יצירה והדפסה של מכתבים באמצעות מיזוג דואר ב- Word 2016 עבור Mac

כאשר ברצונך לשלוח דואר מסחרי לאנשים ברשימת דיוור, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור מקבץ של מכתבים מותאמים אישית. כל המכתבים המופקים זהים מבחינת הפריסה, העיצוב, הטקסט והגרפיקה. רק מקטעים ספציפיים של המכתב משתנים ומותאמים אישית.

ביצירה והדפסה של מכתבים באמצעות תהליך מיזוג הדואר מעורבים שלושה קבצים:

  • המסמך הראשי
    מסמך זה הוא מכיל טקסט וגרפיקה (סמל או תמונה, לדוגמה) זהים עבור בכל הגירסאות של המסמך הממוזג. גוף המכתב הוא דוגמה לתוכן זהה.

  • רשימת הדיוור
    מסמך זה מכיל את הנתונים המשמשים לאכלוס מידע במכתב. רשימת הדיוור שלך כוללת שמות, לדוגמה, והמסמך הראשי שלך הוא המכתב שימוען לשמות ברשימה.

  • המסמך הממוזג
    מסמך זה הוא שילוב של המסמך הראשי ורשימת הדיוור. מיזוג דואר שואב מידע מרשימת הדיוור וממקם אותו במסמך הראשי. התוצאה – מכתב מותאם אישית לכל אדם.

בצע את השלבים הבאים כדי ליצור ולהדפיס מכתבים מותאמים אישית באמצעות מיזוג דואר.

לפני שתתחיל את מיזוג הדואר, הכן את המכתב. אם אתה מודיע לאנשים על אירוע קרוב, לדוגמה, כלול את השם, התאריך, השעה והמיקום של האירוע. אלה הם הפרטים החשובים לכל הנמענים של המכתב.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר הפעל מיזוג דואר > מכתבים.

    מכתבים אחידים

  2. ב- Word, הקלד את גוף המכתב שברצונך לשלוח לכולם.

רשימת הדיוור היא מקור הנתונים שלך. היא יכולה להיות גיליון אלקטרוני של Excel, מדריך אנשי קשר של Outlook, מסד נתונים של Access, או רשימת כתובות של Office. היא מכילה את הרשומות שבהן משתמש Word כדי לשאוב מהן מידע לבניית המכתב שלך.

עצות

  • אם אין לך רשימת דיוור, באפשרותך ליצור אחת במהלך מיזוג הדואר. לפני שתתחיל בתהליך מיזוג הדואר, אסוף את כל רשומות הנתונים והוסף אותן למקור הנתונים שלך.

  • אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel, ודא שעמודת המיקוד מעוצבת כטקסט, כך שלא תאבד אפסים.

  • אם ברצונך להשתמש באנשי הקשר שלך ב- Outlook, ודא ש- Outlook מוגדר כתוכנית ברירת המחדל לדואר אלקטרוני. לשם כך, פתח את Apple Mail, ובתפריט Mail בתפריט, בחר Preferences. בכרטיסיה General, לצד Default email reader, בחר Microsoft Outlook

  • כדי להשתמש באנשי הקשר של Apple, ודא ש- Apple Mail מוגדר כתוכנית ברירת המחדל לדואר.

  • השתמש במסד הנתונים FileMake Pro כמקור הנתונים למיזוג דואר.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר באפשרות בחר נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'בחר נמענים' מסומנת עם רשימה של אפשרויות

    בחר

    כדי

    צור רשימה חדשה

    ליצור רשימת כתובות חדשה בזמן שאתה מגדיר את מיזוג הדואר

    השתמש ברשימה קיימת

    להשתמש בגיליון אלקטרוני של Excel, או בסוג אחר של קובץ נתונים, כרשימת הכתובות

    בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook

    לבחור שמות ישירות מאנשי הקשר של Outlook עבור רשימת הכתובות שלך

    אנשי קשר של Apple

    לבחור שמות ישירות מ- Apple Address Book עבור רשימת הכתובות שלך

    FileMaker Pro

    לייבא נתונים ממסד נתונים של FileMaker Pro

  2. אם בחרת צור רשימה חדשה, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בתיבת הדו-שיח עריכת שדות רשימה, Word יוצר באופן אוטומטי שדות של מידע בסיסי, כגון שם פרטי, שם משפחה וכתובת. אם ברצונך להוסיף שדה חדש, לדוגמה, שדה ההודעה, הוסף אותו כעת, כך שתוכל למלא אותו כאשר תקליד את ערכי הרשימה. תחת שם שדה חדש, הקלד את שם השדה שברצונך להוסיף ולאחר מכן בחר בסימן החיבור (+).

      עצה:  כדי לשנות את סדר השדות, בחר את השדה שברצונך להעביר ולאחר מכן השתמש בחצים למעלה או למטה כדי להזיז את השדה למקום שבו ברצונך שהוא יופיע ברשימה.

    2. לאחר שכל השדות יוגדרו כרצונך, בחר צור כדי ליצור את הרשימה.

  3. אם בחרת השתמש ברשימה קיימת, בצע את הפעולות הבאות:

    1. דפדף לקובץ שבו ברצונך להשתמש ובחר פתח.

    2. אם בחרת לפתוח גיליון אלקטרוני של Excel, בתיבת הדו-שיח פתיחת חוברת עבודה, בחר את הגיליון שבו ברצונך להשתמש והשאר את השדה טווח תאים ריק כדי להשתמש בגליון העבודה כולו, או הזן טווח תאים עבור הנתונים שבהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן בחר אישור.

  4. אם בחרת בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook או אנשי קשר של Apple, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בחר סנן נמענים כדי לבחור את הנמענים שברצונך לכלול.

    2. עבור אנשי קשר של Outlook, בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, לצד פרט נמענים של מיזוג דואר לפי, בחר רשומה שלמה. ברשימת אנשי הקשר, בחר את אנשי הקשר שלהם ברצונך לשלוח דואר מסחרי ולאחר מכן בחר אישור.

    3. עבור אנשי קשר של Apple, בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, תחת קבוצת אנשי קשר של Apple, בחר את הקבוצה שאליה ברצונך לשלוח דואר מסחרי ולאחר מכן בחר אישור.

    4. עבור מסד נתונים של FileMaker Pro, בחר את קובץ מסד הנתונים בתיבת הדו-שיח בחירת מסד נתונים של FileMaker Pro לשימוש כמקור נתונים ובחר פתח

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן בחר בשדה שברצונך להוסיף.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'הוסף שדה מיזוג' מסומנת

    המשך להוסיף שדות עד להוספת כל המידע הרצוי עבור המכתב.

  2. עצב את השדות במכתב כדי להעניק לו את המראה הרצוי שיופיע בכל המכתבים. לדוגמה, הוסף רווח בין שדות השם הפרטי ושם המשפחה, והקש Return כדי להתחיל שורה חדשה עבור שדה הכתובת.

    עצה: כדי למיין את רשימת הנמענים או להסיר נמענים, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סנן נמענים ולאחר מכן בחר מיין רשומות או סנן רשומות. לסיום, בחר אישור.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הצגת תוצאות בתצוגה מקדימה כדי לראות כיצד המכתב ייראה. השתמש בחצים ימינה ושמאלה בכרטיסיה דברי דואר כדי לגלול לאורך כל מכתב.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרות 'תצוגה מקדימה של תוצאות' מסומנת

  2. כדי לבצע שינויים נוספים בעיצוב, בחר שוב תצוגה מקדימה של תוצאות, כך שתוכל להוסיף או להסיר שדות מיזוג.

  3. כאשר המכתב ייראה כרצונך, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סיים ומזג > הדפס מסמכים להשלמת מיזוג הדואר.

    בכרטיסיה 'דברי דואר', האפשרויות 'סיים ומזג' ו'הדפס מסמכים' מסומנות

    עצה: אם ברצונך לסקור ולעדכן כל מכתב בנפרד לפני ההדפסה, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סיים ומזג > עריכת מסמכים נפרדים. כשתסיים, לחץ על קובץ > הדפס כדי להדפיס את המכתבים.

במהלך שמירה של מסמך מיזוג הדואר, הוא נשאר מחובר לרשימת הדיוור שלך כך שתוכל להשתמש בו עבור הדיוור בצובר הבא.

כדי לעשות שימוש חוזר במסמך מיזוג הדואר

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר כן כאשר Word יציג לך הנחיה לשמור את החיבור.

כדי לשנות את הכתובות במסמך מיזוג דואר

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר עריכת רשימת נמענים כדי למיין, לסנן ולבחור כתובות ספציפיות.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×