ייצוא נתוני Access למסמך Word

ייצוא נתוני Access למסמך Word

ניתן לייצא נתונים ממסד נתונים של Access למסמך Microsoft Word באמצעות אשף ייצוא - קבצי RTF. מאמר זה מסביר כיצד להשתמש באשף ייצוא - קבצי RTF וכיצד לשמור את הגדרות הייצוא כמפרט לשימוש חוזר.

במאמר זה

ייצוא נתונים ל- Word: היסודות

ייצוא נתונים ל- Word

הכרות עם האופן שבו Access מייצא אובייקטים ל- Word

מה עוד עליי לדעת?

ייצוא נתונים ל- Word: היסודות

ניתן לייצא טבלה, שאילתה, טופס או דוח ל- Microsoft Word. כאשר אתה מייצא אובייקט בעזרת אשף ייצוא - קבצי RTF‏, Access יוצר עותק של נתוני האובייקט בקובץ תבנית טקסט עשיר (‎*.rtf) של Microsoft Word. עבור טבלאות, שאילתות וטפסים, הרשומות והשדות הגלויים מופיעים כטבלה במסמך של Word. בעת ייצוא דוח, האשף מייצא את הנתונים והפריסה של הדוח. האשף מנסה להעניק למסמך Word מראה דומה ככל האפשר לזה של הדוח.

  • התחל את הפעולה מתוך Access    כדי לייצא נתונים מ- Access ל- Word, עליך לעבוד ב- Access. אין ב- Word אף פונקציונליות המאפשרת ייבוא נתונים מתוך מסד נתונים של Access. גם לא ניתן לשמור מסד נתונים או טבלה של Access כמסמך Word באמצעות הפקודה שמירה בשם ב- Access.

  • אובייקטים שניתן לייצא    ניתן לייצא טבלה, שאילתה, טופס או דוח. ניתן גם לייצא רק את הרשומות הנבחרות בתצוגה. לא ניתן לייצא פקודות מאקרו ומודולים. כאשר אתה מייצא טופס או גליון נתונים המכילים טפסי משנה או גליונות נתונים משניים, רק הטופס הראשי או גליון הנתונים הראשי מיוצאים. עליך לחזור על פעולת הייצוא עבור כל טופס משנה וגליון נתונים משני שברצונך להציג ב- Word. ולהפך, כאשר אתה מייצא דוח, טפסי משנה ודוחות משנה הכלולים בדוח מיוצאים יחד עם הדוח הראשי.

  • תוצאת הפעולה    אשף ייצוא - קבצי RTF תמיד מייצא נתונים מעוצבים. משמעות הדבר היא שרק הרשומות והשדות הגלויים באובייקט או בתצוגה מיוצאים יחד עם הגדרות תבנית התצוגה. עמודות ורשומות מוסתרות אינן מיוצאות, עקב הגדרות המסנן. עבור דוח, הפריסה נשמרת גם כאשר הוא מיוצא.

  • מיזוג עם מסמך קיים    כאשר אתה מייצא מ- Access למסמך Word, הנתונים תמיד מיוצאים לקובץ Word חדש. אם ברצונך שהנתונים יתווספו למסמך Word קיים, תחילה ייצא אותם מ- Access למסמך Word חדש ואז העתק אותם ממסמך ה- Word החדש והדבק אותם במסמך הקיים. לחלופין, ניתן להעתיק שורות ישירות מטבלה, שאילתה, טופס או דוח ב- Access ולהדביק אותן במסמך הקיים.

ייצוא נתונים ל- Word

תהליך ייצוא הנתונים למסמך Word מתבצע באופן כללי לפי השלבים הבאים:

  • הכן את נתוני המקור עבור הייצוא. כחלק משלב זה, עליך לוודא כי הנתונים אינם מכילים שגיאות ולהחליט אם לייצא חלק מהנתונים בטבלת המקור או את כולם.

  • הפעל את אשף ייצוא - קבצי RTF.

  • אם תרצה, תוכל לשמור את ההגדרות כמפרט ייצוא לשימוש חוזר.

השלבים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד לבצע כל אחת מהמשימות.

הכנה לפעולת הייצוא

  1. פתח את מסד הנתונים של Access המוגדר כמקור.

  2. בחלונית הניווט, בחר את האובייקט המכיל את הנתונים שברצונך לייצא.

    באפשרותך לייצא טבלה, שאילתה, טופס או דוח.

  3. סקור את נתוני המקור כדי לוודא שהם אינם מכילים מחווני שגיאה (משולשים ירוקים) או ערכי שגיאה, כגון ‎#Num.

    הקפד לפתור את כל השגיאות לפני ייצוא הנתונים ל- Word. אחרת, תגלה שערכים כאלה מוחלפים בערכי Null.

  4. אם מסמך היעד ב- Word קיים ופתוח, סגור אותו לפני שתמשיך. האשף יציג התראה לפני מחיקת המסמך הקיים והחלפתו במסמך החדש.

    הערה: לא ניתן לצרף נתונים למסמך Word קיים.

  5. במסד הנתונים של Access, אם ברצונך לייצא רק חלק מטבלה, שאילתה או טופס, פתח את האובייקט ובחר רק את הרשומות הרצויות.

ייצוא הנתונים

  1. המיקום של אשף ייצוא - קבצי RTF משתנה במקצת בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שברשותך:

    • אם אתה משתמש ב- Access 2016‏, Access 2013 או Access 2010, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על לחצן עוד כדי לפתוח רשימה של אפשרויות ולאחר מכן לחץ על Word.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2007, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על Word.

  2. אשף ייצוא - קבצי RTF נפתח.

    בחר יעד ואפשרויות ייצוא בתיבת הדו-שיח 'ייצוא - קובץ RTF'.

    הערה: פקודות ייצוא זמינות רק כאשר מסד נתונים פתוח.

  3. באשף ייצוא - קבצי RTF, ציין את שם קובץ היעד.

  4. האשף מייצא תמיד נתונים מעוצבים. אם ברצונך להציג את המסמך של Word לאחר סיום פעולת הייצוא, בחר בתיבת הסימון פתח את קובץ היעד לאחר השלמת פעולת הייצוא.

  5. אם בחרת את הרשומות שברצונך לייצא לפני שהתחלת בפעולת הייצוא, באפשרותך לבחור בתיבת הסימון ייצא רק את הרשומות שנבחרו. עם זאת, אם ברצונך לייצא את כל הרשומות הנמצאות בתצוגה, השאר את תיבת הסימון כך, ללא בחירה בה.

    הערה: תיבת סימון זו נראית לא זמינה (מעומעמת) אם לא נבחרות רשומות.

  6. לחץ על אישור.

  7. אם מסמך היעד קיים, תתבקש ללחוץ על כן כדי להחליף אותו. כדי לשנות את שמו של קובץ היעד, לחץ על לא ולאחר מכן לחץ שוב על אישור.

Access מייצא את הנתונים ופותח את מסמך היעד ב- Word, בהתאם לאפשרויות הייצוא שציינת באשף. Access גם מציג את מצב הפעולה בעמוד האחרון של האשף.

הכרות עם האופן שבו Access מייצא אובייקטים ל- Word

הטבלה הבאה מתארת כיצד Access מייצא אובייקטים וערכים שונים ל- Word. הדבר יכול לסייע לך לקבוע מה השתבש במקרה שפעולת הייצוא אינה מתבצעת כצפוי.

פריט

שיקולי ייצוא

שמות שדות

בעת ייצוא טבלה, שאילתה או טופס, שמות השדות ממוקמים בשורה הראשונה של הטבלה במסמך Word. בעת ייצוא דוח, מיקום שמות השדות במסמך Word משתנה בהתאם לפריסת הדוח.

שדות מרובי ערכים

שדה ב- Access התומך בערכים מרובים מיוצא לעמודה בודדת ב- Word. הערכים מופרדים באמצעות פסיקים (,).

תמונות, אובייקטים וקבצים מצורפים

כל הרכיבים הגרפיים - סמלים, נתונים בשדות אובייקט OLE וקבצים מצורפים המהווים חלק מנתוני המקור - אינם מיוצאים.

גרפים

אובייקטי Microsoft Graph אינם מיוצאים.

ביטויים

ביטויים אינם מיוצאים למסמך Word. רק תוצאות הביטויים מיוצאות.

טפסי משנה וגליונות נתונים משניים

בעת ייצוא טופס או גליון נתונים, רק הטופס או גליון הנתונים הראשיים מיוצאים. עליך לחזור על פעולת הייצוא עבור כל טופס משנה וגליון נתונים משני.

מה עוד עליי לדעת?

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×