יצירה והדפסה של תוויות מען עבור רשימת כתובות ב- Excel

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אם ברצונך לשלוח דבר דואר לנמענים מרובים לפי רשימת כתובות השמורה בגליון עבודה של Microsoft Excel, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר של Microsoft Word. תהליך מיזוג הדואר יוצר גיליון של תוויות מען הניתנות להדפסה, וכל תווית בגיליון מכילה כתובת מהרשימה.

כדי ליצור ולהדפיס את תוויות המען, עליך להכין תחילה את נתוני גליון העבודה ב- Excel ולאחר מכן להשתמש ב- Word כדי לקבוע את התצורה של תוויות המען ולארגן, לסקור ולהדפיס אותן. כאשר ברצונך להשתמש בתוויות מען כדי לשלוח דברי דואר לנמענים מרובים לפי רשימת הכתובות שלך, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור גיליון של תוויות מען. כל תווית מכילה כתובת מהרשימה שלך.

תהליך מיזוג הדואר כרוך בשלבים הכוללים הבאים:

  1. הכנת נתוני גליון העבודה ב- Excel למיזוג הדואר    לפני שתתחיל בתהליך מיזוג הדואר, רשימת הכתובות שלך צריכה להתאים למבנה הטבלאי הנדרש למיזוג דואר.

  2. הגדרת התוויות עבור מיזוג הדואר ב- Word    הגדר את פריסת התוויות פעם אחת בלבד עבור כל התוויות במיזוג הדואר. במיזוג דואר, המסמך שבו אתה משתמש כדי לעשות זאת נקרא המסמך הראשי. במסמך התוויות הראשי, באפשרותך גם להגדיר כל תוכן שאתה מעוניין כי יחזור בכל תווית, כגון סמל חברה או כתובת השולח בתוויות משלוח.

  3. חיבור התוויות לנתוני גליון העבודה    רשימת הכתובות שלך היא מקור הנתונים ש- Microsoft Word משתמש בו במיזוג הדואר. במקרה זה, זהו גליון עבודה של Excel המכילה את הכתובות שיודפסו על התוויות.

  4. מיקוד רשימת הנמענים שברצונך לכלול בתוויות    Word יוצר תווית עבור כל כתובת ברשימת הדיוור שלך. אם ברצונך ליצור תוויות רק עבור כתובות מסוימות ברשימת הדיוור, באפשרותך לבחור את הכתובות או את הרשומות שייכללו.

  5. הוספת מצייני מיקום, הנקראים שדות מיזוג דואר, לתוויות    בעת ביצוע מיזוג הדואר, שדות מיזוג הדואר מתמלאים במידע מרשימת הכתובות שלך.

  6. הצגה בתצוגה מקדימה, השלמת המיזוג והדפסת התוויות    באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה כל תווית לפני שתדפיס את הקבוצה כולה.

  7. שמירת התוויות לשימוש עתידי   

במאמר זה

שלב 1: הכנת נתוני גליון העבודה ב- Excel עבור מיזוג הדואר

שלב 2: הגדרת התוויות עבור מיזוג הדואר ב- Word

הפסקת תהליך מיזוג דואר וחידושו

שלב 3: חיבור התוויות לנתוני גליון העבודה

שלב 4: מיקוד רשימת הנמענים שברצונך לכלול בתוויות

שלב 5: הוספת מצייני מיקום (שדות מיזוג דואר) לתוויות

מה קורה בעת המיזוג?

מיפוי שדות מיזוג הדואר לקובץ הנתונים

הקלדת התוכן והוספת מצייני המיקום או שדות

הגדרת תצוגה של אנשי הקשר הכוללת שדות מותאמים אישית

הפעלת מיזוג הדואר מ- Outlook

עיצוב הנתונים הממוזגים

שלב 6: תצוגה מקדימה והדפסה של התוויות

הצגת מיזוג הדואר בתצוגה מקדימה

השלמת מיזוג הדואר

שלב 7: שמירת התוויות לשימוש עתידי

שלב 1: הכנת נתוני גליון העבודה ב- Excel עבור מיזוג הדואר

ב- Excel, על רשימת הכתובות להתאים למבנה הטבלאי הנדרש למיזוג דואר.

  1. בגליון עבודה, בצע את הפעולות הבאות כדי לארגן את רשימת הכתובות:

    1. השתמש בכותרות עמודות המזהות בבירור את סוג הנתונים שכל עמודה מכילה.

      עצה: לדוגמה, השתמש בכותרות עמודות כגון שם פרטי, שם משפחה, כתובת ועיר במקום עמודה 1, עמודה 2, עמודה 3 ועמודה 4.

    2. השתמש בעמודה נפרדת עבור כל רכיב שברצונך לכלול במיזוג הדואר.

      עצה: אם אתה מאחסן שם פרטי ושם משפחה בעמודות נפרדות, באפשרותך גם להשתמש במיזוג הדואר כדי ליצור מכתבים הפונים לכל נמען בשמו הפרטי. באפשרותך גם להוסיף עמודה נפרדת עבור תואר, כגון מר או גב'.

    3. כלול רק שורות ועמודות המכילות נתונים. אל תכלול שורות או עמודות ריקות ברשימת הכתובות כיוון שייתכן שרשימת התוויות שתיווצר לא תושלם מעבר לשורות ולעמודות הריקות בעת הגדרת התוויות עבור מיזוג הדואר ב- Word.

  2. כדי לעזור באיתור ובבחירה של רשימת הכתובות במהלך מיזוג הדואר, בצע את הפעולות הבאות כדי להגדיר שם עבור רשימת הכתובות:

    1. בגליון העבודה, בחר את רשימת הכתובות המלאה, כולל התאים המכילים כותרות עמודות.

    2. בכרטיסיה נוסחאות, בקבוצה שמות מוגדרים, לחץ על הגדר שם.

      בקבוצה שמות מוגדרים בכרטיסיה ' נוסחאות '

    3. בתיבה שם, הקלד שם עבור רשימת הכתובות, כגון כרטיסי_ברכה ולאחר מכן לחץ על אישור.

      עצה: התו הראשון בשם חייב להיות אות, ואין להוסיף רווח בין מילים. במקום רווח, השתמש בתו קו תחתון (_).

  3. שמור וסגור את חוברת העבודה.

לראש הדף

שלב 2: הגדרת התוויות עבור מיזוג הדואר ב- Word

באפשרותך לקבוע את התצורה של פריסת התוויות פעם אחת בלבד עבור כל התוויות במיזוג הדואר. במיזוג דואר, המסמך שתקבע את תצורתו עבור הפריסה נקרא המסמך הראשי של התוויות (או מסמך התוויות הראשי). במסמך זה, באפשרותך גם לקבוע את התצורה של כל תוכן שעליו ברצונך לחזור בכל תווית, כגון סמל חברה או כתובת השולח שלך בתוויות משלוח.

קרוב לוודאי שכבר יש לך חבילת גליונות של תוויות מאחד מהספקים של גליונות תוויות, כגון Avery, ‏AOne או Formtec. לכל גליון תוויות יש גודל מסוים והוא מכיל מספר מסוים של תוויות בממדים ספציפיים.

כדי לקבוע את תצורת מסמך התוויות הראשי, התאם את הממדים שלו לממדי התוויות בגליונות העבודה שבהם בכוונתך להשתמש.

  1. הפעל את Word, ופתח מסמך ריק.
    ללא מסמך ריק, הפקודות בשלב הבא לא יהיו זמינות.

  2. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחל מיזוג דואר, לחץ על התחל מיזוג דואר.

    צילום מסך של הכרטיסיה דברי דואר ב- Word, המציג את הפקודה התחל מיזוג דואר ואת רשימת האפשרויות הזמינות עבור סוג המיזוג שברצונך להפעיל.

  3. לחץ על תוויות.

  4. בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית, עליך לבצע כמה בחירות.

    תיבת הדו-שיח 'אפשרויות תווית'

    1. סוג המדפסת שבה אתה משתמש להדפסת התוויות.

    2. הספק שמייצר את גליונות התוויות.

    3. המספר המתאים למספר המוצר הרשום על החבילה של גליונות התוויות.

  5. תחת מידע אודות המדפסת, לחץ על סוג המדפסת שבה תשתמש להדפסת התוויות.

  6. ברשימה ספקי תוויות, לחץ על שם החברה שייצרה את גליונות התוויות שבהם אתה משתמש.

  7. ברשימה מספר מוצר, לחץ על מספר המוצר המופיע על גבי האריזה של גליונות התוויות.

    אם מספר המוצר עבור גליונות התוויות שלי אינו תואם לאף אחת מהאפשרויות בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית, עדיין תוכל להדפיס את התוויות שלך. כל שעליך לעשות הוא לבצע התאמה אישית שלהן:

    1. מדוד את התוויות בגיליון שברשותך, ורשום את המידות ואת מספר התוויות שמכיל גיליון יחיד.

      הערה: מדוד את התוויות בקפדנות. גודל התווית בפועל עשוי להיות קטן מהגודל שציין יצרן התוויות. לדוגמה, תווית של 1x2 אינץ' עשויה למעשה להיות בגובה של 15/16 אינץ' וברוחב של 1 ו-‏15/16 אינץ'.

    2. ברשימה מספר מוצר, בחר סוג של תווית הדומה בגודלה לתוויות שלך.

      אם אינך רואה את סוג התווית הרצוי בתיבה מספר מוצר, אולי תוכל להשתמש באחת מהתוויות האחרות המפורטות או ליצור גודל תוויות חדש.

    3. לחץ על פרטים ולאחר מכן השווה בין ממדי התווית לבין מספר התוויות בגיליון (עבור תוויות המודפסות במדפסות לייזר ובמדפסות הזרקת דיו) או מספר העמודות בטופס התוויות (עבור תוויות המודפסות במדפסות סיכות).

    4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • אם הממדים ופריסת התוויות מתאימים לאלה של התוויות שברשותך, השתמש בסוג זה של תוויות.

      • אם הממדים והפריסה אינם תואמים לממדים ולפריסה שלך, לחץ על ביטול והמשך לשלב 5.

    5. בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית, לחץ על סוג המדפסת (מדפסות הזנה רציפה או מדפסות עמודים) ולאחר מכן לחץ על תווית חדשה.

    6. הקלד שם בתיבה שם תווית, בחר גובה, רוחב, שוליים ואפשרויות אחרות עבור התווית שלך ולאחר מכן לחץ על אישור.

התווית החדשה מופיעה בקטגוריה אחר/מותאם אישית. בפעם הבאה שתשתמש בתוויות המותאמות אישית שלך, הקפד לבחור באפשרות אחר/מותאם אישית ברשימה ספקי תוויות.

  1. לאחר בחירה באפשרויות התוויות הרצויות, לחץ על אישור.

    Word יוצר מסמך המשתמש בטבלה כדי לפרוס את התוויות. אם אינך רואה קווים המפרידים בין התוויות בפריסה, לחץ על הכרטיסיה פריסה תחת כלי טבלאות ולאחר מכן, בקבוצה טבלה, לחץ על הצג קווי רשת.

לראש הדף

הפסקת תהליך מיזוג דואר וחידושו

אם עליך להפסיק את פעולת מיזוג הדואר, באפשרותך לשמור את מסמך התוויות הראשי ולחדש את המיזוג מאוחר יותר. Word שומר את מקור הנתונים ואת פרטי השדות במסמך שאתה שומר. אם השתמשת בחלונית המשימות מיזוג דואר כאשר הפסקת לעבוד על המיזוג, Word חוזר למקום שלך בחלונית המשימות בעת חידוש המיזוג.

  1. כאשר אתה מוכן לחדש את המיזוג, פתח את מסמך התוויות הראשי ששמרת.

    Word מציג תיבת הודעה המבקשת ממך לאשר כי ברצונך לפתוח את המסמך ולהפעיל פקודת SQL (פקודת ה- SQL מחברת את Word לקובץ המקור ב- Excel).

  2. לחץ על כן כדי להתחבר לקובץ המקור ב- Excel ולאחזר את רשימת הכתובות.

    הטקסט של מסמך התוויות הראשי מופיע ביחד עם כל השדות שהוספת.

  3. לחץ על הכרטיסיה דברי דואר והמשך בעבודתך.

לראש הדף

שלב 3: חיבור התוויות לנתוני גליון העבודה

כדי למזג את פרטי הכתובות עם התוויות, עליך לחבר את התוויות לגליון העבודה המכיל את רשימת הכתובות שלך.

  1. אם זוהי הפעם הראשונה שאתה מתחבר לגליון עבודה, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בתפריט קובץ, לחץ על אפשרויות.

    2. לחץ על מתקדם.

    3. גלול אל המקטע כללי, ובחר בתיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.

    4. לחץ על אישור.

  2. כאשר המסמך הראשי של מיזוג הדואר פתוח, בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחל מיזוג דואר, לחץ על בחר נמענים ולאחר מכן לחץ על השתמש ברשימה קיימת.

    הקלד את שם הפקודה רשימה חדשה

  3. אתר את גליון העבודה של Excel בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים, ולחץ עליו פעמיים.

  4. בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים, בחר בתיבת הסימון הצג הכל, לאחר מכן לחץ על MS Excel Worksheets via DDE ‏(‎*.xls)‏ בתיבה פתח מקור נתונים ולאחר מכן לחץ על אישור.

    הערה: אם אינך רואה את האפשרות MS Excel Worksheets via DDE ‏(‎*.xls)‏‎ ברשימה, עליך לוודא כי תיבת הסימון הצג הכל נבחרה.

  5. בתיבת הדו-שיח Microsoft Office Excel, עבור טווח נקוב או טווח תאים, בחר בטווח התאים או בגליון העבודה המכילים את המידע שברצונך למזג ולאחר מכן לחץ על אישור.

התוויות מחוברות כעת לנתוני גליון העבודה, אך גליון התוויות עדיין ריק. במקרה הצורך, באפשרותך להגדיר את רשימת הנמענים כמתואר בשלב 4, או להתחיל לאכלס את התוויות במצייני מיקום עבור פרטי הכתובות, כמתואר בשלב 5.

לראש הדף

שלב 4: מיקוד רשימת הנמענים שברצונך לכלול בתוויות

Word יוצר תווית עבור כל כתובת ברשימת הדיוור שלך. אם ברצונך ליצור תוויות רק עבור כתובות מסוימות ברשימת הדיוור שלך, באפשרותך לבחור אילו כתובות (רשומות) לכלול.

כדי לצמצם את רשימת הנמענים או כדי להשתמש בקבוצת משנה של הרשומות בקובץ הנתונים שלך, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחל מיזוג דואר, לחץ על ערוך רשימת נמענים.

    צילום מסך של הכרטיסיה דברי דואר ב- Word, המציג את הפקודה עריכת רשימת נמענים בתור מסומן.

  2. בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בחירת רשומות בודדות    שיטה זו שימושית ביותר אם הרשימה קצרה. בחר את תיבות הסימון לצד הנמענים שברצונך לכלול, ונקה את תיבות הסימון לצד הנמענים שאין ברצונך לכלול.

      עצה: אם ידוע לך שברצונך לכלול רשומות מעטות בלבד במיזוג, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן לבחור רק ברשומות הרצויות. באופן דומה, אם ברצונך לכלול את רוב הרשימה, בחר בתיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן נקה את תיבות הסימון עבור הרשומות שאין ברצונך לכלול.

    • רשומות קצרות    לחץ על כותרת העמודה שלפיה ברצונך למיין. Word ממיין את הרשימה בסדר אלפביתי עולה (מא' עד ת'). לחץ שוב על כותרת העמודה כדי למיין את הרשימה בסדר אלפביתי יורד (ת' עד א').

      כדי לציין אפשרויות מיון מתקדמות יותר, לחץ על מיון תחת מקד את רשימת הנמענים ובחר בהעדפות המיון שלך בכרטיסיה מיון רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון. לדוגמה, באפשרותך לציין כי יש לסדר את כתובות הנמענים בסדר אלפביתי לפי שם משפחה בתוך כל מיקוד דואר, וכי מיקודי הדואר מופיעים בסדר מספרי.

    • סינון רשומות    שיטה זו שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שאין ברצונך לראות או לכלול במיזוג. לאחר שתסנן את הרשימה, תוכל לבחור או לנקות את תיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות מסוימות.

      כדי לסנן רשומות, בצע את הפעולות הבאות:

      1. תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על סינון.

      2. בכרטיסיה סנן רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון, בחר בקריטריונים שבהם ברצונך להשתמש כדי לסנן את הרשומות.

        לדוגמה, כדי ליצור תוויות עבור כתובות באוסטרליה בלבד, לחץ על מדינה או אזור ברשימה שדה, על שווה ל ברשימה השוואה ולחץ על אוסטרליה ברשימה השווה ל.

      3. כדי להוסיף ולמקד את הסינון, לחץ על וגם או על או ולאחר מכן בחר קריטריונים נוספים.

        לדוגמה, כדי ליצור תוויות עבור עסקים בהרצליה בלבד, ציין רשומות שהשדה עיר שלהן מכיל את הערך הרצליה ושהשדה שם חברה שלהן אינו ריק. אם תשתמש באפשרות או במקום באפשרות וגם במסנן זה, מיזוג הדואר יכלול את כל הכתובות בהרצליה בנוסף לכל הכתובות הכוללות שם חברה, ללא קשר לעיר.

הערה: אם התקנת במחשב תוכנה לאימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על אימות כתובות בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את כתובות הנמענים.

לראש הדף

שלב 5: הוספת מצייני מיקום (שדות מיזוג דואר) לתוויות

לאחר חיבור התוויות לרשימת הכתובות, אתה מוכן להוסיף מצייני מיקום המציינים היכן יופיעו הכתובות בכל תווית. באפשרותך גם להקליד טקסט שברצונך לחזור עליו בכל תווית, כגון סמל חברה או כתובת השולח שלך בתווית משלוח.

מצייני המיקום עבור הכתובות קרויים שדות מיזוג דואר. בעת ביצוע מיזוג הדואר, שדות מיזוג הדואר מתמלאים במידע מרשימת הכתובות. שדות מיזוג הדואר ב- Word מתאימים לכותרות העמודות בגליון העבודה ב- Excel.

קובץ נתונים עם עמודות (קטגוריות) ושורות (רשומות)

1. העמודות בקובץ נתונים מייצגות קטגוריות של מידע. שדות מיזוג הדואר שאתה מוסיף לתוויות הם מצייני מיקום עבור קטגוריות אלה.

2. השורות בקובץ נתונים מייצגות רשומות של מידע. Word יוצר תווית עבור כל רשומה כשאתה מבצע מיזוג דואר.

בהצבתו של שדה מיזוג דואר בתווית המקורית שאת תצורתה קבעת במסמך התוויות הראשי, אתה מציין כי ברצונך שקטגוריית מידע מסוימת, כגון שם או כתובת, תופיע במיקום זה.

שדות שנוספו למסמך Word

הערה: כאשר אתה מוסיף שדה מיזוג דואר למסמך התוויות הראשי, שם השדה מוקף תמיד בסוגריים זוויתיים (« »). סוגריים זוויתיים אלה אינם מופיעים בתוויות הסופיות — הם רק מסייעים לך להבדיל בין השדות במסמך התוויות הראשי לטקסט הרגיל.

לראש הדף

מה קורה בעת המיזוג?

בעת ביצוע מיזוג הדואר, מידע מהשורה הראשונה בקובץ הנתונים מחליף את השדות בתווית הראשונה. לאחר מכן, מידע מהשורה השניה בקובץ הנתונים מחליף את השדות בתווית השניה, וכן הלאה.

מיזוג מידע מקובץ נתונים לתוך תווית

עבודה עם שדות: דוגמאות   

בעת עיצוב תוויות, באפשרותך לקשר כל כותרת עמודה מקובץ הנתונים שלך לשדה בתווית.

לדוגמה, נניח שרשימת הדיוור שלך מיועדת למנויים לידיעון שלך, וקובץ הנתונים כולל עמודה הנקראת "תאריך תפוגה" למיון התאריך שבו התוקף של כל מינוי יפוג. אם תמקם את השדה «תאריך תפוגה» במסמך הראשי של התווית לפני הפעלת המיזוג, כל אחד מהמנויים יוכל לראות את תאריך התפוגה שלו בתווית הדיוור שלו.

באפשרותך לשלב שדות ולהפריד אותם באמצעות סימני פיסוק. לדוגמה, כדי ליצור כתובת, באפשרותך לקבוע את תצורת השדות במסמך התוויות הראשי באופן הבא:

«שם פרטי» «שם משפחה»

«כתובת רחוב»

«עיר» «מיקוד דואר»

עבור שילובים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות, כגון בלוקים של כתובת ושורות ברכה, Word מספק שדות מורכבים המקבצים כמה שדות ביחד. לדוגמה, השדה 'בלוק כתובת' הוא שילוב של מספר שדות, כולל שם פרטי, שם משפחה, כתובת רחוב, עיר ומיקוד דואר.

רכיבים בשדה בלוק כתובת

באפשרותך להתאים אישית את התוכן של כל אחד מהשדות המורכבים האלה. לדוגמה, בכתובת, ייתכן שתרצה לבחור תבנית שם רשמית (מר שי כהן). במשפט הפתיחה, ייתכן שתעדיף להשתמש ב"נכבד" במקום ב"יקר".

לראש הדף

מיפוי שדות מיזוג הדואר לקובץ הנתונים

כדי לוודא של- Word תהיה אפשרות למצוא בקובץ הנתונים עמודה המתאימה לכל רכיב כתובת, ייתכן שיהיה עליך למפות את שדות מיזוג הדואר ב- Word לעמודות בקובץ האלקטרוני ב- Excel.

כדי למפות את השדות, לחץ על התאמת שדות בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.

בקבוצה כתוב והוסף שדות ו-

תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה.

תיבת הדו-שיח התאמת שדות

רכיבי הכתובת מפורטים מצד ימין. כותרות העמודות מקובץ הנתונים מפורטות משמאל.

Word מחפש את העמודה המתאימה ביותר לכל רכיב. כמודגם בתמונה, Word התאים אוטומטית את העמודה תואר בקובץ הנתונים לתואר כבוד, אך ל- Word לא היתה אפשרות להתאים רכיבים אחרים, כגון שם פרטי שני.

ברשימה משמאל, באפשרותך לבחור בעמודה מקובץ הנתונים התואמת לרכיב מימין. העובדה שאין התאמה עבור מזהה ייחודי ושם פרטי שני היא תקינה, מאחר שתווית מיזוג הדואר אינה צריכה להשתמש בכל השדות. אם תוסיף שדה שאינו מכיל נתונים מקובץ הנתונים, הוא יופיע במסמך הממוזג כמציין מיקום ריק - בדרך כלל שורה ריקה או בלוק שטח ריק.

לראש הדף

הקלדת התוכן והוספת מצייני המיקום או שדות

  1. בתווית הראשונית שהגדרת (במסמך התוויות הראשי), הקלד את התוכן שברצונך שיופיע בכל התוויות.

    כדי להוסיף תמונה, כגון סמל, לחץ על תמונה בקבוצה איורים שבכרטיסיה הוספה.

  2. לחץ במיקום שבו ברצונך להוסיף את השדה.

  3. השתמש בקבוצה כתוב והוסף שדות שבכרטיסיה דברי דואר.

    בקבוצה כתוב והוסף שדות ו-

  4. הוסף אחד מהפריטים הבאים:

    • בלוק כתובת עם שם, כתובת ומידע אחר

    • לחץ על בלוק הכתובת.

    • בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר ברכיבי הכתובת שברצונך לכלול ובתבניות שברצונך להחיל ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, משמעות הדבר היא של- Word אין אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש לו כדי להשלים את בלוק הכתובת. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.

    • שדות בודדים

      באפשרותך להוסיף מידע משדות בודדים, כגון שם פרטי, מספר טלפון או סכום תרומה מתוך רשימה של תורמים. כדי להוסיף במהירות שדה מקובץ הנתונים למסמך התוויות הראשי, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על שם השדה.

      כדי להוסיף שדות אופציונליים אחרים למסמך, בצע את הפעולות הבאות:

      • בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על הוסף שדה מיזוג.

      • בתיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג, בצע אחת מהפעולות הבאות:

        • כדי לבחור שדות כתובת שיתאימו אוטומטית לשדות במקור הנתונים, גם אם שמות השדות האלה אינם זהים לשמות השדות ב- Word, לחץ על שדות כתובת.

        • כדי לבחור שדות שלוקחים תמיד נתונים ישירות מעמודה בקובץ הנתונים, לחץ על שדות מסד נתונים.

      • בתיבה שדות, לחץ על השדה הרצוי.

      • לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.

      • אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, משמעות הדבר היא של- Word אין אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש לו כדי להוסיף את השדה. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.

        הערה: אם תוסיף שדה מהרשימה שדות מסד נתונים ולאחר מכן תעבור למקור נתונים שאינו מכיל עמודה באותו שם, ל- Word לא תהיה אפשרות להוסיף את פרטי השדה לתוך המסמך הממוזג.

    • שדות מותאמים אישית מאנשי הקשר של Microsoft Office Outlook

      הדרך היחידה לכלול שדות אנשי קשר מותאמים אישית במסמך הראשי היא להתחיל את מיזוג הדואר מתוך Outlook. ראשית, הגדר תצוגה של אנשי הקשר שלך עם השדות שבהם ברצונך להשתמש במיזוג. לאחר מכן התחל במיזוג הדואר. לאחר בחירת ההגדרות הרצויות, Word מופעל באופן אוטומטי, ובאפשרותך להשלים את המיזוג.

לראש הדף

הגדרת תצוגה של אנשי הקשר הכוללת שדות מותאמים אישית

  1. באנשי הקשר של Outlook, בכרטיסיה תצוגה, לחץ על שינוי תצוגה ולאחר מכן לחץ על רשימה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת עמודה ולאחר מכן לחץ על בוחר השדות בתפריט הקיצור.

  3. ברשימה הנפתחת בראש תיבת הדו-שיח בוחר השדות, בחר באפשרות שדות מוגדרים על-ידי המשתמש בתיקיה.

  4. גרור את השדה שברצונך להוסיף מתיבת הדו-שיח לכותרת העמודה. חץ אדום קטן מסייע לך להציב את השדה במיקום הרצוי.
    גרירת שדה מותאם אישית מבוחר השדות לתצוגת תיקיית אנשי קשר

    באפשרותך להוסיף שדה חדש בתיבת הדו-שיח בוחר השדות על-ידי לחיצה על חדש בתחתית התיבה.

  5. לאחר שתוסיף את כל השדות המותאמים אישית לתצוגה, סגור את תיבת הדו-שיח בוחר השדות.

  6. כדי להסיר שדה שאינך מעוניין לכלול במיזוג הדואר, לחץ על שם השדה בכותרת העמודה בתצוגת רשימה, וגרור אותו מכותרת העמודה.

לראש הדף

הפעלת מיזוג הדואר מ- Outlook

  1. באנשי הקשר של Outlook, בחר אנשי קשר בודדים על-ידי החזקת Shift לחוץ ולחיצה לשם בחירת טווח או על-ידי החזקת Ctrl לחוץ ולחיצה לשם בחירת אנשי קשר בודדים. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים כעת בתצוגה, אל תלחץ על אנשי קשר כלשהם.

  2. בכרטיסיה בית, לחץ על מיזוג דואר.

  3. אם בחרת אנשי קשר בודדים שאותם יש לכלול במיזוג הדואר, לחץ על אנשי קשר נבחרים בלבד. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים כעת בתצוגה, לחץ על כל אנשי הקשר בתצוגה הנוכחית.

  4. אם קבעת את התצורה של תצוגת הרשימה כך שתציג בדיוק את השדות שבהם ברצונך להשתמש במיזוג הדואר, לחץ על שדות אנשי קשר בתצוגה הנוכחית. אם לא, לחץ על כל שדות אנשי הקשר כדי להפוך את כל שדות אנשי הקשר לזמינים במיזוג הדואר.

  5. אם ברצונך ליצור מסמך ראשי חדש עבור מיזוג הדואר, לחץ על מסמך חדש. אחרת, לחץ על מסמך קיים ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לאתר את המסמך שישמש כמסמך הראשי.

  6. אם ברצונך לשמור את אנשי הקשר והשדות שבחרת כך שניתן יהיה להשתמש בהם מחדש, בחר בתיבת הסימון קובץ קבוע ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לשמור את הקובץ. הנתונים נשמרים בקובץ Word כנתונים המופרדים באמצעות פסיק.

  7. תחת סוג מסמך, לחץ על תוויות מען.

  8. לחץ על אישור. כאשר המסמך נפתח ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על השדות שברצונך להוסיף למסמך התוויות הראשי.

  • לאחר שתסיים להגדיר את התווית הראשונה כרצוי, בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על עדכן תוויות.

    Word משכפל את הפריסה של התווית הראשונה לכל התוויות האחרות.

  • אין באפשרותך להקליד תווים של שדה מיזוג («« »») באופן ידני או להשתמש בפקודה סימן בתפריט הוספה ב- Word. עליך להשתמש במיזוג דואר.

  • אם שדות המיזוג מופיעים בתוך סוגריים מסולסלים, כגון {MERGEFIELD עיר }, ‏Word מציג קודי שדה במקום תוצאות שדה. הדבר אינו משפיע על מיזוג הדואר, אך אם ברצונך להציג את התוצאות במקום זאת, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קוד השדה ולאחר מכן לחץ על החלף מצב קודי שדה.

לראש הדף

עיצוב הנתונים הממוזגים

תוכניות מסדי נתונים וגליונות אלקטרוניים, כגון Access ו- Excel, מאחסנות את המידע המוקלד בתאים כנתונים גולמיים. עיצוב, כגון גופנים וצבעים שאתה מחיל ב- Access או ב- Excel, אינו מאוחסן עם הנתונים הגולמיים. בעת מיזוג מידע מתוך קובץ נתונים למסמך Word, אתה ממזג את הנתונים הגולמיים ללא העיצוב שהוחל עליהם.

כדי לעצב את הנתונים במסמך, בחר את שדה מיזוג הדואר ועצב אותו, באותו אופן שאתה מעצב כל טקסט. ודא כי הבחירה כוללת את תווי הסוגריים הזוויתיים (« ») המקיפים את השדה.

לראש הדף

שלב 6: תצוגה מקדימה והדפסה של התוויות

לאחר הוספת השדות לתווית המקורית שאת תצורתה קבעת במסמך התוויות הראשי, באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה את תוצאות מיזוג הדואר. כשהתצוגה המקדימה תהיה לשביעות רצונך, השלם את מיזוג הדואר והדפס את התוויות. לאחר מכן, תוכל לשמור את מסמך התוויות הראשי לשימוש עתידי.

הצגת מיזוג הדואר בתצוגה מקדימה

באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה את התוויות ולערוך שינויים לפני השלמת מיזוג הדואר.

כדי להציג מסמכים בתצוגה מקדימה, בצע אחת מהפעולות הבאות בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר:

צילום מסך של הכרטיסיה דברי דואר ב- Word, המציגה את הקבוצה הצג תוצאות בתצוגה מקדימה.

  • לחץ על הצג תצוגה מקדימה של תוצאות.

  • דפדף בין כל התוויות באמצעות לחיצה על הלחצנים הרשומה הבאה והרשומה הקודמת בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר.

  • כדי להציג בתצוגה מקדימה מסמך תוויות מסוים, לחץ על חיפוש נמען.

הערה: לחץ על עריכת רשימת נמענים בקבוצה התחל מיזוג דואר שבכרטיסיה דברי דואר כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, שבה באפשרותך לסנן את הרשימה או להסיר נמענים מהמיזוג אם תראה רשומות שאינך מעוניין לכלול.

הערה: Word משתמש בטבלה כדי לפרוס גיליון של תוויות על-גבי העמוד. בעת דפדוף בין התוויות, הרשומה הפעילה מוצגת בתא הראשון של הטבלה, כאשר הרשומות הבאות מוצגות בתאים עוקבים.

לראש הדף

השלמת מיזוג הדואר

כדי להדפיס את התוויות, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על הדפסת מסמכים.

צילום מסך של הכרטיסיה דברי דואר ב- Word, המציג את הפקודה סיים ומזג ואפשרויות שלו.

  1. בחר אם להדפיס את קבוצת התוויות במלואה, רק את התווית הגלויה כעת או קבוצת משנה ספציפית של התוויות.

כדי לשנות תוויות בודדות, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על עריכת מסמכים נפרדים.

    צילום מסך של הכרטיסיה דברי דואר ב- Word, המציג את הפקודה סיים ומזג ואפשרויות שלו.

  2. בחר אם ברצונך לערוך את קבוצת התוויות במלואה, רק את התווית הגלויה כעת או קבוצת משנה ספציפית של התוויות. Word שומר בקובץ נפרד את התוויות שברצונך לערוך.

לראש הדף

שלב 7: שמירת התוויות לשימוש עתידי

זכור כי התוויות הממוזגות שאתה שומר נפרדות מן התווית המקורית שאת תצורתה קבעת במסמך התוויות הראשי. מומלץ לשמור את מסמך התוויות הראשי אם בכוונתך להשתמש בו עבור מיזוג דואר נוסף.

בעת שמירת מסמך התוויות הראשי, אתה שומר גם את החיבור שלו לקובץ הנתונים. בפעם הבאה שתפתח את מסמך התוויות הראשי, Word יבקש ממך לבחור אם למזג שוב את המידע מקובץ הנתונים אל מסמך התוויות הראשי.

  • אם תלחץ על כן, המסמך ייפתח עם המידע מהרשומה הראשונה שמוזגה בו.

  • אם תלחץ על לא,‏ Word ינתק את החיבור בין מסמך התוויות הראשי לקובץ הנתונים, יעצב מחדש את מסמך התוויות הראשי כמסמך Word רגיל, ויחליף את השדות במידע הייחודי מהרשומה הראשונה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×