ייבוא נתונים או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel

ייבוא נתונים או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel

באפשרותך להביא את הנתונים מחוברת עבודה של Excel למסדי נתונים של Access בדרכים רבות. באפשרותך להעתיק נתונים מגליון עבודה פתוח ולהדביק אותם בגליון נתונים של Access, לייבא גליון עבודה לתוך טבלה חדשה או קיימת או ליצור קישור לגליון עבודה ממסד נתונים של Access.

נושא זה מסביר בפירוט כיצד לייבא נתוני Excel או לבצע קישור לנתוני Excel ממסדי נתונים שולחניים של Access.

הערות: 

  • לא ניתן לייבא נתונים בעת הפעלת מסד נתונים באינטרנט של Access 2010 בדפדפן. אם ברצונך לייבא נתונים לתוך מסד נתונים של אינטרנט, עליך לפתוח תחילה את מסד הנתונים של האינטרנט באמצעות Access.

  • טבלאות מקושרות אינן תואמות למסדי נתונים באינטרנט ב- Access 2010; כדי להשתמש בנתונים חיצוניים במסד נתונים באינטרנט, עליך לייבא את הנתונים במקום לקשר אליהם. לקבלת מידע נוסף אודות מסדי נתונים באינטרנט, עיין במאמר בניית מסד נתונים של Access לשיתוף באינטרנט.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הכרת ייבוא נתונים מ- Excel

ייבוא נתונים מ- Excel

פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים

קישור לנתונים ב- Excel

פתרון בעיות של ערך ‎#Num!‎ וערכים שגויים אחרים בטבלה מקושרת

הכרת ייבוא נתונים מ- Excel

אם מטרתך היא לאחסן ב- Access את כל הנתונים, או חלק מהם, מגליון עבודה אחד או יותר של Excel, עליך לייבא את תוכן גליון העבודה למסד נתונים חדש או קיים של Access. בעת ייבוא נתונים, Access יוצר עותק של הנתונים בטבלה חדשה או קיימת מבלי לשנות את גליון הנתונים של Excel המשמש כמקור.

תרחישים נפוצים עבור ייבוא נתוני Excel לתוך Access

  • אתה משתמש ותיק ב- Excel, אך מעתה ואילך ברצונך להשתמש ב- Access כדי לעבוד עם נתונים אלה. ברצונך להעביר את הנתונים שבגליונות העבודה של Excel לתוך מסד נתונים חדש אחד או יותר של Access.

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות ב- Access, אך אתה מקבל מדי פעם נתונים בתבנית Excel שיש למזג אותם עם מסדי הנתונים של Access. ברצונך לייבא גליונות עבודה אלה של Excel לתוך מסד הנתונים בעת קבלתם.

  • אתה משתמש ב- Access כדי לנהל את הנתונים שלך, אך הדוחות השבועיים שאתה מקבל משאר חברי הצוות שלך הם חוברות עבודה של Excel. ברצונך לייעל את תהליך הייבוא כדי להבטיח שהנתונים ייובאו מדי שבוע בשעה מסוימת לתוך מסד הנתונים שלך.

אם זו הפעם הראשונה שאתה מייבא נתונים מ- Excel

  • אין אפשרות לשמור חוברת עבודה של Excel כמסד נתונים של Access.‏ Excel אינו מספק פונקציונליות ליצירת מסד נתונים של Access מנתוני Excel.

  • בעת פתיחת חוברת עבודה של Excel ב- Access (בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ, שנה את תיבת הרשימה קבצים מסוג לקבצי Microsoft Office Excel ובחר את הקובץ הרצוי), Access יוצר קישור לחוברת העבודה במקום לייבא את הנתונים בחוברת העבודה. יצירת קישור לחוברת עבודה שונה באופן מהותי מייבוא גליון עבודה לתוך מסד נתונים. לקבלת מידע נוסף אודות קישור, עיין בסעיף קישור לנתונים ב- Excel, בהמשך מאמר זה.

ייבוא נתונים מ- Excel

השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד להתכונן לפעולת ייבוא ולהפעיל אותה, וכיצד לשמור את הגדרות הייבוא כמפרט לשימוש חוזר בעתיד. בעודך ממשיך, זכור שבאפשרותך לייבא נתונים מגליון עבודה אחד בלבד בכל פעם. לא ניתן לייבא את כל הנתונים מחוברת עבודה שלמה בו-זמנית.

הכנת גליון העבודה

  1. אתר את קובץ המקור ובחר את גליון העבודה המכיל את הנתונים שברצונך לייבא ל- Access. אם ברצונך לייבא רק חלק מגליון עבודה, באפשרותך להגדיר טווח בעל שם הכולל רק את התאים שברצונך לייבא.

    הגדרת טווח בעל שם (אופציונלי)   

    1. עבור אל Excel ופתח את גליון העבודה שכולל נתונים שברצונך לייבא.

    2. בחר את טווח התאים המכילים את הנתונים שברצונך לייבא.

    3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בתוך הטווח שנבחר ולאחר מכן לחץ על תן שם לטווח או הגדר שם.

    4. בתיבת הדו-שיח שם חדש, ציין שם עבור הטווח בתיבה שם ולחץ על אישור.

      זכור כי באפשרותך לייבא גליון עבודה אחד בלבד בכל פעם במהלך פעולת ייבוא. כדי לייבא נתונים מגליונות עבודה מרובים, חזור על פעולת הייבוא עבור כל אחד מגליונות העבודה.

  2. בחן את נתוני המקור ובצע פעולה כלשהי, כמתואר בטבלה זו.

    רכיב

    תיאור

    מספר העמודות

    מספר עמודות המקור שברצונך לייבא אינו יכול להיות גבוה מ- 255, שכן Access אינו תומך ביותר מ- 255 שדות בטבלה.

    דילוג על עמודות ושורות

    מומלץ לכלול רק את השורות והעמודות שברצונך לייבא בגליון העבודה או בטווח בעל השם המשמשים כמקור.

    שורות    אין באפשרותך לסנן שורות או לדלג על שורות במהלך פעולת הייבוא.

    עמודות    אין באפשרותך לדלג על עמודות במהלך הפעולה אם בחרת להוסיף את הנתונים לטבלה קיימת.

    תבנית טבלה

    ודא כי תבנית התאים היא תבנית טבלה. אם גליון העבודה או הטווח בעל השם כוללים תאים ממוזגים, תוכן התא ימוקם בשדה המתאים לעמודה הראשונה ושאר השדות יישארו ריקים.

    עמודות, שורות ותאים ריקים

    מחק את כל השורות הריקות והעמודות הריקות המיותרות בגליון העבודה או בטווח. אם גליון העבודה או הטווח מכילים תאים ריקים, נסה להוסיף את הנתונים החסרים. אם בכוונתך לצרף את הרשומות לטבלה קיימת, ודא כי השדה המתאים בטבלה מקבל ערכי Null (ערכים חסרים או לא ידועים). שדה יקבל ערכי Null אם מאפיין השדה נדרש המשויך לו מוגדר ל- לא והגדרת המאפיין ValidationRule שלו אינה מונעת שימוש בערכי Null.

    ערכי שגיאה

    אם תא אחד או יותר בגליון העבודה או בטווח מכילים ערכי שגיאה, כגון ‎#NUM ו- ‎#DIV, תקן אותם בטרם תפעיל את פעולת הייבוא. אם גליון עבודה או טווח המשמשים כמקור מכילים ערכי שגיאה, Access ימקם ערך Null בשדות המתאימים בטבלה. לקבלת מידע נוסף אודות דרכים לתיקון שגיאות אלה, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים, בהמשך מאמר זה.

    סוג נתונים

    כדי למנוע שגיאות במהלך הייבוא, ודא כי כל אחת מעמודות המקור מכילה את אותו סוג נתונים בכל שורה. Access סורק את שמונה שורות המקור הראשונות כדי לקבוע את סוג הנתונים של השדות בטבלה. אנו ממליצים בחום לוודא ששמונה שורות המקור הראשונות אינן משלבות ערכים מסוגי נתונים שונים באף אחת מהעמודות. אחרת, ייתכן ש- Access עשוי לא יקצה את סוג הנתונים הנכונים לעמודה.

    בנוסף, מומלץ לעצב כל אחת מעמודות המקור ב- Excel ולהקצות תבנית נתונים מסוימת לכל עמודה לפני הפעלת פעולת הייבוא. העיצוב מומלץ בייחוד במקרים שבהם עמודה כוללת ערכים מסוגי נתונים שונים. לדוגמה, העמודה 'מספר טיסה' בגליון עבודה עשויה להכיל ערכים מספריים וערכי טקסט, כגון 871, AA90 ו- 171. כדי למנוע ערכים חסרים או שגויים, בצע את הפעולות הבאות:

    1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת העמודה ולאחר מכן לחץ על עיצוב תאים.

    2. בכרטיסיה מספר, תחת קטגוריה, בחר עיצוב. עבור העמודה 'מספר טיסה', קרוב לוודאי שתבחר את התבנית טקסט.

    3. לחץ על אישור.

    אם עמודות המקור מעוצבות, אך מכילות עדיין ערכים מעורבים בשורות אחרי השורה השמינית, פעולת הייבוא עשויה עדיין לדלג על ערכים או להמיר ערכים באופן שגוי. לקבלת מידע אודות פתרון בעיות, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים.

    שורה ראשונה

    אם השורה הראשונה בגליון העבודה או בטווח בעל השם מכילה את שמות העמודות, באפשרותך לציין ש- Access יטפל בנתונים בשורה הראשונה כשמות שדות במהלך פעולת הייבוא. אם גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור אינם כוללים את השמות, מומלץ להוסיף אותם למקור לפני הפעלת פעולת הייבוא.

    הערה: אם בכוונתך לצרף את הנתונים לטבלה קיימת, ודא כי שם כל עמודה זהה לחלוטין לשם של השדה המתאים. אם שם עמודה שונה משם השדה המתאים בטבלה, פעולת הייבוא תיכשל. כדי לראות את שמות השדות, פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב ב- Access.

  3. סגור את חוברת העבודה המשמשת כמקור, אם היא פתוחה. השארת קובץ המקור פתוח עלולה לגרום לשגיאות בהמרת נתונים במהלך פעולת הייבוא.

הכנת מסד הנתונים המשמש כיעד

  1. פתח את מסד הנתונים של Access שבו יאוחסנו הנתונים המיובאים. ודא כי מסד הנתונים אינו לקריאה בלבד ושיש לך הרשאות לבצע שינויים במסד הנתונים.

    - או -

    אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים ריק. כדי לעשות זאת:

    לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על חדש ולאחר מכן לחץ על מסד נתונים ריק. שים לב, אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על חדש.

  2. לפני הפעלת פעולת הייבוא, החלט אם ברצונך לאחסן את הנתונים בטבלה קיימת או בטבלה חדשה.

    יצירת טבלה חדשה    אם תבחר לאחסן את הנתונים בטבלה חדשה, Access ייצור טבלה ויוסיף את הנתונים המיובאים לטבלה זו. אם כבר קיימת טבלה בשם שצוין, Access יחליף את תוכן הטבלה בנתונים המיובאים.

    הוספה לטבלה קיימת    אם תבחר להוסיף את הנתונים לטבלה קיימת, השורות בגליון העבודה של Excel יצורפו לטבלה שצוינה.

    זכור כי רוב הכשלים במהלך פעולות צירוף מתרחשים מאחר שנתוני המקור אינם תואמים למבנה ולהגדרות השדות של טבלת היעד. כדי למנוע בעיה זו, פתח את טבלת היעד בתצוגת עיצוב וסקור את הפריטים הבאים:

    • שורה ראשונה    אם השורה הראשונה של גליון העבודה או הטווח בעל השם המשמשים כמקור אינה מכילה כותרות עמודות, ודא כי המיקום וסוג הנתונים של כל אחת מהעמודות בגליון העבודה המשמש כמקור תואמים למיקום ולסוג הנתונים של השדה המתאים בטבלה. אם השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות, הסדר של העמודות והשדות אינו חייב להתאים, אך השם וסוג הנתונים של כל אחת מהעמודות חייבים להיות זהים לחלוטין לשם ולסוג הנתונים של השדה המתאים.

    • שדות חסרים או נוספים    אם שדה אחד או יותר בגליון העבודה המשמש כמקור אינם קיימים בטבלת היעד, הוסף אותם לפני הפעלת פעולת הייבוא. עם זאת, אם הטבלה מכילה שדות שאינם קיימים במקור, אין צורך למחוק שדות אלה מהטבלה אם הם מקבלים ערכי Null.

      עצה: שדה יקבל ערכי Null אם המאפיין נדרש שלו מוגדר ל- לא והגדרת המאפיין כלל אימות שלו אינה מונעת ערכי Null.

    • מפתח ראשי    אם הטבלה מכילה שדה מפתח ראשי, גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור מוכרחים לכלול עמודה המכילה ערכים התואמים לשדה המפתח הראשי וערכי המפתח המיובאים חייבים להיות ייחודיים. אם רשומה מיובאת מכילה ערך מפתח ראשי שכבר קיים בטבלת היעד, פעולת הייבוא תציג הודעת שגיאה.

    • שדות אינדקס    אם המאפיין אינדקס של שדה בטבלה מוגדר לכן (ללא כפילויות), יש צורך כי העמודה המתאימה בגליון העבודה או בטווח המשמשים כמקור תכיל ערכים ייחודיים.

      עבור לשלבים הבאים כדי להפעיל את פעולת הייבוא.

הפעלת פעולת הייבוא

  1. המיקום של אשף הייבוא/הקישור משתנה במקצת בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שלך:

    • אם אתה משתמש בגירסה העדכנית ביותר של גירסת מנוי Office 365 של Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על מקור נתונים חדש > מקובץ > Excel.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2016, ב- Access 2013 או ב- Access 2010, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על Excel.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2007, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על Excel.

    הערה: הכרטיסיה נתונים חיצוניים אינה זמינה, אלא אם מסד נתונים כלשהו פתוח.

  2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel, בתיבה שם הקובץ, ציין את שם קובץ Excel המכיל את הנתונים שברצונך לייבא.

    - או -

    לחץ על עיון והשתמש בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ כדי לאתר את הקובץ שברצונך לייבא.

  3. ציין כיצד ברצונך לאחסן את הנתונים המיובאים.

    כדי לאחסן את הנתונים בטבלה חדשה, בחר את האפשרות יבא את נתוני המקור לתוך טבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי. תתבקש לתת שם לטבלה זו בשלב מאוחר יותר.

    כדי להוסיף את הנתונים לטבלה קיימת, בחר את האפשרות צרף עותק של הרשומות לטבלה ובחר טבלה מהרשימה הנפתחת. אפשרות זו אינה זמינה אם מסד הנתונים אינו מכיל טבלאות.

    כדי לקשר למקור הנתונים על-ידי יצירת טבלה מקושרת, עיין בסעיף קישור לנתונים ב- Excel, בהמשך מאמר זה.

  4. לחץ על אישור.

    אשף ייבוא גיליונות אלקטרוניים יופעל ויוביל אותך בתהליך הייבוא. עבור לקבוצת השלבים הבאה.

שימוש באשף ייבוא גיליונות אלקטרוניים

  1. בעמוד הראשון של האשף, בחר את גליון העבודה המכיל את הנתונים שברצונך לייבא ולאחר מכן לחץ על הבא.

  2. בעמוד השני של האשף, לחץ על הצג גליונות עבודה או הצג טווחים בעלי שם, בחר את גליון העבודה או את הטווח בעל השם שברצונך לייבא ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. אם השורה הראשונה של גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור מכילה את שמות השדות, בחר את השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות ולחץ על הבא.

    אם אתה מייבא את הנתונים לטבלה חדשה, Access ישתמש בכותרות העמודות האלה כדי לתת שם לשדות בטבלה. באפשרותך לשנות שמות אלה במהלך פעולת הייבוא או במועד מאוחר יותר. אם אתה מוסיף את הנתונים לטבלה קיימת, ודא שכותרות העמודות בגליון העבודה של המקור תואמות בדיוק לשמות השדות בטבלת היעד.

    אם אתה מצרף נתונים לטבלה קיימת, דלג ישירות לשלב 6. אם אתה מוסיף את הנתונים לטבלה חדשה, בצע את השלבים הנותרים.

  4. האשף יציג בקשה לסקור את מאפייני השדה. לחץ על עמודה במחצית התחתונה של העמוד כדי להציג את מאפייני השדה המתאימים. תוכל לבחור לבצע אחת מהפעולות הבאות:

    • סקור ובצע שינויים, לפי רצונך, בשם ובסוג הנתונים של שדה היעד.

      Access בוחן את שמונה השורות הראשונות בכל אחת מהעמודות כדי להציע את סוג הנתונים עבור השדה המתאים. אם העמודה בגליון העבודה מכילה סוגי ערכים שונים, כגון טקסט ומספרים, בשמונה השורות הראשונות של עמודה, האשף מציע סוג נתונים התואם לכל הערכים בעמודה — ברוב המקרים, סוג הנתונים טקסט. למרות שבאפשרותך לבחור סוג נתונים שונה, זכור כי המערכת תתעלם מערכים שאינם תואמים לסוג הנתונים שתבחר או תמיר אותם באופן שגוי במהלך תהליך הייבוא. לקבלת מידע נוסף אודות אופן התיקון של ערכים חסרים או שגויים, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים, בהמשך מאמר זה.

    • כדי ליצור אינדקס בשדה, הגדר את אינדקס ככן.

    • כדי לדלג לחלוטין על עמודת מקור, בחר בתיבת הסימון אל תייבא שדה (דלג).

      לחץ על הבא לאחר שתסיים לבחור אפשרויות.

  5. במסך הבא, ציין מפתח ראשי עבור הטבלה. אם תבחר את אפשר ל- Access להוסיף מפתח ראשי, Access יוסיף שדה מספור אוטומטי כשדה הראשון בטבלת היעד ויאכלס אותו באופן אוטומטי בערכי מזהה ייחודיים, החל ב- 1. לחץ על הבא.

  6. במסך האחרון של האשף, ציין שם עבור טבלת היעד. בתיבה ייבא לטבלה, הקלד שם עבור הטבלה. אם הטבלה קיימת כבר, Access יציג הודעה השואלת אם ברצונך להחליף את התוכן הקיים של הטבלה. לחץ על כן כדי להמשיך או על לא כדי לציין שם שונה עבור טבלת היעד ולאחר מכן לחץ על סיום כדי לייבא את הנתונים.

    אם Access הצליח לייבא חלק מהנתונים, או את כולם, האשף מציג עמוד המראה את מצב פעולת הייבוא. בנוסף, באפשרותך לשמור את פרטי הפעולה לשימוש מאוחר יותר כמפרט. לעומת זאת, אם הפעולה נכשלה לחלוטין, Access מציג את ההודעה אירעה שגיאה בעת ניסיון לייבא את הקובץ.

  7. לחץ על כן כדי לשמור את פרטי הפעולה לשימוש מאוחר יותר. שמירת הפרטים מסייעת לך לחזור על הפעולה במועד מאוחר יותר ללא צורך לבצע את שלבי האשף כל פעם.

ראה שמירת הפרטים של פעולת ייבוא או ייצוא כמפרט כדי ללמוד כיצד לשמור את פרטי המפרט.

ראה הפעלת מפרט ייבוא או ייצוא שמור כדי ללמוד כיצד להפעיל מפרטים שמורים של ייבוא או קישור.

ראה תזמון מפרט ייבוא או ייצוא כדי ללמוד כיצד לתזמן משימות ייבוא וקישור להפעלה במועדים ספציפיים.

פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים

אם אתה מקבל את ההודעה אירעה שגיאה בעת ניסיון לייבא את הקובץ, פעולת הייבוא נכשלה לחלוטין. לעומת זאת, אם פעולת הייבוא תציג תיבת דו-שיח המבקשת ממך לשמור את פרטי הפעולה, הפעולה הצליחה לייבא את כל הנתונים או את חלקם. הודעת המצב גם מציינת את השם של טבלת יומן השגיאות המכילה את תיאור השגיאות שהתרחשו במהלך פעולת הייבוא.

חשוב: שים לב לכך שגם אם הודעת המצב מציינת כי הפעולה הצליחה לחלוטין, עליך לסקור את התוכן והמבנה של הטבלה כדי לוודא שכל הפריטים נראים נכונים לפני תחילת השימוש בטבלה.

  • פתח את טבלת היעד בתצוגת גליון נתונים כדי לראות אם כל הנתונים נוספו לטבלה.

  • פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב כדי לסקור את סוג הנתונים ואת שאר הגדרות המאפיינים של השדות.

הטבלה הבאה מתארת את השלבים שבאפשרותך לבצע כדי לתקן ערכים חסרים או שגויים.

עצה: בעת פתרון בעיות של התוצאות, אם תגלה ערכים חסרים ספורים בלבד, תוכל להוסיף אותם ישירות לטבלה באופן ידני. לעומת זאת, אם תגלה כי עמודות שלמות או מספר רב של ערכים חסרים או שלא יובאו כראוי, עליך לתקן את הבעיה בקובץ המקור. לאחר תיקון כל הבעיות הידועות, חזור על פעולת הייבוא.

בעיה

פתרון

רכיבים גרפיים

אין אפשרות לייבא רכיבים גרפיים, כגון סמלים, תרשימים ותמונות. הוסף אותם באופן ידני למסד הנתונים לאחר השלמת פעולת הייבוא.

ערכים מחושבים

התוצאות של עמודות או תאים מחושבים מיובאות, אך לא הנוסחה הנמצאת בבסיסן. במהלך פעולת הייבוא, באפשרותך לציין סוג נתונים התואם לתוצאות הנוסחאות, כגון 'מספר'.

ערכי TRUE או FALSE וערכי 1 או 0

אם גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור כוללים עמודה המכילה ערכי TRUE או FALSE בלבד, Access יוצר שדה 'כן/לא' עבור העמודה ומוסיף ערכי ‎-1 או 0 בשדה. עם זאת, אם גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור כוללים עמודה המכילה ערכי ‎-1 או 0 בלבד, Access, כברירת מחדל, יוצר שדה מספרי עבור העמודה. באפשרותך לשנות את סוג הנתונים של השדה ל'כן/לא' במהלך פעולת הייבוא כדי למנוע בעיה זו.

שדות מרובי ערכים

בעת ייבוא נתונים לטבלה חדשה או צירוף הנתונים לטבלה קיימת, Access אינו מאפשר תמיכה עבור ערכים מרובים בשדה, גם אם עמודת המקור מכילה רשימה של ערכים המופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;). המערכת מתייחסת לרשימת הערכים כערך יחיד וממקמת אותה בשדה טקסט.

נתונים חתוכים

אם הנתונים נראים חתוכים בעמודה בטבלה של Access, נסה להגדיל את רוחב העמודה בתצוגת גליון נתונים. אם פעולה זו לא תפתור את הבעיה, הנתונים בעמודה מספרית ב- Excel גדולים מדי עבור גודל שדה היעד ב- Access. לדוגמה, ייתכן שהמאפיין גודל שדה של שדה היעד מוגדר לבית במסד נתונים של Access אך נתוני המקור מכילים ערך הגדול מ- 255. תקן את הערכים בקובץ המקור ונסה לבצע את פעולת הייבוא שנית.

תבנית תצוגה

ייתכן שיהיה עליך להגדיר את המאפיין תבנית_עיצוב של שדות מסוימים בתצוגת עיצוב כדי להבטיח שהערכים יוצגו כראוי בתצוגת גליון נתונים. לדוגמה:

  • שדה 'כן/לא' מציג ‎-1 ו- 0 בתצוגת גליון נתונים לאחר השלמת פעולת הייבוא. כדי לתקן זאת, לאחר השלמת פעולת הייבוא, הגדר את המאפיין תבנית_עיצוב של השדה לכן/לא כדי להציג תיבות סימון במקום זאת.

  • תאריכים ארוכים ובינוניים עשויים להופיע כתאריכים קצרים ב- Access. כדי לתקן זאת, פתח את טבלת היעד בתצוגת עיצוב ב- Access והגדר את המאפיין תבנית_עיצוב של שדה התאריך לתאריך בתבנית ארוכה או לתאריך בתבנית בינונית.

הערה: אם גליון העבודה המשמש כמקור מכיל עיצוב טקסט עשיר, כגון הדגשה, קו תחתון או תווים נטויים, הטקסט מיובא, אך העיצוב יאבד.

ערכים כפולים (שגיאת הפרת מפתח)

הרשומות שאתה מייבא עשויות להכיל ערכים כפולים שלא ניתן לאחסן בשדה המפתח הראשי של טבלת היעד או בשדה שהמאפיין אינדקס שלו מוגדר לכן (ללא כפילויות). מחק את הערכים הכפולים בקובץ המקור ונסה לייבא שוב.

ערכי תאריכים הסוטים בארבע שנים

שדות התאריכים המיובאים מגליון עבודה של Excel עשויים לסטות בארבע שנים. Excel for Windows משתמש במערכת תאריכים 1900 (שבה טווח המספרים הסידוריים נע בין 1 לבין 65,380), התואמת לתאריכים 1 בינואר 1900 עד 31 בדצמבר 2078. עם זאת, Excel for Macintosh משתמש במערכת תאריכים 1904 (שבה טווח המספרים הסידוריים נע בין 0 לבין 63,918), התואמת לתאריכים 1 בינואר 1904 עד 31 בדצמבר 2078.

לפני ייבוא הנתונים, שנה את מערכת התאריכים עבור חוברת העבודה של Excel או, לאחר צירוף הנתונים, בצע שאילתת עדכון העושה שימוש בביטוי [שם שדה תאריך] + 1462 כדי לתקן את התאריכים.

ערכי Null

אתה עשוי לראות הודעת שגיאה בתום פעולת הייבוא אודות נתונים אשר נמחקו או אבדו במהלך הפעולה, או בעת פתיחת הטבלה בתצוגת גליון נתונים אתה עשוי לראות שערכי שדות מסוימים הם ריקים. אם עמודות המקור ב- Excel אינן מעוצבות, או אם שמונה שורות המקור הראשונות מכילות ערכים בעלי סוגי נתונים שונים, פתח את גליון העבודה המשמש כמקור ובצע את הפעולות הבאות:

  • עצב את עמודות המקור.

  • הזז את השורות כך ששמונה השורות הראשונות בכל אחת מהעמודות לא יכילו ערכים בעלי סוגי נתונים שונים.

  • במהלך פעולת הייבוא, בחר את סוג הנתונים המתאים עבור כל שדה. אם סוג הנתונים שגוי, אתה עלול לראות ערכי Null או ערכים שגויים בעמודה כולה לאחר השלמת פעולת הייבוא.

הצעדים שלעיל יכולים לסייע בצמצום הופעתם של ערכי Null. הטבלה הבאה מפרטת מקרים שבהם עדיין תראה ערכי Null:

הערכים החסרים הם מהסוג...

בעת ייבוא אל...

וסוג שדה היעד הוא...

כדי לפתור...

טקסט

טבלה חדשה

תאריך

החלף את כל ערכי הטקסט בערכי תאריכים ולאחר מכן נסה לייבא שוב.

טקסט

טבלה קיימת

מספרי או תאריך

החלף את כל ערכי הטקסט בערכים התואמים לסוג הנתונים של שדה היעד ולאחר מכן נסה לייבא שוב.

ערכי תאריכים אשר הוחלפו בערכים מספריים

תראה מספרים אקראיים לכאורה בני חמש ספרות, במקום את ערכי התאריכים האמיתיים, במצבים הבאים:

  • עמודת המקור בגליון העבודה מכילה ערכים מספריים בלבד בשמונה השורות הראשונות, אך מכילה כמה ערכי תאריכים בשורות הבאות. ערכי תאריכים אלה יומרו באופן שגוי.

  • עמודת המקור מכילה ערכי תאריכים בחלק משמונה השורות הראשונות, וניסית לייבא אותה לתוך שדה מספרי. ערכי תאריכים אלה יומרו באופן שגוי.

    כדי למנוע בעיה זו, החלף את ערכי התאריכים בערכים מספריים בעמודת המקור ונסה לבצע את פעולת הייבוא שנית.

    לעיתים, אם עמודה המכילה בעיקר ערכי תאריכים מכילה גם כמה ערכי טקסט, כל ערכי התאריכים עשויים להופיע כמספרים אקראיים לכאורה בני חמש ספרות. כדי למנוע בעיה זו, החלף את ערכי הטקסט בערכי תאריכים ולאחר מכן נסה לייבא שוב.

ערכים מספריים אשר הוחלפו בערכי תאריכים

תראה ערכי תאריכים אקראיים לכאורה, במקום את הערכים המספריים האמיתיים, במצבים הבאים:

  • עמודת המקור מכילה ערכי תאריכים בלבד בשמונה השורות הראשונות, אך מכילה כמה ערכים מספריים בשורות הבאות. ערכים מספריים אלה יומרו באופן שגוי.

  • עמודת המקור מכילה ערכים מספריים בחלק משמונה השורות הראשונות, וניסית לייבא אותה לתוך שדה תאריך. ערכים מספריים אלה יומרו באופן שגוי.

כדי למנוע בעיה זו, החלף את הערכים המספריים בערכי תאריכים בעמודת המקור ולאחר מכן נסה לבצע את פעולת הייבוא שנית.

בנוסף, ייתכן שתרצה לסקור את טבלת יומן השגיאות (המוזכרת בעמוד האחרון של האשף) בתצוגת גליון נתונים. הטבלה כוללת שלושה שדות  - 'שגיאה', 'שדה' ו'שורה'. כל שורה מכילה מידע אודות שגיאה ספציפית, ותוכן השדה 'שגיאה' אמור לסייע לך בפתרון הבעיה.

מחרוזות שגיאה ורמזים לפתרון בעיות

שגיאה

תיאור

גזירת שדה

ערך בקובץ גדול מדי עבור הגדרת המאפיין גודל שדה לשדה זה.

כשל בהמרת סוג

ערך בגליון העבודה הוא מסוג נתונים שגוי עבור שדה זה. ייתכן שהערך חסר או ייתכן שהוא נראה שגוי בשדה היעד. עיין בטבלה הקודמת לקבלת מידע נוסף אודות אופן הפתרון של בעיה זו.

הפרת מפתח

ערך המפתח הראשי של רשומה זו הוא כפול  — הוא קיים כבר בטבלה.

כשל של כלל אימות

ערך מפר את הכלל שנקבע על-ידי שימוש במאפיין כלל אימות עבור שדה זה או טבלה זו.

Null בשדה נדרש

לא ניתן להשתמש בערך Null בשדה זה שכן המאפיין נדרש עבור שדה זו מוגדר ככן.

ערך Null בשדה מספור אוטומטי

הנתונים שאתה מייבא מכילים ערך Null שניסית לצרף לשדה מספור אוטומטי.

רשומה בעלת מבנה שלא ניתן לניתוח

ערך טקסט מכיל את תו מפריד הטקסט (בדרך כלל מרכאות כפולות). בכל פעם שערך מכיל את התו המפריד, יש לחזור על התו פעמיים בקובץ הטקסט; לדוגמה:

קוטר ‎4 1/2""‎

לראש הדף

קישור לנתונים ב- Excel

על-ידי קישור מסד נתונים של Access לנתונים בתוכנית אחרת, באפשרותך להשתמש בכלי השאילתה והדיווח ש- Access מספק, מבלי לתחזק עותק של נתוני ה- Excel במסד הנתונים.

בעת קישור לגליון עבודה או לטווח בעל שם של Excel,‏ Access יוצר טבלה חדשה המקושרת לתאי המקור. כל השינויים שתבצע בתאי המקור ב- Excel יופיעו בטבלה המקושרת. עם זאת, אין באפשרותך לערוך את התוכן של הטבלה המתאימה ב- Access. אם ברצונך להוסיף, לערוך או למחוק נתונים, עליך לבצע את השינויים בקובץ המקור.

תרחישים נפוצים עבור קישור לגליון עבודה של Excel מתוך Access

בדרך כלל, יש לבצע קישור לגליון עבודה של Excel (במקום ייבוא) מהסיבות הבאות:

  • ברצונך להמשיך לשמור את הנתונים שלך בגליונות עבודה של Excel, אך להשתמש בתכונות השאילתות והדיווח העוצמתיות של Access.

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות ב- Access, אך הנתונים ממקורות חיצוניים שאתה עובד איתם נמצאים בגליונות עבודה של Excel. אין ברצונך לשמור עותקים של נתונים חיצוניים, אך אתה מעוניין שתהיה לך אפשרות לעבוד עליהם ב- Access.

אם זו הפעם הראשונה שאתה מבצע קישור לגליון עבודה של Excel

  • אין באפשרותך ליצור קישור למסד נתונים של Access מתוך Excel.

  • בעת קישור לקובץ Excel,‏ Access יוצר טבלה חדשה, שנקראת לעיתים קרובות טבלה מקושרת. הטבלה מציגה את הנתונים בגליון העבודה או בטווח בעל השם המשמשים כמקור, אך למעשה אינה מאחסנת את הנתונים במסד הנתונים.

  • אין באפשרותך לקשר נתוני Excel לטבלה קיימת במסד הנתונים. פירושו של דבר שאין באפשרותך לצרף נתונים לטבלה קיימת על-ידי ביצוע פעולת קישור.

  • מסד נתונים יכול לכלול טבלאות מקושרות מרובות.

  • כל השינויים שתבצע בנתונים ב- Excel ישתקפו באופן אוטומטי בטבלה המקושרת. עם זאת, התוכן והמבנה של טבלה מקושרת ב- Access הם לקריאה בלבד.

  • בעת פתיחת חוברת עבודה של Excel ב- Access (בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ, שנה את תיבת הרשימה קבצים מסוג ל- Microsoft Excel ובחר את הקובץ הרצוי), Access יוצר מסד נתונים ריק ומפעיל באופן אוטומטי את אשף קישור גיליונות אלקטרוניים.

הכנת הנתונים של Excel

  1. אתר את קובץ Excel ואת גליון העבודה או הטווח המכילים את הנתונים שאליהם ברצונך לקשר. אם אין ברצונך לקשר לגליון העבודה כולו, שקול להגדיר טווח בעל שם הכולל רק את התאים שאליהם ברצונך לקשר.

    יצירת טווח בעל שם ב- Excel (אופציונלי – שימושי אם ברצונך לקשר רק לנתוני גליון עבודה מסוימים)   

    1. עבור ל- Excel והצג את גליון העבודה שבו ברצונך להגדיר טווח בעל שם.

    2. בחר את טווח התאים המכילים את הנתונים אליהם ברצונך לקשר.

    3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בתוך הטווח הנבחר ולחץ על תן שם לטווח או הגדר שם.

    4. בתיבת הדו-שיח שם חדש, ציין שם עבור הטווח בתיבה שם ולאחר מכן לחץ על אישור.

      שים לב כי באפשרותך לקשר לגליון עבודה אחד או לטווח אחד בלבד בכל פעם במהלך פעולת קישור. כדי לקשר לנתונים במקומות מרובים בחוברת עבודה, חזור על פעולת הקישור עבור כל גליון עבודה או טווח.

  2. בחן את נתוני המקור ובצע פעולה כלשהי, כמתואר בטבלה הבאה:

    רכיב

    תיאור

    תבנית טבלה

    ודא כי תבנית התאים היא תבנית טבלה. אם הטווח כולל תאים ממוזגים, תוכן התא ימוקם בשדה המתאים לעמודה השמאלית ביותר, ושאר השדות יישארו ריקים.

    דילוג על עמודות ושורות

    אין באפשרותך לדלג על עמודות ושורות המשמשות כמקור במהלך פעולת הקישור. עם זאת, באפשרותך להסתיר שדות ולסנן רשומות על-ידי פתיחת הטבלה המקושרת בתצוגת גליון נתונים לאחר שתייבא אותם לתוך Access.

    מספר העמודות

    מספר עמודות המקור אינו יכול להיות גבוה מ- 255, שכן Access אינו תומך ביותר מ- 255 שדות בטבלה.

    עמודות, שורות ותאים ריקים

    מחק את כל השורות הריקות והעמודות הריקות המיותרות בגליון העבודה או בטווח של Excel. אם קיימים תאים ריקים, נסה להוסיף את הנתונים החסרים.

    ערכי שגיאה

    אם תא אחד או יותר בגליון העבודה או בטווח מכילים ערכי שגיאה, תקן אותם בטרם תפעיל את פעולת הייבוא. שים לב כי אם גליון עבודה או טווח המשמשים כמקור מכילים ערכי שגיאה, Access יוסיף ערך Null בשדות המתאימים בטבלה.

    סוג נתונים

    אין באפשרותך לשנות את סוג הנתונים או את גודל השדות בטבלה המקושרת. לפני הפעלת פעולת הקישור, עליך לוודא כי כל אחת מהעמודות מכילה נתונים מסוג מסוים.

    אנו ממליצים בחום לעצב עמודה אם היא כוללת ערכים בעלי סוגי נתונים שונים. לדוגמה, העמודה 'מספר טיסה' בגליון עבודה עשויה להכיל ערכים מספריים וערכי טקסט, כגון 871, AA90 ו- 171. כדי למנוע ערכים חסרים או שגויים, בצע את הפעולות הבאות:

    1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על העמודה ולאחר מכן לחץ על עיצוב תאים.

    2. בכרטיסיה מספר, תחת קטגוריה, בחר עיצוב.

    3. לחץ על אישור.

    שורה ראשונה

    אם השורה הראשונה בגליון העבודה או בטווח בעל השם מכילה את שמות העמודות, באפשרותך לציין ש- Access יתייחס לנתונים בשורה הראשונה כאל שמות שדות במהלך פעולת הקישור. אם אין שמות עמודות בגליון העבודה, או אם שם עמודה מסוים מפר את כללי מתן שמות לשדות ב- Access, ‏Access יקצה שם חוקי לכל אחד מהשדות המתאימים.

  3. סגור את קובץ המקור, אם הוא פתוח.

הכנת מסד הנתונים המשמש כיעד

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך ליצור בו את הקישור. ודא כי מסד הנתונים אינו לקריאה בלבד ושיש לך ההרשאות הדרושות כדי לבצע בו שינויים.

  2. אם אינך מעוניין לאחסן את הקישור באחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים ריק: לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על חדש ולאחר מכן לחץ על מסד נתונים ריק. שים לב, אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על חדש.

כעת אתה מוכן להפעיל את פעולת הקישור.

יצירת הקישור

  1. המיקום של אשף הייבוא/הקישור משתנה במקצת בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שלך:

    • אם אתה משתמש בגירסה העדכנית ביותר של גירסת מנוי Office 365 של Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על מקור נתונים חדש > מקובץ > Excel.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2016, ב- Access 2013 או ב- Access 2010, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על Excel.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2007, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על Excel.

    הערה: הכרטיסיה נתונים חיצוניים אינה זמינה, אלא אם מסד נתונים כלשהו פתוח.

  2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel, בתיבה שם הקובץ, ציין את שם קובץ המקור של Excel.

  3. בחר את קשר למקור הנתונים על-ידי יצירת טבלה מקושרת ולאחר מכן לחץ על אישור.

    אשף קישור גיליונות אלקטרוניים יתחיל לפעול וינחה אותך לאורך תהליך הקישור.

  4. בעמוד הראשון של האשף, בחר גליון עבודה או טווח בעל שם ולחץ על הבא.

  5. אם השורה הראשונה של גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור מכילה את שמות השדות, בחר את השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות. Access משתמש בכותרות עמודות אלה כדי לתת שמות לשדות בטבלה. אם שם עמודה כולל תווים מיוחדים מסוימים, אין אפשרות להשתמש בו כשם שדה ב- Access. במקרים כאלה, תוצג הודעת שגיאה המודיעה לך כי Access יקצה שם חוקי עבור השדה. לחץ על אישור כדי להמשיך.

  6. בעמוד האחרון של האשף, ציין שם עבור הטבלה המקושרת ולאחר מכן לחץ על סיום. אם קיימת כבר טבלה בשם שציינת, תישאל אם ברצונך להחליף את הקובץ או את השאילתה הקיימים. לחץ על כן אם ברצונך להחליף את הקובץ או השאילתה או לחץ על לא כדי לציין שם שונה.

    Access ינסה ליצור את הטבלה המקושרת. אם הפעולה תצליח, Access יציג את ההודעה קישור טבלה הסתיים. פתח את הטבלה המקושרת וסקור את השדות ואת הנתונים כדי לוודא שאתה רואה את הנתונים הנכונים בכל השדות.

    אם אתה רואה ערכי שגיאה או נתונים שגויים, עליך לפתור את הבעיות של נתוני המקור. לקבלת מידע נוסף אודות אופן פתרון הבעיות של ערכי שגיאה או ערכים שגויים, ראה את הסעיף הבא.

לראש הדף

פתרון בעיות של ערך‎#Num!‎ ‎ וערכים שגויים אחרים בטבלה מקושרת

גם אם תקבל את ההודעה קישור טבלה הסתיים, מומלץ לפתוח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים כדי לוודא כי השורות והעמודות מציגות את הנתונים הנכונים.

אם תראה שגיאות או נתונים שגויים במקום כלשהו בטבלה, בצע פעולה מתקנת, כמתואר בטבלה הבאה ולאחר מכן נסה לקשר שוב. זכור כי אין באפשרותך להוסיף את הערכים ישירות לטבלה המקושרת, שכן הטבלה היא לקריאה בלבד.

בעיה

פתרון

רכיבים גרפיים

אין אפשרות לבצע ב- Access קישור אל רכיבים גרפיים בגליון עבודה של Excel, כגון סמלים, תרשימים ותמונות.

תבנית תצוגה

ייתכן שיהיה עליך להגדיר את המאפיין תבנית_עיצוב של שדות מסוימים בתצוגת עיצוב כדי לוודא שהערכים יוצגו כראוי בתצוגת גליון נתונים.

ערכים מחושבים

התוצאות של עמודות או שורות מחושבות מוצגות בשדה המתאים, אך אין באפשרותך להציג את הנוסחה (או הביטוי) ב- Access.

ערכי טקסט חתוכים

הגדל את רוחב העמודה בתצוגת גליון נתונים. אם עדיין אינך רואה את הערך כולו, הסיבה לכך עשויה להיות שהערך ארוך מ- 255 תווים. Access יכול לבצע קישור ל- 255 התווים הראשונים בלבד, כך שעליך לייבא את הנתונים במקום לקשר אליהם.

הודעת שגיאה של גלישה בשדה מספרי

ייתכן שהטבלה המקושרת תראה תקינה, אך מאוחר יותר, בעת הפעלת שאילתה מול הטבלה, אתה עשוי לראות הודעת שגיאה של גלישה בשדה מספרי. הודעה זו עשויה להופיע עקב התנגשות בין סוג הנתונים של שדה בטבלה המקושרת לבין סוג הנתונים המאוחסנים בשדה זה.

ערכי TRUE או FALSE וערכי 1 או 0

אם גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור כוללים עמודה המכילה ערכי TRUE או FALSE בלבד, Access יוצר שדה 'כן/לא' עבור העמודה בטבלה המקושרת. עם זאת, אם גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור כוללים עמודה המכילה ערכי ‎-1 או 0 בלבד, Access, כברירת מחדל, יוצר שדה מספרי עבור העמודה, ולא תוכל לשנות את סוג הנתונים של השדה המתאים בטבלה. אם ברצונך כי יהיה שדה 'כן/לא' בטבלה המקושרת, ודא כי עמודת המקור כוללת ערכי TRUE ו- FALSE.

שדות מרובי ערכים

Access אינו מאפשר תמיכה עבור ערכים מרובים בשדה, גם אם עמודת המקור מכילה רשימה של ערכים המופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;). המערכת מתייחסת לרשימת הערכים כאל ערך יחיד וממקמת אותה בשדה טקסט.

‎#Num!‎

Access מציג את ערך השגיאה ‎#Num!‎ במקום את הנתונים בפועל בשדה במצבים הבאים:

  • אם עמודת מקור מכילה כמה ערכים מספריים או ערכי תאריכים בעמודה המכילה בעיקר ערכי טקסט, הערכים המספריים וערכי התאריכים אינם מיובאים.

  • אם עמודת מקור מכילה כמה ערכי טקסט בעמודה המכילה בעיקר ערכים מספריים, ערכי הטקסט אינם מיובאים.

  • אם עמודת מקור מכילה כמה ערכי טקסט בעמודה המכילה בעיקר ערכי תאריכים, ערכי הטקסט אינם מיובאים.

בצע את הפעולות הבאות כדי לצמצם את המופעים של ערכי Null בטבלה:

  1. ודא כי עמודת המקור אינה מכילה ערכים בעלי סוגי נתונים שונים.

  2. עצב את העמודות בגליון העבודה של Excel.

  3. במהלך פעולת הקישור, בחר את סוג הנתונים המתאים עבור כל שדה. אם סוג הנתונים שגוי, ייתכן שהעמודה המתקבלת תכיל רק ערכי ‎#Num!‎ עבור כל שורות הנתונים.

ערכים מספריים במקום ערכי תאריכים

אם אתה רואה בשדה מספר אקראי לכאורה בן חמש ספרות, בדוק אם עמודת המקור מכילה בעיקר ערכים מספריים אך כוללת גם כמה ערכי תאריכים. ערכי תאריכים המופיעים בעמודות מספריות מומרים באופן שגוי למספר. החלף את ערכי התאריכים בערכים מספריים ולאחר מכן נסה לקשר שוב.

ערכי תאריכים במקום ערכים מספריים

אם אתה רואה בשדה ערך תאריך אקראי לכאורה, בדוק אם עמודת המקור מכילה בעיקר ערכי תאריכים אך כוללת גם כמה ערכים מספריים. ערכים מספריים המופיעים בעמודות תאריכים מומרים באופן שגוי לתאריך. החלף את הערכים המספריים בערכי תאריכים ולאחר מכן נסה לקשר שוב.


לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×