ניהול נתונים באמצעות שאילתות

יצירת שאילתות בסיסיות

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

עבור חיפושים מהירים ושאלות, צור שאילתה בסיסיות כדי למצוא את הנתונים שאתה זקוק ולקבל תשובות שלך.

יצירת שאילתה בתצוגת עיצוב

תצוגת עיצוב מעניקה לך שליטה רבה יותר שאילתה שאתה יוצר מאשר אשף השאילתות.

  1. פתח תצוגת עיצוב של שאילתה

    • כדי להתחיל, בחר באפשרות צור > עיצוב שאילתה.

      סמל רצועת הכלים של עיצוב שאילתה

  2. הוספת מקורות נתונים

    תחילה, הוסף את הטבלה או השאילתה המכילה את הנתונים שברצונך לראות. (כן, תוכל ליצור שאילתות חדשות משאילתות שנשמר. לדוגמה, נניח שבנית שאילתה מוצא את כל המוצרים מכל הספקים ולאחר ממיין אותם מהגבוה למספרים המכירות הנמוכים ביותר. השתמש בשאילתה זו כמקור נתונים עבור שאילתה חדשה שמחפשת, לדוגמה, מכירות של מוצרי מספקים באזור ספציפי.)

    1. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, בחר את הכרטיסיה שני.

    2. בחר את מקורות הנתונים שהרצוי ולאחר, לאחר כל מקור, בחר באפשרות הוסף.

    3. סגור את תיבת הדו-שיח.

  3. הוסף שדות הפלט

    שדות הפלט הן הנתונים שברצונך להציג או הנכלל מערכת התוצאות עבור השאילתה.

    • גרור את השדות שהרצויים ממקור הנתונים בחלונית העליונה מטה אל תא ריק בשורה שדה בחלונית התחתונה.

      צילום מסך של כל האובייקטים של Access תצוגה

    שימוש בביטוי כשדה פלט

    כדי לבצע חישובים או להשתמש בפונקציה להפקת פלט השאילתה, לכלול ביטוי כשדה פלט. הביטוי יכול להשתמש נתונים מכל מקור נתונים בשאילתה, בנוסף פונקציות, כגון עיצוב או InStr, והוא יכול להכיל קבועים ואופרטורים אריתמטיים.

    1. בעמודה ריקה ברשת עיצוב השאילתה, בחר את השורה שדה.

    2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הגדרת שאילתה, בחר בונה.

    3. הקלד או הדבק את הביטוי שלך. הוספת לפני הביטוי שלך עם השם שבו ברצונך להשתמש עבור הביטוי פלט, ואחריו נקודתיים. לדוגמה, כדי להוסיף תווית הביטוי "עודכן לאחרונה", התחל את הביטוי שלך עם: עדכון אחרון:

      לחלופין, השתמש בבונה הביטויים כדי לבנות את הביטוי שלך עם רכיבי ביטוי, קטגוריות ביטויים וערכים ביטוי.

    הערה: ביטויים הם וגמישה, עם אפשרויות רבות. לקבלת מידע נוסף, ראה בניית ביטוי.

  4. ציון קריטריונים (אופציונלי)

    להשתמש בקריטריונים כדי להגביל את הרשומות שמחזירה השאילתה שלך (לערכים שדה). לדוגמה, רק מומלץ לעיין במוצרים עם מחיר יחידה של 10 $ קטן מ.

    1. כדי לציין קריטריונים, גרור את השדות המכילים את הערכים לתוך בחלונית התחתונה.

      עצה: כברירת מחדל, בעת הוספת שדה, הנתונים שלה מחזירה תוצאות השאילתה. אם הוספת את השדה הרצוי כבר, שאינך צריך להוסיף אותו שוב כדי להחיל את הקריטריונים אליו.

    2. אם אינך מעוניין תוכן השדה תופיע בתוצאות, בשורה הצג עבור השדה, נקה את תיבת הסימון.

    3. בשורה קריטריונים של השדה, הקלד ביטוי הממלאות ערכי השדה חייב (אם הרשומה שיש לכלול בתוצאות). לדוגמה, <10. (לקבלת דוגמאות נוספות, ראה דוגמאות לקריטריוני שאילתה).

    4. ציין קריטריונים חלופיים בשורה או, מתחת לשורה קריטריונים.

    אם תציין קריטריונים חלופיים, רשומות נבחרות אם הערך של השדה עונה על אחד מהקריטריונים המפורטים. לדוגמה, אם לכלול את שדה המצב מהטבלה הלקוחות שלך, שצוין CA כקריטריוני, כלול שורות או עבור ID ועל WA, אתה מקבל רשומות עבור לקוחות הגרים בכל אחד משלושת המצבים מפורטת.

  5. סיכום נתונים (אופציונלי)

    מומלץ לסכם את הנתונים, במיוחד אם הנתונים שלך אינם מספריים. לדוגמה, כדאי לך לראות את מחיר ממוצע או סכום המכירות.

    1. במידת הצורך, הוסף שורת הסיכום לרשת עיצוב השאילתה בחלונית התחתונה. בתצוגת עיצוב, בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הצג/הסתר, בחר סכומים.

    2. עבור כל שדה שברצונך לסכם, בשורה סך הכל, בחר את הפונקציה לשימוש. הפונקציות הזמינות משתנות בהתאם לסוג הנתונים של השדה.

  6. להפעיל או לשמור את השאילתה

    • כדי להפעיל את השאילתה, בקבוצה תוצאות, בכרטיסיה ' עיצוב ', בחר באפשרות ' הפעל '.

    • כדי לשמור את השאילתה שלך לשימוש מאוחר יותר, בסרגל הכלים לגישה מהירה, בחר שמור שמירה . הקלד שם תיאורי עבור השאילתה ולאחר מכן בחר אישור.

מעוניין במידע נוסף?

הדרכת Excel

הדרכת Outlook

בסרטון וידאו זה, תלמד כיצד להשתמש במעצב השאילתות כדי ליצור שאילתת בחירה באופן יסודי למעלה.

תבחר מקור הנתונים יחד עם השדות ממקור נתונים זה.

בהתאם לצורך, עליך להוסיף קריטריונים כדי לסנן את התוצאות, והקפד להוסיף שאת סוגי נתונים תואמים.

לאחר מכן להפעיל את השאילתה והתאם את התצוגה של תוצאות שאילתה כדי להציג את מה שברצונך לראות.

שאילתה שלנו להשיב על שאלה זו: "כמה הזמנות צעצועי טיילספין למקם בחודש שעבר?"

בוא נתחיל.

ברצועת הכלים, בחר צור ולאחר מכן עיצוב שאילתה.

פעולה זו מפעילה את מעצב השאילתות.

באפשרותך להשתמש בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה כדי להוסיף טבלאות או שאילתות כמקור נתונים, או פשוט באפשרותך לגרור מקור מעל מחלונית הניווט.

נשתמש הטבלה Orders עבור מקור הנתונים שלנו. כדי להשיב על שאלה שלנו, במיוחד עלינו תאריכי הזמנה ושמות של הלקוח.

באפשרותך ללחוץ פעמיים כדי להוסיף שדה לרשת העיצוב למטה כאן, או באפשרותך לגרור אותו.

אם אתה מפעיל את השאילתה כעת, באפשרותך לראות שהיא מחזירה את כל הזמנה עבור כל לקוח ובאפשרותך להשתמש בכלים הסינון כאן כדי לצמצם את התוצאות.

עם זאת, אם הוספת קריטריונים לשאילתה, באפשרותך לקבל תוצאה זהה בכל פעם.

הפעולה הוא, הוספת קריטריונים גורמת מורכב מעט יותר כך לזכור כמה כללים.

הכלל הראשון הוא: עליך להבין את הנתונים.

כדי להראות לך מה משמעות הדבר, בוא פתיחת הטבלה Orders,...

… לבחור שדות ברצועת הכלים,...

… ולאחר מכן בחר את השדות בשאילתה שלנו.

השדה Order Date הוא שדה סוג הנתונים תאריך/שעה,...

..., אך השדה לקוחות אינו שדה טקסט; זהו שדה סוג הנתונים מספר.

זה מוביל לכלל השניה: הקריטריונים שלך חייב להתאים את סוג הנתונים של השדה אתה מסנן.

לדוגמה, אתה יכול רק להזין ערכי תאריך שדה תאריך/שעה, מספרים בשדה מספר, וכן הלאה.

כן, כיצד אנו לדעת אילו מספר המתאים צעצועי טיילספין?

בוא נבחר כלי מסד נתונים, קשרי גומלין. בחלונית קשרי גומלין, אנחנו עדים לקוחות הזמנות הקשורות על-ידי שהשדות ID ו- Customer ID.

בוא נבחר כלי מסד נתונים, קשרי גומלין. בחלונית קשרי גומלין, אנחנו עדים לקוחות והזמנות הקשורים על-ידי שהשדות ID ו- Customer ID.

כאשר אנו פתח בטבלה Customers ואתר צעצועי טיילספין, ניתן לראות שאותו מכיל ערך בעל מזהה 23.

בחזרה ב- query כעת, בוא להזין 23 בשורה קריטריונים של השדה ' מזהה לקוח '.

ולאחר מכן הרחב את השדה Order Date ואנו להוסיף זוג אופרטורים לוגיים: "בין" ו- "ו-". אנו הזן תאריך התחלה כאן, ואת תאריך סיום כאן.

שים לב כי אנו להקיף את ערכי התאריך בסימני סולמית. Access דורש אלה כאשר שמהם ברצוננו לזהות את הערך תאריך והיא לא הטקסט.

הפעל את השאילתה, וקבל כעת אנו את התוצאות אנו היו מחפש: פשוט ההזמנות שנעשו על-ידי טיילספין בחודש שעבר.

כעת נחזור בחזרה והבט מעצב השאילתות לדקה.

האם אתה רואה תיבות סימון אלה? אם תנקה אותן, אתה מסתיר את השדה מתוך התוצאה, כמו בדוגמה.

השדה שעדיין נמצא בתיקיה השאילתה; פשוט אינך רואה אותו בתוצאות.

כמו כן, אם ברצונך לחזור חלק התוצאה, כגון את חמש הערכים העליונים או אולי אחוז 25 התחתון של סידרת נתונים, בחר ערך מתוך הרשימה החזרה.

לאחר מכן כאן ברשת העיצוב, עבור השורה מיון ובחר סדר עולה או סדר יורד. בסדר עולה מחזיר את הפריטים התחתונים, ומחזירה סדר יורד הפריטים העליונים.

בשלב הבא, הבט לחצן סכומים. זוהי דרך מהירה להוספת סכומים, ממוצעים או חישובים אחרים על שאילתה.

להלן דוגמה. באפשרותך לראות שיש לנו שלוש טבלאות עם שדה מכל. אם אני מפעיל את השאילתה כפי שהיא כעת, אנו לקבל כמות גדולה של קטגוריות שחוזרות על עצמן.

לכן, חזור לתצוגת עיצוב.

בחר … סכומים, ושים לב כי Access מוסיף שורת סכום לשאילתה ברשת, ומגדיר כל שלושה שדות קיבוץ לפי.

נניח שמהם ברצוננו לראות כמה פריטים של כל קטגוריה הסידור. אנו להסיר את השדה Order Date מהשאילתה.

אנו להגדיר את השדה Quantity שיש לסכם והשאר את השדה Category על קיבוץ לפי.

ומעבר אנו את השדה Category כך שהוא השדה השמאלי ביותר.

כעת כאשר להפעיל את השאילתה, היא מחשבת את מספר הפריטים שנמכרו בכל קטגוריה.

מיון התוצאות ולאחר מכן תוכל לראות אילו קטגוריות למכור ביותר או הקטן ביותר.

כעת יצרת שאילתת בחירה באמצעות מעצב השאילתות.

שהבנת כיצד לבחור את מקור הנתונים ואת קריטריונים ולאחר גם תוצאות כיצד להפעיל וכיצד לכוונן את השאילתה שלך.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×