יצירה והדפסה של תוויות מען עבור רשימת כתובות ב- Excel

יצירה והדפסה של תוויות מען עבור רשימת כתובות ב- Excel

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אם ברצונך לשלוח מסה של דיוור רשימת כתובות לשמור ב- Microsoft Office Excel גליון עבודה, באפשרותך להשתמש מיזוג דואר ב- Microsoft Office Word. תהליך מיזוג הדואר יוצר גיליון של תוויות מען שניתן להדפיס, ומכילה בכל התוויות בגיליון כתובת מהרשימה.

כדי ליצור ולהדפיס את תוויות המען, עליך להכין תחילה את נתוני גליון העבודה ב- Excel ולאחר מכן להשתמש ב- Word כדי לקבוע את התצורה של תוויות המען ולארגן, לסקור ולהדפיס אותן. כאשר ברצונך להשתמש בתוויות מען כדי לשלוח דברי דואר לנמענים מרובים לפי רשימת הכתובות שלך, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור גיליון של תוויות מען. כל תווית מכילה כתובת מהרשימה שלך.

תהליך מיזוג הדואר דורש את השלבים הכוללים הבאים:

  1. הכנת נתוני גליון העבודה ב- Excel למיזוג הדואר    לפני שתתחיל בתהליך מיזוג הדואר, רשימת הכתובות שלך צריכה להתאים למבנה הטבלאי הנדרש למיזוג דואר.

  2. הגדרת התוויות עבור מיזוג הדואר ב- Word    הגדר את פריסת התוויות פעם אחת בלבד עבור כל התוויות במיזוג הדואר. במיזוג דואר, המסמך שבו אתה משתמש כדי לעשות זאת נקרא המסמך הראשי. במסמך התוויות הראשי, באפשרותך גם להגדיר כל תוכן שאתה מעוניין כי יחזור בכל תווית, כגון סמל חברה או כתובת השולח בתוויות משלוח.

  3. חיבור התוויות לנתוני גליון העבודה    רשימת הכתובות שלך היא מקור הנתונים ש- Microsoft Word משתמש בו במיזוג הדואר. במקרה זה, זהו גליון עבודה של Excel המכילה את הכתובות שיודפסו על התוויות.

  4. מיקוד רשימת הנמענים שברצונך לכלול בתוויות    Word יוצר תווית עבור כל כתובת ברשימת הדיוור שלך. אם ברצונך ליצור תוויות רק עבור כתובות מסוימות ברשימת הדיוור, באפשרותך לבחור את הכתובות או את הרשומות שייכללו.

  5. הוספת מצייני מיקום, הנקראים שדות מיזוג דואר, לתוויות    בעת ביצוע מיזוג הדואר, שדות מיזוג הדואר מתמלאים במידע מרשימת הכתובות שלך.

  6. הצגה בתצוגה מקדימה, השלמת המיזוג והדפסת התוויות    באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה כל תווית לפני שתדפיס את הקבוצה כולה.

  7. שמירת התוויות לשימוש עתידי   

עצה: אם Microsoft Office Access מותקן במחשב שלך, תוכל במקום זאת ייצוא רשימת הכתובות שלך מ- Excel ל- Access ולאחר מכן להשתמש ב- Access כדי ליצור ולהדפיס תוויות מען. לקבלת מידע נוסף, ראה נתוני Exchange (העתקה, ייבוא, ייצוא) בין Excel ו- Accessויצירת תוויות מען ב- Access.

שלב 1: הכנת נתוני גליון העבודה ב- Excel למיזוג הדואר

ב- Excel, על רשימת הכתובות להתאים למבנה הטבלאי הנדרש למיזוג דואר.

  1. בגליון עבודה, בצע את הפעולות הבאות כדי לארגן את רשימת הכתובות:

    1. השתמש בכותרות עמודות המזהות בבירור את סוג הנתונים שכל עמודה מכילה.

      עצה: לדוגמה, השתמש בכותרות עמודות כגון שם פרטי, שם משפחה, כתובת ועיר במקום עמודה 1, עמודה 2, עמודה 3 ועמודה 4.

    2. השתמש בעמודה נפרדת עבור כל רכיב שברצונך לכלול במיזוג הדואר.

      עצה: אם אתה מאחסן שם פרטי ושם משפחה בעמודות נפרדות, באפשרותך גם להשתמש במיזוג הדואר כדי ליצור מכתבים הפונים לכל נמען בשמו הפרטי. באפשרותך גם להוסיף עמודה נפרדת עבור תואר, כגון מר או גב'.

    3. כלול רק שורות ועמודות המכילות נתונים. אל תכלול שורות או עמודות ריקות ברשימת הכתובות כיוון שייתכן שרשימת התוויות שתיווצר לא תושלם מעבר לשורות ולעמודות הריקות בעת הגדרת התוויות עבור מיזוג הדואר ב- Word.

  2. כדי לעזור באיתור ובבחירה של רשימת הכתובות במהלך מיזוג הדואר, בצע את הפעולות הבאות כדי להגדיר שם עבור רשימת הכתובות:

    1. בגליון העבודה, בחר את רשימת הכתובות המלאה, כולל התאים המכילים כותרות עמודות.

    2. בכרטיסיה נוסחאות, בקבוצה שמות מוגדרים, לחץ על הגדר שם.

      תמונת רצועת הכלים של Excel

    3. בתיבה שם, הקלד שם עבור רשימת הכתובות, כגון כרטיסי_ברכה ולאחר מכן לחץ על אישור.

      עצה: התו הראשון בשם חייב להיות אות, ואין להוסיף רווח בין מילים. במקום רווח, השתמש בתו מקף תחתון (_).

  3. שמור וסגור את חוברת העבודה.

לראש הדף

שלב 2: הגדרת התוויות עבור מיזוג הדואר ב- Word

באפשרותך לקבוע את התצורה של פריסת התוויות פעם אחת בלבד עבור כל התוויות במיזוג הדואר. במיזוג דואר, המסמך שתקבע את תצורתו עבור הפריסה נקרא המסמך הראשי של התוויות (או מסמך התוויות הראשי). במסמך זה, באפשרותך גם לקבוע את התצורה של כל תוכן שעליו ברצונך לחזור בכל תווית, כגון סמל חברה או כתובת השולח שלך בתוויות משלוח.

קרוב לוודאי שכבר יש לך חבילת גליונות של תוויות מאחד מהספקים של גליונות תוויות, כגון Avery, ‏AOne או Formtec. לכל גליון תוויות יש גודל מסוים והוא מכיל מספר מסוים של תוויות בממדים ספציפיים.

כדי לקבוע את תצורת המסמך הראשי של התוויות, התאם את הממדים שלו לממדי התוויות בגליונות העבודה שבהם בכוונתך להשתמש.

  1. הפעל את Word‏.

    כברירת מחדל, נפתח מסמך ריק. השאר את המסמך פתוח. אם תסגור אותו, הפקודות בשלב הבא לא יהיו זמינות.

  2. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחלת מיזוג דואר, לחץ על התחל מיזוג דואר.

    רצועת הכלים של office 14

  3. לחץ על תוויות.

  4. בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית, עליך לבצע מספר בחירות.

    תיבת הדו-שיח 'אפשרויות תווית'

    1. סוג המדפסת שבה אתה משתמש להדפסת התוויות.

    2. הספק שמייצר את גליונות התוויות.

    3. המספר המתאים למספר המוצר הרשום על החבילה של גליונות התוויות.

  5. תחת מידע אודות המדפסת, לחץ על סוג המדפסת שבה תשתמש להדפסת התוויות.

  6. ברשימה ספקי תוויות, לחץ על שם החברה שייצרה את גליונות התוויות שבהם אתה משתמש.

  7. ברשימה מספר מוצר, לחץ על מספר המוצר המופיע על גבי האריזה של גליונות התוויות.

    מספר המוצר עבור גליונות התוויות שלי אינו תואם לאף אחת מהאפשרויות בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית.

    עדיין באפשרותך להדפיס את התוויות. כל שעליך לעשות הוא לבצע התאמה אישית שלהן.

    1. מדוד את התוויות בגיליון שברשותך ורשום את המידות ואת מספר התוויות שמכיל גיליון יחיד.

      הערה: מדוד את התוויות בקפידה. ייתכן שגודל התווית בפועל קטן יותר מהגודל שציין יצרן התוויות. לדוגמה, תווית בגודל של 2.54 על 5.08 ס"מ עשויה בפועל להיות בגובה של 2.38 ס"מ וברוחב של 4.92 ס"מ.

    2. ברשימה מספר מוצר, בחר סוג של תווית הדומה בגודלה לתוויות שלך.

      אם אינך רואה את סוג התווית הרצוי בתיבה מספר מוצר, אולי תוכל להשתמש באחת מהתוויות האחרות המפורטות או ליצור גודל תוויות חדש.

    3. לחץ על פרטים ולאחר מכן השווה בין ממדי התווית לבין מספר התוויות בגיליון (עבור תוויות המודפסות במדפסות לייזר ובמדפסות הזרקת דיו) או לבין מספר העמודות בטופס התוויות (עבור תוויות המודפסות במדפסות סיכות).

    4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • אם הממדים ופריסת התוויות מתאימים לאלה של התוויות שברשותך, השתמש בסוג זה של תוויות.

      • אם הממדים והפריסה אינם תואמים לממדים ולפריסה שלך, לחץ על ביטול והמשך לשלב 5.

    5. בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית, לחץ על סוג המדפסת (מדפסות הזנה רציפה או מדפסות עמודים) ולאחר מכן לחץ על תווית חדשה.

    6. הקלד שם בתיבה שם תווית, בחר גובה, רוחב, שוליים ואפשרויות אחרות עבור התווית שלך ולאחר מכן לחץ על אישור.

    התווית החדשה מופיעה בקטגוריה אחר/מותאם אישית. בפעם הבאה שתשתמש בתוויות המותאמות אישית שלך, הקפד לבחור באפשרות אחר/מותאם אישית ברשימה ספקי תוויות.

  8. לאחר בחירה באפשרויות התוויות הרצויות, לחץ על אישור.

    Word יוצר מסמך המשתמש בטבלה כדי לפרוס את התוויות. אם אינך רואה קווים המפרידים בין התוויות בפריסה, לחץ על הכרטיסיה פריסה תחת כלי טבלאות ולאחר מכן, בקבוצה טבלה, לחץ על הצג קווי רשת.

הפסקה וחידוש של מיזוג דואר

אם עליך להפסיק את פעולת מיזוג הדואר, באפשרותך לשמור את מסמך התוויות הראשי ולחדש את המיזוג מאוחר יותר. Word שומר את מקור הנתונים ואת פרטי השדות במסמך שאתה שומר. אם השתמשת בחלונית המשימות מיזוג דואר כאשר הפסקת לעבוד על המיזוג, Word חוזר למקום שלך בחלונית המשימות בעת חידוש המיזוג.

  1. כאשר אתה מוכן לחדש את המיזוג, פתח את המסמך הראשי של התוויות ששמרת.

    Word מציג תיבת הודעה המבקשת ממך לאשר כי ברצונך לפתוח את המסמך ולהפעיל פקודת SQL (פקודת ה- SQL מחברת את Word לקובץ המקור שלך ב- Excel).

  2. לחץ על כן כדי להתחבר לקובץ המקור שלך ב- Excel ולאחזר את רשימת הכתובות שלך.

    הטקסט של המסמך הראשי של התוויות מופיע, ביחד עם כל השדות שהוספת.

  3. לחץ על הכרטיסיה דברי דואר והמשך בעבודתך.

לראש הדף

שלב 3: חיבור התוויות לנתוני גליון העבודה

כדי למזג את פרטי הכתובות עם התוויות שלך, עליך לחבר את התוויות לגליון העבודה המכיל את רשימת הכתובות שלך.

  1. אם זוהי הפעם הראשונה שאתה מתחבר לגליון עבודה, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בתפריט קובץ, לחץ על אפשרויות.

    2. לחץ על מתקדם.

    3. גלול למקטע כללי ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.

    4. לחץ על אישור.

  2. כאשר המסמך הראשי של מיזוג הדואר פתוח, בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על בחר נמענים ולאחר מכן לחץ על שימוש ברשימה קיימת.

    רצועת הכלים של office 14

  3. אתר את גליון העבודה של Excel בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים ולחץ עליו פעמיים.

  4. בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים לחץ על MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎ ולאחר מכן לחץ על אישור.

    הערה: אם אינך רואה את האפשרות MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎ ברשימה, בחר בתיבת הסימון הצג הכל.

  5. בתיבת הדו-שיח Microsoft Office Excel, עבור טווח נקוב או טווח תאים, בחר בטווח התאים או בגליון העבודה המכילים את המידע שברצונך למזג ולאחר מכן לחץ על אישור.

הערה: התוויות מחוברות כעת לנתוני גליון העבודה, אך גליון התוויות עדיין ריק. במקרה הצורך, באפשרותך להגדיר את רשימת הנמענים כמתואר בשלב 4, או להתחיל לאכלס את התוויות במצייני מיקום עבור פרטי הכתובות, כמתואר בשלב 5.

לראש הדף

שלב 4: מיקוד רשימת הנמענים שברצונך לכלול בתוויות

Word יוצר תווית עבור כל כתובת ברשימת הדיוור שלך. אם ברצונך ליצור תוויות רק עבור כתובות מסוימות ברשימת הדיוור שלך, באפשרותך לבחור אילו כתובות (רשומות) לכלול.

כדי לצמצם את רשימת הנמענים או כדי להשתמש בקבוצת משנה של הרשומות בקובץ הנתונים שלך, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחל מיזוג דואר, לחץ על ערוך רשימת נמענים.

    רצועת הכלים של office 14

  2. בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בחירת רשומות בודדות    שיטה זו שימושית ביותר אם הרשימה קצרה. בחר את תיבות הסימון לצד הנמענים שברצונך לכלול, ונקה את תיבות הסימון לצד הנמענים שאין ברצונך לכלול.

      עצה: אם ידוע לך שברצונך לכלול רשומות מעטות בלבד במיזוג, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן לבחור רק ברשומות הרצויות. באופן דומה, אם ברצונך לכלול את רוב הרשימה, בחר בתיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן נקה את תיבות הסימון עבור הרשומות שאין ברצונך לכלול.

    • רשומות קצרות    לחץ על כותרת העמודה שלפיה ברצונך למיין. Word ממיין את הרשימה בסדר אלפביתי עולה (מא' עד ת'). לחץ שוב על כותרת העמודה כדי למיין את הרשימה בסדר אלפביתי יורד (ת' עד א').

      כדי לציין אפשרויות מיון מתקדמות יותר, לחץ על מיון תחת מקד את רשימת הנמענים ובחר בהעדפות המיון שלך בכרטיסיה מיון רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון. לדוגמה, באפשרותך לציין כי יש לסדר את כתובות הנמענים בסדר אלפביתי לפי שם משפחה בתוך כל מיקוד דואר, וכי מיקודי הדואר מופיעים בסדר מספרי.

    • סינון רשומות    שיטה זו שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שאין ברצונך לראות או לכלול במיזוג. לאחר שתסנן את הרשימה, תוכל לבחור או לנקות את תיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות מסוימות.

      כדי לסנן רשומות, בצע את הפעולות הבאות:

      1. תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על סינון.

      2. בכרטיסיה סנן רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון, בחר בקריטריונים שבהם ברצונך להשתמש כדי לסנן את הרשומות.

        לדוגמה, כדי ליצור תוויות עבור כתובות באוסטרליה בלבד, לחץ על מדינה או אזור ברשימה שדה, על שווה ל ברשימה השוואה ולחץ על אוסטרליה ברשימה השווה ל.

      3. כדי להוסיף ולמקד את המסנן, לחץ על וגם או על או ולאחר מכן בחר קריטריונים נוספים.

        לדוגמה, כדי ליצור תוויות עבור עסקים בהרצליה בלבד, ציין רשומות שהשדה עיר שלהן מכיל את הערך הרצליה ושהשדה שם חברה שלהן אינו ריק. אם תשתמש באפשרות או במקום באפשרות וגם במסנן זה, מיזוג הדואר יכלול את כל הכתובות בהרצליה בנוסף לכל הכתובות הכוללות שם חברה, ללא קשר לעיר.

אם התקנת תוכנה לאימות כתובות במחשב שלך, באפשרותך ללחוץ על אימות כתובות בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את כתובות הנמענים שלך.

לראש הדף

שלב 5: הוספת מצייני מיקום (שדות מיזוג דואר) לתוויות

לאחר שתחבר התוויות שלך לרשימת הכתובות, תהיה מוכן להוסיף מצייני מיקום המציינים את המיקום בו יופיעו הכתובות בכל תווית. באפשרותך גם להקליד טקסט שברצונך שיחזור בכל תווית, כגון סמל החברה או כתובת השולח בתווית משלוח.

מצייני המיקום עבור הכתובות קרויים שדות מיזוג דואר. בעת ביצוע מיזוג הדואר, שדות מיזוג הדואר מתמלאים במידע מרשימת הכתובות. שדות מיזוג הדואר ב- Word מתאימים לכותרות העמודות בגליון העבודה ב- Excel.

קובץ נתונים עם עמודות (קטגוריות) ושורות (רשומות)

1. העמודות בקובץ נתונים מייצגות קטגוריות של מידע. שדות מיזוג הדואר שאתה מוסיף לתוויות הם מצייני מיקום עבור קטגוריות אלה.

2. שורות בקובץ נתונים מייצגות רשומות מידע. Word יוצר תווית עבור כל רשומה בעת מיזוג דואר.

על-ידי מיקום שדה מיזוג דואר בתווית המקורית שאת תצורתה קבעת במסמך הראשי של התוויות, אתה מציין כי ברצונך שקטגוריית מידע מסוימת, כגון שם או כתובת, תופיע במיקום זה.

שדות שנוספו למסמך Word

הערה: כאשר אתה מוסיף שדה מיזוג דואר למסמך התוויות הראשי, שם השדה מוקף תמיד בסוגריים זוויתיים (« »). סוגריים זוויתיים אלה אינם מופיעים בתוויות הסופיות — הם רק מסייעים לך להבדיל בין השדות במסמך התוויות הראשי לטקסט הרגיל.

מה קורה בעת המיזוג   

בעת ביצוע מיזוג הדואר, מידע מהשורה הראשונה בקובץ הנתונים מחליף את השדות בתווית הראשונה. לאחר מכן, מידע מהשורה השניה בקובץ הנתונים מחליף את השדות בתווית השניה, וכן הלאה.

מיזוג מידע מקובץ נתונים לתוך תווית

עבודה עם שדות: דוגמאות   

בעת עיצוב תוויות, באפשרותך לקשר כל כותרת עמודה מקובץ הנתונים שלך לשדה בתווית.

לדוגמה, נניח שרשימת הדיוור שלך מיועדת למנויים לידיעון שלך, וקובץ הנתונים כולל עמודה הנקראת "תאריך תפוגה" למיון התאריך שבו התוקף של כל מינוי יפוג. אם תמקם את השדה «תאריך תפוגה» במסמך הראשי של התווית לפני הפעלת המיזוג, כל אחד מהמנויים יוכל לראות את תאריך התפוגה שלו בתווית הדיוור שלו.

באפשרותך לשלב שדות ולהפריד אותם באמצעות סימני פיסוק. לדוגמה, כדי ליצור כתובת, באפשרותך לקבוע את תצורת השדות במסמך הראשי של התוויות באופן הבא:

«שם פרטי» «שם משפחה»

«כתובת רחוב»

«עיר» «מיקוד דואר»

עבור שילובים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות, כגון בלוקים של כתובת ושורות ברכה, Word מספק שדות מורכבים המקבצים כמה שדות ביחד. לדוגמה, השדה 'בלוק כתובת' הוא שילוב של מספר שדות, כולל שם פרטי, שם משפחה, כתובת רחוב, עיר ומיקוד דואר.

רכיבים בשדה בלוק כתובת

באפשרותך להתאים אישית את התוכן של כל אחד מהשדות המורכבים האלה. לדוגמה, בכתובת, ייתכן שתרצה לבחור תבנית שם רשמית (מר שי כהן). במשפט הפתיחה, ייתכן שתעדיף להשתמש ב"נכבד" במקום ב"יקר".

מיפוי שדות מיזוג הדואר לקובץ הנתונים   

כדי לוודא של- Word תהיה אפשרות למצוא בקובץ הנתונים עמודה המתאימה לכל רכיב כתובת, ייתכן שיהיה עליך למפות את שדות מיזוג הדואר ב- Word לעמודות בקובץ האלקטרוני ב- Excel.

כדי למפות את השדות, לחץ על התאמת שדות בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.

רצועת הכלים של office 14

תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה.

תיבת הדו-שיח התאמת שדות

רכיבי כתובת מפורטים בצד ימין. כותרות עמודות מקובץ הנתונים שלך מפורטות בצד שמאל.

Word מחפש את העמודה המתאימה ביותר לכל רכיב. כמודגם בתמונה, Word התאים אוטומטית את העמודה תואר בקובץ הנתונים לתואר כבוד, אך ל- Word לא היתה אפשרות להתאים רכיבים אחרים, כגון שם פרטי שני.

ברשימה משמאל, באפשרותך לבחור בעמודה מקובץ הנתונים התואמת לרכיב מימין. העובדה שאין התאמה עבור מזהה ייחודי ושם פרטי שני היא תקינה, מאחר שתווית מיזוג הדואר אינה צריכה להשתמש בכל השדות. אם תוסיף שדה שאינו מכיל נתונים מקובץ הנתונים, הוא יופיע במסמך הממוזג כמציין מיקום ריק - בדרך כלל שורה ריקה או בלוק שטח ריק.

הקלדת התוכן והוספת מצייני מיקום, או שדות   

  1. בתווית הראשונית שהגדרת (במסמך התוויות הראשי), הקלד את התוכן שברצונך שיופיע בכל התוויות.

    כדי להוסיף תמונה, כגון סמל, לחץ על תמונה בקבוצה איורים שבכרטיסיה הוספה.

  2. לחץ במיקום שבו ברצונך להוסיף את השדה.

  3. השתמש בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.

    רצועת הכלים של office 14

  4. הוסף אחד מהפריטים הבאים:

    בלוק כתובת עם שם, כתובת ומידע אחר

    1. לחץ על בלוק כתובת.

    2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר ברכיבי הכתובת שברצונך לכלול ובתבניות שברצונך להחיל ולאחר מכן לחץ על אישור.

    3. אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, משמעות הדבר היא של- Word אין אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש לו כדי להשלים את בלוק הכתובת. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה מקובץ הנתונים שלך המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.

    שדות בודדים

    באפשרותך להוסיף מידע משדות בודדים, כגון שם פרטי, מספר טלפון או את סכום התרומה ברשימה של תורמים. כדי להוסיף במהירות שדה מקובץ הנתונים שלך למסמך הראשי של התוויות, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על שם השדה.

    כדי להוסיף שדות אופציונליים אחרים למסמך, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, לחץ על הוסף שדה מיזוג.

    2. בתיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • כדי לבחור שדות כתובת שיתאימו אוטומטית לשדות במקור הנתונים שלך, גם אם שמות השדות האלה אינם זהים לשמות השדות ב- Word, לחץ על שדות כתובת.

      • כדי לבחור שדות שמקבלים תמיד נתונים ישירות מעמודה בקובץ הנתונים שלך, לחץ על שדות מסד נתונים.

    3. בתיבה שדות, לחץ על השדה הרצוי.

    4. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.

    5. אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, משמעות הדבר היא של- Word אין אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש לו כדי להוסיף את השדה. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים שלך המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.

      הערה: אם תוסיף שדה מהרשימה שדות מסד נתונים ולאחר מכן תעבור למקור נתונים שאינו מכיל עמודה באותו שם, ל- Word לא תהיה אפשרות להוסיף את פרטי השדה לתוך המסמך הממוזג.

    שדות מותאמים אישית מאנשי קשר של Microsoft Office Outlook

    הדרך היחידה לכלול שדות אנשי קשר מותאמים אישית במסמך הראשי שלך היא להתחיל במיזוג הדואר מתוך Outlook. ראשית, הגדר תצוגה של אנשי הקשר שלך עם השדות בהם ברצונך להשתמש במיזוג. לאחר מכן התחל במיזוג הדואר. לאחר בחירת ההגדרות הרצויות, Word מופעל באופן אוטומטי ובאפשרותך להשלים את המיזוג.

    הגדרת תצוגה של אנשי הקשר שלך הכוללת שדות מותאמים אישית

    1. באנשי הקשר של Outlook, בכרטיסיה תצוגה, לחץ על שינוי תצוגה ולאחר מכן לחץ על רשימה.

    2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת עמודה ולאחר מכן לחץ על בוחר השדות בתפריט הקיצור.

    3. ברשימה הנפתחת בחלק העליון של תיבת הדו-שיח בוחר השדות, בחר באפשרות שדות מוגדרים על-ידי המשתמש בתיקיה.

    4. גרור את השדה שברצונך להוסיף מתיבת הדו-שיח לכותרת העמודה. חץ אדום קטן מסייע לך להציב את השדה במיקום הרצוי.
      גרירת שדה מותאם אישית מבוחר השדות לתצוגת תיקיית אנשי קשר

      הערה: באפשרותך להוסיף שדה חדש בתיבת הדו-שיח בוחר השדות על-ידי לחיצה על חדש בתחתית.

    5. לאחר הוספת כל השדות המותאמים אישית שלך לתצוגה, סגור את תיבת הדו-שיח בוחר השדות.

    6. כדי להסיר שדה שאינך מעוניין לכלול במיזוג הדואר, לחץ על שם השדה בכותרת העמודה בתצוגת רשימה וגרור אותו מכותרת העמודה.

      הפעלת מיזוג הדואר מ- Outlook

    7. באנשי הקשר של Outlook, בחר אנשי קשר בודדים על-ידי החזקת SHIFT לחוץ ולחיצה כדי לבחור טווח או על-ידי החזקת CTRL לחוץ ולחיצה כדי לבחור אנשי קשר בודדים. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים בעת בתצוגה, אל תלחץ על אף איש קשר.

    8. בכרטיסיה בית, לחץ על מיזוג דואר.

    9. אם בחרת אנשי קשר בודדים שאותם יש לכלול במיזוג הדואר, לחץ על אנשי קשר נבחרים בלבד. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים כעת בתצוגה, לחץ על כל אנשי הקשר בתצוגה הנוכחית.

    10. אם קבעת את התצורה של תצוגת הרשימה כך שתציג בדיוק את השדות שבהם ברצונך להשתמש במיזוג הדואר, לחץ על שדות אנשי קשר בתצוגה הנוכחית. אם לא, לחץ על כל שדות אנשי הקשר כדי להפוך את כל שדות אנשי הקשר לזמינים במיזוג הדואר.

    11. אם ברצונך ליצור מסמך ראשי חדש עבור מיזוג הדואר, לחץ על מסמך חדש. בשאר המקרים, לחץ על מסמך קיים ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לאתר את המסמך בו ברצונך להשתמש כמסמך הראשי.

    12. אם ברצונך לשמור את אנשי הקשר והשדות שבחרת כך שניתן יהיה להשתמש בהם מחדש, בחר בתיבת הסימון קובץ קבוע ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לשמור את הקובץ. הנתונים יישמרו במסמך Word כנתונים מופרדים באמצעות פסיק.

    13. תחת סוג מסמך, לחץ על תוויות מען.

    14. לחץ על אישור. כאשר נפתח המסמך ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר בקבוצה כתיבת והוספת שדות, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על השדות שברצונך להוסיף למסמך הראשי של התווית.

  5. לאחר שתסיים להגדיר את התווית הראשונה כרצוי, בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על עדכן תוויות.

    Word משכפל את הפריסה של התווית הראשונה לכל התוויות האחרות.

  • אין באפשרותך להקליד תווים של שדה מיזוג («« »») באופן ידני או להשתמש בפקודה סימן בתפריט הוספה ב- Word. עליך להשתמש במיזוג דואר.

  • אם שדות המיזוג מופיעים בתוך סוגריים מסולסלים, כגון עיר {MERGEFIELD}, Word מציג קודי שדה במקום תוצאות שדה. פעולה זו אינה משפיעה על מיזוג הדואר, אך אם ברצונך להציג את התוצאות במקום זאת, באמצעות לחצן העכבר הימני על קוד השדה ולאחר מכן לחץ על החלף מצב קודי שדה.

עיצוב הנתונים הממוזגים   

תוכניות מסדי נתונים וגליונות אלקטרוניים, כגון Access ו- Excel, מאחסנות את המידע המוקלד בתאים כנתונים גולמיים. עיצוב, כגון גופנים וצבעים שאתה מחיל ב- Access או ב- Excel, אינו מאוחסן עם הנתונים הגולמיים. בעת מיזוג מידע מתוך קובץ נתונים למסמך Word, אתה ממזג את הנתונים הגולמיים ללא העיצוב שהוחל עליהם.

כדי לעצב את הנתונים במסמך, בחר את שדה מיזוג הדואר ועצב אותו, באותו אופן שאתה מעצב כל טקסט. ודא כי הבחירה כוללת את תווי הסוגריים הזוויתיים (« ») המקיפים את השדה.

לראש הדף

שלב 6: תצוגה מקדימה והדפסה של התוויות

לאחר הוספת השדות לתווית המקורית שאת תצורתה קבעת במסמך הראשי של התוויות, באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה את תוצאות מיזוג הדואר. כשהתצוגה המקדימה תהיה לשביעות רצונך, השלם את מיזוג הדואר והדפס את התוויות. לאחר מכן, תוכל לשמור את המסמך הראשי של התוויות לשימוש עתידי.

הצגת מיזוג הדואר בתצוגה מקדימה

באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה את התוויות שלך ולערוך שינויים לפני השלמת מיזוג הדואר.

כדי להציג תצוגה מקדימה, בצע אחת מהפעולות הבאות בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר:

תמונה של רצועת הכלים ב-Word

  • לחץ על הצג תצוגה מקדימה של תוצאות.

  • דפדף בין כל התוויות באמצעות לחיצה על הלחצנים הרשומה הבאה והרשומה הקודמת בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר.

  • הצג בתצוגה מקדימה מסמך תוויות מסוים על-ידי לחיצה על חיפוש נמען.

הערה: לחץ על עריכת רשימת נמענים בקבוצה התחל מיזוג דואר שבכרטיסיה דברי דואר כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, שבה באפשרותך לסנן את הרשימה או להסיר נמענים מהמיזוג אם תראה רשומות שאינך מעוניין לכלול.

תמונה של רצועת הכלים ב-Word

הערה: Word משתמש בטבלה כדי לפרוס גיליון של תוויות על-גבי העמוד. בעת דפדוף בין התוויות, הרשומה הפעילה מוצגת בתא הראשון של הטבלה, והרשומות הבאות מוצגות בתאים עוקבים.

השלמת מיזוג הדואר

כדי להדפיס את התוויות, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על הדפסת מסמכים.

    תמונה של רצועת הכלים ב-Word

  2. בחר אם להדפיס את קבוצת התוויות במלואה, רק את התווית הגלויה כעת או קבוצת משנה ספציפית של התוויות.

כדי לשנות תוויות בודדות, בצע את הפעולות הבאות:

  • בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על עריכת מסמכים נפרדים.

    תמונה של רצועת הכלים ב-Word

  • בחר אם ברצונך לערוך את קבוצת התוויות במלואה, רק את התווית הגלויה כעת או קבוצת משנה ספציפית של התוויות. Word שומר את התוויות שברצונך לערוך בקובץ נפרד.

לראש הדף

שלב 7: שמירת התוויות לשימוש עתידי

זכור כי התוויות הממוזגות שאתה שומר נפרדות מן התווית המקורית שאת תצורתה קבעת במסמך הראשי של התוויות. מומלץ לשמור את המסמך הראשי של התוויות עצמו אם בכוונתך להשתמש בו עבור מיזוג דואר נוסף.

בעת שמירת המסמך הראשי של התוויות, אתה שומר גם את החיבור שלו לקובץ הנתונים. בפעם הבאה שתפתח את המסמך הראשי של התוויות, Word יבקש ממך לבחור אם למזג שוב את המידע מקובץ הנתונים במסמך הראשי של התוויות.

  • אם תלחץ על כן, המסמך ייפתח עם המידע מהרשומה הראשונה שמוזגה בו.

  • אם תלחץ על לא,‏ Word ינתק את החיבור בין מסמך התוויות הראשי לקובץ הנתונים, יעצב מחדש את מסמך התוויות הראשי כמסמך Word רגיל, ויחליף את השדות במידע הייחודי מהרשומה הראשונה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×