יצירה ושימוש רשימות שיחות ב- Business Contact Manager

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אחת הפעילויות החשובות ביותר כאשר יש לך עסק מונעת מגע לקוחות פוטנציאליים ובפועל. לעתים קרובות, שיחת טלפון פשוט היא הדרך הטובה ביותר לעשות זאת.

כדאי להמשך טיפול עם הפניות מי להעניק לך כרטיסי ביקור שלהם, או מידע הימנית בדף האינטרנט שלך, לקוחות שיחה תרצה לדעת כאשר פריטים יוצא של מלאי נמצאו, או פנה אל תיקי לקוחות נוכחיים או אנשי קשר עסקיים לגיל שתאריך היעד שלהן חלף עם תשלומי שלהם.

מאמר זה מתאר כיצד לעבוד עם מדוד את היעילות של רשימות שיחות ב- Business Contact Manager for Outlook, עם פרטים אודות יצירת רשימות נמענים הייעודיים וקרא קבצי script, וכיצד לעקוב אחר פעילויות ותוצאות שלך.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

קידום העסק שלך באמצעות שיחות טלפון

פתיחת רשימת שיחות

שנה רשימת השיחות שלך

קידום העסק שלך באמצעות שיחות טלפון

עם Business Contact Manager for Outlook, באפשרותך לאסוף רשימת שיחות מתוך תיקי לקוחות ואנשי הקשר העסקיים שלך, ליצור קובץ script השיחה ולאחר מעקב אחר התוצאות של כל שיחת טלפון. באפשרותך גם ליצור רשימת שיחות משמות בדוח. לקבלת מידע אודות יצירת רשימת שיחות מדוח, ראה שימוש בדוחות ובתרשימים ב- Business Contact Manager.

רשימת שיחות גם חיוניים פעילות שיווקית, יכול להיות חלק קמפיין שיווקי.

כדי לעקוב אחר התוצאות של פעילות רשימת שיחות, עליך שהקלטת את שם הפעילות בשדה Initiated על-ידי של כל רשומת תיק לקוח, איש קשר עסקי, הפניה או הזדמנות שנוצרו על-ידי הפעילות. כמו כן, לתעד את המידע העלויות המתוקצבות בפועל בדפים פרטים ושיטות עבודה מעקב אחר של רשומת רשימת שיחות.

לאחר מכן, כדי לראות את התוצאות של רשימת השיחות שלך, השתמש בדף מעקב אחר של טופס רשימה שיחה. אם רשימת השיחות הוא חלק של קמפיין שיווקי, ניתן לעקוב אחר התוצאות הכוללת הקמפיין בכרטיסיה ניתוח של שיווק סביבת עבודה.

יצירת רשימת שיחות

רשימת שיחות ב- Business Contact Manager for Outlook היא יותר מאשר רק רשימה של שמות ומספרים. זוהי מערכת מסייע לך להיות poised ומוכן הטלפון, והוא מסייע לך לעקוב אחר התוצאות של כל קבוצה של שיחות.

רשימת הנמענים עבור פעילות שיווקית באפשרותך לכלול סוג רשומה אחת בלבד, חשבונות או אנשי קשר עסקיים. אנשי קשר עסקיים והפניות עלולה להיות באותה רשימה מאחר רשומת ההפניה מבוסס על סוג הרשומה איש קשר עסקי.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על שיווק.

  2. ברצועת הכלים, בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על לחצן רשימת השיחות סמל 'רשימת שיחות' .

  3. טופס רשימת שיחות, תחת פעילות, בשדה שם, הזן שם עבור רשימת השיחות, כגון "לקוחות פוטנציאליים בקליפורניה".

    רשומת רשימת שיחות

    הערה: אם רשימת שיחות זה מהווה חלק קמפיין שיווקי, בתיבת הטקסט קמפיין, הקלד את השם של הקמפיין, או לחץ על החץ כדי לבחור את השם של קמפיין קיים. אם הוא לא חלק קמפיין, רשימת השיחות יהיה לצרף את הפעילויות הנוכחיות ברירת המחדל קמפיין שיווקי.

  4. במקטע רשימת נמענים, לחץ על סוג הרשומה שברצונך להגיע עם רשימת השיחות, כל החשבונות, כל אנשי הקשר העסקיים וההפניות, כל אנשי הקשר העסקיים, או כל ההפניות.

    לחלופין, לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:

    • תיקיית חיפוש. בחר תיקיית חיפוש, המכיל רשימה מסוננת מראש הנמענים, כדי ליצור רשימה מותאמת אישית. השדה משתנה רשימה מותאמת אישית לאחר בחירת תיקיה.

    • פעילות שיווקית קיימים. בחר את רשימת הנמענים שבו השתמשת עבור פעילות שיווקית הקודם.

    • רשימה חדשה. פתח את תיבת הדו-שיח אנשי קשר עסקיים מסנן קריטריוני בחירה כדי לסנן את הרשימה.

      באפשרותך גם ליצור רשימת נמענים מתוך דוח. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש בדוחות ובתרשימים ב- Business Contact Manager.

      אם יצרת סוגי רשומות חדשים, בהתאם לסוג החשבון, הן יופיעו ברשימה כל החשבונות. אם יצרת סוגי רשומות חדשים בהתבסס על סוג איש קשר עסקי, הן יופיעו ברשימה כל אנשי הקשר העסקיים הפניות.

  5. כדי לערוך את הרשימה שנבחר על-ידי סינון אותו, לחץ על Review and Filter.

    לקבלת מידע נוסף אודות סינון רשימה, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

  6. ברצועת הכלים, בכרטיסיה בית, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים כדי לפתוח את דף הפרטים של פעילות. אם אתה רוצה בכך, הזן ערכים עבור קוד קמפיין, Budgeted עלות, תאריך התחלה, תאריך סיום והערות.

    כדי לחזור לדף הראשי של טופס רשימה שיחה, ברצועת הכלים, בכרטיסיה ' שיווק ', בקבוצה הצג, לחץ על כללי.

  7. מידע אודות כל אחד מהנמענים מופיע בדף כללי, תחת פרטי נמען. כדי לשנות אילו מקטעים הופעה הרשומה, לחץ על לחצן Select Sections בחר בלחצן 'מקטעים' ולאחר מכן בחר את המקטעים שברצונך להציג.

  8. אם אתה רוצה בכך, באפשרותך ליצור קובץ script כדי לבצע השיחות עקביים ולאחר מכן, ודא שיש לך לכסות את כל נקודות שברצונך להפוך. בנוסף, קובץ script מאפשרת לך להישאר בדף נושא ולאחר מכן, כדי להתאים במהירות את הגישה שלך כאשר שיחות טלפון לא עובר כצפוי.

    יצירת קובץ script של שיחה

    • ברצועת הכלים, בקבוצה יומן שיחות טלפון, לחץ על התקשר Script סמל 'רשימת שיחות' .

    • כדי ליצור קובץ script עבור השיחות שלך, בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • הקלד את ה-script החלון להתקשר Script.

      • בקבוצה פעולות, לחץ על טען תוכן סמל 'קובץ Script של טעינה' ולאחר מכן נווט אל מסמך שכבר שמרת.

      • העתקה והדבקה של קובץ script מתוך מסמך אחר.

        קובץ ה-script יופיעו יומן שיחות הטלפון עבור כל אחד מהנמענים.

        רשימת שיחות עם תסריט

        הערה: אם תערוך את קובץ ה-script במקטע יומן שיחות טלפון של רשומת רשימת שיחות, אתה משנה רק את הגירסה של קובץ ה-script עבור הנמען שנבחר. כדי לערוך את קובץ ה-script עבור כל השיחות, עליך להתקשר Script סמל 'רשימת שיחות' ברצועת הכלים לחץ על ולאחר מכן ערוך קובץ ה-script בחלון שיחה Script.

  9. אם אתה רוצה בכך, באפשרותך להשתמש התכונה סיווג לקטגוריות של Outlook כדי להוסיף קטגוריית צבע רשימת השיחות. ברצועת הכלים, בכרטיסיה שיווק, בקבוצה תגיות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על קטגוריית צבע.

  10. כדי להתחיל ליצור את השיחות שלך באופן מיידי, באפשרותך להתחיל עם השם הפרטי ברשימה. אחרת, שמור את רשימת השיחות.

לפני ביצוע שיחות קרה, מחקר לאומי בצע לא להתקשר הרישום והתקנות FCC בחלק www.fcc.gov/cgb/donotcall/. אל תבצע שיחה הכללים אינם חלים על חברות שיש לצרכן לה עם קשר גומלין קיים business.

לראש הדף

פתיחת רשימת שיחות

ייתכן שיהיה עליך בעבודתך על רשימת שיחות אם אתה שלא יכולנו להתקשר לכל חברי הפעלה אחת, או ייתכן שיהיה עליך לבצע שינויים רשימת הנמענים או בקובץ ה-script.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על שיווק.

  2. בכרטיסיה רשימות שיחות בחלונית הרשימה, לחץ פעמיים על רשימת השיחות שברצונך לפתוח.

לראש הדף

שנה רשימת השיחות שלך

רשימות שיחות קלים כדי להפוך וכדי לשנות. באפשרותך לשנות את סוג הרשומות המופיעים ברשימה, באפשרותך למקד את הרשימה על-ידי סינון או בחירת הנמענים ולאחר באפשרותך לשנות את ה-script עבור במלואו או בחלקו הנמענים.

  1. פתח רשימת השיחות שברצונך לשנות.

  2. כדי לבצע שינויים רשימת השיחות, בצע את ההוראות שמופיעות תחת יצירת רשימת שיחות.

חשוב: לא ניתן לשנות את רשימת שיחות לאחר שתשנה את מצב קריאה עבור כל רשומה ברשימה. במקום זאת, לחיצה ימנית רשימת השיחות, ולאחר מכן לחץ על צור קשר עם רשימת השיחות כדי ליצור רשימת שיחות חדשה בהתבסס על הקיים.

לראש הדף

ביצוע ומעקב אחריהן השיחות שלך באמצעות רשימת שיחות

  1. פתח או צור רשימת שיחות.

    תחת רשימת נמענים, השם הפרטי ברשימה ' מסומנת.

    רשימת נמענים של רשימת שיחות ללא שיחות שהתבצעו

    הערה: השמות המוצגים הם מהשדה תייק בתור רשומת המקור. השם שמוצג תחת פרטי נמען הוא מהשדה שם מלא.

  2. באמצעות מספר הטלפון תחת פרטי נמען, להתקשר לאיש הקשר.

  3. פתח את קובץ ה-script. ברצועת הכלים, בקבוצה יומן שיחות טלפון, לחץ על התקשר Script. כאשר תגיע איש הקשר, קרא את ה-script באופן טבעי, או אם ישנו ללא script, ציין את ההודעה שלך.

    הערה: אם תערוך את קובץ ה-script במקטע יומן שיחות טלפון של רשומת רשימת שיחות, תשנה בקובץ ה-script רק עבור הנמען שנבחר.

  4. תחת יומן שיחות טלפון, המשך הכולל, לחץ על או הזן אורך שיחת הטלפון. באפשרותך גם יתזמן את השיחה באופן אוטומטי.

    זמן השיחה שלך באופן אוטומטי

    1. ברצועת הכלים, בקבוצה יומן שיחות טלפון, לחץ על התחל שעון עצר סמל 'התחל שעון עצר' כאשר תתחיל את השיחה, או לחדש אותו לאחר השהיה.

    2. לחץ על השהה שעון עצר סמל 'השהה שעון עצר' כאשר אין מעבר המשתתפים בשיחה או כאשר תסיים את השיחה.

      האורך של השיחה נרשם תחת יומן שיחות טלפון, בתיבה משך הכולל. באפשרותך גם לחץ או הקלד את משך השיחה באופן ידני.

  5. כדי להוסיף הערות על השיחה שלך, ברצועת הכלים, בקבוצה יומן שיחות טלפון, לחץ על הוספת חותמת זמן, ולאחר מכן הקלד את הערותיך בתיבה שבו מוצגים בקובץ ה-script.

    הערה: כדי לשנות את מראה הטקסט, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה עיצוב טקסט כדי להשתמש בפקודות עיצוב. כדי להוסיף קבצים, תמונות או טבלאות, לחץ על הכרטיסיה הוספה.

  6. במהלך השיחה או לאחר אותו הסתיימה, ברצועת הכלים, בכרטיסיה שיווק, בקבוצה פעולות נמען, לחץ על אחת או יותר מהאפשרויות הבאות:

    • פריט היסטוריה חדש כדי להוסיף פריט היסטוריית תקשורת, כגון הערה עסקית, משימה, קובץ או הודעת דואר אלקטרוני אל הרשומה של הנמען. יומן שיחות טלפון חדש נוצר באופן אוטומטי עבור הנמען על-ידי רשימת השיחות.

    • המשך טיפול כדי להוסיף דגל המשך טיפול לרשומה, או כדי לסמן פריט למעקב כמשימה שהושלמה עם האפשרות סמן השלמה.

    • פתח כדי להציג את הרשומה של הנמען.

    • דף אינטרנט כדי להציג את דף האינטרנט המשויך לרשומה של הנמען, אם הם זמינים.

  7. עם סיום השיחה, במקטע מצב שיחות, עדכן את הרשומה. לא נקרא נבחרת כברירת מחדל. לחץ על אחת מתיבות הסימון הבאות:

    1. הודעה שמאלי

    2. ביצוע שיחה

    3. אל תבצע שיחה

      חשוב: לא ניתן לשנות את רשימת שיחות לאחר שתשנה את מצב קריאה עבור כל רשומה ברשימה. עם זאת, באפשרותך, ליצור רשימת שיחות חדשה המהווה עותק של רשימת שיחות קיימת. לחיצה ימנית רשימת השיחות ב- שיווק סביבת עבודה ולאחר מכן לחץ על צור קשר עם רשימת השיחות.

  8. אם נמען שואל לביצוע ביטול רשימת השיחות שלך, בחר בתיבת הסימון אל תבצע שיחה. תיק הלקוח או איש הקשר העסקי תסומן אין להתקשר שני רשימת נמענים ולאחר מכן, בדף פרטים של רשומת תיק הלקוח או איש הקשר העסקי. לא ניתן לכלול נמען זה רשימות שיחות בעתיד.

  9. לחץ על שמור & הבא כדי לבצע את השינויים הבאים:

    1. לשמור את השינויים בשם יומן שיחות טלפון בהיסטוריית התקשורת של הרשומה שנבחרה ולעבור לרשומה הבאה כדי להתקשר.

    2. הפסק את שעון עצר והקלט את המשך הכולל של השיחה ביומן הרישום של הטלפון.

    3. לציין את מצב השיחה רשימת נמענים.

      רשימת שיחות עם שתי שיחות שבוצעו

      1 - ימינה הודעה. 2 – שיחה מלאה. 3 – לא יקרא. 4 – נמען הנוכחי.

      הערה: למרות המצב מתעדכן רשימת נמענים בעת שמירת הרשומה, עליך לשנות את האפשרויות מוצג במקטע מצב התקשרות באופן ידני.

  10. כאשר לאחר קריאה כולם ברשימה, סגור את הפעילות. ברצועת הכלים, בקבוצה ' שיווק ', לחץ על סימון סגורה.

לראש הדף

מדוד את היעילות של רשימות שיחות השיווק שלך

באפשרותך ליצור רשימות שיחות וקבצי script למטרות רבות. אך בעת ביצוע שיחות שיווק, תרצה לדעת את התוצאות של עבודתך. סקור את התוצאות של רשימת שיחות בעמוד מעקב אחר של רשימת השיחות.

  1. פתח רשימת שיחות.

  2. ברצועת הכלים, בכרטיסיה בית, בקבוצה הצג, לחץ על עקוב אחר סמל 'עקוב אחר דף' .

  3. בדף ' מעקב אחר, סקור את הפריטים הבאים:

    • תחת תוצאות פעילות, באפשרותך לראות מידע סיכום עבור Initiated הפניות, הזדמנויות Initiated, חשבונות Initiated, Initiated, יומני שיחות טלפון המבוצעות אנשי קשר צפוי הכנסה עבור הפעילות. כל שדה מכיל גם לחצן הצג דוח, אשר מציגה דוח מפורט של הנתונים עבור שדה זה.

      הערה: מידע בדף מעקב אחר, כולל רווח צפוי, מתעדכן כאשר רשומות של תיק לקוח, איש קשר עסקי, הפניה או הזדמנות כוללות את השם של רשימת השיחות בשדה שיזם.

    • באזור ' מידע אודות פעילות ', באפשרותך לעדכן את המידע הבא:

      • עלות בפועל    הזן עלות בפועל של רשימת השיחות, כך תוכל לחשב ההחזר על ההשקעה.

      • סגורה    בחר תיבת סימון זו כדי לציין רשימת השיחות הושלמה והפעילות סגורה כעת. נקה את תיבת הסימון כדי להפעיל מחדש את רשימת שיחות.

    • במקטע הנמענים, באפשרותך לסקור את רשימת שיחות ביצעת ולאחר אם אתה רוצה בכך, באפשרותך ליצור רשומת הזדמנות המתאימה מתוך הרשומה של הנמען. פשוט לחץ על שם ברשימה ולאחר מכן לחץ על ההזדמנות ליזום.

      הערה: באפשרותך גם ליצור רשומת הזדמנות מתוך רשימת הנמענים בדף כללי של רשימת השיחות. בחר שם מתוך רשימת נמענים, לאחר מכן, ברצועת הכלים, בכרטיסיה שיווק, בקבוצה פעולות נמען, לחץ על פריט היסטוריה חדשה סמל 'פריט היסטוריה חדשה' ולאחר מכן לחץ על ההזדמנות.

  4. לחץ על שמור וסגור סמל 'שמור וסגור' .

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×