ייצוא רשומות עסקיות מ- Business Contact Manager

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

נתוני Business Contact Manager for Outlook שלך מאוחסנים ב- SQL Server בתבנית הקובץ ‎.bcm, אך באפשרותך ייצוא אותם במספר תבניות. לדוגמה, ייתכן שתרצה לייצא מידע עסקי לשימוש בתוכנית ניהול תיקי לקוחות משולבת, או כדי להעביר את הנתונים בקלות למחשב אחר. אם תבחר לעשות זאת, תוכל לייצא התאמות אישיות שביצעת במסד הנתונים, עם או בלי הנתונים העסקיים. תבנית הקובץ ‎.bcmx משמשת להתאמות אישיות בלבד.

מאמר זה מתאר את האפשרויות העומדות בפניך לייצוא הנתונים העסקיים שלך וכן דן בקצרה בחלק מהסיבות שבגללן ייתכן שתרצה לעשות זאת.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הכרות עם ייצוא נתונים

ייצוא הנתונים שלך

מה קורה בעת ייצוא התאמות אישיות?

ייצוא פריטי מוצרים ושירותים

ייצוא דוח ל- Excel לצורך ניתוח נוסף

הכרות עם ייצוא נתונים

תהליך הייצוא ב- Business Contact Manager for Outlook יוצר עותק של הנתונים שנבחרו מהמסד נתונים של Business Contact Manager הנוכחי ושומר אותו בקובץ אשר בהמשך תוכל לייבא למסד נתונים אחר. תהליך הייצוא אינו מסיר נתונים ממסד הנתונים הנוכחי. הגבל את הנתונים שאתה מייצא על-ידי סינון שלהם, או ייצא את כל תיקי הלקוחות, אנשי הקשר העסקיים, פריטי היסטוריית התקשורת ורשימות פריטי מוצרים ושירותים.

באפשרותך לייצא את הנתונים העסקיים שלך לאחת מתבניות הקובץ הבאות:

  • נתוני Business Contact Manager ‏(‎.bcm). תבנית קובץ זו יכולה לכלול את כל הנתונים העסקיים שלך, כגון תיקי לקוחות, אנשי קשר עסקיים, הזדמנויות, פרוייקטים עסקיים והיסטוריית התקשורת שלהם. נכללים גם פריטי מוצרים ושירותים, וכן כל ההתאמות האישיות שביצעת. תבנית הקובץ ‎.bcm היא האפשרות היחידה שיכולה לייצא הן תיקי לקוחות ואנשי קשר עסקיים, והן את כל ההתאמות האישיות שלך. ייתכן שתרצה לייצא נתונים בתבנית הקובץ ‎.bcm אם ברצונך להשתמש במידע במחשב אחר שבו פועל Business Contact Manager for Outlook.

  • התאמות אישיות של Business Contact Manager ‏(‎.bcmx). סוג קובץ זה כולל שדות המוגדרים על-ידי המשתמש, טפסים מותאמים אישית (או סוגי רשומות), פריסות ודוחות. השתמש בתבנית זו אם ברצונך לייצא רק את ההתאמות האישיות שביצעת ב- Business Contact Manager for Outlook. הנתונים העסקיים שלך לא ייוצאו. תוכל לבחור תבנית קובץ זו לאחסון פריסה ייחודית שבה יוכלו עובדים חדשים להשתמש כדי להגדיר את המערכות שלהם במהירות.

  • Comma-Separated Values ‏(‎.csv). אפשרות ייצוא זו יוצרת קובץ ערכים המופרדים באמצעות פסיקים (קובץ ‎.csv) המאחסן את הנתונים המיוצאים. תוכניות רבות יכולות לקרוא קבצי ‎.csv, כולל Microsoft Excel. תוכל לבחור תבנית קובץ זו אם רצית לייצא רק את נתוני Business Contact Manager for Outlook ללא התאמות אישיות, או אם רצית להציג את הנתונים בתוכנית אחרת שיכולה לקרוא קבצי ‎.csv

    עם זאת, תבנית ‎.csv מתאפיינת במגבלות מסוימות. לדוגמה, אם תבחר תבנית קובץ זו, תוכל לייצא רק סוג אחד של רשומה - תיקי לקוחות ורשומות המבוססות על תיקי לקוחות *או* אנשי קשר עסקיים ורשומות המבוססות על אנשי קשר עסקיים. בנוסף, לא ניתן לייצא פריטי היסטוריית תקשורת לקובץ csv.

לראש הדף

ייצוא הנתונים שלך

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על הכרטיסיה Business Contact Manager ולאחר מכן לחץ על לחצן ייבוא וייצוא.

  3. לחץ על ייצוא לקובץ.

  4. לחץ על תבנית הקובץ שאליה ברצונך לייצא את הנתונים שלך ולאחר מכן לחץ על הבא. מלא אחר ההוראות שלהלן עבור תבנית הקובץ שבחרת.

    הערה:  ב- Windows 7 וב- Windows Vista, מיקום ברירת המחדל עבור קובץ הייצוא הוא התיקיה מסמכים. ב- Microsoft Windows XP, מיקום ברירת המחדל הוא התיקיה המסמכים שלי. לחץ על עיון אם ברצונך לשנות את המיקום.

נתוני Business Contact Manager ‏(‎.bcm)    

  1. בתיבה קובץ לייצוא, הקלד את המיקום והשם עבור הקובץ שתיצור בתהליך הייצוא.

  2. בחר את סוג הרשומות שברצונך לייצא:

    • תיקי לקוחות וסוגי רשומות המבוססים על תיקי לקוחות. כולל תיקי לקוחות וכל רשומה המבוססת על סוג הרשומה תיק לקוח, כגון חנויות.

    • אנשי קשר עסקיים וסוגי רשומות המבוססים על אנשי קשר עסקיים. כולל אנשי קשר עסקיים וכל רשומה המבוססת על סוג הרשומה איש קשר עסקי, כגון הפניות.

  3. אם ברצונך למסנן את רשימת הרשומות שייוצאו, לחץ על סנן. לקבלת מידע אודות סינון רשומות, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

  4. במקטע כלול בדף בחר את מיקום הקובץ ואת אפשרויות הייצוא, לחץ על האפשרויות הרצויות:

    • כל פריטי ההיסטוריה. כולל את היסטוריית התקשורת המלאה של הרשומות שנבחרו, כגון הזדמנויות, יומני שיחות טלפון, פעילויות, פרוייקטים עסקיים, קבצים והודעות דואר אלקטרוני.

    • למעט הודעות דואר אלקטרוני. לא כולל את הודעות הדואר האלקטרוני בפריטי היסטוריית התקשורת של הרשומות שנבחרו.

    • מוצרים. כולל את כל הפריטי מוצרים ושירותים במסד הנתונים.

      עצה: אם פריט מוצר או שירות נוסף להזדמנות, ואם רשומת ההזדמנות קושרה לתיק לקוח או לאיש קשר עסקי, פריט המוצר או השירות ייכלל ברשומות שייוצאו. השתמש בתיבת סימון זו אם ברצונך להיות בטוח שאתה מייצא את כל רשימת המוצרים והשירותים של העסק.

  5. לחץ על יצא ולאחר מכן לחץ על כן כשתתבקש לעשות זאת.

  6. אם אירעו שגיאות, באפשרותך ללחוץ על הצג יומן כדי לסקור אותן. אחרת, לחץ על סיום.

    עצה: ניתן לייצא רשומות לתבנית הקובץ ‎.bcm גם מתוך סביבת עבודה. לחץ על הכרטיסיה המפרטת את הרשומות שברצונך לייצא, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על רשומה אחת או יותר ולאחר מכן לחץ על יצא. השלם את אשף ייצוא הנתונים העסקיים.

התאמות אישיות של Business Contact Manager ‏(‎.bcmx)    

  1. הקלד את המיקום והשם עבור הקובץ שתיצור בתהליך הייצוא.

  2. לחץ על יצא ולאחר מכן לחץ על כן כשתתבקש לעשות זאת.

  3. לחץ על סיום.

    לקבלת מידע אודות האופן שבו מיובאות התאמות אישיות בקובץ ‎.bcmx, ראה ייבוא נתונים ל- Business Contact Manager

Comma-Separated Values ‏(‎.csv)    

  1. הקלד את המיקום והשם עבור הקובץ שתיצור בתהליך הייצוא.

  2. לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:

    • אנשי קשר עסקיים וסוגי משנה. כולל אנשי קשר עסקיים וכל רשומה המבוססת על סוג הרשומה איש קשר עסקי, כגון הפניות.

    • תיקי לקוח וסוגי משנה. כולל תיקי לקוחות וכל רשומה המבוססת על סוג הרשומה תיק לקוח.

  3. אם ברצונך לסנן את רשימת הרשומות שייוצאו, לחץ על סנן. לקבלת מידע אודות סינון רשומות, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

  4. לחץ על הבא ולאחר מכן לחץ על כן כאשר תתבקש לייצא את קובץ ה- csv.

  5. לחץ על סיום כדי לסגור את האשף.

הערות: 

  • לחץ על הצג יומן כדי לבדוק את השגיאות או החריגים הספציפיים. אם הודעות אלה כוללות בעיות שיש לתקן, תקן אותן בקובץ שאתה מנסה לייצא ולאחר מכן נסה שוב לייצא את הנתונים.

  • לא מומלץ לייצא נתונים עסקיים אל או מאזורים שונים בעולם מאחר שמבני נתונים וסוגי נתונים מסוימים אינם ניתנים להמרה.

לראש הדף

מה קורה בעת ייצוא התאמות אישיות?

אם תבחר לייצא התאמות אישיות, כל הדוחות, פריסות הטפסים, סוגי הרשומות והשדות המוגדרים על-ידי המשתמש המותאמים אישית שיצרת ב- Business Contact Manager for Outlook יישמרו ‎בקובץ ‎.bcmx

מרבית ההתאמות האישיות יחליפו הגדרות קיימות במסד הנתונים המוגדר כיעד, אך ישנם כמה חריגים. לקבלת מידע אודות האופן שבו ייבוא התאמות אישיות ישפיע על מסד הנתונים, ראה ייבוא הנתונים שלך ל- Business Contact Manager.

לראש הדף

ייצוא פריטי מוצרים ושירותים

באפשרותך לייצא מידע אודות פריטי מוצרים ושירותים יחד עם רשומות אחרות, אך לא ניתן לייצא רשימות של פריטי מוצרים ושירותים באופן עצמאי.

אם ברצונך לייצא נתונים אלה בלבד, עליך ליצור קובץ ‎.csv של פריטי המוצרים והשירותים. מבנה הקובץ חייב לכלול לפחות שלוש עמודות, בסדר הבא:

  • שם המוצר או השירות

  • תיאור

  • מחיר ליחידה

באפשרותך גם לכלול את העמודות 'כמות' ו'עלות ליחידה', אך זו לא חובה.

לראש הדף

ייצוא דוח ל- Excel לצורך ניתוח נוסף

באפשרותך לייצא נתונים ישירות מכל דוח לגיליון אלקטרוני של Excel לצורך ניתוח נוסף, שמירת רשומות או אחסון בארכיון. עם Business Contact Manager for Outlook, ניתן ליצור ולהתאים אישית דוחות של מכירות, מוצרים ושירותים, תיקי לקוחות, אנשי קשר עסקיים, הפניות, הזדמנויות, פרוייקטים עסקיים, משימות פרוייקט ופעילויות שיווק.

  1. בחלונית הניווט, לחץ על Business Contact Manager.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה Reports.

  3. לחץ על אחד מסוגי הדוחות הבאים ולאחר מכן לחץ על הדוח שברצונך לפתוח.

    • תיקי לקוחות

    • אנשי קשר עסקיים

    • הפניות

    • הזדמנויות

    • לקוחות מובילים

    • מוצרים מובילים

    • מפנים מובילים

    • לקוחות לא פעילים

    • שיווק

    • פרוייקטים עסקיים

    • משימות פרוייקט

      לקבלת מידע אודות האופן לשינוי דוח, ראה שימוש בדוחות ובתרשימים ב- Business Contact Manager.

  4. בקבוצה פעולות, לחץ על ייצוא אל Excel. הדוח נפתח ב- Excel.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×