ייבוא נתונים או קישור אליהם ברשימת SharePoint

ייבוא נתונים או קישור אליהם ברשימת SharePoint

באפשרותך להעביר נתונים מ- SharePoint אל Access באחת משתי דרכים  - על-ידי ייבוא או על-ידי קישור.

תהליך הייבוא יוצר עותק של רשימת SharePoint במסד נתונים של Access. במהלך פעולת הייבוא, באפשרותך לציין את הרשימות שברצונך להעתיק, ועבור כל רשימה שנבחרה, באפשרותך לציין אם ברצונך לייבא את הרשימה כולה או תצוגה ספציפית בלבד.

תהליך הקישור מחבר לנתונים בתוכנית אחרת, כך שתוכל להציג ולערוך את הנתונים העדכניים ביותר הן ב- SharePoint והן ב- Access בלי ליצור ולתחזק עותק של הנתונים ב- Access. אם אינך מעוניין להעתיק רשימת SharePoint למסד הנתונים של Access, אלא במקום זאת ברצונך להפעיל שאילתות ולהפיק דוחות המבוססים על התוכן של רשימה זו, עליך ליצור קישור אל הנתונים.

מאמר זה מתאר את השלבים הן עבור ייבוא מרשימת SharePoint והן עבור יצירת קישור אליה.

הערה: מאמר זה אינו חל על יישומי Access Web App – סוג מסדי הנתונים שאתה מעצב באמצעות Access ומפרסם באינטרנט.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

ייבוא רשימת SharePoint

מה עוד עליי לדעת אודות ייבוא?

משימות קשורות בנושא ייבוא

קישור לרשימת SharePoint

האם אתה משתמש ב- Access 2007 ואתה מחפש את אשף ההעברה לאתר SharePoint? אם כן, עיין בסעיף שימוש באשף ההעברה לאתר SharePoint ב- Access 2007, בהמשך מאמר זה.

ייבוא רשימת SharePoint

בעת ייבוא נתונים, Access יוצר טבלה ולאחר מכן מעתיק את העמודות והפריטים מרשימת המקור (או תצוגת המקור) לתוך טבלה זו כשדות ורשומות. בסיומה של פעולת הייבוא, באפשרותך לבחור לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא כמפרט. מפרט ייבוא מסייע לך לחזור על פעולת הייבוא בעתיד מבלי שתצטרך לבצע את שלבי אשף הייבוא בכל פעם.

להלן סיבות נפוצות לייבוא רשימת SharePoint לתוך מסד נתונים של Access:

  • כדי להעביר לצמיתות נתונים, כגון רשימת אנשי קשר, למסד נתונים של Access, מאחר שאינך צריך עוד את המידע באתר SharePoint שלך. באפשרותך לייבא את הרשימה לתוך Access ולאחר מכן למחוק את הרשימה מאתר SharePoint.

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשת ב- Access אך מדי פעם אתה מופנה לרשימה של SharePoint לקבלת נתונים נוספים שיש למזג עם אחד ממסדי הנתונים שלך.

השלם שלבים אלה לפני ייבוא הרשימה

  1. אתר את אתר SharePoint המכיל את הרשימות שברצונך להעתיק, ורשום לעצמך את כתובת האתר.

    כתובת אתר חוקית מתחילה ב- http://‎ או ב- https:// ולאחר מכן שם השרת, ומסתיימת בנתיב שמפנה לאתר הספציפי בשרת.

  2. זהה את הרשימות שברצונך להעתיק למסד הנתונים ולאחר מכן קבע אם ברצונך להעתיק את הרשימה כולה או תצוגה מסוימת בלבד. באפשרותך לייבא רשימות מרובות בפעולת ייבוא בודדת, אך ניתן לייבא תצוגה אחת בלבד של כל רשימה. במקרה הצורך, צור תצוגה המכילה רק את העמודות והפריטים שמעניינים אותך.

  3. סקור את העמודות ברשימת המקור או בתצוגת המקור.

    הטבלה הבאה מסבירה מספר שיקולים שיש לקחת בחשבון בעת ייבוא רכיבים שונים:

    רכיב

    שיקולים

    עמודות

    Access מייבא רק את 256 העמודות הראשונות, מאחר שהוא תומך רק ב- 256 שדות בטבלה. כדי למנוע בעיה זו, צור תצוגה והוסף אליה את העמודות הרצויות בלבד, ובכך תבטיח כי מספר העמודות הכולל לא יעלה על 256.

    תיקיות

    כל תיקיה ברשימת SharePoint מופיעה כרשומה בטבלת .Access הפריטים בתוך תיקיה מופיעים אף הם כרשומות, ישירות מתחת לרשומה המקבילה לתיקיה זו.

    עמודות בדיקת מידע

    אם עמודת מקור בודקת ערכים ברשימה אחרת, לרשותך עומדות שתי אפשרויות:

    • ייבא את ערכי התצוגה כחלק מהשדה עצמו. במקרה זה, אין צורך לייבא את הרשימה הקשורה.

    • כפה על שדה היעד לבצע חיפוש בטבלה אחרת. במקרה זה, אם מסד הנתונים אינו מכיל טבלה שיכולה לספק את ערכי בדיקת המידע, עליך לייבא גם את הרשימה הקשורה.

    הערה: עמודת מקור מסוג Person או Group היא עמודת בדיקת מידע מיוחדת. עמודה זו בודקת ערכים ברשימת פרטי המשתמשים, כך שעליך להחליט אם ברצונך לייבא את הרשימה User Information ביחד עם רשימות אחרות.

    עמודות מחושבות

    התוצאות בעמודה מחושבת מועתקות לשדה שסוג הנתונים שלו נקבע בהתאם לסוג הנתונים של התוצאה המחושבת. הביטוי המבצע את החישוב אינו מועתק.

    קבצים מצורפים

    עמודת הקבצים המצורפים של הרשימה מועתקת לשדה בשם 'קבצים מצורפים'.

    עמודות מרובות ערכים

    עמודה מסוג 'אפשרות' או 'בדיקת מידע' יכולה להכיל ערכים מרובים. בעת ייבוא עמודה התומכת בערכים מרובים, Access יוצר עמודה התומכת בערכים מרובים.

    עיצוב טקסט עשיר

    עמודות המכילות עיצוב טקסט עשיר מיובאות אל Access כשדות תזכיר. המאפיין עיצוב טקסט של שדה התזכיר מוגדר כטקסט עשיר, והעיצוב נשמר. לתשומת לבך, ב- Access 2013, השמות של שדות נתוני תזכיר השתנו לשדות 'טקסט ארוך'.

    קשרי גומלין

    Access אינו יוצר באופן אוטומטי קשרי גומלין בין טבלאות מקושרות בסיומה של פעולת ייבוא. עליך ליצור באופן ידני את קשרי הגומלין בין הטבלאות השונות, החדשות והקיימות, באמצעות האפשרויות שבכרטיסיה קשרי גומלין. כדי להציג את הכרטיסיה קשרי גומלין, בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על קשרי גומלין.

  4. זהה את מסד הנתונים שאליו ברצונך לייבא את הרשימות.

    ודא כי יש לך ההרשאות המתאימות כדי להוסיף נתונים למסד הנתונים. אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים ריק.

  5. סקור את הטבלאות במסד הנתונים.

    פעולת הייבוא יוצרת טבלה עם שם זהה לשמה של רשימת SharePoint. אם שם זה נמצא כבר בשימוש, Access מוסיף "1" לשם הטבלה החדשה - לדוגמה, עבור Contacts1, אם Contacts1 נמצא כבר בשימוש, Access ייצור Contacts2 וכן הלאה.

הערה: Access אינו מחליף טבלה במסד הנתונים כחלק מפעולת ייבוא, ואין באפשרותך לצרף את התוכן של רשימה או של תצוגה לטבלה קיימת.

ייבוא הרשימה

  1. פתח את מסד הנתונים של Access שבו יאוחסנו הנתונים המיובאים. אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באף אחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים ריק.

  2. המיקום של אשף ייבוא/קישור הטקסט משתנה במקצת, בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שברשותך:

    • אם אתה משתמש בגירסה העדכנית ביותר של מנוי Office 365 של Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על מקור נתונים חדש > ממקורות מקוונים > רשימת SharePoint.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2016‏, ב- Access 2013 או ב- Access 2010, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על לחצן עוד כדי לפתוח רשימה של אפשרויות ולאחר מכן לחץ על רשימת SharePoint.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2007, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על רשימת SharePoint.

  3. Access פותח את תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint.

    כדי לייבא נתונים מאתר SharePoint או לקשר אליו נתונים, השתמש בתיבת הדו-שיח 'קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint'.

  4. באשף, ציין את כתובת אתר המקור.

  5. בחר את האפשרות יבא את נתוני המקור לטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי ולחץ על הבא.

  6. מהרשימה אשר האשף מציג, בחר את הרשימות שברצונך לייבא.

  7. בעמודה פריטים לייבוא, בחר את התצוגה הרצויה עבור כל רשימה שנבחרה.

  8. תיבת הסימון הנקראת יבא ערכי תצוגה במקום מזהים עבור שדות הבודקים ערכים שמאוחסנים ברשימה אחרת קובעת אילו נתונים מיובאים עבור עמודות בדיקת מידע ברשימות שנבחרו. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לייבא את ערכי התצוגה כחלק מהשדה עצמו, בחר את תיבת הסימון. במקרה זה, השדה לא יבדוק ערכים בטבלה אחרת.

    • אם ברצונך ששדה היעד יבדוק ערכים בטבלה אחרת, נקה את תיבת הסימון. פעולה זו תביא להעתקת המזהים של שורות ערכי התצוגה לשדה היעד. המזהים דרושים להגדרת שדה בדיקת מידע ב- Access.

    בעת ייבוא מזהים, עליך לייבא את הרשימות שמספקות כעת את הערכים לעמודות בדיקת המידע (אלא אם מסד הנתונים המשמש כיעד כבר כולל טבלאות שעשויות לפעול כטבלאות בדיקת מידע).

    פעולת הייבוא מציבה את המזהים בשדה המתאים, אך אינה מגדירה את כל המאפיינים הדרושים כדי להביא לכך שהשדה יפעל כשדה בדיקת מידע. השלבים להגדרת מאפייני בדיקת המידע בשדה כגון זה מתוארים תחת הגדרת שדות בדיקת מידע במאמר זה.

  9. לחץ על אישור.

Access מייבא את הרשימות ולאחר מכן מציג את מצב הפעולה בעמוד האחרון של האשף. אם בכוונתך לחזור על פעולת הייבוא במועד מאוחר יותר, באפשרותך לשמור את הפרטים כמפרט ייבוא.

מה עוד עליי לדעת אודות ייבוא?

משימות קשורות בנושא ייבוא

לאחר השלמת פעולת הייבוא, תוכל לבצע משימות נוספות:

לאמת את סוגי הנתונים   Access בוחר את סוג הנתונים המתאים עבור כל שדה התואם לעמודת מקור. בדוק כל שדה ואת ההגדרות שלו כדי לוודא שכל השדות מוגדרים באופן הרצוי לך.

לבדוק שדות נוספים    בהתאם לסוג הרשימה שעליה מבוססת הטבלה, ייתכן שתבחין גם בנוכחותם של מספר שדות נוספים בטבלה (כגון Edit,‏ Modified ו- Type). לקבלת מידע נוסף על שדות אלה ועל המידע הכלול בהם, עיין בעזרה של SharePoint. אם אינך זקוק לשדות אלה במסד הנתונים של Access, באפשרותך למחוק אותם בבטחה.

הגדרת שדות בדיקת מידע    אם ייבאת מזהים עבור עמודות בדיקת מידע, עליך להגדיר ידנית את מאפייני בדיקת המידע של השדות המתאימים.

  1. בתצוגת עיצוב טבלה, ברשימה סוג נתונים של השדה, לחץ על אשף בדיקת המידע.

  2. באשף, קבל את בחירת ברירת המחדל (ברצוני שעמודת בדיקת מידע תחפש את הערכים מטבלה או שאילתה) ולאחר מכן לחץ על הבא.

  3. בחר את הטבלה או השאילתה שתספק את ערכי בדיקת המידע עבור השדה ולאחר מכן לחץ על הבא.

    הערה: טבלה זו יכולה להיות טבלה שיובאה לאחרונה או טבלה קיימת.

  4. בחלונית רשימת שדות, בחר את שדה המזהה ואת השדה המכיל את ערכי התצוגה ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. ציין סדר מיון ולאחר מכן לחץ על הבא.

  6. לחץ על סיום ולאחר מכן שמור את שינויי העיצוב.

לראש הדף

קישור לרשימת SharePoint

בעת יצירת קישור לרשימת SharePoint, Access‏ יוצר טבלה חדשה (הנקראת לעתים קרובות טבלה מקושרת), המשקפת את המבנה והתוכן של רשימת המקור. בשונה מייבוא, פעולת הקישור יוצרת קישור אל הרשימה בלבד ולא לתצוגות ספציפיות כלשהן של הרשימה.

קישור הוא בעל עוצמה גדולה יותר מייבוא בשני אופנים:

  • הוספה ועדכון של נתונים    באפשרותך לבצע שינויים בנתונים על-ידי מעבר אל אתר SharePoint או על-ידי עבודה בתצוגת גליון נתונים או בתצוגת טופס בתוך Access. השינויים שתבצע במקום אחד ישתקפו במקום האחר. עם זאת, אם ברצונך לבצע שינויים מבניים, כגון הסרה או שינוי של עמודה, עליך לעשות זאת על-ידי פתיחת הרשימה באתר SharePoint. לא ניתן להוסיף, למחוק או לשנות את השדות בטבלה מקושרת בזמן עבודה ב- Access.

  • טבלאות בדיקת מידע    בעת יצירת קישור לרשימת SharePoint,‏ Access יוצר באופן אוטומטי טבלאות מקושרות עבור כל רשימות בדיקת המידע (אלא אם רשימות בדיקת המידע כבר מקושרות למסד הנתונים). אם רשימות בדיקת המידע מכילות עמודות שבודקות מידע ברשימות אחרות, רשימות אלה נכללות גם הן בפעולת הקישור, כך שלרשימת בדיקת המידע של כל טבלה מקושרת תהיה טבלה מקושרת מתאימה במסד הנתונים. Access יוצר גם קשרי גומלין בין טבלאות מקושרות אלה.

תרחישים נפוצים לקישור אל רשימת SharePoint

בדרך כלל, יש לקשר אל רשימת SharePoint מתוך מסד נתונים של Access מהסיבות הבאות:

  • העובדים במחלקה או בקבוצת העבודה שלך משתמשים ב- Access לקבלת יכולות עשירות של דיווח וביצוע שאילתות, ומשתמשים ב- Windows SharePoint Services עבור שיתוף פעולה ותקשורת בין צוותים. צוותים בודדים יוצרים רשימות כדי לעקוב אחר פרטים שונים (כגון אנשי קשר ובעיות), אך לעיתים תכופות יש להביא את הנתונים ברשימות אלה לתוך מסד נתונים לצורך צבירה ודיווח. יצירת קישור היא הבחירה המתאימה, מאחר שהיא מאפשרת למשתמשים הן באתר SharePoint והן במסד הנתונים להוסיף ולעדכן נתונים, וכן מאפשרת להם להציג ולעבוד בכל עת עם הנתונים העדכניים ביותר.

  • אתה משתמש של Access שהחל רק לאחרונה להשתמש ב- Windows SharePoint Services. העברת מספר מסדי נתונים לאתר של SharePoint ורוב הטבלאות במסדי נתונים אלה הן טבלאות מקושרות. מעתה והלאה, במקום ליצור טבלאות מקומיות, תיצור רשימות של SharePoint ולאחר מכן תיצור קישורים לרשימות אלה ממסדי הנתונים שלך.

  • ברצונך להמשיך לאחסן את הרשימות שלך באתרי SharePoint, אך בנוסף ברצונך לעבוד עם הנתונים החדשים ביותר בתוך Access כדי להפעיל שאילתות ולהדפיס דוחות.

הכנה לקישור אל רשימת SharePoint

  1. אתר את אתר SharePoint הכולל את הרשימות שאליהן ברצונך לקשר ורשום לעצמך את כתובת האתר.

    כתובת אתר חוקית מתחילה ב- http://‎ או ב- https:// ולאחר מכן שם השרת, ומסתיימת בנתיב שמפנה לאתר הספציפי בשרת.

  2. זהה את הרשימות שאליהן ברצונך ליצור קישור. באפשרותך ליצור קישור לרשימות מרובות בפעולת קישור בודדת, אך לא ניתן ליצור קישור לתצוגה ספציפית של רשימה.

    הערה: בנוסף, לא ניתן לקשר לסקרים או לדיונים.

  3. סקור את העמודות ברשימת המקור. הטבלה הבאה מסבירה מספר שיקולים שיש לקחת בחשבון בעת קישור לרכיבים שונים.

    רכיב

    שיקולים

    עמודות

    Access אינו תומך ביותר מ- 256 שדות בטבלה, כך שהטבלה המקושרת כוללת את 256 העמודות הראשונות בלבד.

    תיקיות

    כל תיקיה ברשימת SharePoint מופיעה כרשומה בטבלת .Access הפריטים בתוך תיקיה מופיעים אף הם כרשומות, ישירות מתחת לרשומה המקבילה לתיקיה זו.

    עמודות בדיקת מידע

    אם עמודת מקור בודקת מידע אודות ערכים ברשימה אחרת והרשימה הקשורה אינה נמצאת כבר במסד הנתונים, Access יוצר באופן אוטומטי טבלאות קשורות עבור הרשימות הקשורות.

    הערה: עמודת מקור מסוג Person או Group היא סוג מיוחד של עמודת בדיקת מידע אשר בודקת ערכים ברשימה 'פרטי משתמש'. אם תיצור קישור לרשימה המכילה עמודת 'אדם' או 'קבוצה', Access ייצור באופן אוטומטי טבלה מקושרת עבור הרשימה 'פרטי משתמש'.

    עמודות מחושבות

    התוצאות בעמודה מחושבת מוצגות בשדה התואם, אך אינך יכול להציג או לשנות את הנוסחה ב- .Access

    קבצים מצורפים

    עמודת הקבצים המצורפים של הרשימה מוצגת כשדה בשם 'קבצים מצורפים'.

    עמודות לקריאה בלבד

    העמודות המוגדרות לקריאה בלבד ברשימת SharePoint ימשיכו להיות מוגדרות לקריאה בלבד ב- Access. בנוסף, ייתכן שלא תוכל להוסיף, למחוק או לשנות עמודות ב- .Access

    עמודות מרובות ערכים

    עמודה מסוג 'אפשרות' או 'בדיקת מידע' יכולה להכיל ערכים מרובים. עבור עמודות כגון אלה, פעולת יצירת הקישור יוצרת שדות התומכים בערכים מרובים. עמודות בדיקת מידע מרובות ערכים נוצרות בטבלה המקושרת אם עמודת המקור היא מסוג 'בדיקת מידע'.

  4. זהה את מסד הנתונים בו ברצונך ליצור את הטבלאות המקושרות. ודא כי יש לך ההרשאות המתאימות כדי להוסיף נתונים למסד הנתונים. אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים חדש וריק.

  5. סקור את הטבלאות במסד הנתונים. בעת קישור לרשימת SharePoint, תיווצר טבלה בעלת אותו שם כמו של רשימת המקור. אם שם זה נמצא כבר בשימוש, Access יוסיף "1" לשם הטבלה החדשה - לדוגמה, Contacts1. (אם Contacts1 כבר נמצא בשימוש, Access ייצור את השם Contacts2 וכן הלאה). אותם כללים חלים על הרשימות הקשורות.

    הערה: כשאתה מתקדם, זכור ש- Access לעולם אינו מחליף טבלה במסד הנתונים כחלק מפעולת קישור. כמו כן, אין באפשרותך להוסיף את התוכן של רשימת SharePoint לטבלה קיימת.

קישור לנתונים

  1. פתח את מסד הנתונים של היעד.

  2. המיקום של אשף ייבוא/קישור הטקסט משתנה במקצת, בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שברשותך:

    • אם אתה משתמש בגירסה העדכנית ביותר של מנוי Office 365 של Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על מקור נתונים חדש > ממקורות מקוונים > רשימת SharePoint.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2016‏, ב- Access 2013 או ב- Access 2010, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא וקישור, לחץ על לחצן עוד כדי לפתוח רשימה של אפשרויות ולאחר מכן לחץ על רשימת SharePoint.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2007, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על רשימת SharePoint.

  3. Access פותח את תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint.

    כדי לייבא נתונים מאתר SharePoint או לקשר אליו נתונים, השתמש בתיבת הדו-שיח 'קבלת נתונים חיצוניים - אתר SharePoint'.

  4. באשף, ציין את כתובת אתר המקור.

  5. בחר את קשר למקור הנתונים על-ידי יצירת טבלה מקושרת ולאחר מכן לחץ על הבא.

    האשף יציג את הרשימות הזמינות עבור קישור.

  6. בחר את הרשימות שברצונך לקשר אליהן ולאחר מכן לחץ על אישור.

    הערה:  אם חלק מהרשימות כבר מקושרות אל מסד הנתונים הנוכחי, תיבות הסימון המתאימות לרשימות אלה ייבחרו. אם ברצונך להסיר קישורים כלשהם, נקה את תיבות הסימון של הקישורים שברצונך להסיר.

    Access ינסה ליצור טבלאות מקושרות, הן עבור הרשימות שבחרת במהלך פעולה זו והן עבור כל אחת מהרשימות הקשורות. בנוסף, Access ינסה לרענן את הטבלאות המקושרות המתאימות לרשימות שנבחרו באשף. Access גם ייצור את קשרי הגומלין בין הטבלאות. שלא כמו פעולת ייבוא, פעולת יצירת קישור משמרת את ההגדרות של מאפיין בדיקת המידע בין שדה בדיקת מידע לטבלה המקושרת. אין צורך להגדיר באופן ידני את המאפיינים של שדה בדיקת המידע בתצוגת עיצוב טבלה.

  7. סקור את הטבלאות המקושרות החדשות בתצוגת גליון נתונים. ודא שכל השדות והרשומות מוצגים כהלכה.

    Access בוחר את סוג הנתונים המתאים עבור כל שדה התואם לעמודת מקור. חשוב לציין כי בכל פעם שתפתח טבלה מקושרת או את רשימת המקור, יוצגו בפניך הנתונים העדכניים ביותר. עם זאת, שינויים מבניים המתבצעים ברשימה אינם משתקפים באופן אוטומטי בטבלה מקושרת. כדי לעדכן טבלה מקושרת על-ידי החלת מבנה הרשימה העדכני ביותר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה בחלונית הניווט, הצבע על אפשרויות נוספות ולאחר מכן לחץ על רענן רשימה.

לראש הדף

לתשומת לבך, סעיף זה חל רק על Access 2007.

מבט כולל

בעת העברת מסד נתונים מ- Access לאתר SharePoint, אתה יוצר רשימות באתר SharePoint שנותרות מקושרות לטבלאות במסד הנתונים שלך. אשף ההעברה לאתר SharePoint עוזר לך להעביר את הנתונים מכל הטבלאות בו-זמנית ולשמור על קשרי הגומלין ביניהן.

לאחר היצירה של רשימות SharePoint, משתמשים יכולים לעבוד עם הרשימות באתר SharePoint או בטבלאות המקושרות ב- Access, בזמן שהם משתמשים בתכונות של אתר SharePoint כדי לנהל את הנתונים ולהישאר מעודכנים לגבי שינויים.

קישורים לרשימות SharePoint מאוחסנים במסד הנתונים של Access, והטפסים, השאילתות והדוחות נשארים גם הם ב- Access. באפשרותך להזין את הנתונים באמצעות טבלה או טופס ב- Access או על-ידי עריכת הרשימה באתר SharePoint.

כיצד הנתונים מועברים

כאשר הדבר אפשרי, אשף ההעברה לאתר SharePoint מעביר את הנתונים לרשימות המבוססות על תבניות רשימה באתר SharePoint, כגון רשימת אנשי קשר. אם לא ניתן להתאים טבלה לתבנית רשימה, הטבלה הופכת לרשימה מותאמת אישית בתצוגת גליון נתונים באתר SharePoint.

בהתאם לגודל מסד הנתונים, למספר האובייקטים שלו ולביצועי המערכת, הפעולה עשויה להימשך זמן מה. אם תשנה את דעתך לאורך התהליך, תוכל ללחוץ על עצור כדי לבטל אותו.

האשף יוצר במחשב עותק לגיבוי של מסד הנתונים. ב- Access, הוא יוצר קישורים לרשימות מהטבלאות, כדי שיהיה קל לאתר את הנתונים באתר SharePoint כשעובדים ב- Access. כאשר זה אפשרי, קשרי הגומלין בין הטבלאות מיוצגים כקישורים בין רשימות ה- SharePoint.

אם מתעוררות בעיות כלשהן, אשף ההעברה לאתר SharePoint מדווח על הבעיות ושומר אותן במסד הנתונים של Access כטבלת יומן רישום שניתן להשתמש בה לסיוע בפתרון בעיות.

שימוש באשף ההעברה לאתר SharePoint

  1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה רשימות SharePoint, לחץ על עבור אל SharePoint.

  2. בצע את השלבים באשף ההעברה לאתר SharePoint, כולל ציון המיקום של אתר SharePoint שלך.

    כדי לבטל את התהליך, לחץ על עצור.

  3. בעמוד האחרון של האשף, בחר בתיבת הסימון הצגת פרטים כדי לעיין בפרטים נוספים אודות ההעברה.

    עמוד אשף זה מתאר אילו טבלאות קושרו לרשימות ומספק מידע אודות מיקום גיבוי ואת כתובת ה- URL של מסד הנתונים. העמוד מספק גם אזהרה אם התרחשו בעיות בהעברה ומספק את המיקום של טבלת יומן רישום שבה תוכל לעיין בפרטים נוספים אודות הבעיות.

  4. לחץ על סיום כאשר האשף משלים את פעולתו.

    אם האשף מציג אזהרה, עליך לסקור את טבלת יומן הרישום ולנקוט את הפעולות הדרושות כדי לוודא שהנתונים הועברו בהצלחה. לדוגמה, ייתכן כי שדות מסוימים לא הועברו או שהומרו לסוג נתונים אחר התואם לרשימת SharePoint.

הערה: כדי להציג את הרשימות באתר SharePoint, לחץ על רשימות ב'הפעלה מהירה' או לחץ על הצג את כל תוכן האתר. ייתכן שתצטרך לרענן את הדף בדפדפן האינטרנט. כדי לגרום לרשימות להופיע ב'הפעלה מהירה' באתר SharePoint או כדי לשנות הגדרות אחרות, כגון הפעלת אפשרות לעקוב אחר גירסאות, תוכל לשנות את הגדרות הרשימה באתר SharePoint. לקבלת מידע נוסף, עיין בעזרה באתר SharePoint.

המגבלות החלות על העברה

בסיום התהליך של אשף ההעברה לאתר SharePoint, תראה הודעה אם Access נתקל בבעיות כלשהן עם הנתונים. Access יוצר טבלת יומן רישום שנקראת בעיות בהעברה לאתר SharePoint ומוסיף את הטבלה למסד הנתונים. הטבלה בעיות בהעברה לאתר SharePoint מאוחסנת במסד הנתונים, אבל אינה מפורסמת כרשימה באתר SharePoint.

הטבלה הבאה מפרטת את המגבלות החלות על אופן העברת הנתונים, בדרך כלל כאשר Access ו- SharePoint אינם חולקים תכונה זהה, או במקרים מסוימים, אינם חולקים סוג נתונים. לדוגמה, אם טבלת Access תומכת ב- שלמות הקשרים, הוא לא ייאכף ברשימה שבאתר SharePoint. המידע שבטבלה הבאה עשוי לעזור לך להחליט אם להעביר את הנתונים, והוא עשוי להיות שימושי בעת סקירת בעיות המדווחות בטבלה בעיות בהעברה לאתר SharePoint.

סוג נתונים או בעיה

בעיה

תוצאה

סוג נתונים של אובייקט COM

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים של אובייקט COM.

השדה אינו מועבר.

סוג הנתונים 'בינארי'

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים 'בינארי'.

השדה אינו מועבר.

תאריך

אתרי SharePoint אינם תומכים בתאריכים שחלו לפני 1900.

נתונים עם תאריכים שחלו לפני 1900 אינם מועברים.

תווי שורה חדשה בשדות טקסט

אתרי SharePoint אינם תומכים בתווי שורה חדשה בשדה מסוג 'שורת טקסט בודדת'.

השדה מומר לשדה מסוג 'שורות טקסט מרובות' או לשדה תזכיר.

סוג נתונים עשרוני

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים 'עשרוני'.

במקום זאת ייעשה שימוש בשדה מסוג 'מספר' או מסוג 'מספר שלם כפול'.

סוג הנתונים 'מזהה שכפול'

אתרי SharePoint אינם תומכים בסוג הנתונים 'מזהה שכפול'.

במקום זאת, ייעשה שימוש בסוג הנתונים 'שורת טקסט בודדת', בהתאם לסוג הנתונים.

שלמות הקשרים

אתרי SharePoint אינם תומכים בשלמות הקשרים.

שלמות הקשרים אינה נאכפת ברשימה החדשה.

ערכי ברירת מחדל שאינם נתמכים ברשימת SharePoint

אתרי SharePoint מקבלים ערכי ברירת מחדל סטטיים, כגון טקסט או מספר, כמו גם תאריכים רגילים. ערכי ברירת מחדל דינאמיים מ- Access אינם מועברים.

מאפיינים מסוימים של ערכי ברירת מחדל אינם מועברים.

אימות נתונים בשדה או טבלה

כללי אימות נתונים אינם מועברים לאתרי SharePoint.

כללי אימות נתונים הקיימים בשדה או בטבלה אינם מועברים או נאכפים.

שדות אינדקס ייחודי

אתרי SharePoint משתמשים בשדה אינדקס ייחודי אחד עבור עמודת המזהה שלו ברשימה.

שדות אחרים או קבוצות שדות אחרות מסוג אינדקס ייחודי אינם מועברים.

קשרי גומלין עם מחיקות או עדכונים בהתאם להיררכיית הקשרים

אתרי SharePoint אינם תומכים במחיקות ברשומות קשורות בהתאם להיררכיית הקשרים.

מחיקות אינן מתבצעות ברשומות קשורות בהתאם להיררכיית הקשרים, ועדכונים אינם מבוצעים בשדות קשורים בהתאם להיררכיית הקשרים.

קשרי גומלין שאוכפים את שלמות הקשרים

אתרי SharePoint אינם תומכים בשלמות הקשרים.

שלמות הקשרים אינה נאכפת בקשרי הגומלין בין נתונים ברשימות.

שדות שממוספרים באופן אוטומטי (מלבד השדה 'מזהה')

אתרי SharePoint תומכים במספור אוטומטי בלבד לשדה המשמש עבור עמודת המזהה ברשימה.

מספור אוטומטי אינו מוחל על עמודות אחרות מלבד עמודת המזהה.

קשרי גומלין שבהם אין אפשרות ליצור בדיקות מידע

קשרי גומלין מסוימים אינם נתמכים באתרי SharePoint, כגון כאשר המפתח הראשי אינו קשור לעמודת המזהה או אינו מספר שלם.

קשר הגומלין אינו מועבר.

לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×