ייבוא, קישור או העברת נתונים ל-SharePoint

ייבוא, קישור או העברת נתונים ל-SharePoint

ברצונך לשלב ולשפר את Access וגם את SharePoint? כדי לעשות זאת, באפשרותך לייבא, לקשר או להעביר נתונים ביניהם. ייבוא יוצר עותק של רשימת SharePoint במסד נתונים של Access. קישור מתחבר לנתונים בתוכנית אחרת, כדי שתוכל להציג ולערוך את הנתונים העדכניים ביותר הן ב-SharePoint והן ב- Access. העברה יוצרת רשימות באתר SharePoint שנשארות מקושרות לטבלאות במסד הנתונים ושומרות על קשרי הגומלין שלהם.

אזהרה    למרות שניתן לשמור קובץ מסד נתונים של Access ב-OneDrive או בספריית מסמכים של SharePoint, מומלץ להימנע מפתיחת מסד נתונים של Access ממיקומים אלה. ניתן להוריד את הקובץ באופן מקומי לעריכה ולאחר מכן להעלות אותו שוב לאחר שמירת השינויים שלך ב-SharePoint. אם יותר מאדם אחד פותח את מסד הנתונים של Access מ-SharePoint, ייתכן שעותקים מרובים של מסד הנתונים ייווצרו והתנהגויות בלתי צפויות עשויות להתרחש. המלצה זו חלה על כל סוגי קבצי Access, כולל מסד נתונים יחיד, מסד נתונים מפוצל ותבניות קובץ. accdb,. accdc,. accde ו-. accdr. לקבלת מידע נוסף אודות פריסת Access, ראה פריסת יישום access.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

ייבוא רשימת SharePoint

קישור לרשימת SharePoint

העברת נתונים ל-SharePoint

היתרונות של קישור נתונים בין Access ל-SharePoint

פרסום מסד נתונים באמצעות Access Services

ייבוא רשימת SharePoint

בעת ייבוא נתונים, Access יוצר טבלה ולאחר מכן מעתיק את העמודות והפריטים מרשימת המקור (או תצוגת המקור) לתוך טבלה זו כשדות ורשומות. במהלך פעולת הייבוא, באפשרותך לציין את הרשימות שברצונך להעתיק, ועבור כל רשימה שנבחרה, באפשרותך לציין אם ברצונך לייבא את הרשימה כולה או תצוגה ספציפית בלבד. בסיומה של פעולת הייבוא, באפשרותך לבחור לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא כמפרט. מפרט ייבוא מסייע לך לחזור על פעולת הייבוא בעתיד מבלי שתצטרך לבצע את שלבי אשף הייבוא בכל פעם.

להלן סיבות נפוצות לייבוא רשימת SharePoint לתוך מסד נתונים של Access:

  • כדי להעביר לצמיתות נתונים, כגון רשימת אנשי קשר, למסד נתונים של Access, מאחר שאינך צריך עוד את המידע באתר SharePoint שלך. באפשרותך לייבא את הרשימה לתוך Access ולאחר מכן למחוק את הרשימה מאתר SharePoint.

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשת ב- Access אך מדי פעם אתה מופנה לרשימה של SharePoint לקבלת נתונים נוספים שיש למזג עם אחד ממסדי הנתונים שלך.

השלם שלבים אלה לפני ייבוא הרשימה

  1. אתר את אתר SharePoint המכיל את הרשימות שברצונך להעתיק, ורשום לעצמך את כתובת האתר.

    כתובת אתר חוקית מתחילה ב- http://‎ או ב- https:// ולאחר מכן שם השרת, ומסתיימת בנתיב שמפנה לאתר הספציפי בשרת.

  2. זהה את הרשימות שברצונך להעתיק למסד הנתונים ולאחר מכן קבע אם ברצונך להעתיק את הרשימה כולה או תצוגה מסוימת בלבד. באפשרותך לייבא רשימות מרובות בפעולת ייבוא בודדת, אך ניתן לייבא תצוגה אחת בלבד של כל רשימה. במקרה הצורך, צור תצוגה המכילה רק את העמודות והפריטים שמעניינים אותך.

  3. סקור את העמודות ברשימת המקור או בתצוגת המקור.

    הטבלה הבאה מסבירה מספר שיקולים שיש לקחת בחשבון בעת ייבוא רכיבים שונים:

    רכיב

    שיקולים

    עמודות

    Access מייבא רק את 256 העמודות הראשונות, מאחר שהוא תומך רק ב- 256 שדות בטבלה. כדי למנוע בעיה זו, צור תצוגה של הרשימה ב-SharePoint והוסף לה רק את העמודות הרצויות, וודא שמספר העמודות הכולל אינו עולה על 256. לאחר מכן השתמש בפעולת המאקרו ImportSharePointList כדי לציין את מזהה התצוגה המיועד.

    תיקיות

    כל תיקיה ברשימת SharePoint מופיעה כרשומה בטבלת . TE102750819 הפריטים בתוך תיקיה מופיעים אף הם כרשומות, ישירות מתחת לרשומה המקבילה לתיקיה זו.

    עמודות בדיקת מידע

    אם עמודת מקור מחפשת ערכים ברשימה אחרת, Access מייבא את ערכי התצוגה כחלק מהשדה עצמו. Access אינו מייבא את הטבלה המחיפשת. אם ברצונך ליצור מחדש את בדיקת המידע בטבלה אחרת, ראה קישור לרשימת SharePoint והעברת נתונים ל-SharePoint.

    עמודות מחושבות

    התוצאות בעמודה מחושבת מועתקות לשדה שסוג הנתונים שלו נקבע בהתאם לסוג הנתונים של התוצאה המחושבת. הביטוי המבצע את החישוב אינו מועתק.

    קבצים מצורפים

    עמודת הקבצים המצורפים של הרשימה מועתקת לשדה בשם 'קבצים מצורפים'.

    עמודות מרובות ערכים

    עמודה מסוג 'אפשרות' או 'בדיקת מידע' יכולה להכיל ערכים מרובים. בעת ייבוא עמודה התומכת בערכים מרובים, Access יוצר עמודה התומכת בערכים מרובים.

    עיצוב טקסט עשיר

    עמודות המכילות עיצוב טקסט עשיר מיובאות לתוך Access כשדות טקסט ארוכים. המאפיין תבנית טקסט של השדה ' טקסט ארוך ' מוגדר לטקסט עשירוהעיצוב נשמר.

    קשרי גומלין

    Access אינו יוצר באופן אוטומטי קשרי גומלין בין טבלאות מקושרות בסיומה של פעולת ייבוא. עליך ליצור באופן ידני את קשרי הגומלין בין הטבלאות השונות, החדשות והקיימות, באמצעות האפשרויות שבכרטיסיה קשרי גומלין. כדי להציג את הכרטיסיה קשרי גומלין, בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על קשרי גומלין.

  4. זהה את מסד הנתונים שאליו ברצונך לייבא את הרשימות.

    ודא כי יש לך ההרשאות המתאימות כדי להוסיף נתונים למסד הנתונים. אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים ריק.

  5. סקור את הטבלאות במסד הנתונים.

    פעולת הייבוא יוצרת טבלה עם שם זהה לשמה של רשימת SharePoint. אם שם זה נמצא כבר בשימוש, Access מוסיף "1" לשם הטבלה החדשה - לדוגמה, עבור Contacts1, אם Contacts1 נמצא כבר בשימוש, Access ייצור Contacts2 וכן הלאה.

ייבוא הרשימה

  1. פתח את מסד הנתונים של Access שבו יאוחסנו הנתונים המיובאים. אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באף אחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים ריק.

  2. המיקום של אשף ייבוא/קישור הטקסט משתנה במקצת, בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שלך:

    • אם אתה משתמש ב-Office 365 או ב-Access 2019, בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & Link , לחץ על מקור נתונים חדש _GT_ מרשימת השירותים המקוונים > SharePoint.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2016‏, ב- Access 2013 או ב- Access 2010, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על לחצן עוד כדי לפתוח רשימה של אפשרויות ולאחר מכן לחץ על רשימת SharePoint.

  3. Access פותח את תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint.

    כדי לייבא נתונים מאתר SharePoint או לקשר אליו נתונים, השתמש בתיבת הדו-שיח 'קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint'.

  4. באשף, ציין את כתובת אתר המקור.

  5. בחר את האפשרות יבא את נתוני המקור לטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי ולחץ על הבא.

  6. מהרשימה אשר האשף מציג, בחר את הרשימות שברצונך לייבא.

    הערה    באפשרותך לקשר לספריות SharePoint, אך באפשרותך להוסיף מסמכים ב-SharePoint בלבד.

  7. בעמודה פריטים לייבוא, בחר את התצוגה הרצויה עבור כל רשימה שנבחרה.

  8. תיבת הסימון הנקראת יבא ערכי תצוגה במקום מזהים עבור שדות הבודקים ערכים שמאוחסנים ברשימה אחרת קובעת אילו נתונים מיובאים עבור עמודות בדיקת מידע ברשימות שנבחרו. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לייבא את ערכי התצוגה כחלק מהשדה עצמו, בחר את תיבת הסימון. במקרה זה, השדה לא יבדוק ערכים בטבלה אחרת.

    • אם ברצונך ששדה היעד יבדוק ערכים בטבלה אחרת, נקה את תיבת הסימון. פעולה זו תביא להעתקת המזהים של שורות ערכי התצוגה לשדה היעד. המזהים דרושים להגדרת שדה בדיקת מידע ב- Access.

    בעת ייבוא מזהים, עליך לייבא את הרשימות שמספקות כעת את הערכים לעמודות בדיקת המידע (אלא אם מסד הנתונים המשמש כיעד כבר כולל טבלאות שעשויות לפעול כטבלאות בדיקת מידע).

    פעולת הייבוא מציבה את המזהים בשדה המתאים, אך אינה מגדירה את כל המאפיינים הדרושים כדי להביא לכך שהשדה יפעל כשדה בדיקת מידע. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת מאפייני בדיקת המידע של שדה כזה, ראה יצירה או מחיקה של שדה בדיקתמידע.

  9. לחץ על אישור.

Access מייבא את הרשימות ולאחר מכן מציג את מצב הפעולה בעמוד האחרון של האשף. אם בכוונתך לחזור על פעולת הייבוא במועד מאוחר יותר, באפשרותך לשמור את הפרטים כמפרט ייבוא. Access אינו מחליף טבלה במסד הנתונים כחלק מפעולת ייבוא, ואין באפשרותך לצרף את התוכן של רשימה או של תצוגה לטבלה קיימת.

מה עוד עליי לדעת אודות ייבוא?

משימות קשורות בנושא ייבוא

לאחר השלמת פעולת הייבוא, תוכל לבצע משימות נוספות:

אימות סוגי הנתונים    Access בוחר את סוג הנתונים המתאים עבור כל שדה המתאים לעמודת מקור. ודא שכל שדה וההגדרות שלו כדי לוודא שכל השדות מוגדרים באופן הרצוי לך.

לבדוק שדות נוספים    בהתאם לסוג הרשימה שעליה מבוססת הטבלה, ייתכן שתבחין גם בנוכחות בטבלה של כמה שדות נוספים (כגון כותרת, שינוי או CreatedBy). אם אינך זקוק לשדות אלה במסד הנתונים של Access, באפשרותך למחוק אותם בבטחה.

לראש הדף

קישור לרשימת SharePoint

בעת יצירת קישור לרשימת SharePoint, Access‏ יוצר טבלה חדשה (הנקראת לעתים קרובות טבלה מקושרת), המשקפת את המבנה והתוכן של רשימת המקור. בשונה מייבוא, פעולת הקישור יוצרת קישור אל הרשימה בלבד ולא לתצוגות ספציפיות כלשהן של הרשימה.

קישור הוא בעל עוצמה גדולה יותר מייבוא בשני אופנים:

  • הוספה ועדכון של נתונים    באפשרותך לבצע שינויים בנתונים על-ידי מעבר אל אתר SharePoint או על-ידי עבודה בתצוגת גליון נתונים או בתצוגת טופס בתוך Access. השינויים שתבצע במקום אחד ישתקפו במקום האחר. עם זאת, אם ברצונך לבצע שינויים מבניים, כגון הסרה או שינוי של עמודה, עליך לעשות זאת על-ידי פתיחת הרשימה באתר SharePoint. לא ניתן להוסיף, למחוק או לשנות את השדות בטבלה מקושרת בזמן עבודה ב- Access.

  • טבלאות בדיקת מידע    בעת יצירת קישור לרשימת SharePoint,‏ Access יוצר באופן אוטומטי טבלאות מקושרות עבור כל רשימות בדיקת המידע (אלא אם רשימות בדיקת המידע כבר מקושרות למסד הנתונים). אם רשימות בדיקת המידע מכילות עמודות שבודקות מידע ברשימות אחרות, רשימות אלה נכללות גם הן בפעולת הקישור, כך שלרשימת בדיקת המידע של כל טבלה מקושרת תהיה טבלה מקושרת מתאימה במסד הנתונים. Access יוצר גם קשרי גומלין בין טבלאות מקושרות אלה.

תרחישים נפוצים לקישור אל רשימת SharePoint

בדרך כלל, יש לקשר אל רשימת SharePoint מתוך מסד נתונים של Access מהסיבות הבאות:

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשת ב- Access לדיווח עשיר ולביצוע שאילתות, ומשתמשת ב-SharePoint לשיתוף צוות ולתקשורת. צוותים בודדים יוצרים רשימות כדי לעקוב אחר פרטים שונים (כגון אנשי קשר ובעיות), אך לעיתים תכופות יש להביא את הנתונים ברשימות אלה לתוך מסד נתונים לצורך צבירה ודיווח. יצירת קישור היא הבחירה המתאימה, מאחר שהיא מאפשרת למשתמשים הן באתר SharePoint והן במסד הנתונים להוסיף ולעדכן נתונים, וכן מאפשרת להם להציג ולעבוד בכל עת עם הנתונים העדכניים ביותר.

  • אתה משתמש של Access שהחלה רק לאחרונה באמצעות SharePoint. העברת מספר מסדי נתונים לאתר של SharePoint ורוב הטבלאות במסדי נתונים אלה הן טבלאות מקושרות. מעתה והלאה, במקום ליצור טבלאות מקומיות, תיצור רשימות של SharePoint ולאחר מכן תיצור קישורים לרשימות אלה ממסדי הנתונים שלך.

  • ברצונך להמשיך לאחסן את הרשימות שלך באתרי SharePoint, אך בנוסף ברצונך לעבוד עם הנתונים החדשים ביותר בתוך Access כדי להפעיל שאילתות ולהדפיס דוחות.

הכנה לקישור אל רשימת SharePoint

  1. אתר את אתר SharePoint הכולל את הרשימות שאליהן ברצונך לקשר ורשום לעצמך את כתובת האתר.

    כתובת אתר חוקית מתחילה ב- http://‎ או ב- https:// ולאחר מכן שם השרת, ומסתיימת בנתיב שמפנה לאתר הספציפי בשרת.

  2. זהה את הרשימות שאליהן ברצונך ליצור קישור. באפשרותך לקשר לרשימות מרובות בפעולת קישור אחת, אך אין באפשרותך לקשר לסקרים, לדיונים או לתצוגה ספציפית של רשימה כלשהי.

  3. סקור את העמודות ברשימת המקור. הטבלה הבאה מסבירה מספר שיקולים שיש לקחת בחשבון בעת קישור לרכיבים שונים.

    רכיב

    שיקולים

    עמודות

    Access מקשר רק את העמודות הראשונות של 256, מאחר שהוא תומך רק ב-256 שדות בטבלה. כדי למנוע בעיה זו, צור תצוגה של הרשימה ב-SharePoint והוסף לה רק את העמודות הרצויות, וודא שמספר העמודות הכולל אינו עולה על 256. לאחר מכן השתמש בפעולת המאקרו ImportSharePointList כדי ליצור את הטבלה המקושרת המציינת את מזהה התצוגה המיועד.

    תיקיות

    כל תיקיה ברשימת SharePoint מופיעה כרשומה בטבלת . TE102750819 הפריטים בתוך תיקיה מופיעים אף הם כרשומות, ישירות מתחת לרשומה המקבילה לתיקיה זו.

    עמודות בדיקת מידע

    אם עמודת מקור בודקת מידע אודות ערכים ברשימה אחרת והרשימה הקשורה אינה נמצאת כבר במסד הנתונים, Access יוצר באופן אוטומטי טבלאות קשורות עבור הרשימות הקשורות.

    הערה    Access יוצר גם טבלת UserInfo התואמת לרשימת פרטי המשתמש של SharePoint. SharePoint משתמש ברשימה זו כדי לחפש מידע של חשבון משתמש, כגון דואר אלקטרוני, תמונה, שם משתמש, עבור עמודות SharePoint, כגון CreatedBy, ModifiedBy ואדם או קבוצה. רשימת פרטי משתמשים זו של SharePoint גלויה רק למנהלי אתרים.

    עמודות מחושבות

    התוצאות בעמודה מחושבת מוצגות בשדה התואם, אך אינך יכול להציג או לשנות את הנוסחה ב- .Access

    קבצים מצורפים

    עמודת הקבצים המצורפים של הרשימה מוצגת כשדה בשם 'קבצים מצורפים'.

    עמודות לקריאה בלבד

    העמודות הניתנות לקריאה בלבד ברשימת SharePoint ימשיכו להיות לקריאה בלבד ב- Access. בנוסף, ייתכן שלא תוכל להוסיף, למחוק או לשנות עמודות ב- Access.

    עמודות מרובות ערכים

    עמודה מסוג 'אפשרות' או 'בדיקת מידע' יכולה להכיל ערכים מרובים. עבור עמודות כגון אלה, פעולת יצירת הקישור יוצרת שדות התומכים בערכים מרובים. עמודות בדיקת מידע מרובות ערכים נוצרות בטבלה המקושרת אם עמודת המקור היא מסוג 'בדיקת מידע'.

  4. זהה את מסד הנתונים בו ברצונך ליצור את הטבלאות המקושרות. ודא כי יש לך ההרשאות המתאימות כדי להוסיף נתונים למסד הנתונים. אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים חדש וריק.

  5. סקור את הטבלאות במסד הנתונים. בעת קישור לרשימת SharePoint, תיווצר טבלה בעלת אותו שם כמו של רשימת המקור. אם שם זה נמצא כבר בשימוש, Access יוסיף "1" לשם הטבלה החדשה - לדוגמה, Contacts1. (אם Contacts1 כבר נמצא בשימוש, Access ייצור את השם Contacts2 וכן הלאה). אותם כללים חלים על הרשימות הקשורות.

קישור לנתונים

  1. פתח את מסד הנתונים של היעד.

  2. המיקום של אשף ייבוא/קישור הטקסט משתנה במקצת, בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שלך:

    • אם אתה משתמש ב-Office 365 או ב-Access 2019, בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & Link , לחץ על מקור נתונים חדש _GT_ מרשימת השירותים המקוונים > SharePoint.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2016‏, ב- Access 2013 או ב- Access 2010, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על לחצן עוד כדי לפתוח רשימה של אפשרויות ולאחר מכן לחץ על רשימת SharePoint.

  3. Access פותח את תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint.

    כדי לייבא נתונים מאתר SharePoint או לקשר אליו נתונים, השתמש בתיבת הדו-שיח 'קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint'.

  4. באשף, ציין את כתובת אתר המקור.

  5. בחר את קשר למקור הנתונים על-ידי יצירת טבלה מקושרת ולאחר מכן לחץ על הבא.

    האשף יציג את הרשימות הזמינות עבור קישור.

  6. בחר את הרשימות שברצונך לקשר אליהן ולאחר מכן לחץ על אישור.

    הערה    אם חלק מהרשימות כבר מקושרות אל מסד הנתונים הנוכחי, תיבות הסימון המתאימות לרשימות אלה ייבחרו. אם ברצונך להסיר קישורים כלשהם, נקה את תיבות הסימון של הקישורים שברצונך להסיר.

    Access ינסה ליצור טבלאות מקושרות, הן עבור הרשימות שבחרת במהלך פעולה זו והן עבור כל אחת מהרשימות הקשורות. בנוסף, Access ינסה לרענן את הטבלאות המקושרות המתאימות לרשימות שנבחרו באשף. Access גם ייצור את קשרי הגומלין בין הטבלאות. שלא כמו פעולת ייבוא, פעולת יצירת קישור משמרת את ההגדרות של מאפיין בדיקת המידע בין שדה בדיקת מידע לטבלה המקושרת. אין צורך להגדיר באופן ידני את המאפיינים של שדה בדיקת המידע בתצוגת עיצוב טבלה.

  7. סקור את הטבלאות המקושרות החדשות בתצוגת גליון נתונים. ודא שכל השדות והרשומות מוצגים כהלכה.

    Access בוחר את סוג הנתונים המתאים עבור כל שדה התואם לעמודת מקור. חשוב לציין כי בכל פעם שתפתח טבלה מקושרת או את רשימת המקור, יוצגו בפניך הנתונים העדכניים ביותר. עם זאת, שינויים מבניים המתבצעים ברשימה אינם משתקפים באופן אוטומטי בטבלה מקושרת. כדי לעדכן טבלה מקושרת על-ידי החלת מבנה הרשימה העדכני ביותר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט, הצבע על אפשרויות נוספות ולאחר מכן לחץ על רענן רשימה.

הערה   Access אף פעם לא מחליף טבלה במסד הנתונים כחלק מפעולת קישור. כמו כן, אין באפשרותך להוסיף את התוכן של רשימת SharePoint לטבלה קיימת.

לראש הדף

העברת נתונים ל-SharePoint

העברת נתונים ל-SharePoint היא דרך ליצור ביעילות מסד נתונים עורפי, אך במקרה זה, הנתונים מוכללים ברשימות SharePoint. הקצה הקדמי הוא עדיין מסד נתונים של Access, ובאפשרותך לפרוס אותו באופן דומה למסד נתונים מפוצל. במידת האפשר, אשף ייצוא טבלאות ל-SharePoint מעביר נתונים לרשימות המבוססות על תבניות רשימה באתר SharePoint, כגון רשימת אנשי קשר . אם לא ניתן להתאים טבלה לתבנית רשימה, הטבלה הופכת לרשימה מותאמת אישית באתר SharePoint. בהתאם לגודל מסד הנתונים, למספר האובייקטים שלו ולביצועי המערכת, הפעולה עשויה להימשך זמן מה. אם תשנה את דעתך לאורך התהליך, תוכל ללחוץ על עצור כדי לבטל אותו.

האשף יוצר במחשב עותק לגיבוי של מסד הנתונים. ב- Access, הוא יוצר קישורים לרשימות מהטבלאות, כדי שיהיה קל לאתר את הנתונים באתר SharePoint כשעובדים ב- Access. אם מתעוררות בעיות, אשף הייצוא טבלאות ל-SharePoint מדווח על הבעיות ושומר אותן במסד הנתונים של Access כטבלת יומן רישום שניתן להשתמש בה כדי לסייע בפתרון בעיות.

עצה    שקול ליצור אתר SharePoint נפרד כדי לשמור את הרשימות במיקום עצמי.

הערה    ב-Access 2007, אשף ייצוא טבלאות ל-sharepoint נקרא אשף ההעברה לאתר SharePoint והוא אינו יוצר שלמות הקשרים ברשימות SharePoint.

שימוש באשף ייצוא הטבלאות ל-SharePoint

  1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה העברת נתונים, לחץ על SharePoint. אפשרות זו זמינה רק אם מסד הנתונים שלך נשמר בתבנית הקובץ. accdb

  2. בצע את השלבים באשף ייצוא טבלאות ל-sharepoint, כולל ציון המיקום של אתר SharePoint שלך.

    כדי לבטל את התהליך, לחץ על עצור.

  3. בעמוד האחרון של האשף, בחר בתיבת הסימון הצגת פרטים כדי לעיין בפרטים נוספים אודות ההעברה.

    עמוד אשף זה מתאר אילו טבלאות קושרו לרשימות ומספק מידע אודות מיקום גיבוי ואת כתובת ה- URL של מסד הנתונים. העמוד מספק גם אזהרה אם התרחשו בעיות בהעברה ומספק את המיקום של טבלת יומן רישום שבה תוכל לעיין בפרטים נוספים אודות הבעיות.

  4. לחץ על סיום כאשר האשף משלים את פעולתו.

    אם האשף מציג אזהרה, עליך לסקור את טבלת יומן הרישום ולנקוט את הפעולות הדרושות כדי לוודא שהנתונים הועברו בהצלחה. לדוגמה, ייתכן כי שדות מסוימים לא הועברו או שהומרו לסוג נתונים אחר התואם לרשימת SharePoint.

הערה    Access יוצר גם טבלת UserInfo התואמת לרשימת פרטי המשתמש של SharePoint. SharePoint משתמש ברשימה זו כדי לחפש מידע של חשבון משתמש, כגון דואר אלקטרוני, תמונה, שם משתמש, עבור עמודות SharePoint, כגון CreatedBy, ModifiedBy ואדם או קבוצה. רשימת פרטי משתמשים זו של SharePoint גלויה רק למנהלי אתרים.

מגבלות שאתה עשוי להיתקל בהן

כאשר אשף ייצוא הטבלאות ל-SharePoint מסיים את פעולתו, תראה הודעה אם Access נתקל בבעיות בנתונים. Access יוצר טבלת יומן רישום שנקראת בעיות בהעברה לאתר SharePoint ומוסיף את הטבלה למסד הנתונים. הטבלה בעיות בהעברה לאתר SharePoint מאוחסנת במסד הנתונים, אבל אינה מפורסמת כרשימה באתר SharePoint.

הטבלה הבאה מפרטת את המגבלות החלות על אופן העברת הנתונים, בדרך כלל כאשר Access ו- SharePoint אינם חולקים תכונה זהה, או במקרים מסוימים, אינם חולקים סוג נתונים. לדוגמה, אם טבלת Access תומכת ב- שלמות הקשרים, היא תיאכף ברשימה באתר SharePoint. המידע שבטבלה הבאה עשוי לעזור לך להחליט אם להעביר את הנתונים, והוא עשוי להיות שימושי בעת סקירת בעיות המדווחות בטבלה בעיות בהעברה לאתר SharePoint.

סוג נתונים או בעיה

בעיה

תוצאה

סוג נתונים של אובייקט COM

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים של אובייקט COM.

השדה אינו מועבר.

סוג הנתונים 'בינארי'

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים 'בינארי'.

השדה אינו מועבר.

תאריך

אתרי SharePoint אינם תומכים בתאריכים שחלו לפני 1900.

נתונים עם תאריכים שחלו לפני 1900 אינם מועברים.

תווי שורה חדשה בשדות טקסט

אתרי SharePoint אינם תומכים בתווי שורה חדשה בשדה מסוג 'שורת טקסט בודדת'.

השדה מומר לשדה מסוג 'שורות טקסט מרובות' או לשדה תזכיר.

סוג נתונים עשרוני

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים 'עשרוני'.

במקום זאת ייעשה שימוש בשדה מסוג 'מספר' או מסוג 'מספר שלם כפול'.

סוג הנתונים 'מזהה שכפול'

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים 'מזהה שכפול'.

במקום זאת, ייעשה שימוש בסוג הנתונים 'שורת טקסט בודדת', בהתאם לסוג הנתונים.

ערכי ברירת מחדל שאינם נתמכים ברשימת SharePoint

אתרי SharePoint מקבלים ערכי ברירת מחדל סטטיים, כגון טקסט או מספר, כמו גם תאריכים רגילים. ערכי ברירת מחדל דינאמיים מ- Access אינם מועברים.

מאפיינים מסוימים של ערכי ברירת מחדל אינם מועברים.

שדות אינדקס ייחודי

אתרי SharePoint משתמשים בשדה אינדקס ייחודי אחד עבור עמודת המזהה שלו ברשימה.

שדות אחרים או קבוצות שדות אחרות מסוג אינדקס ייחודי אינם מועברים.

שדות שממוספרים באופן אוטומטי (מלבד השדה 'מזהה')

אתרי SharePoint תומכים במספור אוטומטי בלבד לשדה המשמש עבור עמודת המזהה ברשימה.

מספור אוטומטי אינו מוחל על עמודות אחרות מלבד עמודת המזהה.

קשרי גומלין שבהם אין אפשרות ליצור בדיקות מידע

קשרי גומלין מסוימים אינם נתמכים באתרי SharePoint, כגון כאשר המפתח הראשי אינו קשור לעמודת המזהה או אינו מספר שלם.

קשר הגומלין אינו מועבר.

לראש הדף

היתרונות של קישור נתונים בין Access ל-SharePoint

לאחר יצירת רשימות SharePoint מקושרות, אנשים יכולים לעבוד עם הרשימות באתר SharePoint או בטבלאות המקושרות ב-Access. באפשרותך להזין את הנתונים באמצעות טבלה או טופס ב- Access או על-ידי עריכת הרשימה באתר SharePoint. הקווים המנחים והעצות הבאים יכולים לעזור לך לנצל רשימות מקושרות בין Access ל-SharePoint ולמנף את השילוב של השתיים.

מעקב אחר נושאים    Access כולל תבנית מעקב אחר נושאים שמקיים אינטראקציה ישירות עם רשימת מעקב אחר נושאים באתר SharePoint. הסכימות זהות, וניתן להשתמש בפתרון Access כקצה קדמי — לדוגמה, עם טפסים ושאילתות – מול נתונים מאתר SharePoint.

אחזור נתונים מסל המיחזור    באפשרותך להשתמש בסל המיחזור באתר SharePoint כדי להציג בקלות רשומות שנמחקו ולשחזר מידע שנמחק בטעות.

ההפעלה המהירה    כדי להציג את הרשימות שלך באתר SharePoint, לחץ על הצג את כל תוכן האתר בהפעלה המהירה. ייתכן שתצטרך לרענן את הדף בדפדפן האינטרנט. כדי להפוך את הרשימות שלך למופיעות בהפעלה המהירה באתר SharePoint, באפשרותך לשנות את הגדרות הרשימה באתר SharePoint. לקבלת מידע נוסף, ראה התאמה אישית של הניווט באתר SharePoint שלך.

מעקב אחר היסטוריית שינויים    ב-Access, באפשרותך להגדיר את המאפיין הוספה של שדה טקסט ארוך ככן כדי ש-Access ישמור היסטוריה של שינויים בשדה זה. באופן דומה ב-SharePoint, באפשרותך להציג היסטוריית גירסאות של עמודה. לדוגמה, באפשרותך לשחזר גירסה קודמת של עמודה או מעקב כאשר השינוי התרחש. אם אתה מקשר לרשימה של SharePoint עם היסטוריית גירסאות זמינה, Access יוצר שדה טקסט ארוך עם הגדרת המאפיין הוספה ככן. אם אתה מעביר טבלת Access שמכילה שדה טקסט ארוך עם המאפיין ' הוספה ' שלו מוגדר ככן, רשימה של SharePoint עם היסטוריית גירסאות נוצרת.

כדי לסכם, Access יכול להציג את השינויים ההיסטוריים שבוצעו ב-SharePoint, ו-SharePoint יכול להציג את השינויים ההיסטוריים שבוצעו ב-Access. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה או מחיקה של שדה טקסט ארוךוהצגת היסטוריית הגירסאות של פריט או קובץ ברשימה או בספריה.

עבודה במצב לא מקוון    באפשרותך להשתמש ב-Access כדי לעבוד במצב לא מקוון עם נתונים המקושרים לרשימות SharePoint. פעולה זו עשויה להועיל אם עליך להמשיך לעבוד כאשר SharePoint אינו זמין. לאחר ש-SharePoint הופך לזמין, באפשרותך לסנכרן את השינויים ולפתור בקלות את ההתנגשויות. לקבלת מידע נוסף, ראה עבודה במצב לא מקוון עם טבלאות המקושרות לרשימות SharePoint.

הרשמה כמנוי להתראות    באפשרותך להירשם כמנוי להתראות כדי שתדע מתי מתבצעים שינויים בפריטי רשימה. באפשרותך לקבל את ההתראות מדואר אלקטרוני או הודעות טקסט (SMS). לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת התראה כדי לקבל הודעה כאשר קובץ או תיקיה משתנים ב-SharePoint.

ניהול הרשאות של רשימות Sharepoint    מומלץ לבדוק הרשאות של SharePoint ברשימות מקושרות כדי לוודא שאינך מעניק גישה בשוגג לנתונים חסויים או פרטיים. ב-Sharepoint, באפשרותך להקצות רמות הרשאה שונות, ובאפשרותך לאפשר או למנוע גישה באופן סלקטיבי למשתמשים מסוימים. אם עליך להגביל את הגישה רק לכמה פריטים רגישים במסד נתונים, באפשרותך גם להגדיר הרשאות עבור פריטי רשימה ספציפיים באתר SharePoint. לקבלת מידע נוסף, ראה התאמה אישית של הרשאות עבור רשימה או ספריה של SharePoint.

עריכה בצובר    לעתים עליך לבצע שינויים רבים ברשימת הנתונים, כגון התעדכנות בשדות מצב, הוספת הערות והבאת נתונים מעודכנים. פעולה זו נקראת עריכה בצובר, ובדרך כלל יעילה יותר עבורך להשתמש ב-Access כדי לבצע שינויים אלה.

התפלגות דוח    אם ברצונך להשתמש ב-Access כדי ליצור דוחות מנתונים מקושרים של רשימה, באפשרותך להפיץ באופן כללי דוחות אלה כקבצי PDF על-ידי ייצואם לספריית SharePoint. ספריה זו יכולה לפעול באופן יעיל כמרכז דיווח מכיוון שקבצי PDF נפתחים ב-Adobe Acrobat reader לקריאה קלה, דפדוף וחיפוש. מומלץ תמיד לקבוע חותמת זמן על דוח כדי שאנשים יבינו מתי הנתונים נלכדו.

שימוש ב-SharePoint ליצירת טבלת Access    באפשרותך ליצור טבלת Access בהתבסס על רשימת SharePoint. ייתכן שתמצא בכך דרך נוחה ומהירה ליצירת טבלה עם מטרה ושדות דומים לרשימות אנשי קשר, משימות, בעיות ואירועים. Access ייצור גם טבלת UserInfo מתאימה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף "שימוש באתר SharePoint ליצירת טבלה" ביצירת טבלה והוספת שדות.

פלטפורמת Microsoft Power   קיימות כמה דרכים להקשה על הפונקציונליות ב- Microsoft Power Platform באמצעות רשימה מקושרת של SharePoint ב-Access כדי להציג מידע במכשירים רבים:

אפליקציות למכשירים ניידים    באפשרותך לעבוד עם נתוני Access המקושרים לרשימות SharePoint באמצעות מכשיר נייד. באפשרותך להציג פריטי רשימה ולבצע עריכה קלה. לקבלת מידע נוסף, ראה אפליקציית sharepoint למכשירים ניידים עבור Android ו- sharepoint למכשירים ניידים עבור iOS.

לראש הדף

פרסום מסד נתונים באמצעות Access Services

חשוב    Microsoft אינה ממליצה עוד ליצור יישומי אינטרנט של Access ולהשתמש בהם ב- SharePoint. כאפשרות חלופית, שקול להשתמש ב- Microsoft PowerApps לבניית פתרונות עסקיים ללא קוד לאינטרנט ולמכשירים ניידים.

בעת פרסום מסד נתונים של אינטרנט, Access Services יוצר אתר SharePoint המכיל את מסד הנתונים. כל האובייקטים והנתונים של מסד הנתונים עוברים לרשימות SharePoint באתר זה.

כאשר אתה מפרסם מסד נתונים, אתה מעביר אותו לאינטרנט. באפשרותך ליצור טפסי אינטרנט ודוחות אינטרנט שיפעלו בחלון דפדפן וכן ליצור אובייקטים רגילים של Access (שנקראים לעיתים אובייקטי "לקוח" כדי להבדיל אותם מאובייקטי אינטרנט). יהיה עליך להתקין את Access במחשב שלך כדי להשתמש באובייקטי Access של לקוח, אבל כל אובייקטי מסד הנתונים ב- SharePoint ישותפו.

הערה: לאחר שתתקין את Access במחשב, תוכל להשתמש באובייקטי הלקוח מתוך מסד נתונים באינטרנט; אחרת, תוכל להשתמש רק באובייקטי מסד הנתונים באינטרנט.

Access Services מספק עבורך פלטפורמה ליצירת מסדי נתונים שבהם ניתן להשתמש באינטרנט. אתה מעצב ומפרסם מסד נתונים באינטרנט באמצעות Access 2010 ו- SharePoint, ואנשים משתמשים במסד הנתונים באינטרנט בדפדפן אינטרנט.

הערה: תזדקק להרשאות מעצב באתר SharePoint שבו ברצונך לפרסם את מסד הנתונים.

טפסים, דוחות ופקודות מאקרו של ממשק משתמש פועלים בתוך הדפדפן.

הנתונים המאוחסנים ברשימות SharePoint אם אתה משתמש במסד נתונים באינטרנט: כל הטבלאות הופכות לרשימות SharePoint, והרשומות הופכות לפריטי רשימה ובאפשרותך להשתמש בהרשאות SharePoint כדי לשלוט בגישה למסד הנתונים שלך באינטרנט.

שאילתות ופקודות מאקרו של נתונים פועלות בשרת: כל עיבוד ה- SQL מתרחש בשרת. הדבר מסייע בשיפור ביצועי הרשת על-ידי הגבלת התעבורה לערכות תוצאות.

לראש הדף

למידע נוסף

ייצוא טבלה או שאילתה לאתר SharePoint

דרכים לשיתוף מסד נתונים שולחן עבודה של Access

פריסת יישום של Access

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×