הרשאות שיתוף.

  5. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

  6. ברשימה שם, לחץ על שם האדם שהוספת זה עתה.

  7. תחת הרשאות, בחר את ההגדרות שהרצויות.

    הערה: באפשרותך להקצות לכל מי שיש לו גישה אל התיקיה באותן הרשאות על-ידי לחיצה על ברירת מחדל ברשימה שם.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • יצירת תצוגה מאפס

    1. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על הגדר תצוגות.

    2. לחץ על חדש.

    3. בתיבה שם תצוגה חדשה, הקלד שם.

    4. בתיבה סוג תצוגה, בחר את סוג תצוגה שהרצוי.

    5. כדי לשנות את המיקום בו תצוגה תהיה זמינה, לחץ על אפשרות תחת ניתנת לשימוש.

    6. לחץ על אישור.

    7. כדי להמשיך ולהתאים אישית את התצוגה, תחת תיאור, לחץ על לחצן ולאחר מכן בחר את האפשרויות שבה ברצונך להשתמש.

    8. כשתסיים לבחור אפשרויות, לחץ על אישור.

    9. כדי להשתמש בתצוגה באופן מיידי, לחץ על החל תצוגה.

  • יצירת תצוגה המבוססת על תצוגה רגילה

    1. מעבר תצוגה שברצונך לבסס את התצוגה החדשה.

    2. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית של התצוגה הנוכחית.

    3. עבור כל סוג השינוי שברצונך לבצע, תחת תיאור, לחץ על לחצן ולאחר מכן בחר באפשרויות שהרצויות.

    4. כאשר תסיים לבצע שינויים, סגור את תיבת הדו-שיח ' התאמה אישית של תצוגה .

    5. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על הגדר תצוגות.

    6. בתיבה תצוגות עבור התיקיה שם התיקיה, לחץ על הגדרות התצוגה הנוכחית.

    7. לחץ על העתק.

    8. בתיבה שם תצוגה חדשה, הקלד שם.

    9. כדי לשנות את המיקום שבו התצוגה תהיה זמינה, לחץ על אפשרות תחת ניתנת לשימוש.

      הערה: תצוגות חדשות נוספות את התצוגה הנוכחית   תפריט משנה (בתפריט תצוגה, הצבע על סדר לפי ).

כדי לשנות את תצוגת ברירת המחדל עבור תיקיה ציבורית, יש לך הרשאת בעלים עבור התיקיה ולאחר מכן חייב להיות מוגדר עבור התיקיה שגלוי לכולם תצוגה מותאמת אישית אחת לפחות.

  1. ב- רשימת תיקיות, ב- חלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה ניהול.

    אם הכרטיסיה ניהול אינה מופיעה, אין לך הרשאת בעלים.

  3. ברשימה תצוגה ראשונית של התיקיה, לחץ על התצוגה שבה שברצונך שיופיע בכל פעם שהתיקיה נפתחת.

    התצוגה הרגילה מציגה את תצוגת ברירת המחדל של Microsoft Outlook עבור סוג הפריטים בתיקיה.

דרושה לך הרשאת עורך, עורך פרסום או בעלים כדי להוסיף טפסים לתיקיה פרטית משותפת או לתיקיה ציבורית. אם התיקיה נמצאת תיקיה ציבורית, יש לך הרשאת בעלים, באפשרותך להגביל את הטפסים הזמינים עבור משתמשים אחרים על התיקיה.

  1. ב- רשימת תיקיות, ב- חלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה טפסים.

  3. כדי להוסיף טופס לרשימה טפסים המשויכים לתיקיה זו, לחץ על ניהול ולאחר מכן ציין את הטופס.

  4. לחץ על סגור.

  5. כדי להגביל את הטפסים שברצונך יהיו זמינות עבור משתמשים אחרים על התיקיה, לחץ על אפשרות תחת אפשר טפסים אלה בתיקיה זו.

דרושה לך הרשאת בעלים עבור תיקיה ציבורית ליצור או לשנות כללים עבורה.

  1. ב- רשימת תיקיות, ב- חלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית שברצונך ליצור או לשנות כללים עבור ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה ניהול.

  3. לחץ על מסייע התיקיות.

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי ליצור כלל, לחץ על הוספת כלל.

    • כדי לשנות כלל קיים, לחץ על כלל ברשימה ולאחר מכן לחץ על עריכת כלל.

  5. הזן את התנאים שבהם הפריט צריך לעמוד שתתרחש פעולה. לקבלת תנאים נוספים, לחץ על מתקדם.

  6. תחת בצע פעולות אלה, בחר את האפשרויות שהרצויות.

    הערה: בעת יצירת כלל, הוא פעיל כברירת מחדל.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • שיתוף לוח שנה

    1. צור תיקיה חדשה ובחר פריטי לוח שנה ברשימה התיקיה מכילה.

    2. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיה, לחץ על לוח שנה ולאחר מכן לחץ על אישור.

    3. הוסף פגישות ואירועים לתיקיה.

  • שיתוף רשימת אנשי קשר

    1. יצירת תיקיה חדשה, ובחר קשר פריטים ברשימה התיקיה מכילה.

    2. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיה, לחץ על אנשי קשר ולאחר מכן לחץ על אישור.

    3. הוספת אנשי קשר אל התיקיה.

      הערה: רשימת אנשי הקשר המשותפת מופיעה ב- Outlook פנקס כתובות/אנשי קשר.

  • שיתוף רשימת משימות

    1. צור תיקיה חדשה ובחר פריטי המשימה ברשימה התיקיה מכילה.

    2. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיה, לחץ על משימות ולאחר מכן לחץ על אישור.

    3. הוספת פעילויות לתיקיה.

      הערה: בעוד שבאפשרותך להעתיק רשימת משימות אל תיקיה ציבורית, אין באפשרותך להעתיק בקשה למשימה לתיקיה ציבורית או ליצור בקשה למשימה מתוך תיקיה ציבורית.

  • הצבת מידע בתיקיה ציבורית

    1. פתח את התיקיה הציבורית שברצונך לפרסם מידע בכותרות.

    2. כדי להשתמש בטופס ברירת המחדל עבור רישום מידע, לחץ על תפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על הצבה בתיקיה זו.

    3. בטופס, הזן את המידע שברצונך לפרסם.

    4. לחץ על פרסם.

יצירת תיקיה ציבורית מבוקרת

יש לך הרשאת בעלים עבור תיקיה ציבורית כדי להגדיר אותה כפעילות תיקיה מבוקרת.

  1. ב- רשימת תיקיות, ב- חלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. בכרטיסיה ' ניהול ', לחץ על תיקיה מונחית.

  3. בחר את תיבת הסימון הגדר את התיקיה כתיקיה מונחית.

  4. בתיבה העבר פריטים חדשים אל, הזן את שם האדם המקבל הודעות נכנסות או השם של תיקיה ציבורית חלופית היכן מאוחסנות ההודעות לסקירה. המבקר אשר עורך את הסקירה מצוין בשלב 6.

  5. אופציונלי: כדי לשלוח תגובה אוטומטית כאשר מתקבלת הודעה חדשה על-ידי המבקר, בחר אפשרות תחת השב לפריטים חדשים באמצעות.

    בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

    • תגובה סטנדרטית   

      "תודה ההגשה. שים לב כי פריטים שנשלחו תיקיות מסוימים או קבוצות דיון נבדקות כדי לקבוע אם יש להפוך לזמין לציבור. במקרים אלה, תהיה השהיה לפני שניתן יהיה להציג פריטים שנשלחו שאושרו על-ידי אנשים אחרים."

    • תגובה מותאמת אישית   

      לחץ על תגובה מותאמת אישית ולאחר מכן לחץ על תבנית. הקלד את הטקסט של תגובתך המותאמת אישית.

    מנחי דיון לא תקבל משתי תגובות אלה כאשר הם מפרסמים הודעות.

  6. כדי להוסיף או להסיר שמות של אנשים שנמצאים מנחי דיון, לחץ על הוסף או הסר.

  7. אופציונלי: כדי להציג את המאפיינים של מבקר נבחר, לחץ על מאפיינים.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×