התאמה אישית של אתר הצוות שלך ב- Office 365 לאחסון ולשיתוף קבצים

משתתפים: טום וורנר דיאן פייגל
עדכון אחרון: 1 במרץ 2017

אם יש לך עסק קטן עם מעט עובדים, אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיר שיתוף קבצים ושיתוף פעולה מקוון היא להשתמש ב- OneDrive for Business ובאתר צוות של Office 365 יחד. לאחר מכן, התאם אישית את אתר הצוות של Office 365 כדי שתוכל לנצל תכונות נוספות של אחסון ושיתוף פעולה.

בערכת לימוד זו, אנו מספקים הוראות שלב אחר שלב שיסייעו לך לבצע התאמה אישית של אתר הצוות שלך ב- Office 365 ולשתף קבצים עם אנשים מחוץ לעסק. תוכל לבצע את כל השלבים, או לבחור רק את השלבים שמעניינים אותך.

אם תבצע את השלבים לפי הסדר, תתחיל עם דף בית בסיסי של אתר צוות ב- Office 365 שנראה כך:

תמונה של אתר הצוות הבסיסי

ניתן גם לבצע התאמה אישית שלו כך שהוא ייראה בערך כך, עם קישורים לתיקיות משותפות ב- OneDrive for Business ואתר משנה:

צילום מסך של אתר צוות מותאם אישית עם אתר משנה

שלב 1: התאמה אישית של אחסון קבצים באתר הצוות שלך ב- Office 365

זמן משוער להשלמת שלב זה: 15-20 דקות

בשלב זה, נראה לך כיצד להוסיף עוד ספריות מסמכים לאתר הצוות ב- Office 365 כדי שתוכל לארגן את הקבצים שלך. לאחר מכן, נראה לך כיצד להוסיף רשימת אנשי קשר שאותה תוכל לקשר לרשימת אנשי הקשר שלך ב- Outlook. שתי התכונות הללו הן תכונות פופולריות באתרי צוות!

הוספת ספריות מסמכים נוספות לאתר הצוות שלך

אתר הצוות שלך ב- Office 365 כבר כולל ספריית מסמכים שבה ניתן להתחיל להשתמש כבר עכשיו. אם גודלה של ספריית המסמכים המהווה ברירת מחדל כבר אינו מספיק לך, ניתן בקלות להוסיף לאתר הצוות גורמים מכילים נוספים של שטח אחסון. תחילה, הקדש זמן למחשבה על האופן שבו ברצונך לקבץ קבצים באתר הצוות שלך ב- Office 365 ולבחירת השם שברצונך להקצות לגורמים המכילים של שטח אחסון כדי שניתן יהיה לאתר את הקבצים בקלות. אם יש לך כמות גדולה של מידע שצריך לארגן, ראה תכנון התוכן עבור אתר הצוות לקבלת מספר עצות.

כך תוכל ליצור ספריות מסמכים נוספות עם שמות ספציפיים לעסק.

  1. עבור אל אתר הצוות שלך ב- Office 365. בדף הבית של Office 365, בחר אתרים > אתר צוות.

  2. בדף הבית של אתר הצוות, בחר את האריח הוספת רשימות, ספריות ויישומים אחרים.

    כדי להוסיף מיכל אחסון חדש לאתר שלך, בחר את אריח 'הוספת רשימות, ספריות ויישומים אחרים'.

  3. בדף היישומים שלך, בחר ספריית מסמכים.

    כדי להוסיף מיכל חדש לאחסון מסמכים, בדף 'היישומים שלך', בחר את אריח 'מסמכים'.

  4. הקלד שם עבור ספריית המסמכים החדשה ובחר צור.

    הקלד שם לספריית המסמכים ובחר 'צור'.

    ספריית המסמכים החדשה מופיעה בתפריט הניווט מימין, תחת אחרונים.

    לאחר הוספת ספריית מסמכים חדשה, היא מופיעה משמאל תחת 'אחרונים'.

  5. כדי להוסיף גורמים מכילים נוספים לאחסון מסמכים, בחר שוב בהוסף יישום > ספריית מסמכים.

  6. כדי למחוק ספריית מסמכים, רחף עם העכבר מעל לאריח של הספריה, בחר בלחצן עוד(...) ולאחר מכן בחר הסר.

    כדי להסיר ספריית מסמכים או לשנות את שמה, לחץ על שלוש הנקודות.

  7. כדי לשנות את שמה של ספריית מסמכים, בחר הגדרות ולאחר מכן בחר שם, תיאור וניווט ברשימה. בתיבה שם, הקלד שם חדש ולאחר מכן בחר שמור. בחר תוכן האתר כדי שתוכל להמשיך להוסיף ספריות מסמכים נוספות.

  8. לאחר שתסיים להוסיף ספריות מסמכים, בחר בהיפר-קישור בית בראש הדף כדי לחזור אל דף הבית שלך.

    דף הבית של אתר הצוות שלך ייראה דומה לזה המוצג להלן, עם קישורים לספריות המסמכים החדשות בניווט בצד ימין. בדוגמה שלנו, הוספנו גורמים מכילים עבור מסמכי סדר יום, קבצי לקוח, פרוייקטים והנחיות.

    קישורים לגורמים המכילים לאחסון נמצאים כעת בניווט בצד ימין.

הוספת רשימות כדי לסדר נתונים (אנשי קשר, משימות, אירועי לוח שנה)

אתר הצוות שלך מגיע עם ערכה של יישומי ברירת מחדל כדי לסייע לך ליצור דפים חדשים עבור אתר האינטרנט הפנימי. יישומים אלה פועלים בצורה דומה מאוד לזו של תבניות מסמכי Word. בעת הוספת יישום לאתר הצוות, הוא יוצר דף שבו עליך להזין מידע בתבנית מסוימת.

בשלב זה, נשתמש ביישום 'אנשי קשר' כדי ליצור דף שיאכלס רשימה של פרטי קשר, לדוגמה, פרטי הקשר של ספקים, לקוחות וכן הלאה. לאחר מכן, נקשר את הרשימה ל- Outlook כך שאנשי הקשר יופיעו כאשר חברי הצוות ישתמשו בחשבונות הדואר האלקטרוני שלהם ב- Office 365 ב- Outlook.

נתחיל עם היישום 'אנשי קשר'.

  1. בדף הבית של אתר הצוות, בחר את האריח הוספת רשימות, ספריות ויישומים אחרים.

    בחר את האריח 'הוספת רשימות, ספריות ויישומים אחרים'

  2. בדף היישומים שלך, בחר אנשי קשר.

    בחר את היישום 'אנשי קשר'

  3. הקלד שם עבור רשימת אנשי הקשר, למשל ספקים, ולאחר מכן בחר צור. שם זה יופיע בחלק העליון של דף אנשי הקשר ובניווט בצד ימין.

  4. בדף תוכן האתר, בחר את הדף החדש. בדוגמה זו, הוא נקרא ספקים.

  5. בחר + פריט חדש כדי להוסיף איש קשר.

    בחר 'חדש' כדי להוסיף איש קשר

  6. הזן את הפרטים עבור איש הקשר הראשון. ניתן להזין פרטים בכל התיבות או בחלק מהן. לאחר שתסיים, בחר באפשרות שמור.

    הזן מידע בטופס אנשי הקשר.

    כברירת מחדל, מופיעים בדף אנשי הקשר השדות 'שם משפחה', 'שם פרטי', 'חברה', 'טלפון בעבודה', 'טלפון בבית' ו'כתובת דואר אלקטרוני'. כך זה נראה עם מספר אנשי קשר שנוספו.

    צילום מסך המראה כמה אנשי קשר נוספו לדף שלך

  7. כדי לראות רשימה זו של אנשי קשר באמצעות חשבונות הדואר האלקטרוני שלך ב- Office 365 ב- Outlook, בחלק העליון של הדף, בחר רשימה > התחבר ל- Outlook.

    בחר באפשרות 'התחבר עם Outlook' כדי לסנכרן את רשימת אנשי הקשר עם Outlook

  8. בתיבות הדו-שיח של אבטחה, בחר פעמיים באפשר ולאחר מכן בחר כן. ייתכן שתקבל בקשות אבטחה נוספות להזין את פרטי הכניסה שלך אל Office 365 עבור חשבון הדואר האלקטרוני שלך. במקרה כזה, הוסף את כתובת הדואר האלקטרוני והסיסמה שלך עבור Office 365.

  9. יחלפו כ- 5-10 דקות עד שפרטי אנשי הקשר מאתר הצוות שלך יופיעו תחת אנשי קשר אחרים ב- Outlook. ב- Outlook, בחר שלח וקבל כדי לרענן. לאחר מכן, תראה את אנשי הקשר ב- Outlook.

    צילום מסך של אנשי הקשר של אתר הצוות שלך כשהם מופיעים ב- Outlook

    שים לב, אנשי קשר שתזין ב- Outlook לא יופיעו ברשימת אנשי הקשר שלך באתר הצוות.

    לאחר הגדרת אתר הצוות לחיבור אל Outlook, בכל פעם שתעדכן את אנשי הקשר באתר הצוות, העדכון יופיע באופן אוטומטי גם ב- Outlook.

נסה את היישומים האחרים הכלולים באתר הצוות. לדוגמה, תוכל להשתמש ביישום 'לוח שנה' ליצירת דף עם לוח שנה כדי לעקוב אחר אירועים חשובים. לחלופין, תוכל להשתמש ביישום 'פעילויות' כדי לנהל פעילויות בפרוייקט בציר זמן ולערוך מעקב אחריהן. עם זאת, יישומים אלה אינם מתחברים ל- Outlook.

שלב 2: התאמה אישית של דף הבית של אתר הצוות ב- Office 365

זמן משוער להשלמת שלב זה: 30-40 דקות

באפשרותך להתאים אישית את דף הבית של אתר הצוות כדי לסייע לעצמך ולעובדים להגיע במהירות אל המידע הנחוץ לכם. לדוגמה, ייתכן שיש לך קישורים לתיקיות של עובדים ב- OneDrive for Business, קישורים אל 'מסמכים', 'אנשי קשר', 'פעילויות' ו'לוחות שנה' ומחברת OneNote שבה אתה מאחסן סדרי יום והערות של פגישות.

בשלב זה, נראה לך כיצד ליצור קישורים לדפים חשובים ולארגן מחדש את המידע באתר לצורך גישה נוחה.

בוא נתחיל!

הסרת אריחי 'תחילת העבודה' וההזנה החדשותית (3 דקות)

כעת, לאחר שסיימנו להשתמש בקישורי 'תחילת העבודה', נסיר אותם מדף הבית. זה לא אומר שלא נוכל להמשיך בהתאמה אישית של האתר. כל אפשרויות ההתאמה האישית של אתר הצוות זמינות עדיין בתפריט עריכה ובאזור הגדרות האתר של האתר.

  1. בחלק העליון של דף הבית של אתר הצוות, בחר דף > עריכה.

    לאחר מכן לחץ על 'ערוך'

  2. בחר פריסת טקסט > שלוש עמודות עם כותרת עליונה וכותרת תחתונה. אפשרות זו כוללת את מרבית התכונות עבור פריסת הדף.

    תמונה המציגה כיצד לבחור 'פריסת טקסט' עבור עיצוב דף הבית שלך.

  3. רחף עם העכבר מעל לתיבה הזנת אתר והקש Delete כדי להסיר אותה. בחר הסר זאת כדי להזיז הצידה את אריחי 'תחילת העבודה', כך שלא יפריעו.

    מחיקה של אריחי תחילת העבודה

  4. באפשרות הודעה מדף האינטרנט, בחר אישור.

    בהודעה אודות הסרה של 'תחילת העבודה' עבור כולם, לחץ על 'אישור'.

    כעת יש לך דף בית חלק ונקי שאותו תוכל לסדר ולהתאים אישית.

    דף אתרי צוות המכיל ספריית מסמכים בלבד.

הוספת הודעת פתיחה לדף הבית (10 דקות)

  1. אם יצאת ממצב עריכה, חזור אליו. בחלק העליון של דף הבית של אתר הצוות, בחר דף > עריכה.

  2. בתיבה העליונה, הקלד הודעת פתיחה, כגון ברוכים הבאים אל האתר הפנימי של Contoso! בחר עיצוב טקסט ולאחר מכן השתמש בפקדי הגופנים כדי לעצב את הטקסט. (אם אתה רואה הודעה המציינת כי לא ניתן להציג את ה- Web Part, התעלם ממנה.)

    השתמש בפקדי הגופנים בראש הדף כדי לעצב את הודעת הפתיחה שלך

  3. לאחר שתסיים, בחר באפשרות שמור.

העברת הגורם המכיל של אחסון מסמכים לצד ימין של הדף (5 דקות)

  1. חזור למצב עריכה. בחלק העליון של דף הבית של אתר הצוות, בחר דף > עריכה.

  2. גרור את התיבה מסמכים לצד ימין של הדף ושחרר אותה. לעתים קשה לתפוס את התיבה וייתכן שהעברתה תדרוש מספר ניסיונות. (אם אתה רואה הודעה המציינת כי לא ניתן להציג את ה- Web Part, התעלם ממנה.)

    העברת ה- Web Part של המסמך

  3. שנה את הכותרת של ספריית המסמכים. בחר ערוך Web Part.

    שנה את הכותרת של ספריית המסמכים.

  4. בתיבה בצד שמאל של המסך, הרחב את המקטע מראה. בתיבה כותרת, הקלד מסמכי צוות. גלול מטה ובחר אישור כדי לשמור.

    שנה את כותרת הספריה 'מסמכים' המהווה ברירת מחדל ל'מסמכי צוות'

הוספת קישורים לתיקיות של עובדים ב- OneDrive for Business (‏10 דקות)

  1. עדיין במצב עריכה, בתיבה ריקה באמצע דף הבית, הוסף כותרת עבור הקישורים לתיקיות של העובדים ב- OneDrive for Business, למשל אחסון אישי. השתמש בתפריט בחלק העליון של הדף כדי לעצב את הטקסט.

    בתיבה 'אחר', הוסף כותרת עבור קישורים אישיים.

  2. תחת הכותרת שהוספת זה עתה (כגון אחסון אישי), פרט את שמותיהן של תיקיות העובדים ב- OneDrive for Business והקפד להעניק שמות קלים לזיהוי. בשלב הבא, תיצור עבור תיקיות אלה קישורים.

    פירוט הקישורים לפריטי OneDrive למשתמשים

  3. סמן את השם של תיקיה של עובד ב- OneDrive for Business ולאחר מכן בחר הוספה > קישור > מכתובת.

    סימון טקסט, לאחר מכן לחיצה על הוסף, קישור.

  4. הזן את כתובת ה- URL של תיקיה של עובד ב- OneDrive for Business ובחר אישור. תוכל ליצור את כתובת ה- URL בתבנית זו: https://<company>-my.sharepoint.com/personal/<user>_<company>_com.

    לדוגמה, אם שם החברה שלך הוא Contoso, ומזהה המשתמש של העובד ב- Office 365 הוא Ella, כתובת ה- URL לתיקיית המשתמש ב- OneDrive for Business תהיה https://contoso-my.sharepoint.com/personal/ella_contoso_com.

    הוספת כתובת ה- URL לתיקיית OneDrive.

  5. לאחר שהוספת קישורים עבור כל העובדים, בחר דפים > שמור.

    בחר 'דף' ולאחר מכן בחר 'שמור'.

לאחר ביצוע פעולה זו, דף הבית של אתר הצוות שלך ייראה בערך כמו זה, כאשר מסמכים משותפים בצד אחד שלו וקישורים לתיקיות של עובדים ב- OneDrive_for_Business באמצע. בדוגמה זו, הוספנו כמה מסמכים נוספים לגורם המכיל 'מסמכי צוות' כדי שתוכל לראות איך דף הבית עשוי להיראות כאשר תוסיף מסמכים.

שינוי הכותרת של אתר הצוות (10 דקות)

  1. בדף הבית של אתר הצוות, בחר הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 > הגדרות האתר.

    בפינה השמאלית העליונה, בחר את לחצן 'הגדרות', לאחר מכן בחר באפשרות 'הגדרות האתר'.

  2. בדף 'הגדרות אתר', תחת מראה ותחושה, בחר כותרת, תיאור וסמל.

    מתחת לכותרת 'מראה ותחושה', בחר 'כותרת', תיאור וסמל.

  3. למשל, שנה את הכותרת של אתר הצוות כדי לציין בבירור שהוא לשימוש פנימי. אם תרצה, תוכל גם להוסיף סמל ותיאור. (התיאור מופיע בתוצאות של חיפושים פנימיים, ולכן יעיל רק אם אתה יוצר מספר רב של אתרי צוות). בחר באפשרות אישור.

    בדף 'כותרת, תיאור וסמל', הזן את המידע עבור אתר הצוות החדש.

  4. בחזרה בדף הבית של אתר הצוות, אם ברצונך ששמו של ההיפר-קישור בראש דף הבית יהיה שונה מהכותרת של אתר הצוות, בתיבת הטקסט בחלק העליון של הדף, בחר ערוך קישורים והקלד שם חדש עבור ההיפר-קישור, כגון אתר צוות פנימי.

    כדי לשנות את שמו של ההיפר-קישור בראש דף הבית שלך, בחר 'ערוך קישורים'.

  5. בחר שמור, גם אם הלחצן נראה מעומעם. הפעולה תשמור את השינוי שערכת.

כעת, דף הבית של אתר הצוות שלך נראה בערך כך, עם כותרת מותאמת אישית (אתר צוות Contoso) והיפר-קישור מותאם אישית בחלק העליון (אתר צוות פנימי).

כך נראה הדף שלך כעת.

שלב 3: הוספת קישורים לדפים חשובים באתר הצוות

זמן משוער להשלמת שלב זה: 30-60 דקות

באפשרותך להעניק לאתר הצוות שלך מראה מקצועי ולהפוך אותו לפשוט לניווט על-ידי הוספת אריחים או סמלים צבעוניים המקשרים אל דפים חשובים באתר. ניתן לקשר גם לאתרי אינטרנט חיצוניים. קישורים אלה נקראים קישורים מקודמים מאחר שהסמלים או האריחים מושכים את תשומת הלב אליהם.

כך תוסיף קישורים מקודמים לאתר הצוות.

הוספת תמונות לאתר (10-15 דקות)

עבור שלב זה, כללנו קבוצה של חמש תמונות שבהן תוכל להשתמש כאריחים.

תמונה של התמונות שתוריד.

  1. הורד את התמונות למחשב.

  2. באתר הצוות, בסרגל הניווט הימני, בחר תוכן אתר. לאחר מכן בחר נכסי אתר.

  3. כעת, נשתמש בסייר Windows כדי להעלות את התמונות לספריה נכסי אתר. בחר העלאה > העלה קבצים באמצעות 'סייר Windows' במקום זאת.

    בחר "העלה קבצים באמצעות 'סייר Windows' במקום זאת"
  4. בתיבת הדו-שיח של אבטחה, בחר אפשר.

  5. בסייר Windows, נווט אל התיקיה שבה אחסנת את התמונות. בחר את כל חמש התמונות וגרור אותן לספריה נכסי אתר.

כעת יש לך כמה תמונות שתוכל להוסיף לאתר.

יצירת רשימה של כתובות URL עבור התמונות והקישורים (10-15 דקות)

כדי לשייך את התמונות לקישורים, עליך לבנות רשימה של המיקומים (כתובות ה- URL) של התמונות ושל הקישורים. דרך קלה לעשות זאת היא להעתיק את המיקומים לקובץ Word או פנקס רשימות. כך, כאשר תתבקש מאוחר יותר לספק את המיקומים, הם יהיו בהישג יד.

  1. פתח את Word או את פנקס רשימות.

  2. עבור לספריה נכסי אתר. רחף עם העכבר מעל לתמונה, בחר את שלוש הנקודות (...) לצד כל תמונה ולאחר מכן, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי להעתיק אותה.

    העתק את כתובת ה- URL של התמונה.

  3. הדבק את כתובת ה- URL בקובץ Word או פנקס רשימות. בצע פעולה זו עבור כל התמונות.

  4. לאחר מכן, באותו קובץ Word או פנקס רשימות, העתק והדבק את כל כתובות ה- URL עבור הדפים באתר הצוות שאליהם ברצונך לקשר. לדוגמה, עבור לדף ספקים והעתק את כתובת ה- URL שלו. בסוף התהליך, אמורה להיות לך רשימה של כתובות ה- URL של התמונות ושל הדפים המקבילים שאליהם ברצונך לקשר.

    טבלה המכילה את כתובות ה- URL של התמונות ואת כתובות ה- URL של הדפים

מיפוי התמונות והקישורים יחד (10-15 דקות)

בסוף שלב זה, תהיה בידך קבוצה בודדת שיצרת, הכוללת תמונות וקישורים אשר ביחד מהווים קבוצה אחת של קישורים מקודמים.

  1. בדף הבית של אתר הצוות, בחר תוכן אתר > הוסף יישום. גלול מטה ובחר קישורים מקודמים.

  2. לצורך דוגמה זו, קרא לקישורים משימות מובילות ובחר יצירה. לאחר שתסיים את ערכת לימוד זו, הכותרת של יישום הקישורים המקודמים שלך ('משימות מובילות') תופיע בדף הבית שלך, היכן שהצבנו את הקישורים המקודמים.

  3. בחר את הספריה משימות מובילות. הדף יהיה ריק. בחר באפשרות כל הקישורים המקודמים.

    תמונה של יישום הקישורים המקודמים.

  4. בחר + פריט חדש כדי להוסיף תמונה וקישור. זו הנקודה שבה נחוצה רשימת התמונות והקישורים שיצרת ב- Word או בפנקס רשימות.

  5. בכותרת, הקלד שם שיוצג באריח. לדוגמה, הקלד ספקים.

  6. עבור לקובץ שלך ב- Word או בפנקס רשימות והעתק את כתובת ה- URL של התמונה שבה ברצונך להשתמש עבור 'ספקים'. הדבק את הכתובת בתיבה מיקום תמונת רקע.

  7. העתק את כתובת ה- URL של הדף שאליו ברצונך לקשר והדבק אותה בתיבת הדו-שיח מיקום קישור.

    איך למלא את המידע כדי ליצור קישור מקודם

  8. בתיבה אופן פעולה של הפעלה, בחר אם ברצונך להפעיל כרטיסיה חדשה בעת לחיצה על הסמל (מומלץ עבור קישורים המעבירים לאתרי אינטרנט חיצוניים) או להישאר במופע הנוכחי של הדפדפן, כלומר ניווט בדף. לאחר שתסיים, בחר באפשרות שמור.

  9. חזור על השלבים עד שתקשר את כל התמונות והדפים.

    רשימת קישורים מקודמים

  10. כדי לראות איך האריחים שלך נראים, בחר רשימה > תצוגה נוכחית > אריחים.

    תמונה המציגה כיצד לראות את האריחים שלך.

  11. כדי לשנות את סדר האריחים בכל עת או לבצע שינויים אחרים, בחר רשימה > תצוגה נוכחית > כל הקישורים המקודמים > ערוך. השתמש בעמודה סדר כדי לציין את סדר האריחים. בחר עצור כדי לשמור את השינויים.

    השתמש בעמודה 'סדר' כדי להגדיר את סדר האריחים שלך.

הוספת קישורים מקודמים לדף הבית (3 דקות)

  1. בדף הבית של אתר הצוות, בחר ערוך.

    צילום מסך של סמל 'עריכה' בדף הבית של אתר הצוות שלך

  2. מקם את הסמן בסוף הודעת הפתיחה והקש Enter. הסמן אמור עדיין להימצא באותה תיבה.

  3. בחר הוספה > Web Part > משימות מובילות > הוסף.

    צילום מסך של הוספת ה- Web Part של 'משימות מובילות'

  4. בחר שמור בחלק העליון של הדף. ‏‏סיימת!

    אתר הצוות שלך ייראה בערך כמו אתר זה.

    אתר צוות עם קישורים מקודמים בדף הבית

מזל טוב! עכשיו אתה יודע איך להוסיף קישורים מקודמים צבעוניים גם לחלקים אחרים של אתר הצוות.

שלב 4: הגדרת אתר משנה לשיתוף קבצים עם לקוחות ושותפים

זמן משוער להשלמת שלב זה: 15-20 דקות

ניתן להגדיר אתר משנה של הצוות, בדומה לאתר אינטרנט פרטי, לצורך שיתוף קבצים ושיתוף פעולה עם לקוחות מחוץ לארגון. על-ידי הגדרת אתרי משנה עם הרשאות ייחודיות, אתה יכול לקבוע מי יקבל הזמנה לגשת לאתר המשנה, וכך להפחית את הסיכון לטעויות כמו שיתוף קובץ המיועד ללקוח אחד עם לקוח אחר בטעות.

לדוגמה, נניח שאתה מתווך דירות. תוכל ליצור אתר משנה עבור לקוח ולהעלות אליו תמונות של נכסים כדי שהלקוח יוכל להתרשם מהם. אף לקוח אחר לא יוכל לראות אתר משנה זה.

כך ניתן ליצור אתרי משנה לאחסון קבצי לקוחות.

  1. באתר הצוות, בחר תוכן אתר > + אתר משנה חדש.

    כדי להוסיף אתר משנה חדש, בחר באפשרות 'תוכן אתר', לאחר מכן בחר 'אתר משנה חדש'.

  2. בדף תוכן אתר > אתר SharePoint חדש, בתיבה כותרת, הקלד שם עבור אתר המשנה. הלקוח יראה כותרת זו.

  3. עבור כתובת אתר אינטרנט, בתיבה שם כתובת URL, ציין שם שיופיע בכתובת ה- URL של אתר המשנה, למשל שם העסק של הלקוח. הלקוח יראה גם את זה.

    בתיבה 'כותרת' הקלד שם עבור אתר המשנה, בתיבת כתובת ה- URL הזן את שם הלקוח כדי להוסיף אותו לכתובת ה- URL עבור האתר.

  4. בבחירת תבנית, קבל את ברירות המחדל.

  5. עבור הרשאות משתמש, בחר השתמש בהרשאות ייחודיות.

    הערה: זוהי האפשרות הפשוטה ביותר לשימוש.

    בדף אתרי SharePoint חדשים, בחר את האפשרות 'הרשאות ייחודיות'.
  6. עבור ניווט, בצע את הפעולות הבאות:

    • עבור הצג אתר זה בסרגל ההפעלה המהירה של אתר האב, בחר כן. סרגל ההפעלה המהירה הוא סרגל הניווט מימין.

    • עבור הצג אתר זה בסרגל הקישורים העליון, בחר לא. אם יש לך כמות גדולה של אתרי משנה, עדיף שהקישורים יופיעו בסרגל הניווט מימין כדי שהם לא יעמיסו על התצוגה בראש הדף.

  7. עבור העברת ניווט בירושה, בחר לא. בדרך זו, אתר המשנה לא יקבל בירושה את הניווט מאתר הצוות שלך. לאחר מכן, בחר צור.

    בחר 'כן' או 'לא', לאחר מכן בחר באפשרות 'צור'.

  8. בדף הגדרת קבוצות עבור אתר זה, הוסף את שמותיהם של חברי הצוות שברצונך שיתרמו לאתר משנה זה ולאחר מכן לחץ על אישור. (בצילום המסך לדוגמה, שיר רוזנשטיין היא הבעלים של האתר. במקום זאת, תראה בדף את שמך.)

    קבל את ברירות המחדל ובחר 'אישור'.

    אתר המשנה הראשוני שלך ייראה בערך כמו זה שלהלן.

    כך נראה אתר משנה בסיסי

  9. בחר הסר זאת כדי להסיר את אריחי 'תחילת העבודה'. אם תשתף את אתר המשנה עם לקוחות ואריחי 'תחילת העבודה' יימצאו בדף, הדבר יבלבל אותם.

  10. כעת, בצע התאמה אישית של אתר המשנה של הלקוח לפי הצורך. לדוגמה, בחר ערוך בחלק העליון של הדף כדי להוסיף הודעת פתיחה, והעבר את ספריית המסמכים כפי שעשית עבור אתר הצוות.

  11. דרך קלה להעניק לאתר המשנה של הלקוח מראה שונה מזה של האתר הפנימי שלך היא לשנות את ערכת הנושא. בחר הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 > שנה את המראה כדי לנסות ערכות נושא שונות עבור אתר המשנה של הלקוח.

    בחר את האפשרות 'שינוי המראה'

    אם אתה יוצר אתרי משנה רבים של לקוחות, מומלץ להשתמש בערכת נושא שונה עבור כל אחד מהם. להלן דוגמה של אתר משנה של לקוח עם ערכת נושא, הודעת פתיחה וכמה מסמכים.

    תמונה של המראה האפשרי של אתר משנה לאחר שאתה יוצר אותו.

  12. כדי לחזור אל דף הבית של אתר הצוות, בחר אתרים בראש הדף של אתר המשנה ולאחר מכן בחר אתר צוות. בשלב 6: קידום אתר הצוות לצורך גישה מהירה, נראה לך כיצד להוסיף קישורים כדי להקל עליך את החזרה אל אתר הצוות שלך, מבלי שהלקוחות יוכלו להגיע אליו.

    עצה: בכל עת, ניתן למחוק אתר משנה ולהתחיל מחדש.

עכשיו, דף הבית של אתר הצוות עשוי להיראות בערך כמו הדף הבא, עם היפר-קישור לאתר המשנה של הלקוח בצד ימין. כך, קל לחברי הצוות הפנימי לנווט אליו.

לאחר שאתה מוסיף אתר משנה, הוא מופיע בתפריט 'הפעלה מהירה' מימין לדף הבית של אתר הצוות שלך.

שיתוף קבצים באתר המשנה עם לקוח (5 דקות)

אחת מהדרכים לשיתוף קובץ באתר משנה היא ליצור קישור אורח אל הקובץ ולאחר מכן לשלוח את הקישור ללקוח. רק אדם אחד יכול לגשת לקובץ באמצעות קישור האורח, ולקוחות עשויים להעביר קישורי אורח או לשתף אותם עם אנשים אחרים.

  1. בחר את שלוש הנקודות ... לצד הקובץ שברצונך לשתף ולאחר מכן בחר שתף.

    בחר את שלוש הנקודות לצד הקובץ שברצונך לשתף, ובחר 'שתף'.

  2. בחר קבל קישור. כדי לאפשר ללקוח לערוך את הקובץ, תחת עריכה, בחר צור קישור.

  3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי להעתיק את קישור האורח ולאחר מכן הדבק אותו בהודעת דואר אלקטרוני או במדיה אחרת כדי לשלוח אותו אל הלקוח.

    לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי להעתיק את קישור האורח.

סיימת!

אם יש ללקוחות שלך חשבונות Microsoft, תוכל לשתף איתם את כל אתר המשנה. כך ניתן לעשות זאת:

  1. באתר המשנה של הלקוח שברצונך לשתף, בחר שתף בחלק העליון של הדף.

    בחר את סמל השיתוף כדי לשתף אתר משנה עם לקוח

  2. הזן את כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שברצונך לאפשר להם לגשת לאתר המשנה. כלול גם את הכתובת שלך כדי שתקבל עותק של הדואר האלקטרוני עבור הרשומות שלך. לחץ על שתף כדי לשלוח את ההודעה.

    הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של הלקוחות שאמורים לקבל הזמנה כדי לגשת לאתר המשנה.

  3. באפשרותך לעבור אל הדואר האלקטרוני שלך כדי להציג עותק של הודעת הדואר ששלחת ללקוחות. היא תיראה בערך כך, עם קישור לאתר המשנה של הלקוח בחלק התחתון של ההודעה.

    דואר אלקטרוני לדוגמה המזמין לקוחות לגשת לאתר משנה של לקוח.

מזל טוב! סיימת להגדיר שיתוף קבצים עבור לקוחותיך.

שלב 5: הגדרת אתר משנה של הצוות לאחסון קבצים פרטיים

כדי להגדיר אתר משנה שרק אתה תוכל לגשת אליו, אך לא שאר הצוות, צור את האתר לפי השלבים המפורטים בשלב 4: הגדרת אתר משנה לצורך שיתוף קבצים באופן חיצוני. אך בדף הגדר קבוצות עבור אתר זה, אל תוסיף חברי צוות. שמך, הבעלים של האתר, אמור להיות השם היחיד שיופיע.

כשתגיע לחלק של הגדרת הניווט, בחר לא עבור כל השאלות. כך, חברי הצוות לא יראו קישור לאתר המשנה בדף הבית של הצוות. כדי להגיע לאתר משנה זה בעתיד, ממפעיל היישומים, בחר אתרים > אתר המשנה של הצוות שלך.

אם ברצונך להוסיף קישור לאתר המשנה מדף הבית של הצוות כדי שיהיה לך קל יותר להגיע אליו, בחר כן עבור אחת מאפשרויות הניווט. חברי הצוות לא יוכלו להגיע אל אתר המשנה, אך תצטרך להסביר להם מדוע הקישור אינו פועל עבורם כאשר הם בוחרים אותו.

בחר 'לא' כדי להסתיר את הניווט אל אתר המשנה שלך.

שלב 6: קידום אתר הצוות לצורך גישה מהירה

זמן משוער להשלמת שלב זה: 10-15 דקות

כדי להקל עליך ועל העובדים שלך להגיע אל אתר הצוות מכל מקום ב- Office 365, באפשרותך להוסיף אותו למפעיל היישומים בתור אריח מותאם אישית.

אריח מותאם אישית במפעיל היישומים של Office 365

ניתן גם להוסיף קישור אליו לכותרת העליונה של Office 365. בשלב הבא נסביר כיצד לעשות זאת. חשוב לדעת ששני מיקומים אלה שימושיים במיוחד עבור מצבים שבהם אתה נמצא ב- OneDrive for Business או ביישום אחר של Office 365 וברצונך לעבור לאתר הצוות.

הוספת קישור לאתר הצוות שלך לכותרת העליונה של Office 365

הקישור יכול להיות סמל או תמונה אחרת. הדרישות היחידות עבורו הן להיות בעל 200x50 פיקסלים, ולא גדול יותר מ- ‎10 KB. כדי ליצור את הסמל, שקול להשתמש ב- Microsoft Paint כדי לצלם את הסמל ואז לחתוך, לשנות את הגודל ל- 200x50 ולאחר מכן לשמור כקובץ JPEG. (פעולה זו תדחס את הקובץ כדי להפוך אותו לקטן יותר מ- ‎10 KB.)

הוספת קישור לאתר הצוות שלך בחלק העליון של כל עמוד כך שמשתמשים יוכלו להגיע אליו בקלות

  1. באתר הצוות, העתק את כתובת ה- URL. (התבנית של כתובת ה- URL היא https://<your company name>.sharepoint.com.)

    העתקת כתובת ה- URL של אתר הצוות שלך

  2. בחלק העליון של הדף, בחר במפעיל היישומים סמל מפעיל היישומים ולאחר מכן בחר ניהול.

    בחר את תפריט הרשת ולאחר מכן בחר באפשרות 'ניהול'.

  3. במרכז הניהול של Office 365, בצד ימין של הדף, בחר פרופיל חברה.

    בחר פרופיל חברה

  4. בחר באפשרות יצירת ערכות נושא מותאמות אישית.

  5. באפשרות סמל מותאם אישית, נווט אל הסמל או אל תמונה אחרת ששמרת במחשב ושברצונך להשתמש בהם.

  6. בתיבה כתובת URL עבור סמל ניתן ללחיצה, הדבק את כתובת ה- URL של אתר הצוות ולאחר מכן בחר באפשרות שמור.

    בחר את הסמל, הזן את כתובת ה- URL של אתר הצוות שלך ולאחר מכן בחר באפשרות 'שמור'.

    כעת, הסמל או התמונה יופיעו בחלק העליון של כל דף, אפילו ביישום 'דואר', וחברי צוות אחרים בעסק יוכלו ללחוץ על הסמל או התמונה כדי להגיע אל אתר הצוות שלך.

    תמונה של היפר-קישור לאתר צוות

    רווח לבן

    מזל טוב! השלמת ערכת לימוד שלב אחר שלב זו העוסקת בהתאמה אישית של אתר הצוות שלך. האם מאמר זה היה שימושי? נשמח אם תוסיף תגובה בתיבת המשוב בתחתית הדף. אנו נשתמש במשוב שלך כדי לבדוק שוב את השלבים.

להלן נושאים נוספים שעשויים לעניין אותך

נושאים קשורים

הגדרת אחסון ושיתוף של קבצים ב- Office 365

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×