יצירה וניהול של ערכות מסמכים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

לאחר הוספת סוג התוכן 'ערכת מסמכים' לספריית מסמכים, ניתן להשתמש בו ליצירת תוצרי עבודה חדשים מרובי מסמכים. בנוסף, בעת לחיצה על התיקיה של ערכת מסמכים לפתיחתה, תועבר לעמוד 'ברוך הבא' שבו תוכל להשתמש כדי לנהל את התוכן של ערכת המסמכים.

בנושא זה

אודות עבודה עם ערכות מסמכים

יצירת מופע חדש של ערכת מסמכים

הוספה או להעלות מסמכים אל ערכת מסמכים קיימים

ניהול הרשאות עבור ערכת מסמכים

ניהול גירסאות

שתף קישור לערכת המסמכים

משימות קשורות

אודות עבודה עם ערכות מסמכים

אם הספריה שבה אתה עובד מכילה הן מסמכים והן ערכות מסמכים, באפשרותך לזהות ערכות מסמכים בספריית מסמכים על-ידי חיפוש סמל התיקיה הייחודי שלהן.

תיקיות של ערכות מסמכים בתוך ספריית מסמכים

בעת עבודה על ערכות מסמכים, באפשרותך להשתמש בכרטיסיה 'ניהול' של רצועת הכלים של ערכות מסמכים, המוצגת בעמוד 'ברוך הבא' של ערכת המסמכים, כדי לבצע משימות נפוצות.

ניהול רצועת הכלים של ערכות מסמכים

לראש הדף

יצירת מופע חדש של ערכת מסמכים

  1. עבור אל ספריית המסמכים שהוגדרה לתמיכה בערכות מסמכים.

  2. לחץ על הכרטיסיה מסמכים של רצועת הכלים כלי ספריה.

  3. לחץ על מסמך חדש, ולאחר מכן לחץ על ערכת מסמכים או השם של ערכת המסמכים שברצונך ליצור (אם הארגון שלך יצר ערכת מסמכים סוגי תוכן מותאמים אישית שהם בעלי שמות ייחודיים). אם הספריה תומכת ביצירת מסמכים בודדים והן ערכות מסמכים, באפשרותך לזהות ערכת המסמכים על-ידי חיפוש על סמל התיקיה.
    תפריט 'מסמך חדש' עם הסמל 'ערכת מסמכים' מודגש

  4. בתיבת הדו-שיח ערכת מסמכים חדשה, הקלד שם ותיאור עבור ערכת המסמכים שאתה יוצר ולאחר מכן לחץ על אישור. לאחר שערכת המסמכים נוצרה, הדפדפן מציג את העמוד 'ברוך הבא' של ערכת המסמכים.

    אם ערכת מסמכים זו הוגדרה ליצירה אוטומטית של מסמכים בעת יצירת מופע חדש שלה, מסמכים אלה מופיעים ב- Web Part בעמוד 'ברוך הבא'. אם לא הוגדר תוכן ברירת מחדל עבור ערכת מסמכים זו, תיווצר תיקיה ריקה של ערכת מסמכים, ותוכל להוסיף או להעלות קבצים לתיקיה כדי להפוך אותם לחלק מערכת המסמכים. באפשרותך להוסיף קבצים רק שסוגי התוכן שלהם זהים לאלה המותרים בערכות המסמכים.

לראש הדף

הוספה או העלאה של מסמכים לערכת מסמכים קיימת

אם ערכת המסמכים שאיתה אתה עובד אינה מוגדרת ליצירה אוטומטית של תוכן ברירת מחדל בעת יצירת מופע חדש של ערכת מסמכים, באפשרותך להוסיף קבצים לערכת המסמכים באופן ידני. ניתן להוסיף קבצים רק מסוגי התוכן המותרים בערכת המסמכים.

  1. עבור אל ספריית המסמכים המכילה את ערכת המסמכים שברצונך לעדכן ולחץ על שמה של ערכת המסמכים כדי לעבור לעמוד 'ברוך הבא' שלה.

  2. בעמוד 'ברוך הבא' של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה מסמכים של רצועת הכלים ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להוסיף קובץ חדש לערכת המסמכים, לחץ על מסמך חדש ולאחר מכן לחץ על סוג המסמך שברצונך ליצור.

    • כדי להעלות מסמך לערכת המסמכים, לחץ על החץ לצד העלה מסמך ולאחר מכן בחר באפשרות להעלות מסמך יחיד. אתר את מיקום הקובץ הרצוי ולאחר מכן לחץ על אישור. ציין פרטי מאפיינים נדרשים כאשר תתבקש ולאחר מכן לחץ על שמור.

    • כדי להעלות מסמכים מרובים לערכת המסמכים, לחץ על החץ לצד העלה מסמך ולאחר מכן לחץ על העלה מסמכים מרובים. גרור ושחרר את הקבצים הרצויים או אתר אותם, לחץ על אישור ולאחר מכן על סיום כאשר תתבקש.

לראש הדף

ניהול הרשאות עבור ערכת מסמכים

כברירת מחדל, ערכות מסמכים מקבלות הרשאות בירושה מהספריה שבה הן ממוקמות. באפשרותך לבחור לציין הרשאות ייחודיות עבור ערכת מסמכים אם עליך להגביל או לשנות את בעלי הגישה למסמכים בערכת מסמכים בודדת.

ניהול הרשאות ייחודיות ברמת הפריט או ברמת התיקיה עשוי להיות מורכב ולגזול זמן. אם רוב ערכות המסמכים אמורות להיות נגישות לקבוצות זהות, ייתכן שיהיה קל יותר לנהל הרשאות ברמת הספריה.

כדי לנהל את ההרשאות עבור ערכת מסמכים, דרושות לך רמות ההרשאה 'עיצוב' או 'שליטה מלאה' לפחות.

  1. בעמוד 'ברוך הבא' של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה ניהול של רצועת הכלים ערכת מסמכים ולאחר מכן לחץ על הרשאות.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לשנות את הגדרות ההרשאות עבור ספריית המסמכים עצמה, לחץ על נהל אב.

    • כדי להפסיק לקבל הרשאות בירושה מספריית המסמכים וליצור הרשאות ייחודיות עבור ערכת מסמכים זו בנפרד, לחץ על הפסקת קבלת הרשאות בירושה.

    • כדי להציג את ההרשאות הספציפיות של יחידים, לחץ על בדיקת הרשאות ולאחר מכן הקלד את שם המשתמש או הקבוצה שברצונך לבדוק.

    • כדי לקבל הרשאות בירושה מספריית המסמכים המהווה אב (אם ערכת המסמכים הוגדרה קודם לכן להפסיק לקבל ממנה בירושה) לחץ על קבל הרשאות בירושה.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם הרשאות, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

לראש הדף

ניהול גירסאות

אם ניהול גירסאות הוגדר כזמין עבור ספריית המסמכים שבה נשמרה ערכת המסמכים, לפניך כמה אפשרויות שונות לעבודה עם היסטוריית הגירסאות של ערכת המסמכים שלך, או עם המסמכים הבודדים הכלולים בערכה.

בעמוד 'ברוך הבא' של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה ניהול של רצועת הכלים ערכת מסמכים ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

כדי לבצע פעולה זאת:

בצע פעולה זו:

לכידת תמונה של המאפיינים ושל המסמכים הנוכחיים בערכת מסמכים

לחץ על לכידת גירסה, הקלד תיאור של השינויים שבוצעו בגירסה שאתה לוכד ולאחר מכן לחץ על אישור.

הצגת היסטוריית הגירסאות עבור ערכת מסמכים

לחץ על היסטוריית גירסאות בכרטיסיה ניהול של רצועת הכלים ערכת מסמכים.

שחזור ערכת המסמכים לגירסה קודמת

  • לחץ על היסטוריית גירסאות בכרטיסיה ניהול של רצועת הכלים ערכת מסמכים.

  • הצבע על פרטי התאריך והשעה של הגירסה שברצונך לשחזר, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על שחזר גירסה.

פעולה זו תשחזר את ערכת המסמכים כולה לגירסה השמורה שנבחרה. כל שינוי שבוצע בערכת המסמכים לאחר גירסה זו יוחזר.

מחיקת תמונות של גירסאות קודמות של ערכת מסמכים

לחץ על היסטוריית גירסאות ולאחר מכן לחץ על מחק את כל הגירסאות. פעולה זו מוחקת תמונות של היסטוריית גירסאות של ערכת המסמכים. היא אינה מוחקת את ערכת המסמכים עצמה.

הצגת היסטוריית הגירסאות עבור קבצים בודדים בתוך ערכת מסמכים

הצבע על המסמך שעבורו ברצונך להציג היסטוריית גירסאות, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על היסטוריית גירסאות.

שחזור מסמך בודד לגירסה קודמת

  • הצבע על המסמך שעבורו ברצונך להציג היסטוריית גירסאות, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על היסטוריית גירסאות.

  • הצבע על פרטי התאריך והשעה של הגירסה שברצונך לשחזר, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על שחזר.

לראש הדף

שיתוף קישור לערכת המסמכים

אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני תואמת Microsoft SharePoint Server 2010, כגון Microsoft Outlook 2010, באפשרותך במהירות אלקטרוני קישור אל דף הפתיחה של ערכת מסמכים.

  1. בעמוד 'ברוך הבא' של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה ניהול של רצועת הכלים ערכת מסמכים ולאחר מכן לחץ על שלח קישור בדואר אלקטרוני.

  2. כאשר תתבקש לאפשר ל- Outlook לפתוח תוכן אינטרנט, לחץ על אפשר.

  3. בשורה אל של הודעת הדואר האלקטרוני של Microsoft Outlook, הקלד את שמות הנמענים הרצויים, ציין נושא בשורה נושא ולאחר מכן הקלד כל מידע נוסף שברצונך לכלול בגוף הודעת הדואר האלקטרוני.

  4. אם תרצה, תוכל לציין את כתובת הדואר האלקטרוני שלך בשורה מאת כדי שההודעה לא תיראה כאילו נשלחה מהשרת, וכך הנמענים לא יתעלמו ממנה. לחץ על החץ למטה לצד מאת ולאחר מכן לחץ על כתובת דואר אלקטרוני אחרת. הקלדה או בחירה של כתובת הדואר האלקטרוני שלך

  5. כשתסיים את חיבור ההודעה, לחץ על שלח ב- Outlook.

לראש הדף

משימות קשורות

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×