יצירה וניהול של ערכות מסמכים

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

לאחר הוספת סוג תוכן של ערכת מסמכים לספריית מסמכים, באפשרותך להשתמש בו כדי ליצור תוצרי עבודה מרובי מסמכים חדשים. בנוסף, בעת לחיצה על התיקיה עבור ערכת מסמכים לפתוח אותו, תועבר לדף הפתיחה שבהם באפשרותך להשתמש כדי לנהל את התוכן בערכת המסמכים.

אם ספריית שבו אתה עובד מכיל מסמכים וגם ערכות מסמכים, באפשרותך לזהות את ערכות מסמכים בספריית המסמכים על-ידי חיפוש סמל תיקיה ייחודי שלהם. סמל של ערכת מסמכים

כאשר אתה עובד עם ערכת מסמכים, באפשרותך להשתמש ב- ' ניהול ' ברצועת הכלים של ערכות מסמכים (המופיע בדף הפתיחה של ערכת המסמכים) כדי לבצע משימות נפוצות.

הכרטיסיה ניהול

  1. מעבר אל ספריית המסמכים שתצורתו נקבעה לתמיכה ערכות מסמכים.

  2. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

    הערה: אם אתה משתמש ב- SharePoint 2010, לחץ על הכרטיסיה מסמכים.

  3. לחץ על החץ לצד מסמך חדש, ולאחר מכן לחץ על ערכת מסמכים או השם של ערכת המסמכים שברצונך ליצור (אם הארגון שלך יצר סוגי תוכן של ערכת מסמכים מותאמים אישית, הם עשויים להיות שמות ייחודיים). אם הספריה תומכת ביצירת מסמכים בודדים והן ערכות מסמכים, באפשרותך לזהות ערכת המסמכים על-ידי חיפוש על סמל התיקיה. סמל של ערכת מסמכים

  4. בתיבת הדו-שיח ערכת מסמכים חדשה, הקלד שם ותיאור עבור ערכת המסמכים שאתה יוצר ולאחר מכן לחץ על אישור או על שמור. לאחר יצירת ערכת המסמכים, הדפדפן יציג את דף הפתיחה של ערכת המסמכים.

    אם ערכת מסמכים זו מוגדרת ליצירת מסמכים באופן אוטומטי בעת יצירת מופע חדש שלו, מסמכים אלה מופיעים ב- Web Part בדף הפתיחה. אם תוכן ברירת מחדל לא צוין עבור ערכת מסמכים זו, נוצרת תיקיה ערכת מסמכים ריקה, באפשרותך להוסיף או להעלות קבצים אל התיקיה כדי להפוך אותם חלקים של ערכת המסמכים. באפשרותך להוסיף רק קבצים שנמצאים סוגי התוכן באותו הזהים לאלה מותרים בתוך ערכת המסמכים.

אם אתה עובד עם ערכת המסמכים אינו מוגדר כדי ליצור באופן אוטומטי תוכן ברירת מחדל בעת יצירת מופע חדש של ערכת מסמכים, באפשרותך להוסיף קבצים לערכת המסמכים באופן ידני. ניתן להוסיף רק קבצים סוגי התוכן המותרים עבור ערכת המסמכים.

  1. עבור ספריית המסמכים המכילה את ערכת המסמכים שברצונך לעדכן ולאחר מכן לחץ על השם של ערכת המסמכים כדי לעבור אל דף הפתיחה שלה.

  2. בדף הפתיחה של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה קבצים.

    הערה: אם אתה משתמש ב- SharePoint 2010, לחץ על הכרטיסיה מסמכים.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להוסיף קובץ חדש ערכת המסמכים, לחץ על מסמך חדש ולאחר מכן לחץ על סוג המסמך שברצונך ליצור.

    • העלאת מסמך לערכת המסמכים, לחץ על העלה מסמך ולאחר מכן עבור המיקום של הקובץ שהרצוי. בחר את הקובץ, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. ציין את כל מידע המאפיין נדרש כאשר תתבקש ולאחר מכן לחץ על שמור.

    • כדי להעלות מסמכים מרובים ערכת המסמכים, בסייר הקבצים, חפש את הקבצים שברצונך להעלות, ולאחר מכן הקש Ctrl + לחץ על כל קובץ. גרור ושחרר את הקבצים שבחרת אל דף הפתיחה. (בעת גרירת הקבצים מעל לעמוד, תראה תיבה עם ההודעה שחרר כאן.)

כברירת מחדל, ערכות מסמכים יורש הרשאות מפריט הספריה שבה הן נמצאות. באפשרותך לבחור לציין הרשאות ייחודיות עבור ערכת מסמכים אם עליך להגביל או לשנות למי יש גישה למסמכים בערכת מסמכים בודדים.

ניהול הרשאות ייחודיות ברמת ברמת הפריט או התיקיה יכול להיות מורכב ודורש. אם ערכות מסמכים רוב יצטרך למחברות לקבוצות דומה, ייתכן שיהיה קל יותר לנהל הרשאות ברמת ספריית.

כדי לנהל את ההרשאות עבור ערכת מסמכים, דרושה לך לפחות רמת ההרשאה ' עיצוב ' או ' שליטה מלאה '.

  1. בדף הפתיחה של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה ניהול ולאחר מכן לחץ על הרשאות.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לשנות את הגדרות ההרשאות עבור ספריית המסמכים עצמו, לחץ על נהל אב.

    • כדי להפסיק לרשת הרשאות מספריית המסמכים וליצור הרשאות ייחודיות עבור ערכת מסמכים זו בנפרד, לחץ על הפסק קבלת הרשאות בירושה.

    • כדי להציג את הרשאות ספציפיות שמכיל בודד, לחץ על בדוק הרשאות ולאחר מכן הקלד את שם המשתמש או הקבוצה שברצונך לבדוק.

    • כדי יורש הרשאות מפריט האב ספריית המסמכים (אם ערכת המסמכים הוגדרה בעבר כדי להפסיק לרשת אותן), לחץ על קבל הרשאות בירושה.

אם ניהול גירסאות לזמין עבור ספריית המסמכים שבה ערכת המסמכים שלך נשמר, יש לך שתי אפשרויות שונות לעבודה עם היסטוריית הגירסאות של ערכת המסמכים שלך או על מסמכים בודדים בתוך ערכת.

בדף הפתיחה של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה ניהול ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות.

כדי:

בצע פעולה זו:

ללכוד תמונה של המאפיינים והמסמכים הנוכחיים בערכת מסמכים

לחץ על לכידת גירסה, הקלד תיאור של השינויים שנעשו בגירסה שאתה לוכד ולאחר מכן לחץ על אישור.

הצגת היסטוריית הגירסאות עבור ערכת מסמכים

לחץ על היסטוריית גירסאות.

שחזור ערכת המסמכים לגירסה קודמת

  1. לחץ על היסטוריית גירסאות.

  2. הצבע על פרטי התאריך והשעה עבור הגירסה שברצונך לשחזר, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על שחזר גירסה.

פעולה זו לשחזר ערכת המסמכים כולה לגירסה השמורה שנבחרה. שינויים שבוצעו לערכת המסמכים לאחר יבוטלו גירסה זו.

מחיקת תמונות של גירסאות קודמות של ערכת מסמכים

לחץ על היסטוריית גירסאות, ולאחר מכן לחץ על מחק את כל הגירסאות. פעולה זו מוחקת תמונות של היסטוריית גירסאות של ערכת המסמכים. היא אינה מוחקת ערכת המסמכים עצמו.

הצגת היסטוריית הגירסאות עבור קבצים בודדים בתוך ערכת מסמכים

הצבע על המסמך שעבורו ברצונך להציג את היסטוריית הגירסאות, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על היסטוריית גירסאות.

לשחזר גירסה קודמת של מסמך בודדים.

  1. הצבע על המסמך שעבורו ברצונך להציג את היסטוריית הגירסאות, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על היסטוריית גירסאות.

  2. הצבע פרטי תאריך ושעה עבור הגירסה שברצונך לשחזר, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על שחזר.

אם אתה משתמש תוכנית דואר אלקטרוני תואמת Microsoft SharePoint Server 2010, כגון Microsoft Outlook 2010, באפשרותך לשלוח במהירות קישור אל דף הפתיחה עבור ערכת מסמכים.

  1. בדף הפתיחה של ערכת המסמכים, לחץ על הכרטיסיה ניהול ולאחר מכן לחץ על דואר אלקטרוני קישור.

  2. כאשר אתה מתבקש לאפשר ל- Outlook לפתוח תוכן אינטרנט, לחץ על אפשר.

  3. בשורה אל הודעת הדואר האלקטרוני של Microsoft Outlook, הקלד את שמות הנמענים הרצוי, ציין את נושא ששורת הנושא ולאחר מכן הקלד כל מידע נוסף שברצונך לכלול בגוף של הודעת הדואר האלקטרוני.

  4. אם תרצה, באפשרותך לציין כתובת דואר אלקטרוני משלך בשורה מאת כך שההודעה אינה מופיעה להישלח מהשרת ולאחר נמענים לא להתעלם ממנה. לחץ על החץ למטה לצד מתוך ולאחר מכן לחץ על כתובת דואר אלקטרוני אחרים. הקלד או בחר את כתובת הדואר האלקטרוני שלך.

  5. לאחר השלמת drafting את ההודעה, לחץ על שלח ב- Outlook.

למידע נוסף

מבוא לערכות מסמכים

יצירה וקביעת תצורה של ערכת המסמכים סוג תוכן חדש

התאמה אישית של דף הפתיחה של ערכת מסמכים

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×