חיפוש אנשים ואנשי קשר

חיפוש אנשים ואנשי קשר

בין שיש לך רק כמה אנשי קשר, כמה מאות או יותר מאלף; לעתים תרצה לחפש איש קשר במקום לגלול לאורך רשימה ארוכה של אנשי קשר. יש כמה דרכים שבהן ניתן לחפש אנשים ואנשי קשר ב- Outlook.

יש כמה דרכים שונות שבהן ניתן לחפש איש קשר. באפשרותך להשתמש בתיבה 'חיפוש אנשים' ברצועת הכלים בכל תיקיה של Outlook, לבצע חיפוש במקביל לחיבור הודעה חדשה או פגישה, או לבצע חיפוש בחלונית 'אנשים של Outlook' (בעבר נקראה תיקיית אנשי הקשר).

חיפוש איש קשר באמצעות התיבה 'חיפוש אנשים' ברצועת הכלים

זוהי הדרך המהירה והנוחה ביותר לחפש איש קשר. הצב את הסמן בתיבה 'חיפוש אנשים' ולאחר מכן התחל להקליד את האותיות הראשונות בשמו הפרטי או בכתובת הדואר האלקטרוני של האדם. בעת ההקלדה, Outlook ימשיך למקד את החיפוש באופן רציף. לדוגמה, אם תקליד את האות מ‏, Outlook יחזיר התאמות, כגון מיתר, מיכל ומעיין. אם תקליד מע, Outlook ימקד את הרשימה עוד יותר למעיין.

חיפוש איש קשר בעת חיבור הודעה חדשה

בעת בחירה של הלחצנים 'אל', 'עותק' או 'עותק מוסתר' בהודעה חדשה, Outlook יציג את פנקס הכתובות המוגדר כברירת מחדל. אם יש לך חשבון Exchange או Office 365, זוהי רשימת הכתובות הכללית של הארגון שלך. אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, תוכל לראות את תיקיית אנשי הקשר שלך.

אם יש לך תיקיות אנשי קשר או פנקסי כתובות מרובים, תוכל להשתמש ברשימה הנפתחת תחת 'פנקס כתובות' כדי לבחור מתוכם. במקרה זה, תוכל לראות רשימה אלפביתית של אנשי קשר, ממוינים לפי שם.

כדי לבצע חיפוש, הקלד חלק משמו של איש הקשר בתיבת החיפוש ולאחר מכן בחר 'בצע'. באפשרותך לבחור את לחצן האפשרויות 'עמודות נוספות' כדי לחפש לפי שדות אחרים, כולל מחלקה, טלפון ומיקום. לאחר ש- Outlook מחזיר רשימה של אנשי קשר, לחץ פעמיים על הרשימה שאליה ברצונך להוסיף את איש הקשר לתיבה 'אל', או בחר את איש הקשר ולאחר מכן לחץ על 'אל', 'עותק', או 'עותק מוסתר' כדי להוסיף את איש הקשר לתיבות המתאימות.

חיפוש איש קשר בחלונית 'אנשים'

  1. בחר אנשים בתחתית המסך.

    לחץ על ’אנשים’

  2. מעל לרשימת אנשי הקשר שלך, מקם את הסמן בתיבה חיפוש אנשי קשר.

    לחץ על 'חיפוש אנשי קשר' בכרטיסיה 'אנשים'

    הערה: התיבה 'חיפוש אנשי קשר' בראש רשימת אנשי הקשר שלך שונה מן התיבה חיפוש אנשים, הנמצאת בפינה השמאלית העליונה של רצועת הכלים ב- Outlook. התיבה 'חיפוש אנשים' מחפשת רק לפי שמות וכתובות דואר אלקטרוני. התיבה 'חיפוש אנשי קשר' מחפשת מספרי טלפון, כתובות, שמות חברות ועוד.

    התיבה 'חיפוש אנשים' בהשוואה לתיבה 'חיפוש אנשי קשר'

  3. הקלד את שם האדם או מידע אחר – כגון מספר טלפון או שם חברה — שברצונך לחפש.

    עצה: באפשרותך לחפש מידע מלא או חלקי. אם אתה מחפש אדם ששמו 'גיל גבאי', לדוגמה, באפשרותך להקליד את השם המלא או "gab", אשר מייצג את שלושת התווים הראשונים של שם המשפחה.

  4. Outlook מציג את תוצאות החיפוש שלך בטופס כרטיס, המציג את התמונה של איש הקשר, כתובת הדואר האלקטרוני, הכתובת בבית או בעסק ומספרי הטלפון שלו. בחר את האדם הרצוי מתוך תוצאות החיפוש.

    הערה: בעת ההקלדה, Outlook ממקד את החיפוש. לדוגמה, אם תקליד את האות "א", Outlook יחזיר תוצאות המכילות את איתמר, אמיתי, איתן, אסף ואביגיל. אם תקליד "אית", Outlook יחזיר תוצאות הכוללות את איתמר ואיתן בשדה כלשהו, כולל שם החברה, כתובת הדואר האלקטרוני והכתובת הפיזית.

צמצום החיפוש

מקבל תוצאות רבות מדי בעת חיפוש אחר מידע מלא או חלקי? שקול להמשיך ולצמצם את החיפוש. בעת הבחירה בתיבה חיפוש אנשים בכרטיסיה אנשים, הכרטיסיה כלי חיפוש מופיעה.

עצה: תוכל גם להקיש Ctrl+E כדי לפתוח את הכרטיסיה כלי חיפוש.

הכרטיסיה 'כלי חיפוש'

קיימות אפשרויות רבות, כולל קבוצות הפעולות הבאות בכרטיסיה כלי חיפוש, המסייעות בצמצום החיפוש.

  • טווח    שנה את התיקיות שבהן ברצונך לחפש.

  • מיקוד    חפש אנשים בעלי מספרי טלפון בפרטי הקשר שלהם, או סוגי מידע ספציפיים אחרים.

  • אפשרויות    השתמש בחיפושים קודמים או שנה אפשרויות חיפוש מתקדמות.

ב’אנשי קשר’, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בתיבה חיפוש אנשי קשר, הקלד את השם או פרטי קשר אחרים.

    תיבת החיפוש של אנשי קשר

  • הקש CTRL+E.

באפשרותך לחפש מידע מלא או חלקי. לדוגמה, באפשרותך להזין חלק משם העסק או מספר טלפון.

  • בכל אחת מתצוגות הכרטיסים, כגון כרטיסי ביקור או כרטיסי כתובת, לחץ על אות באינדקס האלפביתי המוצג לצד הכרטיסים.

  • בכל תצוגת טבלה, כגון רשימת טלפונים או לפי חברה, לחץ על כותרת עמודה כדי למיין את אנשי הקשר לפי הקריטריונים המשויכים לעמודה. להלן כמה דוגמאות של כותרות עמודות: שם מלא, תפקיד, חברה וקטגוריות.

ניתן גם לחפש אנשי קשר מכל תיקיה ב- Outlook. בצע את הפעולות הבאות:

  • בכרטיסיה בית, בקבוצה חיפוש, בתיבה חיפוש איש קשר, הקלד את השם של איש הקשר.

    באפשרותך להזין שם חלקי, כגון מעיין ג’, שם פרטי או שם משפחה, כתובת דואר אלקטרוני, שם תצוגה או שם חברה.

צמצום החיפוש

כאשר אתה לוחץ על התיבה חיפוש אנשי קשר, מופיעה הכרטיסיה כלי חיפוש. פקודות החיפוש מאפשרות לך למקד את החיפוש כדי לסייע לך למצוא איש קשר.

'כלי חיפוש' בכרטיסיה 'חיפוש' ברצועת הכלים

  • טווח    שינוי התיקיות ב- Outlook אשר ייכללו בחיפוש.

  • מיקוד    חיפוש פריטים על סמך סיווג לקטגוריות, או רק ערכים עם שדות מספרי טלפון, כתובות, או אנשי קשר שאתה בוחר.

  • אפשרויות    עיון ושימוש חוזר בחיפושים קודמים או שינוי של אפשרויות חיפוש מתקדמות.

חיפוש מתיבת הדואר הנכנס

ניתן גם לחפש אנשי קשר מכל תיקיה בתיבת הדואר שלך.

  • בכרטיסיה בית, בקבוצה חיפוש, בתיבה חיפוש איש קשר, הקלד את שם האדם שברצונך לחפש.

    באפשרותך להזין שם חלקי, שם פרטי או שם משפחה, כתובת דואר אלקטרוני, שם תצוגה או שם חברה.

חיפוש באמצעות התיבה ’חפש בפנקסי כתובות’

התיבה 'חפש בפנקסי כתובות'

  • בסרגל כלים הרגיל, בתיבה חפש בפנקסי כתובות, הקלד את השם של איש הקשר שברצונך לחפש. תחילה מתבצע חיפוש באנשי הקשר שלך ב- Outlook. אם לא נמצאה התאמה, מתבצע חיפוש בכל פנקסי הכתובות האחרים הזמינים, לרבות פנקסי כתובות שהוספת.

    עצה: אפשר גם להזין שם חלקי, כגון מעיין ג’, שם פרטי או שם משפחה, שם ”תצוגה“, כינוי דואר אלקטרוני, או שם חברה. כדי לפתוח במהירות איש קשר שחיפשת קודם לכן, לחץ על החץ לצד התיבה חפש בפנקסי כתובות ולאחר מכן לחץ על השם הרצוי.

מיעון הודעה לאחר איתור השם או כתובת הדואר האלקטרוני

  1. בהודעה חדשה, לחץ על התיבות אל, עותק, או עותק מוסתר בכותרת ההודעה.

  2. בתיבה חיפוש, הקלד את השם.

  3. לחץ פעמיים על השם ברשימה שם ולאחר מכן לחץ על אישור.

    מדוע איני רואה את רשימת השמות (עמודה) בפנקס הכתובות?

    ייתכן שהשתמשת באפשרות החיפוש עמודות נוספות בפעם האחרונה שבה השתמשת בפנקס הכתובות. לחץ על שם בלבד לצד חיפוש כדי לשחזר את תצוגת רשימת השמות.

    חיפוש עמודות נוספות

דרכים אחרות לחיפוש

בעת הקלדת שם בתיבות אל, עותק, או עותק מוסתר של הודעת דואר אלקטרוני, Outlook בודק באופן אוטומטי אם השם שהקלדת תואם לשם בפנקס הכתובות. אם קיימת התאמה מוזנים ערכים בשם התצוגה ובכתובת הדואר האלקטרוני, מה שמאפשר לך לשלוח את ההודעה. אם אין התאמה, תיבת הדו-שיח בדוק שמות תנחה אותך להזין מידע נוסף. אם יותר משם אחד מכיל את האותיות שהקלדת, באפשרותך לבחור את השם הרצוי מתוך הרשימה. אם השם לא נמצא, ייתכן שיהיה עליך לחפש בפנקס כתובות שונה או ליצור איש קשר חדש.

אם תקליד כתובת דואר אלקטרוני או כינוי בתיבות, ואותו אדם או רשימת תפוצה נמצאים בפנקס הכתובות, בשם התצוגה יוזן ערך אשר יחליף את הטקסט שהקלדת.

  1. בסרגל הכלים הרגיל, לחץ על פנקס כתובות תמונת לחצן .

    עצה: ניתן גם לפתוח את פנקס הכתובות מתוך התפריט כלים ובהודעה פתוחה. בהודעה, בכרטיסיה הודעה, בקבוצה שמות, לחץ על פנקס כתובות.

  2. ברשימה פנקס הכתובות, לחץ על פנקס הכתובות שבו ברצונך לחפש את השמות.

    פנקסי הכתובות ברשימה ’פנקס הכתובות’, למעט עבור רשימת הכתובות הכללית (GAL) נוצרים מתיקיות ב’אנשי הקשר’ שלך. כברירת מחדל, התוכן המופיע בתיקיה הראשית ’אנשי קשר של Outlook’ יוצר את פנקס הכתובות של Outlook. תיקיות אחרות של אנשי קשר שאתה יוצר מוצגות אף הן, אלא אם תגדיר מאפיין אשר ימנע את הצגתן. Microsoft Exchange GAL נוצר ומנוהל על-ידי מנהל המערכת של הארגון שלך.

    רשימת פנקסי כתובות
    ברשימה המוצגת, האפשרות ’אנשי קשר’ מכילה פרטי קשר מתוך התיקיה הראשית ’אנשי קשר של Outlook’. ’משרדים מחוץ לאתר’ ו’אישי’ הן דוגמאות לתיקיות אנשי קשר שנוצרו לאחסון קבוצות ספציפיות של ’אנשי קשר של Outlook’ לארגון קל יותר.

    ברשימה המוצגת, האפשרות ’אנשי קשר’ מכילה פרטי קשר מתוך התיקיה הראשית ’אנשי קשר של Outlook’. ’משרדים מחוץ לאתר’ ו’אישי’ הן דוגמאות לתיקיות אנשי קשר שנוצרו לאחסון קבוצות ספציפיות של ’אנשי קשר של Outlook’ לארגון קל יותר.

  3. בתיבה חיפוש, הקלד את השם, או חלק משם שאתה מחפש.

    חיפוש שמות

    כדי לחפש שם באמצעות מידע אחר, כגון כותרת או מיקום, לחץ על עמודות נוספות והזן את המידע. בתיבה זו ניתן לחפש לפי יותר מקריטריון אחד. לאחר כל קריטריון, הקלד פסיק. מתבצע חיפוש בכל אחת מהעמודות הכלולות, הידועות גם בשם ’שדות’ עבור מידע זה.

    מדוע איני רואה את רשימת השמות (עמודה) בפנקס הכתובות?

    ייתכן שהשתמשת באפשרות החיפוש עמודות נוספות בפעם האחרונה שבה השתמשת בפנקס הכתובות. לחץ על שם בלבד לצד חיפוש כדי לשחזר את תצוגת רשימת השמות.

    חיפוש עמודות נוספות

    הערות: 

    • אם אינך מוצא את השם הרצוי בפנקס הכתובות שבו אתה מעיין, חפש אותו בפנקס כתובות אחר. הרשימה ’פנקס כתובות’ יכולה להכיל כמה פנקסי כתובות, שכל אחד מהם מכיל מידע שונה. חיפוש פריטים בעמודה כלשהי

    • אם אתה מחפש מדריך כתובות אינטרנט מסוג LDAP עבור כתובת דואר אלקטרוני, יש לך אפשרות לחפש שם לפי התו שבו מתחיל השם או לפי התווים שמכיל השם על-ידי לחיצה על מתחיל ב או מכיל.

    1. בתיבת הדו-שיח פנקס כתובות, לחץ על פנקס כתובות אחר ברשימה פנקס כתובות.

    2. כדי לראות אנשי קשר מהרשימה ’אנשי הקשר של Outlook’, ברשימה פנקס כתובות, לחץ על השם של תיקיית אנשי הקשר הרצויה תחת פנקס כתובות של Outlook.

      איש קשר חייב לכלול ערך בשדה דואר אלקטרוני או בשדה פקס על מנת להופיע בתיקיה ’פנקס הכתובות של Outlook’/אנשי קשר.

מיעון הודעה לאחר איתור השם או כתובת הדואר האלקטרוני

  1. בהודעה חדשה, לחץ על אל, עותק, או עותק מוסתר בכותרת ההודעה.

  2. חפש את השם או כתובת הדואר האלקטרוני באמצעות השלבים המתוארים בסעיף הקודם, חיפוש שמות בפנקס הכתובות.

  3. לחץ פעמיים על השם או כתובת הדואר האלקטרוני, ברשימה בפנקס הכתובות ולאחר מכן לחץ על אישור.

    מדוע איני רואה את רשימת השמות (עמודה) בפנקס הכתובות?

    ייתכן שהשתמשת באפשרות החיפוש עמודות נוספות בפעם האחרונה שבה השתמשת בפנקס הכתובות. לחץ על שם בלבד לצד חיפוש כדי לשחזר את תצוגת רשימת השמות.

    חיפוש עמודות נוספות

  1. בסרגל הכלים הרגיל, לחץ על פנקס כתובות תמונת לחצן

    עצה: ניתן גם לפתוח את פנקס הכתובות מתוך התפריט כלים ובהודעה פתוחה. בהודעה, בכרטיסיה הודעה, בקבוצה שמות, לחץ על פנקס כתובות.

  2. ברשימה פנקס הכתובות, לחץ על פנקס הכתובות שבו ברצונך לחפש את השמות.

    רשימת פנקסי כתובות

  3. עבור התיבה חיפוש, לחץ על עמודות נוספות.

  4. הקלד את המידע, או חלק מהמידע שאתה מחפש. לדוגמה, הקלד מספר טלפון, מיקום או את הכותרת של האדם.

    הערות: 

    • בתיבה זו ניתן לחפש לפי יותר מקריטריון אחד. לאחר כל קריטריון, הקלד פסיק. מתבצע חיפוש בכל אחת מהעמודות הכלולות, הידועות גם בשם ’שדות’ עבור מידע זה.

    • באפשרותך לכלול את שם האדם, או שם חלקי, בתיבה חיפוש כדי למקד את החיפוש.

    • אם אינך מוצא את האדם שאתה מחפש, ייתכן שיהיה עליך לחפש בפנקס כתובות אחר. לא כל פנקסי הכתובות מכילים את אותם השדות.

התכונה 'חיפוש מתקדם’ מאפשרת לך להשתמש במילות מפתח או בקריטריונים מרובים כדי למצוא מישהו. זה דומה לחיפוש המבוצע באמצעות האפשרות עמודות נוספות בתיבה חיפוש, אך עליך להזין את קריטריוני החיפוש בשדות נפרדים במקום בתיבה אחת, מופרדים באמצעות פסיקים. בהתאם לפרטי הקשר שהוזנו עבור אדם, לא כל השדות עשויים לחול על החיפוש.

התכונה ’חיפוש מתקדם' מאפשרת לך לראות באילו שדות מתבצע חיפוש לפי מילות המפתח והקריטריונים הספציפיים שלך.

  1. בסרגל הכלים הרגיל, לחץ על פנקס כתובות תמונת לחצן

    עצה: ניתן גם לפתוח את פנקס הכתובות מתוך התפריט כלים ובהודעה פתוחה. בהודעה, בכרטיסיה הודעה, בקבוצה שמות, לחץ על פנקס כתובות.

  2. ברשימה פנקס הכתובות, לחץ על פנקס הכתובות שבו ברצונך לחפש את השמות.

    בחר פנקס כתובות כדי לחפש מהרשימה

  3. לחץ על חיפוש מתקדם.

  4. בתיבה חיפוש, הקלד את המידע בשדות המתאימים.

    הקלד קריטריוני חיפוש כדי למצוא מישהו

    ככל שתכלול יותר מידע, כך יהיו תוצאות החיפוש ממוקדות יותר.

    הערה: אם אינך מוצא את האדם שאתה מחפש, ייתכן שיהיה עליך לחפש בפנקס כתובות אחר. לא כל פנקסי הכתובות מכילים את אותו מידע.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×