יצירה וניהול של אתר סביבות עבודה של מסמכים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אתר סביבות עבודה של מסמכים עוזר לך לתאם את ההתפתחות של מסמך קשור אחד או יותד עם אנשים אחרים. האתר מספק כלים לשיתוף ועדכון קבצים וליידע אנשים לגבי מצבם של קבצים אלה.

בנושא זה

מבט כולל

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמכים ממסמך בספריה

יצירת אתר סביבת עבודה של מסמך ריק

הוספת מסמך

הוספת משתמש

הוספת פעילות

הוספת הודעה

הוספת קישור לרשימת קישורים

יצירת התראה בדואר אלקטרוני עבור פעילות

פרסום מסמך בחזרה לספריה מתוך אתר סביבת עבודה של מסמך

מחיקת אתר סביבת עבודה של מסמך

סקירה

באמצעות אתר סביבות עבודה של מסמכים, באפשרותך יחד עם עמיתיך לעבודה לתאם את ההתפתחות של מסמך קשור אחד או יותד. האתר מספק כלים לשיתוף ועדכון קבצים וליידע אנשים לגבי מצבם של קבצים אלה. באפשרותך לעבוד יחד עם עמיתיך על אתר סביבות עבודה של מסמכים כדי לפתח מסמך בדרכים הבאות:

  • עבודה ישירות על העותק הממוקם באתר סביבות העבודה של מסמכים

  • עבודה על עותק מקומי ועדכון העותק שבאתר סביבות העבודה של מסמכים בתדירות קבועה

באפשרותך ובאפשרותם של חברים אחרים בסביבת העבודה גם להשתמש באתר סביבות עבודה של מסמכים לפרסום הודעות, להקצאת משימות, לשיתוף קישורים רלוונטיים, ולקבלת התראות אודות שינויים בתוכן האתר. באפשרותך ליצור אתר סביבות עבודה של מסמכים עבור פרוייקט קצר-טווח ולמחוק את האתר כשהפרוייקט מסתיים או לשמור את האתר באופן קבוע.

כברירת מחדל, לבעלי אתרים יש את רמת ההרשאה הנדרשת ליצירת אתרי סביבת עבודה של מסמך בתוך אתר קיים. אם אתה בעל אתר וברצונך לאפשר לחברי אתר אחרים ליצור אתרי סביבת עבודה של מסמך, באפשרותך להעניק הרשאה ליצירת אתרים לקבוצת Microsoft Windows SharePoint Services השייכות לחברי הצוות.

לראש הדף

יצירת אתר סביבות עבודה של מסמכים ממסמך בספריה

באפשרותך ליצור אתר חדש של סביבות עבודה של מסמכים ממסמך שכבר נמצא בספריה באתר. בהתאם לתוכנית, ייתכן שבאפשרותך גם ליצור אתר חדש של סביבות עבודה של מסמכים מתוך תוכנית שתואמת את Microsoft Windows SharePoint Services, כמו Microsoft Office Word 2007. לקבלת מידע נוסף, עיין בעזרה בתוכנית זו.

  1. פתח את ספריית המסמכים שבה מאוחסן המסמך.

  2. הצבע על שם המסמך, לחץ על החץ שמופיע, הצבע על שלח אל ולאחר מכן לחץ על יצירת סביבת עבודה של מסמך.

    הערה: אם האפשרות יצירת סביבת עבודה של מסמך אינה זמינה, אין לך הרשאה ליצור סביבת עבודה באתר זה. בקש מבעל האתר שייתן לך הרשאה זו או ליצור את אתר סביבת העבודה עבורך.

  3. לחץ על אישור.

לראש הדף

יצירת אתר ריק של סביבות עבודה של מסמכים

אם ברצונך ליצור אתר סביבות עבודה של מסמכים אך אינך רוצה לבסס אותו על מסמך קיים בספריה, באפשרותך ליצור אתר ריק של סביבות עבודה של מסמכים ולהוסיף מסמכים מאוחר יותר.

  1. פתח את האתר שבו ברצונך ליצור אתר סביבות עבודה של מסמכים.

    1. לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על צור בדף 'כל תוכן האתר'.

      עצה: במרבית המקרים, באפשרותך להשתמש במקום זאת בתפריט פעולות אתר תמונת לחצן כדי להשלים שלב זה.

    הערה: ייתכן שיהיה עליך לבקש מבעל האתר לתת לך הרשאה ליצור אתר סביבות עבודה של מסמכים.

  2. ברשימה דפי אינטרנט, לחץ על אתרים וסביבות עבודה.

  3. הזן את המידע אודות אתר סביבות העבודה של מסמכים שברצונך ליצור, כמו הכותרת והחלק האחרון של כתובת אתר אינטרנט.

  4. במקטע בחירת תבנית, לחץ על הכרטיסיה שיתוף פעולה ולאחר מכן לחץ על סביבת עבודה של מסמך.

  5. במקטע הרשאות, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם ברצונך שכל החברים באתר האב יהיו חברים בסביבת עבודה זו, לחץ על השתמש באותן הרשאות של אתר האב.

    • אם ברצונך שרק קבוצה מסוימת של אנשים תהיה חברה בסביבת עבודה זו, לחץ על השתמש בהרשאות ייחודיות.

  6. אם ברצונך שסרגל הקישורים העליון מאתר האב יופיע בדפים באתר חדש זה, ודא שהאפשרות האם להשתמש בסרגל הקישורים העליון מאתר האב נבחרה במקטע העברת ניווט בירושה.

  7. לחץ על יצירה.

לראש הדף

הוספת מסמך

אין זה משנה אם אתה יוצר אתר סביבות עבודה של מסמכים ממסמך קיים או שאתה יוצר אתר ריק של סביבות עבודה של מסמכים, באפשרותך להוסיף מסמכים חדשים לאתר סביבות העבודה של מסמכים בכל זמן שהוא.

  1. בדף הבית של אתר סביבות העבודה של מסמכים, לחץ על מסמכים משותפים.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי ליצור ולהוסיף מסמך חדש, לחץ על חדש.

    • להוספת מסמך קיים, לחץ על העלאה ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לחפש את הקובץ שברצונך להוסיף. בחר את הקובץ ולאחר מכן לחץ על פתיחה. אם מסמך עם אותו שם קובץ כבר קיים בספריה ואינך רוצה להחליף את המסמך הקיים, נקה את תיבת הסימון החלף קבצים קיימים.

  3. לחץ על אישור.

באפשרותך גם להוסיף עותק מקושר של מסמך מספריה אחרת אל הספריה מסמכים משותפים של אתר סביבות העבודה של מסמכים על-ידי יצירת יעד 'שלח אל'. כאשר המסמך המקורי או העותק המקושר מעודכן, באפשרותך לעדכן בקלות את העותק שבמיקום האחר. חפש קישורים למידע נוסף אודות הוספת עותקים מקושרים של מסמכים לספריות אחרות במקטע למידע נוסף.

לראש הדף

הוספת משתמש

להוספת משתמשים לאתר סביבות עבודה של מסמכים, עליך להיות בעל הרשאה של הוספת חברים לאתר האב או לאתר סביבות העבודה של מסמכים. אם אין באפשרותך להוסיף משתמשים לאתר סביבות העבודה של מסמכים, פנה אל הבעלים של אתר האב.

  1. בדף הבית של אתר סביבות העבודה של מסמכים, ברשימה חברים, לחץ על שם הקבוצה שאליה ברצונך להוסיף משתמש.

  2. בכרטיסיה תפריט חדש חדש , לחץ על הוספת משתמשים.

  3. במקטע הוספת משתמשים, הקלד את השם, שם הקבוצה או כתובת הדואר האלקטרוני של המשתמש או הקבוצה שברצונך להוסיף. אם אתה מוסיף יותר ממשתמש אחד, הפרד בין השמות באמצעות נקודה-פסיק (;). באפשרותך גם ללחוץ על עיון תמונת לחצן כדי לחפש ולבחור את האדם מהספריה.

  4. במקטע הענקת הרשאה, לחץ על הקבוצה שאליה ברצונך להוסיף את המשתמש.

  5. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת משימה

באפשרותך להשתמש ברשימה משימות באתר סביבות העבודה של מסמכים שלך כדי להקצות פריטי עבודה לעצמך או לחברים אחרים של סביבת העבודה. לאחר מכן באפשרות חברים לעדכן ולשתף בקלות את המצב של המשימות המוקצות שלהם. באמצעות הרשימה משימות, באפשרותך להגדיר עדיפות ותאריכי יעד למשימות, כמו גם מצב משימה ואחוזי השלמה. בתור הבעלים של אתר סביבות העבודה של מסמכים, באפשרותך גם להוסיף שדות מותאמים אישית לרשימה משימות, כפי שאתה עושה בכל רשימה אחרת של אתר SharePoint. חפש קישורים למידע נוסף אודות התאמה אישית של רשימות במקטע למידע נוסף.

  1. בדף הבית של אתר סביבת עבודה של מסמך, תחת משימות, לחץ על הוסף משימה חדשה.

  2. בתיבה כותרת, הקלד שם עבור הפעילות.

  3. בתיבה עדיפות, לחץ על העדיפות של הפעילות.

  4. ברשימה מצב, לחץ על המצב של הפעילות.

  5. כדי להקצות את המשימה למישהו, בצע אחת מהפעולות הבאות במקטע מוקצה ל:

    • הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שאליו ברצונך להקצות את המשימה.

    • הקלד את השם המלא של האדם שאליו ברצונך להקצות את המשימה ולאחר מכן לחץ על בדוק שמות תמונת לחצן . אם האדם נמצא בספריה, השם פותר לכתובת הדואר האלקטרוני של אדם זה. אם האדם לא נמצא בספריה, נמצאה התאמה מדויקת לא מופיעה ההודעה.

    • לחץ על עיון תמונת לחצן כדי לחפש ולבחור את האדם מהספריה. לאחר שתסיים, לחץ על אישור.

  6. במידת הצורך, הקלד תיאור קצר של הפעילות בתיבה תיאור.

  7. בתיבה תאריך התחלה, הזן את התאריך כאשר לתחילתה של הפעילות.

  8. בתיבה תאריך יעד, הזן את התאריך מתי יש להשלים את המשימה.

  9. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת הודעה

השתמש ברשימת ההודעות כדי להציב הודעות חשובות אודות הפרוייקט עבור חברי הצוות, כגון תאריכי יעד ושינויים בפריטי המסירה, הדרכות לחברי צוות חדשים ומידע אחר.

  1. בדף הבית של אתר סביבת עבודה של מסמך, לחץ על הוסף הכרזה חדשה.

  2. בתיבה כותרת, הקלד כותרת עבור ההודעה שלך.

  3. בתיבה גוף, הקלד את הטקסט המלא של ההודעה שלך.

  4. אם ברצונך שההודעה יפוג באופן אוטומטי לאחר תאריך מסוים, הקלד את התאריך בתיבה תאריך תפוגה.

  5. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת קישור לרשימת קישורים

באפשרותך להשתמש ברשימת הקישורים לשיתוף קישורים שימושיים לחברי הצוות. הרשימה יכולה לספק גישה קלה ומהירה למידע ולמשאבים קשורים, כגון אתרי אינטרנט אחרים.

  1. בדף הבית של אתר סביבת עבודה של מסמך, לחץ על הוספת קישור חדש.

  2. במקטע כתובת URL, הקלד את הכתובת של דף האינטרנט או סוג אחר של משאב שאליו ברצונך לקשר, ולאחר מכן הקלד תיאור עבור הקישור.

    הטקסט שאתה מקליד בתיבה הקלד את התיאור מופיע בתור שם הקישור ברשימה קישורים. באפשרותך לכלול הערות אודות הקישור במקטע הערות, אך מידע זה אינו מופיע בתצוגת ברירת המחדל של רשימת הקישורים שמופיע בדף הבית של אתר סביבת עבודה של מסמך.

  3. לחץ על אישור.

לראש הדף

יצירת התראת דואר אלקטרוני עבור משימה

לאחר יצירת משימות והקצאתן לחברים של סביבת העבודה, באפשרותך לבחור לקבל התראות דואר אלקטרוני המודיעות לך על כל שינוי בפריטים ברשימת משימות. חברים יכולים גם ליצור התראות בעצמם לקבלת הודעות דואר אלקטרוני על שינויים בפריטים אחרים שמעניינים אותם.

הערה: באפשרותך ליצור התראות דואר אלקטרוני עבור משימות רק אם מנהל השרת שלך אפשר לשרת המפעיל Windows SharePoint Services לשלוח דואר אלקטרוני.

  1. בדף הבית של אתר סביבת עבודה של מסמך, לחץ על פעילויות.

    אם רשימת המשימות אינה מופיעה בדף הבית, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על משימות.

  2. בתפריט תמונת תפריט פעולות, לחץ על שלח לי התראה.

  3. במקטע כותרת התראה, הקלד שם עבור ההתראה שלך.

  4. במקטע שלח התראות אל, שמך נכלל כברירת מחדל בתיבה משתמשים. באפשרותך לשלוח התראות לחברים אחרים על-ידי הוספת שמותיהם התיבה משתמשים, כשהם מופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;).

  5. במקטע סוג שינוי, בחר את סוג השינויים שברצונך לקבל התראה.

  6. במקטע שלח התראות עבור שינויים אלה, בחר מסנן כדי לקבל שינויים בהתבסס על קריטריונים מסוימים.

    עצה: כמו כן, באפשרותך לבחור לקבל התראות עבור הפריטים המוצגים בתצוגה מסוימת של רשימת המשימות.

  7. במקטע כאשר כדי לשלוח התראות, בחר באיזו תדירות ברצונך לקבל התראות.

  8. לחץ על אישור.

לראש הדף

פרסום מסמך חזרה לספריה מאתר סביבות עבודה של מסמכים

אם אתר סביבות העבודה של מסמכים מבוסס על מסמך קיים שאוחסן בספריה, באפשרותך לעדכן את העותק המקורי בשינויים שנעשו בעותק שבאתר סביבות העבודה של מסמכים.

  1. באתר סביבות העבודה של מסמכים, פתח את הספריה שמכילה את המסמך.

  2. הצבע על שם המסמך, לחץ על החץ שמופיע, הצבע על שלח אל ולאחר מכן לחץ על פרסום למיקום המקור.

לראש הדף

מחיקת אתר סביבות עבודה של מסמכים

לאחר סיום פרויידט התיעוד, והעברת הגירסאות הסופיות של המסמכים למיקומים אחרים, באפשרותך לבחור למחוק את אתר סביבות העבודה של מסמכים. כדי למחוק את האתר, עליך להיות בעל רמת הרשאה של שליטה מלאה. כברירת מחדל, לבעלי אתרים יש רמת הרשאה זו.

חשוב: ודא שכל המסמכים פורסמו למיקום אחר לפני מחיקת אתר סביבות עבודה של מסמכים. במחיקת אתר סביבות עבודה של מסמכים, כל המסמכים, הספריות, הרשימות ונתוני הרשימות, הגדרות האתרים, רמות ההרשאה ונתוני אבטחה שנמצאים באתר סביבות העבודה של מסמכים נמחקים לצמיתות.

  1. בדף הבית של האתר, לחץ על תפריט פעולות אתר תמונת לחצן ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    באתר שתפריט פעולות אתר הותאם אישית עבורו, הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על ההגדרות שברצונך להציג.

  1. בעמודה ניהול האתר, לחץ על מחיקת אתר זה.

  2. לחץ על מחיקה ולאחר מכן לחץ על אישור כדי לאשר שברצונך למחוק את האתר.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×