ייבוא נתונים לתוך Business Contact Manager

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

Business Contact Manager for Outlook מאפשר לך לייבא בקלות רשומות עסקיות המאוחסנות בתוכניות אחרות, כגון Excel או תיקיית אנשי הקשר שלך ב- Outlook.

באפשרותך לייבא רשומות עסקיות אודות תיקי הלקוחות ואנשי הקשר העסקיים שלך אל תוך Business Contact Manager for Outlook, ביחד עם התאמות אישיות, באמצעות אשף ייבוא הנתונים העסקיים.

במאמר זה

דברים שיש לזכור בעת ייבוא

בחר את סוג הקובץ שיש לייבא

מהי התאמה אישית?

ייבוא קובץ Business Contact Manager‏ (‎.bcm)

ייבוא התאמות אישיות של Business Contact Manager‏ (‎.bcmx)

ייבוא מיישום אחר באמצעות סוג הקובץ ‎.csv; ייבוא גם מ- Microsoft Excel או Microsoft Access

ייבוא תיקיית Microsoft Outlook Contacts

ייבוא קובץ ACT!‎ או QuickBooks

עבור סוגי קבצים מסוימים, האשף מבקש ממך קובץ לייבוא ולאחר מכן מייבא את הקובץ. עבור סוגי קבצים אחרים, עליך להזין את שם הקובץ שיש לייבא, ולציין כיצד ברצונך שהאשף יטפל ברשומות והתאמות אישיות מסוימות. אם אתה מייבא קובץ Excel, או רשימת מוצרים ופריטי שירות באמצעות סוג הקובץ הידוע כ- קובץ ערכים מופרד באמצעות פסיק (‎.csv), האשף גם מנחה אותך בתהליך ההתאמה של כותרות העמודות של הרשימה שאתה מייבא עם השדות המתאימים שלהם ב- Business Contact Manager (לדוגמה, מחיר יחידה, כתובת העסק). תהליך זה נקרא מיפוי.

לראש הדף

דברים שיש לזכור בעת ייבוא

לפני ייבוא הנתונים העסקיים לתוך Business Contact Manager for Outlook, שקול את הפרטים הבאים:

  • גבה תמיד את מסד הנתונים שלך לפני ייבוא קובץ מכיוון שהתהליך אינו ניתן לביטול.

  • לפני שאתה מייבא קובץ, מומלץ להשוות את השדות שלו לשדות ב- חשבון או איש קשר עסקי רשומה, ולאחר מכן לבצע שינויים בשדות בקובץ כך שיתאימו לשדות ברשומת Business Contact Manager for Outlook. לדוגמה, ייתכן שתפקיד פרטי כתובת בקובץ שאתה מייבא כך שיתאימו לשדות כתובת העסק, עיר העסק ומצב העסק ב- Business Contact Manager for Outlook.

  • כאשר Business Contact Manager for Outlook מייבא כמות גדולה של נתונים, חלון המצב עשוי להציג בצורה לא מדויקת את התקדמות תהליך הייבוא. למרות שחלון המצב ריק, או מציג את ההודעה 'לא מגיב', Business Contact Manager for Outlook עדיין מייבא את הנתונים שלך.

  • Business Contact Manager for Outlook תומך רק בתבנית קובץ Unicode. תבניות קובץ אחרות כגון ANSI אינן נתמכות.

לראש הדף

בחר את סוג הקובץ שיש לייבא

באפשרותך לייבא מספר סוגי קבצים שונים לתוך Business Contact Manager for Outlook. לחץ על סוג קובץ לקבלת הוראות לגבי אופן הייבוא של קובץ מסוג זה.

סוג הקובץ

תיאור

נתוני Business Contact Manager for Outlook‏ (‎.bcm)

כל הנתונים ב- Business Contact Manager for Outlook, לרבות כל תיקי הלקוחות, אנשי קשר עסקיים, הזדמנויות, פרוייקטים עסקיים, פעילויות פרוייקט והיסטוריית התקשורת שלהם. בנוסף, הם כוללים גם התאמות אישיות, פעילויות שיווק ורשימות מוצרים ופריטי שירות.

התאמות אישיות של Business Contact Manager ‏(‎.bcmx)

כוללות פריסות טופס, דפים ותצוגות מותאמים אישית; דוחות מותאמים אישית; ותבניות פרוייקט.

הערה: רק הבעלים של מסד הנתונים יכול לייבא התאמות אישיות.

Comma-separated values (CSV)‎

רשימות של מוצרים ופריטי שירות מופיעים בדרך כלל בתבנית קובץ ‎.csv

כוללות נתונים בתבנית קובץ Comma Separated Values‏ (‎.csv). ניתן לשמור נתונים כמעט מכל תוכנית בתבנית הקובץ ‎ .csv, כך שגם אם תבנית הקובץ עבור יישום אינה מופיעה, באפשרותך לשמור את הנתונים מהיישום בתבנית קובץ ‎.csv, ולאחר מכן לייבא את הנתונים לתוך Business Contact Manager for Outlook.

חוברת עבודה של Excel‏ (‎.xls‏, ‎.xlsx)

כולל קבצי נתונים בתבניות Microsoft Excel Workbooks.

מסד נתונים של Access‏ (‎.mdb‏, ‎.accdb)

כולל נתונים בתבניות קובץ Microsoft Access.

תיקיית Outlook Contacts‏ (‎.pst)

כוללת את אנשי הקשר בתבנית קובץ Microsoft Outlook ‏(‎.pst). אם מסד הנתונים של Business Contact Manager משותף, כל משתמש יכול לייבא את אנשי הקשר שלו ב- Outlook.

ACT!‎ (‎.dbf‏, ‎.pad)

מפנה לנתונים שנשמרו בתבנית הקובץ ACT!‎ . Business Contact Manager for Outlook כולל כלי המרת נתונים שמאפשר לך להמיר את נתוני ACT!‎ לתבנית ‎ ‎.bcmלפני שאתה מייבא אותם.

הערות: אם אתה בוחר בתבנית קובץ ACT!‎ (.dbf. ‎.pad) או QuickBooks‏ (‎.IIF), לחץ על המר נתונים כדי להמיר את הנתונים שלך לתבנית קובץ Business Contact Manager‏ (‎.bcm). כלי זה מסייע לך לייבא סוגי קבצים אלה. עקוב אחר ההוראות בכלי.

  • יישום ACT!‎ חייב להיות מותקן במחשב שלך כדי שתוכל לייבא נתונים בתבנית קובץ ACT!‎ .

QuickBooks‏ (‎.IIF)

ניתן לייבא כל גירסה שהיא של קובץ QuickBooks בתבנית ‎.iif Business Contact Manager for Outlook כולל כלי המרת נתונים שמאפשר לך להמיר נתוני QuickBooks לתבנית ‎.bcm לפני שתייבא אותם.

עצה: אם הנתונים שלך נשמרים בתבנית קובץ שאינו מופיע באשף ייבוא נתונים עסקיים, שמור את הנתונים כ- קובץ ערכים מופרד באמצעות פסיק ולאחר מכן ייבא אותם לתוך מסד נתונים של Business Contact Manager.

לראש הדף

מהי התאמה אישית?

התאמה אישית היא שינוי שביצעת ב- Business Contact Manager for Outlook. להתאמות אישיות יכולות להיות צורות רבות. כאשר אתה יוצר כרטיסיה חדשה ב- סביבת עבודה, זוהי התאמה אישית. כאשר אתה יוצר טפסים חדשים, או מוסיף או מסיר שדות ומקטעים מטפסים קיימים, אלה התאמות אישיות. התאמות אישיות כוללות גם שדות המוגדרים על-ידי המשתמש, דוחות מותאמים אישית ותבניות Business Project. אם עבודתך כרוכה בשימוש בטפסים ושדות ב- Business Contact Manager for Outlook שאינם מוגדרים כברירת מחדל, זוהי ככל הנראה התאמה אישית.

לראש הדף

מידע נוסף אודות ייבוא התאמות אישיות

יש לך שתי דרכים לייבא התאמות אישיות אל Business Contact Manager for Outlook. דרך אחת היא באמצעות סוג הקובץ ‎.bcm סוג קובץ זה מכיל לא רק את רשומות הנתונים העסקיים שלך, אלא גם את ההתאמות האישיות שביצעת ברשומות, בטפסים ובדוחות שלך. הדרך השניה לייבוא התאמות אישיות היא באמצעות סוג הקובץ ‎.bcmx סוג קובץ זה אינו מכיל נתונים עסקיים, אלא רק את ההתאמות האישיות שביצעת ב- Business Contact Manager for Outlook. פעולה זו שימושית כאשר ברצונך להחיל התאמות אישיות על הנתונים שכבר יש לך מבלי להחליף את הנתונים או להוסיף להם.

בעת ייבוא התאמות אישיות, מתוך קובץ ‎.bcm או ‎.bcmx, תוכל להחליף את ההגדרות במסד הנתונים המהווה יעד בהתאמות האישיות המאוחסנות בקובץ. עם זאת, קיימים מקרים יוצאי דופן:

  • אם מסד הנתונים המשמש כיעד מכיל התאמות אישיות שאינן קיימות בקובץ ‎.bcmx, כגון סוג רשומה חדשה המבוססת על 'תיק לקוח', התאמות אישיות אלה יישמרו.

  • אם קובץ ה- ‎ .bcmxמכיל סוג שדה מותאם אישית של קשר גומלין, אך סוג הנתונים המתאים שאליו הוא מתייחס אינו קיים במסד הנתונים המהווה יעד, השדה לא יתווסף למסד הנתונים.

לראש הדף

ייבוא קובץ Business Contact Manager‏ (‎.bcm)

סוג קובץ זה מכיל את רשומות הנתונים העסקיים שלך וההתאמות האישיות שביצעת ברשומות, בטפסים ובדוחות.

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על הכרטיסיה Business Contact Manager ולאחר מכן לחץ על לחצן ייבוא וייצוא.

  3. לחץ על ייבוא מקובץ.

    אשף ייבוא נתונים עסקיים נפתח.

  4. הקלד את המיקום והשם של קובץ ‎.bcm, או לחץ על עיון כדי לאתר את הקובץ.

  5. לחץ על הבא.

    בחר בחלון 'אפשרויות ייבוא'

  6. בחר כיצד ברצונך לטפל ברשומות כפולות. האפשרויות שלך הן:

    • אל תייבא רשומות כפולות. הרשומות הכפולות של הקובץ המיובא אינן מיובאות, והרשומות הקיימות נשארות ללא שינוי.

    • ייבוא רשומות כפולות כרשומות חדשות. הרשומות הכפולות של הקובץ המיובא מיובאות, מקבלות שם קשור אחר, והרשומות הקיימות נשארות ללא שינוי.

    • עדכון רשומות קיימות. אם קיימות רשומות כפולות, והרשומה שאתה מייבא מכילה מידע שונה או נוסף, הרשומה המתאימה מתעדכנת.

      חלון 'ייבוא', המקטע 'כפילויות'

      כפילויות מתרחשות כאשר שם הרשומה שאתה מייבא זהה לשם רשומה קיימת.

  7. בחר כיצד ברצונך לטפל בהתאמות אישיות. האפשרויות שלך הן:

    • ייבוא פריסות מותאמות אישית (טפסים, דפים ותצוגות). הפריסה של טפסים, דפים ותצוגות קיימים מוחלפת על-ידי הטפסים, הדפים והתצוגות בקובץ המיובא.

    • אל תסיר אף שדה מפריסת טופס קיים. הטפסים, הדפים והתצוגות בקובץ המיובא לא יסירו שדות שנמצאים כעת בשימוש במסד הנתונים הקיים. כל השדות החדשים מהקובץ המיובא יצורפו לטפסים, לדפים או לתצוגות.

      מקטע 'ייבוא התאמות אישיות' בחלון ייבוא

  8. בחר פריטים נוספים שברצונך לכלול בייבוא. האפשרויות שלך הן:

    • היסטוריית תקשורת

    • מוצרים (ושירותים)

    • דוחות מותאמים אישית

    • תבניות פרוייקט

  9. לחץ על ייבוא.

לראש הדף

ייבוא התאמות אישיות של Business Contact Manager‏ (‎.bcmx)

התאמה אישית היא שינוי שביצעת ב- Business Contact Manager for Outlook כדי להתאים אותו לצרכיך. קובץ עם סיומת ‎ .bcmxמכיל רק התאמות אישיות; הוא אינו מכיל נתונים עסקיים כגון תיקי לקוח, אנשי קשר עסקיים והפניות.

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על הכרטיסיה Business Contact Manager ולאחר מכן לחץ על לחצן ייבוא וייצוא.

  3. לחץ על ייבוא מקובץ.

    אשף ייבוא נתונים עסקיים נפתח.

  4. הקלד את המיקום והשם של קובץ ‎.bcmx, או לחץ על עיון כדי לאתר את הקובץ.

    שם הקובץ של קובץ ה- ‎ .bcmxשאתה מייבא מופיע בתיבה קובץ לייבוא .

  5. לחץ על ייבוא.

    Business Contact Manager for Outlook מייבא את הנתונים שלך. כאשר הוא מסיים, אתה מועבר לסקירת הודעות ייבוא ושגיאות אפשריות שמתועדות בקובץ יומן רישום. באפשרותך להציג את קובץ יומן הרישום על-ידי לחיצה על הצג יומן.

לראש הדף

ייבוא מיישום אחר באמצעות סוג הקובץ ‎.csv; ייבוא גם מ- Microsoft Excel או Microsoft Access

תבנית קובץ ‎.csv היא תבנית פשוטה אבל רבת עוצמה להעברת נתונים מתוכנית אחת לאחרת. למעשה, תוכניות רבות קוראות קבצי ‎.csv, לרבות Excel.

באפשרותך גם להשתמש בתבנית קובץ ‎ .csvכדי לייבא רשימה של מוצרים ופריטי שירות. רשימה כזאת צריכה להיות מובנית בדרך מסוימת כדי שניתן יהיה לייבא אותה. לקבלת מידע נוסף אודות בעיות שעליך לטפל בהן לפני שאתה מייבא רשימת מוצרים ופריטי שירות, ראה ייבוא רשימת מוצרים ופריטי שירות.

אם יש לך נתונים בקובץ Excel או Access, השתמש גם בהליך הבא לייבוא הנתונים.

בסעיף זה

שלב 1: בחירת קובץ ‎.csv‏, Excel, או Access שברצונך לייבא

שלב 2: מיפוי שדות

ייבוא רשימת מוצרים ופריטי שירות

ייבוא הרשימה

תיקון של שגיאות ייבוא ‎.csv

שלב 1: בחירת קובץ ‎.csv‏, Excel, או Access שברצונך לייבא

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על הכרטיסיה Business Contact Manager ולאחר מכן לחץ על לחצן ייבוא וייצוא.

  3. לחץ על ייבוא מקובץ.

    אשף ייבוא נתונים עסקיים נפתח.

  4. הקלד את המיקום והשם של קובץ ‎.csv‎‏, Excel, או Access, או לחץ על עיון כדי לאתר את הקובץ.

    הקובץ מופיע בתיבה קובץ לייבוא .

  5. לחץ על הבא.

  6. בחר כיצד ברצונך לטפל ברשומות כפולות. האפשרויות שלך הן:

    • אל תייבא רשומות כפולות. הרשומות הכפולות של הקובץ המיובא אינן מיובאות, והרשומות הקיימות נשארות ללא שינוי.

    • ייבוא רשומות כפולות כרשומות חדשות. הרשומות הכפולות של הקובץ המיובא מיובאות, מקבלות שם קשור אחר, והרשומות הקיימות נשארות ללא שינוי. כפילויות מתרחשות כאשר שם הרשומה שאתה מייבא זהה לשם רשומה קיימת.

  7. לחץ על הבא.

לראש הדף

שלב 2: מיפוי שדות

כעת תתאים את כותרות העמודות (שדות) של הקובץ שאתה מייבא לשדות המתאימים להן ב- Business Contact Manager. תהליך זה נקרא מיפוי.

  1. מפה קובץ ‎.csv‎‏, Excel, או Access.

    • קובץ ‎.csv    

      במידת הצורך, בחר את תיבת הסימון של קובץ ה- ‎ .csv שברצונך לייבא.

    • קובץ Excel   

      כל גיליון של Excel המרכיב את חוברת העבודה של Excel מופיע ברשימה. בחר את תיבת הסימון של כל גיליון שברצונך לייבא.

      אם חוברת העבודה של Excel כוללת נתונים בגיליון אחד בלבד (ללא קשר למספר הגיליונות הקיימים בקובץ), בחר את תיבת הסימון של גיליון זה בלבד.

    • קובץ של Access    

      הטבלאות המרכיבות את מסד הנתונים של Access מפורטות. בחר את תיבת הסימון של כל טבלה שברצונך לייבא.

      אם מסד הנתונים של Access כולל נתונים בגיליון אחד או טבלה אחת בלבד (ללא קשר למספר הטבלאות הקיימות בקובץ), בחר את תיבת הסימון של טבלה זו בלבד.

  2. בעמודה יבא כ, לחץ על סוג הרשומה, לדוגמה 'תיק לקוח' או 'איש קשר עסקי' שאתה מייבא.

  3. לחץ על מפה.

    חלון ייבוא מיפוי שדות

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי למפות שדות:

    • כדי למפות את השדות באופן ידני, ברשימה ייבוא שדות (1), גרור את השדה שברצונך למפות אל שדה ברשימה שדות זמינים.

    • כדי ש- Business Contact Manager for Outlook ימפה את השדות עבורך, לחץ על מיפוי אוטומטי (2). לאחר מכן גלול ברשימה שדות זמינים כדי לבדוק את המיפוי.

    • כדי למפות שדות כפי שעשית קודם לכן במיפוי, לחץ על השתמש במפה קודמת (3).

    • כדי ליצור שדה חדש ולמפות שדה מהקובץ שייבאת אליו, לחץ על מפה לשדה חדש (4).

  5. חזור על פעולה זו עד שהרשימה ייבוא שדות תתרוקן.

  6. אם ברצונך לשנות את אחד מהמיפויים, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לשנות מיפוי של שדה בודד, גרור את השדה הממופה מהרשימה שדות זמינים בחזרה אל הרשימה ייבוא שדות.

    • כדי לנקות את כל המיפויים, לחץ על נקה מפה. לאחר מכן, נסה שוב למפות את השדות.

  7. לאחר שתסיים לבצע את בחירות המיפוי שלך, לחץ על אישור ולאחר מכן לחץ על יבא.

    Business Contact Manager for Outlook מייבא את הנתונים שלך. כאשר הוא מסיים, אתה מועבר לסקירת הודעות ייבוא ושגיאות אפשריות שמתועדות בקובץ יומן רישום. באפשרותך להציג את קובץ יומן הרישום על-ידי לחיצה על הצג יומן.

עצה:  ייתכן שלאחר ייבוא קובץ Excel, חלק ממספרי טלפון לא יופיעו. זוהי בעיה ידועה. נסה לפתוח את הקובץ ב- Excel 2010, ולאחר מכן לשמור אותו בתבנית קובץ ‎ ‎.csvבאמצעות הפקודה שמירה בשם. לאחר מכן, מ- Business Contact Manager for Outlook, תוכל לייבא מחדש את קובץ ה- ‎.csv

לראש הדף

ייבוא רשימת מוצרים ופריטי שירות

כדי לייבא רשימה של מוצרים ופריטי שירות, הרשימה חייבת לעמוד בתנאים הבאים:

  • היא מוכרחה להיות בתבנית קובץ ‎ .csv אם באפשרותך לפתוח את רשימת המוצרים ופריטי השירות ב- Excel, באפשרותך לשמור אותה כקובץ ‎ .csv באמצעות הפקודה שמירה בשם.

  • הסיסמה מוכרחה להכיל לפחות שלוש עמודות שמסודרות בסדר שנקבע מראש.

ארגון של רשימת מוצרים ופריטי שירות עם העמודות המתאימות

כדי לייבא כהלכה קובץ ‎ .csvהמורכב מפריטי מוצרים ושירותים, הקובץ חייב להכיל שלוש עמודות לפחות וחמש עמודות לכל היותר, המסודרות באופן הבא:

סידור של שלוש עמודות

שם פריט

תיאור

מחיר ליחידה

סידור של ארבע עמודות

שם פריט

תיאור

מחיר ליחידה

כמות

סידור של חמש עמודות

שם פריט

תיאור

מחיר ליחידה

כמות

UnitCost

ללא קשר לסידור שתבחר, השורה הראשונה של קובץ ה- ‎.csv צריכה להיות כותרות העמודות של הרשימה שלך.

דוגמה ל- Excel

להלן דוגמה לאופן שבו רשימה עם שני פריטים עשויה להופיע ב- Excel. הרשימה מורכבת משורת כותרת ואחריה שורה עבור כל פריט.

שם פריט

תיאור

מחיר ליחידה

שרשרת אופניים

טיטניום 48 אינץ'

56.50

בקבוק מים

כחול צלול

11.75

דוגמה לפנקס רשימות

אם אתה עורך את הקובץ בעורך טקסט כגון 'פנקס רשימות' (בניגוד ל- Microsoft Excel), צור שורה נפרדת בקובץ עבור כל פריט שאתה מייבא והפרד בין הפריטים בכל שורה באמצעות פסיקים, ללא רווח לפני או אחרי הפסיקים.

שם פריט,תיאור,מחיר יחידה
שרשרת אופניים,טיטניום 48 אינץ',56.50
בקבוק מים,כחול צלול,11.75

עצה:  אם אתה מקבל הודעה המציינת כי יש מספר שגוי של עמודות בקובץ הקלט, ייתכן שהוספת פסיקים רבים מדי לשורה אחת או יותר. כדי למנוע בעיה זו, הקפד לפעול לפי אחד מסידורי העמודות שהוזכרו קודם לכן במאמר זה.

זכור כי השורה הראשונה של קובץ ה- ‎ .csvחייבת לכלול את כותרות העמודות.

לראש הדף

ייבוא הרשימה

לאחר שסיימת להכין את קובץ ה- ‎.csv, תוכל לייבא אותו, תוך הוספת הפריטים לרשימת המוצרים ופריטי השירות הקיימת שלך, או החלפת הרשימה הקיימת בפריטים החדשים שיובאו.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Sales.

  2. ברצועת הכלים, בכרטיסיה Home, בקבוצה Customize, לחץ על Products and Services.

  3. בתיבת הדו-שיח Products and Services, לחץ על Import.

  4. הקלד את המיקום והשם של קובץ ה- ‎.csv, או לחץ על עיון כדי לאתר את הקובץ.

  5. לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:

    • החלף את הרשימה הקיימת בפריטים בקובץ זה. פעולה זו מסירה את הרשימה הקיימת של המוצרים ופריטי השירות, ומחליפה אותה ברשימת הפריטים שאתה מייבא.

    • הוסף את הפריטים בקובץ זה לרשימה קיימת.

      חשוב: לא ניתן לבטל פעולות ייבוא. מומלץ לגבות את הנתונים לפני שתמשיך.

  6. לחץ על ייבוא.

  7. בסיום ייבוא הקובץ, לחץ על סגור.

לראש הדף

תיקון של שגיאות ייבוא ‎.csv

אם אתה בתהליך של ייבוא פריטי מוצרים ושירותים, והתהליך נקטע או מדווח על שגיאות, ייתכן שהסיבה היא נתונים שאינם מעוצבים כהלכה בקובץ ה- ‎.csv, סמלי מטבעות או כפילויות של פריטים ברשימה הקיימת.

בדיקת העיצוב של קובץ ה- ‎ .csv

בעיות העיצוב הבאות יכולות ליצור הודעות שגיאה בעת ייבוא קובץ ‎.csv

גורם

פתרון

אין כותרות עמודות.

הוסף כותרת עמודה לכל סוג נתונים. ייבוא הנתונים יהיה פשוט יותר אם אתה משתמש בכותרת עמודה שקיימת כעת במסד הנתונים של Business Contact Manager.

תוויות או כותרות של עמודות אינן ייחודיות.

בדוק תוויות או כותרות כפולות והפוך אותן לייחודיות. לדוגמה, אם קיימות שתי תוויות או שתי כותרות שנקראות 'מספר טלפון', הפוך אחת ל'מספר טלפון 1' ואת השניה ל'מספר טלפון 2'.

קובץ ה- ‎.csv מכיל תווים שאינם ניתנים להדפסה.

תווים שאינם ניתנים להדפסה כוללים החזרות שורה ומעברי עמוד או מעברי שורה. ודא שהם נמחקים לפני שתנסה לייבא שוב את הקובץ.

הקובץ המיובא מכיל מספר שגוי של עמודות.

הקובץ חייב להכיל לפחות שלוש עמודות שמסודרות בסדר הבא: שם פריט, תיאור, מחיר יחידה.

לראש הדף

הנחיות לפיסוק ומונחים כספיים

המחירים והכמויות של המוצרים לא יכולים לכלול סמלי מטבעות או סימני פיסוק פנימיים כגון נקודות או פסיקים. עם זאת, באפשרותך להשתמש בסימן עשרוני עבור מטבעות. לדוגמה:

  • עבור סכום כלשהו שהוא מספר שלם, לרבות מטבע, הקלד 10000, אך לא את הסכום עם פסיק או נקודה עשרונית.

  • עבור מחירים הכוללים עודף, הקלד את הנקודה העשרונית, לדוגמה, 10.50 כאשר אתה מתייחס למחיר של עשרה דולרים וחמישים סנט.

הערכת אופן הטיפול ברשומות כפולות

אתה עשוי לקבל הודעת שגיאה על ייבוא פריטי מוצרים ושירות אם תנסה לייבא פריטים שכבר נמצאים ב- Business Contact Manager for Outlook, אך לא ציינת שערכים כפולים אלה צריכים להחליף פריטים קיימים. הודעת השגיאה בקובץ יומן הרישום של השגיאות מציינת שהפריט או הפריטים כבר קיימים ב- Business Contact Manager for Outlook.

כדי לתקן את השגיאה, יבא מחדש את המוצרים או פריטי השירות החדשים. בתיבת הדו-שיח ייבוא פריטי מוצרים ושירותים, לחץ על החלף את הרשימה הקיימת בפריטים בקובץ זה. הפריטים ברשימה הנוכחית של המוצרים ופריטי השירות שלך מוחלפים על-ידי פריטים בקובץ שאתה מייבא.

המקטע 'אפשרויות ייבוא'

בעת ייבוא הרשימה מחדש, לא תיתקל בשגיאה על פריטים כפולים.

לראש הדף

ייבוא תיקיית Microsoft Outlook Contacts

בלחיצות ספורות בלבד, באפשרותך לאכלס את Business Contact Manager for Outlook עם אנשי קשר עסקיים רבים על-ידי ייבוא תיקיית אנשי הקשר שלך ב- Outlook.

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על הכרטיסיה Business Contact Manager ולאחר מכן לחץ על לחצן ייבוא וייצוא.

  3. לחץ על ייבוא אנשי קשר של Outlook.

    אשף ייבוא נתונים עסקיים נפתח.

  4. האשף מציין את תיקיית ברירת המחדל של אנשי הקשר שלך כתיקיה לייבוא. כדי לייבא תיקיית אנשי קשר אחרת, לחץ על עיון. לחץ על תיקיית אנשי הקשר שברצונך לייבא ולאחר מכן לחץ על אישור.

  5. בחר כיצד ברצונך לטפל ברשומות כפולות.

    האפשרויות שלך הן:

    • אל תייבא רשומות כפולות. הרשומות הכפולות של הקובץ המיובא אינן מיובאות, והרשומות הקיימות נשארות ללא שינוי.

    • ייבוא רשומות כפולות כרשומות חדשות. הרשומות הכפולות של הקובץ המיובא מיובאות, מקבלות שם קשור אחר, והרשומות הקיימות נשארות ללא שינוי.

      כפילויות מתרחשות כאשר שם הרשומה שאתה מייבא זהה לשם רשומה קיימת.

  6. לחץ על ייבוא.

עצה: כדי לייבא את נתוני Windows Live Mail לתוך Business Contact Manager for Outlook, תחילה עליך להוסיף את חשבון Windows Live Mail שלך ל- Outlook.

לראש הדף

ייבוא קובץ ACT!‎ או QuickBooks

אם יש לך נתונים עסקיים ב- ACT!‎ או QuickBooks, באפשרותך לייבא אותם אל Business Contact Manager for Outlook באמצעות כלי המרת הנתונים ואשף 'ייבוא נתונים עסקיים'. כלי המרת הנתונים ממיר את נתוני ACT!‎ או נתוני QuickBooks לטופס ש- Business Contact Manager for Outlook יכול לפרש.

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על הכרטיסיה Business Contact Manager ולאחר מכן לחץ על לחצן ייבוא וייצוא.

  3. לחץ על יבא מיישומים אחרים.

  4. באשף ייבוא נתונים עסקיים, לחץ על המרת נתונים. כלי המרת הנתונים נפתח. לחץ על הבא.

  5. לחץ על גירסה של ACT!‎ או QuickBooks, ולאחר מכן לחץ על הבא.

  6. הקלד את המיקום והשם של הקובץ, או לחץ על עיון כדי לאתר את הקובץ ולאחר מכן לחץ על הבא.

  7. בחר בתיבות הסימון של קטגוריות הנתונים שברצונך להמיר. ברשימה יעד, בחר את סוג רשומת Business Contact Manager for Outlook שאליה ברצונך שהנתונים יומרו, ולאחר מכן לחץ על הבא

  8. בחר את השדות המוגדרים על-ידי המשתמש שברצונך לכלול כחלק מהמרת הנתונים ולחץ על הבא.

  9. לחץ על עיון, כדי לבחור מיקום עבור הקובץ המומר, הקלד שם עבור הקובץ ולאחר מכן לחץ על שמור. לחץ על הבא.

  10. לחץ על הבא. כאשר ההמרה מסתיימת, סגור את כלי המרת הנתונים.

  11. כעת באפשרותך לייבא את הנתונים שעברו המרה, בהתאם להליך המתואר בייבוא קובץ Business Contact Manager‏ (‎.bcm).

    עצה: באפשרותך להתעלם מהבחירות עבור התאמות אישיות, משום שאינן חלות על הנתונים שלך שעברו המרה.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×