מבוא ל- Access

תחילת העבודה עם מסדי נתונים

השאר חותם עם 'הכרזות'

מסדי נתונים ואפליקציות אינטרנט יכולים להניב יתרונות גדולים לעסקים. עיצוב מסד נתונים קריטי להשגת המטרות שלך, בין אם ברצונך לנהל מידע אודות עובדים, לספק דוחות שבועיים לגבי נתונים, או לעקוב אחר הזמנות של לקוחות. השקעה של זמן להבנת עיצוב מסד נתונים תסייע לך לבנות מסדי נתונים שפועלים באופן שונה בפעם הראשונה ולהתאים לצרכים המשתנים.

חשוב: יישומי אינטרנט של Access שונים ממסדי נתונים שולחניים. מאמר זה אינו מתייחס לעיצוב של web app.

מושגים ומונחים

נתחיל על-ידי לימוד כמה מונחים ומושגים בסיסיים. כדי לעצב מסד נתונים שימושי, עליך ליצור טבלאות המתמקדות בנושא אחד. בטבלאות, אתה לוכד את כל הנתונים הדרושים עבור נושא זה בשדות, שמחזיקים את יחידת הנתונים הקטנה ביותר האפשרית.

מסדי נתונים יחסיים

מסד נתונים שבו נתונים מחולקים לטבלאות, כגון גליונות אלקטרוניים. כל טבלה כוללת נושא אחד בלבד, כגון לקוחות (טבלה אחת) או מוצרים (טבלה אחרת).

רשומות ושדות

אחסון עבור הנתונים הנפרדים בטבלה. שורות (או רשומות) מאחסנות כל נקודת נתונים ייחודית, כגון שם הלקוח. עמודות (או שדות) בידוד המידע הנלכד אודות כל נקודת נתונים ביחידה הקטנה ביותר האפשרית — שם פרטי עשוי להיות עמודה אחת ושם המשפחה עשוי להיות אחר.

מפתח ראשי

ערך המבטיח שכל רשומה היא ייחודית. לדוגמה, ייתכן שיהיו שני לקוחות בעלי שם זהה, אליזבת אנדרסן. אך אחת מהרשומות של אליזבת אנדרסן כוללת את המספר 12 כמפתח הראשי שלו והשני מכיל מפתח ראשי של 58.

קשרי גומלין של אב-צאצא

קשרי גומלין נפוצים בין טבלאות. לדוגמה, לקוח יחיד עשוי לכלול הזמנות מרובות. טבלאות אב כוללות מפתחות ראשיים. טבלאות צאצא כוללות מפתחות זרים, שהם ערכים מהמפתח הראשי שמציגים כיצד רשומות טבלת הצאצא מקושרות לטבלת האב. מקשים אלה מקושרים על-ידי קשר גומלין.

מהו עיצוב מסדי נתונים טובים?

שני עקרונות הם בסיסיים לעיצוב מסדי נתונים תקינים:

  • הימנע ממידע כפול (הנקרא גם נתונים יתירים). היא מבזבזת שטח ומגדילה את הסבירות לשגיאות.

  • ודא שהנתונים נכונים ומלאים. מידע שאינו מושלם או שגוי זורם בשאילתות ובדוחות ועשוי להוביל בסופו של דבר להחלטות מוטעה.

כדי לעזור לבעיות אלה:

  • חלק מידע מסד נתונים לטבלאות מבוססות נושא עם מיקוד צר. הימנע משכפול מידע בטבלאות מרובות. (לדוגמה, שמות הלקוחות צריכים להיכנס בטבלה אחת בלבד).

  • הצטרף לטבלאות יחד באמצעות מקשים במקום לשכפל נתונים.

  • כלול תהליכים התומכים ומבטיחים את הדיוק והתקינות של מידע מסד נתונים.

  • עצב את מסד הנתונים שלך באמצעות עיבוד הנתונים וצרכי הדיווח שלך.

כדי לשפר את היעילות של מסדי הנתונים שלך, בצע את חמשת שלבי העיצוב הבאים:

שלב 1: קביעת המטרה של מסד הנתונים

לפני שתתחיל, יש לך מטרה עבור מסד הנתונים שלך.

כדי לשמור על התמקדות בעיצוב, סכם את מטרת מסד הנתונים והפנה לעתים קרובות לסיכום. אם אתה מעוניין במסד נתונים קטן עבור עסק מבוסס-בית, לדוגמה, אתה עשוי לכתוב משהו פשוט, כגון "מסד הנתונים של הלקוח שומר רשימה של פרטי לקוח למטרת הפקת דברי דואר ודוחות". עבור מסד נתונים ארגוני, ייתכן שתזדקק לפיסקאות מרובות כדי לתאר מתי וכיצד אנשים בתפקידים שונים ישתמשו במסד הנתונים ובנתונים שלו. צור הצהרת משימה ספציפית ומפורטת כדי להפנות לאורך תהליך העיצוב.

שלב 2: איתור וארגון של מידע נדרש

אסוף את כל סוגי המידע שברצונך להקליט, כגון שמות המוצרים ומספרי ההזמנות שלך.

התחל עם המידע הקיים ושיטות המעקב. לדוגמה, ייתכן שאתה מתעד כעת הזמנות רכישה בספר ראשי או שאתה משאיר פרטי לקוח על טפסי נייר. השתמש במקורות אלה כדי להציג את המידע הנוכחי שאתה לוכד (לדוגמה, כל התיבות בטפסים שלך). כאשר אינך לוכד כעת מידע חשוב, חשוב על המידע הנפרד הדרוש לך. כל סוג נתונים בודד הופך לשדה במסד הנתונים שלך.

אל דאגה להפיכת הרשימה הראשונה שלך למושלמת – תוכל לכוונן אותה לאורך זמן. אך באפשרותך לשקול את כל האנשים המשתמשים במידע זה ולבקש את רעיונותיהם.

בשלב הבא, חשוב על הפריטים שברצונך להוציא ממסד הנתונים ואת סוגי הדוחות או דברי הדואר שברצונך להפיק. לאחר מכן, ודא שאתה לוכד את המידע הנדרש כדי לעמוד ביעדים אלה. לדוגמה, אם אתה מעוניין בדוח המציג מכירות לפי אזור, עליך ללכוד את נתוני המכירות ברמה האזורית. נסה לשרטט את הדוח במידע הממשי כפי שאתה רוצה לראות אותו. לאחר מכן, פרט את הנתונים הדרושים לך כדי ליצור את הדוח. בצע את אותו הדבר עבור דברי דואר או פלטים אחרים שאתה מעוניין ממסד הנתונים.

דוגמה

נניח שאתה מעניק ללקוחות את ההזדמנות להצטרף לעדכוני דואר אלקטרוני תקופתיים (או לצאת ממנו) וברצונך להדפיס רשימה של אנשים שבחרו. אתה זקוק לעמודת שליחת דואר אלקטרוני בטבלת הלקוחות, עם הערכים המותרים של Yes ו-No.

עבור אלה שמוכנים לקבל הודעות דואר אלקטרוני, דרושות לך כתובת דואר אלקטרוני, הדורשת גם שדה. אם ברצונך לכלול ברכה מתאימה (כגון Mr., ms או Ms.), כלול שדה ברכה. אם ברצונך לטפל בלקוחות לפי שמו הפרטי בהודעות דואר אלקטרוני, הוסף שדה שם פרטי.

עצה: זכור לנתק כל פיסת מידע לתוך החלק השימושי הקטן ביותר שלו, כגון שם פרטי ושם משפחה עבור טבלת לקוחות. באופן כללי, אם ברצונך למיין, לחפש, לחשב או לדווח בהתבסס על פריט מידע (כגון שם המשפחה של הלקוח), עליך להציב פריט זה בשדה משלו.

שלב 3: חילוק מידע בטבלאות

חלק את פריטי המידע לישויות או לנושאים עיקריים, כגון מוצרים, לקוחות והזמנות. כל נושא הופך לטבלה.

לאחר השגת רשימת המידע הנדרש, קבע את הישויות הראשיות (או הנושאים) שעליך לארגן את הנתונים שלך. הימנע משכפול נתונים בין ישויות. לדוגמה, הרשימה הראשונית עבור מסד נתונים של מכירות מוצר עשויה להיראות כך:

צילום מסך של פריטי מידע המקובצים לנושאים

הישויות העיקריות הן: לקוחות, ספקים, מוצרים והזמנות. התחל עם ארבע הטבלאות הבאות: אחת לעובדות על לקוחות, אחת לעובדות אודות ספקים וכן הלאה. ייתכן שזהו העיצוב הסופי שלך, אך זוהי נקודת התחלה טובה.

הערה: מסדי הנתונים הטובים ביותר מכילים טבלאות מרובות. הימנע מהפיתוי להציב את כל המידע שלך בטבלה אחת. התוצאה היא מידע כפול, גודל מסד נתונים גדול יותר ושגיאות מוגברות. עיצוב כדי לתעד כל עובדה פעם אחת בלבד. אם אתה מוצא את עצמך מקבל חזרה מידע, כגון כתובת ספק, בנה מראש את מסד הנתונים כדי למקם מידע זה בטבלה נפרדת.

כדי להבין מדוע טבלאות נוספות טובות יותר מפחות, שקול את הטבלה המוצגת כאן:

מקטע מסך של נתוני מוצרים וספקים

כל שורה מכילה מידע על המוצר והן על הספק שלה. מאחר שייתכן שברשותך מוצרים רבים מאותו ספק, יש לחזור על מידע השמות והכתובות של הספק פעמים רבות. פעולה זו מבזבזת שטח דיסק. במקום זאת, הקלט את פרטי הספק פעם אחת בלבד בטבלה של ספקים נפרדים ולאחר מכן קשר טבלה זו לטבלה Products.

בעיה שניה בעיצוב זה מובנת כאשר עליך לשנות מידע אודות הספק. נניח שעליך לשנות את הכתובת של ספק. מאחר שהוא מופיע במקומות רבים, ייתכן שתשנה בטעות את הכתובת במקום אחד, אך תשכח לשנות אותה באחרים. הקלטת הכתובת של הספק במקום אחד בלבד פותרת את הבעיה.

לבסוף, נניח שיש רק מוצר אחד שסופק על-ידי יקב קוהו, וברצונך למחוק את המוצר אך לשמור את פרטי שם הספק והכתובת. בעזרת עיצוב זה, כיצד למחוק את רשומת המוצר מבלי לאבד גם את מידע הספק? אינך מצליח. מאחר שכל רשומה מכילה עובדות אודות מוצר בנוסף לעובדות אודות ספק, לא ניתן למחוק אחת מבלי למחוק את הקובץ האחר. כדי להפריד בין העובדות, פצל טבלה זו לשתיים: הראשונה לקבלת מידע אודות המוצר והשניה לקבלת מידע אודות הספק. לאחר מכן, כשאתה מוחק רשומת מוצר, אתה מוחק רק את העובדות לגבי המוצר – לא את העובדות של הספק.

שלב 4: הפעלת פריטי מידע בעמודות

החלט איזה מידע עליך לאחסן בכל טבלה. חלקים נפרדים אלה של נתונים הופכים לשדות בטבלה. לדוגמה, טבלת עובדים עשויה לכלול שדות כגון שם משפחה, שם פרטי ותאריך ההעסקה.

לאחר שבחרת את הנושא עבור טבלת מסד נתונים, העמודות בטבלה זו אמורות לאחסן עובדות רק על נושא בודד זה. לדוגמה, טבלת מוצרים צריכה לאחסן עובדות רק על מוצרים – לא על הספקים שלהם.

כדי להחליט איזה מידע לעקוב בטבלה, השתמש ברשימה שיצרת קודם לכן. לדוגמה, הטבלה Customers עשויה לכלול: שם פרטי, שם משפחה, כתובת, שליחת דואר אלקטרוני, ברכה וכתובת דואר אלקטרוני. כל רשומה (לקוח) בטבלה מכילה את אותה קבוצת עמודות, כך שאתה מאחסן בדיוק את אותו מידע עבור כל לקוח.

צור את הרשימה הראשונה שלך ולאחר מכן סקור אותה ומקד אותה. זכור לנתק מידע לתוך השדות הקטנים ביותר האפשריים. לדוגמה, אם הרשימה הראשונית כוללת את הכתובת כשדה, נתק אותה לכתובת הרחוב, עיר, מדינה ומיקוד – או, אם הלקוחות שלך הם כלליים, לשדות נוספים. בדרך זו, לדוגמה, באפשרותך לבצע דברי דואר בתבנית המתאימה או בדוח על הזמנות לפי מדינה.

לאחר שתיצור מעודן את עמודות הנתונים בכל טבלה, אתה מוכן לבחור את המפתח הראשי של כל טבלה.

שלב 5: ציון מפתחות ראשיים

בחר את המפתח הראשי של כל טבלה. המפתח הראשי, כגון מזהה מוצר או מזהה הזמנה, מזהה באופן ייחודי כל רשומה. אם אין לך מזהה ייחודי וברור, השתמש ב-Access כדי ליצור אותו עבורך.

אתה זקוק לדרך לזהות באופן ייחודי כל שורה בכל טבלה. זוכר את הדוגמה הקודמת שבה לשני לקוחות יש את אותו שם? מאחר שהוא משתף שם, עליך לזהות כל אחד מהם בנפרד.

כך שכל טבלה אמורה לכלול עמודה (או קבוצת עמודות) המזהה באופן ייחודי כל שורה. פעולה זו נקראת המפתח הראשי ולעתים קרובות הוא מספר ייחודי, כגון מספר מזהה עובד או מספר סידורי. Access משתמש במפתחות ראשיים כדי לשייך במהירות נתונים מטבלאות מרובות ולהציג עבורך את הנתונים.

לעתים המפתח הראשי מורכב משני שדות או יותר. לדוגמה, טבלת פרטי הזמנה המאחסנת פריטי שורה עבור הזמנות עשויה להשתמש בשתי עמודות במפתח הראשי שלה: מזהה הזמנה ומזהה מוצר. כאשר מפתח ראשי משתמש ביותר מעמודה אחת, הוא נקרא גם מפתח מורכב.

מקטע מסך של הטבלה Products

אם כבר יש לך מזהה ייחודי עבור המידע בטבלה, כגון מספרי מוצרים שמזהים באופן ייחודי כל מוצר בקטלוג שלך, השתמש באפשרות זו, אך ורק אם הערכים עומדים בכללים אלה עבור מפתחות ראשיים:

  • המזהה יהיה תמיד שונה עבור כל רשומה. ערכים כפולים אינם מותרים במפתח ראשי.

  • תמיד קיים ערך עבור הפריט. כל רשומה בטבלה שלך חייבת לכלול מפתח ראשי. אם אתה משתמש בעמודות מרובות כדי ליצור את המפתח (כגון משפחה חלקית ומספר חלק), שני הערכים חייבים תמיד להיות נוכחים.

  • המפתח הראשי הוא ערך שאינו משתנה. מאחר שטבלאות אחרות מפנות למקשים, כל שינוי במפתח ראשי בטבלה אחת פירושו שינוי בו בכל מקום שבו הוא מופנה. שינויים תדירים מגדילים את הסיכון של שגיאות.

אם אין לך מזהה ברור, השתמש במספר שרירותי וייחודי כמפתח הראשי. לדוגמה, באפשרותך להקצות כל הזמנה מספר הזמנה ייחודי למטרת זיהוי ההזמנה בלבד.

עצה: כדי ליצור מספר ייחודי כמפתח הראשי, הוסף עמודה באמצעות סוג הנתונים ' מספור אוטומטי '. סוג הנתונים ' מספור אוטומטי ' מקצה באופן אוטומטי ערך מספרי ייחודי לכל רשומה. סוג זה של מזהה אינו מכיל מידע עובדתי שמתאר את השורה שהיא מייצגת. הוא אידיאלי לשימוש כמפתח ראשי מכיוון שהמספרים אינם משתנים — בניגוד למפתח ראשי המכיל עובדות לגבי שורה, כגון מספר טלפון או שם לקוח.

מעוניין במידע נוסף?

קווים מנחים למתן שמות לשדות, לפקדים ולאובייקטים

מבוא לטבלאות

הדרכת Excel

הדרכת Outlook

מסדי הנתונים הטובים ביותר מתחילים בעיצוב מבנה טוב. בסרטון וידאו זה, תלמד מהו מסד נתונים, באופן ספציפי יותר, מסד נתונים יחסי, שאותו באפשרותך ליצור באמצעות Access. תלמד כיצד לארגן את מסד הנתונים באמצעות טבלאות וכיצד ליצור את קשר הגומלין בין הטבלאות באמצעות המקשים.

אז, מהו מסד נתונים, בכל אופן? במונחים כלליים, מסד נתונים הוא כל אוסף נתונים מאורגן. ספרי הבישול שלך הם כל מסדי הנתונים, וכך גם רשימה פשוטה זו של שמות ומספרי טלפון ב-Excel.

השאלה הבאה היא: "מה הופך מסד נתונים של Access לשונה? מדוע עלי להשתמש בו? התשובה היא מבנה שולחן יחסי, והנה מה המשמעות.

הנתונים שלך מאורגנים בטבלאות. טבלאות אלה מקושרות יחד על-ידי שדות משותפים הנקראים ' מקשים '.

מקשים מבצע שתי פעולות. תחילה, מקצים ערך כלשהו לכל שורה בטבלה. ניתן לראות שללסטר Baxley יש ערך של "1" מוקצה לשמו ולפטרישיה וייט יש ערך של "2" מוקצה לשמה.

מקשים גם קושרים את הטבלאות שלך יחד על-ידי שיתוף ערכים בין שדות. לדוגמה, באפשרותך לראות שערך המפתח של לסטר משותף עם שני מספרי טלפון, והופך את מספרי הטלפון שלו לאלה. ניתן גם לראות שערכי המפתח של נעמי ברטון משותפים שלוש פעמים, ומספרי הטלפון שייכים לה.

כעת, מסד הנתונים שלך מכיל שני סוגים של מקשים. ערכי המפתח מקורם בשדה זה והוא משותף בשדה זה, שדה היעד. השדה ' מקורו ' נקרא מפתח ראשי והשדה ' יעד ' נקרא מפתח זר. אך רק אם השדות שם אינם מקושרים אותם. באפשרותך לעשות זאת על-ידי יצירת קשר גומלין בין הטבלאות.

ייתכן שאתה חושב, "חכה שניה, זה נראה כמו הרבה עבודה. מדוע עליי לעשות זאת? " שאלה נהדרת. תחילה, האחסון יעיל יותר. האם אתה רואה את התדירות שבה השמות חוזרים כאן?

במבנה יחסי, עליך להזין את רוב הנתונים פעם אחת בלבד. שיכול לחסוך שטח רב. מבנים יחסיים גם משפרים את הדיוק, מכיוון שכאשר אתה מזין נתונים יותר מפעם אחת, אתה מפעיל את הסיכון של ביצוע שגיאות.

כדוגמה, ראה מה קורה אם אתה מאיית באופן שונה את שמו של נעמי ברטון. מספר טלפון זה הופך להיות קשה יותר לאיתור וייתכן שלעולם לא תמצא את השגיאה. מכיוון שאתה מזין את רוב הנתונים פעם אחת בלבד במבנה יחסי, אתה מקטין את הסיכוי לשגיאה. ואם אתה עושה טעות, עליך לפתור אותה במקום אחד בלבד.

מבנים יחסיים הם גם דרך נהדרת ללכידת טרנזקציות. בהתאם לאופי מסד הנתונים שלך, טרנזקציה יכולה לציין אילו תלמידים מתקיימים כיתות, אילו מכירות התקיימו או למי השאלת את הספר שלך.

כעת אתה מכיר את שלושת השלבים הבסיסיים הראשונים בעיצוב מסד נתונים. שלב 1 הוא ללכוד את כל הנתונים שעליך לאחסן. בדוגמה זו, היינו זקוקים לשמות לקוחות, מספרי טלפון ודרך לסווג מספרים אלה.

שלב 2 הוא לזהות את כל הנתונים שאתה עשוי לחזור עליהם. כגון שמות לקוחות בדוגמה זו.

לבסוף, שלב שלישי הוא לארגן את הנתונים בטבלה משלו.

אך האם אתה מבחין בנתונים החוזרים החוזרים בשדה ' סוג '? תפיסה טובה. באפשרותך אכן לנתק נתונים אלה לטבלה. אך מאחר שאלה הם רק ערכים מעטים, אפשרות טובה יותר היא ליצור רשימת בדוק, שהיא רק רשימת ערכים קצרה.

שימוש בטבלאות ובמפתחות כדי ליצור מבנה יחסי הוא שלב בסיסי בעיצוב מסדי נתונים טוב. עם מסד הנתונים היחסי שלך ב-Access, באפשרותך לחסוך זמן, לחסוך מקום, לצמצם את השגיאה וללכוד טרנזקציות מסביב לפיסות הנתונים החשובות שלך כדי שתוכל לעבוד בצורה יעילה יותר.

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×