מבוא ל- Access

תחילת העבודה עם מסדי נתונים

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

מסדי נתונים ו- web apps באפשרותך yield יתרונות בעסק גדול. עיצוב מסד הנתונים חיוני להשגת יעדי, אם ברצונך לנהל מידע עובד, לספק דוחות שבועי מול נתונים או מעקב אחר הזמנות של לקוחות. להשקיע את הזמן כדי להבין את עיצוב מסד הנתונים יסייע לך מסדי נתונים בנה הפועלות ימינה בפעם הראשונה והגן להכיל לצרכים המשתנים.

חשוב: יישומי אינטרנט של access הם שונים מאלה מסדי נתונים של שולחן עבודה. מאמר זה אינו לדון web app עיצוב.

מושגים ותנאי

בוא נתחיל ללמוד כמה מושגים ולהתניות בסיסי. לעיצוב שימושיות מסד נתונים, תוכל ליצור טבלאות נושא אחד. בטבלאות שלך, לכידת כל הנתונים הדרושים עבור הנושא בתיבה שדות, החזק יחידת אפשריות הקטן ביותר של הנתונים.

מסדי נתונים יחסיים

מסד נתונים בו נתונים מחולק טבלאות, אשר נתמכות ובסוג כגון גליונות אלקטרוניים. לכל טבלה יש נושא אחד בלבד, כגון לקוחות (מטבלה אחת) או מוצרים (טבלה אחרת).

רשומות ושדות

שטח אחסון עבור נתונים נפרדים בטבלה. שורות (או הרשומות) מאחסנים כל נקודת נתונים ייחודיים, כגון שם לקוח. עמודות (או שדות) לבודד את המידע כעת נלכדות אודות כל נקודת נתונים ביחידת אפשריות הקטן ביותר — השם הפרטי עשויים להיות עמודה אחת וייתכן שם משפחה אחר.

מפתח ראשי

ערך המוודא כל רשומה היא ייחודית. לדוגמה, ייתכן שיהיו שתי ללקוחות בעלי אותו שם, סיגלית Andersen. אך אחת מהרשומות Andersen סיגלית מכיל את המספר 12 כמפתח ראשי ומכילה השני מפתח ראשי של 58.

קשרי גומלין של אב-צאצא

נפוצות קשרי גומלין בין טבלאות. לדוגמה, ייתכן לקוחות יחיד הזמנות מרובות. טבלאות אב יש מפתחות ראשיים. טבלאות הצאצא כולל מפתחות זרים, שבו הם ערכים מהמפתח הראשי המציגים את האופן שבו הרשומות בטבלה הצאצא מקושרות בטבלת האב. מפתחות אלה מקושרים על-ידי קשר גומלין.

מהו עיצוב טוב של מסד נתונים?

עקרונות שני הם בסיסיים עיצוב טוב של מסד נתונים:

  • הימנע משימוש מידע כפול (הנקראים גם נתונים מיותרים). אותו מבזבזים שטח ולהגדיל הסבירות של שגיאות.

  • להבטיח שנתוני מלא ובזמן. מידע שלם או שגויים הזרמת בשאילתות דוחות וכרטיסי בסופו של דבר שעשוי להוביל בעלות מידע מוטעה החלטות.

כדי לסייע בפתרון בעיות אלה:

  • חילוק המידע מסד הנתונים לטבלאות מבוססות-נושא עם מיקוד צר. הימנע כפילות מידע בטבלאות מרובות. (לדוגמה, שמות לקוחות יעברו בטבלה אחת בלבד.)

  • צרף את הטבלאות יחד באמצעות מקשי במקום שכפול נתונים.

  • כלול תהליכים תומך ולהבטיח את דיוק ותקינות במידע מסד נתונים.

  • עיצוב מסד הנתונים עם צרכי בחשבון שלך עיבוד נתונים ודיווח.

כדי לשפר את השימושיות לטווח ארוך של מסדי הנתונים שלך, בצע את הפעולות הבאות חמש עיצוב:

שלב 1: קביעת המטרה של מסד הנתונים שלך

לפני שתתחיל, יש מטרה עבור מסד הנתונים שלך.

כדי להשאיר את העיצוב ממוקד, לסכם את המטרה של מסד הנתונים והפנה הסיכום לעתים קרובות. אם אתה מעוניין מסד נתונים קטן בעסק מבוססי-בית, לדוגמה, תוכל לכתוב דבר פשוט, כגון "מסד הנתונים של הלקוחות שומרת רשימה של מידע אודות לקוחות למטרת הפקת דברי דואר ודוחות". עבור מסד נתונים של ארגון, ייתכן שיהיה עליך פיסקאות מרובות כדי לתאר מתי וכיצד אנשים בתפקידים שונים ישתמשו במסד הנתונים ואת הנתונים שלה. יצירת הצהרת כוונות ספציפי ומפורט כדי להפנות במהלך תהליך העיצוב.

שלב 2: איתור וארגון של המידע הנדרש

אסוף את כל סוגי המידע שברצונך להקליט, כגון שמות מוצרים ומספרים ההזמנה שלך.

התחל עם מידע קיים ושם בשיטות מעקב. לדוגמה, אולי הזמנות רכש שהקלטת כעת בספר ראשי או על כך שפרטי הלקוח בטפסים נייר. השתמש במקורות אלה כדי לפרט את המידע שאתה לוכד כעת (לדוגמה, כל התיבות בטפסים שלך). כאשר אינך שלכדת כעת מידע חשוב, חשוב אודות נפרדים המידע הדרוש לך. כל סוג נתונים בודדים הופך שדה במסד הנתונים שלך.

אל תדאג לגבי יצירת הרשימה הראשונה שלך המושלמת — באפשרותך לכוונן אותו לאורך זמן. אך שקול לכל האנשים להשתמש במידע זה ושאל לקבלת רעיונות שלהם.

בשלב הבא, חשוב על הפעולה הרצויה מחוץ מסד הנתונים ואת סוגי דוחות או דברי דואר שברצונך ליצור. לאחר מכן, ודא שאתה לוכד את המידע הנדרש כדי לענות יעדים אלה. לדוגמה, אם אתה מעוניין דוח המציג מכירות לפי אזור, עליך ללכוד את נתוני המכירות האזוריות רמה. נסה לשרטט דוח במידע האמיתי כפי שהיית רוצה לראות אותו. לאחר מכן, פרט את הנתונים הדרושים לך כדי ליצור את הדוח. בצע את אותה פעולה עבור דברי דואר או אחרים פלטי שהרצוי מתוך מסד הנתונים.

דוגמה

נניח הגשת לקוחות ההזדמנות לבחור להצטרף ביותר (או מחוץ) עדכונים תקופתיים דואר אלקטרוני, וברצונך להדפיס רשימה של האנשים שהסכימו להצטרף. עליך לשלוח דואר אלקטרוני עמודה בטבלה לקוחות, עם הערכים המותר של כן ולא.

עבור אלה מעוניין לקבל הודעות דואר אלקטרוני, עליך כתובת דואר אלקטרוני, שתדרוש גם שדה. אם ברצונך לכלול ברכה proper (כגון מר, גברת או מר), לכלול שדה ברכה. אם אתה מעוניין ללקוחות כתובת על-ידי שלהם השם הפרטי בהודעות דואר אלקטרוני, הוסף שדה שם פרטי.

עצה: זכור לפרק כל פיסת מידע לחלק שלו הקטן ביותר שימושי, כגון שם פרטי ושם משפחה עבור טבלה הלקוח. באופן כללי, אם ברצונך לבצע מיון, חיפוש, חישוב או דוח בהתבסס על פריט מידע (כגון שם המשפחה של הלקוח), עליך למקם פריט זה בשדה משלו.

שלב 3: לחלק את המידע לטבלאות

חלק את פריטי המידע ישויות העיקריים או נושאים, כגון מוצרים, לקוחות והזמנות. כל נושא יהפוך טבלה.

לאחר שהוספת את רשימת המידע הנדרש, לקבוע ישויות העיקריים (או נושאים), עליך לארגן את הנתונים שלך. הימנע שכפול נתונים בין ישויות. לדוגמה, הרשימה הראשונית עבור מסד נתונים של מכירות המוצר עשוי להיראות כך:

צילום מסך של פריטי מידע המקובצים לנושאים

ישויות העיקריים הם: לקוחות, ספקים, מוצרים והזמנות. אז להתחיל טבלאות אלה ארבע: אחת עבור עובדות אודות לקוחות, אחת עבור עובדות אודות ספקים, וכן הלאה. ייתכן זה לא יהיה עיצוב הסופי שלך, אך הוא נקודת התחלה טובה.

הערה: שיטות מסדי הנתונים לכלול טבלאות מרובות. הימנע מהפיתוי כדי למקם את כל המידע שלך בטבלה אחת. פעולה זו מובילה מידע כפול, ומסד נתונים גדול ושגיאות מוגברת. עיצוב לרשום כל עובדה פעם אחת בלבד. אם אתה מוצא את עצמך חוזר מידע, כגון כתובת הספק, ארגון מחדש של מסד הנתונים שלך כדי למקם את המידע בטבלה נפרדת.

כדי להבין מדוע טבלאות נוספות אינן טוב יותר פחות, שקול את הטבלה המוצגת כאן:

מסך מקטע של נתונים מוצרים והן ספקים

כל שורה מכילה מידע אודות המוצר והן את הספק שלו. מכיוון שייתכן שיהיה עליך מוצרים רבים מאותו ספק, ספק את השם והכתובת המידע משתנה לחזור פעמים רבות. פעולה זו מבזבזת שטח דיסק. במקום זאת, הקלטת מידע הספק פעם אחת בלבד בטבלת ספקים נפרדת ולאחר מכן קישור טבלה זו לטבלת המוצרים.

בעיה שנייה בעיצוב זה היא בולט כאשר עליך לשנות מידע אודות הספק. נניח שעליך לשנות הכתובת של ספק. מכיוון שהיא מופיעה במקומות רבים, ייתכן בטעות לשנות את הכתובת במקום אחד אך לשכוח לשנות אותה במקומות האחרים. הקלטת כתובת הספק במקום אחד בלבד פותר את הבעיה זה.

לבסוף, נניח שסופק על-ידי יקב קוהו מוצר אחד בלבד, וברצונך למחוק את המוצר אך לשמור את המידע של שם וכתובת הספק. עם עיצוב זה, כיצד תוכל למחוק את רשומת המוצר מבלי לאבד את מידע הספק? אין באפשרותך. מאחר שכל רשומה מכילה עובדות אודות מוצר בנוסף עובדות אודות ספק, אין אפשרות למחוק אחד מבלי למחוק את הפריט השני. כדי לשמור את העובדות הבאות בנפרד, פצל טבלה זו שני: הראשון עבור פרטי מוצר והתו השני עבור מידע אודות ספקים. לאחר מכן, בעת מחיקת רשומה מוצר, תמחק את העובדות אודות המוצר בלבד — ולא את העובדות אודות הספק.

שלב 4: הפיכת פריטי מידע לעמודות

החלט איזה מידע צריך לאחסן בכל טבלה. פיסות נתונים נפרדים אלה הופכים השדות בטבלה. לדוגמה, טבלת עובדים עשויות לכלול שדות כגון שם משפחה, שם פרטי תאריך תחילת עבודה.

לאחר שבחרת את הנושא עבור טבלת מסד נתונים, העמודות בטבלה זו יש לאחסן עובדות אודות נושא זה בודד בלבד. לדוגמה, טבלה מוצר חייבת לאחסן עובדות אודות מוצרים בלבד — לא אודות ספקים שלהם.

כדי להחליט איזה מידע למעקב אחר בטבלה, השתמש ברשימת שיצרת קודם לכן. לדוגמה, עשויות לכלול בטבלה Customers: שם פרטי, שם משפחה, כתובת, שלח דואר אלקטרוני, Salutation וכתובת דואר אלקטרוני. כל רשומה (לקוח) בטבלה מכילה את אותו אוסף של עמודות, כך שאתה מאחסן בדיוק באותו המידע עבור כל לקוח.

יצירת רשימת הראשונה שלך, ולאחר מכן סקור ולמקד אותו. זכור לפרק מידע לתוך השדות האפשריים הקטן ביותר. לדוגמה, אם הרשימה הראשוני שלך מכילה כתובת כשדה, לפצל אשר כתובת רחוב, עיר, מצב ואת מיקוד — או, אם הלקוחות שלך הן כלליות, לשדות אף יותר. באופן זה, לדוגמה, תוכל לבצע דברי דואר בתבנית המתאימה או בדוח בהזמנות לפי מדינה.

לאחר כוונון עמודות הנתונים בכל טבלה, אתה מוכן לבחור את המפתח הראשי של כל טבלה.

שלב 5: ציון מפתחות ראשיים

בחר מפתח ראשי של טבלה. המפתח הראשי, כגון Product ID או Order ID, מזהה באופן ייחודי כל רשומה. אם אין לך מזהה ייחודי, ברור, השתמש ב- Access כדי ליצור אחת עבורך.

אתה זקוק לדרך כדי לזהות באופן ייחודי כל שורה בטבלה. זכור הדוגמה הקודמת שבו לקוחות שני לתת שם זהה? מאחר שהם לשתף שם, עליך למצוא דרך לזיהוי כל אחד בנפרד.

כך בכל טבלה חייבת לכלול עמודה (או קבוצת עמודות) אשר זיהוי ייחודי לכל שורה. אפשרות זו נקראת מפתח ראשי והיא לעתים קרובות מספר ייחודי, כגון מספר מזהה עובד או מספר סידורי. Access משתמש מפתחות ראשיים כדי לשייך במהירות נתונים מטבלאות מרובות כדי להביא הנתונים יחד עבורך.

לעתים המפתח הראשי מורכב בשני שדות או יותר. לדוגמה, טבלת Order Details המאחסנת פריטי שורה עבור הזמנות עשוי להשתמש בשתי עמודות במפתח הראשי שלה: Order ID ועל מזהה מוצר. כאשר מפתח ראשי מפעיל יותר מעמודה אחת, שנקראת גם מפתח מורכב.

מקטע מסך של טבלת מוצרים

אם כבר יש לך מזהה ייחודי עבור המידע בטבלה, כגון מספרי מוצר לזהות באופן ייחודי כל מוצר בקטלוג שלך, השתמש, אך רק אם הערכים לעמוד כללים אלה עבור מפתחות ראשיים:

  • המזהה יהיו תמיד שונים עבור כל רשומה. ערכים כפולים אינם מותרים במפתח הראשי.

  • תמיד הוא ערך עבור הפריט. כל רשומה בטבלה שלך חייב להיות מפתח ראשי. אם אתה משתמש עמודות מרובות כדי ליצור את המפתח (כגון חלק חברים ובני מספר חלק), שני הערכים תמיד חייב להיות קיים.

  • המפתח הראשי הוא ערך שאינו משתנה. מאחר המפתחות שמתבצעת אליהם הפניה טבלאות אחרות, כל שינוי מפתח ראשי בטבלה אחת פירושו שינוי אותו בכל מקום שבוצעה אליו הפניה. שינויים תכופים להגביר את הסיכון של שגיאות.

אם אין לך מזהה בולט, השתמש מספר ייחודי שרירותי משמש כמפתח ראשי. לדוגמה, תוכל להקצות כל הזמנה מספר הזמנה ייחודי למטרה לזיהוי הסדר.

עצה: כדי ליצור מספר ייחודי כמפתח ראשי, הוסף עמודה באמצעות סוג הנתונים מספור אוטומטי. סוג הנתונים מספור אוטומטי מקצה באופן אוטומטי ערך מספרי ייחודי לכל רשומה. מזהה מסוג זה אינו מכיל מידע עובדתי המתאר את השורה שהוא מייצג. הסיבה לכך היא אידיאלי לשימוש כמפתח ראשי המספרים אינם משתנים — בניגוד מפתח ראשי המכיל עובדות אודות שורה, כגון מספר טלפון או שם לקוח.

מעוניין במידע נוסף?

קווים מנחים למתן שמות לשדות, פקדים ואובייקטים

מבוא לטבלאות

הדרכת Excel

הדרכת Outlook

התחל מסדי הנתונים של שיטות בעיצוב מבניים טוב. בסרטון וידאו זה, תלמד הוא אילו מסד נתונים, באופן ספציפי יותר, מסד נתונים יחסי, שבו באפשרותך ליצור עם Access. תלמד כיצד לארגן את מסד הנתונים עם טבלאות וכיצד ליצור את קשרי הגומלין בין הטבלאות שלך עם מקשי.

כן, מהו מסד נתונים, בכל זאת? במונחים הרחבה, מסד נתונים היא כל אוסף נתונים מאורגנים. Cookbooks שלך הם כל מסדי הנתונים, עקב כך אין ברשימה זו פשוט של שמות ומספרי טלפון ב- Excel.

השאלה הבאה היא: "מה הופך מסד נתונים של Access שונים? מדוע עליי להשתמש בו?" התשובה היא במבנה טבלה יחסיים, וכעת נסביר אילו בו הדבר.

הנתונים שלך מאורגנת לטבלאות. טבלאות אלה מקושרות יחד על-ידי שדות משותפים הנקראים מפתחות.

מקשי לבצע שתי פעולות: תחילה, הם להקצות ערך מסוג כלשהו כל שורה בטבלה. באפשרותך לראות כי Lester Baxley מכיל ערך של "1" שהוקצו שמו ולבן אורלי מכיל ערך של "2" הוקצה לשם שלו.

מקשי גם לקשר הטבלאות יחד על-ידי שיתוף ערכים בין שדות. לדוגמה, באפשרותך לראות כי ערך המפתח של Lester ישותף עם שני מספרי טלפון, ומספרים כי הופך את אלה הטלפון שלו. באפשרותך גם לראות המפתח של Naomi Barton זה ערכים המשותפים שלוש פעמים, ואת אלה מספרי הטלפון משתייך לה.

כעת, מסד הנתונים שלך מכיל שני סוגים של מפתחות. ערכי המפתח נוצרו בשדה זה ואין להם אתה לשתף בשדה זה, שדה היעד. השדה המקורי נקרא מפתח ראשי ושדה היעד נקרא מפתח זר. אך רק נתקל השדות יש אינו לקשר אותן. תוכל לעשות זאת על-ידי יצירת קשר גומלין בין הטבלאות.

אתה עשוי לחשוב, "החזק שני, זה נראה כמו עבודה רבה. מדוע עלי לעשות זאת?" שאלה נהדר. תחילה, אחסון יעיל יותר. האם אתה רואה באיזו תדירות שמות נחזור עליהם כאן?

במבנה יחסיים, תוכל להזין ביותר של הנתונים שלך פעם אחת בלבד. פעולה זו יכולה לחסוך שטח רב. מבנים יחסיים גם לשפר את דיוק, מכיוון בעת הזנת נתונים יותר מפעם אחת, אתה מפעיל את הסיכון של הפיכת שגיאות.

בתור דוגמה, חפש מה קורה אם אתה מאיית שלא כהלכה השם Naomi Barton. מספר טלפון זה נעשה קשה למצוא ולעולם לא תמצא את השגיאה. מאחר שאתה מזין ביותר של הנתונים שלך פעם אחת בלבד במבנה יחסיים, הפחת את סיכוייך שגיאה. וברשותך, אם תעשה טעות, רק לתקן אותה במקום אחד.

מבנים יחסיים גם הן דרך נהדרת ללכוד עסקאות. בהתאם לסוג מסד הנתונים שלך, באפשרותך לציין את טרנזקציה הם אילו תלמידים בכיתות אילו, אילו מכירות התבצע או מי ההלוואה פנקס שלך כדי.

אז כעת אתה יודע את שלושת השלבים הבסיסיים בעיצוב מסד נתונים. שלב אחד הוא כדי ללכוד את הנתונים שהדרושים לך לאחסן. בדוגמה זו, אנו הדרושות שמות הלקוחות, מספרי טלפון ודרך כדי לסווג מספרים אלה.

שלב 2 היא לזהות כל הנתונים שסביר להניח חוזרות. כגון שמות הלקוחות בדוגמה זו.

לבסוף, שלב שלישי הוא ארגון נתונים אלה לטבלה משלו.

אבל אתה תוכל להבחין הנתונים שחוזרות על עצמן בשדה סוג? פלט צדי טוב. היתה אכן ניתוק נתונים אלה לטבלה. אך מאחר שאלה הם רק כמה ערכים, אפשרות טובה כדי ליצור רשימת בדיקת מידע, שהוא רק קצר בחר-רשימה של ערכים.

שימוש טבלאות ומפתחות כדי ליצור מבנה יחסיים היא שלב בסיסי עיצוב טוב של מסד נתונים. כשמסד הנתונים יחסיים ב- Access, באפשרותך לחסוך זמן, לחסוך בשטח, להפחית שגיאה ולאחר ללכוד תנועות סביב פיסות נתונים חשובים שלך כדי שתוכל לעבוד בצורה יעילה יותר.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×