חיפוש רשומות עם התאריכים המאוחרים ביותר או המוקדמים ביותר

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

מאמר זה מסביר כיצד להשתמש בשאילתת ערכים עליונים כדי לחפש את התאריכים המאוחרים ביותר או המוקדמים ביותר בקבוצת רשומות. באפשרותך להשתמש המידע שמחזיר סוג זה של שאילתה כדי לענות על מגוון שאלות עסקיות, כגון מתי לאחרונה ביצע לקוח הזמנה.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הבנת הערך העליון כיצד שאילתות לעבוד עם תאריכים

חפש את התאריך המאוחר ביותר או המוקדמים ביותר

חפש את התאריכים המאוחרים ביותר או המוקדמים ביותר עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות

חפש את הפריט האחרון ואת התאריכים המוקדם ביותר

הבנת הערך העליון כיצד שאילתות לעבוד עם תאריכים

השתמש בשאילתת ערך עליון כאשר עליך לחפש רשומות המכילות את התאריכים המאוחרים ביותר או המוקדמים ביותר בטבלה או קבוצת רשומות. לאחר מכן באפשרותך להשתמש הנתונים כדי להשיב על מספר סוגים של שאלות עסקיות, כגון:

  • כאשר עובד האחרון להפוך מכירה? התשובה יכול לעזור לך לזהות של עובד ביותר או על יעילות הנמוכה.

  • כאשר לקוח לאחרונה הזמנה? אם לקוח לא ביצע הזמנה במשך פרק זמן נתון, ייתכן שתרצה להעביר את הלקוח לרשימת לא פעיל.

  • למי יש יום ההולדת הבא, או ימי הולדת n את הבא?

כללים עבור יצירה ושימוש של שאילתות ערכים עליונים

יצירת שאילתת ערכים עליונים על-ידי יצירת שאילתת בחירה. בהתאם התוצאות הרצויות, החלת סדר מיון על השאילתה או להמיר את השאילתה לשאילתת סכומים. אם תמיר את השאילתה, תשתמש מכן פונקציית צבירה, כגון Max או Min כדי להחזיר את הערך הגבוה או הנמוך ביותר, או הראשון או האחרון כדי להחזיר את התאריך המוקדם או המאוחר ביותר. השתמש בשאילתות סכומים ובפונקציות צבירה רק כאשר עליך לחפש נתונים הנמצאים בערכת קבוצות או קטגוריות. לדוגמה, נניח שאתה צריך לחפש את המספרים מכירות עבור תאריך נתון עבור כל עיר שבו פועלת החברה שלך. בכך אירוע, הערים מהוות קטגוריות (עליך לחפש את הנתונים לפי עיר), ולכן תשתמש שאילתת סכומים.

בעודך ממשיך, זכור כי, ללא קשר לסוג השאילתה, השאילתות שלך עליך להשתמש בשדות המכילים נתונים תיאוריים, כגון שמות לקוחות, וגם בשדה המכיל את ערכי התאריכים שברצונך למצוא. בנוסף, הקלד ערכי התאריך להיכלל בשדה המוגדר הנתונים תאריך/שעה. מאמר זה מתאר את השאילתות להיכשל אם אתה מנסה להפעיל אותן על ערכי תאריך בשדה טקסט. בנוסף, אם ברצונך להשתמש בשאילתת סכומים, שדות הנתונים לכלול מידע קטגוריה, כגון שדה עיר או מדינה/אזור.

בחירה בין שאילתת ערכים עליונים מסנן

כדי לקבוע אם עליך ליצור שאילתת ערכים עליונים או להחיל מסנן, בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

  • אם ברצונך להחזיר את הרשומות עם התאריכים המאוחרים ביותר או האחרונים בשדה, אינך יודע את ערכי התאריך המדויקים, או שאין להם חשיבות, תיצור שאילתת ערכים עליונים.

  • אם ברצונך להחזיר את כל הרשומות שבהן התאריך תואמת, הוא לפני, או תאריך מאוחר יותר ספציפית, שימוש במסנן. לדוגמה, כדי לראות את כל התאריכים של המכירות בין אפריל ביולי, החל מסנן. דיון מלא אודות מסננים חורג נושא זה.

    לקבלת מידע נוסף אודות יצירה ושימוש בהם, עיין במאמר מסנן: הגבלת מספר הרשומות בתצוגה.

לראש הדף

חפש את התאריך המאוחר ביותר או המוקדמים ביותר

השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד ליצור שאילתת ערכים עליונים בסיסית המשתמשת סדר מיון, ובנוסף שאילתה המשתמשת ביטויים וקריטריונים אחרים מתקדמת יותר. המקטע הראשון מדגים את השלבים הבסיסיים ביצירת שאילתת ערכים עליונים ולאחר מכן החלק השני מסביר כיצד למצוא את הבא כמה ימי הולדת של עובדים על-ידי הוספת קריטריונים. השלבים משתמשים את הנתונים בטבלה לדוגמה שלהלן.

Last Name

First Name

כתובת

עיר

מדינה/אזור

תאריך לידה

תאריך תחילת עבודה

Barnhill

Josh

רח' שלומציון 1

תל אביב

ישראל

05-פברואר-1968

10-יוני-1994

דוד

ממן

רח' האורגים 3

ירושלים

ישראל

22‏-מאי-1957

22‏-נובמבר-1996

שליט

אורי

שד' הבוטנים 18 א'

חיפה

ישראל

11-נובמבר-1960

11-מרץ-2000

אור-זך

יוסף

דרך קונטוסו 123

גבעת עדה

UK

22-מרץ-1964

22-יוני-1998

חפץ

עוזי

האצל 3

קרית שמונה

מקסיקו

05-יוני-1972

05-ינואר-2002

שחף וינר

-איתן

חורב 22 ב'

חיפה

ישראל

23-ינואר-1970

23-אפריל-1999

Riley

Steve

רח' לוי אשכול 19

אור יהודה

ישראל

14-אפריל-1964

14-אוקטובר-2004

בירבקי

דנה

ויצמן 10

דימונה

ישראל

29-אוקטובר-1959

29-מרץ-1997

אם תרצה, באפשרותך להזין באופן ידני הנתונים לדוגמה אלה לטבלה חדשה, או באפשרותך להעתיק הטבלה לדוגמה זו לתוכנית גיליון אלקטרוני, כגון Microsoft Office Excel 2007, ולאחר מכן להשתמש ב- Access כדי לייבא את גליון העבודה שנוצר לתוך טבלה.

הראה לי כיצד

הזנה ידנית של הנתונים לדוגמה

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה.

    Access יוסיף טבלה חדשה וריקה למסד הנתונים שלך.

    הערה: אין צורך לבצע שלב זה אם אתה פותח מסד נתונים חדש וריק, אך תצטרך לבצע אותו כאשר תצטרך להוסיף טבלה למסד הנתונים.

  2. לחץ פעמיים על התא הראשון בשורת הכותרת והקלד את שם השדה בטבלה לדוגמה.

    כברירת מחדל, Access מציין שדות ריקים בשורת הכותרת עם הטקסט הוסף שדה חדש, באופן הבא:

    שדה חדש בגליון נתונים

  3. השתמש במקשי החצים כדי לעבור לתא הכותרת הריק הבא ולאחר מכן הקלד את שם השדה השני (באפשרותך גם להקיש TAB או לחץ פעמיים על התא החדש). חזור על שלב זה עד שתזין את כל שמות השדות.

  4. הזן את הנתונים בטבלה לדוגמה.

    בעת הזנת הנתונים, Access משלים סוג נתונים עבור כל שדה. אם אתה משתמש חדש ב- מסדי נתונים יחסיים, עליך להגדיר סוג נתונים מסוים, כגון מספר, טקסט או תאריך/שעה, עבור כל אחד מהשדות בטבלאות שלך. הגדרת סוגי נתונים מסייעת להבטיח הזנת נתונים נכונה ומסייעת במניעת טעויות, כגון שימוש במספר טלפון בחישוב. עבור הטבלאות לדוגמה אלה, עליך לאפשר ל- Access לשייך את סוג הנתונים.

  5. לאחר שתסיים להזין את הנתונים, לחץ על שמור

    קיצור מקשים הקש CTRL+S.

    תיבת הדו-שיח שמירה בשם מופיעה.

  6. בתיבה שם הטבלה, הקלד את שם הטבלה לדוגמה ולאחר מכן לחץ על אישור.

    השתמש בשם של כל טבלה לדוגמה מכיוון ששאילתות בסעיפי 'כיצד לבצע' משתמשות בשמות אלה.

  7. חזור על שלבים אלה עד שתיצור כל אחת מהטבלאות לדוגמה שמפורטות בתחילת סעיף זה.

העתק את הטבלה לתוכנית הגיליון האלקטרוני

  1. הפעל את תוכנית גיליון אלקטרוני ויוצר קובץ חדש וריק. אם אתה משתמש ב- Excel, חוברת עבודה חדשה וריקה נוצרת כברירת מחדל.

  2. העתק את הטבלה לדוגמה שסופקה בסעיף הקודם והדבק אותה בתוך גליון העבודה הראשון, החל מהתא הראשון.

  3. באמצעות לחצן העכבר הימני על לשונית הגיליון, לחץ על שנה שם ולאחר שם גליון העבודה עובדים.

  4. שמור את קובץ הגיליון האלקטרוני למיקום נוח ועבור לשלבים הבאים.

ייבא את הטבלה לתוך Access

  1. במסד נתונים חדש או קיים:

    בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על Excel.

    - או -

    לחץ על עוד, ולאחר מכן בחר תוכנית גיליון אלקטרוני מהרשימה.

    תיבת הדו-שיח קבל נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של שם התוכנית.

  2. לחץ על עיון, פתח קובץ הגיליון האלקטרוני שיצרת בשלבים הקודמים ולאחר מכן לחץ על אישור.

    אשף ייבוא הגיליון האלקטרוני יופעל.

  3. כברירת מחדל, האשף בוחר גליון העבודה הראשון בחוברת העבודה (עובדים, אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם), ונתונים מגליון העבודה מופיעים במקטע התחתון של המסך. לחץ על הבא.

  4. לחץ על השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. באופן אופציונלי, השתמש בתיבות הטקסט וברשימות תחת אפשרויות שדה כדי לשנות שמות שדות וסוגי נתונים או כדי להשמיט שדות מתהליך הייבוא. אחרת, לחץ על הבא.

    אם תשתמש בטבלה לדוגמה שלעיל, לא תצטרך לבצע שינויים בשלב זה.

  6. השאר את האפשרות אפשר ל- Access להוסיף מפתח ראשי מסומנת, ולחץ על הבא.

  7. כברירת מחדל, Access מחיל את שם גליון העבודה על הטבלה החדשה שלך. קבל את השם או הזן שם אחר ולאחר מכן לחץ על סיום.

הערה: אם אין לך תוכנית גיליון אלקטרוני, באפשרותך להעתיק את הנתונים לדוגמה לעורך טקסט, כגון פנקס הרשימות. לקבלת מידע נוסף אודות ייבוא נתוני טקסט, עיין במאמר ייבוא או קישור לנתונים בקובץ טקסט.

יצירת שאילתת ערכים עליונים בסיסית

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

    תיבת הדו-שיח הצגת טבלה מופיעה.

  2. בתיבת הדו-שיח, לחץ על הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה, לחץ על הוסף כדי למקם את הטבלה במקטע העליון של המעצב ולאחר מכן לחץ על סגור.

    -לחלופין-

    לחץ פעמיים על הטבלה ולאחר מכן לחץ על סגור.

    אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה, הוסף את הטבלה Employees לשאילתה.

  3. הוסף את השדות שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה שלך לרשת העיצוב. כל שדה, לחץ פעמיים או לגרור ולשחרר כל שדה בתא ריק בשורה שדה.

    אם אתה משתמש הטבלה לדוגמה, הוסף את השדות שם פרטי, שם המשפחה ותאריך הלידה.

  4. בשדה המכיל את הערכים העליונים או התחתונים שלך (שדה תאריך הלידה, אם אתה משתמש בהטבלה לדוגמה), לחץ על השורה מיון ובחר בסדר עולה או סדר יורד.

    מיון בסדר יורד מחזירה את התאריך העדכני ביותר, ומחזירה סדר מיון בסדר עולה התאריך המוקדם ביותר.

    חשוב: עליך להגדיר ערך בשורה מיין רק עבור השדות המכילים את התאריכים שלך. אם תציין סדר מיון עבור שדה אחר, השאילתה לא תחזיר את התוצאות שהרצויות.

  5. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליונים ), ולאחר מכן הזן את מספר הרשומות שברצונך להציג, או בחר אפשרות מהרשימה.

  6. לחץ על הפעל תמונת לחצן כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

  7. שמור את השאילתה והשאר אותה פתוחה לשימוש בשלבים הבאים.

באפשרותך לראות כי סוג זה של שאילתת ערכים עליונים אפשרות לענות על שאלות בסיסיות, כגון מיהו הישן ביותר או הצעיר בחברה. השלבים הבאים מסבירים כיצד להשתמש בביטויים וקריטריונים אחרים כדי להוסיף power ואת הגמישות לשאילתה. הקריטריונים המוצגים בשלב הבא להחזיר את ימי הולדת של עובדים שלוש בשלב הבא.

הוספת קריטריונים לשאילתה

הערה: השלבים הבאים מבוססים על ההנחה תשתמש השאילתה המתואר בסעיף הקודם.

  1. העבר את השאילתה שיצרת בשלבים הקודמים לתצוגת עיצוב.

  2. ברשת עיצוב השאילתה, בעמודה משמאל לעמודת תאריך הלידה, העתק והדבק או הקלד את הביטוי הבא: Expr1: DatePart ("m", [תאריך הלידה]). לאחר מכן לחץ על הפעל.

    הפונקציה DatePart מחלצת את חלק החודש של שדה תאריך הלידה.

  3. עבור לתצוגת עיצוב.

  4. משמאל לביטוי הראשון שלך, הדבק או הקלד את הביטוי הבא: Expr2: DatePart ("d", [תאריך הלידה]). לאחר מכן לחץ על הפעל.

    במקרה זה, הפונקציה DatePart מחלצת חלק התאריך של שדה תאריך הלידה.

  5. עבור לתצוגת עיצוב.

  6. נקה תיבות הסימון בשורה הצג עבור כל אחד משני הביטויים שהזנת, לחץ על השורה מיין עבור כל ביטוי ולאחר מכן בחר סדר עולה.

  7. לחץ על הפעלה.

  8. באופן אופציונלי, באפשרותך לציין קריטריונים כדי להגביל את טווח השאילתה. בעת ציון קריטריונים, השאילתה ממיינת רק את הרשומות התואמות לקריטריונים, והוא מזהה את הערכים העליונים או התחתונים שדה מתוך בתוך הרשימה ממוינת.

    כדי להמשיך עם הנתונים לדוגמה, עבור לתצוגת עיצוב. לאחר מכן, בשורה קריטריונים של העמודה תאריך הלידה, הקלד את הביטוי הבא:

    Month ([תאריך לידה]) > Month(Date()) או Month ([תאריך לידה]) = Month(Date()) ו- Day ([תאריך לידה]) > Day(Date())

    ביטוי זה מבצע את הפעולות הבאות: Month ([תאריך לידה]) > חלק Month(Date()) בודק את תאריך הלידה של כל עובד כדי לראות אם הוא נכלל בחודש עתידי ואם כן, כולל רשומות אלה ב- query. Month ([תאריך לידה]) = Day([Birth Date]) ו- Month(Date()) > Day(Date()) חלק הביטוי בודק את תאריכי לידה המתרחשים בחודש הנוכחי כדי לראות אם יום ההולדת חל אחרי היום הנוכחי או. אם התנאי הוא true, הפונקציה כוללת רשומות אלה ב- query. לסיכום: ביטוי זה מתעלם מכל הרשומות שבו יום ההולדת חל בין ינואר 1 ואת התאריך בו אתה מפעיל את השאילתה שלך.

    כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים של קריטריוני שאילתות, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

  9. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליונים ), ולאחר מכן הזן את מספר הרשומות שברצונך להציג, או בחר אפשרות מהרשימה.

    כדי לראות את שלושת ימי ההולדת הקרובים, הקלד 3.

  10. לחץ על הפעל תמונת לחצן כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

אם אתה רואה יותר רשומות מכפי שציינת

אם הנתונים שלך מכילים מספר רשומות בעלות ערך תאריך, שאילתת הערכים העליונים שלך עשויה להחזיר נתונים רבים יותר שאתה מציין. לדוגמה, באפשרותך לעצב שאילתת ערכים עליונים כדי לאחזר את שלוש רשומות עובדים, אך השאילתה תחזיר ארבע רשומות כיוון "ווילסון" ו- "Edwards" לשתף יום הולדת, כמוצג בטבלה הבאה.

LastName

תאריך_לידה

Berka

9/26/1968.

Jackson

10/2/1970

Edwards

10/15/1965

Gonen

10/15/1969

אם אתה רואה פחות רשומות מכפי שציינת

נניח שעיצבת שאילתה כדי להחזיר את חמש רשומות העליונים או התחתונים בשדה, אך השאילתה מחזירה רק שלוש רשומות. בדרך כלל, תוכל לפתור בעיה מסוג זה על-ידי פתיחת השאילתה בתצוגת עיצוב וסקירה של השורה קריטריונים ברשת העיצוב של העמודות.

לקבלת מידע נוסף אודות קריטריונים, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

אם אתה רואה רשומות כפולות

אם שאילתת ערכים עליונים מחזירה כפילויות, הטבלאות המשמשות כבסיס מכילות רשומות כפולות, או רשומות נראות כפולות מכיוון שהשאילתה אינה כוללת את השדות העשויים להבדיל בין הרשומות. לדוגמה, הטבלה הבאה מציגה את התוצאות של שאילתה המחזירה את חמש ההזמנות שנשלחו לאחרונה, יחד עם שם המכירות מי הטיפול התנועה.

ShippedDate

Salesperson

11/12/2004

Freitag

11/12/2004

Cajhen

10/12/2004

גזית

10/12/2004

גזית

10/12/2004

Freitag

הרשומות השלישית והרביעית נראות כפולות, אך ניתן שהמכירות גזית הטיפול בשתי הזמנות שונות שנשלחו באותו יום.

בהתאם לדרישות שלך, באפשרותך לבצע אחת משתי פעולות כדי למנוע החזרת רשומות כפולות. באפשרותך לשנות את העיצוב של השאילתה כדי להוסיף שדות שיסייעו להבחין בין הרשומות, כגון השדות OrderID ו- CustomerID. לחלופין, אם מספיק לראות רק אחת מהרשומות הכפולות, באפשרותך להציג רשומות ייחודיות בלבד על-ידי הגדרת המאפיין ערכים ייחודיים של השאילתה ככן. כדי להגדיר מאפיין זה, בתצוגת עיצוב שאילתה, באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו באזור הריק בחצי העליון של מעצב השאילתה ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור. בגליון המאפיינים של השאילתה, אתר את המאפיין רשומות ייחודיות והגדר אותו ככן.

לקבלת מידע נוסף אודות טיפול ברשומות כפולות, עיין במאמר חיפוש, להסתיר, או סילוק של נתונים כפולים.

לראש הדף

חפש את התאריכים המאוחרים ביותר או המוקדמים ביותר עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות

השתמש בשאילתת סכומים כדי לחפש את התאריכים המוקדמים או העדכניים ביותר של רשומות הנכנסות לקבוצות או לקטגוריות. שאילתת סכומים היא שאילתת בחירה המשתמשת בפונקציות צבירה כגון Min, Max, Sum, פרטיושם משפחה כדי לחשב ערכים עבור שדה נתון.

השלבים בסעיף זה מבוססים על ההנחה כי שאתה מפעיל עסק להפקת אירועים — באפשרותך לטפל האחסון הזמני, תאורה, ו ובהיבטים אחרים של אירועים גדולים. בנוסף, האירועים שאתה מנהל משתייכות מספר קטגוריות, כגון מפעיל מוצר, ירידי רחוב מופעים. השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד להשיב על שאלה נפוצה: כאשר הוא האירוע הבא, לפי קטגוריה? במילים אחרות, כאשר הוא השקת המוצר הבאה, מתי ההופעה הבאה וכן הלאה.

בעודך ממשיך, זכור את הדברים הבאים: כברירת מחדל, הסוג של שאילתת הסכומים שתיצור כאן באפשרותך לכלול רק את השדה המכיל את נתוני קבוצה או קטגוריה ואת השדה המכיל את התאריכים. לא ניתן לכלול שדות אחרים המתארים את הפריטים בקטגוריה, כגון שמות לקוח או ספק. עם זאת, באפשרותך ליצור שאילתה שניה המשלבת את שאילתת הסכומים עם השדות המכילים נתונים תיאוריים. השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד לבצע משימה זו.

השלבים בסעיף זה מבוססים על ההנחה מהשימוש שלוש הטבלאות הבאות:

הטבלה סוגי אירוע   

מזהה סוג

סוגי אירוע

1

השקת מוצר

2

הפונקציה חברה

3

הפונקציה פרטית

4

גיוס תרומות

5

תערוכה

6

הרצאה

7

קונצרטים

8

להביא לתוצאות בלתי

9

יריד רחוב

הטבלה 'צרכנים'   

CustomerID

Company

איש קשר

1

גרפיקת Contoso, ltd.

נדב יונתן

2

צעצועי טיילספין

ענבר

3

פבריקם

הניג

4

צעצועי בשם

צבי עמיתי

5

A. פרט

רוברט פרהם

6

Adventure Works

ברק שי

7

המכון לעיצוב

סיגל סיון-ידוב

8

בית הספר של אמנותי

טלי רוט

הטבלה Events   

EventID

סוגי אירוע

לקוח

תאריך אירוע

מחיר

1

השקת מוצר

קונטוסו בע”מ

4/14/2003

$10,000

2

הפונקציה חברה

צעצועי טיילספין

4/21/2003

₪8,000

3

תערוכה

צעצועי טיילספין

5/1/2003

$25,000

4

להביא לתוצאות בלתי

המכון לעיצוב גרפי

5/13/2003

₪4,500

5

תערוכה

קונטוסו בע”מ

5/14/2003

$55,000

6

קונצרטים

בית הספר של אמנותי

5/23/2003

$12,000

7

השקת מוצר

A. פרט

6/1/2003

₪15,000

8

השקת מוצר

צעצועי בשם

18/6/2003

$21,000

9

גיוס תרומות

Adventure Works

6/22/2003

$1,300

10

הרצאה

המכון לעיצוב גרפי

6/25/2003

$2,450

11

הרצאה

קונטוסו בע”מ

7/4/2003

$3,800

12

יריד רחוב

המכון לעיצוב גרפי

7/4/2003

$5,500

הערה: השלבים בסעיף זה מבוססים על ההנחה אשר Customers ו- Event Type טבלאות נמצאות בצד ה"יחיד" של קשרי גומלין של יחיד-לרבים עם הטבלה Events. במקרה זה, הטבלה Events משתף את השדות CustomerID מזהה סוג. הסכומים הכוללים שאילתות המתוארות בסעיפים הבאים לא יפעלו ללא קשרי גומלין אלה.

כיצד ניתן להוסיף נתונים אלה למסד נתונים?

כדי להוסיף טבלאות דוגמה אלה למסד נתונים, באפשרותך בצע את השלבים בסעיף הקודם, חיפוש רשומות עם ערכים עליונים או תחתונים, אך עם כמה חריגים:

  • בעת העתקת הטבלאות סוגי אירועים ולקוחות ל- Excel, אל תעתיק את העמודות מזהה סוג ו- CustomerID. Access יוסיף עבורך ערכי מפתח ראשי עבורך בעת ייבוא גליונות העבודה; אשר חוסך חלק זמן מה.

  • לאחר ייבוא הטבלאות, עליך לפתוח את הטבלה Events בתצוגת עיצוב והמר העמודות Event Type ו- Customer לשדות בדיקת מידע. לכן, לחץ על העמודה סוג נתונים עבור כל שדה, ולאחר מכן לחץ על אשף בדיקת המידע.

    כחלק יצירת שדות בדיקת מידע, Access מחליף את ערכי הטקסט בעמודות Event Type ו- Customer בערכים מספריים מטבלאות המקור.

    לקבלת מידע נוסף אודות יצירה ושימוש בשדות בדיקת מידע, עיין במאמרים שימוש ברשימה המאחסנת ערכים מרוביםומדריך לשדות בעלי ערכים מרובים. שני המאמרים מסבירים כיצד ליצור סוג של שדה בדיקת מידע המאפשר לך לבחור ערכים מרובים עבור שדה נתון, ואף מסבירים כיצד ליצור רשימות בדיקת מידע.

יצירת שאילתת סכומים

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

    תיבת הדו-שיח הצגת טבלה מופיעה.

  2. בתיבת הדו-שיח, בחר את הטבלאות שברצונך לעבוד עם, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור כשתסיים להוסיף את הטבלאות.

    -לחלופין-

    לחץ פעמיים על הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על סגור. כל טבלה מופיעה במקטע העליון של מעצב השאילתות.

    אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה המופיעות לעיל, הוסף את הטבלאות אירועים וסוגי האירוע.

  3. לחץ פעמיים על שדות הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה שלך. ודא שאתה מוסיף רק את השדות קבוצה או קטגוריה ואת ערך השדה לשאילתה בשלב זה.

    אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה הרשומים בטבלאות הקודמת שלושה, הוסף את השדה סוג אירוע מהטבלה סוג אירוע, או שדה התאריך אירוע מתוך הטבלה Events.

  4. באופן אופציונלי, באפשרותך לציין בקריטריונים מגביל את טווח השאילתה. רק רשומות שעונות על הקריטריונים ממוינים ולאחר יזוהו על-ידי ערכי השדה העליונים והתחתונים בתוך הרשימה הממוינת.

    לדוגמה, אם ברצונך לחזור אירועים בקטגוריה הפונקציה פרטית, הקלדת ביטוי זה בשורה קריטריונים של העמודה סוג אירוע: <> "אירוע פרטי".

    כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים של קריטריוני שאילתות, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

  5. המרת השאילתה לשאילתת סכומים על-ידי ביצוע הפעולות הבאות:

    בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הצגה/הסתרה, לחץ על סכומים.

    מופיעה השורה סכומים ברשת העיצוב.

  6. ודא כי השורה סכומים בכל שדה של קבוצה או קטגוריה מוגדר לקבץ לפי ולאחר מכן הגדר את השורה סכומים של שדה הערך (השדה בעל הערכים העליונים או התחתונים) ל- Max או Min.

    Max מחזירה את הערך הגדול ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה המאוחר ביותר בשדה תאריך/שעה. Min מחזירה את הערך הקטן ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה המוקדם ביותר בשדה תאריך/שעה.

  7. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליונים ), ולאחר מכן הזן את מספר הרשומות שברצונך להציג, או בחר אפשרות מהרשימה.

    במקרה זה, בחר הכל ולאחר מכן לחץ על הפעל כדי להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

    הערה: בהתאם הפונקציה שבחרת בשלב 6, Access משנה את שם השדה ערך בשאילתה MaxOfFieldName או MinOfFieldName. אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, Access משנה את שם השדה MaxOfEvent תאריך או MinOfEvent תאריך.

  8. שמור את השאילתה ועבור לשלבים הבאים.

תוצאות השאילתה לא יציג שמות מוצרים או כל מידע אחר אודות המוצרים. כדי לראות נתונים נוספים אלה, עליך ליצור שאילתה שניה המשלבת את השאילתה שיצרת זה עתה. השלבים הבאים מסבירים כיצד לעשות זאת.

יצירת שאילתה שניה כדי להוסיף נתונים

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

  2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, לחץ על הכרטיסיה שאילתות ולאחר מכן לחץ פעמיים על שאילתת סכומים שיצרת בסעיף הקודם.

  3. לחץ על הכרטיסיה טבלאות והוסף את הטבלאות בהן השתמשת בשאילתת הסכומים, וכן להוסיף גם את כל הטבלאות המכילות נתונים קשורים אחרים. אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה שלוש הקודמת, הוסף את הטבלאות סוג האירוע, האירוע ולקוחות לשאילתה החדשה שלך.

  4. צרף את השדות בשאילתה סכומים לשדות התואמים להם בטבלאות האב. לשם כך, גרור כל שדה בשאילתת סכומים אל השדה המתאים בטבלה.

    אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה מתוך שלוש הטבלאות, גרור את העמודה סוג אירוע בשאילתה סכומים אל השדה סוג אירוע בטבלה סוג האירוע. לאחר מכן גרור את עמודת התאריך MaxOfEvent בשאילתה סכומים לשדה תאריך אירוע בטבלה Events. יצירת צירופים אלה מאפשרת לשאילתת הבחירה החדשה שלך לשלב יחד את הנתונים בשאילתה סכומים ואת הנתונים בטבלאות האחרות.

  5. הוסף את השדות הנוספים תיאורי הטבלאות האחרות בשאילתה.

    אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה מתוך שלוש הטבלאות, באפשרותך להוסיף את השדות החברה והקשר מטבלת הלקוחות.

  6. באופן אופציונלי, ציין סדר מיון עבור אחד או יותר של העמודות. לדוגמה, כדי לפרט את הקטגוריות בסדר אלפביתי, הגדר את השורה מיין של העמודה סוג אירועלפי סדר עולה.

  7. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

    תוצאות השאילתה מוצגות בתצוגת גליון נתונים.

עצה    אם אינך מעוניין שכותרת עמודת המחיר תופיע כ- maxof מחיר או minof מחיר, פתח את השאילתה בתצוגת עיצוב והקלד, בעמודה מחיר ברשת, מחיר: maxof מחיר או מחיר: minof מחיר. Price יופיע ככותרת העמודה בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

חפש את הפריט האחרון ואת התאריכים המוקדם ביותר

באפשרותך לחזור שאילתות שיצרת מוקדם יותר במאמר זה העליון או התחתון ערכים, אך לא את שניהם. אם ברצונך לראות את שתי קבוצות הערכים בתצוגה אחת, עליך ליצור שתי שאילתות — אחת שתאחזר את הערכים העליונים ושניה שתאחזר את הערכים התחתונים — ולאחר מכן למזג ולאחסן את התוצאות בטבלה אחת.

התהליך לחיפוש ערכים עליונים ותחתונים והצגה של נתונים אלה בטבלה מתבצע באופן כללי בשלבים הבאים:

  • יצירה של הערכים העליונים והתחתונים של ערכי שאילתה או, אם עליך לקבץ את הנתונים שלך, צור שאילתות סכומים המשתמשות בפונקציות Min ו- Max .

  • המר את הערכים העליונים שאילתה (או את שאילתת סכומים Max) לשאילתת יצירת טבלה וצור טבלה חדשה.

  • המרת שאילתת הערכים העליונים שלך (או את שאילתת סכומים Min) לשאילתת הוספה והוסף את הרשומות לטבלת הערכים העליונים שלך.

    השלבים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד לעשות זאת.

    יצירת שאילתות

    1. יצירת שאילתות הערכים העליונים והתחתונים.

      לקבלת השלבים הדרושים ליצירת שאילתת ערכים עליונים או תחתונים, ראה חיפוש התאריך המאוחר ביותר או המוקדמים ביותר, מוקדם יותר במאמר זה. אם עליך לקבץ את הרשומות לפי קטגוריה, ראה איתור את התאריכים המאוחרים ביותר או המוקדמים ביותר עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות, מוקדם יותר במאמר זה.

      אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה מתוך המקטע האחרון, השתמש רק את הנתונים בטבלה Events. שימוש בשדות סוג אירוע, הלקוח ותאריך אירוע מתוך הטבלה Events בשאילתות שני.

    2. שמור כל שאילתה בשם בעל משמעות, כגון Top Value ו- Bottom Value והשאר אותן פתוחות לשימוש בשלבים הבאים.

הפוך את יצירת טבלה שאילתה

  1. עם הערכים העליונים שלך פתיחת השאילתה בתצוגת עיצוב:

    בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על צור טבלה.

    תיבת הדו-שיח יצירת טבלה מופיעה.

  2. בתיבה שם טבלה, הקלד שם עבור הטבלה שתאחסן את הרשומות העליונות והתחתונות. לדוגמה, הקלד העליון ובחלק התחתון רשומותולאחר מכן לחץ על אישור.

    בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה יוצרת טבלה ומחליף את הערך העליון עם הנתונים הנוכחיים.

  3. שמור וסגור את השאילתה.

יצירת שאילתת הוספה

  1. באמצעות שאילתת הערכים התחתונים שלך בתצוגת עיצוב:

    בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על הוסף.

  2. תיבת הדו-שיח הוספה מופיעה.

  3. הקלד את אותו שם שהקלדת בתיבת הדו-שיח יצירת טבלה.

    לדוגמה, הקלד העליון ובחלק התחתון רשומותולאחר מכן לחץ על אישור. בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה מוסיפה את הרשומות לטבלה העליון ובחלק התחתון רשומות.

  4. שמור וסגור את השאילתה.

הפעל את השאילתות

  • כעת אתה מוכן להפעיל את שתי השאילתות. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על שאילתת הערכים העליונים ולחץ על כן כאשר תתבקש על-ידי Access. לאחר מכן לחץ פעמיים על שאילתת הערך התחתון ולחץ על כן כאשר תתבקש על-ידי Access.

  • פתח את הטבלה העליון ובחלק התחתון רשומות בתצוגת גליון נתונים.

חשוב: אם אתה מנסה להפעיל את יצירת טבלה או שאילתות הוספה ונראה שלא מתרחש דבר, בדוק אם בשורת המצב Access את ההודעה הבאה:

הפעולה או האירוע נחסמו על-ידי מצב לא זמין.

אם אתה רואה הודעה זו, בצע את השלבים הבאים:

  • אם כבר אינו גלוי, הצג את סרגל ההודעות. לשם כך, בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על סרגל ההודעות.

  • בסרגל ההודעות, לחץ על אפשרויות.

    תיבת הדו-שיח ׳אפשרויות אבטחה׳ של Microsoft Office מופיעה.

  • בחר באפשרות הפוך תוכן זה לזמין ולאחר מכן לחץ על אישור.

  • הפעל את השאילתה שוב.

לקבלת מידע נוסף אודות מצב לא זמין ואבטחה Access, עיין במאמר אבטחת מסד נתונים של Access 2007.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×