חיפוש הרשומות הכוללות את הערכים העליונים או התחתונים בקבוצה או בשדה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

מאמר זה מסביר כיצד להשתמש בשאילתת ערכים עליונים כדי לחפש את הערכים הגבוהים או הנמוכים ביותר בקבוצת רשומות. השתמש בשאילתות ערכים עליונים כדי לענות על מגוון שאלות עסקיות, כגון אילו מוצרים מוכר היטב ובצע שבו לא.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הבנת שאילתות ערך עליון

חיפוש הרשומות המכילות את הערכים העליונים או התחתונים

חיפוש הערכים העליונים או התחתונים עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות

חיפוש הרשומות המכילות את הערכים העליונים או התחתונים

הבנת שאילתות ערך עליון

השתמש בשאילתת ערך עליון כאשר עליך לחפש רשומות המכילות את הערכים העליונים או התחתונים בשדה טבלה. באפשרותך להשתמש בשאילתת ערכים עליונים כדי לענות את הסוגים הבאים של שאלות.

  • איזה הוא המוצר ביותר או הכי פחות יקר?

  • אילו שלושה עובדים יש את ימי הולדת הבא?

  • אילו חטיבות ייצרו את המכירות הגדולות או הקטנות בשנה הנוכחית?

  • אילו מוצרים לתפוס העליון או התחתון חמש אחוז מכירות?

  • אילו מוצרים בכל אחת מקטגוריות המוצרים לתפוס העליון או התחתון חמש אחוז מכירות?

בקצרה, שאילתת ערכים עליונים ממיינת ולאחר מכן מסננת את הנתונים שלך כדי להחזיר את הערכים העליונים או התחתונים בשדה. באפשרותך להשתמש של שאילתות ערכים עליונים כדי לחפש מספריים (כולל שער), ערכי תאריך.

תהליך יצירת שאילתת ערכים עליונים מתבצע באופן כללי בשלבים הבאים:

  • צור שאילתת בחירה או שאילתת סכומים.

    השתמש בשאילתת בחירה כדי למצוא את הערכים העליונים או התחתונים בטבלה. השתמש בשאילתת סכומים כדי למצוא את הערכים העליונים או התחתונים בקטגוריות אחד או יותר. לדוגמה, אם ברצונך להשיב על שאלה כגון "מהו ביותר או הכי פחות יקר מוצר", התחל על-ידי יצירת שאילתת בחירה. כדי להשיב על שאלה כגון "אילו מוצרים בכל אחת מקטגוריות המוצרים שלנו לתפוס העליון או התחתון חמש אחוז מכירות," השתמש שאילתת סכומים. כמו כן, באפשרותך להשתמש משני סוגי השאילתה כדי לחפש את הערכים העליונים והתחתונים גם בקבוצת רשומות או ברשומות הנכללות בקטגוריות.

  • החל סדר מיון על השאילתה.

  • החל קריטריונים נוספים על השאילתה.

  • ציין את מספר הרשומות שברצונך שהשאילתה תחזיר. באפשרותך לציין אחוזים, כגון 5 האחוזים העליונים של ערכים בשדה, או באפשרותך לציין מספר קבוע, כגון 10 הערכים העליונים בשדה.

בחירה בין שאילתת ערכים עליונים מסנן

כדי לקבוע אם עליך ליצור שאילתת ערכים עליונים או להחיל מסנן, שקול את הנקודות הבאות:

  • אם ברצונך להחזיר את הרשומות המכילות את הערכים הגבוהים או הנמוכים ביותר בשדה, אינך יודע המדויק העליון או התחתון של ערכי שדות (או שהם אינם חשובים), צור שאילתת ערכים עליונים.

  • אם ברצונך להחזיר את כל הרשומות שבהן תואמת הערך בשדה, או היא פעילה קטן או גדול מערך שבה אתה מעוניין, החל מסנן. לדוגמה, כדי לראות את המוצרים עם המחירים בין $50 ל- 100 דולר, החל מסנן. איור זה ממחיש את מסנן לדוגמה בתצוגת עיצוב שאילתה והתוצאות כזה יכול להפיק:

    מוצרים שעולים בין $50 ל- $100

    לקבלת מידע נוסף אודות יצירה ושימוש של מסננים, עיין במאמר מסנן: הגבלת מספר הרשומות בתצוגה.

כללים עבור יצירה ושימוש של שאילתות ערכים עליונים

בעודך ממשיך, זכור כי, ללא קשר לסוג השאילתה (שאילתת בחירה או שאילתת סכומים), עליך להשתמש בשדות המכילים נתונים תיאוריים, כגון עובד או שמות מוצרים, ושדה המכיל את הערכים העליונים או התחתונים שברצונך לאתר, כגון מחיר או שדה תאריך. באפשרותך להשתמש בשדה נתונים ליותר מרשומה אחת ו-, אם תשתמש שאילתת סכומים, שדות הנתונים בדרך כלל יש לכלול מידע קטגוריה, כגון שדה עיר או מדינה/אזור. באפשרותך להשמיט נתוני קטגוריה רק בעת יצירת שאילתת סכומים שבו פועלת כנגד כל הרשומות, כגון "הצג את חמשת האחוזים העליונים של ההזמנות ביותר יקר." כמו כן, באפשרותך להשתמש כדי לחפש את הערכים העליונים והתחתונים בקבוצת רשומות או ברשומות הנכללות בקטגוריות בחירה או שאילתת סכומים. לקבלת מידע נוסף אודות ביצוע פעולה זו, עיין בסעיף חיפוש הערכים העליונים או התחתונים עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות, בהמשך מאמר זה.

חיפוש הרשומות המכילות את הערכים העליונים או התחתונים

השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד ליצור שאילתת ערכים עליונים בסיסית ושאילתה מתקדמת יותר. השלבים הראשונים מדגימים את החלקים הבסיסיים של שאילתת ערכים עליונים, בעוד המקטע השני מסביר כיצד למצוא הבא כמה ימי הולדת של עובדים. השלבים משתמשים בטבלה לדוגמה שלהלן:

שם משפחה

שם פרטי

כתובת

עיר

מדינה/אזור

תאריך לידה

תאריך תחילת עבודה

Barnhill

Josh

רח' שלומציון 1

תל אביב

USA

05-פברואר-1968

10-יוני-1994

דוד

ממן

רח' האורגים 3

ירושלים

USA

22‏-מאי-1957

22‏-נובמבר-1996

אורי

שליט

שד' הבוטנים 18 א'

חיפה

USA

11-נובמבר-1960

11-מרץ-2000

אור-זך

יוסף

דרך קונטוסו 123

גבעת עדה

UK

22-מרץ-1964

22-יוני-1998

חפץ

עוזי

האצל 3

קרית שמונה

מקסיקו

05-יוני-1972

05-ינואר-2002

שחף וינר

-איתן

חורב 22 ב'

חיפה

USA

23-ינואר-1970

23-אפריל-1999

Riley

Steve

רח' לוי אשכול 19

אור יהודה

USA

14-אפריל-1964

14-אוקטובר-2004

בירבקי

דנה

ויצמן 10

דימונה

USA

29-אוקטובר-1959

29-מרץ-1997

אור-זך

יוסף

דרך קונטוסו 123

גבעת עדה

UK

22-מרץ-1964

20-יוני-1998

אם תרצה, באפשרותך להזין את הנתונים בטבלה לדוגמה זו באופן ידני, או שתוכל להעתיק טבלה זו לתוכנית גיליון אלקטרוני, כגון Microsoft Office Excel 2007, ולאחר מכן לייבא את גליון העבודה שנוצר לתוך טבלה ב- Microsoft Office Access 2007.

הראה לי כיצד

הזנת הנתונים לדוגמה באופן ידני

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה.

Office Access 2007 מוסיף טבלה חדשה וריקה למסד הנתונים שלך.

הערה: לא שעליך לבצע שלב זה אם תפתח מסד נתונים חדש וריק, אך תצטרך לבצע אותו בכל פעם שיהיה עליך להוסיף טבלה למסד הנתונים.

  1. לחץ פעמיים על התא הראשון בשורת הכותרת והקלד את שם השדה בטבלה לדוגמה.
    כברירת מחדל, Access מציין שדות ריקים בשורת הכותרת באמצעות הטקסט הוסף שדה חדש, כך:
    שדה חדש בגליון נתונים

  2. השתמש במקשי החצים כדי לעבור לתא הכותרת הריק הבא ולאחר מכן הקלד את שם השדה השני (באפשרותך גם להקיש TAB או לחץ פעמיים על התא החדש). חזור על שלב זה עד שתזין את כל שמות השדות.

  3. הזן את הנתונים בטבלה לדוגמה.
    בעת הזנת הנתונים, Access משלים סוג נתונים עבור כל שדה. אם אתה משתמש חדש ב- מסדי נתונים יחסיים, תוכל להגדיר סוג נתונים מסוים, כגון מספר, טקסט או תאריך/שעה, עבור כל אחד מהשדות בטבלאות שלך. הגדרת סוגי נתונים מסייעת להבטיח הזנת נתונים נכונה ומסייעת במניעת טעויות, כגון שימוש במספר טלפון בחישוב. עבור הטבלאות לדוגמה אלה, עליך לאפשר ל- Access לשייך את סוג הנתונים.

  4. לאחר שתסיים להזין את הנתונים, לחץ על שמור
    קיצור מקשים להקיש CTRL + S
    מופיעה תיבת הדו-שיח שמירה בשם.

  5. בתיבה שם טבלה, הזן את השם של הטבלה לדוגמה ולאחר מכן לחץ על אישור.
    תשתמש בשם של כל טבלה לדוגמה מאחר השאילתות בסעיפים ' כיצד לבצע ' משתמשות בשמות אלה.

  6. חזור על שלבים אלה עד שתיצור כל אחת מהטבלאות לדוגמה המפורטות בתחילת סעיף זה.

העתק את הטבלה לתוכנית גיליון אלקטרוני

  1. הפעל את תוכנית גיליון אלקטרוני ויוצר קובץ חדש וריק. אם אתה משתמש ב- Excel, חוברת עבודה חדשה וריקה נוצרת כברירת מחדל.

  2. העתק את הטבלה לדוגמה שסופקה בסעיף הקודם והדבק אותה בתוך גליון העבודה הראשון, החל מהתא הראשון.

  3. באמצעות שיטה את שסופקה על-ידי תוכנית הגיליון האלקטרוני, שם גליון העבודה עובדים.

  4. שמור את קובץ הגיליון האלקטרוני למיקום נוח ועבור לשלבים הבאים.

ייבא את הטבלה לתוך Access

  1. במסד נתונים חדש או קיים:
    בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על Excel.
    - או -
    לחץ על עוד ולאחר מכן בחר תוכנית גיליון אלקטרוני מתוך הרשימה.
    מופיעה תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של שם תוכנית.

  2. לחץ על עיון, פתח את קובץ הגיליון האלקטרוני שיצרת בשלבים הקודמים ולאחר מכן לחץ על אישור.
    הפעלת אשף ייבוא גיליון אלקטרוני.

  3. כברירת מחדל, האשף בוחר גליון העבודה הראשון בחוברת העבודה (עובדים, אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם), ונתונים מגליון העבודה מופיעים במקטע התחתון של דף האשף. לחץ על הבא.

  4. בעמוד הבא של האשף, לחץ על השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות ולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. לחלופין, בעמוד הבא של האשף, השתמש בתיבות הטקסט וברשימות תחת אפשרויות שדה כדי לשנות שמות שדות וסוגי נתונים או כדי להשמיט שדות מפעולת הייבוא. אחרת, לחץ על הבא.

  6. השאר את האפשרות אפשר ל- Access להוסיף מפתח ראשי מסומנת, ולחץ על הבא.

  7. כברירת מחדל, Access מחיל את שם גליון העבודה על הטבלה החדשה שלך. קבל את השם או הזן שם אחר ולאחר מכן לחץ על סיום.

הערה: אם אין לך תוכנית גיליון אלקטרוני, באפשרותך להעתיק את הנתונים לדוגמה לעורך טקסט, כגון פנקס הרשימות. לקבלת מידע נוסף אודות ייבוא נתוני טקסט, עיין במאמר ייבוא או קישור לנתונים בקובץ טקסט.

יצירת שאילתת ערכים עליונים בסיסית

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

  2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, לחץ על הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה, לחץ על הוסף כדי למקם את הטבלה ברשת העיצוב ולאחר מכן לחץ על סגור.
    - או -
    לחץ פעמיים על הטבלה.
    אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה, הוסף את הטבלה Employees לשאילתה.

  3. הוסף את השדות שבהם ברצונך להשתמש בשאילתה שלך לרשת העיצוב. כל שדה, לחץ פעמיים או לגרור ולשחרר כל שדה בתא ריק בשורה שדה.
    אם אתה משתמש הטבלה לדוגמה, הוסף את השדות שם פרטי, שם המשפחה ותאריך הלידה.

  4. בשדה המכיל את הערכים העליונים או התחתונים שלך (שדה תאריך הלידה, אם אתה משתמש בהטבלה לדוגמה), לחץ על השורה מיון ובחר בסדר עולה או סדר יורד.
    אם שדה הערכים שלך מכיל מספרים, כגון מחירים או נתוני מכירות, סדר המיון סדר עולה מחזירה את הערכים הנמוכים ביותר והחזרת המיון סדר יורד את הערכים הגבוהים ביותר. אם שדה הערכים שלך מכיל תאריכים, סדר מיון יורד מחזירה את התאריך העדכני ביותר, בעוד שסדר עולה יחזיר את התאריך המוקדם ביותר.

    חשוב: עליך להגדיר את השורה מיוןבסדר עולה או סדר יורד רק עבור השדות המכילים את הערכים העליונים או התחתונים. אם תציין סדר מיון עבור שדה אחר מלבד השדה המכיל את הערכים העליונים או התחתונים שלך — לדוגמה, ProductName במקום מחיר — השאילתה לא תחזיר את התוצאות הרצויות.

  5. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליונים ), ולאחר מכן הזן את מספר או אחוז הרשומות שברצונך להציג, או בחר אפשרות מהרשימה.

  6. לחץ על הפעל תמונת לחצן כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

  7. שמור את השאילתה והשאר אותה פתוחה לשימוש בשלבים הבאים.

באפשרותך לראות כי סוג זה של שאילתת ערכים עליונים אפשרות לענות על שאלות בסיסיות, כגון מיהו הישן ביותר או הצעיר בחברה. השלבים הבאים מסבירים כיצד להשתמש בביטויים וקריטריונים אחרים כדי להוסיף power ואת הגמישות לשאילתה. הקריטריונים המוצגים בשלב הבא להחזיר את ימי הולדת של עובדים שלוש בשלב הבא.

הוסף קריטריונים לשאילתה

הערה: השלבים הבאים מבוססים על ההנחה תשתמש השאילתה המתואר בסעיף הקודם.

  1. פתח את השאילתה שיצרת בשלבים הקודמים, בתצוגת עיצוב.

  2. ברשת עיצוב השאילתה, בעמודה משמאל לעמודת תאריך הלידה, העתק והדבק או הקלד את הביטוי Expr1: DatePart("m", [תאריך הלידה]). הפונקציה DatePart מחלצת את חלק החודש של הערך בשדה תאריך הלידה.

  3. משמאל לעמודה המכילה את הביטוי שלך, העתק והדבק או הקלד את הביטוי Expr2: DatePart("d", [תאריך הלידה]). במקרה זה, הפונקציה DatePart מחלצת את חלק היום של הערך בשדה תאריך הלידה.

  4. נקה את תיבות הסימון בשורה הצג עבור כל ביטוי ולאחר מכן לחץ על התא עבור כל ביטוי ובחר סדר עולה.

  5. באופן אופציונלי, באפשרותך לציין קריטריונים כדי להגביל את טווח השאילתה. בעת ציון קריטריונים, השאילתה ממיינת רק את הרשומות התואמות לקריטריונים, והוא מזהה את הערכים העליונים או התחתונים שדה מתוך בתוך הרשימה ממוינת.
    כדי להמשיך עם הנתונים לדוגמה, בשורה קריטריונים של שדה תאריך הלידה, הקלד או העתק והדבק ביטוי זה:

    Month ([תאריך לידה]) > Month(Date()) או Month ([תאריך לידה]) = Month(Date()) ו- Day ([תאריך לידה]) > Day(Date())

    ביטוי זה מבצע את הפעולות הבאות: Month ([BirthDate]) > Month(Date()) חלק בודק את תאריך הלידה של כל עובד כדי לראות אם הוא נכלל בחודש עתידי ואם כן, כולל רשומות אלה ב- query. Month ([BirthDate]) = Day([BirthDate]) ו- Month(Date()) > Day(Date()) חלק הביטוי בודק את תאריכי לידה המתרחשים בחודש הנוכחי כדי לראות אם תאריך הלידה מתרחש או לאחר התאריך הנוכחי. אם התנאי הוא true, הפונקציה כוללת רשומות אלו בתוצאות השאילתה. לסיכום, ביטוי זה מתעלם מכל הרשומות שבו תאריך הלידה מתרחש בין ינואר 1 ואת התאריך בו אתה מפעיל את השאילתה שלך.

    כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים של קריטריוני שאילתות, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

  6. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ החץ למטה לצד הכל (הרשימה ערכים עליונים ), ולאחר מכן הזן את מספר או אחוז הרשומות שברצונך להציג, או בחר אפשרות מהרשימה.

  7. לחץ על הפעל תמונת לחצן כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

אם השאילתה שלך מחזירה רשומות רבות יותר מהצפוי

אם הנתונים שלך מכילים רשומות בעלות ערך תאריך, שאילתת הערכים העליונים שלך עשויה להחזיר נתונים רבים יותר מהצפוי. לדוגמה, באפשרותך לעצב שאילתת ערכים עליונים כדי לאחזר את שלוש רשומות עובדים, אך למעשה אתה רואה ארבעה מכיוון "Wilson" ו- "Edwards" לשתף יום הולדת. סוג זה של שאילתה מחזיר את כל הערכים העליונים, אין זה משנה כמה רשומות הן בעלות ערכים אלה. כדי לא לכלול ערכים כפולים, באפשרותך להגדיר מאפיין בשם ערכים ייחודייםככן. לקבלת מידע אודות שימוש במאפיין זה, עיין בסעיף אם אתה רואה רשומות כפולות, בהמשך מאמר זה.

LastName

תאריך_לידה

Johnson

9/26/1968.

כספית

10/2/1970

Edwards

10/15/1965

Gonen

10/15/1969

אם השאילתה שלך מחזירה פחות רשומות מהצפוי

נניח שעיצבת שאילתה כדי לחזור למעלה או למטה חמש רשומות בשדה, אך אתה רואה רק שלוש הרשומות. בדרך כלל, תוכל לפתור בעיה מסוג זה על-ידי פתיחת השאילתה בתצוגת עיצוב וסקירה של השורה קריטריונים ברשת עיצוב עבור הקריטריונים שבהם מגבילים יותר מאשר שהתכוונת. לקבלת מידע נוסף אודות קריטריונים, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

אם אתה רואה רשומות כפולות

אם שאילתת ערכים עליונים מחזירה כפילויות, הטבלאות המשמשות כבסיס מכילות רשומות כפולות, או רשומות נראות כפולות מכיוון שהשאילתה אינה כוללת את השדות העשויים להבדיל בין הרשומות. לדוגמה, הנה שאילתה המציגה חמש ההזמנות אשר שנשלחו לאחרונה, יחד עם שם המכירות מי טופלו התנועה.

תאריך משלוח

איש מכירות

11/12/2004

Fontana

11/12/2004

Moreno

10/12/2004

אלמוזנינו

10/12/2004

אלמוזנינו

10/12/2004

Fontana

הרשומות השלישית והרביעית נראות כפולות, אך אולי מכיוון הטיפול אלמוזנינו המכירות בשתי הזמנות שונות שנשלחו באותו יום.

בהתאם לדרישות שלך, באפשרותך לבצע אחת משתי פעולות כדי למנוע החזרת רשומות כפולות. באפשרותך לשנות את העיצוב של השאילתה כדי להוסיף שדות שיסייעו להבחין בין הרשומות, כגון השדות OrderID ו- CustomerID. לחלופין, אם מספיק לראות רק אחת מהרשומות הכפולות, באפשרותך להציג רשומות ייחודיות בלבד על-ידי הגדרת המאפיין ערכים ייחודיים של השאילתה ככן. כדי להגדיר מאפיין זה, בתצוגת עיצוב שאילתה, הקש F4 כדי להציג את גליון המאפיינים של השאילתה, אתר את המאפיין רשומות ייחודיות והגדר אותו ככן.

לקבלת מידע נוסף אודות טיפול ברשומות כפולות, עיין במאמר חיפוש, להסתיר, או סילוק של נתונים כפולים.

לראש הדף

חיפוש הערכים העליונים או התחתונים עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות

תמצא את הערכים העליונים או התחתונים עבור רשומות הנכללות בקבוצות על-ידי יצירת שאילתת סכומים. בעודך ממשיך, זכור כי, כברירת מחדל, שאילתת סכומים יכולים לכלול רק את השדה או השדות המכילים את נתוני הקבוצה שלך, כגון שדה "קטגוריות" ואת השדה המכיל את הערכים העליונים או התחתונים, כגון שדה "מחיר". שאילתות סכומים ניתן לכלול שדות אחרים המתארים את הפריטים בקטגוריה. עם זאת, באפשרותך ליצור שאילתה השניה הכוללת שדות משאילתת סכומים שלך, בנוסף לשדות מטבלאות אחרות המכילים נתונים תיאוריים.

לדוגמה, נניח שברשותך טבלת מוצרים, אתה מקצה כל מוצר לקטגוריה, כגון משחקי לוח, תשבצים, וכן הלאה. אם אתה יוצר שאילתת סכומים כדי לזהות את המוצר יקר ביותר בכל קטגוריה, השאילתה באפשרותך לכלול רק את השדה או השדות המכילים את נתוני הקטגוריה ואת השדה המכיל את נתוני המחיר. בדוגמה זו, מבוססים על ההנחה שדה בשם שם קטגוריה ושדה בשם Price. בעת הפעלת סוג זה של שאילתה, Access מוסיף "הצירוף MaxOf" או "MinOf" (בהתאם לפונקציה שתבחר) בתחילת שדה המחיר, כך:

שם קטגוריה

Maxof מחיר

משחקי לוח

$55.00

לפאזלים

$43.90

משחקי מחשב

$263.50

בובות

$81.00

...

...

הסכומים שלך query אינו יכול לכלול שדות אחרים, בדרך כלל שיעזרו לתאר את המוצר (ותהפוך להפוך וכך קל יותר להבין את הנתונים), כגון שמות מוצרים או שמות הספקים, כך:

שם קטגוריה

Maxof מחיר

שם מוצר

שם ספק

משחקי לוח

$55.000

הנאה רבה עם C++

פרוזוור

לפאזלים

$43.90

דיאגרמת מסד נתונים יחסי

תלתן

משחקי מחשב

$263.50

מכורים ויצורים מיתיים

ליטוור

בובות

$81.00

מתכנת-דמות פעולה

Contoso, Ltd.

...

...

...

...

אם ברצונך לראות נתונים תיאוריים, באפשרותך ליצור שאילתת בחירה נוספת המשלבת את השדות בשאילתת הסכומים עם שדות נתונים נוספים.

השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד ליצור שאילתת סכומים ובחר באפשרות שאילתה הצורך לזיהוי המוצרים יקר ביותר בכל קבוצה של קטגוריות. השלבים נעשה השימוש בטבלאות לדוגמה הבאות:

בטבלה ' קטגוריות '

CategoryID

שם קטגוריה

תיאור

1

משחקי לוח

כל גילאים ורמות כישורים

2

לפאזלים

Jigsaw, תשבצי מילים, צעצועי פאזל

3

משחקי מחשב

כל מסופי ורמות כישורים

4

בובות

דמויות פעולה, בובות אופנה

5

ציוד ספורט

כדורים, בגדים, רשתות

6

מודלים/לתחביב

מטוסים, מכוניות, רכבות

טבלת הספקים

קוד ספק

שם ספק

1

פבריקם

2

צעצועי טיילספין

3

סוחרי

4

Adventure Works

5

תלתן

6

פרוזוור

7

Contoso, Ltd.

8

יבואני

9

צעצועי בשם

10

יבואני

11

ליטוור

12

מרכז הווידאו

טבלת המוצרים

שם מוצר

קוד ספק

CategoryID

מחיר

מתכנת-דמות פעולה

7

4

$12.95

הנאה רבה עם C++

6

1

$15.85

דיאגרמת מסד נתונים יחסי

5

2

$22.50

שבב המחשב הקסום

3

2

$32.65

Access! המשחק!

1

1

$22.95

מכורים ויצורים מיתיים

11

3

$78.50

תרגיל עבור מכורים! ה-DVD!

4

5

$14.88

הפיצה המעופפת

2

5

$36.75

כונן חיצוני 5.25 אינץ תקליטונים (קנה מידה של 1/4)

8

6

$65.00

דמות ללא פעולה מנהל

9

4

$78.88

Gloom

12

3

$53.33

בנה מקלדת בעצמך

1

6

$77.95

הערה: השלבים גם מבוססים על ההנחה קשר גומלין אחד-לרבים בין הטבלאות קטגוריות ומוצרים וזהה בין הטבלאות ספקים ומוצרים. במקרה זה, הטבלאות לשתף את השדות קוד ספק CategoryID. השאילתה סכומים המתוארות בסעיפים הבאים לא יפעלו ללא קשרי הגומלין.

יצירת שאילתת סכומים

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

  2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, בחר את הטבלאות שברצונך לעבוד עם, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור לאחר שתסיים להוסיף את הטבלאות.
    - או -
    לחץ פעמיים על הטבלאות שבהן ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על סגור. כל טבלה מופיעה ברשת העיצוב. אם תשתמש בטבלאות לדוגמה המופיעות לעיל, הוסף את הטבלאות קטגוריות ומוצרים.

  3. לחץ פעמיים על שדות הטבלה שבה ברצונך להשתמש בשאילתה שלך.
    בנקודה זו, ודא שאתה מוסיף רק את שדות הקבוצה ואת ערך השדה לשאילתה. אם תשתמש בנתונים לדוגמה הרשומים בטבלה הקודמת, הוסף את השדה שם קטגוריה מטבלת הקטגוריות ואת השדה מחיר מהטבלה Products.

  4. באופן אופציונלי, באפשרותך לציין קריטריון להגבלת טווח השאילתה.
    רק רשומות שעונות על הקריטריונים ימוינו, ויש יזוהו ערכי השדה העליונים והתחתונים בתוך הרשימה הממוינת. לדוגמה, כדי לא לכלול את המוצרים בקטגוריה ספורט, הוסף ביטוי זה לשורה קריטריונים של השדה שם קטגוריה: <> "Sports".
    כדי לראות דוגמאות נוספות לביטויים של קריטריוני שאילתות, עיין במאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתה.

  5. המרת השאילתה לשאילתת סכומים.

    1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על סכומים.

      השורה סכום מופיעה ברשת העיצוב.

  6. ודא כי התא סכום של כל שדה קבוצה מוגדר לקבץ לפי ולאחר מכן הגדר את התא סכום של שדה הערך (השדה המכיל את הערכים העליונים או התחתונים) ל- Max או Min.
    בחירת Max מחזירה את הערך הגדול ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה המאוחר ביותר בשדה תאריך/שעה. בחירה ב- Min מחזירה את הערך הקטן ביותר בשדה מספרי ואת ערך התאריך או השעה המוקדם ביותר בשדה תאריך/שעה. אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה, הגדר את התא סכום של השדה שם קטגוריה Group By ולאחר התא סכום של שדה המחיר כ- Max או Min.

  7. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, ודא כי הרשימה ערכים עליונים מוגדר הכל ולאחר מכן לחץ על הפעל תמונת לחצן כדי להפעיל את השאילתה ולהציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

    הערה: בהתאם הפונקציה שבחרת בשלב 7, Access משנה את שם השדה ערך בשאילתה MaxOf FieldName או MinOf FieldName. אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, Access משנה את שם השדה ל- Maxof או minof מחיר.

  8. שמור את השאילתה ועבור לשלבים הבאים.

השאילתה מחזירה שמות מוצרים או כל מידע אחר אודות המוצרים. כדי לראות נתונים נוספים אלה, עליך ליצור שאילתה שניה המשלבת את השאילתה שיצרת זה עתה. השלבים הבאים מסבירים כיצד ליצור שאילתה נוספת זו.

יצירת שאילתה נוספת כדי להציג נתונים נוספים

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

  2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, לחץ על הכרטיסיה שאילתות ולאחר מכן לחץ פעמיים על שאילתת סכומים שיצרת בסעיף הקודם.

  3. לחץ על הכרטיסיה טבלאות והוסף את הטבלאות בהן השתמשת בשאילתת הסכומים ובנוסף כל טבלה המכילה את הנתונים הקשורים הנוספים שברצונך לראות.
    אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה המופיעות לעיל, הוספת הטבלאות קטגוריות, מוצרים וספקים לשאילתה החדשה שלך.

  4. צרף את השדות בשאילתה סכומים לשדות התואמים להם בטבלאות האב. לשם כך, גרור כל שדה בשאילתת סכומים אל השדה המתאים בטבלה.

    אם אתה משתמש בנתונים לדוגמה, גרור את השדה שם קטגוריה בשאילתת סכומים לשדה שם קטגוריה בטבלת הקטגוריות. לאחר מכן גרור את השדה maxof מחיר בשאילתת סכומים לשדה המחיר בטבלת המוצרים. הצירופים מאפשרים לשאילתת הבחירה החדשה שלך לשלב יחד את הנתונים בשאילתה סכומים ואת הנתונים בטבלאות האחרות.

  5. בחלון עבור שאילתת סכומים, לחץ פעמיים על הכוכבית כדי להוסיף את השאילתה כולה לרשת העיצוב, ולאחר מכן גרור את השדות הנוספים מהטבלאות האחרות בשאילתה.

    אם אתה משתמש בטבלאות לדוגמה, לחץ פעמיים על שאילתת סכומים שיצרת בסעיף הקודם ולאחר מכן הוסף את השדות שם מוצר ומחיר ספק מהטבלה מוצרים והן ספקים, בהתאמה.

  6. באופן אופציונלי, ציין סדר מיון עבור אחד או יותר של העמודות.
    לדוגמה, כדי לפרט את הקטגוריות בסדר אלפביתי, הגדר את התא מיון בעמודה שם קטגוריה לפי סדר עולה.

  7. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

    פעולה זו מפעילה את השאילתה ומציגה את התוצאות בתצוגת גליון נתונים.

עצה    אם אינך מעוניין שכותרת עמודת המחיר תופיע כ- maxof מחיר או minof מחיר, פתח את השאילתה בתצוגת עיצוב והקלד, בעמודה מחיר ברשת, מחיר: maxof מחיר או מחיר: minof מחיר. פעולה זו הופכת מחיר תופיע ככותרת העמודה בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

חיפוש הרשומות המכילות את הערכים העליונים או התחתונים

באפשרותך לחזור שאילתות שיצרת מוקדם יותר במאמר זה העליון או התחתון ערכים, אך לא את שניהם. אם ברצונך לראות את שתי קבוצות הערכים בתצוגה אחת, עליך ליצור שתי שאילתות — אחת שתאחזר את הערכים העליונים ושניה שתאחזר את הערכים התחתונים — ולאחר מכן למזג ולאחסן את התוצאות בטבלה אחת.

התהליך לחיפוש ערכים עליונים ותחתונים והצגה של נתונים אלה בטבלה מתבצע באופן כללי בשלבים הבאים:

  • יצירה של ערכים עליונים ושאילתת ערכים תחתונים או, אם עליך לקבץ את הנתונים שלך, צור שאילתות סכומים המשתמשות בפונקציות Min ו- Max .

  • המר את הערכים העליונים שאילתה (או את שאילתת סכומים Max) לשאילתת יצירת טבלה והפעל שאילתה זו כדי ליצור טבלה חדשה.

  • המרת שאילתת הערכים העליונים שלך (או את שאילתת סכומים Min) לשאילתת הוספה והפעל שאילתה זו כדי להוסיף את הרשומות לטבלת הערכים העליונים שלך.

    השלבים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד ליצור את השאילתה.

    הערה: אלא אם מסד הנתונים שלך חתום בחתימה דיגיטלית או שוכן במיקום מהימן, Access ימנע ממך להפעיל את שאילתות הפעולה המתוארות כאן. בצע את הערכה הראשונה של שלבים להפעלה תוכן חסום לפני שתנסה ליצירת הפוך את הטבלה ואת שאילתת ההוספה המתוארות כאן.

    הפיכת התוכן במסד נתונים

    • בסרגל ההודעות, לחץ על אפשרויות.

      תיבת הדו-שיח ׳אפשרויות אבטחה׳ של Microsoft Office מופיעה.

    • בחר באפשרות הפוך תוכן זה לזמין ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הפעל את השאילתה שוב.

      אם אינך רואה את סרגל ההודעות

    • בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על סרגל ההודעות.

      לקבלת מידע נוסף אודות מצב לא זמין ואבטחה Access, עיין במאמר אבטחת מסד נתונים של Access 2007.

      יצירת שאילתות

  • יצירת שאילתות הערכים העליונים והתחתונים.

    לקבלת השלבים הדרושים ליצירת שאילתת ערכים עליונים או תחתונים, עיין בסעיף חיפוש הרשומות הכוללות את הערכים העליונים או התחתונים, מוקדם יותר במאמר זה. אם עליך לקבץ את הרשומות לפי קטגוריה, עיין בסעיף חיפוש הערכים העליונים או התחתונים עבור רשומות בקטגוריות או בקבוצות, מוקדם יותר במאמר זה.

  • שמור כל שאילתה והשאר פתוחה לשימוש בשלבים הבאים.

הפוך את יצירת טבלה שאילתה

  1. עם הערכים העליונים שלך פתיחת השאילתה בתצוגת עיצוב:

    בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על יצירת טבלה.
    תיבת הדו-שיח יצירת טבלה מופיעה.

  2. בתיבה שם טבלה, הקלד שם עבור הטבלה שתאחסן את הרשומות העליונות והתחתונות. לדוגמה, הקלד העליון ובחלק התחתון רשומותולאחר מכן לחץ על אישור.
    בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה יוצרת טבלה ומחליף את הערך העליון עם הנתונים הנוכחיים.

  3. שמור וסגור את השאילתה.

יצירת שאילתת הוספה

  1. פתח את שאילתת הערכים התחתונים שלך בתצוגת עיצוב.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על הוסף.

  3. בתיבת הדו-שיח הוספה, הקלד את אותו שם שהקלדת בתיבת הדו-שיח יצירת טבלה.
    לדוגמה, הקלד העליון ובחלק התחתון רשומות ולאחר מכן לחץ על אישור. בכל פעם שאתה מפעיל את השאילתה, במקום להציג את התוצאות בתצוגת גליון נתונים, השאילתה מוסיפה את הרשומות לטבלה העליון ובחלק התחתון רשומות.

  4. שמור וסגור את השאילתה.

הפעל את השאילתות

כעת אתה מוכן להפעיל את שתי השאילתות.

  • בחלון מסד הנתונים, לחץ פעמיים על שאילתת הערכים העליונים ולחץ על כן בהודעות.

  • לחץ פעמיים על שאילתת הערך התחתון ולחץ על כן בהודעות.

  • פתח את הטבלה רשומות העליונים והתחתונים בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×