יצירה והדפסה של מכתבים באמצעות מיזוג דואר ב- Word 2016 for Mac

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

כאשר יש לך דואר מסחרי שברצונך לשלוח לאנשים ברשימת הדיוור שלך, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור קבוצה של מכתבים מותאמים אישית. כל אות שיוצרת מכיל פריסה זהים, עיצוב, טקסט וגרפיקה. רק ספציפי של המכתב להשתנות ובמקטעים מותאמים אישית.

קיימים שלושה קבצים הכרוכים יצירה והדפסה של אותיות באמצעות תהליך מיזוג הדואר:

  • המסמך הראשי
    מסמך זה מכיל טקסט וגרפיקה (סמל או תמונה, לדוגמה) זהים עבור כל גירסה של המסמך הממוזג. גוף המכתב היא דוגמה של תוכן זהה.

  • רשימת הדיוור שלך
    מסמך זה מכיל את הנתונים המשמש לאכלוס במכתב מידע. רשימת הדיוור שלך יש שמות, לדוגמה, והוא המסמך הראשי המכתב המשתנה תטופל לשמות ברשימה שלך.

  • המסמך הממוזג
    מסמך זה הוא שילוב של המסמך הראשי ובין את רשימת דיוור. מיזוג דואר מושך מידע מרשימת הדיוור והוספתו במסמך הראשי, והתוצאה מותאמים אישית עבור כל אדם.

בצע את השלבים שלהלן כדי יצירה והדפסה של מכתבים מותאמים אישית באמצעות מיזוג דואר.

לפני שתתחיל במיזוג הדואר, הכן את המכתב שלך. אם אתה ומאפשר לאנשים לדעת אודות אירוע מתקרב, לדוגמה, כלול את שם, תאריך, שעה ומיקום של האירוע. הגיע פרטים אלה יהיה חשובים לכל הנמענים של המכתב שלך.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחל מיזוג דואר, בחר התחל מיזוג דואר > מכתבים.

    מכתבים אחידים

  2. בתיבה Word, הקלד את גוף המכתב שברצונך לשלוח לכל המשתתפים.

רשימת הנמענים היא במקור הנתונים. ייתכן גיליון אלקטרוני Excel, ספריה של אנשי קשר Outlook, מסד נתונים של Access או רשימת כתובות Office. היא מכילה את הרשומות משתמש זה Word כדי למשוך מידע מתוך כדי לבנות את המכתב שלך.

עצות

  • אם אין לך רשימת דיוור, באפשרותך ליצור אחת במהלך מיזוג הדואר. לפני שתתחיל בתהליך מיזוג הדואר, אסוף את כל רשומות הנתונים והוסף אותן למקור הנתונים שלך.

  • אם אתה משתמש גיליון אלקטרוני Excel, ודא העמודה עבור מספרי מיקוד או קודי מיקוד המעוצבים כטקסטכך שלא תאבד את אפסים.

  • אם ברצונך להשתמש באנשי הקשר Outlook, ודא Outlook תוכנית הדואר האלקטרוני המהווה ברירת מחדל. לשם כך, פתח Apple Mail ולאחר בתפריט ' דואר ', בחר Preferences. בכרטיסיה כללי, לצד ברירת מחדל בקורא דואר אלקטרוני, בחר ב- Microsoft Outlook

  • באפשרותך גם להשתמש אנשי הקשר שלך ב- Apple, ודא שהאפשרות Apple mail הוא תוכנית הדואר שלך המהווה ברירת מחדל.

  • השתמש FileMake pro מסד נתונים כמקור שלך למיזוג דואר.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר בחר נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

    בכרטיסיה דברי דואר, בחר נמענים מסומן עם רשימה של אפשרויות

    בחר

    לשם

    יצירת רשימה חדשה

    הפעל רשימת כתובות חדשה כאשר אתה מגדיר את מיזוג הדואר

    השתמש ברשימה קיימת

    שישמש גיליון אלקטרוני Excel או סוג אחר של קובץ נתונים, רשימת הכתובות שלך

    בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook

    בחר שמות ישירות מתוך אנשי הקשר Outlook עבור רשימת הכתובות שלך

    אנשי קשר של Apple

    לבחור שמות ישירות מתוך פנקס הכתובות של Apple עבור רשימת הכתובות שלך

    FileMaker Pro

    ייבוא נתונים ממסד נתונים FileMaker Pro

  2. אם בחרת באפשרות צור רשימה חדשה, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בתיבת הדו-שיח עריכת רשימת שדות, Word יוצר באופן אוטומטי את שדות עבור מידע בסיסי, כגון שם פרטי, שם משפחה וכתובת. אם ברצונך להוסיף שדה חדש — לדוגמה, שדה ההודעה — להוסיף אותה כעת, כך שתוכל למלא אותה בעת הקלדת את הערכים. תחת שם השדה החדש, הקלד את שם השדה שברצונך להוסיף ולאחר מכן בחר את סימן החיבור (+).

      עצה: כדי לשנות את סדר השדות, בחר את השדה שברצונך להזיז, ולאחר מכן השתמש בחצים למעלה או למטה כדי להזיז את השדה הרצוי ברשימה.

    2. כאשר כל השדות מוגדרים באופן שהרצוי לך, בחר באפשרות צור כדי ליצור את הרשימה.

  3. אם בחרת באפשרות השתמש ברשימה קיימת, בצע את הפעולות הבאות:

    1. אתר את הקובץ שבו ברצונך להשתמש ובחר באפשרות פתח.

    2. אם בחרת לפתיחת גיליון אלקטרוני של Excel, בתיבת הדו-שיח פתיחת חוברת עבודה, בחר את הגיליון שבו ברצונך להשתמש והשאר טווח תאים ריק כדי להשתמש את גליון העבודה כולו או הזן טווח תאים עבור הנתונים שבה ברצונך להשתמש ולאחר מכן בחר אישור.

  4. אם בחרת בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook או אנשי קשר של Apple, בצע את הפעולות הבאות:

    1. בחר סנן נמענים כדי לבחור את הנמענים שברצונך לכלול.

    2. עבור אנשי קשר Outlook, בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, לצד רשימת נמענים של מיזוג דואר על-ידי, בחר תיעוד מקיף. ברשימת אנשי הקשר, בחר את אנשי הקשר שאליהם ברצונך לשלוח דואר מסחרי ולאחר מכן בחר אישור.

    3. עבור אנשי קשר של Apple, בתיבת הדו-שיח אפשרויות שאילתה, תחת אנשי הקשר של הקבוצה Apple, בחר את הקבוצה הרצויה לשלוח דואר מסחרי ולאחר מכן בחר אישור.

    4. עבור FileMaker Pro מסד נתונים, בחר את קובץ מסד הנתונים בתיבת הדו-שיחבחירת מסד נתונים Pro FileMaker להשתמש כמקור נתונים ולאחר מכן בחר פתוחים

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן בחר את השדה שברצונך להוסיף.

    בכרטיסיה דברי דואר, הוסף שדה מיזוג מסומנת

    המשך להוסיף שדות עד להוספת כל המידע שהרצוי במכתב שלך.

  2. עיצוב השדות במכתב כך שייראו באופן שהרצוי לך שאר המעטפות שלך ייראה. לדוגמה, לכלול רווח בין הראשונה שדות ' שם משפחה ' ולאחר מכן הקש Return כדי להתחיל שורה חדשה עבור השדה כתובת.

    עצה: כדי למיין את רשימת הנמענים או להסיר נמענים, בכרטיסיה דברי דואר, בחר סנן נמענים ולאחר מכן בחר רשומות מיון או סינון רשומות. לאחר שתסיים, לחץ על אישור.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה כדי לראות כיצד ייראו המכתב שלך. השתמש בחצים שמאלה וימינה בכרטיסיה דברי דואר, כדי לגלול לאורך כל אות.

    בכרטיסיה דברי דואר, הצג תוצאות בתצוגה מקדימה מסומנת

  2. כדי לבצע שינויי עיצוב נוספים, בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה שוב, מה שמאפשר לך להוסיף או להסיר שדות מיזוג.

  3. כאשר האותיות להיראות באופן הרצוי, בכרטיסיה דברי דואר, בחר באפשרות סיים ומזג > הדפס מסמכים כדי להשלים את מיזוג הדואר.

    בכרטיסיה דברי דואר, מסומנות סיום & מיזוג ואת האפשרות הדפסת מסמכים

    עצה: אם ברצונך לסקור ולעדכן כל אות בנפרד לפני ההדפסה, בכרטיסיה דברי דואר, בחר באפשרות סיים ומזג > עריכת מסמכים בודדים. כאשר תסיים, לחץ על קובץ > הדפס כדי להדפיס את המעטפות.

בעת שמירת המסמך של מיזוג הדואר, היא נשארת מחובר לרשימת הדיוור שלך כך שתוכל להשתמש בו עבור דואר מסחרי הבא שלך.

כדי לעשות שימוש חוזר מסמך מיזוג הדואר שלך

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר כן בעת Word מבקש ממך לשמור את החיבור.

כדי לשנות כתובות במסמך מיזוג דואר

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר, ובחר באפשרות עריכת רשימת נמענים כדי למיין, לסנן, ובחר כתובות ספציפיות.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×